組織の経費を効果的に管理するための4つのヒント

過去5年間、私は何百人もの非営利の最高経営責任者（CEO）、常務取締役、最高財務責任者（CFO）と個人的に話をしました。 寄付を促進することは私たちの会話の常に存在するトピックですが、トップの非営利組織も組織の経費の管理に焦点を合わせていることがわかりました。

具体的には、プログラミングに影響を与えることなく内部コストを削減することを検討しています。 非営利団体は、プログラミングとサービスへの支出を促進するという集合的な目標を共有する傾向があります。 ただし、これらの影響力のある金額を最大化するには、間接費、管理費、およびその他の内部コストを管理および削減することが重要です。 以下の4つのヒントを使用して、寄付者の資金を熱心に管理することにより、組織が影響を最大化できるようにしてください。

1.あなたが費やしているすべてを追跡する

ほんの数人の従業員でさえ、領収書、払い戻し、およびクレジットカードの請求書の海であなたのお金がどこに失われるかについての詳細を簡単に知ることができます。 多くの企業がより近代的な経費管理および支払いツールを採用していますが、多くの非営利団体は古い方法で物事を行っています。 彼らは購入、企業小切手による支払い費用に小額の現金を使用し、紙で提出された従業員からの費用を持っています。

最新の費用管理ツールを使用すると、どこでお金が使われているかを簡単に知ることができます。 最新のツールのほとんどには、ドリルダウンして支出を見つけるための分析機能が組み込まれています。 一部のツールにはレシートスキャンも含まれているため、販売者で費やされた合計金額だけでなく、購入されたものを正確に見つけることができます。

市場には、非営利団体でも同様に機能する企業を対象とした多くの経費プログラムがあります。 Expensify、ExpensePoint、Divvyなどのスタンドアロンツールは、QuickBooksなどのバックエンドアカウントソフトウェアと統合しながら、最新のモバイルフレンドリーな経費アプリを従業員に提供します。

これらのツールの1つを選択した後、払い戻しを受けるためにそれらを使用するように従業員に依頼できます。 少し前もって個別の時間を確保することで、チーム全体の支出を監視し、組織の経費をどこで削減または簡素化できるかを理解できます。

たとえば、事務費などの特定のカテゴリが予想よりも高い場合があります。 外れ値を特定すると、特定の予算ルール、新しい支出制限、ベンダーの交渉など、さまざまな手法を通じて組織の経費を削減するための的を絞った取り組みを行うことができます。

2.グループ購入プラットフォームを使用する

あなたが国内最大の非営利団体の1つでない限り、事務用品、旅行、さらには保険などの一般的な費用について、より良い取引条件を交渉する力がないことに気付くかもしれません。 PurchasingPointやNonprofitPurchasingGroupなど、組織が参加して何百もの異なるベンダーの割引を受けることができる既存の国内プログラムがいくつかあります。

非営利団体向けに特別に設計され、セントルイスに本拠を置くコマース銀行によって発行された「スモールビジネス」マスターカードプログラムであるチャリティーチャージクレジットカードのユーザーは、カードに含まれる購入ポイントのメンバーシップを取得します。

割引を受けるには、いくつかの変更（たとえば、別のレンタカー会社）が必要になる場合がありますが、割引の範囲は5〜40％であるため、これは大きな違いを生む可能性があります。 CostcoやSam'sClubに参加するような単純な動きでも、違いを生むことができます。 これらの倉庫クラブは、通常の小売商品を提供するだけでなく、非営利団体が使用できるビジネスサービスの割引を提供します。

3.コーポレートカードプログラムを実施する

一部の非営利団体では、従業員にアイテムの支払いと払い戻しを求めることは、従業員の負担になります。 その他の場合、地元の銀行は、社長、エグゼクティブディレクター、またはCEOがクレジットカードを取得するために個人の信用保証に署名することを要求しています。

非営利団体の規模によっては、従業員向けの複数のカード、支出制限、個人保証なしなどの機能を備えた企業カードを入手できる場合があります。 さらに、Charity Chargeは、組織の支出ニーズに一致する事前承認のために、わずか2年間のIRS990税務フォームを必要とする非営利のMastercardプログラムを提供します。

カード管理の側面に加えて、多くの企業カードプログラムには、不正防止や割引プログラムなどの追加の利点があります。 たとえば、多くの旅行およびエンターテインメントブランドには、Mastercardを使用するだけの割引が含まれており、他のコードや作業は必要ありません。

不正防止、外国為替アクセスなどの機能は、他の方法でリスクと組織の費用を削減できます。 ゼロドルの詐欺責任により、非営利団体の情報が盗まれたり、不正な支出に使用されたりすることから保護されます。

4.企業支出で報酬を獲得する

全体的な管理費の負担を軽減する方法は、支出を減らしてペニーを監視することだけではありません。 非営利団体向けのリワードスモールビジネスやコーポレートカードなどの支払いツールを実装することで、リワードプログラム自体を通じて経費を削減できます。

これは通常、節約するために支出を削減する必要がないため、チームの全員を興奮させる最も簡単な方法の1つです。 リワードプログラムは、支出に応じてメリットを提供し、非営利団体が運営するために購入する必要のあるすべてのものを少し還元します。

多くの非営利団体が一般的な内部費用で$100,000を超える支出をしているため、1％のキャッシュバックカードは$ 1,000の節約になり、組織の収益に直接つながります。 チャリティーチャージカードは、ステートメントクレジットの形ですべての購入に対して一律1％のキャッシュレートを提供します。

The Planetの1％のエグゼクティブディレクターであるKate Williamsは、次のように述べています。 カードを使用すると、購入するたびに還元が統合されるのが気に入っています。」

頭痛の種なしであなたの支出を管理する

効果的なドナー管理のプラスのメリットは、多くの非営利団体がすでに認識していることです。 ただし、組織の経費を管理するための鋭い目でそれらを組み合わせると、影響の範囲を広げることができます。 これらのヒントの1つから始める場合でも、4つすべてを実装する場合でも、プログラミングに悪影響を与えることなく、管理費を簡単に削減できるため、予算の改善を確認できます。

Stephen Gartenは、CharityChargeの創設者兼CEOです。 彼は、ユナイテッドウェイ、サウスバイサウスウエスト、ドリームフォースの注目の講演者です。 2015年、IBMは彼を世界のトップ5の社会起業家の一人に選び、彼らのWebベースのリアリティ番組であるA New WaytoStartupで彼を紹介しました。 2008年、スティーブンはセントルイスのワシントン大学で経済学の学位を取得しました。 卒業後、2009年にオースティンを訪れ、街をとても愛していたため、数か月後には元気に戻ってきました。 スティーブンは、チャリティーチャージを開始する前に、テキサス大学オースティン校のオースティンテクノロジーインキュベーターで働いていました。