8 wskazówek dotyczących śledzenia czasu, które ułatwią Ci życie

Śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy i pracowników, ponieważ pomaga wyeliminować monotonne zadania i marnowany czas.

Znaczenie śledzenia czasu ma zasadnicze znaczenie dla pracowników i stowarzyszeń, aby firma odniosła sukces, ponieważ pomaga wyeliminować monotonne zadania, aby zapewnić optymalne wyodrębnienie wyników z typowego dnia pracy. Dowiedz się, jak te osiem wskazówek dotyczących śledzenia czasu może znacznie ułatwić Ci życie.

Dlaczego śledzenie czasu jest ważne

Czas to waluta, którą trzeba mądrze wydawać. W ten sposób śledzenie czasu ma duże znaczenie w kontekście zawodowym oraz w środowisku korporacyjnym dużego przedsiębiorstwa jako potężne oprogramowanie do śledzenia czasu, a generowane przez nie wyniki mogą mieć głęboki wpływ na jednostki i organizację.

Obecnie złożony problem czasowy, z którym borykają się przedsiębiorstwa, pozostaje również jednym z największych nierozwiązanych i kłopotliwych problemów skali – chodzi o zrozumienie, jak efektywnie zespoły spędzają swój czas zawodowy, za który otrzymują wynagrodzenie.

To kompleksowe pytanie, nad którym zastanawiają się menedżerowie: czy pracownicy poświęcają swój czas na zadania ważne dla biznesu i własnego rozwoju zawodowego?

W przypadku osób, które wykonują tradycyjną pracę w fabrykach i używają maszyn, problem ten został w dużej mierze rozwiązany poprzez zbudowanie struktury, która opiera się na rozległych badaniach ruchu w czasie; która polega na budowaniu powtarzalnej i ustrukturyzowanej pracy, w której wyniki można wyraźnie zidentyfikować i zmierzyć.

Jednak nadal pozostaje to wyzwaniem dla organizacji w nowym wieku, w których ludzie spędzają większość czasu na komputerach stacjonarnych i laptopach. To sprawia, że ​​bardzo trudno jest obliczyć czas i wysiłek w sposób systematyczny i zautomatyzowany, ponieważ brak informacji prowadzi do złego podejmowania decyzji i nadal istnieje wrodzona nieefektywność.

Wskazówki dotyczące śledzenia czasu, o których powinieneś pamiętać

Przyjrzyjmy się kilku podstawowym wskazówkom, które pomogą Ci w śledzeniu czasu, aby ułatwić Ci życie.

1. Zrozum, dlaczego ważne jest śledzenie czasu

Pytania, które często nurtują duże przedsiębiorstwa, często opierają się na następujących kwestiach: Czy czas spędzony przed maszynami faktycznie przekłada się na oczekiwane wyniki biznesowe? Dlaczego wyniki zespołu są różne i czy istnieje możliwy do utrzymania sposób na zmniejszenie różnic w wydajności?

Jak zająć się utajoną zdolnością w organizacji, aby stała się bardziej produktywna? W jaki sposób można skuteczniej równoważyć obciążenie między zespołami, aby współpraca była bezproblemowa? Dlaczego czas spędzany na jednym zadaniu przez dwóch oddzielnych pracowników zmienia się? Jak zapewnić bardziej sprawiedliwy rozkład pracy między zespołami, aby umożliwić inteligentniejszą współpracę? Jak nagradzać członków zespołu w oparciu o obiektywne i przejrzyste wyniki? Jak mierzyć i obliczać wyniki bez uprzedzeń i interwencji człowieka? Która działalność transformacyjna zasługuje na największą inwestycję, aby zagwarantować zrównoważony zwrot z inwestycji?

Odpowiedź na wszystkie powyższe pytania polega na wdrożeniu oprogramowania do śledzenia czasu, które jest w stanie rozwiązać te wszystkie i wiele więcej. Dlatego ważne jest, aby zawsze śledzić czas w przedsiębiorstwie.

2. Stwórz ramy śledzenia czasu

Wiele nowoczesnych przedsiębiorstw boryka się z podstawowym problemem polegającym na niemożności wdrożenia i stworzenia odpowiedniego zautomatyzowanego i zaawansowanego systemu, który może zapewnić głębszy wgląd w rozwój i skuteczniejszą obsługę firm. Przedsiębiorstwa muszą lepiej zrozumieć, w jaki sposób spędza się czas, a można to osiągnąć tylko poprzez wybór oprogramowania do śledzenia czasu, które zaznacza wszystkie pola, ponieważ informacje te mogą umożliwić im bardziej efektywne zarządzanie operacjami.

3. Śledź tylko ważne rzeczy

Śledzenie najważniejszych punktów i przestrzeganie ich w najściślejszy możliwy sposób to jedyny sposób, w jaki oprogramowanie do śledzenia czasu może odnieść sukces. Przewidziano również, aby wszystkie funkcje były jasne i przejrzyste – ponieważ rozmieszczenie i pozycjonowanie użytkowania oprogramowania ma ogromne znaczenie.

Jest to bardziej krytyczne niż szerokie funkcje i funkcje, które istnieją w oprogramowaniu. Wiele przedsiębiorstw nie ujawnia pracownikom, że taka technologia jest wdrażana, ani nie robi tego świadomie w trybie cichym lub ukrytym. Takie podejście często jest błędnie interpretowane jako oprogramowanie do oglądania lub szpiegowania Wielkiego Brata. Ostatecznie może to doprowadzić do spustoszenia w organizacji i stworzyć bardzo toksyczną kulturę nieufności i zapoczątkować cykl konieczności ciągłego przykrywania działań i reakcji. Kreatywność zostaje stłumiona, a pracownicy mają tendencję do unikania ryzyka.

Rozwiązaniem tego problemu jest upewnienie się, że wszyscy są w pełni świadomi faktu, że ich czas zawodowy będzie śledzony z podkreśleniem ważnych zadań, aby zapewnić, że lepiej rozumieją, jak spędzać dzień pracy.

Pracownicy powinni być również przygotowani na oczekiwanie przeglądu tego, jak porównują się z rówieśnikami i oczekiwanych od nich wyników. Ta samoświadomość zawsze prowadzi do zwiększonej poprawy. Uświadomienie użytkownikom, dlaczego określone działanie jest wdrażane, i zapewnienie im kontroli ma kluczowe znaczenie dla powodzenia oprogramowania śledzącego czas.

4. Wykorzystaj blokowanie czasu

Jak najlepszy sportowiec śledzi każdy parametr ciała, aby poprawić wydajność i osiągnąć ustalone cele; podobnie organizacje muszą używać śledzenia swojego czasu i blokady czasowej, aby wykonać określone lub grupę zadań. Powinno to odbywać się w czasie rzeczywistym, ugruntowane w rzeczywistości, spójne i zautomatyzowane, aby systematycznie mierzyć, w jaki sposób czas jest blokowany, a następnie wykorzystywany przez różne osoby, zespoły, działy i jednostki operacyjne w firmie w celu uzyskania pożądanych wyników.

Ważne jest, aby zidentyfikować luki, które należy poprawić, aby zwiększyć ogólną wydajność przedsiębiorstwa, ponieważ jego prowadzenie wymaga obiektywnych danych, które są dostępne szybko i na żądanie, aby podejmować mądre decyzje – a wszystko to można ułatwić tylko poprzez solidne system śledzenia czasu.

5. Miej listy rzeczy do zrobienia, aby wszystko na bieżąco

Idealnie, dobry system śledzenia powinien być uzbrojony w listę rzeczy do zrobienia, która zapewnia, że ​​lista używana przez współpracowników z pierwszej linii jest tą samą, którą widzi dyrektor generalny firmy. Zapewnia to ogromne zaufanie w całym przedsiębiorstwie, że dane wykorzystywane do podejmowania decyzji są spójne i dokładne oraz działają jak niwelator.

Wskazane jest również zapewnienie pracownikom elastyczności w projektowaniu własnego dnia pracy, jeśli pozwala na to charakter ich pracy. Jeśli nie pracują przy transakcjach wrażliwych na czas, korzystną możliwością jest wybór własnego czasu pracy i odpowiednie zaplanowanie dni pracy.

Jest to postrzegane jako korzystne ćwiczenie, ponieważ umożliwia wykonanie od dwóch do czterech sprintów roboczych w ciągu 24 godzin, aby spełnić wymagania ośmiogodzinnego dnia pracy.

Skuteczny system bardzo dokładnie mierzy uzyskiwane wyniki, niezależnie od tego, jaki jest proces, a pracownicy nie kwestionują umiejętności ani decyzji swoich liderów. Ta elastyczność napędza znacznie większą motywację i lepsze wyniki na wszystkich poziomach przedsiębiorstwa. Jest to również bardzo silna propozycja wartości w zakresie elastyczności pracy i życia, którą przedsiębiorstwa mogą następnie zaoferować swoim pracownikom, zapewniając jednocześnie, że nie ma żadnego spadku wydajności przez cały czas.

6. Podziel duże zadania na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części

Zapewnienie użytkownikom własnych danych zawsze pomaga im lepiej zrozumieć wpajane nawyki pracy i może umożliwić im przetrwanie do dnia pracy poprzez dzielenie dużych zadań na mniejsze fragmenty. Gromadzone dane muszą być wykorzystane do zwiększenia świadomości użytkowników na temat ich własnego stylu pracy.

Pomyśl o podziale zadań w kontekście innego narzędzia do śledzenia. Na przykład ten, który służy do ćwiczeń, śledzenia wahań wagi lub indywidualnego przyjmowania pokarmu, aby osiągnąć jeden cel, jakim jest utrata lub przyrost masy ciała.

Podobnie system pomiaru pracy, który dzieli zadania na godzinę i na dzień, będzie w stanie łatwiej osiągnąć większy zarys zadania lub cele długoterminowe. Prawdziwa poprawa może nastąpić tylko wtedy, gdy każdy pracownik od najwyższego do najniższego szczebla otrzyma świadomość i spostrzeżenia, które należy poprawić.

7. Wyeliminuj monotonne, powtarzalne zadania dzięki automatyzacji

Ręczne zbieranie danych to monotonne, powtarzalne zadanie. Przedsiębiorstwa, dla których dane stanowią dużą część ich funkcjonowania, muszą wewnętrznie zapewnić pełną automatyzację procesu śledzenia czasu przy minimalnej ingerencji użytkownika końcowego, aby osiągnąć proces w biurze, co prowadzi do wyeliminowania monotonnych i powtarzalnych zadań . Gwarantuje to, że nie ma miejsca na niedokładność danych i problemy z integralnością, które mogą wystąpić, gdy dane są zbierane ręcznie.

W wielu przypadkach większość danych jest gromadzona przez wiele systemów, które są następnie agregowane lub normalizowane, a następnie prezentowane. Istotne informacje giną w tłumaczeniu z powodu braku możliwości automatycznego zbierania danych u ich źródła. W wielu przypadkach wymagane jest ręczne wprowadzanie danych, które nie zawsze są wiarygodne, ponieważ ludzie pracują w różnych środowiskach, takich jak systemy po stronie klienta lub maszyny, w których zbieranie danych nie jest możliwe i nie można zidentyfikować właściwych wskaźników wydajności.

Solidny system śledzenia może umożliwić wyznaczenie strategicznego kierunku transformacji poprzez tworzenie zautomatyzowanych odpowiedzi na następujące kwestie: jaka część przedsiębiorstwa wymaga dostosowania lub reorganizacji – można to osiągnąć poprzez zwykłą realokację zdolności w celu dopasowania krzywych podaży i popytu; która część organizacji wymaga przeprojektowania poprzez wyeliminowanie zapotrzebowania na określony rodzaj funkcji poprzez wdrożenie inteligentniejszej technologii lub zmianę niektórych procesów na wcześniejszych etapach.

Na przykład: dzięki lepszym wsadom do systemów, których potrzebują do KYC, można znacznie zredukować, ponieważ w przypadku frameworka opartego na API stało się to znacznie prostsze. I wreszcie, jaka część organizacji musi zostać zautomatyzowana? Są to zadania lub procesy, w których zmienność jest minimalna, a „współczynnik zmienności” bardzo niski.

Wiele organizacji pogrąża się w automatyzacji, nie rozumiejąc jej konsekwencji ani pełnego zrozumienia tego, co robi z ich operacjami. System śledzenia umożliwia sformułowanie bardziej systematycznego zrozumienia i podejścia, które umożliwia bardziej przemyślane podejście do transformacji.

System pomiaru czasu pozwala wszystkim członkom zespołu być połączonymi, zaangażowanymi, widocznymi i zoptymalizowanymi, aby umożliwić inteligentniejsze planowanie typowego dnia pracy przez menedżera uzbrojonego w wiedzę o tym, ilu członków zespołu jest dostępnych, aby kompetentnie poradzić sobie z typowym obciążeniem pracą.

8. Użyj oprogramowania do śledzenia czasu, aby usprawnić procesy

Zdolność do podejmowania decyzji za pomocą oprogramowania śledzącego staje się oparta na faktach, a także zapewnia dobre dane wejściowe do inteligentniejszego zarządzania na wszystkich poziomach. Prowadzi to do efektu fali harmonii i poprawy: użytkownik końcowy rozumie swój indywidualny styl pracy i to, co należy poprawić.

Menadżer rozumie problemy związane z umiejętnościami i zdolnościami w zespole oraz jakiego rodzaju porady naprawcze lub coachingowe należy udzielić; dyrektor lub starszy lider rozumie wykorzystanie i sposób rozmieszczenia obciążeń roboczych w wielu zespołach, gdzie wymagana jest automatyzacja, jakiego rodzaju profile należy zatrudnić, na którą wydajność ma wpływ długość kadencji i jakie inne czynniki wchodzą w grę.

Kluczowa jest również bezproblemowa integracja ze wszystkimi platformami i odporność na zbieranie danych. Gdy użytkownik nie jest podłączony do sieci firmowej lub ma słabe połączenie w trybie offline, dane muszą być automatycznie przesyłane z powrotem do serwerów centralnych, gdy dostępne staje się bezpieczne i wysoce funkcjonalne połączenie. Gwarantuje to brak utraty danych z powodu słabego połączenia internetowego.

Ponadto w przedsiębiorstwie może istnieć wiele środowisk IT. Czasami użytkownicy pracują na komputerach klienckich, a używane systemy i sieci mogą być bardzo złożone. Umiejętność bezproblemowego radzenia sobie z odmianami i permutacjami globalnie rozproszonego przedsiębiorstwa, a także praca na wszystkich typach platform operacyjnych, takich jak Linux, Mac i Windows, które mogą zapewnić całościowy obraz, ma zasadnicze znaczenie w systemie śledzenia czasu. Niezbędne jest posiadanie wszechstronnego systemu i danych, które generuje, aby użytkownicy końcowi i kierownictwo mieli do niego pełne zaufanie.

Często firmy nie przeprowadzają testów obciążeniowych wdrożonego systemu pomiarowego, co prowadzi do utraty wiary w system, gdy interesariusze widzą, że zebrane dane nie odzwierciedlają rzeczywistości w terenie. Niezwykle ważna jest wiarygodność danych i zgoda wszystkich zainteresowanych stron, że odzwierciedlają one to, co dzieje się w terenie.

Optymalne wykorzystanie systemów pomiarowych do projektowania nagród i zapewnienie, że są one dobrze wyartykułowane w systemach firmy, ma pierwszorzędne znaczenie. Skuteczny system śledzenia pozwala na ostrą segmentację wydajności i nagradzanie odpowiedniego rodzaju zachowań.

Jeśli czas spędzony na systemach produkcyjnych musi być wynagradzany w określony sposób i priorytetowo traktowany tylko w stosunku do liczby godzin zalogowanych, jest to łatwo wykonalne dzięki dobremu systemowi śledzenia. Sposób, w jaki pracownicy są mierzeni i nagradzani, pomaga w dostosowaniu ich do większych celów przedsiębiorstwa.

Śledzenie czasu pomaga również w zrozumieniu dynamiki zespołu, jednocześnie umożliwiając segmentację wydajności w wielu wymiarach. Wyniki zawsze będą się różnić w zależności od stażu w firmie, umiejętności, wykształcenia, menedżerów lub lokalizacji pracownika; ale bogate dane generowane przez oprogramowanie do pomiaru czasu zapewnią wgląd, który jest potrzebny do prowadzenia operacji z dużą wydajnością i maksymalną wydajnością.

Problemy z oprogramowaniem do śledzenia czasu pojawiają się, gdy ważne informacje wykorzystywane przez liderów zespołów i menedżerów do zarządzania wydajnością, które mają postać nagród lub kar, nie są udostępniane użytkownikom końcowym. To utrudnia zespołom i nie są w stanie samodzielnie się poprawiać i poprawiać. Ważne jest, aby zespoły były przez cały czas świadome tego, jak sobie radzą i jak porównują się z grupą rówieśniczą.

Dlatego śledzenie, jak spędzany jest czas, może pomóc przedsiębiorstwom odblokować znaczną wartość. Średni dzienny czas na produktywność pracowników to około 83 minuty. Podczas typowego tygodnia pracy pracownicy spędzają około 8 godzin na czynnościach poza pracą, które obejmują przerywanie przez innych i sprawdzanie telefonów pod kątem powiadomień.

W USA płaca godzinowa wynosi około 25 dolarów. Te dwa połączone źródła pozwalają nam stwierdzić, że firma potencjalnie traci rocznie około 10 000 USD na pracownika, co jest nieszczelnym kranem finansowym, który po prostu się nie wyłącza.

Wniosek

Ponieważ scenariusze przyszłości dla pracy będą ewoluować, wiele hybrydowych układów pracy będzie nadal mutować i rozwijać się. Ponieważ ludzie nadal pracują w bardziej elastycznych i rozproszonych układach, posiadanie zautomatyzowanego systemu pomiarowego stanie się bardzo krytycznym elementem stosu technologicznego firmy. To jedyny sposób, w jaki przedsiębiorstwa będą w stanie pozostać aktualne, gotowe na przyszłość i działać na najwyższych poziomach w tym VUCA (niestabilnym, niepewnym, chaotycznym, niejednoznacznym) świecie, w którym żyjemy.