8 consejos de seguimiento del tiempo para hacer su vida más fácil

El seguimiento del tiempo es esencial para el éxito empresarial y de los empleados porque ayuda a eliminar las tareas monótonas y la pérdida de tiempo.

La importancia del seguimiento del tiempo es fundamental para los empleados y por asociación para que el negocio tenga éxito, ya que ayuda a eliminar tareas monótonas para garantizar que se logre la extracción óptima de resultados de una jornada laboral típica. Aprenda cómo estos ocho consejos de seguimiento del tiempo pueden ayudarlo a hacer su vida significativamente más fácil.

Por qué es importante el seguimiento del tiempo

El tiempo es una moneda que debe gastarse sabiamente. Por lo tanto, el seguimiento del tiempo entra en juego en gran medida en el contexto profesional y en un entorno corporativo de una gran empresa como un poderoso software de seguimiento del tiempo y los resultados que genera pueden tener un impacto profundo en las personas y la organización.

Actualmente, un problema complejo relacionado con el tiempo al que se enfrentan las empresas también sigue siendo uno de los mayores problemas de escala sin resolver y desconcertantes: se trata de comprender la eficacia con la que los equipos emplean su tiempo profesional por el que se les paga un salario.

Esta es una pregunta que abarca todo y que los gerentes reflexionan: ¿los empleados dedican su tiempo a tareas que son importantes para el negocio y su propio desarrollo profesional?

Para las personas que realizan trabajos tradicionales en fábricas y usan máquinas, esto se ha abordado en gran medida mediante la creación de un marco que se basa en extensos estudios de tiempo y movimiento; que está construyendo un trabajo repetible y estructurado donde los resultados pueden identificarse y medirse claramente.

Sin embargo, esto sigue siendo un desafío exigente para las organizaciones de la nueva era, donde las personas pasan la mayor parte de su tiempo en computadoras de escritorio y portátiles. Esto hace que sea muy difícil calcular el tiempo y el esfuerzo de manera sistemática y automatizada, ya que la falta de información conduce a una mala toma de decisiones y sigue existiendo una ineficiencia inherente.

Consejos de seguimiento del tiempo que debe recordar

Repasemos algunos consejos básicos que pueden ayudarlo con el seguimiento del tiempo para facilitarle la vida.

1. Comprender por qué es importante realizar un seguimiento del tiempo

Las preguntas que a menudo preocupan a las grandes empresas suelen depender de lo siguiente: ¿El tiempo que se pasa frente a las máquinas se traduce realmente en los resultados comerciales esperados? ¿Por qué varía el rendimiento de los equipos? ¿Hay alguna forma sostenible de reducir las variaciones en el rendimiento?

¿Cómo se aborda la capacidad latente en una organización para que se vuelva más productiva? ¿Cuál es la forma de equilibrar la carga de manera más efectiva entre los equipos para que la colaboración sea fluida? ¿Por qué fluctúa la duración del tiempo dedicado a una tarea por dos empleados separados? ¿Cómo proporcionar una distribución del trabajo más equitativa entre los equipos para permitir una colaboración más inteligente? ¿Cómo recompensar a los miembros del equipo en función de resultados objetivos y transparentes? ¿Cómo se mide y computa el desempeño sin sesgos ni intervención humana? ¿Qué actividad transformadora merece la mayor inversión para garantizar un ROI sostenible?

La respuesta a todas las preguntas anteriores radica en la implementación de un software de seguimiento del tiempo que pueda abordar todo esto y mucho más. Por lo tanto, es importante realizar siempre un seguimiento del tiempo en una empresa.

2. Cree un marco de seguimiento del tiempo

Muchas empresas modernas se enfrentan al problema fundamental de no poder implementar y crear un sistema automatizado y sofisticado apropiado que pueda proporcionar conocimientos más profundos para hacer crecer y operar negocios de manera más efectiva. Las empresas deben comprender mejor cómo se gasta el tiempo, y esto solo se puede lograr eligiendo un software de seguimiento del tiempo que cumpla todos los requisitos, ya que esta información puede permitirles administrar sus operaciones de una manera más eficiente.

3. Solo realiza un seguimiento de las cosas importantes

Hacer un seguimiento de los puntos esenciales y adherirse a ellos de la manera más estricta posible es la única forma en que un software de seguimiento del tiempo puede tener éxito. También se estipula mantener todas las funciones claras y transparentes, ya que la implementación y el posicionamiento del uso de un software son de suma importancia.

Esto es más crítico que las amplias características y funciones que existen en el software. Muchas empresas no revelan a los empleados que se está implementando una tecnología como esta o lo hacen conscientemente en modo sigiloso o silencioso. Este enfoque a menudo se malinterpreta como un software de vigilancia o espionaje de Gran Hermano. En última instancia, esto puede causar estragos en la organización y crear una cultura de desconfianza muy tóxica y desencadena un ciclo de tener que cubrir siempre acciones y reacciones. La creatividad se sofoca y los empleados tienden a volverse muy reacios al riesgo.

La solución a esto es asegurarse de que todos sean plenamente conscientes del hecho de que su tiempo profesional se registrará destacando las tareas importantes para garantizar que entiendan mejor cómo pasar la jornada laboral.

Los empleados también deben estar preparados para esperar una descripción general de cómo se comparan con sus compañeros y el rendimiento que se espera de ellos. Esta autoconciencia siempre produce una mayor mejora. Hacer que los usuarios sepan por qué se está implementando una determinada acción y darles el control es fundamental para que cualquier software de seguimiento de tiempo tenga éxito.

4. Utiliza el bloqueo de tiempo

Al igual que un atleta de élite, realiza un seguimiento de todos los parámetros del cuerpo para mejorar el rendimiento y alcanzar los objetivos preestablecidos; De manera similar, las organizaciones necesitan usar un seguimiento de su tiempo y bloque de tiempo para que se realice una tarea específica o un grupo de tareas. Esto debe ser en tiempo real, basado en la realidad, consistente y automatizado para medir sistemáticamente cómo se bloquea el tiempo y luego lo utilizan varias personas, equipos, divisiones y unidades operativas en un negocio para entregar los resultados deseados.

Es importante identificar las brechas que deben mejorarse para aumentar el rendimiento general de una empresa, ya que su funcionamiento requiere datos objetivos que estén disponibles a gran velocidad y bajo demanda para tomar decisiones inteligentes, y todo esto solo puede facilitarse a través de un sólido sistema de seguimiento de tiempo.

5. Tener listas de tareas pendientes para mantener todo en orden

Idealmente, un buen sistema de seguimiento debe venir armado con una lista de tareas pendientes que asegure que la lista utilizada por los asociados de primera línea sea la misma que ve el director ejecutivo de la empresa. Esto garantiza una inmensa confianza en toda la empresa de que los datos que se utilizan para tomar decisiones son consistentes y precisos y actúan como un nivelador.

También es recomendable dotar de flexibilidad a los empleados para que diseñen su propia jornada laboral si la naturaleza de su puesto lo permite. Si no están trabajando en transacciones sensibles al tiempo, elegir el propio horario de trabajo y diseñar los días de trabajo en consecuencia es una posibilidad ventajosa.

Esto se considera un ejercicio beneficioso, ya que permite de dos a cuatro sprints de trabajo en una ventana de 24 horas para cumplir con los requisitos de una jornada laboral de ocho horas.

Un sistema efectivo mide los resultados entregados con mucha precisión, sin importar cuál sea el proceso, y los empleados no cuestionan la capacidad o las decisiones de sus líderes. Esta flexibilidad impulsa una motivación mucho mayor y mejores resultados en todos los niveles de una empresa. También es una propuesta de valor muy sólida en torno a la flexibilidad de la vida laboral y personal que las empresas pueden ofrecer a sus empleados al tiempo que garantizan que no haya una caída en la productividad en todo momento.

6. Divide las tareas grandes en partes más pequeñas y manejables

Dotar a los usuarios de sus propios datos siempre les ayuda a comprender mejor los hábitos de trabajo que han inculcado y puede permitirles completar su jornada laboral dividiendo las tareas grandes en partes más pequeñas. Los datos que se recopilan deben utilizarse para aumentar la conciencia de los usuarios sobre su propio estilo de trabajo.

Piense en la división de tareas en el contexto de otra herramienta de seguimiento. Por ejemplo, el que se usa para hacer ejercicio, rastrear las fluctuaciones de peso o la ingesta de alimentos individualmente para lograr un objetivo de pérdida o ganancia de peso.

Del mismo modo, un sistema de medición del trabajo que divida las tareas por hora y por día podrá lograr un esquema de tareas más grande u objetivos a largo plazo de una manera más fácil. La verdadera mejora solo puede ocurrir cuando todos y cada uno de los empleados, desde el peldaño superior hasta el inferior, tienen la conciencia y los conocimientos para mejorar.

7. Elimina las tareas monótonas y repetitivas con la automatización

Recopilar datos manualmente es una tarea monótona y repetitiva. Las empresas para las que los datos son una gran parte de su funcionamiento deben garantizar internamente que el proceso de seguimiento del tiempo esté completamente automatizado con una intervención mínima del usuario final para lograr un proceso en la oficina que conduzca a la eliminación de tareas monótonas y repetitivas. . Esto asegura que no hay margen para la inexactitud de los datos y los problemas de integridad que de otro modo pueden ocurrir cuando los datos se recopilan manualmente.

En muchos casos, la mayoría de los datos se recopilan a través de múltiples sistemas, que luego se agregan o normalizan y luego se presentan. La información vital se pierde en la traducción debido a la incapacidad de recopilar datos de forma automatizada en su origen. En muchas ocasiones, se requieren entradas manuales que no siempre son confiables porque las personas trabajan en diferentes entornos, como sistemas o máquinas del lado del cliente, donde la recopilación de datos no es posible y no se pueden identificar los indicadores de rendimiento correctos.

Un sistema de seguimiento sólido puede permitir el establecimiento de una dirección estratégica para la transformación mediante la creación de respuestas automatizadas a lo siguiente: qué parte de la empresa debe realinearse o reorganizarse; esto se puede lograr simplemente reasignando la capacidad para que coincida con las curvas de oferta y demanda; qué parte de la organización necesita ser rediseñada eliminando la demanda de un tipo específico de función mediante la implementación de tecnología más inteligente o cambiando algunos procesos anteriores.

Por ejemplo: al mejorar los feeds en los sistemas que necesitan para KYC, se puede reducir significativamente, ya que con un marco dirigido por API, esto se ha vuelto mucho más simple. Y finalmente, ¿qué parte de la organización necesita ser automatizada? Son tareas o procesos donde la variación es mínima y el “coeficiente de variación” muy bajo.

Varias organizaciones se sumergen de lleno en la automatización sin comprender sus ramificaciones o la comprensión completa de lo que está haciendo con sus operaciones. Un sistema de seguimiento permite la formulación de una comprensión y un enfoque más sistemáticos que permiten un enfoque más reflexivo de la transformación.

Un sistema de medición del tiempo permite que todos los miembros del equipo estén conectados, comprometidos, visibles y optimizados para permitir una planificación más inteligente de un día de trabajo típico por parte de un gerente armado con el conocimiento de saber cuántos miembros del equipo están disponibles para superar de manera competente una carga de trabajo típica.

8. Use software de seguimiento de tiempo para agilizar los procesos

La capacidad de tomar decisiones mediante el uso de software de seguimiento se basa en hechos y también proporciona buenos aportes para una gestión más inteligente en todos los niveles. Esto conduce a un efecto dominó de armonía y mejora: el usuario final comprende su propio estilo de trabajo individual y lo que necesita mejorar.

Un gerente comprende los problemas de destreza y habilidad dentro del equipo y qué tipo de corrección o consejo de entrenamiento se debe dar; el director o líder sénior comprende la utilización y cómo se distribuyen las cargas de trabajo entre varios equipos, dónde se requiere automatización, qué tipo de perfiles se deben contratar, qué rendimiento se ve afectado debido a la duración del cargo y qué otros factores entran en juego.

La integración perfecta en todas las plataformas y la solidez resistente para recopilar datos también son cruciales. Cuando un usuario no está conectado a la red de la empresa o tiene una conexión deficiente en un modo fuera de línea, los datos deben enviarse automáticamente a los servidores centrales cuando esté disponible una conexión segura y de alto funcionamiento. Esto asegura que no haya pérdida de datos debido a una mala conexión a Internet.

Además, dentro de una empresa, pueden existir múltiples entornos de TI. A veces, los usuarios trabajan en máquinas cliente y puede haber mucha complejidad dentro de los sistemas y las redes utilizadas. Ser capaz de lidiar sin problemas con las variaciones y permutaciones de una empresa distribuida globalmente, así como trabajar en todo tipo de plataformas operativas como Linux, Mac y Windows que pueden proporcionar una visión holística es esencial en un sistema de seguimiento de tiempo. Es imperativo tener un sistema integral y los datos que genera para que los usuarios finales y el liderazgo tengan plena confianza en él.

A menudo, las empresas no someten a prueba el sistema de medición que se ha implementado, lo que conduce a una pérdida de fe en el sistema cuando las partes interesadas ven que los datos recopilados no reflejan la realidad sobre el terreno. La confiabilidad de los datos y el acuerdo de todas las partes interesadas de que refleja lo que está sucediendo en el terreno es sumamente importante.

El uso óptimo de los sistemas de medición para diseñar las recompensas y asegurarse de que estén bien articuladas dentro de los sistemas de la empresa es de suma importancia. Lo que permite un sistema de seguimiento efectivo es segmentar claramente el desempeño y recompensar el tipo correcto de comportamientos.

Si el tiempo dedicado a los sistemas de producción necesita ser recompensado de cierta manera, y priorizado solo por la cantidad de horas conectadas, es fácilmente factible con un buen sistema de seguimiento. La forma en que los empleados son medidos y recompensados ​​ayuda a alinearlos con los objetivos más amplios de una empresa.

El seguimiento del tiempo también ayuda a comprender la dinámica de un equipo, al tiempo que puede segmentar el rendimiento en múltiples dimensiones. El desempeño siempre tenderá a variar según la antigüedad en una empresa, el conjunto de habilidades, la educación, los gerentes o la ubicación de un empleado; pero los datos enriquecidos generados por un software de medición de tiempo proporcionarán los conocimientos necesarios para ejecutar operaciones a una alta capacidad y máxima eficiencia.

Los problemas en el software de seguimiento del tiempo surgen cuando la información vital utilizada por los líderes y gerentes de equipo para la gestión del rendimiento, que se presenta en forma de recompensas o sanciones, no se comparte con los usuarios finales. Esto perjudica a los equipos y no pueden autocorregirse y mejorar. Es importante que los equipos sean conscientes en todo momento de cómo se están desempeñando y cómo se comparan con su grupo de pares.

Por lo tanto, el seguimiento de cómo se gasta el tiempo puede ayudar a las empresas a desbloquear un valor significativo. El tiempo promedio diario de productividad de un empleado es de aproximadamente 83 minutos. Durante una semana laboral típica, los empleados pasan alrededor de 8 horas en actividades no laborales, que incluyen ser interrumpidos por otros y revisar sus teléfonos para recibir notificaciones.

En los EE. UU., el salario por hora es de alrededor de $ 25. Estas dos fuentes combinadas nos permiten coincidir en que una empresa pierde potencialmente un estimado de $10,000 por empleado, por año, lo cual es un grifo financiero con fugas que simplemente no se cierra.

Conclusión

A medida que el futuro de los escenarios de trabajo continúa evolucionando, muchos arreglos de trabajo híbrido seguirán mutando y desarrollándose. A medida que las personas continúan trabajando en arreglos más flexibles y distribuidos, tener un sistema de medición automatizado se convertirá en un componente muy crítico de la pila de tecnología de una empresa. Esta es la única forma en que las empresas podrán mantenerse relevantes, preparadas para el futuro y operar a niveles máximos en este mundo VUCA (volátil, incierto, caótico, ambiguo) en el que vivimos.