Au cours des cinq dernières années, j'ai personnellement parlé avec des centaines de directeurs généraux (PDG), de directeurs exécutifs et de directeurs financiers (CFO) à but non lucratif. Bien que la collecte de dons soit un sujet omniprésent de nos conversations, je trouve que les principales organisations à but non lucratif se concentrent également sur la gestion de leurs dépenses organisationnelles.
Plus précisément, ils cherchent à réduire les coûts internes sans affecter la programmation. Les organisations à but non lucratif ont tendance à partager un objectif collectif pour stimuler les dépenses en programmes et services. Cependant, afin de maximiser ces dollars percutants, il est essentiel qu'ils gèrent et réduisent les frais généraux, administratifs et autres coûts internes. Utilisez ces 4 conseils ci-dessous pour vous assurer que votre organisation maximise votre impact en étant un gestionnaire diligent des fonds de vos donateurs.
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1. Suivez tout ce que vous dépensez
Avec seulement quelques employés, il est facile de perdre les détails de la destination de votre argent dans une mer de reçus, de remboursements et de factures de carte de crédit. Alors que de nombreuses entreprises ont adopté des outils de gestion des dépenses et de paiement plus modernes, de nombreuses organisations à but non lucratif font les choses à l'ancienne. Ils utilisent la petite caisse pour les achats, le paiement des dépenses par chèque d'entreprise et font soumettre les dépenses des employés sur papier.
Avec des outils modernes de gestion des dépenses, il peut être plus facile de savoir où l'argent est dépensé. La plupart des outils modernes incluent des analyses intégrées pour explorer et trouver les dépenses. Certains outils incluent même la numérisation des reçus, ce qui vous permet de savoir exactement ce qui a été acheté au lieu de simplement connaître le montant total dépensé chez un commerçant.
Il existe de nombreux programmes de dépenses sur le marché destinés aux entreprises qui fonctionnent aussi bien pour les organisations à but non lucratif. Des outils autonomes tels que Expensify, ExpensePoint ou Divvy offrent à vos employés une application de dépenses moderne et adaptée aux mobiles, tout en s'intégrant à un logiciel de compte principal, comme QuickBooks.
Après avoir sélectionné l'un de ces outils, vous pouvez demander à vos employés de les utiliser afin d'être remboursé. Avec un peu de temps individuel au départ, vous pouvez ainsi surveiller les dépenses de toute l'équipe et comprendre où les dépenses organisationnelles peuvent être réduites ou simplifiées.
Par exemple, vous pourriez constater que certaines catégories, comme les frais de bureau, sont plus élevées que prévu. Au fur et à mesure que vous identifiez les valeurs aberrantes, vous pouvez entreprendre des efforts ciblés pour réduire ces dépenses organisationnelles grâce à diverses techniques, telles que des règles de budgétisation spécifiques, de nouvelles limites de dépenses ou la négociation avec les fournisseurs.
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2. Utilisez une plateforme d'achats groupés
À moins que vous ne soyez l'une des plus grandes organisations à but non lucratif du pays, vous constaterez peut-être que vous n'avez pas le pouvoir de négocier de meilleures conditions sur les dépenses courantes telles que les fournitures de bureau, les voyages ou même les assurances. Il existe plusieurs programmes nationaux existants, tels que Purchasing Point et Nonprofit Purchasing Group, que votre organisation peut rejoindre pour obtenir des remises sur des centaines de fournisseurs différents.
Les utilisateurs de la carte de crédit Charity Charge, un programme Mastercard pour «petites entreprises» spécialement conçu pour les organisations à but non lucratif et émis par une banque de commerce basée à Saint-Louis, obtiennent une adhésion Purchasing Point incluse avec leur carte.
Bien que vous deviez peut-être faire quelques changements (par exemple, une autre agence de location de voitures) pour obtenir les remises, cela peut faire une grande différence car les remises vont de 5 à 40 %. Même un simple geste comme rejoindre Costco ou Sam's Club peut faire la différence. Ces clubs-entrepôts fournissent non seulement des produits de détail réguliers, mais également des réductions sur les services commerciaux qu'un organisme à but non lucratif peut utiliser.
3. Mettre en place un programme de carte d'entreprise
Pour certaines organisations à but non lucratif, demander aux employés de payer des articles et d'être remboursés représente un fardeau pour les employés. Pour d'autres, leur banque locale exige que le président, le directeur général ou le PDG signe une garantie de crédit personnelle pour obtenir une carte de crédit.
Selon la taille de votre organisation à but non lucratif, vous pourrez peut-être obtenir une carte d'entreprise avec des fonctionnalités telles que plusieurs cartes pour les employés, des limites de dépenses et aucune garantie personnelle. De plus, Charity Charge propose un programme Mastercard à but non lucratif qui ne nécessite que deux ans de formulaires fiscaux IRS 990 pour une pré-approbation qui correspondra aux besoins de dépenses de votre organisation.
En plus de la gestion des cartes, de nombreux programmes de cartes d'entreprise offrent des avantages supplémentaires, tels que la protection contre la fraude et les programmes de réduction. Par exemple, de nombreuses marques de voyages et de divertissement incluent des réductions en utilisant simplement une Mastercard, aucun autre code ou travail requis.
Des fonctionnalités telles que la protection contre la fraude, l'accès aux devises et autres peuvent réduire les risques et les dépenses d'organisation par d'autres moyens. Avec une responsabilité zéro dollar contre la fraude, les informations de votre organisation à but non lucratif seront protégées contre le vol ou l'utilisation pour des dépenses non autorisées.
4. Gagnez des récompenses sur vos dépenses d'entreprise
Dépenser moins et surveiller les centimes n'est pas le seul moyen de réduire le fardeau global de vos dépenses administratives. En mettant en œuvre un outil de paiement, tel qu'une petite entreprise ou une carte d'entreprise de récompenses pour votre organisation à but non lucratif, vous pouvez obtenir une réduction des dépenses grâce au programme de récompenses lui-même.
C'est généralement l'une des choses les plus faciles à exciter tout le monde dans l'équipe, car vous n'avez pas à réduire vos dépenses pour économiser. Les programmes de récompenses offrent des avantages au fur et à mesure que vous dépensez, vous donnant un peu de retour sur tout ce que vous devez acheter pour que votre organisation à but non lucratif fonctionne.
Avec de nombreuses organisations à but non lucratif dépensant plus de 100 000 $ en dépenses internes générales, une carte de remise en argent de 1 % représente une économie de 1 000 $ qui va directement au résultat net de votre organisation. La carte Charity Charge offre un taux fixe de 1 % sur tous les achats sous la forme d'un crédit sur relevé.
Comme le dit Kate Williams, directrice exécutive de 1 % pour la planète : « Lorsque nous avons appris que nous pouvions transférer nos dépenses professionnelles vers une carte de crédit Charity Charge, cela a été une évidence. Nous apprécions le fait que l'utilisation de la carte permette de redonner à chaque achat que nous effectuons. »
Gérez vos dépenses sans prise de tête
Les avantages positifs d'une gestion efficace des donateurs sont quelque chose dont de nombreuses organisations à but non lucratif sont déjà conscientes. Cependant, lorsque vous les combinez avec un œil attentif sur la gestion des dépenses organisationnelles également, vous pouvez augmenter la portée de votre impact. Que vous commenciez par l'un de ces conseils ou que vous travailliez à mettre en œuvre les quatre, vous pouvez voir des améliorations dans votre budgétisation grâce à des dépenses administratives réduites en toute simplicité et sans impact négatif sur votre programmation.
Stephen Garten est le fondateur et PDG de Charity Charge. Il a été conférencier vedette pour United Way, South by Southwest et Dreamforce. En 2015, IBM l'a sélectionné comme l'un des 5 meilleurs entrepreneurs sociaux au monde et l'a présenté dans son émission de téléréalité en ligne, A New Way to Startup. En 2008, Stephen a obtenu un diplôme en économie de l'Université de Washington à St. Louis. Après avoir obtenu son diplôme, il a visité Austin en 2009 et a tellement aimé la ville qu'il est revenu pour de bon plusieurs mois plus tard. Stephen a travaillé pour l'Austin Technology Incubator à l'Université du Texas à Austin avant de lancer Charity Charge.
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