8 نصائح لتتبع الوقت لجعل حياتك أسهل

يعد تتبع الوقت أمرًا ضروريًا لنجاح الأعمال والموظفين لأنه يساعد في التخلص من المهام الرتيبة وإضاعة الوقت الضائع.

تعد أهمية تتبع الوقت أمرًا ضروريًا للموظفين ومن خلال الارتباط لنجاح الأعمال ، حيث إنها تساعد في التخلص من المهام الرتيبة لضمان تحقيق الاستخراج الأمثل للنتائج من يوم عمل نموذجي. تعرف على كيف يمكن لنصائح تتبع الوقت الثمانية هذه أن تساعد في جعل حياتك أسهل بشكل كبير.

لماذا يعد تتبع الوقت مهمًا

الوقت عملة يجب إنفاقها بحكمة. وبالتالي ، فإن تتبع الوقت يلعب دورًا كبيرًا في السياق المهني وفي إعداد شركة لمؤسسة كبيرة كبرنامج قوي لتتبع الوقت ويمكن أن يكون للنتائج التي يولدها تأثير عميق على الأفراد والمؤسسة.

في الوقت الحالي ، تظل المشكلة المعقدة المتعلقة بالوقت والتي تواجهها المؤسسات أيضًا واحدة من أكبر مشكلات الحجم المحيرة التي لم يتم حلها - إنها تتعلق بفهم مدى فعالية الفرق في قضاء وقتهم المهني الذي يتقاضون فيه رواتبهم.

هذا سؤال شامل يفكر فيه المديرون: هل يقضي الموظفون وقتهم في مهام مهمة للأعمال ولتطويرهم المهني؟

بالنسبة للأشخاص الذين يقومون بأعمال تقليدية في المصانع ويستخدمون الآلات ، فقد تمت معالجة ذلك إلى حد كبير من خلال بناء إطار يعتمد على دراسات واسعة النطاق للحركة الزمنية ؛ وهو بناء عمل قابل للتكرار ومنظم حيث يمكن تحديد المخرجات وقياسها بوضوح.

ومع ذلك ، لا يزال هذا يمثل تحديًا كبيرًا للمؤسسات الحديثة العهد ، حيث يقضي الأشخاص معظم وقتهم على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة. هذا يجعل من الصعب للغاية حساب الوقت والجهد بطريقة منهجية وآلية ، لأن نقص المعلومات يؤدي إلى اتخاذ قرارات رديئة واستمرار وجود عدم كفاءة متأصل.

نصائح لتتبع الوقت يجب أن تتذكرها

لنستعرض بعض النصائح الأساسية التي يمكن أن تساعدك في تتبع الوقت لجعل حياتك أسهل.

1. افهم سبب أهمية تتبع الوقت

غالبًا ما تتوقف الأسئلة التي تزعج المؤسسات الكبيرة غالبًا على ما يلي: هل الوقت الذي يقضيه الوقت أمام الآلات يترجم بالفعل إلى نتائج أعمال متوقعة؟ لماذا يختلف أداء الفريق وهل هناك طريقة يمكن صيانتها لتقليل الاختلافات في الأداء؟

كيف يعالج المرء القدرة الكامنة في المنظمة بحيث تصبح أكثر إنتاجية؟ ما هي طريقة موازنة التحميل بشكل أكثر فاعلية عبر الفرق حتى يكون التعاون سلسًا؟ لماذا تتقلب المدة الزمنية التي يقضيها موظفان منفصلان في مهمة واحدة؟ كيف يمكن توفير توزيع عمل أكثر إنصافًا عبر الفرق لتمكين تعاون أكثر ذكاءً؟ كيف تكافئ أعضاء الفريق على أساس نتائج موضوعية وشفافة؟ كيف يقيس المرء ويحسب الأداء دون تحيز أو تدخل بشري؟ ما هو النشاط التحويلي الذي يستحق أعلى استثمار لضمان عائد استثمار مستدام؟

تكمن الإجابة على جميع الأسئلة أعلاه في تنفيذ برنامج لتتبع الوقت يمكنه معالجة كل هذه الأمور وأكثر من ذلك بكثير. وبالتالي من المهم دائمًا تتبع الوقت في المؤسسة.

2. إنشاء إطار تتبع الوقت

تواجه العديد من المؤسسات الحديثة مشكلة أساسية تتمثل في عدم قدرتها على نشر وإنشاء نظام مؤتمت ومتطور مناسب يمكنه توفير رؤى أعمق لتنمية الأعمال وتشغيلها بشكل أكثر فعالية. يتعين على الشركات الحصول على فهم أفضل لكيفية إنفاق الوقت ، ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال اختيار برنامج تتبع الوقت الذي يحدد جميع المربعات لأن هذه المعلومات يمكن أن تمكنهم من إدارة عملياتهم بطريقة أكثر كفاءة.

3. تتبع الأشياء المهمة فقط

يعد تتبع النقاط الأساسية والالتزام بها بأشد الطرق الممكنة هو الطريقة الوحيدة التي يمكن أن ينجح بها برنامج تتبع الوقت. كما ينص على الحفاظ على جميع الوظائف واضحة وشفافة - حيث أن نشر استخدام البرنامج وتحديد موقعه لهما أهمية قصوى.

هذا أكثر أهمية من الميزات والوظائف العامة الموجودة في البرنامج. لا تفصح العديد من الشركات للموظفين عن نشر تقنية مثل هذه أو تفعل ذلك بوعي في وضع التخفي أو الصمت. غالبًا ما يساء فهم هذا النهج على أنه برنامج تجسس أو مشاهدة الأخ الأكبر. في نهاية المطاف ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إحداث فوضى في المنظمة وخلق ثقافة سامة للغاية من عدم الثقة ويطلق حلقة من الاضطرار دائمًا إلى تغطية الإجراءات وردود الفعل. يتم خنق الإبداع ويميل الموظفون إلى تجنب المخاطر بشكل كبير.

الحل لذلك هو التأكد من أن الجميع مدرك تمامًا لحقيقة أنه سيتم تتبع وقتهم المهني مع تسليط الضوء على المهام المهمة لضمان فهمهم بشكل أفضل لكيفية قضاء يوم العمل.

يجب أيضًا أن يكون الموظفون مؤهلين لتوقع نظرة عامة على كيفية مقارنتهم بأقرانهم والأداء المتوقع منهم. هذا الوعي الذاتي يؤدي دائمًا إلى تحسن متزايد. إن توعية المستخدمين بسبب تنفيذ إجراء معين ومنحهم التحكم أمر بالغ الأهمية لنجاح أي وقت لبرنامج التتبع.

4. الاستفادة من حظر الوقت

مثل رياضي كبير يتتبع كل متغير من معايير الجسم لتحسين الأداء وتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا ؛ وبالمثل ، تحتاج المؤسسات إلى استخدام كتلة تعقب الوقت والوقت بحيث يتم إنجاز مجموعة محددة أو مجموعة من المهام. يجب أن يكون هذا في الوقت الفعلي ، ومرتكزًا على الواقع ، ومتسقًا وآليًا لقياس كيفية حظر الوقت بشكل منهجي ثم استخدامه من قبل مختلف الأفراد والفرق والأقسام ووحدات التشغيل في شركة ما لتحقيق النتائج المرجوة.

من المهم تحديد الثغرات التي تحتاج إلى تحسين لزيادة الأداء العام للمؤسسة لأن تشغيلها يتطلب بيانات موضوعية متوفرة بسرعة وعند الطلب لاتخاذ قرارات ذكية - وكل هذا لا يمكن تسهيله إلا من خلال قوية نظام تتبع الوقت.

5. قوائم يجب أن تفعلها لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح

من الناحية المثالية ، يجب أن يأتي نظام التتبع الجيد مزودًا بقائمة مهام تضمن أن القائمة التي يستخدمها شركاء الخط الأمامي هي نفسها التي يراها الرئيس التنفيذي للشركة. وهذا يضمن ثقة هائلة عبر المؤسسة في أن البيانات المستخدمة لاتخاذ القرارات متسقة ودقيقة وتعمل كمستوى.

يُنصح أيضًا بتوفير المرونة للموظفين لتصميم يوم عمل خاص بهم إذا كانت طبيعة عملهم تسمح بذلك. إذا كانوا لا يعملون في معاملات حساسة للوقت ، فإن اختيار ساعات العمل الخاصة بهم وتصميم أيام العمل وفقًا لذلك يعد احتمالًا مفيدًا.

يُنظر إلى هذا على أنه تمرين مفيد لأنه يتيح من 2 إلى 4 سباقات عمل في نافذة تعمل على مدار 24 ساعة لتلبية متطلبات يوم عمل مدته ثماني ساعات.

يقيس النظام الفعال النتائج المقدمة بدقة شديدة ، بغض النظر عن العملية ، ولا يشكك الموظفون في قدرة قادتهم أو قراراتهم. تؤدي هذه المرونة إلى تحفيز أكبر بكثير ومخرجات أفضل عبر جميع مستويات المؤسسة. إنه أيضًا عرض قيم قوي للغاية حول مرونة العمل والحياة التي يمكن للمؤسسات أن تقدمها لموظفيها مع ضمان عدم حدوث انخفاض في الإنتاجية في جميع الأوقات.

6. قسّم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر يسهل إدارتها

إن تمكين المستخدمين ببياناتهم الخاصة يساعدهم دائمًا في الحصول على فهم أفضل لعادات العمل التي غرسوها ويمكنهم تمكينهم من الوصول إلى يوم عملهم عن طريق تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر. يجب استخدام البيانات التي يتم جمعها لزيادة وعي المستخدمين بأسلوب العمل الخاص بهم.

فكر في تقسيم المهام في سياق أداة تتبع أخرى. على سبيل المثال ، الذي يتم استخدامه لممارسة الرياضة أو تتبع تقلبات الوزن أو تناول الطعام بشكل فردي لتحقيق هدف واحد يتمثل في فقدان الوزن أو زيادته.

وبالمثل ، فإن نظام قياس العمل الذي يقسم المهام على أساس كل ساعة ويومي سيكون قادرًا على تحقيق مخطط مهمة أكبر أو أهداف طويلة الأجل بطريقة أسهل. لا يمكن أن يحدث التحسين الحقيقي إلا عندما يتم تمكين كل موظف من أعلى إلى أسفل بالوعي والأفكار التي يجب تحسينها.

7. تخلص من المهام الرتيبة والمتكررة باستخدام الأتمتة

يعد جمع البيانات يدويًا مهمة رتيبة ومتكررة. يتعين على الشركات التي تمثل البيانات بالنسبة لها جزءًا كبيرًا من عملها ، أن تضمن داخليًا أن عملية تتبع الوقت مؤتمتة بالكامل بأقل تدخل من المستخدم النهائي لتحقيق عملية في المكتب تؤدي إلى التخلص من المهام الرتيبة والمتكررة . هذا يؤكد عدم وجود مجال لمشكلات عدم دقة البيانات وتكاملها التي يمكن أن تحدث بخلاف ذلك عند جمع البيانات يدويًا.

في كثير من الحالات ، يتم جمع غالبية البيانات من خلال أنظمة متعددة ، والتي يتم بعد ذلك تجميعها أو معايرتها وتقديمها لاحقًا. تضيع المعلومات الحيوية في الترجمة بسبب عدم القدرة على جمع البيانات بطريقة آلية من مصدرها. في العديد من المناسبات ، تكون المدخلات اليدوية التي لا يمكن الاعتماد عليها دائمًا مطلوبة لأن الناس يعملون في بيئات مختلفة مثل الأنظمة أو الآلات من جانب العميل ، حيث لا يكون جمع البيانات ممكنًا ولا يمكن تحديد مؤشرات الأداء الصحيحة.

يمكن أن يسمح نظام التتبع القوي بتحديد اتجاه استراتيجي للتحول عن طريق إنشاء استجابات آلية لما يلي: ما هو جزء المؤسسة الذي يحتاج إلى إعادة تنظيمه أو إعادة تنظيمه - يمكن تحقيق ذلك ببساطة عن طريق إعادة تخصيص السعة لمطابقة منحنيات العرض والطلب ؛ أي جزء من المنظمة يحتاج إلى إعادة تصميمه من خلال القضاء على الطلب على نوع معين من الوظائف إما عن طريق تطبيق تقنية أكثر ذكاءً أو عن طريق تغيير بعض العمليات الأولية.

على سبيل المثال: من خلال التغذية الأفضل للأنظمة التي يحتاجونها لـ KYC يمكن تقليلها بشكل كبير كما هو الحال مع إطار العمل الذي تقوده واجهة برمجة التطبيقات ، فقد أصبح هذا أبسط كثيرًا. وأخيرًا ، أي جزء من المؤسسة يحتاج إلى أتمتة؟ هذه مهام أو عمليات يكون فيها التباين ضئيلًا ويكون "معامل التباين" منخفضًا جدًا.

يتعمق عدد من المنظمات في الأتمتة دون فهم تداعياتها أو الفهم الكامل لما تفعله في عملياتها. يسمح نظام التتبع بصياغة فهم ونهج أكثر منهجية يتيح اتباع نهج أكثر تفكيرًا للتحول.

يسمح نظام قياس الوقت لجميع أعضاء الفريق بالاتصال والتفاعل والظهور والمحسّن لتمكين التخطيط الأكثر ذكاءً ليوم عمل نموذجي من قبل مدير مسلح بمعرفة عدد أعضاء الفريق المتاحين لتجاوز عبء العمل النموذجي بكفاءة.

8. استخدم برنامج تتبع الوقت لتبسيط العمليات

تصبح القدرة على اتخاذ القرارات باستخدام برامج التتبع قائمة على الحقائق وتوفر أيضًا مدخلات جيدة لإدارة أكثر ذكاءً على جميع المستويات. يؤدي هذا إلى تأثير مضاعف للانسجام والتحسين: حيث يفهم المستخدم النهائي أسلوب العمل الفردي الخاص به وما يحتاج إلى تحسين.

يدرك المدير قضايا المهارة والقدرات داخل الفريق ونوع النصيحة العلاجية أو التدريبية التي يجب تقديمها ؛ يدرك المدير أو القائد الأعلى الاستخدام وكيفية توزيع أعباء العمل عبر فرق متعددة ، وحيث تكون الأتمتة مطلوبة ، ونوع الملفات الشخصية التي يجب توظيفها ، والأداء الذي يتأثر بسبب مدة المنصب وما هي العوامل الأخرى التي تلعب دورًا.

يعد التكامل السلس في جميع الأنظمة الأساسية والقوة الشديدة لجمع البيانات أمرًا بالغ الأهمية أيضًا. عندما لا يكون المستخدم متصلاً بشبكة الشركة أو لديه اتصال ضعيف في وضع غير متصل بالشبكة ، يجب إعادة البيانات تلقائيًا إلى الخوادم المركزية عند توفر اتصال آمن وعالي الأداء. هذا يضمن عدم فقدان البيانات بسبب ضعف الاتصال بالإنترنت.

أيضًا ، داخل المؤسسة ، يمكن أن توجد بيئات متعددة لتكنولوجيا المعلومات. يعمل المستخدمون أحيانًا على أجهزة العميل وقد يكون هناك الكثير من التعقيد داخل الأنظمة والشبكات المستخدمة. لتكون قادرًا على التعامل بسلاسة مع الاختلافات والتغييرات الخاصة بالمؤسسة الموزعة عالميًا وكذلك العمل عبر جميع أنواع منصات التشغيل مثل Linux و Mac و Windows التي يمكن أن توفر رؤية شاملة ، يعد أمرًا جوهريًا في نظام تتبع الوقت. من الضروري أن يكون لديك نظام شامل والبيانات التي ينتجها حتى يثق المستخدمون النهائيون والقيادة به تمامًا.

في كثير من الأحيان ، لا تشدد الشركات على اختبار نظام القياس الذي تم نشره مما يؤدي إلى فقدان الثقة في النظام عندما يرى أصحاب المصلحة أن البيانات التي تم جمعها لا تعكس الواقع على الأرض. تعد موثوقية البيانات والاتفاق من جميع أصحاب المصلحة على أنها تعكس ما يحدث على أرض الواقع أمرًا في غاية الأهمية.

إن استخدام أنظمة القياس على النحو الأمثل لتصميم المكافآت والتأكد من أنها مفصّلة جيدًا داخل أنظمة الشركة له أهمية قصوى. ما يسمح به نظام التتبع الفعال هو تقسيم الأداء بشكل حاد ومكافأة النوع الصحيح من السلوكيات.

إذا كان الوقت المستغرق في أنظمة الإنتاج يحتاج إلى المكافأة بطريقة معينة ، وإعطاء الأولوية لعدد الساعات التي تم تسجيل الدخول فيها فقط ، فمن السهل القيام بذلك مع وجود نظام تتبع جيد في المكان. تساعد كيفية قياس الموظفين ومكافأتهم في جعلهم يتماشون مع الأهداف الأكبر للمؤسسة.

يساعد تتبع الوقت أيضًا في فهم ديناميكيات الفريق ، مع القدرة على تقسيم الأداء عبر أبعاد متعددة. يميل الأداء دائمًا إلى التباين بناءً على فترة العمل في شركة أو مجموعة المهارات أو التعليم أو المديرين أو موقع الموظف ؛ لكن البيانات الثرية التي تم إنشاؤها بواسطة برنامج قياس الوقت ستوفر الرؤى اللازمة لتشغيل العمليات بسعة عالية وأقصى قدر من الكفاءة.

تظهر المشكلات في برنامج تتبع الوقت عندما لا يتم مشاركة المعلومات الحيوية التي يستخدمها قادة الفرق والمديرون لإدارة الأداء والتي تكون إما في شكل مكافآت أو عقوبات مع المستخدمين النهائيين. هذا يعيق الفرق وهم غير قادرين على التصحيح الذاتي والتحسين. من المهم أن تكون الفرق على دراية في جميع الأوقات بكيفية أدائها وكيفية مقارنتها بمجموعة أقرانها.

لذلك ، يمكن أن يساعد تتبع كيفية إنفاق الوقت المؤسسات على إطلاق قيمة كبيرة. يبلغ متوسط ​​الوقت اليومي لإنتاجية الموظف حوالي 83 دقيقة. خلال أسبوع العمل المعتاد ، يقضي الموظفون حوالي 8 ساعات في أنشطة غير متعلقة بالعمل ، والتي تشمل مقاطعة الآخرين والتحقق من هواتفهم بحثًا عن الإشعارات.

في الولايات المتحدة ، يبلغ أجر الساعة حوالي 25 دولارًا. يسمح لنا هذان المصدران معًا بالتوافق على أن الشركة من المحتمل أن تخسر ما يقدر بنحو 10000 دولار لكل موظف سنويًا ، وهو ما يمثل صنبورًا ماليًا متسربًا لا ينطفئ.

استنتاج

مع استمرار تطور سيناريوهات العمل المستقبلية ، ستستمر العديد من ترتيبات العمل المختلطة في التحول والتطور. مع استمرار الناس في العمل بترتيبات أكثر مرونة وتوزيعًا ، سيصبح وجود نظام قياس آلي مكونًا بالغ الأهمية في مجموعة التكنولوجيا للأعمال. هذه هي الطريقة الوحيدة التي ستتمكن بها المؤسسات من البقاء على اتصال دائم ، ومستعد للمستقبل ، والعمل عند مستويات الذروة في عالم VUCA (المتقلب ، غير المؤكد ، الفوضوي ، الغامض) الذي نعيش فيه.