有效管理組織費用的 4 個技巧

在過去五年中，我親自與數百名非營利組織首席執行官 (CEO)、執行董事和首席財務官 (CFO) 進行了交談。 雖然推動捐款是我們談話中一直存在的話題，但我發現頂級非營利組織也專注於管理他們的組織開支。

具體來說，他們正在考慮在不影響編程的情況下降低內部成本。 非營利組織傾向於共享一個共同目標，以推動在節目和服務方面的支出。 然而，為了最大限度地利用這些有影響力的資金，管理和減少管理費用、管理和其他內部成本是關鍵。 使用以下這 4 個技巧，以幫助確保您的組織通過成為捐助者資金的勤奮管家來最大限度地發揮您的影響。

1. 追踪你花費的一切

即使只有少數員工，您的資金去向的詳細信息也很容易在收據、報銷和信用卡賬單的海洋中丟失。 雖然許多企業採用了更現代的費用管理和支付工具，但許多非營利組織正在以舊方式做事。 他們使用零用現金購買，通過公司支票支付費用，並以書面形式提交員工的費用。

借助現代費用管理工具，可以更輕鬆地了解錢花在了哪裡。 大多數現代工具都包含用於深入分析和查找支出的內置分析。 一些工具甚至包括收據掃描，因此您可以準確了解購買的商品，而不僅僅是在商家處花費的總金額。

市場上有許多針對非營利組織同樣運作良好的企業的費用計劃。 Expensify、ExpensePoint 或 Divvy 等獨立工具為您的員工帶來了現代、適合移動設備的費用應用程序，同時仍與 QuickBooks 等後端帳戶軟件集成。

選擇其中一種工具後，您可以要求您的員工使用它們以獲得報銷。 只需提前一點個人時間，您就可以監控整個團隊的支出，並了解可以減少或簡化組織支出的地方。

例如，您可能會發現某些類別（如辦公費用）高於預期。 當您識別異常值時，您可以通過各種技術（例如特定的預算規則、新的支出限製或供應商談判）進行有針對性的努力來減少這些組織開支。

2.使用團購平台

除非您是美國最大的非營利組織之一，否則您可能會發現您無權就辦公用品、旅行甚至保險等常見費用協商更好的交易條款。 有幾個現有的國家計劃，例如 Purchasing Point 和 Nonprofit Purchasing Group，您的組織可以加入這些計劃以獲得數百個不同供應商的折扣。

Charity Charge 信用卡是專為非營利組織設計並由聖路易斯商業銀行發行的“小型企業”萬事達卡計劃的用戶，他們的卡中包含一個 Purchasing Point 會員資格。

雖然您可能需要進行一些更改（例如，不同的汽車租賃公司）才能獲得折扣，但這可能會產生很大的不同，因為折扣範圍從 5% 到 40% 不等。 即使是像加入 Costco 或山姆會員店這樣的簡單舉動也能產生影響。 這些倉庫俱樂部不僅提供常規零售商品，還提供非營利組織可以使用的商業服務折扣。

3. 實施企業卡計劃

對於一些非營利組織來說，要求員工支付物品並獲得報銷對員工來說是一種負擔。 對於其他人，他們當地的銀行要求總裁、執行董事或首席執行官簽署個人信用擔保才能獲得信用卡。

根據您的非營利組織的規模，您可能可以獲得具有多種功能的公司卡，例如員工多張卡、支出限制和無個人保證。 此外，Charity Charge 提供了一項非營利性萬事達卡計劃，只需兩年的 IRS 990 稅表即可獲得符合您組織支出需求的預先批准。

除了卡管理方面，許多公司卡計劃還具有額外的好處，例如欺詐保護和折扣計劃。 例如，許多旅遊和娛樂品牌只需使用萬事達卡即可享受折扣，無需其他代碼或工作。

欺詐保護、外匯訪問等功能可以通過其他方式降低風險和組織開支。 憑藉零美元欺詐責任，您的非營利組織的信息將得到保護，不會被盜或用於未經授權的支出。

4. 賺取企業支出獎勵

少花點錢並不是減少整體管理費用負擔的唯一方法。 通過為您的非營利組織實施支付工具，例如獎勵小型企業或公司卡，您可以通過獎勵計劃本身減少費用。

這通常是讓團隊中的每個人都興奮的最簡單的事情之一，因為您不必為了節省開支而削減開支。 獎勵計劃在您消費時提供福利，讓您在為非營利組織運營所需購買的所有物品上獲得一點回報。

由於許多非營利組織的一般內部開支超過 100,000 美元，因此 1% 的現金返還卡可以節省 1,000 美元，直接用於您組織的底線。 Charity Charge 卡以聲明信用的形式為所有購買提供 1% 的固定現金利率。

正如 The Planet 1% 的執行董事 Kate Williams 所說：“當我們得知可以將業務費用轉移到 Charity Charge 信用卡上時，這很容易。 我們喜歡使用該卡將回饋整合到我們所做的每一次購買中。”

輕鬆管理您的支出

許多非營利組織已經意識到有效的捐助者管理的積極好處。 但是，當您將它們與管理組織費用的敏銳眼光結合起來時，您可以擴大影響範圍。 無論您是從這些技巧之一開始還是努力實施所有四個技巧，您都可以輕鬆地通過減少管理費用來改善預算，而不會對您的編程產生負面影響。

Stephen Garten 是 Charity Charge 的創始人兼首席執行官。 他是 United Way、South by Southwest 和 Dreamforce 的特邀發言人。 2015 年，IBM 將他選為全球 5 大社會企業家之一，並在他們的網絡真人秀節目《創業新方式》中對他進行了專題介紹。 2008 年，斯蒂芬在聖路易斯華盛頓大學獲得經濟學學位。 畢業後，他於 2009 年訪問了奧斯汀，並非常熱愛這座城市，以至於幾個月後他又回來了。 在開始慈善充電之前，斯蒂芬曾在德克薩斯大學奧斯汀分校的奧斯汀技術孵化器工作。