8 Suggerimenti per il monitoraggio del tempo per semplificarti la vita

Il monitoraggio del tempo è essenziale per il successo aziendale e dei dipendenti perché aiuta a eliminare le attività monotone e le perdite di tempo.

L'importanza del monitoraggio del tempo è essenziale per i dipendenti e, per associazione, per il successo dell'azienda, poiché aiuta a eliminare le attività monotone per garantire l'estrazione ottimale dei risultati da una tipica giornata lavorativa. Scopri come questi otto suggerimenti sul monitoraggio del tempo possono aiutarti a semplificarti notevolmente la vita.

Perché il monitoraggio del tempo è importante

Il tempo è una moneta da spendere con saggezza. Pertanto, il monitoraggio del tempo entra in gioco in modo determinante nel contesto professionale e in un ambiente aziendale di una grande impresa poiché un potente software di monitoraggio del tempo e i risultati che genera possono avere un profondo impatto sugli individui e sull'organizzazione.

Attualmente, un problema complesso legato al tempo che le imprese devono affrontare rimane anche uno dei più grandi e sconcertanti problemi di scala irrisolti: si tratta di capire con quanta efficacia i team trascorrono il loro tempo professionale per il quale vengono pagati uno stipendio.

Questa è una domanda onnicomprensiva su cui i manager riflettono: i dipendenti dedicano il loro tempo a compiti importanti per l'azienda e per il proprio sviluppo professionale?

Per le persone che svolgono il lavoro tradizionale nelle fabbriche e utilizzano macchine, questo è stato in gran parte affrontato costruendo un quadro che si basa su studi approfonditi sul movimento del tempo; che sta costruendo un lavoro ripetibile e strutturato in cui i risultati possono essere chiaramente identificati e misurati.

Tuttavia, questa rimane ancora una sfida impegnativa per le organizzazioni new age, in cui le persone trascorrono la maggior parte del loro tempo su desktop e laptop. Ciò rende molto difficile calcolare il tempo e gli sforzi in modo sistematico e automatizzato, poiché la mancanza di informazioni porta a un processo decisionale scadente e continua a sussistere un'inefficienza intrinseca.

Suggerimenti per il monitoraggio del tempo che dovresti ricordare

Esaminiamo alcuni suggerimenti fondamentali che possono aiutarti con il monitoraggio del tempo per semplificarti la vita.

1. Comprendi perché è importante tenere traccia del tempo

Le domande che spesso preoccupano le grandi imprese sono spesso incentrate su quanto segue: il tempo trascorso davanti alle macchine si traduce effettivamente nei risultati aziendali attesi? Perché le prestazioni della squadra variano ed esiste un modo sostenibile per ridurre le variazioni nelle prestazioni?

Come si affronta la capacità latente in un'organizzazione in modo che diventi più produttiva? Qual è il modo per bilanciare il carico in modo più efficace tra i team in modo che la collaborazione possa essere senza interruzioni? Perché la durata del tempo dedicato a un'attività da due dipendenti separati oscilla? Come fornire una distribuzione del lavoro più equa tra i team per consentire una collaborazione più intelligente? Come premiare i membri del team in base a risultati obiettivi e trasparenti? Come misurare e calcolare le prestazioni senza pregiudizi o intervento umano? Quale attività di trasformazione merita il maggiore investimento per garantire un ROI sostenibile?

La risposta a tutte le domande di cui sopra sta nell'implementazione di un software di monitoraggio del tempo in grado di affrontare tutto questo e molto altro. Quindi è importante tenere sempre traccia del tempo in un'impresa.

2. Creare una struttura di monitoraggio del tempo

Molte aziende moderne devono affrontare il problema fondamentale di non essere in grado di implementare e creare un sistema automatizzato e sofisticato appropriato in grado di fornire informazioni più approfondite per crescere e gestire le aziende in modo più efficace. Le aziende devono comprendere meglio come viene speso il tempo e ciò può essere ottenuto solo scegliendo un software di monitoraggio del tempo che soddisfi tutte le esigenze, poiché queste informazioni possono consentire loro di gestire le proprie operazioni in modo più efficiente.

3. Tieni traccia solo delle cose importanti

Tracciare i punti essenziali e attenersi ad essi nel modo più rigoroso possibile è l'unico modo in cui un software di monitoraggio del tempo può avere successo. È inoltre previsto che tutte le funzioni siano chiare e trasparenti, poiché l'implementazione e il posizionamento dell'utilizzo di un software sono della massima importanza.

Questo è più critico delle ampie caratteristiche e funzionalità che esistono nel software. Molte aziende non rivelano ai dipendenti che una tecnologia come questa viene implementata o lo fanno consapevolmente in modalità invisibile o silenziosa. Questo approccio viene spesso frainteso come il Grande Fratello che guarda o spia il software. In definitiva, questo può portare al caos nell'organizzazione e creare una cultura di sfiducia molto tossica e dà il via a un ciclo di dover coprire sempre azioni e reazioni. La creatività viene soffocata e i dipendenti tendono a diventare molto avversi al rischio.

La soluzione a questo è garantire che tutti siano pienamente consapevoli del fatto che il loro tempo professionale sarà monitorato con un'evidenziazione sulle attività importanti per garantire che comprendano meglio come trascorrere la giornata lavorativa.

I dipendenti dovrebbero anche essere preparati ad aspettarsi una panoramica di come si confrontano con i loro colleghi e delle prestazioni attese da loro. Questa consapevolezza di sé porta sempre un miglioramento accresciuto. Rendere gli utenti consapevoli del motivo per cui una determinata azione viene implementata e dare loro il controllo è fondamentale per il successo di qualsiasi software di monitoraggio del tempo.

4. Utilizzare il blocco del tempo

Come un atleta di alto livello, tiene traccia di ogni parametro corporeo per migliorare le prestazioni e raggiungere gli obiettivi prefissati; allo stesso modo le organizzazioni devono utilizzare il tracciamento del loro tempo e del loro periodo di tempo in modo da portare a termine uno specifico o un gruppo di attività. Questo dovrebbe essere in tempo reale, basato sulla realtà, coerente e automatizzato per misurare sistematicamente come il tempo viene bloccato e quindi utilizzato da vari individui, team, divisioni e unità operative in un'azienda per ottenere i risultati desiderati.

È importante identificare le lacune che devono essere migliorate per aumentare le prestazioni complessive di un'impresa poiché la sua gestione richiede dati oggettivi, disponibili in tempi rapidi e su richiesta per prendere decisioni intelligenti, e tutto ciò può essere facilitato solo attraverso un solido sistema di rilevamento del tempo.

5. Avere elenchi di cose da fare per tenere tutto sotto controllo

Idealmente, un buon sistema di tracciamento dovrebbe essere dotato di un elenco di cose da fare che assicuri che l'elenco utilizzato dagli associati in prima linea sia lo stesso visto dal CEO dell'azienda. Ciò garantisce un'immensa fiducia in tutta l'azienda che i dati utilizzati per prendere le decisioni siano coerenti e accurati e agiscano da livellatore.

È inoltre consigliabile fornire flessibilità ai dipendenti per progettare la propria giornata lavorativa se la natura del loro lavoro lo consente. Se non stanno lavorando su transazioni urgenti, scegliere il proprio orario di lavoro e progettare di conseguenza le giornate lavorative è una possibilità vantaggiosa.

Questo è visto come un esercizio vantaggioso in quanto consente da due a quattro sprint di lavoro in una finestra di 24 ore per soddisfare i requisiti per una giornata lavorativa di otto ore.

Un sistema efficace misura i risultati ottenuti in modo molto accurato, indipendentemente dal processo e i dipendenti non mettono in discussione le capacità o le decisioni dei loro leader. Questa flessibilità genera una motivazione molto maggiore e risultati migliori a tutti i livelli di un'impresa. È anche una proposta di valore molto forte sulla flessibilità della vita lavorativa che le imprese possono quindi offrire ai propri dipendenti garantendo al contempo che non vi sia un calo della produttività in ogni momento.

6. Suddividi i compiti più grandi in pezzi più piccoli e più gestibili

Fornire agli utenti i propri dati li aiuta sempre a comprendere meglio le abitudini di lavoro che hanno inculcato e può consentire loro di portare a termine la loro giornata lavorativa suddividendo le attività di grandi dimensioni in piccoli pezzi. I dati raccolti devono essere utilizzati per aumentare la consapevolezza degli utenti per il proprio stile di lavoro.

Pensa alla suddivisione delle attività nel contesto di un altro strumento di monitoraggio. Ad esempio, quello che viene utilizzato per l'esercizio, il monitoraggio delle fluttuazioni di peso o l'assunzione di cibo individualmente per raggiungere un obiettivo di perdita o aumento di peso.

Allo stesso modo, un sistema di misurazione del lavoro che suddivide le attività su base oraria e giornaliera sarà in grado di ottenere una struttura più ampia delle attività o obiettivi a lungo termine in modo più semplice. Il vero miglioramento può avvenire solo quando ogni singolo dipendente, dall'alto verso il basso, è potenziato con la consapevolezza e le intuizioni per migliorare.

7. Elimina le attività monotone e ripetitive con l'automazione

La raccolta manuale dei dati è un'attività monotona e ripetitiva. Le imprese per le quali i dati costituiscono una parte importante del loro funzionamento, devono garantire internamente che il processo di tracciamento del tempo sia completamente automatizzato con il minimo intervento da parte dell'utente finale per realizzare un processo in ufficio che porti all'eliminazione di attività monotone e ripetitive . Ciò accerta che non vi è alcun margine per problemi di inesattezza e integrità dei dati che potrebbero altrimenti verificarsi quando i dati vengono raccolti manualmente.

In molti casi, la maggior parte dei dati viene raccolta attraverso più sistemi, che vengono poi aggregati o normalizzati e successivamente presentati. Le informazioni vitali vengono perse durante la traduzione a causa dell'impossibilità di raccogliere i dati in modo automatizzato alla fonte. In molte occasioni sono richiesti input manuali non sempre affidabili perché le persone lavorano in ambienti diversi come sistemi o macchine client-side, dove la raccolta dei dati non è possibile e non è possibile identificare i giusti indicatori di performance.

Un solido sistema di tracciamento può consentire l'impostazione di una direzione strategica per la trasformazione creando risposte automatizzate a quanto segue: quale parte dell'impresa deve essere riallineata o riorganizzata: ciò può essere realizzato semplicemente riallocando la capacità per far corrispondere le curve di domanda e offerta; quale parte dell'organizzazione deve essere riprogettata eliminando la richiesta di un tipo specifico di funzione implementando una tecnologia più intelligente o modificando alcuni processi a monte.

Ad esempio: alimentando meglio i sistemi di cui hanno bisogno per KYC può essere notevolmente ridotto come con un framework guidato da API, questo è diventato molto più semplice. E infine, quale parte dell'organizzazione deve essere automatizzata? Si tratta di attività o processi in cui la variazione è minima e il "coefficiente di variazione" molto basso.

Un certo numero di organizzazioni si tuffa a capofitto nell'automazione senza comprenderne le ramificazioni o la piena comprensione di ciò che sta facendo alle loro operazioni. Un sistema di tracciamento consente la formulazione di una comprensione e un approccio più sistematici che consentono un approccio più ponderato alla trasformazione.

Un sistema di misurazione del tempo consente a tutti i membri del team di essere connessi, coinvolti, visibili e ottimizzati per consentire una pianificazione più intelligente di una tipica giornata lavorativa da parte di un manager armato della conoscenza di quanti membri del team sono disponibili per superare con competenza un carico di lavoro tipico.

8. Utilizzare il software di monitoraggio del tempo per semplificare i processi

La capacità di prendere decisioni utilizzando il software di monitoraggio diventa basata sui fatti e fornisce anche buoni input per una gestione più intelligente a tutti i livelli. Ciò porta a un effetto a catena di armonia e miglioramento: poiché l'utente finale comprende il proprio stile di lavoro individuale e ciò che deve essere migliorato.

Un manager comprende i problemi di abilità e abilità all'interno della squadra e che tipo di consiglio di riparazione o coaching deve essere dato; il direttore o il leader senior comprende l'utilizzo e il modo in cui i carichi di lavoro sono distribuiti tra più team, dove è richiesta l'automazione, che tipo di profili dovrebbero essere assunti, quali prestazioni sono influenzate dalla durata del mandato e quali altri fattori entrano in gioco.

Anche la perfetta integrazione in tutte le piattaforme e la robustezza per raccogliere i dati sono fondamentali. Quando un utente non è connesso alla rete aziendale o ha una connessione debole in modalità offline, i dati devono essere automaticamente rinviati ai server centrali quando diventa disponibile una connessione sicura e altamente funzionante. Ciò garantisce che non vi sia alcuna perdita di dati a causa di una connessione Internet scadente.

Inoltre, all'interno di un'azienda possono esistere più ambienti IT. A volte gli utenti lavorano su macchine client e può esserci molta complessità all'interno dei sistemi e delle reti utilizzate. Essere in grado di gestire senza problemi le variazioni e le permutazioni di un'impresa distribuita a livello globale e di lavorare su tutti i tipi di piattaforme operative come Linux, Mac e Windows in grado di fornire una visione olistica è essenziale in un sistema di rilevamento del tempo. È fondamentale disporre di un sistema onnicomprensivo e dei dati che genera in modo che gli utenti finali e la leadership abbiano piena fiducia in esso.

Spesso le aziende non sottopongono a stress test il sistema di misurazione che è stato implementato, il che porta a una perdita di fiducia nel sistema quando le parti interessate vedono che i dati raccolti non riflettono la realtà sul campo. L'affidabilità dei dati e l'accordo di tutte le parti interessate sul fatto che rifletta ciò che sta accadendo sul campo è estremamente importante.

L'uso ottimale dei sistemi di misurazione per progettare i premi e garantire che questi siano ben articolati all'interno dei sistemi dell'azienda è di primaria importanza. Ciò che un sistema di tracciamento efficace consente è di segmentare nettamente le prestazioni e premiare il giusto tipo di comportamenti.

Se il tempo speso sui sistemi di produzione deve essere ricompensato in un certo modo e assegnato la priorità solo al numero di ore di accesso, è facilmente realizzabile con un buon sistema di tracciamento in atto. Il modo in cui i dipendenti vengono misurati e premiati aiuta ad allinearli agli obiettivi più grandi di un'impresa.

Il monitoraggio del tempo aiuta anche a comprendere le dinamiche di un team, pur essendo in grado di segmentare le prestazioni su più dimensioni. Le prestazioni tenderanno sempre a variare in base al ruolo in un'azienda, alle competenze, all'istruzione, ai manager o all'ubicazione di un dipendente; ma i dati ricchi generati da un software di misurazione del tempo forniranno le informazioni necessarie per eseguire operazioni con una capacità elevata e la massima efficienza.

I problemi nel software di monitoraggio del tempo emergono quando le informazioni vitali utilizzate dai team leader e dai manager per la gestione delle prestazioni, sotto forma di ricompense o penalità, non vengono condivise con gli utenti finali. Questo handicap squadre e non sono in grado di auto-correggersi e migliorare. È importante che i team siano sempre consapevoli di come si stanno comportando e di come si confrontano con il loro gruppo di pari.

Pertanto, tenere traccia di come viene speso il tempo può aiutare le aziende a sbloccare un valore significativo. Il tempo medio giornaliero per la produttività di un dipendente è di circa 83 minuti. Durante una tipica settimana lavorativa, i dipendenti trascorrono circa 8 ore in attività non lavorative, che includono essere interrotti da altri e controllare i loro telefoni per le notifiche.

Negli Stati Uniti, la paga oraria è di circa $ 25. Queste due fonti combinate ci consentono di concordare sul fatto che un'azienda potenzialmente perde circa $ 10.000 per dipendente, all'anno, il che è un rubinetto finanziario che perde che semplicemente non si chiude.

Conclusione

Poiché il futuro degli scenari di lavoro continua ad evolversi, molti accordi di lavoro ibridi continueranno a mutare e svilupparsi. Poiché le persone continuano a lavorare in modalità più flessibili e distribuite, disporre di un sistema di misurazione automatizzato diventerà una componente molto critica dello stack tecnologico di un'azienda. Questo è l'unico modo in cui le aziende potranno rimanere rilevanti, pronte per il futuro e operare ai massimi livelli in questo mondo VUCA (volatile, incerto, caotico, ambiguo) in cui viviamo.