8 conseils de suivi du temps pour vous faciliter la vie

Le suivi du temps est essentiel au succès de l'entreprise et des employés, car il aide à éliminer les tâches monotones et les pertes de temps.

L'importance du suivi du temps est essentielle pour les employés et par association pour la réussite de l'entreprise, car elle aide à éliminer les tâches monotones pour garantir l'extraction optimale des résultats d'une journée de travail typique. Découvrez comment ces huit conseils de suivi du temps peuvent vous faciliter la vie.

Pourquoi le suivi du temps est important

Le temps est une monnaie qui doit être dépensée à bon escient. Ainsi, le suivi du temps entre en jeu de manière importante dans le contexte professionnel et dans le cadre corporatif d'une grande entreprise en tant que puissant logiciel de suivi du temps et les résultats qu'il génère peuvent avoir un impact profond sur les individus et l'organisation.

Actuellement, un problème complexe lié au temps auquel les entreprises sont confrontées reste également l'un des plus grands problèmes d'échelle non résolus et déroutants - il s'agit de comprendre avec quelle efficacité les équipes passent leur temps professionnel pour lequel elles reçoivent un salaire.

C'est une question globale à laquelle se posent les managers : les salariés consacrent-ils leur temps à des tâches importantes pour l'entreprise et leur propre développement professionnel ?

Pour les personnes qui effectuent un travail traditionnel dans les usines et utilisent des machines, cela a été largement résolu en construisant un cadre qui s'appuie sur des études approfondies du temps et du mouvement ; qui construit un travail reproductible et structuré où les résultats peuvent être clairement identifiés et mesurés.

Cependant, cela reste un défi de taille pour les organisations de la nouvelle ère, où les gens passent la plupart de leur temps sur des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables. Cela rend très difficile le calcul du temps et des efforts de manière systématique et automatisée, car le manque d'informations conduit à une mauvaise prise de décision et une inefficacité inhérente continue d'exister.

Conseils de suivi du temps à retenir

Passons en revue quelques conseils de base qui peuvent vous aider avec le suivi du temps pour vous faciliter la vie.

1. Comprendre pourquoi il est important de suivre le temps

Les questions qui préoccupent souvent les grandes entreprises sont souvent les suivantes : le temps passé devant les machines se traduit-il réellement par les résultats commerciaux attendus ? Pourquoi les performances des équipes varient-elles et existe-t-il un moyen durable de réduire les variations de performances ?

Comment aborder la capacité latente d'une organisation afin qu'elle devienne plus productive ? Comment équilibrer la charge plus efficacement entre les équipes afin que la collaboration soit transparente ? Pourquoi le temps passé sur une tâche par deux employés distincts fluctue-t-il ? Comment assurer une répartition plus équitable du travail entre les équipes pour permettre une collaboration plus intelligente ? Comment récompenser les membres de l'équipe en fonction de résultats objectifs et transparents ? Comment mesurer et calculer les performances sans biais ni intervention humaine ? Quelle activité de transformation mérite le plus d'investissement pour garantir un retour sur investissement durable ?

La réponse à toutes les questions ci-dessus réside dans la mise en œuvre d'un logiciel de suivi du temps capable de répondre à toutes ces questions et bien plus encore. Ainsi, il est important de toujours suivre le temps dans une entreprise.

2. Créer un cadre de suivi du temps

De nombreuses entreprises modernes sont confrontées au problème fondamental de ne pas pouvoir déployer et créer un système automatisé et sophistiqué approprié qui peut fournir des informations plus approfondies pour développer et exploiter les entreprises plus efficacement. Les entreprises doivent mieux comprendre comment le temps est dépensé, et cela ne peut être réalisé qu'en choisissant un logiciel de suivi du temps qui coche toutes les cases, car ces informations peuvent leur permettre de gérer leurs opérations de manière plus efficace.

3. Ne suivez que les choses importantes

Suivre les points essentiels et les respecter de la manière la plus stricte possible est la seule façon dont un logiciel de suivi du temps peut être un succès. Il est également stipulé de garder toutes les fonctions claires et transparentes - car le déploiement et le positionnement de l'utilisation d'un logiciel sont de la plus haute importance.

Ceci est plus critique que les caractéristiques et fonctionnalités générales qui existent dans le logiciel. De nombreuses entreprises ne divulguent pas aux employés qu'une technologie comme celle-ci est déployée ou le font consciemment en mode furtif ou silencieux. Cette approche est souvent interprétée à tort comme un logiciel de surveillance ou d'espionnage de Big Brother. En fin de compte, cela peut entraîner des ravages dans l'organisation et créer une culture de méfiance très toxique et déclencher un cycle où il faut toujours couvrir les actions et les réactions. La créativité est étouffée et les employés ont tendance à devenir très peu enclins à prendre des risques.

La solution à cela est de s'assurer que chacun est pleinement conscient du fait que son temps professionnel sera suivi avec une mise en évidence des tâches importantes pour s'assurer qu'il comprend mieux comment passer la journée de travail.

Les employés doivent également être préparés à s'attendre à un aperçu de la façon dont ils se comparent à leurs pairs et aux performances attendues d'eux. Cette conscience de soi entraîne toujours une amélioration accrue. Informer les utilisateurs de la raison pour laquelle une certaine action est mise en œuvre et leur donner le contrôle est essentiel pour que tout logiciel de suivi du temps réussisse.

4. Utilisez le blocage du temps

Comme un athlète de haut niveau suit chaque paramètre corporel pour améliorer les performances et atteindre les objectifs prédéfinis ; de même, les organisations doivent suivre leur temps et leur bloc de temps afin qu'une tâche spécifique ou un groupe de tâches soit accompli. Cela devrait être en temps réel, ancré dans la réalité, cohérent et automatisé pour mesurer systématiquement la façon dont le temps est bloqué puis utilisé par diverses personnes, équipes, divisions et unités opérationnelles d'une entreprise pour obtenir les résultats souhaités.

Il est important d'identifier les lacunes qui doivent être améliorées pour augmenter la performance globale d'une entreprise car son fonctionnement nécessite des données objectives qui sont disponibles rapidement et à la demande pour prendre des décisions intelligentes - et tout cela ne peut être facilité que par une solide système de suivi du temps.

5. Ayez des listes de choses à faire pour tout garder sur la bonne voie

Idéalement, un bon système de suivi devrait être armé d'une liste de tâches qui garantit que la liste utilisée par les associés de première ligne est la même que celle que voit le PDG de l'entreprise. Cela garantit une immense confiance dans toute l'entreprise que les données utilisées pour prendre les décisions sont cohérentes et précises et agissent comme un niveleur.

Il est également conseillé de donner aux employés la possibilité de concevoir leur propre journée de travail si la nature de leur travail le permet. S'ils ne travaillent pas sur des transactions urgentes, choisir ses propres heures de travail et concevoir ses journées de travail en conséquence est une possibilité avantageuse.

Ceci est considéré comme un exercice bénéfique car il permet à deux à quatre sprints de travail dans une fenêtre de 24 heures de répondre aux exigences d'une journée de travail de huit heures.

Un système efficace mesure très précisément les résultats obtenus, quel que soit le processus, et les employés ne remettent pas en question la capacité ou les décisions de leurs dirigeants. Cette flexibilité entraîne une motivation beaucoup plus grande et de meilleurs résultats à tous les niveaux d'une entreprise. C'est aussi une proposition de valeur très forte autour de la flexibilité travail-vie personnelle que les entreprises peuvent ensuite offrir à leurs employés tout en s'assurant qu'il n'y a pas de baisse de productivité à tout moment.

6. Divisez les grandes tâches en éléments plus petits et plus faciles à gérer

Autonomiser les utilisateurs avec leurs propres données les aide toujours à mieux comprendre les habitudes de travail qu'ils ont inculquées et peut leur permettre de mener à bien leur journée de travail en divisant les tâches volumineuses en tâches plus petites. Les données collectées doivent être utilisées pour sensibiliser les utilisateurs à leur propre style de travail.

Pensez à décomposer les tâches dans le cadre d'un autre outil de suivi. Par exemple, celui qui est utilisé pour faire de l'exercice, suivre les fluctuations de poids ou l'apport alimentaire individuellement pour atteindre un objectif de perte ou de gain de poids.

De même, un système de mesure du travail qui décompose les tâches sur une base horaire et quotidienne permettra d'atteindre plus facilement un plan de tâche plus large ou des objectifs à long terme. Une véritable amélioration ne peut se produire que lorsque chaque employé, du haut vers le bas, est doté de la conscience et des connaissances nécessaires pour s'améliorer.

7. Éliminez les tâches monotones et répétitives grâce à l'automatisation

La collecte manuelle de données est une tâche monotone et répétitive. Les entreprises pour lesquelles les données constituent une grande partie de leur fonctionnement doivent s'assurer en interne que le processus de suivi du temps est entièrement automatisé avec une intervention minimale de l'utilisateur final pour parvenir à un processus au bureau qui conduit à l'élimination des tâches monotones et répétitives. . Cela garantit qu'il n'y a pas de place pour les problèmes d'inexactitude et d'intégrité des données qui pourraient autrement se produire lorsque les données sont collectées manuellement.

Dans de nombreux cas, la majorité des données sont collectées via plusieurs systèmes, qui sont ensuite agrégées ou normalisées, puis présentées. Des informations vitales se perdent dans la traduction en raison de l'impossibilité de collecter des données de manière automatisée à leur source. À de nombreuses occasions, des entrées manuelles qui ne sont pas toujours fiables sont nécessaires car les personnes travaillent dans différents environnements tels que des systèmes ou des machines côté client, où la collecte de données n'est pas possible et les bons indicateurs de performance ne peuvent pas être identifiés.

Un système de suivi robuste peut permettre de définir une orientation stratégique pour la transformation en créant des réponses automatisées aux éléments suivants : quelle partie de l'entreprise doit être réalignée ou réorganisée ; cela peut être réalisé en réaffectant simplement la capacité pour correspondre aux courbes de l'offre et de la demande ; quelle partie de l'organisation doit être repensée en éliminant la demande pour un type de fonction spécifique en mettant en œuvre une technologie plus intelligente ou en modifiant certains processus en amont.

Par exemple : grâce à de meilleurs flux dans les systèmes dont ils ont besoin pour le KYC, cela peut être considérablement réduit, car avec un cadre piloté par API, cela est devenu beaucoup plus simple. Et enfin, quelle partie de l'organisation doit être automatisée ? Ce sont des tâches ou des processus où la variation est minime et le "coefficient de variation" très faible.

Un certain nombre d'organisations plongent tête baissée dans l'automatisation sans comprendre ses ramifications ni comprendre pleinement ce qu'elle fait à leurs opérations. Un système de suivi permet la formulation d'une compréhension et d'une approche plus systématiques qui permettent une approche plus réfléchie de la transformation.

Un système de mesure du temps permet à tous les membres de l'équipe d'être connectés, engagés, visibles et optimisés pour permettre une planification plus intelligente d'une journée de travail typique par un gestionnaire armé de la connaissance de savoir combien de membres de l'équipe sont disponibles pour s'acquitter avec compétence d'une charge de travail typique.

8. Utilisez un logiciel de suivi du temps pour rationaliser les processus

La capacité à prendre des décisions à l'aide d'un logiciel de suivi devient factuelle et fournit également de bonnes informations pour une gestion plus intelligente à tous les niveaux. Cela conduit à un effet d'entraînement d'harmonie et d'amélioration : à mesure que l'utilisateur final comprend son propre style de travail individuel et ce qui doit être amélioré.

Un manager comprend les problèmes de compétence et de capacité au sein de l'équipe et quel type de conseil de redressement ou de coaching doit être donné ; le directeur ou le cadre supérieur saisit l'utilisation et la manière dont les charges de travail sont réparties entre plusieurs équipes, où l'automatisation est requise, quel type de profils doivent être embauchés, quelles performances sont affectées en raison de la durée du mandat et quels autres facteurs entrent en jeu.

Une intégration transparente dans toutes les plates-formes et une robustesse à toute épreuve pour collecter des données sont également cruciales. Lorsqu'un utilisateur n'est pas connecté au réseau de l'entreprise ou a une mauvaise connexion en mode hors ligne, les données doivent être automatiquement renvoyées vers les serveurs centraux lorsqu'une connexion sécurisée et hautement fonctionnelle devient disponible. Cela garantit qu'il n'y a pas de perte de données en raison d'une mauvaise connexion Internet.

De plus, au sein d'une entreprise, plusieurs environnements informatiques peuvent exister. Parfois, les utilisateurs travaillent sur des machines clientes et il peut y avoir beaucoup de complexité dans les systèmes et les réseaux utilisés. Être en mesure de gérer de manière transparente les variations et les permutations d'une entreprise distribuée à l'échelle mondiale ainsi que de travailler sur tous les types de plates-formes d'exploitation comme Linux, Mac et Windows qui peuvent fournir une vue holistique est essentiel dans un système de suivi du temps. Il est impératif de disposer d'un système global et des données qu'il génère afin que les utilisateurs finaux et les dirigeants aient pleinement confiance en lui.

Souvent, les entreprises ne soumettent pas à des tests de résistance le système de mesure qui a été déployé, ce qui entraîne une perte de confiance dans le système lorsque les parties prenantes constatent que les données collectées ne reflètent pas la réalité sur le terrain. La fiabilité des données et l'accord de toutes les parties prenantes sur le fait qu'elles reflètent ce qui se passe sur le terrain sont extrêmement importants.

Utiliser de manière optimale les systèmes de mesure pour concevoir les récompenses et s'assurer qu'elles sont bien articulées au sein des systèmes de l'entreprise est d'une importance primordiale. Ce qu'un système de suivi efficace permet, c'est de segmenter nettement les performances et de récompenser le bon type de comportement.

Si le temps passé sur les systèmes de production doit être récompensé d'une certaine manière et prioritaire sur le nombre d'heures de connexion, c'est facilement faisable avec un bon système de suivi en place. La façon dont les employés sont mesurés et récompensés aide à les aligner sur les objectifs plus larges d'une entreprise.

Le suivi du temps aide également à comprendre la dynamique d'une équipe, tout en étant capable de segmenter les performances sur plusieurs dimensions. Les performances auront toujours tendance à varier en fonction de l'ancienneté dans une entreprise, des compétences, de l'éducation, des managers ou de l'emplacement d'un employé ; mais les données riches générées par un logiciel de mesure du temps fourniront les informations nécessaires pour exécuter les opérations avec une capacité élevée et une efficacité maximale.

Les problèmes des logiciels de suivi du temps surviennent lorsque des informations vitales utilisées par les chefs d'équipe et les managers pour la gestion des performances, sous forme de récompenses ou de pénalités, ne sont pas partagées avec les utilisateurs finaux. Cela handicape les équipes et elles sont incapables de se corriger et de s'améliorer. Il est important que les équipes soient conscientes à tout moment de leurs performances et de leur comparaison avec leur groupe de pairs.

Par conséquent, le suivi du temps passé peut aider les entreprises à dégager une valeur significative. Le temps moyen quotidien de productivité d'un employé est d'environ 83 minutes. Au cours d'une semaine de travail typique, les employés passent environ 8 heures dans des activités non professionnelles, notamment être interrompus par d'autres et vérifier leurs téléphones pour les notifications.

Aux États-Unis, le salaire horaire est d'environ 25 $. Ces deux sources combinées nous permettent de convenir qu'une entreprise perd potentiellement environ 10 000 $ par employé et par an, ce qui est un robinet financier qui fuit et qui ne se ferme tout simplement pas.

Conclusion

Alors que les scénarios de l'avenir du travail continuent d'évoluer, de nombreux régimes de travail hybrides continueront de muter et de se développer. Alors que les gens continuent de travailler dans des arrangements plus flexibles et distribués, disposer d'un système de mesure automatisé deviendra un élément très critique de la pile technologique d'une entreprise. C'est la seule façon pour les entreprises de rester pertinentes, prêtes pour l'avenir et de fonctionner à des niveaux de pointe dans ce monde VUCA (volatile, incertain, chaotique, ambigu) dans lequel nous vivons.