4 consigli per gestire in modo efficace le tue spese organizzative

Negli ultimi cinque anni ho parlato personalmente con centinaia di amministratori delegati (CEO) senza scopo di lucro, direttori esecutivi e direttori finanziari (CFO). Sebbene la promozione delle donazioni sia un argomento sempre presente nelle nostre conversazioni, trovo che anche le principali organizzazioni non profit si concentrino sulla gestione delle proprie spese organizzative.

In particolare, stanno cercando di ridurre i costi interni senza influire sulla programmazione. Le organizzazioni non profit tendono a condividere l'obiettivo collettivo di guidare la spesa per la programmazione e i servizi. Tuttavia, al fine di massimizzare quei dollari di impatto, è fondamentale che gestiscano e riducano i costi generali, amministrativi e altri costi interni. Usa questi 4 suggerimenti di seguito per assicurarti che la tua organizzazione massimizzi il tuo impatto essendo un amministratore diligente dei fondi dei tuoi donatori.

1. Tieni traccia di tutto ciò che stai spendendo

Anche con pochi dipendenti, è facile che i dettagli di dove vanno a finire i tuoi soldi vadano persi in un mare di ricevute, rimborsi e fatture di carte di credito. Mentre molte aziende hanno adottato strumenti di pagamento e gestione delle spese più moderni, molte organizzazioni non profit stanno facendo le cose alla vecchia maniera. Usano la piccola cassa per gli acquisti, le spese di pagamento tramite assegno aziendale e le spese dei dipendenti presentate su carta.

Con i moderni strumenti di gestione delle spese, può essere più facile sapere dove vengono spesi i soldi. La maggior parte degli strumenti moderni include analisi integrate per approfondire e trovare la spesa. Alcuni strumenti includono anche la scansione delle ricevute, in modo da poter scoprire esattamente cosa è stato acquistato anziché solo l'importo totale speso presso un commerciante.

Ci sono molti programmi di spesa sul mercato rivolti alle aziende che funzionano altrettanto bene per le organizzazioni non profit. Strumenti autonomi come Expensify, ExpensePoint o Divvy offrono ai dipendenti un'app per le spese moderna e ottimizzata per i dispositivi mobili, integrandosi comunque con software per account back-end, come QuickBooks.

Dopo aver selezionato uno di questi strumenti, puoi chiedere ai tuoi dipendenti di utilizzarli per ottenere il rimborso. Con un po' di tempo individuale in anticipo, puoi quindi monitorare la spesa dell'intero team e capire dove le spese organizzative possono essere ridotte o semplificate.

Ad esempio, potresti scoprire che alcune categorie, come le spese d'ufficio, sono più alte del previsto. Quando identifichi i valori anomali, puoi intraprendere sforzi mirati per ridurre tali spese organizzative attraverso varie tecniche, come regole di budgeting specifiche, nuovi limiti di spesa o negoziazione con il fornitore.

2. Utilizzare una piattaforma di acquisto di gruppo

A meno che tu non sia una delle più grandi organizzazioni non profit della nazione, potresti scoprire di non avere il potere di negoziare condizioni migliori su spese comuni come forniture per ufficio, viaggi o persino assicurazioni. Esistono diversi programmi nazionali esistenti, come Purchasing Point e Nonprofit Purchasing Group, a cui la tua organizzazione può aderire per ottenere sconti su centinaia di fornitori diversi.

Gli utenti della carta di credito Charity Charge, un programma Mastercard per "piccole imprese" specificamente progettato per le organizzazioni non profit ed emesso da una banca Commerce con sede a St. Louis, ottengono un abbonamento ai punti d'acquisto incluso nella loro carta.

Anche se potrebbe essere necessario apportare alcune modifiche (ad esempio un'agenzia di autonoleggio diversa) per ottenere gli sconti, ciò può fare una grande differenza poiché gli sconti vanno dal 5 al 40%. Anche una semplice mossa come entrare a far parte di Costco o Sam's Club può fare la differenza. Questi club di magazzino non forniscono solo normali merci al dettaglio, ma sconti sui servizi alle imprese che un'organizzazione no profit può utilizzare.

3. Implementare un programma di carte aziendali

Per alcune organizzazioni non profit, chiedere ai dipendenti di pagare gli articoli e di essere rimborsati rappresenta un onere per i dipendenti. Per altri, la loro banca locale richiede che il presidente, il direttore esecutivo o l'amministratore delegato firmi una garanzia di credito personale per ottenere una carta di credito.

A seconda delle dimensioni della tua organizzazione no profit, potresti essere in grado di ottenere una carta aziendale con funzionalità come più carte per i dipendenti, limiti di spesa e nessuna garanzia personale. Inoltre, Charity Charge fornisce un programma Mastercard senza scopo di lucro che richiede solo due anni di moduli fiscali IRS 990 per una pre-approvazione che soddisfi le esigenze di spesa della tua organizzazione.

Oltre al lato della gestione delle carte, molti programmi di carte aziendali offrono vantaggi aggiuntivi, come la protezione dalle frodi e programmi di sconto. Ad esempio, molti marchi di viaggi e intrattenimento prevedono sconti semplicemente utilizzando una Mastercard, senza altri codici o lavoro richiesto.

Funzionalità come la protezione dalle frodi, l'accesso alle valute estere e altro possono ridurre i rischi e le spese organizzative in altri modi. Con una responsabilità di frode pari a zero dollari, le informazioni della tua organizzazione non profit saranno protette dal furto o dall'utilizzo per spese non autorizzate.

4. Guadagna premi sulla tua spesa aziendale

Spendere meno e guardare i penny non è l'unico modo per ridurre il carico di spese amministrative complessive. Implementando uno strumento di pagamento, come una carta a premi per piccole imprese o una carta aziendale per la tua organizzazione no profit, puoi ottenere una riduzione delle spese attraverso il programma a premi stesso.

Questa di solito è una delle cose più facili per cui tutti i membri del team si entusiasmano, poiché non è necessario ridurre le spese per risparmiare. I programmi a premi offrono vantaggi man mano che spendi, restituendoti un po' di tutto ciò che devi acquistare per far funzionare la tua organizzazione no profit.

Con molte organizzazioni non profit che spendono oltre $ 100.000 in spese interne generali, una carta di rimborso dell'1% è un risparmio di $ 1.000 che va direttamente ai profitti della tua organizzazione. La carta Charity Charge offre una tariffa fissa dell'1% in contanti su tutti gli acquisti sotto forma di un estratto conto.

Come afferma Kate Williams, Direttore Esecutivo di 1% per The Planet, “Quando abbiamo appreso che potevamo trasferire le nostre spese aziendali su una carta di credito Charity Charge, è stato un gioco da ragazzi. Ci piace che l'utilizzo della carta integri la restituzione in ogni acquisto che facciamo".

Gestisci la tua spesa senza mal di testa

I vantaggi positivi di una gestione efficace dei donatori sono qualcosa di cui molte organizzazioni non profit sono già consapevoli. Tuttavia, quando li combini con un occhio acuto anche per la gestione delle spese organizzative, puoi aumentare la portata del tuo impatto. Sia che tu inizi con uno di questi suggerimenti o lavori per implementarli tutti e quattro, puoi vedere miglioramenti nel budget grazie alla riduzione delle spese amministrative con facilità e senza un impatto negativo sulla tua programmazione.

Stephen Garten è il fondatore e CEO di Charity Charge. È stato un relatore in primo piano per United Way, South by Southwest e Dreamforce. Nel 2015, IBM lo ha selezionato come uno dei 5 migliori imprenditori sociali al mondo e lo ha presentato nel loro reality show basato sul web, A New Way to Startup. Nel 2008, Stephen ha conseguito una laurea in economia presso la Washington University di St. Louis. Dopo la laurea, ha visitato Austin nel 2009 e ha amato così tanto la città che è tornato per sempre diversi mesi dopo. Stephen ha lavorato per l'Austin Technology Incubator presso l'Università del Texas ad Austin prima di avviare Charity Charge.