8 sfaturi de urmărire a timpului pentru a vă face viața mai ușoară

Urmărirea timpului este esențială pentru succesul afacerii și al angajaților, deoarece ajută la eliminarea sarcinilor monotone și a timpului pierdut.

Importanța urmăririi timpului este esențială pentru angajați și prin asociere pentru ca afacerea să reușească, deoarece ajută la eliminarea sarcinilor monotone pentru a se asigura că se obține extragerea optimă a rezultatelor dintr-o zi de lucru tipică. Aflați cum aceste opt sfaturi de urmărire a timpului vă pot ajuta să vă faceți viața mult mai ușoară.

De ce este importantă urmărirea timpului

Timpul este o monedă care trebuie cheltuită cu înțelepciune. Astfel, urmărirea timpului intră în joc într-un mod semnificativ în contextul profesional și într-un cadru corporativ al unei întreprinderi mari, deoarece un software puternic de urmărire a timpului, iar rezultatele pe care le generează pot avea un impact profund asupra indivizilor și organizației.

În prezent, o problemă complexă legată de timp cu care se confruntă întreprinderile rămâne, de asemenea, una dintre cele mai mari probleme de amploare nerezolvate și derutante - este vorba despre înțelegerea cât de eficient echipele își petrec timpul profesional pentru care sunt plătite cu un salariu.

Aceasta este o întrebare atotcuprinzătoare la care managerii se gândesc: angajații își petrec timpul pe sarcini care sunt importante pentru afacere și pentru propria lor dezvoltare profesională?

Pentru persoanele care efectuează lucrări tradiționale în fabrici și folosesc mașini, acest lucru a fost abordat în mare măsură prin construirea unui cadru care se bazează pe studii extinse în timp și mișcare; care este construirea de lucrări repetabile și structurate în care rezultatele pot fi identificate și măsurate în mod clar.

Cu toate acestea, aceasta rămâne încă o provocare exigentă pentru organizațiile new-age, unde oamenii își petrec cea mai mare parte a timpului pe desktop-uri și laptop-uri. Acest lucru face foarte dificil să se calculeze timpul și efortul într-un mod sistematic și automatizat, deoarece lipsa de informații duce la luarea deciziilor slabe și continuă să existe o ineficiență inerentă.

Sfaturi de urmărire a timpului pe care ar trebui să le amintiți

Să trecem peste câteva sfaturi de bază care vă pot ajuta cu urmărirea timpului pentru a vă ușura viața.

1. Înțelegeți de ce este important să urmăriți timpul

Întrebările care deranjează adesea marile întreprinderi se bazează adesea pe următoarele: Timpul petrecut în fața mașinilor se traduce într-adevăr în rezultatele așteptate de afaceri? De ce variază performanța echipei și există o modalitate menținabilă de a reduce variațiile de performanță?

Cum se abordează capacitatea latentă într-o organizație, astfel încât aceasta să devină mai productivă? Care este modalitatea de a echilibra încărcarea mai eficient între echipe, astfel încât colaborarea să poată fi fără întreruperi? De ce fluctuează durata de timp petrecută unei singure sarcini de către doi angajați separați? Cum să oferim o distribuție mai echitabilă a muncii între echipe pentru a permite o colaborare mai inteligentă? Cum să recompensezi membrii echipei pe baza unor rezultate obiective și transparente? Cum se măsoară și se calculează performanța fără părtinire sau intervenție umană? Care activitate de transformare merită cea mai mare investiție pentru a garanta un ROI durabil?

Răspunsul la toate întrebările de mai sus constă în implementarea unui software de urmărire a timpului care să poată aborda toate acestea și multe altele. Prin urmare, este important să urmăriți întotdeauna timpul într-o întreprindere.

2. Creați un cadru de urmărire a timpului

Multe întreprinderi moderne se confruntă cu o problemă fundamentală de a nu putea implementa și crea un sistem automatizat și sofisticat adecvat, care poate oferi informații mai profunde pentru a crește și a opera afaceri mai eficient. Întreprinderile trebuie să înțeleagă mai bine cum este petrecut timpul, iar acest lucru poate fi realizat doar prin alegerea unui software de urmărire a timpului care bifează toate căsuțele, deoarece aceste informații le pot permite să își gestioneze operațiunile într-un mod mai eficient.

3. Urmăriți doar lucrurile importante

Urmărirea punctelor esențiale și aderarea la ele în cel mai strict mod posibil este singura modalitate prin care un software de urmărire a timpului poate fi un succes. De asemenea, se prevede ca toate funcțiile să fie clare și transparente – deoarece implementarea și poziționarea utilizării unui software sunt de cea mai mare importanță.

Acest lucru este mai critic decât caracteristicile și funcționalitățile largi care există în software. Multe întreprinderi nu dezvăluie angajaților că o tehnologie ca aceasta este implementată sau o fac în mod conștient în mod ascuns sau silențios. Această abordare este adesea interpretată greșit ca software de vizionare sau spionaj al Big Brother. În cele din urmă, acest lucru poate duce la ravagii în organizație și poate crea o cultură foarte toxică a neîncrederii și declanșează un ciclu în care trebuie să acopere întotdeauna acțiunile și reacțiile. Creativitatea este înăbușită, iar angajații tind să devină foarte aversi față de riscuri.

Soluția la aceasta este să vă asigurați că toată lumea este pe deplin conștientă de faptul că timpul lor profesional va fi urmărit cu evidențierea sarcinilor importante pentru a se asigura că înțeleg mai bine cum să-și petreacă ziua de lucru.

De asemenea, angajații ar trebui să fie pregătiți să se aștepte la o imagine de ansamblu asupra modului în care se compară cu colegii lor și a performanței așteptate de la ei. Această conștientizare de sine aduce întotdeauna o îmbunătățire sporită. A face utilizatorii conștienți de motivul pentru care este implementată o anumită acțiune și a le oferi controlul este esențial pentru ca software-ul de urmărire a timpului să aibă succes.

4. Utilizați blocarea timpului

Ca un atlet de top urmărește fiecare parametru al corpului pentru a îmbunătăți performanța și a atinge obiectivele prestabilite; în mod similar, organizațiile trebuie să folosească urmărirea timpului și a blocului de timp, astfel încât să fie îndeplinite un anumit sau un grup de sarcini. Acest lucru ar trebui să fie în timp real, bazat pe realitate, consecvent și automatizat pentru a măsura în mod sistematic modul în care timpul este blocat și apoi utilizat de către diferite persoane, echipe, divizii și unități operaționale dintr-o afacere pentru a oferi rezultatele dorite.

Este important să se identifice lacunele care trebuie îmbunătățite pentru a crește performanța generală a unei întreprinderi, deoarece rularea acesteia necesită date obiective, care sunt disponibile rapid și la cerere pentru a lua decizii inteligente - și toate acestea pot fi facilitate doar printr-un sistem robust. sistem de urmărire a timpului.

5. Aveți liste de lucruri de făcut pentru a menține totul pe drumul cel bun

În mod ideal, un sistem bun de urmărire ar trebui să fie înarmat cu o listă de activități care să asigure că lista folosită de asociații din prima linie este aceeași pe care o vede CEO-ul afacerii. Acest lucru asigură o încredere imensă în întreaga întreprindere că datele care sunt utilizate pentru a lua decizii sunt consecvente și precise și acționează ca un nivelator.

De asemenea, este recomandabil să oferiți flexibilitate angajaților pentru a-și proiecta propria zi de lucru dacă natura locului de muncă le permite. Dacă nu lucrează la tranzacții sensibile la timp, alegerea propriilor ore de lucru și proiectarea zilelor de lucru în consecință este o posibilitate avantajoasă.

Acesta este văzut ca un exercițiu benefic, deoarece permite două până la patru sprinturi de lucru într-o fereastră de 24 de ore pentru a îndeplini cerințele pentru o zi de lucru de opt ore.

Un sistem eficient măsoară foarte precis rezultatele obținute, nu care este procesul, iar angajații nu pun la îndoială capacitatea sau deciziile liderilor lor. Această flexibilitate generează o motivație mult mai mare și rezultate mai bune la toate nivelurile unei întreprinderi. Este, de asemenea, o propunere de valoare foarte puternică în ceea ce privește flexibilitatea muncii-viață pe care întreprinderile o pot oferi apoi angajaților săi, asigurându-se în același timp că nu există nicio scădere a productivității în orice moment.

6. Împărțiți sarcinile mari în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat

Împuternicirea utilizatorilor cu propriile lor date îi ajută întotdeauna să înțeleagă mai bine obiceiurile de lucru pe care le-au inculcat și le poate permite să treacă până la zi de lucru, împărțind sarcinile mari în fragmente mai mici. Datele care sunt colectate trebuie folosite pentru a spori gradul de conștientizare a utilizatorilor pentru propriul stil de lucru.

Gândiți-vă la împărțirea sarcinilor în contextul unui alt instrument de urmărire. De exemplu, cel care este utilizat pentru exerciții fizice, urmărirea fluctuațiilor în greutate sau aportul de alimente în mod individual pentru a atinge un obiectiv de pierdere sau creștere în greutate.

În mod similar, un sistem de măsurare a muncii care împarte sarcinile pe oră și zilnic va fi capabil să realizeze o schiță mai mare a sarcinii sau obiective pe termen lung într-un mod mai ușor. Îmbunătățirea adevărată se poate produce numai atunci când fiecare angajat, de la treapta de sus până la cea de jos, este împuternicit cu conștientizarea și cunoștințele necesare pentru a se îmbunătăți.

7. Eliminați sarcinile monotone, repetitive cu automatizare

Colectarea manuală a datelor este o sarcină monotonă, repetitivă. Întreprinderile pentru care datele reprezintă o mare parte a funcționării lor, trebuie să se asigure pe plan intern că procesul de urmărire a timpului este complet automatizat cu o intervenție minimă din partea utilizatorului final pentru a realiza un proces în birou care să conducă la eliminarea sarcinilor monotone și repetitive. . Acest lucru asigură că nu există nicio posibilitate pentru probleme de inexactitate și integritate a datelor care pot apărea altfel atunci când datele sunt colectate manual.

În multe cazuri, majoritatea datelor sunt colectate prin mai multe sisteme, care sunt apoi agregate sau normalizate și ulterior prezentate. Informațiile vitale se pierd în traducere din cauza incapacității de a colecta date într-un mod automat la sursă. În multe ocazii, sunt necesare intrări manuale care nu sunt întotdeauna fiabile, deoarece oamenii lucrează în medii diferite, cum ar fi sisteme sau mașini la nivelul clientului, unde colectarea datelor nu este posibilă și indicatorii de performanță potriviți nu pot fi identificați.

Un sistem robust de urmărire poate permite stabilirea unei direcții strategice pentru transformare prin crearea de răspunsuri automate la următoarele: ce parte a întreprinderii trebuie realinietă sau reorganizată - acest lucru poate fi realizat prin simpla realocare a capacității pentru a se potrivi cu curbele cererii și ofertei; care parte a organizației trebuie reproiectată prin eliminarea cererii pentru un anumit tip de funcție, fie prin implementarea unei tehnologii mai inteligente, fie prin modificarea unor procese din amonte.

De exemplu: prin fluxuri mai bune în sistemele de care au nevoie pentru KYC pot fi reduse semnificativ, așa cum se întâmplă cu un cadru condus de API, acest lucru a devenit mult mai simplu. Și, în sfârșit, ce parte a organizației trebuie să fie automatizată? Acestea sunt sarcini sau procese în care variația este minimă și „coeficientul de variație” foarte scăzut.

Un număr de organizații se scufundă cu capul înainte în automatizare fără să înțeleagă ramificațiile acesteia sau să înțeleagă pe deplin ceea ce face aceasta cu operațiunile lor. Un sistem de urmărire permite formularea unei înțelegeri mai sistematice și a unei abordări care să permită o abordare mai atentă a transformării.

Un sistem de măsurare a timpului permite tuturor membrilor echipei să fie conectați, implicați, vizibili și optimizați pentru a permite o planificare mai inteligentă a unei zile de lucru tipice de către un manager înarmat cu cunoștințele de a ști câți membri ai echipei sunt disponibili pentru a trece cu competență printr-o sarcină de lucru tipică.

8. Utilizați software de urmărire a timpului pentru a eficientiza procesele

Abilitatea de a lua decizii folosind software-ul de urmărire devine bazată pe fapte și oferă, de asemenea, intrări bune pentru un management mai inteligent la toate nivelurile. Acest lucru duce la un efect de armonie și îmbunătățire: deoarece utilizatorul final își înțelege propriul stil de lucru individual și ceea ce trebuie îmbunătățit.

Un manager înțelege problemele de abilități și abilități din cadrul echipei și ce fel de sfaturi de remediere sau de coaching trebuie oferite; directorul sau liderul senior înțelege utilizarea și modul în care sarcinile de lucru sunt distribuite în mai multe echipe, unde este necesară automatizarea, ce fel de profiluri ar trebui angajate, ce performanță este afectată de durata mandatului și ce alți factori intră în joc.

Integrarea perfectă în toate platformele și robustețea de a colecta date sunt, de asemenea, cruciale. Atunci când un utilizator nu este conectat la rețeaua companiei sau are o conexiune slabă în modul offline, datele trebuie să fie automat trimise înapoi la serverele centrale atunci când devine disponibilă o conexiune sigură și funcțională. Acest lucru asigură că nu există nicio pierdere de date din cauza conexiunii proaste la internet.

De asemenea, în cadrul unei întreprinderi, pot exista mai multe medii IT. Uneori, utilizatorii lucrează pe mașini client și poate exista multă complexitate în sistemele și rețelele utilizate. Pentru a putea face față perfect variațiilor și permutărilor unei întreprinderi distribuite la nivel global, precum și a lucra pe toate tipurile de platforme de operare, cum ar fi Linux, Mac și Windows, care pot oferi o viziune holistică, este esențial într-un sistem de urmărire a timpului. Este imperativ să existe un sistem atotcuprinzător și datele pe care le generează, astfel încât utilizatorii finali și conducerea să aibă deplină încredere în el.

Adesea, companiile nu testează sistemul de măsurare care a fost implementat, ceea ce duce la o pierdere a încrederii în sistem atunci când părțile interesate văd că datele colectate nu reflectă realitatea de pe teren. Fiabilitatea datelor și acordul tuturor părților interesate că reflectă ceea ce se întâmplă pe teren sunt extrem de importante.

Utilizarea sistemelor de măsurare în mod optim pentru a proiecta recompense și asigurarea faptului că acestea sunt bine articulate în sistemele companiei este de o importanță primordială. Ceea ce permite un sistem de urmărire eficient este să segmenteze brusc performanța și să recompenseze tipul potrivit de comportamente.

Dacă timpul petrecut pe sistemele de producție trebuie să fie recompensat într-un anumit mod și prioritizat doar în raport cu numărul de ore de autentificare, este ușor de realizat cu un sistem de urmărire bun. Modul în care angajații sunt măsurați și recompensați îi ajută să se alinieze la obiectivele mai mari ale unei întreprinderi.

Urmărirea timpului ajută, de asemenea, la înțelegerea dinamicii unei echipe, putând în același timp să segmenteze performanța pe mai multe dimensiuni. Performanțele vor avea întotdeauna tendința de a varia în funcție de mandatul într-o companie, setul de aptitudini, educația, managerii sau locația unui angajat; dar datele bogate generate de un software de măsurare a timpului vor oferi informații care sunt necesare pentru a desfășura operațiuni la o capacitate mare și eficiență maximă.

Problemele în software-ul de urmărire a timpului apar atunci când informațiile vitale utilizate de liderii de echipă și managerii pentru managementul performanței, care sunt fie sub formă de recompense sau penalități, nu sunt împărtășite cu utilizatorii finali. Acest lucru handicapează echipele și nu se pot auto-corecta și îmbunătăți. Este important ca echipele să fie conștiente în orice moment despre performanța lor și cum se compară cu grupul lor de colegi.

Prin urmare, urmărirea modului în care este petrecut timpul poate ajuta întreprinderile să deblocheze o valoare semnificativă. Timpul mediu zilnic pentru productivitatea unui angajat este de aproximativ 83 de minute. În timpul unei săptămâni de lucru obișnuite, angajații petrec aproximativ 8 ore în activități non-muncă, care includ să fie întrerupți de alții și să-și verifice telefoanele pentru notificări.

În SUA, salariul pe oră este de aproximativ 25 de dolari. Aceste două surse combinate ne permit să fim de acord că o companie poate pierde aproximativ 10.000 USD per angajat, pe an, ceea ce este un robinet financiar care nu se oprește pur și simplu.

Concluzie

Pe măsură ce scenariile de viitor pentru muncă continuă să evolueze, multe aranjamente de lucru hibride vor continua să evolueze și să se dezvolte. Pe măsură ce oamenii continuă să lucreze în aranjamente mai flexibile și mai distribuite, a avea un sistem de măsurare automatizat va deveni o componentă foarte critică a stivei de tehnologie a unei afaceri. Acesta este singurul mod în care întreprinderile vor putea să rămână relevante, pregătite pentru viitor și să opereze la niveluri de vârf în această lume VUCA (volatilă, incertă, haotică, ambiguă) în care trăim.