8 dicas de controle de tempo para tornar sua vida mais fácil

O controle do tempo é essencial para o sucesso dos negócios e dos funcionários, pois ajuda a eliminar tarefas monótonas e desperdício de tempo.

A importância do controle do tempo é essencial para os funcionários e por associação para o sucesso do negócio, pois ajuda a eliminar tarefas monótonas para garantir que a extração ideal dos resultados de uma típica jornada de trabalho seja alcançada. Saiba como essas oito dicas de controle de tempo podem ajudar a tornar sua vida significativamente mais fácil.

Por que o rastreamento do tempo é importante

O tempo é uma moeda que deve ser gasta com sabedoria. Assim, o controle do tempo entra em jogo em grande forma no contexto profissional e no ambiente corporativo de uma grande empresa como um poderoso software de controle do tempo e os resultados que ele gera podem ter um impacto profundo nos indivíduos e na organização.

Atualmente, um problema complexo relacionado ao tempo com o qual as empresas são confrontadas também continua sendo um dos maiores problemas de escala não resolvidos e desconcertantes – trata-se de entender com que eficiência as equipes estão gastando seu tempo profissional pelo qual recebem um salário.

Essa é uma pergunta abrangente sobre a qual os gerentes ponderam: os funcionários estão gastando seu tempo em tarefas que são importantes para o negócio e seu próprio desenvolvimento profissional?

Para as pessoas que fazem o trabalho tradicional em fábricas e usam máquinas, isso foi amplamente resolvido com a construção de uma estrutura que se baseia em extensos estudos de movimento no tempo; que está construindo um trabalho repetível e estruturado onde os resultados podem ser claramente identificados e medidos.

No entanto, isso ainda é um desafio exigente para as organizações da nova era, onde as pessoas passam a maior parte do tempo em desktops e laptops. Isso torna muito difícil computar tempo e esforço de forma sistemática e automatizada, pois a falta de informação leva a más tomadas de decisão e uma ineficiência inerente continua a existir.

Dicas de rastreamento de tempo que você deve lembrar

Vejamos algumas dicas básicas que podem ajudá-lo a controlar o tempo para facilitar sua vida.

1. Entenda por que é importante controlar o tempo

As questões que muitas vezes incomodam as grandes empresas geralmente se baseiam no seguinte: o tempo gasto na frente das máquinas está realmente se traduzindo em resultados de negócios esperados? Por que o desempenho da equipe varia e existe uma maneira sustentável de reduzir as variações no desempenho?

Como lidar com a capacidade latente em uma organização para que ela se torne mais produtiva? Qual é a maneira de balancear a carga de forma mais eficaz entre as equipes para que a colaboração possa ser perfeita? Por que a duração do tempo gasto em uma tarefa por dois funcionários separados flutua? Como fornecer uma distribuição de trabalho mais equitativa entre as equipes para permitir uma colaboração mais inteligente? Como recompensar os membros da equipe com base em resultados objetivos e transparentes? Como medir e calcular desempenhos sem preconceito ou intervenção humana? Qual atividade transformacional merece o maior investimento para garantir um ROI sustentável?

A resposta para todas as perguntas acima está na implementação de um software de rastreamento de tempo capaz de abordar tudo isso e muito mais. Assim, é importante sempre controlar o tempo em uma empresa.

2. Crie uma estrutura de rastreamento de tempo

Muitas empresas modernas enfrentam o problema fundamental de não serem capazes de implantar e criar um sistema automatizado e sofisticado apropriado que possa fornecer insights mais profundos para crescer e operar os negócios com mais eficiência. As empresas precisam entender melhor como o tempo é gasto, e isso só pode ser alcançado escolhendo um software de rastreamento de tempo que marque todas as caixas, pois essas informações podem permitir que elas gerenciem suas operações de maneira mais eficiente.

3. Acompanhe apenas as coisas importantes

Rastrear os pontos essenciais e aderir a eles da maneira mais rigorosa possível é a única maneira pela qual um software de rastreamento de tempo pode ser um sucesso. Também é estipulado manter todas as funções claras e transparentes – pois a implantação e o posicionamento de uso de um software são de extrema importância.

Isso é mais crítico do que os amplos recursos e funcionalidades que existem no software. Muitas empresas não divulgam aos funcionários que uma tecnologia como essa está sendo implantada ou o fazem conscientemente em modo furtivo ou silencioso. Essa abordagem muitas vezes é mal interpretada como um software de espionagem ou vigilância do Big Brother. Em última análise, isso pode causar estragos na organização e criar uma cultura muito tóxica de desconfiança e inicia um ciclo de ter que sempre cobrir ações e reações. A criatividade é sufocada e os funcionários tendem a se tornar muito avessos ao risco.

A solução para isso é garantir que todos estejam cientes do fato de que seu tempo profissional será rastreado com destaque nas tarefas importantes para garantir que eles entendam melhor como passar a jornada de trabalho.

Os funcionários também devem ser preparados para esperar uma visão geral de como eles se comparam aos seus pares e o desempenho esperado deles. Essa autoconsciência sempre traz uma melhoria acentuada. Tornar os usuários cientes de por que uma determinada ação está sendo implementada e dar a eles controle é fundamental para que qualquer software de rastreamento de tempo seja bem-sucedido.

4. Utilize o bloqueio de tempo

Como um atleta de alto nível, rastreia todos os parâmetros do corpo para melhorar o desempenho e atingir metas pré-estabelecidas; da mesma forma, as organizações precisam usar o controle de tempo e bloco de tempo para que uma tarefa específica ou um grupo de tarefas seja realizada. Isso deve ser em tempo real, fundamentado na realidade, consistente e automatizado para medir sistematicamente como o tempo é bloqueado e, em seguida, utilizado por vários indivíduos, equipes, divisões e unidades operacionais em uma empresa para fornecer os resultados desejados.

É importante identificar as lacunas que precisam ser aprimoradas para aumentar o desempenho geral de uma empresa, pois executá-la requer dados objetivos que estão disponíveis em velocidade e sob demanda para tomar decisões inteligentes - e tudo isso só pode ser facilitado por meio de um robusto sistema de rastreamento de tempo.

5. Tenha listas de tarefas para manter tudo nos trilhos

Idealmente, um bom sistema de rastreamento deve vir munido de uma lista de tarefas que garanta que a lista utilizada pelos colaboradores da linha de frente seja a mesma que é vista pelo CEO da empresa. Isso garante imensa confiança em toda a empresa de que os dados que estão sendo usados ​​para tomar as decisões são consistentes e precisos e atuam como um nivelador.

Também é aconselhável fornecer flexibilidade aos funcionários para projetar sua própria jornada de trabalho, se a natureza de seu trabalho permitir. Se eles não estiverem trabalhando em transações sensíveis ao tempo, escolher suas próprias horas de trabalho e planejar os dias de trabalho de acordo é uma possibilidade vantajosa.

Isso é visto como um exercício benéfico, pois permite que dois a quatro sprints de trabalho em uma janela de 24 horas atendam aos requisitos de um dia de trabalho de oito horas.

Um sistema eficaz mede os resultados entregues com muita precisão, não qual é o processo, e os funcionários não questionam a capacidade ou as decisões de seus líderes. Essa flexibilidade gera uma motivação muito maior e melhores resultados em todos os níveis de uma empresa. Também é uma proposta de valor muito forte em torno da flexibilidade da vida profissional que as empresas podem oferecer a seus funcionários, garantindo que não haja queda na produtividade o tempo todo.

6. Divida grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis

Capacitar os usuários com seus próprios dados sempre os ajuda a entender melhor os hábitos de trabalho que eles inculcaram e pode permitir que eles cumpram seu dia de trabalho dividindo grandes tarefas em partes menores. Os dados coletados devem ser usados ​​para aumentar a conscientização dos usuários sobre seu próprio estilo de trabalho.

Pense em dividir tarefas no contexto de outra ferramenta de rastreamento. Por exemplo, aquele que é usado para se exercitar, rastrear flutuações de peso ou ingestão de alimentos individualmente para atingir um objetivo de perda ou ganho de peso.

Da mesma forma, um sistema de medição de trabalho que divide as tarefas em uma base horária e diária será capaz de alcançar um esboço de tarefa maior ou objetivos de longo prazo de maneira mais fácil. A verdadeira melhoria só pode acontecer quando todos e cada um dos funcionários, do nível superior ao inferior, são capacitados com a conscientização e os insights para melhorar.

7. Elimine tarefas monótonas e repetitivas com automação

Coletar dados manualmente é uma tarefa monótona e repetitiva. As empresas para as quais os dados são uma grande parte do seu funcionamento, têm de assegurar internamente que o processo de controlo do tempo seja totalmente automatizado com intervenção mínima do utilizador final para conseguir um processo no escritório que conduza à eliminação de tarefas monótonas e repetitivas . Isso garante que não há escopo para problemas de imprecisão e integridade de dados que podem ocorrer quando os dados são coletados manualmente.

Em muitos casos, a maioria dos dados é coletada por meio de vários sistemas, que são então agregados ou normalizados e apresentados posteriormente. Informações vitais se perdem na tradução devido à incapacidade de coletar dados de forma automatizada em sua fonte. Em muitas ocasiões, são necessárias entradas manuais que nem sempre são confiáveis ​​porque as pessoas trabalham em ambientes diferentes, como sistemas ou máquinas do lado do cliente, onde a coleta de dados não é possível e os indicadores de desempenho corretos não podem ser identificados.

Um sistema de rastreamento robusto pode permitir a definição de uma direção estratégica para a transformação, criando respostas automatizadas para o seguinte: qual parte da empresa precisa ser realinhada ou reorganizada – isso pode ser realizado simplesmente realocando a capacidade para corresponder às curvas de oferta e demanda; qual parte da organização precisa ser reprojetada, eliminando a demanda por um tipo específico de função, implementando uma tecnologia mais inteligente ou alterando alguns processos anteriores.

Por exemplo: por melhores feeds em sistemas que eles precisam para KYC pode ser significativamente reduzido como com uma estrutura liderada por API, isso se tornou muito mais simples. E, finalmente, que parte da organização precisa ser automatizada? São tarefas ou processos onde a variação é mínima e o “coeficiente de variação” muito baixo.

Várias organizações mergulham de cabeça na automação sem compreender suas ramificações ou a compreensão completa do que ela está fazendo com suas operações. Um sistema de rastreamento permite a formulação de uma compreensão e abordagem mais sistemáticas que permitem uma abordagem mais ponderada da transformação.

Um sistema de medição de tempo permite que todos os membros da equipe estejam conectados, engajados, visíveis e otimizados para permitir o planejamento mais inteligente de um dia de trabalho típico por um gerente armado com o conhecimento de quantos membros da equipe estão disponíveis para enfrentar com competência uma carga de trabalho típica.

8. Use o software de rastreamento de tempo para agilizar os processos

A capacidade de tomar decisões usando o software de rastreamento torna-se baseada em fatos e também fornece boas entradas para um gerenciamento mais inteligente em todos os níveis. Isso leva a um efeito cascata de harmonia e melhoria: à medida que o usuário final entende seu próprio estilo de trabalho individual e o que precisa ser melhorado.

Um gerente compreende os problemas de habilidade e habilidade dentro da equipe e que tipo de orientação ou aconselhamento de treinamento deve ser dado; o diretor ou líder sênior entende a utilização e como as cargas de trabalho são distribuídas entre várias equipes, onde a automação é necessária, que tipo de perfis devem ser contratados, qual desempenho está sendo afetado devido à duração do mandato e quais outros fatores estão entrando em jogo.

A integração perfeita em todas as plataformas e a robustez robusta para coletar dados também são cruciais. Quando um usuário não está conectado à rede da empresa ou tem uma conexão ruim em um modo offline, os dados precisam ser automaticamente enviados de volta aos servidores centrais quando uma conexão segura e altamente funcional estiver disponível. Isso garante que não haja perda de dados por conta de uma conexão de internet ruim.

Além disso, dentro de uma empresa, vários ambientes de TI podem existir. Às vezes, os usuários trabalham em máquinas clientes e pode haver muita complexidade nos sistemas e nas redes usadas. Ser capaz de lidar perfeitamente com as variações e permutações de uma empresa distribuída globalmente, bem como trabalhar em todos os tipos de plataformas operacionais, como Linux, Mac e Windows, que podem fornecer uma visão holística, é essencial em um sistema de rastreamento de tempo. É imperativo ter um sistema abrangente e os dados que ele gera para que os usuários finais e a liderança tenham total confiança nele.

Muitas vezes, as empresas não fazem testes de estresse no sistema de medição que foi implantado, o que leva a uma perda de confiança no sistema quando as partes interessadas percebem que os dados coletados não refletem a realidade local. A confiabilidade dos dados e a concordância de todas as partes interessadas de que estão refletindo o que está acontecendo no local são extremamente importantes.

Usar sistemas de medição de forma otimizada para projetar recompensas e garantir que eles estejam bem articulados dentro dos sistemas da empresa é de primordial importância. O que um sistema de rastreamento eficaz permite é segmentar nitidamente o desempenho e recompensar o tipo certo de comportamento.

Se o tempo gasto nos sistemas de produção precisar ser recompensado de uma certa maneira e priorizado apenas o número de horas conectadas, isso é facilmente possível com um bom sistema de rastreamento instalado. A forma como os funcionários são avaliados e recompensados ​​ajuda a alinhá-los com os objetivos maiores de uma empresa.

O rastreamento de tempo também ajuda a entender a dinâmica de uma equipe, além de poder segmentar o desempenho em várias dimensões. Os desempenhos sempre tenderão a variar com base na permanência na empresa, no conjunto de habilidades, na educação, nos gerentes ou na localização de um funcionário; mas os dados ricos gerados por um software de medição de tempo fornecerão os insights necessários para executar as operações com alta capacidade e eficiência máxima.

Problemas no software de controle de tempo surgem quando informações vitais usadas por líderes e gerentes de equipe para gerenciamento de desempenho, na forma de recompensas ou penalidades, não são compartilhadas com os usuários finais. Isso prejudica as equipes e elas são incapazes de se auto-corrigir e melhorar. É importante que as equipes estejam sempre cientes de como estão se saindo e como se comparam ao seu grupo de pares.

Portanto, rastrear como o tempo é gasto pode ajudar as empresas a liberar um valor significativo. O tempo médio diário para a produtividade de um funcionário é de aproximadamente 83 minutos. Durante uma semana de trabalho típica, os funcionários passam cerca de 8 horas em atividades não relacionadas ao trabalho, que incluem ser interrompidos por outras pessoas e verificar seus telefones para notificações.

Nos EUA, o salário por hora é de cerca de US $ 25. Essas duas fontes combinadas nos permitem concordar que uma empresa perde potencialmente cerca de US$ 10.000 por funcionário, por ano, o que é uma torneira financeira com vazamento que simplesmente não fecha.

Conclusão

À medida que o futuro dos cenários de trabalho continua a evoluir, muitos arranjos de trabalho híbridos continuarão mudando e se desenvolvendo. À medida que as pessoas continuam a trabalhar em arranjos mais flexíveis e distribuídos, ter um sistema de medição automatizado se tornará um componente muito crítico da pilha de tecnologia de um negócio. Essa é a única maneira de as empresas permanecerem relevantes, prontas para o futuro e operar em níveis de pico neste mundo VUCA (volátil, incerto, caótico, ambíguo) em que vivemos.