4 Tipps zur effektiven Verwaltung Ihrer Organisationskosten

In den letzten fünf Jahren habe ich persönlich mit Hunderten von gemeinnützigen Chief Executive Officers (CEOs), Executive Directors und Chief Financial Officers (CFOs) gesprochen. Auch wenn die Förderung von Spenden ein allgegenwärtiges Thema unserer Gespräche ist, finde ich, dass führende gemeinnützige Organisationen sich auch auf die Verwaltung ihrer Organisationskosten konzentrieren.

Insbesondere versuchen sie, die internen Kosten zu senken, ohne die Programmierung zu beeinträchtigen. Gemeinnützige Organisationen haben in der Regel das gemeinsame Ziel, die Ausgaben für Programme und Dienstleistungen zu steigern. Um diese wirkungsvollen Dollars jedoch zu maximieren, ist es entscheidend, dass sie Gemeinkosten, Verwaltungskosten und andere interne Kosten verwalten und reduzieren. Verwenden Sie diese 4 Tipps unten, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation Ihre Wirkung maximiert, indem sie ein gewissenhafter Verwalter der Gelder Ihrer Spender ist.

1. Verfolgen Sie alles, was Sie ausgeben

Selbst mit nur wenigen Mitarbeitern gehen die Details darüber, wohin Ihr Geld fließt, leicht in einem Meer von Quittungen, Erstattungen und Kreditkartenabrechnungen verloren. Während viele Unternehmen modernere Ausgabenverwaltungs- und Zahlungstools eingeführt haben, machen viele gemeinnützige Organisationen die Dinge auf die alte Art und Weise. Sie nutzen die Portokasse für Einkäufe, begleichen Spesen per Firmenscheck und lassen Spesen von Mitarbeitern auf Papier einreichen.

Mit modernen Spesenmanagement-Tools kann es einfacher sein zu wissen, wo Geld ausgegeben wird. Die meisten modernen Tools beinhalten integrierte Analysen, um einen Drilldown durchzuführen und Ausgaben zu finden. Einige Tools beinhalten sogar das Scannen von Quittungen, sodass Sie genau herausfinden können, was gekauft wurde, anstatt nur den Gesamtbetrag, der bei einem Händler ausgegeben wurde.

Es gibt viele Spesenprogramme auf dem Markt, die sich an Unternehmen richten, die für gemeinnützige Organisationen gleichermaßen gut funktionieren. Eigenständige Tools wie Expensify, ExpensePoint oder Divvy bieten Ihren Mitarbeitern eine moderne, mobilfreundliche Spesen-App und lassen sich gleichzeitig in Backend-Kontosoftware wie QuickBooks integrieren.

Nachdem Sie eines dieser Tools ausgewählt haben, können Sie Ihre Mitarbeiter bitten, sie zu verwenden, um eine Erstattung zu erhalten. Mit ein wenig individueller Zeit im Voraus können Sie so die Ausgaben des gesamten Teams überwachen und nachvollziehen, wo organisatorische Ausgaben reduziert oder vereinfacht werden können.

Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass bestimmte Kategorien wie Bürokosten höher als erwartet sind. Wenn Sie Ausreißer identifizieren, können Sie gezielte Anstrengungen unternehmen, um diese organisatorischen Ausgaben durch verschiedene Techniken zu reduzieren, wie z. B. spezifische Budgetierungsregeln, neue Ausgabengrenzen oder Verhandlungen mit Lieferanten.

2. Verwenden Sie eine Gruppeneinkaufsplattform

Wenn Sie nicht eine der größten gemeinnützigen Organisationen des Landes sind, haben Sie möglicherweise nicht die Macht, bessere Bedingungen für allgemeine Ausgaben wie Büromaterial, Reisen oder sogar Versicherungen auszuhandeln. Es gibt mehrere bestehende nationale Programme, wie z. B. Purchasing Point und Nonprofit Purchasing Group, denen Ihre Organisation beitreten kann, um Rabatte bei Hunderten von verschiedenen Anbietern zu erhalten.

Benutzer der Charity Charge-Kreditkarte, eines Mastercard-Programms für kleine Unternehmen, das speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt und von einer in St. Louis ansässigen Handelsbank ausgegeben wird, erhalten eine Purchasing Point-Mitgliedschaft, die in ihrer Karte enthalten ist.

Während Sie möglicherweise ein paar Änderungen vornehmen müssen (z. B. eine andere Mietwagenagentur), um die Rabatte zu erhalten, kann dies einen großen Unterschied machen, da die Rabatte zwischen 5 und 40 % liegen. Sogar ein einfacher Schritt wie der Beitritt zu Costco oder Sam's Club kann einen Unterschied machen. Diese Warehouse Clubs bieten nicht nur reguläre Einzelhandelswaren, sondern auch Rabatte auf Unternehmensdienstleistungen, die eine gemeinnützige Organisation nutzen kann.

3. Implementieren Sie ein Corporate Card-Programm

Für einige gemeinnützige Organisationen stellt es eine Belastung für die Mitarbeiter dar, Mitarbeiter zu bitten, für Artikel zu bezahlen und eine Rückerstattung zu erhalten. Für andere verlangt ihre örtliche Bank, dass der Präsident, Geschäftsführer oder CEO eine persönliche Kreditgarantie unterzeichnet, um eine Kreditkarte zu erhalten.

Abhängig von der Größe Ihrer gemeinnützigen Organisation können Sie möglicherweise eine Unternehmenskarte mit Funktionen wie mehreren Karten für Mitarbeiter, Ausgabenlimits und ohne persönliche Garantie erhalten. Darüber hinaus bietet Charity Charge ein gemeinnütziges Mastercard-Programm, das nur zwei Jahre IRS 990-Steuerformulare für eine Vorabgenehmigung erfordert, die den Ausgabenanforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Neben der Kartenverwaltung bieten viele Firmenkartenprogramme zusätzliche Vorteile wie Betrugsschutz und Rabattprogramme. Beispielsweise bieten viele Reise- und Unterhaltungsmarken Rabatte, indem Sie einfach eine Mastercard verwenden, ohne dass weitere Codes oder Arbeit erforderlich sind.

Funktionen wie Betrugsschutz, Devisenzugang und andere können Risiken und Organisationskosten auf andere Weise reduzieren. Mit einer Null-Dollar-Betrugshaftung werden die Informationen Ihrer gemeinnützigen Organisation davor geschützt, gestohlen oder für unbefugte Ausgaben verwendet zu werden.

4. Verdienen Sie Prämien für Ihre Unternehmensausgaben

Weniger auszugeben und auf ein paar Cent zu achten, ist nicht die einzige Möglichkeit, Ihre allgemeine Verwaltungsausgabenbelastung zu reduzieren. Durch die Implementierung eines Zahlungstools, z. B. einer Prämienkarte für kleine Unternehmen oder Unternehmen für Ihre gemeinnützige Organisation, können Sie durch das Prämienprogramm selbst eine Kostensenkung erzielen.

Dies ist normalerweise eines der einfachsten Dinge, um alle im Team zu begeistern, da Sie Ihre Ausgaben nicht kürzen müssen, um zu sparen. Prämienprogramme bieten Vorteile, wenn Sie etwas ausgeben, und geben Ihnen ein wenig zurück auf alles, was Sie für den Betrieb Ihrer gemeinnützigen Organisation kaufen müssen.

Da viele gemeinnützige Organisationen mehr als 100.000 US-Dollar an allgemeinen internen Ausgaben ausgeben, bedeutet eine Cash-Back-Karte mit 1 % eine Ersparnis von 1.000 US-Dollar, die direkt dem Gewinn Ihrer Organisation zugutekommt. Die Charity-Charge-Karte bietet einen Pauschalsatz von 1 % auf alle Einkäufe in Form einer Kontoauszugsgutschrift.

Wie Kate Williams, Executive Director von 1% for The Planet, sagt: „Als wir erfuhren, dass wir unsere Geschäftsausgaben auf eine Charity Charge-Kreditkarte umlegen können, war es ein Kinderspiel. Uns gefällt, dass die Verwendung der Karte bei jedem Einkauf, den wir tätigen, das Zurückgeben integriert.“

Verwalten Sie Ihre Ausgaben ohne Kopfschmerzen

Die positiven Vorteile eines effektiven Spendermanagements sind vielen gemeinnützigen Organisationen bereits bewusst. Wenn Sie sie jedoch auch mit einem scharfen Auge für die Verwaltung der Organisationskosten kombinieren, können Sie den Umfang Ihrer Wirkung vergrößern. Egal, ob Sie mit einem dieser Tipps beginnen oder an der Umsetzung aller vier arbeiten, Sie können Verbesserungen in Ihrer Budgetierung durch reduzierten Verwaltungsaufwand mit Leichtigkeit und ohne negative Auswirkungen auf Ihre Programmierung feststellen.

Stephen Garten ist Gründer und CEO von Charity Charge. Er war ein gefragter Redner für United Way, South by Southwest und Dreamforce. Im Jahr 2015 wählte IBM ihn zu einem der Top 5 Sozialunternehmer der Welt und stellte ihn in ihrer webbasierten Reality-Show A New Way to Startup vor. 2008 erwarb Stephen einen Abschluss in Wirtschaftswissenschaften an der Washington University in St. Louis. Nach seinem Abschluss besuchte er 2009 Austin und liebte die Stadt so sehr, dass er einige Monate später für immer zurückkehrte. Stephen arbeitete für den Austin Technology Incubator an der University of Texas in Austin, bevor er Charity Charge gründete.