W ciągu ostatnich pięciu lat osobiście rozmawiałem z setkami dyrektorów generalnych organizacji non-profit (CEO), dyrektorów wykonawczych i dyrektorów finansowych (CFO). Podczas gdy pozyskiwanie darowizn jest stale obecnym tematem naszych rozmów, uważam, że czołowe organizacje non-profit również koncentrują się na zarządzaniu wydatkami organizacyjnymi.
W szczególności szukają redukcji kosztów wewnętrznych bez wpływu na programowanie. Organizacje non-profit mają wspólny cel, jakim jest zwiększanie wydatków na programy i usługi. Jednak aby zmaksymalizować te wpływowe pieniądze, kluczowe jest zarządzanie i ograniczanie kosztów ogólnych, administracyjnych i innych kosztów wewnętrznych. Skorzystaj z poniższych 4 wskazówek, aby upewnić się, że Twoja organizacja zmaksymalizuje Twój wpływ, będąc sumiennym zarządcą funduszy Twoich darczyńców.
Bezpłatne pobieranie: Arkusz analizy SWOT organizacji non-profit
1. Śledź wszystko, co wydajesz
Przy zaledwie kilku pracownikach łatwo jest zgubić się w morzu rachunków, zwrotów kosztów i rachunków z kart kredytowych. Podczas gdy wiele firm przyjęło bardziej nowoczesne narzędzia do zarządzania wydatkami i płatnościami, wiele organizacji non-profit robi rzeczy po staremu. Używają drobnej gotówki do zakupów, płatności czekiem firmowym, a wydatki od pracowników są przedstawiane na papierze.
Dzięki nowoczesnym narzędziom do zarządzania wydatkami łatwiej jest wiedzieć, gdzie są wydawane pieniądze. Większość nowoczesnych narzędzi zawiera wbudowaną analitykę umożliwiającą drążenie i znajdowanie wydatków. Niektóre narzędzia obejmują nawet skanowanie paragonów, dzięki czemu można dokładnie sprawdzić, co zostało zakupione, a nie tylko całkowitą kwotę wydaną u sprzedawcy.
Na rynku istnieje wiele programów wydatków skierowanych do firm, które działają równie dobrze dla organizacji non-profit. Samodzielne narzędzia, takie jak Expensify, ExpensePoint lub Divvy, zapewniają pracownikom nowoczesną, przyjazną dla urządzeń mobilnych aplikację do obsługi wydatków, jednocześnie integrując się z oprogramowaniem kont zaplecza, takim jak QuickBooks.
Po wybraniu jednego z tych narzędzi możesz poprosić swoich pracowników o skorzystanie z nich w celu uzyskania zwrotu kosztów. Dzięki odrobinie indywidualnego czasu z góry możesz w ten sposób monitorować wydatki całego zespołu i zrozumieć, gdzie można zmniejszyć lub uprościć wydatki organizacyjne.
Na przykład może się okazać, że niektóre kategorie, takie jak wydatki biurowe, są wyższe niż oczekiwano. Identyfikując wartości odstające, można podjąć ukierunkowane działania w celu zmniejszenia tych kosztów organizacyjnych za pomocą różnych technik, takich jak określone reguły budżetowania, nowe limity wydatków lub negocjacje z dostawcami.
Darmowe pobieranie: Przewodnik lidera po motywowaniu pracowników
2. Skorzystaj z platformy zakupów grupowych
Jeśli nie jesteś jedną z największych organizacji non-profit w kraju, może się okazać, że nie masz uprawnień do negocjowania lepszych warunków umów dotyczących wspólnych wydatków, takich jak materiały biurowe, podróże, a nawet ubezpieczenie. Istnieje kilka istniejących programów krajowych, takich jak Purchasing Point i Nonprofit Purchasing Group, do których Twoja organizacja może dołączyć, aby uzyskać zniżki od setek różnych dostawców.
Użytkownicy karty kredytowej Charity Charge, programu Mastercard dla „małych firm”, zaprojektowanego specjalnie dla organizacji non-profit i wydawanego przez bank Commerce z siedzibą w St. Louis, otrzymują członkostwo w Purchasing Point dołączone do ich karty.
Chociaż może być konieczne wprowadzenie kilku zmian (np. inna agencja wynajmu samochodów), aby uzyskać rabaty, może to mieć duże znaczenie, ponieważ rabaty wahają się od 5 do 40%. Nawet prosty ruch, taki jak dołączenie do Costco lub Sam's Club, może coś zmienić. Te kluby magazynowe nie tylko zapewniają regularne towary detaliczne, ale także zniżki na usługi biznesowe, z których może korzystać organizacja non-profit.
3. Wdrożenie Programu Karty Firmowej
W przypadku niektórych organizacji non-profit proszenie pracowników o zapłacenie za przedmioty i otrzymanie zwrotu kosztów stanowi obciążenie dla pracowników. W przypadku innych ich lokalny bank wymaga, aby prezes, dyrektor wykonawczy lub dyrektor generalny podpisał osobistą gwarancję kredytową, aby uzyskać kartę kredytową.
W zależności od wielkości Twojej organizacji non-profit możesz otrzymać kartę firmową z funkcjami, takimi jak wiele kart dla pracowników, limity wydatków i brak gwarancji osobistych. Co więcej, Charity Charge zapewnia program Mastercard non-profit, który wymaga tylko dwuletnich formularzy podatkowych IRS 990 do wstępnego zatwierdzenia, które będą odpowiadać potrzebom Twojej organizacji w zakresie wydatków.
Oprócz strony zarządzania kartami wiele firmowych programów kartowych oferuje dodatkowe korzyści, takie jak ochrona przed oszustwami i programy rabatowe. Na przykład wiele marek związanych z podróżami i rozrywką oferuje zniżki, korzystając po prostu z karty Mastercard, bez żadnych innych kodów ani pracy.
Funkcje takie jak ochrona przed oszustwami, dostęp do wymiany walut i inne mogą zmniejszyć ryzyko i wydatki organizacyjne na inne sposoby. Dzięki zerowej odpowiedzialności za oszustwa informacje Twojej organizacji non-profit będą chronione przed kradzieżą lub wykorzystaniem do nieautoryzowanych wydatków.
4. Zdobywaj nagrody za wydatki firmowe
Wydawanie mniej i oglądanie groszy to nie jedyny sposób na zmniejszenie ogólnego obciążenia kosztami administracyjnymi. Wdrażając narzędzie płatnicze, takie jak karta lojalnościowa dla małych firm lub karta firmowa dla organizacji non-profit, możesz uzyskać redukcję wydatków dzięki samemu programowi nagród.
Jest to zwykle jedna z najłatwiejszych rzeczy, którymi wszyscy w zespole mogą być podekscytowani, ponieważ nie musisz ograniczać wydatków, aby zaoszczędzić. Programy nagród zapewniają korzyści w miarę wydawania pieniędzy, dając ci trochę zwrotu za wszystko, co musisz kupić, aby Twoja organizacja non-profit mogła działać.
Ponieważ wiele organizacji non-profit wydaje ponad 100 000 USD na ogólne wydatki wewnętrzne, karta cashback w wysokości 1% to 1000 USD oszczędności, które trafiają bezpośrednio do wyniku finansowego Twojej organizacji. Karta Charity Charge oferuje stałą stawkę 1% gotówki na wszystkie zakupy w formie kredytu wyciągowego.
Jak mówi Kate Williams, dyrektor wykonawczy 1% dla The Planet: „Kiedy dowiedzieliśmy się, że możemy przenieść nasze wydatki biznesowe na kartę kredytową Charity Charge, było to oczywiste. Podoba nam się, że korzystanie z karty integruje dawanie z powrotem z każdym dokonanym przez nas zakupem.”
Zarządzaj wydatkami bez bólu głowy
Pozytywne korzyści płynące ze skutecznego zarządzania darczyńcami są już świadome wielu organizacji non-profit. Jeśli jednak połączysz je również z bystrym okiem na zarządzanie wydatkami organizacyjnymi, możesz zwiększyć zakres swojego wpływu. Niezależnie od tego, czy zaczniesz od jednej z tych wskazówek, czy zaczniesz pracować nad wdrożeniem wszystkich czterech, możesz łatwo zauważyć poprawę swojego budżetowania dzięki zmniejszeniu kosztów administracyjnych i bez negatywnego wpływu na programowanie.
Stephen Garten jest założycielem i dyrektorem generalnym Charity Charge. Był głównym mówcą w United Way, South by Southwest i Dreamforce. W 2015 roku IBM wybrał go jako jednego z 5 najlepszych przedsiębiorców społecznych na świecie i zaprezentował go w internetowym reality show A New Way to Startup. W 2008 roku Stephen uzyskał dyplom z ekonomii na Uniwersytecie Waszyngtońskim w St. Louis. Po ukończeniu studiów odwiedził Austin w 2009 roku i tak bardzo pokochał to miasto, że wrócił na dobre kilka miesięcy później. Stephen pracował w Austin Technology Incubator na University of Texas w Austin, zanim założył Charity Charge.
Określ przyszłe wyniki swojej organizacji non-profit