Prepárese para una reunión virtual: la etiqueta que necesita saber

Con más personas en el mundo adoptando el trabajo remoto, las reuniones virtuales se están convirtiendo en la norma.

Empresas de todo el mundo están empezando a reconocer los beneficios de una política flexible de trabajo desde casa. Aunque la mayor parte de la fuerza laboral del mundo no es 100% virtual, nunca está de más integrar nuevas herramientas y software en el arsenal de su equipo que brinde a todos la confianza para colaborar y trabajar de forma remota.

Aquí es donde entra en juego la magia de las reuniones virtuales.

Los participantes solo necesitan algunas cosas para poder participar en reuniones virtuales: una conexión a Internet, una cámara web y un micrófono (ya sea a través de los parlantes de su computadora o por teléfono). Esto hace que organizar y participar en reuniones virtuales sea conveniente para cualquier persona, independientemente de su nivel de trabajo.

En este artículo, discutiremos los beneficios y los inconvenientes de las reuniones virtuales, las mejores prácticas y las herramientas que puede usar para llevarlas a cabo de manera eficiente.

Por qué las reuniones virtuales son importantes hoy

A medida que el mundo continúa adaptándose a un estilo de vida de trabajo remoto, la conexión virtual es la nueva normalidad para la gran mayoría de las empresas. Reunirse con otros miembros del equipo a través de aplicaciones como Skype y Zoom puede ayudar a las empresas a mantenerse al día y seguir siendo productivas.

Muchas empresas han estado usando software de videoconferencia durante años y ya se han acostumbrado a usar herramientas de reuniones virtuales a diario. Si su equipo, departamento o empresa está haciendo la transición a un estilo de vida remoto, es inevitable que tenga que sentirse cómodo con una gran cantidad de herramientas nuevas para ayudarlo en el camino.

La voluntad de aprender los conceptos básicos de cómo llevar a cabo una reunión virtual o cómo colaborar de manera efectiva es solo el comienzo.

Beneficios de las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales tienen varios beneficios, especialmente cuando se trata de tiempo y facilidad. Muchas herramientas de videoconferencia se pueden integrar rápidamente y pueden albergar hasta 5000 participantes a la vez.

Además, reunirse con su equipo a través de una videollamada puede ayudar a todos a mantener las habilidades sociales afiladas y leer el lenguaje corporal que no se traduce en las llamadas de audio.

Otras ventajas de usar reuniones virtuales incluyen:

• El trabajo remoto significa gastos de viaje reducidos. Los empleados no tendrán que pagar por su viaje (tren, plazas de aparcamiento, etc.)
• Reunirse virtualmente permite a los empleados tener un horario más flexible y les da más tiempo para pasatiempos, ejercicio o cuidado personal simple
• Ver caras en lugar de solo voces crea una conexión más genuina.
• La ubicación no entra en juego, los miembros del equipo pueden conectarse casi en cualquier lugar
• El software de videoconferencia es relativamente económico y una gran cantidad de personas ya saben cómo usarlo.
• Una lluvia de ideas o una colaboración están a una videollamada de distancia
• Es menos probable que las personas se desconecten en una videollamada que en una llamada de audio.
• La falta de salas de conferencias no es un problema
• Puede comunicarse con grupos grandes, equipos o toda la empresa con una reunión virtual, y la información se puede compartir rápidamente, lo que acelera el progreso del proyecto.

El debate sobre si el software de reuniones virtuales es una necesidad o un servicio "bueno de tener" para las empresas aún está en curso. Si bien muchas industrias están en transición para ofrecer una política de trabajo remoto más flexible, algunas aún están atrasadas. Puede que no sea una necesidad para todas las industrias, pero puede marcar una gran diferencia en la productividad y la salud mental de sus empleados.

Inconvenientes de las reuniones virtuales

Si bien los beneficios de realizar reuniones virtuales son altos, todavía existen inconvenientes que debe considerar. La facilidad y la conveniencia son geniales, pero en un instante, puede experimentar un retraso en el video/audio o la siniestra llamada interrumpida. Estas cosas vienen con el territorio de trabajar en un equipo virtual, pero pueden volverse tediosos si el problema no se resuelve.

Los desafíos adicionales de reuniones virtuales pueden incluir:

• Las dificultades técnicas son siempre una amenaza. Algunos empleados pueden experimentar una mala conexión a Internet o una computadora que no funciona correctamente.
• Si bien ver las caras de sus colegas es ciertamente mejor que solo escuchar sus voces, aún puede ser difícil descifrar las señales sutiles del lenguaje corporal, lo que dificulta la conexión del equipo.
• No todo el mundo estará tan atento como te gustaría. Las distracciones como el correo electrónico, las redes sociales y la vida familiar siempre estarán en un segundo plano.
• Si su equipo es global, es posible que tenga dificultades para recordar las diferencias horarias y programar reuniones que funcionen para todos.
• Los horarios de las reuniones a menudo se retrasan debido a problemas técnicos. Esto puede reducir el tiempo de una reunión que podría haberse utilizado para generar ideas sobre un proyecto u objetivo.
• A los empleados les puede resultar difícil hablar, especialmente si varias personas están hablando a la vez, abarrotando la llamada.
• Los elementos de acción pueden identificarse en una reunión virtual, pero es menos probable que se completen después de la llamada en comparación con las reuniones en persona.

Etiqueta de la reunión virtual

Aunque es posible que haya estado en una reunión virtual antes, todavía es fácil sucumbir a las reuniones no-nos. Organizar y participar en reuniones remotas es totalmente diferente a hablar cara a cara, así que asegúrese de repasar su etiqueta de antemano.

Establecer reglas básicas

Antes de su reunión, informe a todos cuáles serán las reglas básicas. Esto guiará el comportamiento de todos los participantes y ayudará a que la reunión se desarrolle sin problemas. Las reglas básicas pueden ser cualquier cosa, desde que todos silencien sus micrófonos después del saludo inicial hasta que se registren temprano para un comienzo rápido.

Otra pregunta común (especialmente si la llamada es solo de audio o si se están reuniendo diferentes equipos) es pedirles a todos que se presenten para que los participantes sepan quién está en la línea. Siempre es útil conocer a su audiencia antes de traer ideas o pensamientos a la mesa.

Puede parecer de sentido común, pero pedirles a todos los participantes que presten toda su atención a la llamada puede ser la diferencia entre una reunión virtual insatisfactoria y una excelente. Cualquier ruido de fondo o distracción puede interrumpir el flujo de la reunión, así que asegúrese de pedir a los participantes que busquen un lugar tranquilo para atender la llamada.

Usa un rompehielos

Sí, puede ser el truco más antiguo del libro, pero los rompehielos pueden ser justo lo que necesitas para que las personas hablen y se llenen de energía antes de una reunión. Si su equipo es remoto y rara vez se reúne en persona, rápidamente pueden sentirse aislados de sus compañeros de trabajo. Hacer una pregunta divertida al comienzo de una reunión hará que la conversación avance y promoverá la unión del equipo.

Los rompehielos pueden ser preguntas como "¿qué hicieron todos este fin de semana?" o "¿qué estás esperando en este momento?" Puede que sean un cliché, pero pueden animar una reunión aburrida.

Segmentar reuniones más largas

Si está organizando una reunión más larga, intente segmentarla en diferentes partes. Asigne ciertos temas a los oradores de la reunión y organícelos en secciones de 10 a 20 minutos de duración.

Su cerebro puede fatigarse rápidamente, especialmente si la reunión dura más de una hora. Segmentar la reunión puede ayudar a que todos se mantengan enfocados y comprometidos durante la duración.

Además, tenga varias personas presentes en todo momento. Una voz diferente puede llamar la atención de alguien que se distrae.

Cierta etiqueta de reunión virtual es simple sentido común. Esto incluye:

• Habla claro
• Gesto naturalmente
• Silénciate si eres un espectador
• Tome la llamada en algún lugar con un fondo apropiado (si puede ver su cama desordenada o su compañero de cuarto detrás de usted, busque un lugar más adecuado)
• Limite la escritura, ya que puede ser ruidoso y distraer.
• Deje que otros participantes en la llamada hablen y trate de no interrumpir
• Limite las conversaciones paralelas, ya sea en la llamada o a través de un sistema de mensajería.
• no grites
• No comas durante la llamada.
• Venir a la reunión vestido apropiadamente
• Mantenga a todos a tiempo lo mejor que pueda
• Mire a la cámara, no a su correo electrónico ni a otros proyectos
• Sea usted mismo y anime a su equipo a que se dedique por completo a cada reunión.

No importa si está en una reunión virtual o en persona, siempre sea respetuoso con las personas que lo rodean y trate de traer una actitud positiva.

Mejores prácticas de reuniones virtuales

Ahora que ha preparado a todos antes de la reunión, es hora de hablar sobre algunas de las mejores prácticas que puede poner en práctica. Desde la estructura de la reunión hasta el compromiso, las siguientes seis prácticas le darán a sus reuniones de video un impulso adicional.

1. Identifique por qué se está reuniendo y quién está presentando

Antes de convocar una reunión, asegúrese de que haya un objetivo claro en mente. Piense en lo que quiere que suceda durante la reunión. ¿Necesitas que la gente se reúna y haga una lluvia de ideas? ¿Necesitas entregar información importante al equipo?

¿Qué necesita ser discutido y en qué orden? ¿Cuánto tiempo estima que necesitará para presentar todo? Todas estas son preguntas que debe hacerse antes de organizar una reunión virtual.

2. Fácil en la llamada

Puede ser discordante unirse a una reunión e inmediatamente saltar directamente a la discusión. En su lugar, abra la reunión lentamente, permitiendo que todos saluden y pregunten cómo les fue en el día.

Cuando se reúne virtualmente, se pierde la unión del equipo que sucedería en la oficina. Permita que las personas conversen durante los primeros minutos de la reunión. Esto hará que todos se sientan cómodos y relajados antes de que comience la agenda.

3. Mantente en el camino

A nadie le gusta perder el tiempo. Antes de la reunión, asegúrese de establecer una agenda clara y enviarla a todos los participantes. Esto puede ser tan simple como agregarlo al evento del calendario de Google.

Durante la reunión, consulta la agenda y apégate a ella. Muchas veces, una reunión de una hora podría haber sido media hora de todos modos, así que manténgase en el tema e identifique los próximos pasos prácticos al final para que los participantes sepan qué se espera de ellos después.

4. Interactuar con los participantes de la reunión

El compromiso debe ser un objetivo cada vez que se reúna con su equipo, pero puede ser difícil hacerlo bien. Si los participantes se emocionan y comienzan a hablar unos sobre otros, las ideas pueden perderse en el ruido y puede surgir la frustración. Además, si algunos son tímidos, es posible que no hablen en absoluto. Todo esto se puede resolver con un compromiso controlado.

A medida que avanza la reunión, haga pausas periódicas para preguntar al grupo si tienen preguntas o ideas para compartir. Su trabajo es asegurarse de que todos tengan la misma oportunidad de hablar y recordarles a todos que ninguna pregunta es una pregunta tonta. Además, pausar una presentación para solicitar información puede ayudar a que todos se mantengan enfocados y comprometidos.

5. Registre los detalles de la reunión

Puede ser útil designar a alguien para que tome notas durante la reunión (especialmente si la reunión es una lluvia de ideas). Esta persona puede enviar las notas después de la reunión para que todos tengan un registro de lo que sucedió en la reunión y cuáles son los próximos pasos.

Si desea saber cómo se sienten los participantes acerca de la reunión, también puede utilizar una herramienta de encuesta que recopila información en tiempo real. Las herramientas de encuestas pueden brindarle información sobre cómo se sienten todos acerca de un proyecto, idea o innovación. Si realmente quieres sus opiniones honestas, permíteles responder de forma anónima.

6. Encuentra tu herramienta de videoconferencia ideal

Aunque el trabajo remoto solo requiere una conexión a Internet y una pila de software básica, aún requiere mucha consideración al decidir qué herramientas y software pondrá en acción.

Para una configuración de videoconferencia más sencilla, mantenga las cosas simples en lugar de complicarlas demasiado. Trate de usar solo la tecnología que necesita. Esto puede evitar grandes dolores de cabeza en el futuro.

Nota: Capacite a los líderes de equipo y a la gerencia sobre cómo usar el software para reducir los retrasos en las reuniones. Asegúrese de que todos tengan el software y las herramientas apropiados cargados en su computadora antes de la reunión.

El mejor software de videoconferencia

Hay infinitas opciones cuando se trata de seleccionar el software de videoconferencia adecuado para su empresa. Cada equipo trabaja de manera diferente, por eso es importante hacer un balance de las necesidades de todos para que pueda crear la mejor (y menos estresante) experiencia de reunión virtual posible.

* A continuación, se encuentran las 10 mejores soluciones de software de videoconferencia del informe Grid de primavera de 2020 de G2. Algunas reseñas pueden editarse por cuestiones de gramática y claridad.

1. Ampliar

Zoom unifica las videoconferencias en la nube, las reuniones en línea simples y la mensajería grupal en una plataforma fácil de usar. Zoom ofrece la mejor experiencia de video, audio y pantalla compartida en Windows, Mac, iOS, Android, Blackberry, Zoom Rooms y sistemas de sala H.323/SIP.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Zoom permite al usuario conectarse rápidamente a la plataforma de videoconferencia sin la molestia de múltiples pasos, inicios de sesión, autenticaciones o ventanas emergentes. Es muy conveniente que pueda abrir un enlace de Zoom y ser llevado instantáneamente a la "sala" de chat sin más problemas. También aprecio que la configuración predeterminada de Zoom no permita el acceso al video o al audio del micrófono hasta que haya permitido manualmente que el software los use”.

- Reseña de Zoom, Katie K.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Zoom, como todas las plataformas de lecciones en línea, depende mucho de la conexión WiFi en cada extremo. Si los profesores y los alumnos tienen una conexión Wi-Fi de alta velocidad, la calidad de la lección es buena. De lo contrario, el video y/o el audio se pierden o no se sincronizan bien”.

- Reseña de Zoom, Mark P.

2. Skype

Skype es una aplicación de telecomunicaciones que se especializa en brindar videollamadas y llamadas de voz entre computadoras, tabletas, dispositivos móviles, la consola Xbox One y relojes inteligentes a través de Internet. Skype también ofrece servicios de mensajería instantánea. Los usuarios pueden transmitir texto, video, audio e imágenes.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta usar este software en la oficina. Solo había usado Skype por motivos personales antes de este trabajo y me sorprendieron todas las funciones que nunca había usado. La videoconferencia es muy simple y apenas tiene retraso. La función de silenciamiento fácil ayuda a mantener las llamadas de conferencia fluidas y sin interrupciones. Skype es esencial para mantenernos en comunicación con los clientes y el personal remoto y hasta ahora no me ha fallado en ningún caso”.

- Revisión de Skype, Kimani M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Una cosa que no me gusta de este Skype es que esta aplicación no admite la función de compartir la pantalla de la computadora para que la pantalla esté disponible para que la vean todas las personas que asisten a la reunión. Entonces, debido a esta limitación, tengo que descargar la otra variante de Skype y tengo que ejecutar ambas aplicaciones en mi sistema al mismo tiempo”.

- Revisión de Skype, Ali Hasnain B.

3. Reuniones de Cisco Webex

Cisco Webex Meetings le brinda una experiencia de video simple, consistente y moderna en todos sus dispositivos y se integra con las herramientas y los dispositivos de video que ya usa. Los participantes pueden unirse a reuniones con un solo clic, accediendo a funciones de video, audio, encuestas y uso compartido sin necesidad de descargar un solo complemento. Los dispositivos de video de Cisco Webex son fáciles de configurar y de administrar, con muchos menos puntos de contacto de administración que las plataformas de la competencia.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Cisco Webex Meetings es una de las mejores aplicaciones del mercado porque puedo usarla en mi escritorio, teléfono celular o cualquier dispositivo portátil sin preocuparme por la pérdida de calidad o confiabilidad. También es fácil mostrar a los compañeros de trabajo cómo usarlo. Esta es una aplicación muy intuitiva y fácil de usar, lo que la convierte en una experiencia reconfortante. Creo que esta herramienta de videoconferencia es la mejor en estos tiempos de distanciamiento social”.

- Revisión de Cisco Webex Meetings, Fred D.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La aplicación móvil parece ser lenta en comparación con la aplicación de escritorio. Hay un problema con el audio y el video, mientras que la red es débil o lenta. Se puede mejorar el trabajo con software de terceros. Se pierde mucho tiempo en caso de una caída y volver a conectar”.

- Revisión de Cisco Webex Meetings, Kapil G.

4. Ir a la reunión

GoToMeeting ofrece una solución de reunión en línea profesional rápida, fácil y confiable que permite a los clientes reunirse cara a cara, compartir presentaciones y chatear con colegas, todo con solo hacer clic en un botón.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Poder bloquear reuniones para evitar que las personas se unan es útil. También diría que la capacidad de elegir Web o Aplicación sin pasar por ningún obstáculo es agradable. Mi función más utilizada en GTM es la capacidad de compartir mi enlace personalizado de reunión de GTM, que es fácil de transmitir”.

- Revisión de GoToMeeting, Zach G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Una de las desventajas que presenta este programa es que cuando el dueño que inicia una videoconferencia no está presente, es difícil cambiarlo. Es decir, si el grupo desea realizar una nueva reunión y no se encuentra el propietario es difícil realizar el cambio para que otro usuario pueda ser el propietario. Otra desventaja es que cuando todos hablan al mismo tiempo, el programa tiene fallas de audio”.

- Reseña de GoToMeeting, Carlos C.

5. Equipos de Microsoft

Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat en Microsoft 365. Reúne personas, conversaciones y contenido junto con las herramientas que los equipos necesitan para que puedan colaborar fácilmente para lograr más.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Creo que Microsoft Teams es una muy buena manera de comunicarse internamente con colegas. Te permite enviar imágenes, hacer videollamadas para presentaciones, compartir la pantalla para explicaciones, etc. Además, también te permite agregar personas ajenas a tu empresa para que puedas estar en contacto con los clientes. Es una muy buena forma de estar en contacto con todo el mundo y en el caso del teletrabajo te permite no perderte reuniones y llamadas importantes.”

- Revisión de Microsoft Teams, Joan M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El único problema que encontré con Microsoft Teams es el retraso en el video. Hay muchas ocasiones en que la cámara se congela pero aún puedo escuchar a la otra persona. Aunque no hay nada de malo en hablar y no verse, el objetivo era verse”.

- Revisión de Microsoft Teams, Simone D.

6. Parloteo

Cisco Jabber es una solución de comunicación unificada diseñada para facilitar las necesidades de colaboración y comunicación de las empresas. Se puede implementar en dispositivos Mac, Windows, iOS y Android.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me gusta lo fácil que es usar Jabber, ¡y la aplicación del teléfono celular me facilita trabajar desde cualquier lugar! También es fácil encontrar colegas, agregarlos a grupos y usar chats grupales para reuniones. ¡También facilita las reuniones improvisadas al permitir reuniones de video en un instante! También me gusta que se actualice automáticamente según mi calendario de Outlook, reuniones, etc. Si estoy presentando o compartiendo mi pantalla, se actualizará automáticamente a un estado de "presentación" o No molestar".

- Reseña de Jabber, Grace C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Las llamadas manos libres son un poco difíciles de configurar y entender. Además, cuando se conecta con Microsoft Outlook, el estado cambia a solo un número limitado de opciones. Por ejemplo, cuando mi reunión diga "fuera a almorzar", se mostrará como "en una reunión" en Cisco Jabber, lo cual no es exacto. Sería mejor si el detalle de la reunión en Outlook se reflejara en el estado de Jabber”.

- Reseña de Jabber, Ryan A.

7. Reunión de Google Hangouts

Google Meet, anteriormente llamado Google Hangouts Meet, es el software de videoconferencia empresarial de Google, que se ofrece como parte de G Suite y también para usuarios gratuitos de Google. Meet ofrece funciones que no se ven en Hangouts, como subtítulos en tiempo real y soporte para hasta 250 participantes y 100,000 espectadores de transmisión en vivo.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Google Hangouts Meet es una aplicación muy útil, especialmente cuando usa otros productos de Google como Gmail, Agenda y Chat. Debido a que cada aplicación está conectada, cada reunión que cree dentro de Gmail recibe automáticamente una URL para usarla como un servicio si necesita conexiones externas. Es muy estable y su interfaz es fácil de usar. También tiene una funcionalidad predeterminada de "Compartir pantalla", que es común en este tipo de aplicaciones, pero me gustaría enfatizar que funciona muy bien, manteniendo el audio durante la reunión, sin bloqueos ni problemas importantes".

- Revisión de Google Hangouts Meet, Lucas T.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Aunque es muy conveniente que Google Hangouts sea una aplicación basada en la web, también tiene sus inconvenientes. A veces, desearía que hubiera una aplicación de escritorio de Google Hangouts para Windows y Mac. De esa manera puedo simplemente hacer clic en el ícono e ir directamente a mis actividades de chat. A veces, simplemente no es conveniente volver a un navegador web cada vez. Desearía que hubiera más opciones de configuración como otras aplicaciones de chat”.

- Revisión de Google Hangouts Meet, Rahul K.

8. únete a mí

join.me es una aplicación de software de colaboración basada en la web para compartir pantallas y reuniones en línea. Para compartir un escritorio u organizar una reunión, los usuarios primero deben descargar e instalar el software join.me. Las aplicaciones móviles están disponibles para Android e iOS.

Lo que les gusta a los usuarios:

“join.me es uno de los recursos más importantes de nuestra organización para brindar asistencia técnica. Me gusta que nos permite grabar las reuniones y compartir pantallas/solicitar ver la pantalla de otra persona. También te permite cambiar el presentador para que diferentes personas puedan dirigir las videollamadas”.

- revisión de join.me, Raúl G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“A veces, la llamada se interrumpe incluso si la cobertura de datos es buena y el software se congela”.

- revisión de join.me, Kishore K.

9. BlueJeans

BlueJeans es la plataforma de reunión para el lugar de trabajo moderno. Reúne conferencias de video, audio y web con las herramientas de colaboración que la gente usa todos los días. BlueJeans hace que las reuniones sean rápidas para unirse y fáciles de usar, para que las personas puedan trabajar productivamente donde y como quieran.

Lo que les gusta a los usuarios:

“BlueJeans ha sido muy fácil de usar: configurar reuniones con enlaces de calendario ha sido infalible. El clic fácil para vincular a una reunión si alguien tiene que entrar y no ha recibido una invitación inicial es realmente útil. También es útil publicar el enlace para los estudiantes como recordatorio justo antes de nuestra clase virtual. El salón de clases/espacio de reunión virtual es fácil de navegar y me encanta que cualquiera pueda compartir una pantalla muy rápidamente, llevar a cabo chats secundarios o ingresar a una sala de chat virtual”.

- Revisión de BlueJeans, Faith R.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"A veces, los nuevos usuarios tendrán problemas para deshabilitar cosas como la cámara y el micrófono, pero todo lo demás en la aplicación es rápido y eficiente".

- Revisión de BlueJeans, Kennedy S.

10. UberConferencia

UberConference es un sistema de audioconferencia visual que permite a las personas que llaman ver el avatar de los demás participantes en los navegadores móviles o en los escritorios.

Lo que les gusta a los usuarios:

“UberConference es una aplicación de videoconferencia clara, intuitiva y fácil de usar. La interfaz de UberConference es muy estable y simple con una excelente calidad de audio y video. Cabe destacar su versatilidad, ya que no solo se puede implementar esta herramienta desde una computadora o laptop, sino que también se puede utilizar con tabletas y teléfonos inteligentes, haciendo más fácil y accesible el trabajo desde casa y sitios remotos”.

- Reseña de UberConference, José D.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La función de "grabación" de UberConference solo graba el audio y no la parte de video de su conferencia web. Resolví el problema de la falta de grabación de video usando una herramienta de grabación de pantalla separada que es una gran solución, pero sería bueno tener la grabación de video integrada en la plataforma de UberConference”.

- Reseña de la UberConference, Jeff C.

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