조직 비용을 효과적으로 관리하기 위한 4가지 팁

지난 5년 동안 저는 수백 명의 비영리 최고 경영자(CEO), 전무 이사 및 최고 재무 책임자(CFO)와 개인적으로 이야기를 나눴습니다. 기부를 유도하는 것이 우리 대화의 항상 존재하는 주제이지만 최고의 비영리 조직도 조직 비용 관리에 중점을 둡니다.

특히, 그들은 프로그래밍에 영향을 미치지 않으면서 내부 비용을 줄이는 방법을 찾고 있습니다. 비영리 단체는 프로그래밍 및 서비스에 대한 지출을 늘리기 위해 공동 목표를 공유하는 경향이 있습니다. 그러나 이러한 영향력 있는 비용을 최대화하려면 간접비, 관리 및 기타 내부 비용을 관리하고 줄이는 것이 중요합니다. 아래의 4가지 팁을 사용하여 귀하의 조직이 기부자의 기금을 부지런히 관리함으로써 귀하의 영향력을 극대화할 수 있도록 하십시오.

1. 지출하는 모든 것을 추적하십시오

직원 몇 명만 있어도 영수증, 환급, 신용 카드 청구서의 바다에서 돈이 어디로 가는지 세부 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 많은 기업이 보다 현대적인 비용 관리 및 지불 도구를 채택했지만 많은 비영리 단체는 예전 방식으로 일을 하고 있습니다. 소액현금으로 구매, 회사 수표로 지불하는 비용, 직원의 비용을 서면으로 제출합니다.

최신 비용 관리 도구를 사용하면 돈이 어디에 사용되고 있는지 더 쉽게 알 수 있습니다. 대부분의 최신 도구에는 드릴다운 및 지출 찾기를 위한 내장 분석이 포함되어 있습니다. 일부 도구에는 영수증 스캔 기능도 포함되어 있어 판매자에게 지출한 총 금액 대신 정확히 무엇을 구매했는지 알 수 있습니다.

비영리 단체에도 똑같이 잘 작동하는 기업을 대상으로 하는 많은 비용 프로그램이 시장에 나와 있습니다. Expensify, ExpensePoint 또는 Divvy와 같은 독립 실행형 도구는 직원에게 모바일 친화적인 최신 경비 앱을 제공하는 동시에 QuickBooks와 같은 백엔드 계정 소프트웨어와 통합됩니다.

이러한 도구 중 하나를 선택한 후 직원에게 환급을 받기 위해 사용하도록 요청할 수 있습니다. 따라서 사전에 약간의 개별 시간을 사용하여 전체 팀의 지출을 모니터링하고 조직 비용을 줄이거나 간소화할 수 있는 부분을 이해할 수 있습니다.

예를 들어 사무실 비용과 같은 특정 범주가 예상보다 높을 수 있습니다. 이상치를 식별하면 특정 예산 책정 규칙, 새로운 지출 한도 또는 공급업체 협상과 같은 다양한 기술을 통해 이러한 조직 비용을 줄이기 위한 목표 노력을 수행할 수 있습니다.

2. 그룹 구매 플랫폼 사용

미국 최대의 비영리 단체가 아닌 이상 사무용품, 여행 또는 보험과 같은 일반적인 비용에 대해 더 나은 거래 조건을 협상할 수 있는 권한이 없을 수도 있습니다. Purchasing Point 및 Nonprofit Purchasing Group과 같이 조직에서 가입하여 수백 개의 다양한 공급업체에 대한 할인을 받을 수 있는 몇 가지 기존 국가 프로그램이 있습니다.

비영리를 위해 특별히 설계되고 세인트루이스 기반 상업 은행에서 발급한 "소기업" 마스터카드 프로그램인 자선 요금 신용 카드 사용자는 카드에 포함된 구매 포인트 멤버십을 받습니다.

할인을 받기 위해 약간의 변경(예: 다른 렌터카 회사)을 해야 할 수도 있지만 할인 범위는 5%에서 40%이므로 큰 차이를 만들 수 있습니다. Costco나 Sam's Club에 가입하는 것과 같은 간단한 움직임도 변화를 가져올 수 있습니다. 이 창고 클럽은 일반 소매 상품을 제공할 뿐만 아니라 비영리 단체가 사용할 수 있는 비즈니스 서비스에 대한 할인을 제공합니다.

3. 법인카드 프로그램 시행

일부 비영리 단체의 경우 직원에게 물품 비용을 지불하고 환급을 요청하는 것은 직원에게 부담이 됩니다. 다른 사람들의 경우 지역 은행에서 사장, 전무 이사 또는 CEO가 신용 카드를 받기 위해 개인 신용 보증에 서명하도록 요구합니다.

비영리단체의 규모에 따라 직원용 여러 장의 카드, 지출 한도 및 개인 보증 없음과 같은 기능을 갖춘 법인 카드를 얻을 수 있습니다. 또한 Charity Charge는 조직의 지출 요구 사항에 맞는 사전 승인을 위해 단 2년 간의 IRS 990 세금 양식이 필요한 비영리 마스터카드 프로그램을 제공합니다.

카드 관리 측면 외에도 많은 기업 카드 프로그램에는 사기 방지 및 할인 프로그램과 같은 추가 혜택이 있습니다. 예를 들어, 많은 여행 및 엔터테인먼트 브랜드에는 다른 코드나 작업이 필요하지 않은 마스터카드만 사용하면 할인이 포함됩니다.

사기 방지, 외환 액세스 및 기타 기능과 같은 기능은 다른 방식으로 위험 및 조직 비용을 줄일 수 있습니다. 0달러 사기 책임으로 비영리단체의 정보가 도난당하거나 무단 지출에 사용되는 것을 방지할 수 있습니다.

4. 기업 지출에 대한 보상 받기

지출을 줄이고 돈을 보는 것만이 전반적인 관리 비용 부담을 줄이는 유일한 방법은 아닙니다. 비영리단체를 위한 리워드 소기업 또는 법인 카드와 같은 지불 도구를 구현하면 리워드 프로그램 자체를 통해 비용 절감을 얻을 수 있습니다.

이것은 일반적으로 비용을 절감하기 위해 지출을 줄일 필요가 없기 때문에 팀의 모든 사람을 흥분시키는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 리워드 프로그램은 지출에 따른 혜택을 제공하여 비영리단체가 운영하기 위해 구매하는 데 필요한 모든 것을 약간씩 돌려드립니다.

많은 비영리 단체가 일반 내부 비용으로 $100,000를 초과하는 지출을 하는 경우 1% 캐쉬백 카드는 $1,000를 절약하여 조직의 수익으로 직결됩니다. Charity Charge 카드는 명세서 크레딧 형태로 모든 구매에 대해 고정 1%의 현금 이율을 제공합니다.

The Planet의 1% 전무이사인 Kate Williams는 다음과 같이 말했습니다. 우리는 카드를 사용하는 것이 우리가 만드는 모든 구매에 환원을 통합하는 것을 좋아합니다.”

두통 없이 지출 관리

효과적인 기부자 관리의 긍정적인 이점은 많은 비영리단체가 이미 알고 있는 사실입니다. 그러나 조직 비용 관리에 대한 예리한 안목과 결합하면 영향의 범위를 늘릴 수 있습니다. 이 팁 중 하나로 시작하든 4가지 모두를 구현하기 위해 작업하든 간에 프로그래밍에 부정적인 영향을 주지 않으면서 관리 비용을 절감함으로써 예산 편성을 개선할 수 있습니다.

Stephen Garten은 Charity Charge의 설립자이자 CEO입니다. 그는 United Way, South by Southwest 및 Dreamforce의 특집 연사로 활동했습니다. 2015년 IBM은 그를 세계 5대 사회적 기업가 중 한 명으로 선정했으며 웹 기반 리얼리티 쇼인 A New Way to Startup에서 그를 소개했습니다. 2008년에 Stephen은 St. Louis에 있는 Washington University에서 경제학 학위를 받았습니다. 졸업 후, 그는 2009년에 오스틴을 방문했고 도시를 너무 사랑해서 몇 달 후에 다시 돌아왔습니다. Stephen은 Charity Charge를 시작하기 전에 오스틴에 있는 텍사스 대학교의 Austin Technology Incubator에서 근무했습니다.