8 советов по учету времени, которые сделают вашу жизнь проще

Отслеживание времени необходимо для успеха бизнеса и сотрудников, потому что оно помогает избавиться от монотонных задач и траты времени впустую.

Важность отслеживания времени важна для сотрудников и для успеха бизнеса, поскольку это помогает устранить монотонные задачи, чтобы обеспечить оптимальное извлечение результатов из типичного рабочего дня. Узнайте, как эти восемь советов по отслеживанию времени могут значительно облегчить вашу жизнь.

Почему важно отслеживать время

Время – это валюта, которую нужно тратить с умом. Таким образом, отслеживание времени играет большую роль в профессиональном контексте и в корпоративной среде крупного предприятия как мощное программное обеспечение для отслеживания времени, и результаты, которые оно генерирует, могут оказать глубокое влияние на отдельных лиц и организацию.

В настоящее время сложная проблема, связанная со временем, с которой сталкиваются предприятия, также остается одной из самых больших нерешенных и сбивающих с толку проблем масштаба — это понимание того, насколько эффективно команды тратят свое профессиональное время, за которое им платят зарплату.

Это всеобъемлющий вопрос, над которым задумываются руководители: тратят ли сотрудники свое время на задачи, важные для бизнеса и собственного профессионального развития?

Для людей, которые выполняют традиционную работу на фабриках и используют машины, эта проблема в значительной степени решена путем создания структуры, основанной на обширных исследованиях движения времени; который строит повторяемую и структурированную работу, где результаты могут быть четко определены и измерены.

Тем не менее, это по-прежнему остается серьезной проблемой для организаций нового поколения, где люди проводят большую часть своего времени за настольными компьютерами и ноутбуками. Это очень затрудняет подсчет времени и усилий систематическим и автоматизированным способом, поскольку отсутствие информации приводит к принятию неверных решений, а присущая им неэффективность продолжает существовать.

Советы по отслеживанию времени, которые вы должны помнить

Давайте рассмотрим несколько основных советов, которые могут помочь вам в отслеживании времени, чтобы облегчить вашу жизнь.

1. Поймите, почему важно отслеживать время

Вопросы, которые часто беспокоят крупные предприятия, часто связаны со следующим: действительно ли время, проведенное перед машинами, превращается в ожидаемые результаты бизнеса? Почему производительность команды различается, и есть ли удобный способ уменьшить различия в производительности?

Как использовать скрытые возможности организации, чтобы она стала более продуктивной? Как можно более эффективно распределить нагрузку между командами, чтобы совместная работа была бесперебойной? Почему время, затрачиваемое на выполнение одной задачи двумя отдельными сотрудниками, колеблется? Как обеспечить более справедливое распределение работы между командами, чтобы сделать совместную работу более разумной? Как вознаграждать членов команды на основе объективных и прозрачных результатов? Как можно измерить и рассчитать производительность без предвзятости или вмешательства человека? Какая трансформационная деятельность заслуживает самых высоких инвестиций, чтобы гарантировать устойчивую рентабельность инвестиций?

Ответ на все вышеперечисленные вопросы заключается во внедрении программного обеспечения для отслеживания времени, которое может решить все эти и многое другое. Таким образом, важно всегда отслеживать время на предприятии.

2. Создайте систему отслеживания времени

Многие современные предприятия сталкиваются с фундаментальной проблемой, заключающейся в невозможности развернуть и создать соответствующую автоматизированную и сложную систему, которая может обеспечить более глубокое понимание для более эффективного роста и управления бизнесом. Предприятия должны лучше понимать, как тратится время, а этого можно достичь только путем выбора программного обеспечения для отслеживания времени, которое отвечает всем требованиям, поскольку эта информация может позволить им более эффективно управлять своими операциями.

3. Отслеживайте только важные вещи

Отслеживание основных моментов и соблюдение их самым строгим образом — единственный способ добиться успеха с помощью программного обеспечения для отслеживания времени. Также предусмотрено, чтобы все функции были четкими и прозрачными, поскольку развертывание и позиционирование использования программного обеспечения имеют первостепенное значение.

Это более важно, чем широкие возможности и функциональные возможности, существующие в программном обеспечении. Многие предприятия не сообщают сотрудникам, что подобная технология внедряется, или сознательно делают это в скрытом или бесшумном режиме. Этот подход часто неверно истолковывается как наблюдение за Большим Братом или шпионаж за программным обеспечением. В конечном счете, это может привести к хаосу в организации и создать очень токсичную культуру недоверия, а также запустить цикл, в котором необходимо всегда прикрывать действия и реакции. Креативность подавляется, и сотрудники склонны избегать риска.

Решение этой проблемы заключается в том, чтобы все полностью осознавали тот факт, что их профессиональное время будет отслеживаться с выделением важных задач, чтобы они лучше понимали, как провести рабочий день.

Сотрудники также должны быть подготовлены к тому, чтобы ожидать обзора того, как они сравниваются со своими коллегами, и ожидаемой от них производительности. Это самосознание всегда приводит к повышенному совершенствованию. Информирование пользователей о том, почему выполняется определенное действие, и предоставление им контроля имеет решающее значение для успеха любого программного обеспечения для отслеживания времени.

4. Используйте блокировку времени

Как лучший спортсмен отслеживает каждый параметр тела, чтобы улучшить производительность и достичь заранее поставленных целей; Точно так же организациям необходимо отслеживать свое время и временной блок, чтобы выполнить определенную задачу или группу задач. Это должно быть в реальном времени, основано на реальности, последовательно и автоматизировано, чтобы систематически измерять, как время блокируется, а затем используется различными людьми, командами, подразделениями и операционными подразделениями в бизнесе для достижения желаемых результатов.

Важно определить пробелы, которые необходимо исправить, чтобы повысить общую производительность предприятия, поскольку для его работы требуются объективные данные, которые доступны быстро и по запросу для принятия разумных решений — и все это может быть облегчено только с помощью надежной системы. система учета рабочего времени.

5. Имейте списки дел, чтобы держать все в порядке

В идеале, хорошая система отслеживания должна быть оснащена списком дел, который гарантирует, что список, используемый сотрудниками на переднем крае, совпадает с списком, который видит генеральный директор компании. Это обеспечивает огромную уверенность во всем предприятии в том, что данные, которые используются для принятия решений, непротиворечивы и точны и действуют как выравниватель.

Также желательно предоставить сотрудникам возможность гибко планировать свой рабочий день, если это позволяет характер их работы. Если они не работают над срочными транзакциями, выбор собственных часов работы и соответствующее планирование рабочих дней является выгодной возможностью.

Это считается полезным упражнением, поскольку оно позволяет выполнять от двух до четырех рабочих спринтов в течение 24 часов, чтобы соответствовать требованиям восьмичасового рабочего дня.

Эффективная система очень точно измеряет полученные результаты, независимо от того, что представляет собой процесс, и сотрудники не сомневаются в способностях или решениях своих лидеров. Эта гибкость обеспечивает гораздо большую мотивацию и лучшие результаты на всех уровнях предприятия. Это также очень сильное ценностное предложение относительно гибкости между работой и личной жизнью, которое предприятия могут затем предложить своим сотрудникам, гарантируя, что производительность не снизится в любое время.

6. Разбивайте большие задачи на более мелкие, более управляемые части

Предоставление пользователям собственных данных всегда помогает им лучше понять рабочие привычки, которые они привили, и может позволить им выполнять свой рабочий день, разбивая большие задачи на более мелкие части. Собранные данные должны использоваться для повышения осведомленности пользователей об их собственном стиле работы.

Подумайте о разделении задач в контексте другого инструмента отслеживания. Например, тот, который используется для физических упражнений, отслеживания колебаний веса или индивидуального приема пищи для достижения одной цели по снижению или набору веса.

Точно так же система измерения работы, которая разбивает задачи на почасовую и ежедневную основу, сможет легче достичь более крупного плана задач или долгосрочных целей. Истинное улучшение может произойти только тогда, когда каждый сотрудник от верхней до нижней ступени наделен знаниями и идеями для улучшения.

7. Избавьтесь от монотонных повторяющихся задач с помощью автоматизации

Сбор данных вручную — монотонная повторяющаяся задача. Предприятия, для которых данные составляют большую часть их функционирования, должны внутренне обеспечить полную автоматизацию процесса отслеживания рабочего времени с минимальным вмешательством со стороны конечного пользователя, чтобы обеспечить процесс в офисе, который приводит к устранению монотонных и повторяющихся задач. . Это подтверждает, что нет никаких проблем с неточностью и целостностью данных, которые в противном случае могут возникнуть при сборе данных вручную.

Во многих случаях большая часть данных собирается с помощью нескольких систем, которые затем агрегируются или нормализуются и впоследствии представляются. Важная информация теряется при переводе из-за невозможности автоматизированного сбора данных у их источника. Во многих случаях требуется ручной ввод данных, который не всегда надежен, поскольку люди работают в разных средах, таких как клиентские системы или машины, где сбор данных невозможен и невозможно определить правильные показатели производительности.

Надежная система отслеживания может позволить установить стратегическое направление преобразования путем создания автоматических ответов на следующие вопросы: какая часть предприятия нуждается в перестройке или реорганизации — это может быть реализовано путем простого перераспределения мощностей в соответствии с кривыми спроса и предложения; какая часть организации нуждается в реинжиниринге путем устранения спроса на определенный вид функций либо за счет внедрения более интеллектуальных технологий, либо за счет изменения некоторых предшествующих процессов.

Например: благодаря более качественной подаче данных в системы, необходимые для KYC, можно значительно сократить их количество, так как с помощью платформы на основе API это стало намного проще. И, наконец, какую часть организации необходимо автоматизировать? Это задачи или процессы, в которых вариация минимальна, а «коэффициент вариации» очень низок.

Ряд организаций с головой погружаются в автоматизацию, не понимая ее последствий или полного понимания того, что она делает с их операциями. Система отслеживания позволяет сформулировать более систематическое понимание и подход, обеспечивающий более продуманный подход к трансформации.

Система измерения времени позволяет всем членам команды быть подключенными, вовлеченными, видимыми и оптимизированными, чтобы обеспечить более разумное планирование типичного рабочего дня менеджером, вооруженным знаниями о том, сколько членов команды доступно для компетентного выполнения типичной рабочей нагрузки.

8. Используйте программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы оптимизировать процессы

Возможность принимать решения с помощью программного обеспечения для отслеживания становится основанной на фактах, а также обеспечивает хорошие исходные данные для более разумного управления на всех уровнях. Это приводит к волновому эффекту гармонии и улучшения: поскольку конечный пользователь понимает свой индивидуальный стиль работы и то, что нужно улучшить.

Менеджер понимает проблемы с навыками и способностями в команде и какие советы по исправлению ситуации или тренировке должны быть даны; директор или старший руководитель понимает использование и то, как рабочие нагрузки распределяются между несколькими командами, где требуется автоматизация, какие профили следует нанимать, на какую производительность влияет продолжительность пребывания в должности и какие другие факторы вступают в игру.

Бесшовная интеграция со всеми платформами и высокая надежность для сбора данных также имеют решающее значение. Когда пользователь не подключен к сети компании или имеет плохое соединение в автономном режиме, данные должны автоматически возвращаться на центральные серверы, когда становится доступным безопасное и высокоэффективное соединение. Это гарантирует отсутствие потери данных из-за плохого интернет-соединения.

Кроме того, на предприятии может существовать несколько ИТ-сред. Иногда пользователи работают на клиентских машинах, и используемые системы и сети могут быть очень сложными. Возможность беспрепятственно справляться с вариациями и перестановками глобально распределенного предприятия, а также работать на всех типах операционных платформ, таких как Linux, Mac и Windows, которые могут обеспечить целостное представление, имеет важное значение в системе учета рабочего времени. Крайне важно иметь всеобъемлющую систему и данные, которые она генерирует, чтобы конечные пользователи и руководство полностью доверяли ей.

Часто компании не проводят стресс-тестирование развернутой системы измерения, что приводит к потере доверия к системе, когда заинтересованные стороны видят, что собранные данные не отражают реальность на местах. Надежность данных и согласие всех заинтересованных сторон в том, что они отражают то, что происходит на местах, чрезвычайно важны.

Оптимальное использование систем измерения для разработки вознаграждений и обеспечение того, чтобы они были четко сформулированы в рамках систем компании, имеет первостепенное значение. Что позволяет эффективная система отслеживания, так это четко сегментировать производительность и поощрять правильное поведение.

Если время, потраченное на производственные системы, должно вознаграждаться определенным образом и иметь приоритет над количеством часов, проведенных в системе, это легко сделать с помощью хорошей системы отслеживания. То, как сотрудники оцениваются и вознаграждаются, помогает привести их в соответствие с более крупными целями предприятия.

Отслеживание времени также помогает понять динамику команды, позволяя сегментировать производительность по нескольким параметрам. Показатели всегда будут варьироваться в зависимости от стажа работы в компании, набора навыков, образования, менеджеров или местоположения сотрудника; но обширные данные, сгенерированные программным обеспечением для измерения времени, предоставят информацию, необходимую для выполнения операций с высокой производительностью и максимальной эффективностью.

Проблемы с программным обеспечением для учета рабочего времени возникают, когда жизненно важная информация, используемая руководителями групп и менеджерами для управления производительностью в форме поощрений или штрафов, не передается конечным пользователям. Это мешает командам, и они не могут исправляться и совершенствоваться. Для команд важно всегда быть в курсе того, как они работают и как они сравниваются с группой сверстников.

Таким образом, отслеживание того, как тратится время, может помочь предприятиям извлечь значительную пользу. Среднесуточное время продуктивной работы одного сотрудника составляет примерно 83 минуты. В течение обычной рабочей недели сотрудники тратят около 8 часов на нерабочие дела, в том числе на то, чтобы их прерывали другие, и проверяли свои телефоны на наличие уведомлений.

В США почасовая оплата составляет около 25 долларов. Объединение этих двух источников позволяет нам прийти к выводу, что компания потенциально теряет примерно 10 000 долларов США на одного сотрудника в год, что представляет собой дырявый финансовый кран, который просто не закрывается.

Вывод

Поскольку сценарии будущего для работы продолжают развиваться, многие гибридные схемы работы будут продолжать видоизменяться и развиваться. Поскольку люди продолжают работать в более гибких и распределенных схемах, наличие автоматизированной системы измерения станет очень важным компонентом технологического стека бизнеса. Только так предприятия смогут оставаться актуальными, готовыми к будущему и работать на пиковых уровнях в этом VUCA (изменчивом, неопределенном, хаотичном, неоднозначном) мире, в котором мы живем.