让您的生活更轻松的 8 个时间跟踪技巧

时间跟踪对于业务和员工的成功至关重要，因为它有助于消除单调的任务和浪费的时间。

时间跟踪的重要性对于员工和企业的成功至关重要，因为它有助于消除单调的任务，以确保从典型的工作日中获得最佳结果。 了解这八个时间跟踪技巧如何帮助您的生活变得更加轻松。

为什么时间跟踪很重要

时间是一种货币，必须明智地使用。 因此，时间跟踪在专业环境和大型企业的公司环境中发挥着重要作用，作为强大的时间跟踪软件，它产生的结果可以对个人和组织产生深远的影响。

目前，企业面临的一个复杂的与时间相关的问题也仍然是最大的未解决和令人困惑的规模问题之一——它是关于了解团队如何有效地利用他们获得薪水的专业时间。

这是经理们思考的一个包罗万象的问题：员工是否把时间花在对企业和他们自己的职业发展很重要的任务上？

对于在工厂从事传统工作并使用机器的人来说，这主要是通过建立一个依赖于广泛时间运动研究的框架来解决的； 它正在构建可重复和结构化的工作，其中可以清楚地识别和测量输出。

然而，对于新时代的组织来说，这仍然是一个严峻的挑战，人们将大部分时间花在台式机和笔记本电脑上。 这使得以系统和自动化的方式计算时间和精力变得非常困难，因为缺乏信息会导致决策失误，并且固有的低效率仍然存在。

您应该记住的时间跟踪技巧

让我们回顾一些核心技巧，这些技巧可以帮助您进行时间跟踪，让您的生活更轻松。

1. 了解为什么跟踪时间很重要

经常困扰大型企业的问题通常取决于以下几点：在机器前花费的时间是否真的转化为预期的业务成果？ 为什么团队绩效会发生变化，是否有可维护的方法来减少绩效变化？

如何解决组织中的潜在能力以提高生产力？ 有什么方法可以更有效地跨团队进行负载平衡，从而实现无缝协作？ 为什么两个不同的员工在一项任务上花费的时间会波动？ 如何在团队之间提供更公平的工作分配以实现更智能的协作？ 如何根据客观透明的结果奖励团队成员？ 如何在没有偏见或人为干预的情况下测量和计算性能？ 哪项转型活动最值得投资以保证可持续的投资回报率？

上述所有问题的答案在于实施一个能够解决所有这些问题以及更多问题的时间跟踪软件。 因此，在企业中始终进行时间跟踪很重要。

2.创建时间跟踪框架

许多现代企业面临着一个根本问题，即无法部署和创建适当的自动化和复杂系统，这些系统可以提供更深入的洞察力来更有效地发展和运营业务。 企业必须更好地了解时间是如何花费的，而这只能通过选择一个时间跟踪软件来实现，因为这些信息可以让他们以更有效的方式管理他们的运营。

3.只跟踪重要的事情

跟踪要点并以最严格的方式遵守它们是时间跟踪软件取得成功的唯一途径。 还规定要保持所有功能清晰透明——因为软件使用的部署和定位至关重要。

这比软件中存在的广泛特性和功能更为重要。 许多企业不会向员工透露正在部署或有意识地以隐形或静默模式部署此类技术。 这种方法经常被误解为老大哥监视或监视软件。 最终，这可能会给组织造成严重破坏，并造成一种非常有害的不信任文化，并引发一个必须始终涵盖行动和反应的循环。 创造力被扼杀，员工往往变得非常规避风险。

解决这个问题的方法是确保每个人都充分认识到他们的职业时间将被跟踪并重点关注重要任务，以确保他们更好地了解如何度过工作日。

员工还应该准备好了解他们与同行的比较情况以及对他们的期望表现。 这种自我意识总是会带来更高的进步。 让用户了解为什么要执行某个操作并给予他们控制权对于任何时间跟踪软件的成功都是至关重要的。

4.利用时间阻塞

就像顶级运动员跟踪每个身体参数以提高表现并达到预设目标； 同样，组织需要使用跟踪他们的时间和时间块，以便完成特定或一组任务。 这应该是实时的、基于现实的、一致的和自动化的，以系统地衡量时间是如何被阻止的，然后被企业中的各个个人、团队、部门和运营单位利用以实现预期的结果。

确定需要改进的差距以提高企业的整体绩效非常重要，因为运行它需要客观的数据，这些数据可以快速和按需提供以做出明智的决策——而所有这一切只能通过强大的时间跟踪系统。

5. 有待办事项清单以保持一切正常

理想情况下，一个好的跟踪系统应该配备一个待办​​事项清单，以确保一线员工使用的清单与企业首席执行官看到的清单相同。 这确保了整个企业对用于制定决策的数据的一致性和准确性充满信心，并且可以起到平衡器的作用。

如果员工的工作性质允许，还建议为员工提供灵活性来设计自己的工作日。 如果他们不从事对时间敏感的交易，那么选择自己的工作时间并相应地设计工作日是一种有利的可能性。

这被视为一项有益的练习，因为它可以在 24 小时窗口内进行两到四个工作冲刺，以满足 8 小时工作日的要求。

一个有效的系统非常准确地衡量交付的结果，而不是流程是什么，员工不会质疑领导者的能力或决定。 这种灵活性在企业的各个层面推动了更大的动力和更好的产出。 这也是围绕工作与生活灵活性的一个非常强大的价值主张，企业可以为员工提供这种价值主张，同时确保生产力始终不下降。

6. 将大任务分解成更小、更易于管理的部分

为用户提供自己的数据始终可以帮助他们更好地了解他们所灌输的工作习惯，并可以通过将大任务分解成更小的零碎来使他们能够度过工作日。 收集的数据必须用于提高用户对自己工作方式的认识。

考虑在另一个跟踪工具的上下文中分解任务。 例如，用于锻炼、跟踪体重波动或单独进食以实现减重或增重目标的一种。

同样，按小时和每天分解任务的工作测量系统将能够以更轻松的方式实现更大的任务大纲或长期目标。 只有从上到下的每一位员工都被赋予了改进的意识和洞察力，才能实现真正的改进。

7. 通过自动化消除单调、重复的任务

手动收集数据是一项单调、重复的任务。 数据是其大部分功能的企业，必须在内部确保时间跟踪过程是完全自动化的，最终用户的干预最少，以实现办公室流程，从而消除单调和重复的任务. 这可以确定在手动收集数据时不会出现数据不准确性和完整性问题。

在许多情况下，大部分数据是通过多个系统收集的，然后将其汇总或标准化并随后呈现。 由于无法从源头自动收集数据，重要信息在翻译过程中会丢失。 在许多情况下，需要并不总是可靠的手动输入，因为人们在不同的环境中工作，例如客户端系统或机器，在这些环境中无法收集数据并且无法确定正确的性能指标。

一个强大的跟踪系统可以通过创建对以下内容的自动响应来设置转型的战略方向：企业的哪些部分需要重新调整或重组——这可以通过简单地重新分配产能以匹配供需曲线来实现； 组织的哪一部分需要通过实施更智能的技术或更改某些上游流程来消除对特定类型功能的需求来重新设计。

例如：通过更好地向系统提供信息，他们需要的 KYC 可以显着减少，就像使用 API 主导的框架一样，这变得更加简单。 最后，组织的哪一部分需要自动化？ 这些是变化最小且“变化系数”非常低的任务或过程。

许多组织一头扎进自动化，却没有理解其后果或完全了解它对他们的运营所做的事情。 跟踪系统允许制定更系统的理解和方法，从而实现更周到的转型方法。

时间测量系统允许所有团队成员连接、参与、可见和优化，以使经理能够更智能地规划典型工作日，该经理知道有多少团队成员可以胜任完成典型的工作量。

8.使用时间跟踪软件来简化流程

使用跟踪软件做出决策的能力变得基于事实，也为各级更智能的管理提供了良好的输入。 这导致了和谐与改进的连锁反应：最终用户了解他们自己的个人工作方式以及需要改进的地方。

经理了解团队中的技能和能力问题，以及必须给出什么样的补救或指导建议； 主管或高级领导掌握利用率以及工作负载如何在多个团队之间分配、需要自动化的地方、应聘用什么样的配置文件、由于任期长短而影响的绩效以及正在发挥作用的其他因素。

无缝集成到所有平台以及收集数据的稳健性也至关重要。 当用户未连接到公司网络或在离线模式下连接不佳时，需要在安全且功能强大的连接可用时将数据自动推送回中央服务器。 这可确保不会因 Internet 连接不佳而导致数据丢失。

此外，在企业内部，可以存在多个 IT 环境。 有时用户在客户端机器上工作，系统和使用的网络可能有很多复杂性。 能够无缝地处理全球分布式企业的变化和排列，以及在所有类型的操作平台（如 Linux、Mac 和 Windows）上工作，以提供整体视图，这在时间跟踪系统中至关重要。 必须拥有一个包罗万象的系统及其生成的数据，以便最终用户和领导层对其充满信心。

通常，公司不会对已部署的测量系统进行压力测试，当利益相关者看到收集的数据不能反映实际情况时，这会导致对系统失去信心。 数据的可靠性和所有利益相关者的一致意见，即它反映了当地正在发生的事情，这一点至关重要。

以最佳方式使用衡量系统来设计奖励并确保这些系统在公司系统中得到很好的表达是至关重要的。 有效的跟踪系统允许对绩效进行严格细分，并奖励正确的行为。

如果在生产系统上花费的时间需要以某种方式得到回报，并且优先于登录的小时数，那么只要有一个好的跟踪系统就可以轻松实现。 如何衡量和奖励员工有助于使他们与企业的更大目标保持一致。

时间跟踪还有助于了解团队的动态，同时能够跨多个维度细分绩效。 绩效总是会根据公司的任期、技能、教育、经理或员工的位置而有所不同； 但时间测量软件生成的丰富数据将提供所需的洞察力，以实现高容量和最高效率的运营。

当团队领导和经理用于绩效管理的重要信息（以奖励或惩罚的形式）没有与最终用户共享时，时间跟踪软件的问题就会出现。 这阻碍了团队，他们无法自我纠正和改进。 对于团队来说，始终了解他们的表现以及他们与同龄人的比较非常重要。

因此，跟踪时间是如何花费的可以帮助企业释放重要的价值。 员工生产力的日平均时间约为 83 分钟。 在一个典型的工作周中，员工在非工作活动中花费大约 8 小时，其中包括被他人打断和查看手机是否有通知。

在美国，每小时工资约为 25 美元。 这两个来源加在一起让我们同意，一家公司每年可能会损失大约 10,000 美元的每位员工，这是一个无法关闭的泄漏财务水龙头。

结论

随着工作场景的未来不断发展，许多混合工作安排将不断变化和发展。 随着人们继续以更加灵活和分布式的方式工作，拥有自动化测量系统将成为企业技术堆栈中非常关键的组成部分。 这是企业能够在我们生活的这个 VUCA（动荡、不确定、混乱、模棱两可）的世界中保持相关性、为未来做好准备并以最高水平运营的唯一方式。