Hayatınızı Kolaylaştıracak 8 Zaman Takip İpuçları

Zaman takibi, monoton görevlerin ve boşa harcanan zamanın ortadan kaldırılmasına yardımcı olduğu için iş ve çalışan başarısı için çok önemlidir.

Tipik bir iş gününden optimum sonuçların elde edilmesini sağlamak için monoton görevleri ortadan kaldırmaya yardımcı olduğundan, işin başarılı olması için çalışanlar ve dernekler için zaman takibinin önemi esastır. Bu sekiz zamanlı izleme ipuçlarının hayatınızı önemli ölçüde kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin.

Zaman takibi neden önemlidir?

Zaman, akıllıca harcanması gereken bir para birimidir. Böylece zaman takibi, profesyonel bağlamda ve büyük bir işletmenin kurumsal ortamında güçlü bir zaman izleme yazılımı olarak büyük bir şekilde devreye girer ve ürettiği sonuçlar bireyler ve organizasyon üzerinde derin bir etkiye sahip olabilir.

Şu anda, işletmelerin karşı karşıya olduğu karmaşık bir zamanla ilgili sorun, aynı zamanda en büyük çözülmemiş ve kafa karıştıran ölçek sorunlarından biri olmaya devam ediyor - bu, ekiplerin kendilerine maaş ödendiği profesyonel zamanlarını ne kadar verimli harcadıklarını anlamakla ilgili.

Bu, yöneticilerin üzerinde kafa yorduğu her şeyi kapsayan bir sorudur: çalışanlar zamanlarını iş ve kendi mesleki gelişimleri için önemli olan görevlere mi harcıyorlar?

Fabrikalarda geleneksel işler yapan ve makine kullanan insanlar için bu sorun, kapsamlı zaman hareketi çalışmalarına dayanan bir çerçeve oluşturularak büyük ölçüde ele alındı; çıktıların açıkça tanımlanabildiği ve ölçülebildiği tekrarlanabilir ve yapılandırılmış işler inşa etmektir.

Ancak bu, insanların zamanlarının çoğunu masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarda geçirdiği yeni çağ kuruluşları için hala zorlu bir zorluk olmaya devam ediyor. Bu, bilgi eksikliği zayıf karar vermeye yol açtığından ve doğal bir verimsizlik var olmaya devam ettiğinden, zaman ve çabayı sistematik ve otomatik bir şekilde hesaplamayı çok zorlaştırır.

Hatırlamanız gereken zaman izleme ipuçları

Hayatınızı kolaylaştırmak için zaman takibi konusunda size yardımcı olabilecek birkaç temel ipucunu gözden geçirelim.

1. Zamanı izlemenin neden önemli olduğunu anlayın

Büyük işletmeleri sık sık rahatsız eden sorular genellikle aşağıdakilere bağlıdır: Makinelerin önünde geçirilen zaman gerçekten beklenen iş sonuçlarına dönüşüyor mu? Takım performansları neden farklılık gösterir ve performanstaki farklılıkları azaltmanın sürdürülebilir bir yolu var mı?

Daha üretken hale gelmesi için bir kuruluştaki gizli kapasite nasıl ele alınır? İşbirliğinin sorunsuz olabilmesi için ekipler arasında daha etkili bir şekilde yük dengelemenin yolu nedir? İki ayrı çalışanın bir göreve harcadığı süre neden dalgalanıyor? Daha akıllı işbirliği sağlamak için ekipler arasında daha adil bir iş dağılımı nasıl sağlanır? Takım üyelerini objektif ve şeffaf sonuçlara göre nasıl ödüllendirirsiniz? Önyargı veya insan müdahalesi olmadan performanslar nasıl ölçülür ve hesaplanır? Sürdürülebilir bir yatırım getirisini garanti etmek için en yüksek yatırımı hak eden dönüşüm faaliyeti hangisidir?

Yukarıdaki tüm soruların cevabı, tüm bunları ve daha fazlasını ele alabilen bir zaman izleme yazılımının uygulanmasında yatmaktadır. Bu nedenle, bir işletmede her zaman zaman takibi önemlidir.

2. Bir zaman izleme çerçevesi oluşturun

Birçok modern işletme, işletmeleri daha etkin bir şekilde büyütmek ve işletmek için daha derin içgörüler sağlayabilecek uygun, otomatikleştirilmiş ve karmaşık bir sistemi devreye alamama ve oluşturamama gibi temel bir sorunla karşı karşıyadır. İşletmeler, zamanın nasıl harcandığını daha iyi anlamalıdır ve bu, ancak tüm kutuları işaretleyen bir zaman izleme yazılımı seçerek başarılabilir, çünkü bu bilgiler onların operasyonlarını daha verimli bir şekilde yönetmelerini sağlayabilir.

3. Yalnızca önemli şeyleri takip edin

Önemli noktaları takip etmek ve bunlara mümkün olan en katı şekilde bağlı kalmak, bir zaman takip yazılımının başarılı olabilmesinin tek yoludur. Bir yazılımın kullanımının dağıtımı ve konumlandırılması son derece önemli olduğundan, tüm işlevlerin açık ve şeffaf tutulması da şart koşulmuştur.

Bu, yazılımda bulunan geniş özelliklerden ve işlevsellikten daha önemlidir. Birçok kuruluş, çalışanlarına bunun gibi bir teknolojinin konuşlandırıldığını açıklamaz veya bunu bilinçli olarak gizli veya sessiz modda yapar. Bu yaklaşım genellikle Big Brother izleme veya casusluk yazılımı olarak yanlış anlaşılır. Sonuçta bu, organizasyonda hasara yol açabilir ve çok toksik bir güvensizlik kültürü yaratabilir ve her zaman eylemleri ve tepkileri kapsamak zorunda kalma döngüsünü başlatır. Yaratıcılık boğulur ve çalışanlar riskten çok kaçınma eğilimindedir.

Bunun çözümü, herkesin iş gününü nasıl geçireceklerini daha iyi anlamalarını sağlamak için önemli görevlerin vurgulanarak profesyonel zamanlarının izleneceği gerçeğinin tam olarak farkında olmasını sağlamaktır.

Çalışanlar ayrıca, akranlarıyla nasıl karşılaştırıldıklarına ve onlardan beklenen performansa ilişkin bir genel bakış beklemeye hazırlanmalıdır. Bu öz-farkındalık her zaman yüksek bir gelişmeyi beraberinde getirir. Kullanıcıları belirli bir eylemin neden uygulandığı konusunda bilgilendirmek ve onlara kontrol sağlamak, herhangi bir zaman izleme yazılımının başarılı olması için çok önemlidir.

4. Zaman engellemeyi kullanın

En iyi atlet gibi, performansı artırmak ve önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için her vücut parametresini takip eder; benzer şekilde, kuruluşların belirli bir veya bir grup görevin yerine getirilmesi için zamanlarını ve zaman bloklarını izlemesi gerekir. Bu, gerçek zamanlı, gerçeğe dayalı, tutarlı ve zamanın nasıl bloke edildiğini ve ardından bir işletmedeki çeşitli bireyler, ekipler, bölümler ve operasyon birimleri tarafından istenen sonuçları elde etmek için nasıl kullanıldığını sistematik olarak ölçmek için otomatik olmalıdır.

Bir işletmenin genel performansını artırmak için iyileştirilmesi gereken boşlukları belirlemek önemlidir, çünkü onu çalıştırmak akıllı kararlar almak için hızlı ve isteğe bağlı olarak mevcut olan nesnel verilere ihtiyaç duyar - ve tüm bunlar ancak sağlam bir sistemle kolaylaştırılabilir. zaman takip sistemi

5. Her şeyi yolunda tutmak için yapılacaklar listeleri

İdeal olarak, iyi bir takip sistemi, ön saflardaki ortaklar tarafından kullanılan listenin, işletmenin CEO'su tarafından görülenle aynı olmasını sağlayan bir yapılacaklar listesi ile donatılmış olarak gelmelidir. Bu, karar vermek için kullanılan verilerin tutarlı ve doğru olduğuna ve bir dengeleyici görevi gördüğüne dair kurum genelinde büyük bir güven sağlar.

Ayrıca, işlerinin doğası izin veriyorsa, çalışanlara kendi iş günlerini tasarlamaları için esneklik sağlanması da tavsiye edilir. Zamana duyarlı işlemler üzerinde çalışmıyorlarsa, kişinin kendi çalışma saatlerini seçmesi ve çalışma günlerini buna göre tasarlaması avantajlı bir olasılıktır.

Bu, sekiz saatlik bir iş gününün gereksinimlerini karşılamak için 24 saatlik bir pencerede iki ila dört iş sprintini mümkün kıldığı için faydalı bir egzersiz olarak görülüyor.

Etkili bir sistem, elde edilen sonuçları çok doğru bir şekilde ölçer, süreç ne olursa olsun ve çalışanlar liderlerinin yeteneklerini veya kararlarını sorgulamazlar. Bu esneklik, bir işletmenin tüm seviyelerinde çok daha fazla motivasyon ve daha iyi çıktılar sağlar. Aynı zamanda, işletmelerin daha sonra çalışanlarına sunabilecekleri ve üretkenlikte her zaman bir düşüş olmamasını sağlayacak iş-yaşam esnekliği konusunda çok güçlü bir değer önerisidir.

6. Büyük görevleri daha küçük, daha kolay yönetilebilir parçalara ayırın

Kullanıcıları kendi verileriyle güçlendirmek, her zaman telkin ettikleri çalışma alışkanlıklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olur ve büyük görevleri daha küçük parçalara bölerek iş günlerini tamamlamalarını sağlayabilir. Toplanan veriler, kullanıcıların kendi çalışma tarzları için farkındalığını artırmak için kullanılmalıdır.

Başka bir izleme aracı bağlamında görevleri bölmeyi düşünün. Örneğin, tek bir kilo verme veya kilo alma hedefine ulaşmak için egzersiz yapmak, kilo dalgalanmalarını izlemek veya gıda alımını ayrı ayrı yapmak için kullanılan.

Benzer şekilde, görevleri saatlik ve günlük olarak bölen bir iş ölçüm sistemi, daha büyük bir görev taslağı veya uzun vadeli hedeflere daha kolay ulaşabilecektir. Gerçek iyileştirme, ancak en üst kademeden en alt kademeye kadar her bir çalışanın, iyileştirme bilinci ve anlayışıyla yetkilendirilmesiyle gerçekleşebilir.

7. Otomasyonla monoton, tekrarlayan görevleri ortadan kaldırın

Verileri manuel olarak toplamak monoton, tekrarlayan bir iştir. Verilerin işlevlerinin büyük bir parçası olduğu işletmeler, ofiste monoton ve tekrarlayan görevlerin ortadan kaldırılmasına yol açan bir süreci gerçekleştirmek için son kullanıcının minimum müdahalesiyle zaman izleme sürecinin tamamen otomatik olmasını dahili olarak sağlamalıdır. . Bu, veriler manuel olarak toplandığında ortaya çıkabilecek veri yanlışlığı ve bütünlük sorunları için bir kapsam olmadığını tespit eder.

Çoğu durumda, verilerin çoğunluğu birden fazla sistem aracılığıyla toplanır ve daha sonra toplanır veya normalleştirilir ve ardından sunulur. Verilerin kaynağında otomatik bir şekilde toplanamaması nedeniyle hayati bilgiler çeviri sırasında kaybolmaktadır. Çoğu durumda, insanlar istemci tarafı sistemler veya makineler gibi veri toplamanın mümkün olmadığı ve doğru performans göstergelerinin belirlenemediği farklı ortamlarda çalıştığı için her zaman güvenilir olmayan manuel girdiler gereklidir.

Sağlam bir izleme sistemi, aşağıdakilere otomatik yanıtlar oluşturarak dönüşüm için stratejik bir yön belirlenmesine izin verebilir: işletmenin hangi bölümünün yeniden düzenlenmesi veya yeniden düzenlenmesi gerekiyor – bu, kapasitenin arz ve talep eğrilerine uyacak şekilde yeniden tahsis edilmesiyle gerçekleştirilebilir; Daha akıllı teknoloji uygulayarak veya bazı yukarı akış süreçlerini değiştirerek belirli bir işlev türüne olan talebi ortadan kaldırarak organizasyonun hangi bölümünün yeniden yapılandırılması gerektiği.

Örneğin: KYC için ihtiyaç duydukları sistemlere daha iyi beslemelerle, API liderliğindeki bir çerçevede olduğu gibi önemli ölçüde azaltılabilir, bu çok daha basit hale geldi. Ve son olarak, organizasyonun hangi bölümünün otomatikleştirilmesi gerekiyor? Bunlar, varyasyonun minimum olduğu ve “varyasyon katsayısının” çok düşük olduğu görevler veya süreçlerdir.

Bir dizi kuruluş, sonuçlarını anlamadan veya operasyonlarına ne yaptığını tam olarak anlamadan otomasyona dalmaktadır. Bir izleme sistemi, dönüşüme daha düşünceli bir yaklaşım sağlayan daha sistematik bir anlayış ve yaklaşımın formüle edilmesini sağlar.

Bir zaman ölçüm sistemi, tipik bir iş yükünün üstesinden gelebilmek için kaç ekip üyesinin uygun olduğunu bilen bir yönetici tarafından tipik bir iş gününün daha akıllıca planlanmasını sağlamak için tüm ekip üyelerinin bağlanmasına, etkileşime girmesine, görünür olmasına ve optimize edilmesine olanak tanır.

8. Süreçleri kolaylaştırmak için zaman izleme yazılımı kullanın

İzleme yazılımını kullanarak karar verme yeteneği gerçeklere dayalı hale gelir ve ayrıca tüm seviyelerde daha akıllı yönetim için iyi girdiler sağlar. Bu, uyum ve iyileştirmenin dalgalı bir etkisine yol açar: son kullanıcı kendi bireysel çalışma tarzını ve neyin iyileştirilmesi gerektiğini anladığı için.

Bir yönetici, takım içindeki beceri ve yetenek konularını ve ne tür düzeltme veya koçluk tavsiyesi verilmesi gerektiğini kavrar; yönetici veya kıdemli lider, kullanımı ve iş yüklerinin birden fazla ekip arasında nasıl dağıtıldığını, otomasyonun nerede gerekli olduğunu, ne tür profillerin işe alınması gerektiğini, görev süresi nedeniyle hangi performansın etkilendiğini ve diğer hangi faktörlerin devreye girdiğini kavrar.

Tüm platformlara sorunsuz entegrasyon ve veri toplamak için sağlam sağlamlık da çok önemlidir. Bir kullanıcı şirket ağına bağlı olmadığında veya çevrimdışı modda zayıf bir bağlantıya sahip olduğunda, güvenli ve yüksek düzeyde işleyen bir bağlantı mevcut olduğunda verilerin otomatik olarak merkezi sunuculara geri gönderilmesi gerekir. Bu, zayıf internet bağlantısı nedeniyle veri kaybı olmamasını sağlar.

Ayrıca, bir kuruluş içinde birden çok BT ortamı bulunabilir. Bazen kullanıcılar istemci makinelerde çalışır ve kullanılan sistemler ve ağlar içinde çok fazla karmaşıklık olabilir. Küresel olarak dağıtılmış bir işletmenin varyasyonları ve permütasyonları ile sorunsuz bir şekilde başa çıkabilmek ve ayrıca bütünsel bir görünüm sağlayabilen Linux, Mac ve Windows gibi her türlü işletim platformunda çalışmak, bir zaman izleme sisteminde esastır. Her şeyi kapsayan bir sisteme ve onun ürettiği verilere sahip olmak zorunludur, böylece son kullanıcılar ve liderler buna tam olarak güvenir.

Çoğu zaman şirketler, dağıtılan ölçüm sistemini stres testi yapmazlar ve bu da paydaşlar toplanan verilerin sahadaki gerçeği yansıtmadığını gördüğünde sisteme olan inancın kaybolmasına neden olur. Verilerin güvenilirliği ve sahada olup bitenleri yansıttığına dair tüm paydaşların mutabakatı son derece önemlidir.

Ödülleri tasarlamak için ölçüm sistemlerini en uygun şekilde kullanmak ve bunların şirket sistemleri içinde iyi bir şekilde ifade edilmesini sağlamak birinci derecede önemlidir. Etkili bir izleme sisteminin sağladığı şey, performansı keskin bir şekilde bölümlere ayırmak ve doğru türdeki davranışları ödüllendirmektir.

Üretim sistemlerinde harcanan zamanın belirli bir şekilde ödüllendirilmesi ve sadece giriş yapılan saat sayısına göre önceliklendirilmesi gerekiyorsa, iyi bir takip sistemi ile kolayca yapılabilir. Çalışanların nasıl ölçüldüğü ve ödüllendirildiği, bir işletmenin daha büyük hedefleriyle uyumlu olmalarına yardımcı olur.

Zaman takibi aynı zamanda bir takımın dinamiklerini anlamada yardımcı olurken aynı zamanda performansı birden çok boyuta bölebilir. Performanslar her zaman bir şirketteki görev süresine, becerilere, eğitime, yöneticilere veya bir çalışanın bulunduğu yere göre değişiklik gösterme eğiliminde olacaktır; ancak bir zaman ölçüm yazılımı tarafından oluşturulan zengin veriler, operasyonları yüksek kapasitede ve maksimum verimlilikte çalıştırmak için gereken içgörüleri sağlayacaktır.

Takım liderleri ve yöneticiler tarafından performans yönetimi için kullanılan, ödül veya ceza biçimindeki hayati bilgiler son kullanıcılarla paylaşılmadığında, zaman izleme yazılımındaki sorunlar ortaya çıkar. Bu takımları engeller ve kendilerini düzeltemez ve geliştiremezler. Takımların nasıl performans gösterdikleri ve akran gruplarıyla nasıl karşılaştırıldıkları konusunda her zaman farkında olmaları önemlidir.

Bu nedenle, zamanın nasıl harcandığını izlemek, işletmelerin önemli bir değer elde etmesine yardımcı olabilir. Bir çalışanın verimliliği için günlük ortalama süre yaklaşık 83 dakikadır. Tipik bir çalışma haftası boyunca, çalışanlar, başkaları tarafından rahatsız edilmek ve bildirimler için telefonlarını kontrol etmek gibi iş dışı etkinliklerde yaklaşık 8 saat harcarlar.

ABD'de saatlik ücret 25 dolar civarında. Bu iki kaynak bir araya geldiğinde, bir şirketin potansiyel olarak çalışan başına yılda yaklaşık 10.000 ABD Doları kaybettiği konusunda hemfikir olmamızı sağlar; bu, sadece kapanmayan sızdıran bir finansal musluktur.

Çözüm

Geleceğin iş senaryoları gelişmeye devam ettikçe, birçok hibrit iş düzenlemesi değişmeye ve gelişmeye devam edecek. İnsanlar daha esnek ve dağıtılmış düzenlemelerde çalışmaya devam ettikçe, otomatik bir ölçüm sistemine sahip olmak, bir işletmenin teknoloji yığınının çok kritik bir bileşeni haline gelecektir. Bu, şirketlerin içinde yaşadığımız bu VUCA (uçucu, belirsiz, kaotik, muğlak) dünyasında ilgili, geleceğe hazır ve en yüksek seviyelerde faaliyet gösterebilmelerinin tek yoludur.