生活を楽にする 8 つのタイム トラッキングのヒント

時間の追跡は、単調な作業や無駄な時間の浪費をなくすのに役立つため、ビジネスと従業員の成功に不可欠です。

タイムトラッキングの重要性は、従業員にとって、またビジネスが成功するために不可欠です。これにより、単調なタスクを排除して、典型的な就業日から最適な結果を確実に抽出することができます。 これらの 8 つのタイム トラッキングのヒントが、あなたの生活を大幅に楽にする方法を学びましょう。

タイムトラッキングが重要な理由

時間は賢く使わなければならない通貨です。 このように、時間追跡は、強力な時間追跡ソフトウェアとしてプロのコンテキストや大企業の企業環境で大きな役割を果たし、それが生成する結果は個人や組織に大きな影響を与える可能性があります.

現在、企業が直面している時間に関連する複雑な問題は、未解決で不可解な規模の問題の 1 つとして残っています。これは、チームが給与を支払われている専門的な時間をどれだけ効果的に費やしているかを理解することです。

これは、マネージャーが熟考する包括的な質問です。従業員は、ビジネスと自分の専門能力開発にとって重要なタスクに時間を費やしていますか?

工場で伝統的な仕事をし、機械を使用する人々にとって、これは大規模な時間運動研究に依存するフレームワークを構築することによって主に対処されてきました。 これは、アウトプットを明確に特定して測定できる、反復可能で構造化された作業を構築することです。

しかし、これは、人々がほとんどの時間をデスクトップやラップトップで過ごす新時代の組織にとって、依然として厳しい課題です。 これにより、体系的かつ自動化された方法で時間と労力を計算することが非常に困難になります。情報の欠如が意思決定の低下につながり、固有の非効率性が引き続き存在するためです。

覚えておくべきタイムトラッキングのヒント

時間を追跡して生活を楽にするのに役立ついくつかの重要なヒントを見てみましょう.

1.時間を追跡することが重要である理由を理解する

多くの場合、大企業を悩ませる問題は、多くの場合、次のことにかかっています。マシンの前で過ごした時間は、期待されるビジネス成果に実際に変換されていますか? チームのパフォーマンスが変動するのはなぜですか?パフォーマンスの変動を減らすための維持可能な方法はありますか?

組織の潜在能力に対処して生産性を高めるにはどうすればよいでしょうか? コラボレーションをシームレスにするために、チーム間でより効果的に負荷を分散する方法は何ですか? 2 人の別々の従業員が 1 つのタスクに費やす時間が変動するのはなぜですか? よりスマートなコラボレーションを可能にするために、チーム間でより公平な作業配分を提供するにはどうすればよいでしょうか? 客観的で透明性のある結果に基づいてチームメンバーに報酬を与える方法は? 偏見や人間の介入なしにパフォーマンスを測定して計算するにはどうすればよいでしょうか? 持続可能な ROI を保証するために最も高い投資に値する変革活動はどれですか?

上記のすべての質問に対する答えは、これらすべてに対処できる時間追跡ソフトウェアを実装することにあります。 したがって、企業では常にタイム トラッキングを行うことが重要です。

2.時間追跡フレームワークを作成する

現代の多くの企業は、ビジネスをより効果的に成長させ、運営するためのより深い洞察を提供できる、適切な自動化された洗練されたシステムを展開および作成できないという根本的な問題に直面しています。 企業は、時間がどのように費やされているかをよりよく理解する必要があります。これは、すべてのボックスにチェックを入れる時間追跡ソフトウェアを選択することによってのみ達成できます。この情報により、より効率的な方法で業務を管理できるからです。

3. 重要なものだけを追跡する

重要なポイントを追跡し、可能な限り厳密に遵守することが、時間追跡ソフトウェアが成功する唯一の方法です。 また、ソフトウェアの使用状況の展開と位置付けが最も重要であるため、すべての機能を明確かつ透明に保つことも規定されています。

これは、ソフトウェアに存在する広範な機能よりも重要です。 多くの企業は、このようなテクノロジーが展開されていることを従業員に開示していないか、意識的にステルス モードまたはサイレント モードで展開しています。 このアプローチは、Big Brother がソフトウェアを監視またはスパイしていると誤解されることがよくあります。 最終的に、これは組織に大混乱をもたらし、非常に有毒な不信の文化を生み出し、行動と反応を常にカバーしなければならないというサイクルを開始する可能性があります. 創造性が抑制され、従業員は非常にリスクを嫌う傾向があります。

これに対する解決策は、重要なタスクにハイライトを付けて専門的な時間を追跡し、1日の過ごし方をよりよく理解できるようにするという事実を全員が完全に認識できるようにすることです.

また、従業員は、同僚との比較や期待されるパフォーマンスの概要を期待できるように準備する必要があります。 この自己認識は、常に高度な改善をもたらします。 特定のアクションが実装されている理由をユーザーに認識させ、制御できるようにすることは、いつでも追跡ソフトウェアが成功するために重要です。

4.タイムブロッキングを活用する

トップアスリートがパフォーマンスを向上させ、事前に設定された目標を達成するために、すべての身体パラメーターを追跡するように。 同様に、組織は、特定のタスクまたはグループのタスクが達成されるように、時間とタイム ブロックを追跡する必要があります。 これはリアルタイムで、現実に基づいており、一貫性があり、自動化されている必要があります。これにより、時間がどのようにブロックされているかを体系的に測定し、ビジネスのさまざまな個人、チーム、部門、および事業単位が望ましい結果をもたらすために活用する必要があります。

企業の全体的なパフォーマンスを向上させるために改善が必要なギャップを特定することは重要です。企業を運営するには、賢明な意思決定を行うために、迅速かつオンデマンドで利用できる客観的なデータが必要です。時間追跡システム。

5. すべてを順調に進めるために、やることリストを用意する

理想的には、優れた追跡システムには、最前線の従業員が使用するリストが、ビジネスの CEO が見るものと同じであることを保証する To-Do リストが装備されている必要があります。 これにより、意思決定に使用されるデータが一貫して正確であり、レベラーとして機能するという大きな信頼が企業全体で保証されます。

また、仕事の性質上許される場合は、従業員が自分の勤務日を柔軟に設計できるようにすることもお勧めします。 彼らが時間に敏感なトランザクションに取り組んでいない場合は、自分で勤務時間を選択し、それに応じて勤務日を設計することが有利な可能性です.

これは、1 日 8 時間労働の要件を満たすために、24 時間枠で 2 ～ 4 回の作業スプリントが可能になるため、有益なエクササイズと見なされます。

効果的なシステムは、結果を非常に正確に測定し、プロセスが何であるかは関係ありません。従業員は、リーダーの能力や決定を疑うことはありません。 この柔軟性により、企業のあらゆるレベルでモチベーションが大幅に向上し、アウトプットが向上します。 これはまた、企業が常に生産性を低下させないようにしながら、従業員に提供できるワークライフの柔軟性に関する非常に強力な価値提案でもあります。

6.大きなタスクをより小さく、より管理しやすい部分に分割する

ユーザーが自分のデータを使用できるようにすることで、ユーザーは自分が教え込んだ仕事の習慣をよりよく理解できるようになり、大きなタスクを小さな断片に分割することで、仕事をやり遂げることができます。 収集したデータは、ユーザー自身の働き方に対する意識を高めるために使用する必要があります。

別の追跡ツールのコンテキストでタスクを分割することを考えてみてください。 たとえば、運動、体重変動の追跡、または減量または体重増加の 1 つの目標を達成するための個別の食物摂取に使用されるものです。

同様に、時間単位および日単位でタスクを分割する作業測定システムは、より大きなタスクの概要または長期的な目標をより簡単に達成できるようになります。 真の改善は、上層部から下層部までのすべての従業員が改善するための意識と洞察力を備えたときにのみ発生します。

7. 自動化により、単調で反復的なタスクを排除する

手動でデータを収集することは、単調で反復的な作業です。 データが機能の大部分を占める企業は、時間追跡のプロセスが完全に自動化され、エンドユーザーの介入を最小限に抑えて、単調で反復的なタスクの排除につながるオフィス内のプロセスを実現する必要があります。 . これにより、データが手動で収集された場合に発生する可能性のあるデータの不正確さや整合性の問題が発生する余地がないことが確認されます。

多くの場合、データの大部分は複数のシステムを通じて収集され、集計または正規化されてから表示されます。 ソースで自動化された方法でデータを収集することができないため、重要な情報が翻訳で失われます。 多くの場合、常に信頼できるとは限らない手動入力が必要になります。これは、データ収集が不可能で、適切なパフォーマンス指標を特定できない、クライアント側のシステムやマシンなどのさまざまな環境で作業するためです。

堅牢な追跡システムを使用すると、以下に対する自動応答を作成することで、変革の戦略的方向性を設定できます。企業のどの部分を再編成または再編成する必要があるか - これは、供給曲線と需要曲線に一致するようにキャパシティを再割り当てするだけで実現できます。 よりスマートなテクノロジーを実装するか、一部の上流プロセスを変更することにより、特定の種類の機能に対する需要を排除することにより、組織のどの部分を再設計する必要があります。

たとえば、API主導のフレームワークと同様に、KYCに必要なシステムへのより良いフィードにより、大幅に削減できます。これははるかに簡単になりました. 最後に、組織のどの部分を自動化する必要がありますか? これらは、変動が最小限で、「変動係数」が非常に低いタスクまたはプロセスです。

多くの組織は、自動化がもたらす影響や、自動化が業務に及ぼす影響を完全に理解することなく、自動化に真っ向から取り組んでいます。 追跡システムにより、変革へのより思慮深いアプローチを可能にする、より体系的な理解とアプローチの策定が可能になります。

時間測定システムにより、すべてのチーム メンバーがつながり、関与し、可視化され、最適化されるため、通常のワークロードを適切に処理できるチーム メンバーの人数を把握しているマネージャーは、通常の勤務日のよりスマートな計画を立てることができます。

8. 時間追跡ソフトウェアを使用してプロセスを合理化する

追跡ソフトウェアを使用して意思決定を行う能力は、事実に基づいたものになり、すべてのレベルでよりスマートな管理のための優れた情報を提供します. これは、調和と改善の波及効果につながります。つまり、エンド ユーザーは自分の個々のワーク スタイルと改善が必要なものを理解するからです。

マネージャーは、チーム内のスキルと能力の問題と、どのような是正またはコーチングのアドバイスを与える必要があるかを理解しています。 ディレクターまたはシニア リーダーは、使用率とワークロードが複数のチームにどのように分散されているか、自動化が必要な場所、採用する必要があるプロファイルの種類、在職期間によって影響を受けるパフォーマンス、およびその他の要因について把握します。

すべてのプラットフォームへのシームレスな統合と、データを収集するための堅牢性も重要です。 ユーザーが会社のネットワークに接続していないか、オフライン モードで接続状態が悪い場合、安全で高度に機能する接続が利用可能になったときに、データを中央サーバーに自動的にプッシュ バックする必要があります。 これにより、インターネット接続が不十分なためにデータが失われることがなくなります。

また、企業内には、複数の IT 環境が存在する可能性があります。 ユーザーがクライアント マシンで作業する場合があり、使用するシステムとネットワークが非常に複雑になることがあります。 グローバルに分散した企業のバリエーションや順列にシームレスに対処できるだけでなく、全体像を提供できる Linux、Mac、Windows などのあらゆる種類のオペレーティング プラットフォームで作業できることは、タイム トラッキング システムの本質です。 エンドユーザーと経営陣が完全に信頼できるように、包括的なシステムとそれが生成するデータを用意することが不可欠です。

多くの場合、企業は展開された測定システムのストレス テストを行わないため、収集されたデータが現場の現実を反映していないことに関係者が気付くと、システムに対する信頼が失われます。 データの信頼性と、それが現場で起こっていることを反映しているというすべての利害関係者からの合意は、非常に重要です。

測定システムを最適に使用して報酬を設計し、これらが会社のシステム内で明確に表現されていることを確認することが最も重要です。 効果的な追跡システムが可能にするのは、パフォーマンスを鋭くセグメント化し、適切な種類の行動に報酬を与えることです.

運用システムに費やされた時間が特定の方法で報われ、ログイン時間よりも優先される必要がある場合は、適切な追跡システムを導入すれば簡単に実行できます。 従業員がどのように評価され、報われるかは、企業のより大きな目標に従業員を足並みをそろえるのに役立ちます。

時間追跡は、チームのダイナミクスを理解するのにも役立ちますが、複数の次元でパフォーマンスをセグメント化できます。 パフォーマンスは、会社での在職期間、スキルセット、教育、マネージャー、または従業員の場所によって常に異なる傾向があります。 しかし、時間測定ソフトウェアによって生成された豊富なデータは、運用を大容量かつ最大の効率で実行するために必要な洞察を提供します。

タイム トラッキング ソフトウェアの問題は、チーム リーダーやマネージャーが業績管理のために報酬または罰則の形で使用する重要な情報がエンド ユーザーと共有されない場合に発生します。 これはチームにハンディキャップを与え、自己修正や改善を行うことができません。 チームがどのようにパフォーマンスしているか、また同僚グループとどのように比較しているかを常に認識しておくことが重要です。

したがって、どのように時間が費やされたかを追跡することは、企業が重要な価値を引き出すのに役立ちます。 従業員の生産性の 1 日の平均時間は約 83 分です。 典型的な 1 週間の勤務時間中、従業員は仕事以外の活動に約 8 時間を費やします。これには、他の人に邪魔されたり、電話で通知を確認したりすることが含まれます。

米国では、時給は約 25 ドルです。 これら 2 つの情報源を組み合わせると、企業は従業員 1 人あたり年間推定 10,000 ドルを失う可能性があり、これは決して止められない漏れやすい財務の蛇口であることに同意できます。

結論

将来の働き方のシナリオが進化し続けるにつれて、多くのハイブリッド ワークの取り決めが変化し、発展し続けるでしょう。 人々がより柔軟で分散した配置で働き続けるにつれて、自動測定システムを持つことは、ビジネスのテクノロジー スタックの非常に重要な要素になります。 これは、私たちが住むこの VUCA (不安定、不確実、混沌、曖昧) の世界で、企業が関連性を維持し、将来に備え、ピーク レベルで運用できる唯一の方法です。