讓您的生活更輕鬆的 8 個時間跟踪技巧

時間跟踪對於業務和員工的成功至關重要，因為它有助於消除單調的任務和浪費的時間。

時間跟踪的重要性對於員工和企業的成功至關重要，因為它有助於消除單調的任務，以確保從典型的工作日中獲得最佳結果。 了解這八個時間跟踪技巧如何幫助您的生活變得更加輕鬆。

為什麼時間跟踪很重要

時間是一種貨幣，必須明智地使用。 因此，時間跟踪在專業環境和大型企業的公司環境中發揮著重要作用，作為強大的時間跟踪軟件，它產生的結果可以對個人和組織產生深遠的影響。

目前，企業面臨的一個複雜的與時間相關的問題也仍然是最大的未解決和令人困惑的規模問題之一——它是關於了解團隊如何有效地利用他們獲得薪水的專業時間。

這是經理們思考的一個包羅萬象的問題：員工是否把時間花在對企業和他們自己的職業發展很重要的任務上？

對於在工廠從事傳統工作並使用機器的人來說，這主要是通過建立一個依賴於廣泛時間運動研究的框架來解決的； 它正在構建可重複和結構化的工作，其中可以清楚地識別和測量輸出。

然而，對於新時代的組織來說，這仍然是一個嚴峻的挑戰，人們將大部分時間花在台式機和筆記本電腦上。 這使得以系統和自動化的方式計算時間和精力變得非常困難，因為缺乏信息會導致決策失誤，並且固有的低效率仍然存在。

您應該記住的時間跟踪技巧

讓我們回顧一些核心技巧，這些技巧可以幫助您進行時間跟踪，讓您的生活更輕鬆。

1. 了解為什麼跟踪時間很重要

經常困擾大型企業的問題通常取決於以下幾點：在機器前花費的時間是否真的轉化為預期的業務成果？ 為什麼團隊績效會發生變化，是否有可維護的方法來減少績效變化？

如何解決組織中的潛在能力以提高生產力？ 有什麼方法可以更有效地跨團隊進行負載平衡，從而實現無縫協作？ 為什麼兩個不同的員工在一項任務上花費的時間會波動？ 如何在團隊之間提供更公平的工作分配以實現更智能的協作？ 如何根據客觀透明的結果獎勵團隊成員？ 如何在沒有偏見或人為乾預的情況下測量和計算性能？ 哪項轉型活動最值得投資以保證可持續的投資回報率？

上述所有問題的答案在於實施一個能夠解決所有這些問題以及更多問題的時間跟踪軟件。 因此，在企業中始終進行時間跟踪很重要。

2.創建時間跟踪框架

許多現代企業面臨著一個根本問題，即無法部署和創建適當的自動化和復雜系統，這些系統可以提供更深入的洞察力來更有效地發展和運營業務。 企業必須更好地了解時間是如何花費的，而這只能通過選擇一個時間跟踪軟件來實現，因為這些信息可以讓他們以更有效的方式管理他們的運營。

3.只跟踪重要的事情

跟踪要點並以最嚴格的方式遵守它們是時間跟踪軟件取得成功的唯一途徑。 還規定要保持所有功能清晰透明——因為軟件使用的部署和定位至關重要。

這比軟件中存在的廣泛特性和功能更為重要。 許多企業不會向員工透露正在部署或有意識地以隱形或靜默模式部署此類技術。 這種方法經常被誤解為老大哥監視或監視軟件。 最終，這可能會給組織造成嚴重破壞，並造成一種非常有害的不信任文化，並引發一個必須始終涵蓋行動和反應的循環。 創造力被扼殺，員工往往變得非常規避風險。

解決這個問題的方法是確保每個人都充分認識到他們的職業時間將被跟踪並重點關注重要任務，以確保他們更好地了解如何度過工作日。

員工還應該準備好了解他們與同行的比較情況以及對他們的期望表現。 這種自我意識總是會帶來更高的進步。 讓用戶了解為什麼要執行某個操作並給予他們控制權對於任何時間跟踪軟件的成功都是至關重要的。

4.利用時間阻塞

就像頂級運動員跟踪每個身體參數以提高表現並達到預設目標； 同樣，組織需要使用跟踪他們的時間和時間塊，以便完成特定或一組任務。 這應該是實時的、基於現實的、一致的和自動化的，以系統地衡量時間是如何被阻止的，然後被企業中的各個個人、團隊、部門和運營單位利用以實現預期的結果。

重要的是要確定需要改進以提高企業整體績效的差距，因為運行它需要客觀數據，這些數據可以快速和按需提供以做出明智的決策——所有這一切都只能通過強大的時間跟踪系統。

5. 有待辦事項清單以保持一切正常

理想情況下，一個好的跟踪系統應該配備一個待辦事項清單，以確保一線員工使用的清單與企業首席執行官看到的清單相同。 這確保了整個企業對用於製定決策的數據的一致性和準確性充滿信心，並且可以起到平衡器的作用。

如果員工的工作性質允許，還建議為員工提供靈活性來設計自己的工作日。 如果他們不從事對時間敏感的交易，那麼選擇自己的工作時間並相應地設計工作日是一種有利的可能性。

這被視為一項有益的練習，因為它可以在 24 小時窗口內進行兩到四個工作衝刺，以滿足 8 小時工作日的要求。

一個有效的系統非常準確地衡量交付的結果，而不是流程是什麼，員工不會質疑領導者的能力或決定。 這種靈活性在企業的各個層面推動了更大的動力和更好的產出。 這也是圍繞工作與生活靈活性的一個非常強大的價值主張，企業可以為員工提供這種價值主張，同時確保生產力始終不下降。

6. 將大任務分解成更小、更易於管理的部分

使用自己的數據賦予用戶權力總是可以幫助他們更好地了解他們灌輸的工作習慣，並可以通過將大任務分解成更小的零碎來使他們能夠度過工作日。 收集的數據必須用於提高用戶對自己工作方式的認識。

考慮在另一個跟踪工具的上下文中分解任務。 例如，用於鍛煉、跟踪體重波動或單獨進食以實現減重或增重目標的一種。

同樣，按小時和每天分解任務的工作測量系統將能夠以更輕鬆的方式實現更大的任務大綱或長期目標。 只有從上到下的每一位員工都被賦予了改進的意識和洞察力，才能實現真正的改進。

7. 通過自動化消除單調、重複的任務

手動收集數據是一項單調、重複的任務。 數據是其大部分功能的企業，必須在內部確保時間跟踪過程是完全自動化的，最終用戶的干預最少，以實現辦公室流程，從而消除單調和重複的任務. 這可以確定在手動收集數據時不會出現數據不准確性和完整性問題。

在許多情況下，大部分數據是通過多個系統收集的，然後將其匯總或標準化並隨後呈現。 由於無法從源頭自動收集數據，重要信息在翻譯過程中會丟失。 在許多情況下，需要並不總是可靠的手動輸入，因為人們在不同的環境中工作，例如客戶端系統或機器，在這些環境中無法收集數據並且無法確定正確的性能指標。

一個強大的跟踪系統可以通過創建對以下內容的自動響應來設置轉型的戰略方向：企業的哪些部分需要重新調整或重組——這可以通過簡單地重新分配產能以匹配供需曲線來實現； 組織的哪一部分需要通過實施更智能的技術或更改某些上游流程來消除對特定類型功能的需求來重新設計。

例如：通過更好地向系統提供信息，他們需要的 KYC 可以顯著減少，就像使用 API 主導的框架一樣，這變得更加簡單。 最後，組織的哪一部分需要自動化？ 這些是變化最小且“變化係數”非常低的任務或過程。

許多組織一頭扎進自動化，卻沒有理解其後果或完全了解它對他們的運營所做的事情。 跟踪系統允許制定更系統的理解和方法，從而實現更周到的轉型方法。

時間測量系統允許所有團隊成員相互聯繫、參與、可見和優化，以使經理能夠更智能地規劃典型工作日，該經理知道有多少團隊成員可以勝任地完成典型的工作量。

8.使用時間跟踪軟件來簡化流程

使用跟踪軟件做出決策的能力變得基於事實，也為各級更智能的管理提供了良好的輸入。 這導致了和諧與改進的連鎖反應：最終用戶了解他們自己的個人工作方式以及需要改進的地方。

經理了解團隊中的技能和能力問題，以及必須給出什麼樣的補救或指導建議； 主管或高級領導掌握利用率以及工作負載如何在多個團隊之間分配、需要自動化的地方、應聘用什麼樣的配置文件、由於任期長短而影響的績效以及正在發揮作用的其他因素。

無縫集成到所有平台以及收集數據的穩健性也至關重要。 當用戶未連接到公司網絡或在離線模式下連接不佳時，需要在安全且功能強大的連接可用時將數據自動推送回中央服務器。 這可確保不會因 Internet 連接不佳而導致數據丟失。

此外，在企業內部，可以存在多個 IT 環境。 有時用戶在客戶端機器上工作，系統和使用的網絡可能有很多複雜性。 能夠無縫地處理全球分佈式企業的變化和排列，以及在所有類型的操作平台（如 Linux、Mac 和 Windows）上工作並提供整體視圖，這在時間跟踪系統中至關重要。 必須擁有一個包羅萬象的系統及其生成的數據，以便最終用戶和領導層對其充滿信心。

通常，公司不會對已部署的測量系統進行壓力測試，當利益相關者看到收集的數據不能反映實際情況時，這會導致對系統失去信心。 數據的可靠性和所有利益相關者的一致意見，即它反映了當地正在發生的事情，這一點至關重要。

以最佳方式使用衡量系統來設計獎勵並確保這些系統在公司係統中得到很好的表達是至關重要的。 有效的跟踪系統允許對績效進行嚴格細分，並獎勵正確的行為。

如果在生產系統上花費的時間需要以某種方式得到回報，並且優先於登錄的小時數，那麼只要有一個好的跟踪系統就可以輕鬆實現。 如何衡量和獎勵員工有助於使他們與企業的更大目標保持一致。

時間跟踪還有助於了解團隊的動態，同時能夠跨多個維度細分績效。 績效總是會根據公司的任期、技能、教育、經理或員工的位置而有所不同； 但時間測量軟件生成的豐富數據將提供所需的洞察力，以實現高容量和最高效率的運營。

當團隊領導和經理用於績效管理的重要信息（以獎勵或懲罰的形式）沒有與最終用戶共享時，時間跟踪軟件的問題就會出現。 這阻礙了團隊，他們無法自我糾正和改進。 對於團隊來說，始終了解他們的表現以及他們與同齡人的比較非常重要。

因此，跟踪時間是如何花費的可以幫助企業釋放重要的價值。 員工生產力的日平均時間約為 83 分鐘。 在一個典型的工作周中，員工在非工作活動中花費大約 8 小時，其中包括被他人打斷和查看手機是否有通知。

在美國，每小時工資約為 25 美元。 這兩個來源加在一起讓我們同意，一家公司每年可能會損失大約 10,000 美元的每位員工，這是一個無法關閉的洩漏財務水龍頭。

結論

隨著工作場景的未來不斷發展，許多混合工作安排將不斷變化和發展。 隨著人們繼續以更加靈活和分佈式的方式工作，擁有自動化測量系統將成為企業技術堆棧中非常關鍵的組成部分。 這是企業能夠在我們生活的這個 VUCA（動盪、不確定、混亂、模棱兩可）的世界中保持相關性、為未來做好準備並以最高水平運營的唯一方式。