8 Tipps zur Zeiterfassung, die Ihnen das Leben leichter machen

Die Zeiterfassung ist für den Erfolg von Unternehmen und Mitarbeitern unerlässlich, da sie dazu beiträgt, monotone Aufgaben und Zeitverschwendung zu vermeiden.

Die Bedeutung der Zeiterfassung ist für die Mitarbeiter und damit für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, monotone Aufgaben zu eliminieren, um sicherzustellen, dass die optimale Gewinnung von Ergebnissen aus einem typischen Arbeitstag erreicht wird. Erfahren Sie, wie diese acht Tipps zur Zeiterfassung dazu beitragen können, Ihr Leben erheblich zu vereinfachen.

Warum Zeiterfassung wichtig ist

Zeit ist eine Währung, die sinnvoll eingesetzt werden muss. Daher kommt die Zeiterfassung im beruflichen Kontext und im Unternehmensumfeld eines großen Unternehmens als leistungsstarke Zeiterfassungssoftware in großem Umfang ins Spiel, und die Ergebnisse, die sie generiert, können einen tiefgreifenden Einfluss auf Einzelpersonen und die Organisation haben.

Derzeit bleibt ein komplexes zeitbezogenes Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, auch eines der größten ungelösten und verwirrenden Größenprobleme – es geht darum zu verstehen, wie effektiv Teams ihre berufliche Zeit verbringen, für die sie ein Gehalt erhalten.

Dies ist eine allumfassende Frage, über die sich Führungskräfte Gedanken machen: Verbringen die Mitarbeiter ihre Zeit mit Aufgaben, die für das Unternehmen und ihre eigene berufliche Entwicklung wichtig sind?

Für Menschen, die traditionell in Fabriken arbeiten und Maschinen benutzen, wurde dies weitgehend durch den Aufbau eines Frameworks angegangen, das sich auf umfangreiche Zeitbewegungsstudien stützt. Das ist der Aufbau wiederholbarer und strukturierter Arbeit, bei der die Ergebnisse klar identifiziert und gemessen werden können.

Dies bleibt jedoch immer noch eine anspruchsvolle Herausforderung für New-Age-Organisationen, in denen die Menschen die meiste Zeit an Desktops und Laptops verbringen. Dies macht es sehr schwierig, Zeit und Aufwand systematisch und automatisiert zu berechnen, da der Mangel an Informationen zu einer schlechten Entscheidungsfindung führt und eine inhärente Ineffizienz weiterhin besteht.

Tipps zur Zeiterfassung, an die Sie sich erinnern sollten

Lassen Sie uns ein paar Kerntipps durchgehen, die Ihnen bei der Zeiterfassung helfen können, um Ihr Leben einfacher zu machen.

1. Verstehe, warum es wichtig ist, die Zeit zu verfolgen

Die Fragen, die große Unternehmen häufig beschäftigen, drehen sich oft um die folgenden: Führt die Zeit, die vor den Maschinen verbracht wird, tatsächlich zu den erwarteten Geschäftsergebnissen? Warum variieren die Teamleistungen und gibt es eine vertretbare Möglichkeit, Leistungsschwankungen zu reduzieren?

Wie geht man mit latenter Kapazität in einer Organisation um, damit sie produktiver wird? Wie lässt sich der Lastenausgleich zwischen Teams effektiver gestalten, damit die Zusammenarbeit reibungslos verläuft? Warum schwankt die Zeitdauer, die zwei separate Mitarbeiter für eine Aufgabe aufwenden? Wie kann eine gerechtere Arbeitsverteilung zwischen Teams bereitgestellt werden, um eine intelligentere Zusammenarbeit zu ermöglichen? Wie kann man Teammitglieder basierend auf objektiven und transparenten Ergebnissen belohnen? Wie misst und berechnet man Leistungen ohne Voreingenommenheit oder menschliches Eingreifen? Welche Transformationsaktivität verdient die höchste Investition, um einen nachhaltigen ROI zu gewährleisten?

Die Antwort auf alle oben genannten Fragen liegt in der Implementierung einer Zeiterfassungssoftware, die all dies und noch viel mehr ansprechen kann. Daher ist es wichtig, in einem Unternehmen immer die Zeit zu verfolgen.

2. Erstellen Sie ein Zeiterfassungs-Framework

Viele moderne Unternehmen stehen vor dem grundlegenden Problem, dass sie nicht in der Lage sind, ein geeignetes automatisiertes und ausgeklügeltes System bereitzustellen und zu erstellen, das tiefere Einblicke liefern kann, um Unternehmen effektiver wachsen und betreiben zu können. Unternehmen müssen besser verstehen, wie Zeit aufgewendet wird, und dies kann nur durch die Wahl einer Zeiterfassungssoftware erreicht werden, die alle Kriterien erfüllt, da diese Informationen es ihnen ermöglichen, ihre Abläufe effizienter zu verwalten.

3. Verfolgen Sie nur die wichtigen Dinge

Die wesentlichen Punkte zu verfolgen und sie so strikt wie möglich einzuhalten, ist der einzige Weg, wie eine Zeiterfassungssoftware erfolgreich sein kann. Es ist auch vorgeschrieben, alle Funktionen übersichtlich und transparent zu halten – denn der Einsatz und die Positionierung der Nutzung einer Software sind von größter Bedeutung.

Dies ist wichtiger als die breiten Features und Funktionen, die in der Software vorhanden sind. Viele Unternehmen offenbaren den Mitarbeitern nicht, dass eine solche Technologie eingesetzt wird, oder tun dies bewusst im Stealth- oder Silent-Modus. Dieser Ansatz wird oft als Big Brother-Beobachtungs- oder Spionagesoftware missverstanden. Letztendlich kann dies zu Chaos in der Organisation führen und eine sehr giftige Kultur des Misstrauens schaffen und einen Kreislauf in Gang setzen, in dem Aktionen und Reaktionen immer abgedeckt werden müssen. Kreativität wird erstickt und Mitarbeiter neigen dazu, sehr risikoscheu zu werden.

Die Lösung dafür besteht darin, sicherzustellen, dass sich alle voll und ganz der Tatsache bewusst sind, dass ihre berufliche Zeit mit einer Hervorhebung wichtiger Aufgaben erfasst wird, um sicherzustellen, dass sie besser verstehen, wie sie den Arbeitstag verbringen sollen.

Mitarbeiter sollten auch darauf vorbereitet sein, einen Überblick darüber zu erhalten, wie sie im Vergleich zu ihren Kollegen abschneiden und welche Leistung von ihnen erwartet wird. Diese Selbsterkenntnis bringt immer eine gesteigerte Verbesserung mit sich. Den Benutzern bewusst zu machen, warum eine bestimmte Aktion implementiert wird, und ihnen die Kontrolle zu geben, ist entscheidend für den Erfolg jeder Zeiterfassungssoftware.

4. Nutzen Sie die Zeitblockierung

Wie ein Spitzensportler verfolgt er jeden Körperparameter, um die Leistung zu verbessern und voreingestellte Ziele zu erreichen; Auf ähnliche Weise müssen Organisationen ihre Zeit und ihren Zeitblock verfolgen, damit eine bestimmte oder eine Gruppe von Aufgaben erledigt werden kann. Dies sollte in Echtzeit, realitätsnah, konsistent und automatisiert erfolgen, um systematisch zu messen, wie Zeit blockiert und dann von verschiedenen Personen, Teams, Abteilungen und Betriebseinheiten in einem Unternehmen genutzt wird, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Es ist wichtig, die Lücken zu identifizieren, die verbessert werden müssen, um die Gesamtleistung eines Unternehmens zu steigern, da seine Führung objektive Daten erfordert, die schnell und auf Abruf verfügbar sind, um intelligente Entscheidungen zu treffen – und all dies kann nur durch eine robuste Lösung erleichtert werden Zeiterfassungssystem.

5. To-Do-Listen haben, um alles auf Kurs zu halten

Idealerweise sollte ein gutes Nachverfolgungssystem mit einer To-Do-Liste ausgestattet sein, die sicherstellt, dass die Liste, die von den Mitarbeitern an vorderster Front verwendet wird, dieselbe ist, die der CEO des Unternehmens sieht. Dies sorgt im gesamten Unternehmen für ein enormes Vertrauen, dass die Daten, die zum Treffen der Entscheidungen verwendet werden, konsistent und genau sind und als Gleichmacher wirken.

Es ist auch ratsam, den Mitarbeitern die Flexibilität zu geben, ihren Arbeitstag selbst zu gestalten, wenn die Art ihrer Arbeit dies zulässt. Wenn sie nicht an zeitkritischen Geschäften arbeiten, ist die Wahl der eigenen Arbeitszeiten und die entsprechende Gestaltung der Arbeitstage eine vorteilhafte Möglichkeit.

Dies wird als vorteilhafte Übung angesehen, da es zwei bis vier Arbeitssprints in einem 24-Stunden-Fenster ermöglicht, um die Anforderungen für einen Acht-Stunden-Arbeitstag zu erfüllen.

Ein effektives System misst die gelieferten Ergebnisse sehr genau, nein, was der Prozess ist, und die Mitarbeiter stellen die Fähigkeiten oder die Entscheidungen ihrer Führungskräfte nicht in Frage. Diese Flexibilität führt zu viel größerer Motivation und besseren Ergebnissen auf allen Ebenen eines Unternehmens. Es ist auch ein sehr starkes Wertversprechen in Bezug auf Work-Life-Flexibilität, das Unternehmen ihren Mitarbeitern dann bieten können, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Produktivitätsverlusten kommt.

6. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere, überschaubarere Teile auf

Benutzer mit ihren eigenen Daten auszustatten, hilft ihnen immer dabei, ihre Arbeitsgewohnheiten besser zu verstehen, und kann es ihnen ermöglichen, ihren Arbeitstag zu bewältigen, indem sie große Aufgaben in kleinere Stücke aufteilen. Die erhobenen Daten müssen genutzt werden, um das Bewusstsein der Nutzer für den eigenen Arbeitsstil zu schärfen.

Denken Sie an die Aufteilung von Aufgaben im Kontext eines anderen Tracking-Tools. Zum Beispiel diejenige, die zum Trainieren, Verfolgen von Gewichtsschwankungen oder individueller Nahrungsaufnahme verwendet wird, um ein Ziel der Gewichtsabnahme oder -zunahme zu erreichen.

In ähnlicher Weise kann ein Arbeitsmesssystem, das Aufgaben auf Stunden- und Tagesbasis aufteilt, einfacher einen größeren Aufgabenplan oder langfristige Ziele erreichen. Echte Verbesserungen können nur stattfinden, wenn jeder einzelne Mitarbeiter von der obersten bis zur untersten Stufe mit dem Bewusstsein und den Erkenntnissen ausgestattet ist, um sich zu verbessern.

7. Beseitigen Sie monotone, sich wiederholende Aufgaben durch Automatisierung

Das manuelle Sammeln von Daten ist eine monotone, sich wiederholende Aufgabe. Unternehmen, für die Daten einen großen Teil ihres Funktionierens ausmachen, müssen intern sicherstellen, dass der Prozess der Zeiterfassung mit minimalem Eingreifen des Endbenutzers vollständig automatisiert ist, um einen Prozess im Büro zu erreichen, der zur Eliminierung monotoner und sich wiederholender Aufgaben führt . Dadurch wird sichergestellt, dass es keinen Spielraum für Datenungenauigkeiten und Integritätsprobleme gibt, die andernfalls auftreten können, wenn Daten manuell erfasst werden.

In vielen Fällen wird ein Großteil der Daten über mehrere Systeme gesammelt, die dann aggregiert oder normalisiert und anschließend präsentiert werden. Wichtige Informationen gehen bei der Übersetzung verloren, da Daten nicht automatisch an ihrer Quelle erfasst werden können. In vielen Fällen sind manuelle Eingaben erforderlich, die nicht immer zuverlässig sind, weil Menschen in verschiedenen Umgebungen wie Client-seitigen Systemen oder Maschinen arbeiten, in denen eine Datenerfassung nicht möglich ist und die richtigen Leistungsindikatoren nicht identifiziert werden können.

Ein robustes Tracking-System kann die Festlegung einer strategischen Richtung für die Transformation ermöglichen, indem automatisierte Antworten auf Folgendes erstellt werden: Welcher Teil des Unternehmens muss neu ausgerichtet oder reorganisiert werden – dies kann durch einfache Neuzuweisung von Kapazitäten realisiert werden, um den Angebots- und Nachfragekurven zu entsprechen; Welcher Teil der Organisation muss umstrukturiert werden, indem die Nachfrage nach einer bestimmten Art von Funktion eliminiert wird, indem entweder intelligentere Technologien implementiert oder einige vorgelagerte Prozesse geändert werden?

Zum Beispiel: Durch bessere Einspeisungen in Systeme, die sie für KYC benötigen, kann dies erheblich reduziert werden, da dies mit einem API-geführten Framework viel einfacher geworden ist. Und schließlich, welcher Teil der Organisation muss automatisiert werden? Dies sind Aufgaben oder Prozesse, bei denen die Streuung minimal und der „Variationskoeffizient“ sehr gering ist.

Eine Reihe von Organisationen stürzen sich kopfüber in die Automatisierung, ohne ihre Auswirkungen zu verstehen oder vollständig zu verstehen, was sie mit ihren Abläufen macht. Ein Tracking-System ermöglicht die Formulierung eines systematischeren Verständnisses und Ansatzes, der eine durchdachtere Herangehensweise an die Transformation ermöglicht.

Ein Zeitmesssystem ermöglicht es allen Teammitgliedern, verbunden, engagiert, sichtbar und optimiert zu werden, um eine intelligentere Planung eines typischen Arbeitstages durch einen Manager zu ermöglichen, der mit dem Wissen ausgestattet ist, wie viele Teammitglieder verfügbar sind, um eine typische Arbeitsbelastung kompetent zu bewältigen.

8. Verwenden Sie Zeiterfassungssoftware, um Prozesse zu rationalisieren

Die Fähigkeit, Entscheidungen mithilfe von Tracking-Software zu treffen, wird faktenbasiert und liefert auch gute Inputs für ein intelligenteres Management auf allen Ebenen. Dies führt zu einem Welleneffekt von Harmonie und Verbesserung: da der Endbenutzer seinen eigenen individuellen Arbeitsstil versteht und versteht, was verbessert werden muss.

Ein Manager versteht die Fähigkeiten- und Fähigkeitsprobleme innerhalb des Teams und welche Art von Wiedergutmachung oder Coaching-Ratschlägen gegeben werden müssen; Der Direktor oder Senior Leader versteht die Auslastung und wie die Arbeitsbelastung auf mehrere Teams verteilt wird, wo Automatisierung erforderlich ist, welche Art von Profilen eingestellt werden sollten, welche Leistung durch die Dauer der Amtszeit beeinträchtigt wird und welche anderen Faktoren ins Spiel kommen.

Eine nahtlose Integration in alle Plattformen und eine robuste Datenerfassung sind ebenfalls entscheidend. Wenn ein Benutzer nicht mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden ist oder im Offline-Modus eine schlechte Verbindung hat, müssen die Daten automatisch an die zentralen Server zurückgesendet werden, sobald eine sichere und hochfunktionale Verbindung verfügbar ist. Dadurch wird sichergestellt, dass es zu keinem Datenverlust aufgrund einer schlechten Internetverbindung kommt.

Außerdem können innerhalb eines Unternehmens mehrere IT-Umgebungen existieren. Manchmal arbeiten die Benutzer auf Client-Rechnern und es kann innerhalb der verwendeten Systeme und Netzwerke sehr komplex sein. In der Lage zu sein, nahtlos mit den Variationen und Permutationen eines global verteilten Unternehmens umzugehen und auf allen Arten von Betriebssystemen wie Linux, Mac und Windows zu arbeiten, die eine ganzheitliche Sicht bieten können, ist in einem Zeiterfassungssystem von entscheidender Bedeutung. Es ist zwingend erforderlich, ein allumfassendes System und die Daten, die es generiert, zu haben, damit die Endbenutzer und die Führung volles Vertrauen darin haben.

Oft unterziehen Unternehmen das eingesetzte Messsystem keinem Stresstest, was zu einem Vertrauensverlust in das System führt, wenn die Beteiligten sehen, dass die gesammelten Daten nicht die Realität vor Ort widerspiegeln. Die Zuverlässigkeit der Daten und die Zustimmung aller Beteiligten, dass sie widerspiegeln, was vor Ort passiert, ist von größter Bedeutung.

Es ist von größter Bedeutung, Messsysteme optimal zu nutzen, um Belohnungen zu gestalten, und sicherzustellen, dass diese innerhalb der Systeme des Unternehmens gut artikuliert sind. Ein effektives Tracking-System ermöglicht es, die Leistung scharf zu segmentieren und die richtige Art von Verhalten zu belohnen.

Wenn die Zeit, die für Produktionssysteme aufgewendet wird, auf eine bestimmte Weise belohnt und gegenüber der Anzahl der angemeldeten Stunden priorisiert werden muss, ist dies mit einem guten Tracking-System problemlos möglich. Wie Mitarbeiter gemessen und belohnt werden, trägt dazu bei, sie an den übergeordneten Zielen eines Unternehmens auszurichten.

Die Zeiterfassung hilft auch dabei, die Dynamik eines Teams zu verstehen und gleichzeitig die Leistung über mehrere Dimensionen hinweg zu segmentieren. Die Leistungen variieren tendenziell immer je nach Betriebszugehörigkeit, Fähigkeiten, Ausbildung, Managern oder Standort eines Mitarbeiters. Aber reichhaltige Daten, die von einer Zeitmesssoftware generiert werden, liefern Erkenntnisse, die erforderlich sind, um den Betrieb mit hoher Kapazität und maximaler Effizienz auszuführen.

Probleme in Zeiterfassungssoftware treten auf, wenn wichtige Informationen, die von Teamleitern und Managern für das Leistungsmanagement verwendet werden, entweder in Form von Belohnungen oder Strafen, nicht mit den Endbenutzern geteilt werden. Dies behindert Teams und sie sind nicht in der Lage, sich selbst zu korrigieren und zu verbessern. Für Teams ist es wichtig, sich jederzeit darüber im Klaren zu sein, wie sie abschneiden und wie sie im Vergleich zu ihrer Peer-Gruppe abschneiden.

Daher kann die Nachverfolgung des Zeitaufwands Unternehmen dabei helfen, einen erheblichen Mehrwert zu erzielen. Die tägliche durchschnittliche Zeit für die Produktivität eines Mitarbeiters beträgt ungefähr 83 Minuten. Während einer typischen Arbeitswoche verbringen Mitarbeiter etwa 8 Stunden mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten, darunter Unterbrechungen durch andere und das Überprüfen ihrer Telefone auf Benachrichtigungen.

In den USA liegt der Stundenlohn bei etwa 25 Dollar. Diese beiden Quellen zusammen erlauben uns zu bestätigen, dass ein Unternehmen potenziell schätzungsweise 10.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr verliert, was ein undichtes Finanzloch ist, das sich einfach nicht schließen lässt.

Fazit

Da sich die Zukunft der Arbeitsszenarien weiter entwickelt, werden sich viele hybride Arbeitsarrangements verändern und weiterentwickeln. Da die Menschen weiterhin in flexibleren und verteilteren Anordnungen arbeiten, wird ein automatisiertes Messsystem zu einer sehr kritischen Komponente des Technologie-Stacks eines Unternehmens. Nur so können Unternehmen in dieser VUCA-Welt (volatile, unsicher, chaotisch, mehrdeutig), in der wir leben, relevant und zukunftsfähig bleiben und auf Spitzenniveau operieren.