삶을 더 쉽게 만드는 8가지 시간 추적 팁

시간 추적은 단조로운 작업과 시간 낭비를 없애는 데 도움이 되므로 비즈니스와 직원의 성공에 필수적입니다.

시간 추적의 중요성은 일반적인 근무일에서 최적의 결과를 추출할 수 있도록 단조로운 작업을 제거하는 데 도움이 되므로 비즈니스 성공을 위해 직원과 협회에 필수적입니다. 이 8가지 시간 추적 팁이 삶을 훨씬 더 쉽게 만드는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.

시간 추적이 중요한 이유

시간은 현명하게 써야 하는 화폐입니다. 따라서 시간 추적은 전문적인 맥락에서 그리고 대기업의 기업 환경에서 강력한 시간 추적 소프트웨어로 큰 역할을 하며 생성된 결과는 개인과 조직에 중대한 영향을 미칠 수 있습니다.

현재 기업이 직면하고 있는 복잡한 시간 관련 문제는 가장 큰 해결되지 않고 당혹스러운 규모 문제 중 하나로 남아 있습니다. 이는 팀이 급여를 받고 있는 동안 전문적인 시간을 얼마나 효과적으로 사용하고 있는지 이해하는 것과 관련이 있습니다.

이것은 관리자가 숙고하는 포괄적인 질문입니다. 직원이 비즈니스와 자신의 전문성 개발에 중요한 작업에 시간을 보내고 있습니까?

공장에서 전통적인 작업을 하고 기계를 사용하는 사람들의 경우 이 문제는 주로 광범위한 시간 이동 연구에 의존하는 프레임워크를 구축함으로써 해결되었습니다. 이는 출력을 명확하게 식별하고 측정할 수 있는 반복 가능하고 구조화된 작업을 구축하는 것입니다.

그러나 이것은 사람들이 대부분의 시간을 데스크탑과 노트북에서 보내는 신세대 조직에게 여전히 어려운 과제로 남아 있습니다. 정보의 부족은 잘못된 의사결정으로 이어지고 고유의 비효율성이 계속 존재하기 때문에 체계적이고 자동화된 방식으로 시간과 노력을 계산하기가 매우 어렵습니다.

기억해야 할 시간 추적 팁

시간을 추적하여 삶을 더 쉽게 만드는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 핵심 팁을 살펴보겠습니다.

1. 시간을 추적하는 것이 중요한 이유 이해

종종 대기업을 괴롭히는 질문은 다음과 관련이 있습니다. 기계 앞에서 보낸 시간이 실제로 예상되는 비즈니스 결과로 이어지는가? 팀 성과가 다른 이유는 무엇이며 성과의 변화를 줄이는 유지 관리 가능한 방법이 있습니까?

생산성을 높이기 위해 조직의 잠재 능력을 어떻게 해결합니까? 원활한 협업을 위해 팀 간에 로드 밸런싱을 보다 효과적으로 수행할 수 있는 방법은 무엇입니까? 두 명의 개별 직원이 한 작업에 소요하는 시간이 변동하는 이유는 무엇입니까? 보다 스마트한 협업을 가능하게 하기 위해 팀 간에 보다 공평한 작업 분배를 제공하는 방법은 무엇입니까? 객관적이고 투명한 결과를 바탕으로 팀원들에게 어떻게 보상할 것인가? 편향이나 사람의 개입 없이 어떻게 성과를 측정하고 계산합니까? 지속 가능한 ROI를 보장하기 위해 가장 높은 투자 가치가 있는 혁신 활동은 무엇입니까?

위의 모든 질문에 대한 답은 이러한 모든 문제를 해결할 수 있는 시간 추적 소프트웨어를 구현하는 데 있습니다. 따라서 기업에서 항상 시간을 추적하는 것이 중요합니다.

2. 시간 추적 프레임워크 만들기

많은 현대 기업은 비즈니스를 보다 효과적으로 성장시키고 운영하기 위한 심층적인 통찰력을 제공할 수 있는 적절한 자동화되고 정교한 시스템을 배포 및 생성할 수 없다는 근본적인 문제에 직면해 있습니다. 기업은 시간이 어떻게 소비되는지 더 잘 이해해야 하며, 이 정보를 통해 보다 효율적인 방식으로 운영을 관리할 수 있기 때문에 모든 확인란을 선택하는 시간 추적 소프트웨어를 선택해야만 달성할 수 있습니다.

3. 중요한 것만 추적

시간 추적 소프트웨어가 성공할 수 있는 유일한 방법은 필수 사항을 추적하고 가능한 한 가장 엄격한 방식으로 준수하는 것입니다. 또한 소프트웨어 사용의 배포 및 배치가 가장 중요하기 때문에 모든 기능을 명확하고 투명하게 유지하도록 규정되어 있습니다.

이는 소프트웨어에 존재하는 광범위한 기능보다 더 중요합니다. 많은 기업은 이와 같은 기술이 배포되고 있음을 직원에게 공개하지 않거나 의식적으로 은폐 또는 자동 모드에서 수행합니다. 이 접근 방식은 종종 Big Brother 감시 또는 감시 소프트웨어로 잘못 해석됩니다. 궁극적으로 이는 조직에 혼란을 야기할 수 있으며 매우 유독한 불신 문화를 조성하고 항상 행동과 반응을 덮어야 하는 악순환을 시작합니다. 창의성은 억눌리고 직원들은 매우 위험을 회피하는 경향이 있습니다.

이에 대한 해결책은 모든 사람이 업무 시간을 보내는 방법을 더 잘 이해할 수 있도록 중요한 작업에 대한 강조 표시와 함께 전문적인 시간을 추적한다는 사실을 완전히 인식하도록 하는 것입니다.

직원들은 또한 동료와 비교하는 방법 및 직원에게 기대되는 성과에 대한 개요를 예상할 수 있어야 합니다. 이러한 자기 인식은 항상 향상된 개선을 가져옵니다. 특정 작업이 구현되는 이유를 사용자에게 알리고 제어 권한을 부여하는 것은 추적 소프트웨어가 성공하기 위해 매우 중요합니다.

4. 시간 차단 활용

최고의 운동선수처럼 모든 신체 매개변수를 추적하여 성과를 개선하고 사전 설정된 목표를 달성합니다. 유사하게 조직은 특정 또는 작업 그룹이 수행되도록 시간 및 시간 블록을 추적해야 합니다. 이는 실시간으로, 현실에 기반하고, 일관되고, 자동화되어 시간이 어떻게 차단되고 비즈니스의 다양한 개인, 팀, 부서 및 운영 단위에서 활용하여 원하는 결과를 제공하는지 체계적으로 측정해야 합니다.

기업을 운영하려면 현명한 결정을 내리기 위해 신속하고 주문형으로 사용할 수 있는 객관적인 데이터가 필요하기 때문에 기업의 전체 성능을 높이기 위해 개선해야 할 격차를 식별하는 것이 중요합니다. 이 모든 것은 강력한 시간 추적 시스템.

5. 모든 것을 순조롭게 유지하기 위해 할 일 목록이 있어야 합니다.

이상적으로, 우수한 추적 시스템은 일선 직원이 사용하는 목록이 비즈니스 CEO가 보는 목록과 동일한지 확인하는 할 일 목록으로 무장해야 합니다. 이를 통해 기업 전체에서 의사 결정에 사용되는 데이터가 일관되고 정확하며 평준화 역할을 한다는 엄청난 확신을 갖게 됩니다.

또한 업무의 특성이 허용하는 경우 직원이 자신의 근무일을 설계할 수 있는 유연성을 제공하는 것이 좋습니다. 시간에 민감한 거래를 하지 않는다면, 자신의 근무 시간을 선택하고 그에 따라 근무일을 설계하는 것이 유리한 가능성입니다.

이것은 하루 8시간 근무 요건을 충족하기 위해 24시간 창에서 2~4회의 작업 스프린트를 가능하게 하므로 유익한 운동으로 간주됩니다.

효과적인 시스템은 프로세스가 무엇인지 없이 매우 정확하게 전달된 결과를 측정하며 직원들은 리더의 능력이나 결정에 의문을 제기하지 않습니다. 이러한 유연성은 기업의 모든 수준에서 훨씬 더 큰 동기 부여와 더 나은 결과를 이끌어냅니다. 이는 또한 기업이 직원들에게 제공할 수 있는 일과 삶의 유연성에 관한 매우 강력한 가치 제안이며 생산성이 항상 저하되지 않도록 보장합니다.

6. 큰 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 조각으로 나눕니다.

자신의 데이터로 사용자에게 권한을 부여하면 항상 자신이 주입한 작업 습관을 더 잘 이해하는 데 도움이 되며 큰 작업을 작은 부분으로 나누어 작업을 완료할 수 있습니다. 수집된 데이터는 사용자의 작업 스타일에 대한 인식을 높이는 데 사용해야 합니다.

다른 추적 도구의 맥락에서 작업을 분리하는 것을 생각해 보십시오. 예를 들어, 체중 감소 또는 증가라는 하나의 목표를 달성하기 위해 개별적으로 운동, 체중 변동 추적 또는 음식 섭취에 사용되는 것입니다.

마찬가지로, 작업을 시간 단위 및 매일 단위로 분할하는 작업 측정 시스템은 더 큰 작업 개요 또는 장기 목표를 더 쉽게 달성할 수 있습니다. 진정한 개선은 최상위에서 최하위 단계에 이르는 모든 직원이 개선을 위한 인식과 통찰력을 가질 때만 일어날 수 있습니다.

7. 자동화로 단조롭고 반복적인 작업 제거

수동으로 데이터를 수집하는 것은 단조롭고 반복적인 작업입니다. 데이터가 기능의 큰 부분을 차지하는 기업은 사무실에서 단조롭고 반복적인 작업을 제거하는 프로세스를 달성하기 위해 최종 사용자의 최소한의 개입으로 시간 추적 프로세스가 완전히 자동화되도록 내부적으로 보장해야 합니다. . 이는 데이터를 수동으로 수집할 때 발생할 수 있는 데이터 부정확성 및 무결성 문제의 범위가 없음을 확인합니다.

많은 경우에 대부분의 데이터는 여러 시스템을 통해 수집되며, 그런 다음 집계되거나 정규화되어 나중에 표시됩니다. 소스에서 자동화된 방식으로 데이터를 수집할 수 없기 때문에 중요한 정보는 번역 과정에서 손실됩니다. 많은 경우 사람들이 데이터 수집이 불가능하고 올바른 성능 지표를 식별할 수 없는 클라이언트 측 시스템이나 기계와 같은 다른 환경에서 작업하기 때문에 항상 신뢰할 수 있는 것은 아닌 수동 입력이 필요합니다.

강력한 추적 시스템은 다음에 대한 자동화된 응답을 생성하여 변환을 위한 전략적 방향 설정을 허용할 수 있습니다. 보다 스마트한 기술을 구현하거나 일부 업스트림 프로세스를 변경하여 특정 종류의 기능에 대한 요구를 제거함으로써 조직의 어느 부분을 재설계해야 하는지를 나타냅니다.

예를 들어, 시스템에 더 나은 피드를 제공함으로써 KYC에 필요한 API 주도 프레임워크와 같이 크게 줄일 수 있어 훨씬 간단해졌습니다. 마지막으로 조직의 어떤 부분을 자동화해야 합니까? 변동이 최소화되고 "변동 계수"가 매우 낮은 작업 또는 프로세스입니다.

많은 조직이 자동화의 결과를 이해하지 못하거나 자동화가 운영에 미치는 영향을 완전히 이해하지 못한 채 자동화에 몰두하고 있습니다. 추적 시스템을 사용하면 보다 체계적인 이해와 전환에 대한 보다 사려 깊은 접근을 가능하게 하는 접근 방식을 공식화할 수 있습니다.

시간 측정 시스템을 사용하면 모든 팀 구성원이 연결, 참여, 가시성 및 최적화되어 일반적인 작업 부하를 유능하게 처리할 수 있는 팀 구성원의 수를 아는 지식으로 무장한 관리자가 일반적인 근무일을 보다 스마트하게 계획할 수 있습니다.

8. 시간 추적 소프트웨어를 사용하여 프로세스 간소화

추적 소프트웨어를 사용하여 의사 결정을 내리는 기능은 사실에 기반하고 모든 수준에서 보다 스마트한 관리를 위한 좋은 정보를 제공합니다. 이는 최종 사용자가 자신의 개별 작업 스타일과 개선해야 할 사항을 이해하기 때문에 조화와 개선의 파급 효과로 이어집니다.

관리자는 팀 내의 기술 및 능력 문제와 어떤 종류의 교정 또는 코칭 조언을 제공해야 하는지 이해합니다. 이사 또는 선임 리더는 활용도와 워크로드가 여러 팀에 어떻게 분산되어 있는지, 자동화가 필요한 위치, 고용해야 하는 프로필 유형, 재직 기간으로 인해 영향을 받는 성과 및 기타 요인을 파악합니다.

모든 플랫폼에 대한 원활한 통합과 데이터 수집을 위한 견고한 견고성도 중요합니다. 사용자가 회사 네트워크에 연결되어 있지 않거나 오프라인 모드에서 연결 상태가 좋지 않은 경우 안전하고 높은 기능의 연결을 사용할 수 있게 되면 데이터를 자동으로 중앙 서버로 다시 푸시해야 합니다. 이렇게 하면 인터넷 연결 상태가 좋지 않아도 데이터 손실이 발생하지 않습니다.

또한 기업 내에는 여러 IT 환경이 존재할 수 있습니다. 때때로 사용자는 클라이언트 시스템에서 작업하며 사용되는 시스템과 네트워크 내에서 많은 복잡성이 있을 수 있습니다. 전 세계에 분산된 기업의 변형과 순열을 원활하게 처리하고 전체론적 관점을 제공할 수 있는 Linux, Mac 및 Windows와 같은 모든 유형의 운영 플랫폼에서 작업할 수 있는 것은 시간 추적 시스템의 핵심입니다. 최종 사용자와 경영진이 완전히 신뢰할 수 있도록 포괄적인 시스템과 시스템이 생성하는 데이터를 보유하는 것이 필수적입니다.

종종 기업은 배포된 측정 시스템을 스트레스 테스트하지 않아 이해 관계자가 수집한 데이터가 현장의 현실을 반영하지 못한다는 것을 알게 되면 시스템에 대한 신뢰를 잃게 됩니다. 데이터 신뢰성과 현장에서 일어나는 일을 반영한다는 모든 이해 관계자의 동의가 가장 중요합니다.

측정 시스템을 최적으로 사용하여 보상을 설계하고 이러한 보상이 회사 시스템 내에서 잘 표현되도록 하는 것이 가장 중요합니다. 효과적인 추적 시스템이 허용하는 것은 성과를 첨예하게 분류하고 올바른 종류의 행동에 대해 보상하는 것입니다.

프로덕션 시스템에 보낸 시간이 특정 방식으로 보상되어야 하고 로그인한 시간보다 우선시되어야 하는 경우 적절한 추적 시스템이 있으면 쉽게 수행할 수 있습니다. 직원이 측정되고 보상을 받는 방법은 직원을 기업의 더 큰 목표에 맞추는 데 도움이 됩니다.

시간 추적은 또한 팀의 역학을 이해하는 데 도움이 되며 여러 차원에서 성과를 분류할 수 있습니다. 성과는 항상 회사의 재직 기간, 기술, 교육, 관리자 또는 직원의 위치에 따라 달라지는 경향이 있습니다. 그러나 시간 측정 소프트웨어에서 생성된 풍부한 데이터는 작업을 고용량 및 최대 효율성으로 실행하는 데 필요한 통찰력을 제공합니다.

시간 추적 소프트웨어의 문제는 팀 리더와 관리자가 성과 관리를 위해 사용하는 중요한 정보가 보상이나 벌칙의 형태로 최종 사용자와 공유되지 않을 때 발생합니다. 이것은 팀을 핸디캡으로 만들고 스스로 수정하고 개선할 수 없습니다. 팀이 자신의 성과와 동료 그룹과의 비교에 대해 항상 인식하는 것이 중요합니다.

따라서 시간을 어떻게 사용하는지 추적하면 기업이 상당한 가치를 실현하는 데 도움이 될 수 있습니다. 직원의 하루 평균 생산성 시간은 약 83분입니다. 일반적인 근무 주 동안 직원은 다른 사람의 방해를 받고 휴대폰에서 알림을 확인하는 등 업무 외 활동에 약 8시간을 보냅니다.

미국에서 시급은 약 $25입니다. 이 두 가지 출처를 결합하면 회사가 직원 1인당 연간 약 10,000달러의 손실을 입을 가능성이 있다는 사실에 동의할 수 있습니다.

결론

작업 시나리오의 미래가 계속 진화함에 따라 많은 하이브리드 작업 방식이 계속 변경되고 발전할 것입니다. 사람들이 더 유연하고 분산된 방식으로 계속 작업함에 따라 자동화된 측정 시스템을 보유하는 것은 비즈니스 기술 스택의 매우 중요한 구성 요소가 될 것입니다. 이것이 기업이 우리가 살고 있는 이 VUCA(변동성, 불확실, 혼란, 모호성) 세계에서 관련성을 유지하고 미래에 대비하며 최고 수준으로 운영할 수 있는 유일한 방법입니다.