- Anasayfa
- Nesne
- Sosyal medya
- Organizasyonel Harcamalarınızı Etkili Bir Şekilde Yönetmek için 4 İpucu
Son beş yılda, yüzlerce kar amacı gütmeyen icra kurulu başkanı (CEO), icra direktörü ve baş finans yetkilisi (CFO) ile kişisel olarak konuştum. Bağışları artırmak sohbetlerimizin her zaman gündeminde olan bir konu olsa da, kâr amacı gütmeyen en iyi kuruluşların aynı zamanda organizasyonel giderlerini yönetmeye odaklandığını görüyorum.
Spesifik olarak, programlamayı etkilemeden dahili maliyetleri düşürmeye bakıyorlar. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, programlama ve hizmetlere yapılan harcamaları artırmak için ortak bir hedefi paylaşma eğilimindedir. Ancak, bu etkili dolarları en üst düzeye çıkarmak için, genel giderleri, idari ve diğer dahili maliyetleri yönetmeleri ve azaltmaları çok önemlidir. Kuruluşunuzun bağışçılarınızın fonlarının gayretli bir koruyucusu olarak etkinizi en üst düzeye çıkardığından emin olmak için aşağıdaki 4 ipucunu kullanın.
1. Harcadığınız Her Şeyi Takip Edin
Sadece birkaç çalışanla bile, paranızın nereye gittiğine dair ayrıntıların makbuzlar, geri ödemeler ve kredi kartı faturaları denizinde kaybolması kolaydır. Birçok işletme daha modern gider yönetimi ve ödeme araçlarını benimsemiş olsa da, kâr amacı gütmeyen birçok kuruluş işleri eski yoldan yapıyor. Alımlar için küçük nakit, şirket çeki ile ödeme giderleri ve kağıt üzerinde çalışanlardan yapılan harcamalar için kullanırlar.
Modern gider yönetimi araçlarıyla paranın nereye harcandığını bilmek daha kolay olabilir. Modern araçların çoğu, detaya inmek ve harcamaları bulmak için yerleşik analitik içerir. Bazı araçlar, makbuz taramayı bile içerir, böylece bir satıcıda harcanan toplam tutar yerine tam olarak ne satın alındığını öğrenebilirsiniz.
Piyasada, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için eşit derecede iyi çalışan işletmeleri hedefleyen birçok harcama programı vardır. Expensify, ExpensePoint veya Divvy gibi bağımsız araçlar, çalışanlarınıza modern, mobil uyumlu bir gider uygulaması getirirken QuickBooks gibi arka uç hesap yazılımlarıyla da entegre olmaya devam eder.
Bu araçlardan birini seçtikten sonra, geri ödeme almak için çalışanlarınızdan bunları kullanmalarını isteyebilirsiniz. Önceden biraz bireysel zaman ayırarak, tüm ekip genelinde harcamaları izleyebilir ve organizasyonel harcamaların nerelerde azaltılabileceğini veya basitleştirilebileceğini anlayabilirsiniz.

Örneğin, ofis giderleri gibi belirli kategorilerin beklenenden daha yüksek olduğunu görebilirsiniz. Aykırı değerleri belirlerken, belirli bütçeleme kuralları, yeni harcama limitleri veya satıcı görüşmesi gibi çeşitli teknikler yoluyla bu organizasyonel giderleri azaltmak için hedeflenen çabaları üstlenebilirsiniz.
2. Bir Grup Satın Alma Platformu Kullanın
Ülkenin en büyük kar amacı gütmeyen kuruluşlarından biri değilseniz, ofis malzemeleri, seyahat ve hatta sigorta gibi genel giderler için daha iyi anlaşma koşulları için pazarlık yapma gücünüz olmadığını fark edebilirsiniz. Kuruluşunuzun yüzlerce farklı satıcıda indirim almak için katılabileceği Satın Alma Noktası ve Kâr Amacı Gütmeyen Satın Alma Grubu gibi mevcut birkaç ulusal program vardır.
Kar amacı gütmeyen kuruluşlar için özel olarak tasarlanmış ve St. Louis merkezli bir Ticaret bankası tarafından verilen bir "küçük işletme" Mastercard programı olan Charity Charge kredi kartının kullanıcıları, kartlarına bir Satın Alma Noktası üyeliği dahil eder.
İndirimlerden yararlanmak için birkaç değişiklik (örneğin farklı bir araç kiralama acentesi) yapmanız gerekebilecek olsa da, indirimler %5 ila %40 arasında değiştiğinden bu büyük bir fark yaratabilir. Costco veya Sam's Club'a katılmak gibi basit bir hareket bile fark yaratabilir. Bu depo kulüpleri yalnızca düzenli perakende mallar sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kar amacı gütmeyen kuruluşların kullanabileceği ticari hizmetlerde indirimler sağlar.
3. Kurumsal Kart Programı Uygulayın
Bazı kar amacı gütmeyen kuruluşlar için, çalışanlardan öğeler için ödeme yapmalarını ve geri ödeme almalarını istemek, çalışanlar için bir yük anlamına gelir. Diğerleri için, yerel bankaları, başkan, genel müdür veya CEO'nun bir kredi kartı almak için kişisel bir kredi garantisi imzalamasını şart koşuyor.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak, çalışanlar için birden fazla kart, harcama limitleri ve kişisel garanti yok gibi özelliklere sahip bir kurumsal kart alabilirsiniz. Ayrıca Charity Charge, kuruluşunuzun harcama ihtiyaçlarını karşılayacak bir ön onay için yalnızca iki yıllık IRS 990 vergi formu gerektiren, kâr amacı gütmeyen bir Mastercard programı sağlar.
Kart yönetimi tarafına ek olarak, birçok kurumsal kart programı, dolandırıcılık koruması ve indirim programları gibi ek avantajlarla birlikte gelir. Örneğin, birçok seyahat ve eğlence markası, başka bir kod veya iş gerektirmeden sadece bir Mastercard kullanarak indirimler içerir.
Dolandırıcılık koruması, döviz erişimi ve diğerleri gibi özellikler, riski ve organizasyon giderlerini başka yollarla azaltabilir. Sıfır dolar dolandırıcılık yükümlülüğü ile kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun bilgileri çalınmaktan veya yetkisiz harcamalar için kullanılmaktan korunacaktır.
4. Kurumsal Harcamalarınızda Ödüller Kazanın
Daha az harcama yapmak ve kuruşları izlemek, genel idari gider yükünüzü azaltmanın tek yolu değildir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz için ödüllü küçük işletme veya kurumsal kart gibi bir ödeme aracı uygulayarak, ödül programının kendisi aracılığıyla gider indirimi elde edebilirsiniz.
Tasarruf etmek için harcamalarınızı kısmanız gerekmediğinden, bu genellikle ekipteki herkesi heyecanlandırmanın en kolay yollarından biridir. Ödül programları, siz harcadıkça fayda sağlar ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun çalışması için satın almanız gereken her şeyi size biraz geri verir.
Birçok kâr amacı gütmeyen kuruluşun genel dahili harcamalarda 100.000 doları aşan harcamalarda, %1'lik bir geri ödeme kartı, doğrudan kuruluşunuzun alt satırına giden 1.000 dolarlık bir tasarruftur. Charity Charge kartı, ekstre kredisi şeklinde tüm satın alımlarda sabit %1 nakit oranı sunar.
The Planet'in %1 İcra Direktörü Kate Williams'ın dediği gibi, "İş harcamalarımızı Charity Charge kredi kartına kaydırabileceğimizi öğrendiğimizde, bu hiç de kolay olmadı. Kartı kullanmanın, yaptığımız her satın alma işlemine geri vermeyi entegre etmesini seviyoruz.”
Harcamalarınızı Baş Ağrısı Olmadan Yönetin
Etkili bağış yönetiminin olumlu faydaları, birçok kar amacı gütmeyen kuruluşun zaten bildiği bir şeydir. Ancak, bunları organizasyonel giderleri yönetmek için de keskin bir gözle birleştirdiğinizde, etkinizin kapsamını artırabilirsiniz. İster bu ipuçlarından biriyle başlayın, ister dördünü uygulamaya çalışın, yönetim giderlerini kolaylıkla ve programlamanızı olumsuz etkilemeden azaltarak bütçelemenizde iyileştirmeler görebilirsiniz.
Stephen Garten, Charity Charge'ın kurucusu ve CEO'sudur. United Way, South by Southwest ve Dreamforce için özel konuşmacı oldu. 2015 yılında IBM, onu dünyanın en iyi 5 sosyal girişimcisinden biri olarak seçti ve web tabanlı reality şovları A New Way to Startup'ta öne çıkardı. 2008'de Stephen, St. Louis'deki Washington Üniversitesi'nden ekonomi diploması aldı. Mezuniyetinin ardından 2009'da Austin'i ziyaret etti ve şehri o kadar çok sevdi ki birkaç ay sonra geri döndü. Stephen, Charity Charge'a başlamadan önce Austin'deki Texas Üniversitesi'ndeki Austin Technology Incubator için çalıştı.

Sivil toplum kuruluşunuzun gelecekteki performansını belirleyin