8 Tips Melacak Waktu untuk Membuat Hidup Anda Lebih Mudah

Pelacakan waktu sangat penting untuk kesuksesan bisnis dan karyawan karena membantu menghilangkan tugas yang monoton dan menghabiskan waktu yang terbuang.

Pentingnya pelacakan waktu sangat penting bagi karyawan dan oleh asosiasi agar bisnis berhasil, karena membantu menghilangkan tugas-tugas monoton untuk memastikan bahwa ekstraksi hasil yang optimal dari hari kerja biasa tercapai. Pelajari bagaimana delapan tip pelacakan waktu ini dapat membantu membuat hidup Anda jauh lebih mudah.

Mengapa pelacakan waktu itu penting

Waktu adalah mata uang yang harus dihabiskan dengan bijak. Jadi pelacakan waktu berperan besar dalam konteks profesional dan dalam pengaturan perusahaan dari perusahaan besar sebagai perangkat lunak pelacakan waktu yang kuat dan hasil yang dihasilkannya dapat memiliki dampak besar pada individu dan organisasi.

Saat ini, masalah terkait waktu yang kompleks yang dihadapi perusahaan juga tetap menjadi salah satu masalah skala terbesar yang belum terpecahkan dan membingungkan – ini adalah tentang memahami seberapa efektif tim menghabiskan waktu profesional mereka di mana mereka dibayar dengan gaji.

Ini adalah pertanyaan menyeluruh yang direnungkan oleh para manajer: apakah karyawan menghabiskan waktu mereka untuk tugas-tugas yang penting bagi bisnis dan pengembangan profesional mereka sendiri?

Bagi orang yang melakukan pekerjaan tradisional di pabrik dan menggunakan mesin, hal ini sebagian besar telah diatasi dengan membangun kerangka kerja yang bergantung pada studi gerak waktu yang ekstensif; yang membangun pekerjaan yang berulang dan terstruktur di mana hasilnya dapat diidentifikasi dan diukur dengan jelas.

Namun, ini masih merupakan tantangan berat bagi organisasi zaman baru, di mana orang menghabiskan sebagian besar waktu mereka di desktop dan laptop. Hal ini membuat sangat sulit untuk menghitung waktu dan usaha secara sistematis dan otomatis, karena kurangnya informasi, menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk dan inefisiensi yang melekat terus ada.

Kiat pelacakan waktu yang harus Anda ingat

Mari membahas beberapa tip inti yang dapat membantu Anda melacak waktu untuk membuat hidup Anda lebih mudah.

1. Pahami mengapa penting untuk melacak waktu

Pertanyaan-pertanyaan yang sering mengganggu perusahaan besar seringkali bergantung pada hal-hal berikut: Apakah waktu yang dihabiskan di depan mesin benar-benar diterjemahkan ke dalam hasil bisnis yang diharapkan? Mengapa kinerja tim bervariasi dan apakah ada cara yang dapat dipertahankan untuk mengurangi variasi kinerja?

Bagaimana seseorang mengatasi kapasitas laten dalam suatu organisasi sehingga menjadi lebih produktif? Apa cara untuk memuat keseimbangan secara lebih efektif di seluruh tim sehingga kolaborasi dapat berjalan mulus? Mengapa durasi waktu yang dihabiskan untuk satu tugas oleh dua karyawan terpisah berfluktuasi? Bagaimana cara memberikan distribusi kerja yang lebih adil di seluruh tim untuk memungkinkan kolaborasi yang lebih cerdas? Bagaimana cara memberi penghargaan kepada anggota tim berdasarkan hasil yang objektif dan transparan? Bagaimana seseorang mengukur dan menghitung kinerja tanpa bias atau campur tangan manusia? Aktivitas transformasional mana yang layak mendapatkan investasi tertinggi untuk menjamin ROI yang berkelanjutan?

Jawaban atas semua pertanyaan di atas terletak pada penerapan perangkat lunak pelacakan waktu yang dapat mengatasi semua ini dan banyak lagi. Oleh karena itu penting untuk selalu melacak waktu dalam suatu perusahaan.

2. Buat kerangka pelacakan waktu

Banyak perusahaan modern menghadapi masalah mendasar karena tidak dapat menerapkan dan menciptakan sistem otomatis dan canggih yang sesuai yang dapat memberikan wawasan yang lebih dalam untuk menumbuhkan dan mengoperasikan bisnis secara lebih efektif. Perusahaan harus mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana waktu dihabiskan, dan ini hanya dapat dicapai dengan memilih perangkat lunak pelacakan waktu yang menandai semua kotak karena informasi ini dapat memungkinkan mereka untuk mengelola operasi mereka dengan cara yang lebih efisien.

3. Hanya lacak hal-hal penting

Melacak poin-poin penting dan mematuhinya dengan cara seketat mungkin adalah satu-satunya cara agar perangkat lunak pelacak waktu bisa sukses. Hal ini juga ditetapkan untuk menjaga semua fungsi tetap jelas dan transparan – karena penyebaran dan penempatan penggunaan perangkat lunak adalah yang paling penting.

Ini lebih penting daripada fitur dan fungsionalitas luas yang ada di perangkat lunak. Banyak perusahaan tidak mengungkapkan kepada karyawan bahwa teknologi seperti ini sedang digunakan atau secara sadar melakukannya dalam mode sembunyi-sembunyi atau diam. Pendekatan ini sering disalahartikan sebagai Big Brother yang mengawasi atau memata-matai perangkat lunak. Pada akhirnya, ini dapat menyebabkan kekacauan dalam organisasi dan menciptakan budaya ketidakpercayaan yang sangat beracun dan memulai siklus keharusan untuk selalu menutupi tindakan dan reaksi. Kreativitas menjadi terhambat dan karyawan cenderung menjadi sangat menghindari risiko.

Solusi untuk ini adalah untuk memastikan bahwa setiap orang sepenuhnya menyadari fakta bahwa waktu profesional mereka akan dilacak dengan menyoroti tugas-tugas penting untuk memastikan bahwa mereka lebih memahami bagaimana menghabiskan hari kerja.

Karyawan juga harus siap untuk mengharapkan gambaran umum tentang bagaimana mereka dibandingkan dengan rekan-rekan mereka dan kinerja yang diharapkan dari mereka. Kesadaran diri ini selalu membawa peningkatan yang tinggi. Membuat pengguna menyadari mengapa tindakan tertentu diimplementasikan dan memberi mereka kontrol sangat penting agar perangkat lunak pelacakan waktu berhasil.

4. Manfaatkan pemblokiran waktu

Seperti seorang atlet papan atas melacak setiap parameter tubuh untuk meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya; sama organisasi perlu menggunakan melacak waktu dan blok waktu mereka sehingga tugas tertentu atau sekelompok selesai. Ini harus secara real-time, didasarkan pada kenyataan, konsisten, dan otomatis untuk mengukur secara sistematis bagaimana waktu diblokir dan kemudian digunakan oleh berbagai individu, tim, divisi, dan unit operasi dalam bisnis untuk memberikan hasil yang diinginkan.

Penting untuk mengidentifikasi kesenjangan yang perlu ditingkatkan untuk meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan karena menjalankannya memerlukan data objektif yang tersedia dengan cepat dan sesuai permintaan untuk membuat keputusan yang cerdas – dan semua ini hanya dapat difasilitasi melalui sistem yang kuat. sistem pelacakan waktu.

5. Harus melakukan daftar untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya

Idealnya, sistem pelacakan yang baik harus dilengkapi dengan daftar tugas yang memastikan bahwa daftar yang digunakan oleh rekan lini depan sama dengan yang dilihat oleh CEO bisnis. Ini memastikan kepercayaan yang sangat besar di seluruh perusahaan bahwa data yang digunakan untuk membuat keputusan konsisten dan akurat dan bertindak sebagai penyeimbang.

Juga disarankan untuk memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk merancang hari kerja mereka sendiri jika sifat pekerjaan mereka memungkinkan. Jika mereka tidak mengerjakan transaksi yang sensitif terhadap waktu, memilih jam kerja sendiri dan merancang hari kerja yang sesuai adalah kemungkinan yang menguntungkan.

Ini dipandang sebagai latihan yang bermanfaat karena memungkinkan dua hingga empat sprint kerja dalam jendela 24 jam untuk memenuhi persyaratan delapan jam kerja per hari.

Sistem yang efektif mengukur hasil yang disampaikan dengan sangat akurat, tidak ada prosesnya, dan karyawan tidak mempertanyakan kemampuan atau keputusan pemimpin mereka. Fleksibilitas ini mendorong motivasi yang jauh lebih besar dan hasil yang lebih baik di semua tingkat perusahaan. Ini juga merupakan proposisi nilai yang sangat kuat seputar fleksibilitas kehidupan kerja yang kemudian dapat ditawarkan perusahaan kepada karyawannya sambil memastikan bahwa tidak ada penurunan produktivitas setiap saat.

6. Pecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola

Memberdayakan pengguna dengan data mereka sendiri selalu membantu mereka mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kebiasaan kerja yang telah mereka tanamkan dan dapat memungkinkan mereka untuk melewati hari kerja mereka dengan memecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Data yang dikumpulkan harus digunakan untuk meningkatkan kesadaran pengguna akan gaya kerja mereka sendiri.

Pikirkan pemecahan tugas dalam konteks alat pelacakan lain. Misalnya, yang digunakan untuk berolahraga, melacak fluktuasi berat badan, atau asupan makanan secara individual untuk mencapai satu tujuan penurunan atau penambahan berat badan.

Demikian pula, sistem pengukuran kerja yang memecah tugas setiap jam dan setiap hari akan dapat mencapai garis besar tugas yang lebih besar atau tujuan jangka panjang dengan cara yang lebih mudah. Peningkatan sejati hanya dapat terjadi ketika setiap karyawan dari atas ke bawah diberdayakan dengan kesadaran dan wawasan untuk meningkatkan.

7. Hilangkan tugas yang monoton dan berulang dengan otomatisasi

Mengumpulkan data secara manual adalah tugas yang monoton dan berulang. Perusahaan yang datanya merupakan bagian besar dari fungsinya, harus memastikan secara internal bahwa proses pelacakan waktu sepenuhnya otomatis dengan intervensi minimal dari pengguna akhir untuk mencapai proses di kantor yang mengarah pada penghapusan tugas yang monoton dan berulang . Ini memastikan bahwa tidak ada ruang untuk ketidakakuratan data dan masalah integritas yang dapat terjadi jika data dikumpulkan secara manual.

Dalam banyak kasus, sebagian besar data dikumpulkan melalui beberapa sistem, yang kemudian dikumpulkan atau dinormalisasi dan selanjutnya disajikan. Informasi penting hilang dalam terjemahan karena ketidakmampuan untuk mengumpulkan data secara otomatis pada sumbernya. Pada banyak kesempatan, input manual yang tidak selalu andal diperlukan karena orang bekerja di lingkungan yang berbeda seperti sistem atau mesin sisi klien, di mana pengumpulan data tidak mungkin dilakukan dan indikator kinerja yang tepat tidak dapat diidentifikasi.

Sistem pelacakan yang kuat dapat memungkinkan pengaturan arah strategis untuk transformasi dengan membuat respons otomatis terhadap hal-hal berikut: bagian mana dari perusahaan yang perlu diselaraskan atau ditata ulang – ini dapat diwujudkan hanya dengan mengalokasikan kembali kapasitas untuk mencocokkan kurva penawaran dan permintaan; bagian mana dari organisasi yang perlu direkayasa ulang dengan menghilangkan permintaan untuk jenis fungsi tertentu dengan menerapkan teknologi yang lebih cerdas atau dengan mengubah beberapa proses hulu.

Misalnya: dengan umpan yang lebih baik ke dalam sistem yang mereka butuhkan untuk KYC dapat dikurangi secara signifikan karena dengan kerangka kerja yang dipimpin API, ini menjadi jauh lebih sederhana. Dan akhirnya, bagian organisasi mana yang perlu diotomatisasi? Ini adalah tugas atau proses di mana variasinya minimal dan "koefisien variasi" sangat rendah.

Sejumlah organisasi terjun langsung ke otomatisasi tanpa memahami konsekuensinya atau pemahaman penuh tentang apa yang dilakukannya terhadap operasi mereka. Sistem pelacakan memungkinkan perumusan pemahaman dan pendekatan yang lebih sistematis yang memungkinkan pendekatan transformasi yang lebih bijaksana.

Sistem pengukuran waktu memungkinkan semua anggota tim untuk terhubung, terlibat, terlihat, dan dioptimalkan untuk memungkinkan perencanaan yang lebih cerdas dari hari kerja biasa oleh seorang manajer yang dipersenjatai dengan pengetahuan untuk mengetahui berapa banyak anggota tim yang tersedia untuk secara kompeten melewati beban kerja yang khas.

8. Gunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk merampingkan proses

Kemampuan untuk membuat keputusan menggunakan perangkat lunak pelacakan menjadi berbasis fakta dan juga memberikan masukan yang baik untuk manajemen yang lebih cerdas di semua tingkatan. Ini mengarah pada efek riak harmoni dan peningkatan: karena pengguna akhir memahami gaya kerja masing-masing dan apa yang perlu ditingkatkan.

Seorang manajer memahami masalah keterampilan dan kemampuan dalam tim dan saran perbaikan atau pembinaan seperti apa yang harus diberikan; direktur atau pemimpin senior memahami pemanfaatan dan bagaimana beban kerja didistribusikan ke beberapa tim, di mana otomatisasi diperlukan, profil seperti apa yang harus dipekerjakan, kinerja mana yang terpengaruh karena durasi masa kerja dan faktor lain apa yang ikut bermain.

Integrasi yang mulus ke semua platform dan ketahanan yang kuat untuk mengumpulkan data juga sangat penting. Ketika pengguna tidak terhubung ke jaringan perusahaan atau memiliki koneksi yang buruk dalam mode offline, data perlu secara otomatis didorong kembali ke server pusat ketika koneksi yang aman dan berfungsi tinggi tersedia. Ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan data karena koneksi internet yang buruk.

Juga, dalam suatu perusahaan, beberapa lingkungan TI bisa ada. Terkadang pengguna bekerja pada mesin klien dan mungkin ada banyak kerumitan dalam sistem dan jaringan yang digunakan. Untuk dapat secara mulus menangani variasi dan permutasi dari perusahaan yang terdistribusi secara global serta bekerja di semua jenis platform operasi seperti Linux, Mac, dan Windows yang dapat memberikan pandangan holistik adalah inti dari sistem pelacakan waktu. Sangat penting untuk memiliki sistem yang mencakup semua dan data yang dihasilkannya sehingga pengguna akhir dan kepemimpinan memiliki kepercayaan penuh di dalamnya.

Seringkali, perusahaan tidak menguji sistem pengukuran yang telah diterapkan yang menyebabkan hilangnya kepercayaan pada sistem ketika pemangku kepentingan melihat bahwa data yang dikumpulkan tidak mencerminkan kenyataan di lapangan. Keandalan data dan kesepakatan dari semua pemangku kepentingan bahwa data tersebut mencerminkan apa yang terjadi di lapangan adalah sangat penting.

Menggunakan sistem pengukuran secara optimal untuk merancang penghargaan dan memastikan bahwa ini diartikulasikan dengan baik dalam sistem perusahaan adalah hal yang sangat penting. Apa yang dimungkinkan oleh sistem pelacakan yang efektif adalah mengelompokkan kinerja secara tajam, dan menghargai jenis perilaku yang tepat.

Jika waktu yang dihabiskan untuk sistem produksi perlu dihargai dengan cara tertentu, dan diprioritaskan hanya pada jumlah jam login, itu mudah dilakukan dengan sistem pelacakan yang baik. Bagaimana karyawan diukur dan dihargai membantu menyelaraskan mereka dengan tujuan perusahaan yang lebih besar.

Pelacakan waktu juga membantu dalam memahami dinamika tim, sekaligus mampu mengelompokkan kinerja di berbagai dimensi. Kinerja akan selalu cenderung bervariasi berdasarkan masa kerja di perusahaan, keahlian, pendidikan, manajer, atau lokasi karyawan; tetapi data yang kaya yang dihasilkan oleh perangkat lunak pengukuran waktu akan memberikan wawasan yang diperlukan untuk menjalankan operasi dengan kapasitas tinggi dan efisiensi maksimum.

Masalah dalam perangkat lunak pelacakan waktu muncul ketika informasi penting yang digunakan oleh pemimpin tim dan manajer untuk manajemen kinerja yang baik dalam bentuk penghargaan atau hukuman tidak dibagikan kepada pengguna akhir. Tim cacat ini dan mereka tidak dapat mengoreksi diri dan meningkatkan. Penting bagi tim untuk selalu waspada tentang bagaimana kinerja mereka dan bagaimana mereka dibandingkan dengan kelompok sebaya mereka.

Oleh karena itu, melacak bagaimana waktu dihabiskan dapat membantu perusahaan membuka nilai yang signifikan. Waktu rata-rata harian untuk produktivitas seorang karyawan adalah sekitar 83 menit. Selama minggu kerja biasa, karyawan menghabiskan sekitar 8 jam dalam kegiatan non-kerja, termasuk diinterupsi oleh orang lain dan memeriksa ponsel mereka untuk notifikasi.

Di AS, upah per jam adalah sekitar $25. Gabungan dua sumber ini memungkinkan kita untuk sepakat bahwa sebuah perusahaan berpotensi kehilangan sekitar $10.000 per karyawan, per tahun yang merupakan keran keuangan bocor yang tidak mau mati.

Kesimpulan

Karena skenario kerja di masa depan terus berkembang, banyak pengaturan kerja hibrida akan terus bermutasi dan berkembang. Karena orang terus bekerja dalam pengaturan yang lebih fleksibel dan terdistribusi, memiliki sistem pengukuran otomatis akan menjadi komponen yang sangat penting dari tumpukan teknologi bisnis. Inilah satu-satunya cara agar perusahaan dapat tetap relevan, siap di masa depan, dan beroperasi pada tingkat puncak di dunia VUCA (bergejolak, tidak pasti, kacau, ambigu) yang kita tinggali ini.