За последние пять лет я лично разговаривал с сотнями главных исполнительных директоров (CEO), исполнительных директоров и финансовых директоров (CFO) некоммерческих организаций. В то время как сбор пожертвований является постоянной темой наших разговоров, я обнаружил, что ведущие некоммерческие организации также сосредоточены на управлении своими организационными расходами.
В частности, они стремятся сократить внутренние затраты, не влияя на программирование. Некоммерческие организации, как правило, преследуют общую цель — увеличить расходы на программы и услуги. Однако, чтобы максимизировать эти впечатляющие доллары, важно, чтобы они управляли и сокращали накладные, административные и другие внутренние расходы. Используйте эти 4 приведенных ниже совета, чтобы ваша организация максимизировала ваше влияние, будучи прилежным распорядителем средств ваших доноров.
Бесплатная загрузка: Рабочий лист некоммерческого SWOT-анализа
1. Отслеживайте все, что вы тратите
Даже с несколькими сотрудниками легко потерять информацию о том, куда уходят ваши деньги, в море квитанций, возмещений и счетов по кредитным картам. В то время как многие предприятия приняли более современные инструменты управления расходами и оплаты, многие некоммерческие организации работают по-старому. Они используют наличные деньги для покупок, оплаты расходов корпоративным чеком, а расходы от сотрудников представляются на бумаге.
Благодаря современным инструментам управления расходами становится легче узнать, на что тратятся деньги. Большинство современных инструментов включают встроенную аналитику для детализации и поиска расходов. Некоторые инструменты даже включают сканирование чеков, поэтому вы можете точно узнать, что было куплено, а не только общую сумму, потраченную у продавца.
На рынке существует множество программ расходов, ориентированных на предприятия, которые одинаково хорошо работают для некоммерческих организаций. Автономные инструменты, такие как Expensify, ExpensePoint или Divvy, предоставляют вашим сотрудникам современное, удобное для мобильных устройств приложение для учета расходов, при этом интегрируясь с серверным программным обеспечением для работы с учетными записями, таким как QuickBooks.
Выбрав один из этих инструментов, вы можете попросить своих сотрудников использовать их, чтобы получить компенсацию. Таким образом, затрачивая немного индивидуального времени, вы можете отслеживать расходы всей команды и понимать, где можно сократить или упростить организационные расходы.
Например, вы можете обнаружить, что некоторые категории, такие как расходы на офис, превышают ожидаемые. По мере выявления выбросов вы можете предпринять целенаправленные усилия по сокращению этих организационных расходов с помощью различных методов, таких как определенные правила составления бюджета, новые лимиты расходов или переговоры с поставщиками.
Скачать бесплатно: Руководство для руководителей по мотивации сотрудников
2. Используйте платформу для групповых покупок
Если вы не входите в число крупнейших некоммерческих организаций страны, вы можете обнаружить, что у вас нет возможности договориться о более выгодных условиях сделки по общим расходам, таким как канцелярские товары, поездки или даже страхование. Существует несколько существующих национальных программ, таких как Purchasing Point и Nonprofit Purchasing Group, к которым ваша организация может присоединиться, чтобы получать скидки от сотен различных поставщиков.
Пользователи кредитной карты Charity Charge, программы Mastercard для малого бизнеса, специально разработанной для некоммерческих организаций и выпущенной коммерческим банком в Сент-Луисе, получают членство в Purchasing Point, включенное в их карту.
Хотя вам, возможно, придется внести несколько изменений (например, в другое агентство по аренде автомобилей), чтобы получить скидки, это может иметь большое значение, поскольку скидки варьируются от 5 до 40%. Даже такой простой шаг, как вступление в Costco или Sam's Club, может иметь значение. Эти складские клубы не только предоставляют обычные розничные товары, но и скидки на бизнес-услуги, которыми может воспользоваться некоммерческая организация.
3. Внедрите программу корпоративных карт
Для некоторых некоммерческих организаций просить сотрудников платить за товары и получать компенсацию представляет собой бремя для сотрудников. Для других их местный банк требует, чтобы президент, исполнительный директор или генеральный директор подписал личную кредитную гарантию, чтобы получить кредитную карту.
В зависимости от размера вашей некоммерческой организации вы можете получить корпоративную карту с такими функциями, как несколько карт для сотрудников, ограничения на расходы и отсутствие личной гарантии. Кроме того, Charity Charge предлагает некоммерческую программу Mastercard, которая требует всего два года налоговых форм IRS 990 для предварительного утверждения, которое будет соответствовать потребностям вашей организации в расходах.
Помимо управления картами, многие программы корпоративных карт имеют дополнительные преимущества, такие как защита от мошенничества и программы скидок. Например, многие туристические и развлекательные бренды предоставляют скидки, просто используя карту Mastercard, никаких других кодов или работы не требуется.
Такие функции, как защита от мошенничества, доступ к иностранной валюте и другие, могут снизить риск и организационные расходы другими способами. Благодаря нулевой ответственности за мошенничество информация вашей некоммерческой организации будет защищена от кражи или использования для несанкционированных расходов.
4. Получайте вознаграждение за свои корпоративные расходы
Тратить меньше и следить за копейками — не единственный способ снизить общее бремя административных расходов. Внедрив платежный инструмент, такой как вознаграждение для малого бизнеса или корпоративная карта для вашей некоммерческой организации, вы можете сократить расходы за счет самой программы вознаграждений.
Обычно это одна из самых простых вещей, чтобы заинтересовать всех в команде, поскольку вам не нужно сокращать свои расходы, чтобы сэкономить. Программы поощрения предоставляют вам преимущества по мере того, как вы тратите, возвращая вам немного денег на все, что вам нужно купить для работы вашей некоммерческой организации.
Поскольку многие некоммерческие организации тратят более 100 000 долларов США на общие внутренние расходы, карта возврата наличных с 1% - это экономия 1000 долларов США, которая идет непосредственно на чистую прибыль вашей организации. Карта Charity Charge предлагает фиксированную ставку в размере 1% на все покупки в виде выписки по кредиту.
Как говорит Кейт Уильямс, исполнительный директор 1% для The Planet: «Когда мы узнали, что можем перевести наши деловые расходы на кредитную карту Charity Charge, это было несложно. Нам нравится, что использование карты интегрирует отдачу в каждую покупку, которую мы делаем».
Управляйте своими расходами без головной боли
Положительные преимущества эффективного управления донорами уже известны многим некоммерческим организациям. Однако, когда вы сочетаете их с зорким взглядом на управление организационными расходами, вы можете увеличить масштаб своего воздействия. Независимо от того, начинаете ли вы с одного из этих советов или работаете над реализацией всех четырех, вы легко увидите улучшения в составлении бюджета за счет сокращения административных расходов и без негативного влияния на ваше программирование.
Стивен Гартен — основатель и генеральный директор Charity Charge. Он выступал в компаниях United Way, South by Southwest и Dreamforce. В 2015 году IBM включила его в пятерку лучших социальных предпринимателей мира и представила его в своем веб-реалити-шоу «Новый путь к стартапу». В 2008 году Стивен получил степень по экономике в Вашингтонском университете в Сент-Луисе. После окончания учебы он посетил Остин в 2009 году и так полюбил этот город, что через несколько месяцев вернулся навсегда. Стивен работал в Остинском технологическом инкубаторе Техасского университета в Остине до того, как основал Charity Charge.
Определите будущую эффективность вашей некоммерческой организации