En los últimos cinco años, he hablado personalmente con cientos de directores ejecutivos (CEO), directores ejecutivos y directores financieros (CFO) de organizaciones sin fines de lucro. Si bien impulsar las donaciones es un tema siempre presente en nuestras conversaciones, encuentro que las principales organizaciones sin fines de lucro también se enfocan en administrar sus gastos organizacionales.
Específicamente, buscan reducir los costos internos sin afectar la programación. Las organizaciones sin fines de lucro tienden a compartir un objetivo colectivo para impulsar el gasto en programación y servicios. Sin embargo, para maximizar esos dólares impactantes, es clave que administren y reduzcan los costos generales, administrativos y otros costos internos. Use estos 4 consejos a continuación para asegurarse de que su organización maximice su impacto siendo un administrador diligente de los fondos de sus donantes.
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1. Haga un seguimiento de todo lo que está gastando
Incluso con unos pocos empleados, es fácil que los detalles de adónde va su dinero se pierdan en un mar de recibos, reembolsos y facturas de tarjetas de crédito. Si bien muchas empresas han adoptado herramientas de pago y administración de gastos más modernas, muchas organizaciones sin fines de lucro están haciendo las cosas a la antigua. Usan caja chica para compras, pago de gastos con cheque corporativo y tienen los gastos de los empleados presentados en papel.
Con las modernas herramientas de gestión de gastos, puede ser más fácil saber dónde se gasta el dinero. La mayoría de las herramientas modernas incluyen análisis incorporados para profundizar y encontrar gastos. Algunas herramientas incluso incluyen escaneo de recibos, por lo que puede averiguar exactamente qué se compró en lugar de solo el monto total gastado en un comerciante.
Hay muchos programas de gastos en el mercado dirigidos a empresas que funcionan igualmente bien para organizaciones sin fines de lucro. Las herramientas independientes como Expensify, ExpensePoint o Divvy brindan una aplicación de gastos moderna y compatible con dispositivos móviles para sus empleados, al mismo tiempo que se integra con el software de cuenta de back-end, como QuickBooks.
Después de seleccionar una de estas herramientas, puede pedirles a sus empleados que las usen para recibir un reembolso. Con un poco de tiempo individual por adelantado, puede monitorear el gasto en todo el equipo y comprender dónde se pueden reducir o simplificar los gastos organizacionales.
Por ejemplo, es posible que encuentre que ciertas categorías, como los gastos de oficina, son más altas de lo esperado. A medida que identifique los valores atípicos, puede realizar esfuerzos específicos para reducir esos gastos organizacionales a través de varias técnicas, como reglas presupuestarias específicas, nuevos límites de gastos o negociación con proveedores.
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2. Utilice una plataforma de compras grupales
A menos que sea una de las organizaciones sin fines de lucro más grandes del país, es posible que no tenga el poder de negociar mejores términos de trato en gastos comunes como suministros de oficina, viajes o incluso seguros. Hay varios programas nacionales existentes, como Purchasing Point y Nonprofit Purchasing Group, a los que su organización puede unirse para obtener descuentos en cientos de proveedores diferentes.
Los usuarios de la tarjeta de crédito Charity Charge, un programa Mastercard para "pequeñas empresas" diseñado específicamente para organizaciones sin fines de lucro y emitido por un banco Commerce con sede en St. Louis, obtienen una membresía de Punto de Compra incluida con su tarjeta.
Si bien es posible que deba realizar algunos cambios (por ejemplo, una agencia de alquiler de automóviles diferente) para obtener los descuentos, esto puede marcar una gran diferencia, ya que los descuentos oscilan entre el 5 y el 40%. Incluso un movimiento simple como unirse a Costco o Sam's Club puede marcar la diferencia. Estos clubes de almacenes no solo ofrecen productos minoristas regulares, sino también descuentos en servicios comerciales que una organización sin fines de lucro puede usar.
3. Implementar un Programa de Tarjeta Corporativa
Para algunas organizaciones sin fines de lucro, pedirles a los empleados que paguen por artículos y obtener un reembolso representa una carga para los empleados. Para otros, su banco local requiere que el presidente, director ejecutivo o director ejecutivo firme una garantía de crédito personal para obtener una tarjeta de crédito.
Según el tamaño de su organización sin fines de lucro, es posible que pueda obtener una tarjeta corporativa con características como tarjetas múltiples para empleados, límites de gasto y sin garantía personal. Además, Charity Charge ofrece un programa Mastercard sin fines de lucro que requiere solo dos años de formularios de impuestos IRS 990 para una aprobación previa que coincida con las necesidades de gasto de su organización.
Además del lado de la administración de tarjetas, muchos programas de tarjetas corporativas vienen con beneficios adicionales, como protección contra fraudes y programas de descuento. Por ejemplo, muchas marcas de viajes y entretenimiento incluyen descuentos simplemente usando una tarjeta Mastercard, no se requieren otros códigos ni trabajo.
Funciones como la protección contra el fraude, el acceso a divisas y otras pueden reducir el riesgo y los gastos de organización de otras formas. Con una responsabilidad por fraude de cero dólares, la información de su organización sin fines de lucro estará protegida contra el robo o el uso para gastos no autorizados.
4. Obtenga recompensas por sus gastos corporativos
Gastar menos y ver centavos no es la única forma de reducir la carga general de gastos administrativos. Al implementar una herramienta de pago, como una pequeña empresa de recompensas o una tarjeta corporativa para su organización sin fines de lucro, puede obtener una reducción de gastos a través del programa de recompensas en sí.
Por lo general, esta es una de las cosas más fáciles para entusiasmar a todos los miembros del equipo, ya que no tiene que reducir sus gastos para ahorrar. Los programas de recompensas brindan beneficios a medida que gasta, devolviéndole un poco de todo lo que necesita comprar para que su organización sin fines de lucro funcione.
Dado que muchas organizaciones sin fines de lucro gastan más de $ 100,000 en gastos internos generales, una tarjeta de devolución de efectivo del 1% es un ahorro de $ 1,000 que va directamente a los resultados de su organización. La tarjeta Charity Charge ofrece una tasa de efectivo fija del 1% en todas las compras en forma de crédito de estado de cuenta.
Como dice Kate Williams, directora ejecutiva de 1% para The Planet: “Cuando supimos que podíamos cambiar nuestros gastos comerciales a una tarjeta de crédito Charity Charge, fue una obviedad. Nos gusta que el uso de la tarjeta integre la retribución en cada compra que hacemos”.
Administre sus gastos sin dolor de cabeza
Los beneficios positivos de una gestión eficaz de los donantes son algo que muchas organizaciones sin fines de lucro ya conocen. Sin embargo, cuando los combina con un buen ojo para administrar los gastos organizacionales también, puede aumentar el alcance de su impacto. Ya sea que comience con uno de estos consejos o trabaje para implementar los cuatro, puede ver mejoras en su presupuesto a través de gastos administrativos reducidos con facilidad y sin afectar negativamente su programación.
Stephen Garten es el fundador y director ejecutivo de Charity Charge. Ha sido orador destacado de United Way, South by Southwest y Dreamforce. En 2015, IBM lo seleccionó como uno de los 5 mejores emprendedores sociales del mundo y lo presentó en su reality show basado en la web, A New Way to Startup. En 2008, Stephen obtuvo una licenciatura en economía de la Universidad de Washington en St. Louis. Después de su graduación, visitó Austin en 2009 y amó tanto la ciudad que regresó definitivamente varios meses después. Stephen trabajó para Austin Technology Incubator en la Universidad de Texas en Austin antes de comenzar Charity Charge.
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