4 sfaturi pentru a vă gestiona eficient cheltuielile organizaționale

În ultimii cinci ani, am vorbit personal cu sute de directori executivi (CEO), directori executivi și directori financiari (CFO) nonprofit. În timp ce promovarea donațiilor este un subiect mereu prezent al conversațiilor noastre, constat că organizațiile nonprofit de top se concentrează și pe gestionarea cheltuielilor organizaționale.

Mai exact, ei caută să reducă costurile interne fără a afecta programarea. Organizațiile nonprofit tind să împărtășească un obiectiv colectiv de a genera cheltuieli pentru programare și servicii. Cu toate acestea, pentru a maximiza acești dolari cu impact, este esențial ca aceștia să gestioneze și să reducă costurile generale, administrative și alte costuri interne. Utilizați aceste 4 sfaturi de mai jos pentru a vă asigura că organizația dumneavoastră vă maximizează impactul, fiind un administrator diligent al fondurilor donatorilor dumneavoastră.

1. Urmăriți tot ceea ce cheltuiți

Chiar și cu doar câțiva angajați, este ușor ca detaliile despre unde se duc banii tăi să se piardă într-o mare de chitanțe, rambursări și facturi de card de credit. În timp ce multe companii au adoptat instrumente mai moderne de gestionare a cheltuielilor și de plată, multe organizații nonprofit fac lucrurile în modul vechi. Ei folosesc numerar mic pentru achiziții, cheltuieli de plată prin cec corporativ și au cheltuielile de la angajați prezentate pe hârtie.

Cu instrumentele moderne de gestionare a cheltuielilor, poate fi mai ușor să știți unde sunt cheltuiți banii. Cele mai multe instrumente moderne includ analize încorporate pentru a detalia și a găsi cheltuieli. Unele instrumente includ chiar și scanarea chitanțelor, astfel încât să puteți afla exact ce a fost achiziționat în loc de doar suma totală cheltuită la un comerciant.

Există multe programe de cheltuieli pe piață care vizează afacerile care funcționează la fel de bine pentru organizațiile nonprofit. Instrumente autonome, cum ar fi Expensify, ExpensePoint sau Divvy, aduc angajaților o aplicație de cheltuieli modernă, compatibilă cu dispozitivele mobile, integrându-se în același timp cu software-ul de cont backend, cum ar fi QuickBooks.

După ce ați selectat unul dintre aceste instrumente, puteți cere angajaților să le folosească pentru a fi rambursați. Cu puțin timp individual în avans, puteți monitoriza cheltuielile întregii echipe și puteți înțelege unde pot fi reduse sau simplificate cheltuielile organizaționale.

De exemplu, este posibil să găsiți că anumite categorii, cum ar fi cheltuielile de birou, sunt mai mari decât se aștepta. Pe măsură ce identificați valori aberante, puteți depune eforturi direcționate pentru a reduce acele cheltuieli organizaționale prin diferite tehnici, cum ar fi reguli specifice de bugetare, noi limite de cheltuieli sau negociere cu furnizorii.

2. Utilizați o platformă de achiziții de grup

Cu excepția cazului în care sunteți una dintre cele mai mari organizații nonprofit din țară, este posibil să descoperiți că nu aveți puterea de a negocia condiții mai bune pentru cheltuieli comune, cum ar fi rechizite de birou, călătorii sau chiar asigurări. Există mai multe programe naționale existente, cum ar fi Purchasing Point și Nonprofit Purchasing Group, la care organizația dvs. se poate alătura pentru a obține reduceri la sute de furnizori diferiți.

Utilizatorii cardului de credit Charity Charge, un program Mastercard pentru „întreprinderi mici”, conceput special pentru organizații nonprofit și emis de o bancă Commerce din St. Louis, primesc un abonament Purchasing Point inclus cu cardul lor.

Deși poate fi necesar să faceți câteva modificări (de exemplu, o altă agenție de închiriere de mașini) pentru a obține reducerile, aceasta poate face o mare diferență, deoarece reducerile variază de la 5 la 40%. Chiar și o simplă mișcare, cum ar fi aderarea la Costco sau Sam's Club, poate face diferența. Aceste cluburi de depozit nu oferă doar bunuri obișnuite de vânzare cu amănuntul, ci și reduceri la serviciile de afaceri pe care o organizație nonprofit le poate folosi.

3. Implementați un program de carduri corporative

Pentru unele organizații nonprofit, a le cere angajaților să plătească pentru articole și să fie rambursați reprezintă o povară pentru angajați. Pentru alții, banca lor locală cere ca președintele, directorul executiv sau CEO să semneze o garanție de credit personală pentru a obține un card de credit.

În funcție de dimensiunea organizației dvs. nonprofit, este posibil să puteți obține un card corporativ cu funcții precum mai multe carduri pentru angajați, limite de cheltuieli și nicio garanție personală. În plus, Charity Charge oferă un program nonprofit Mastercard care necesită doar doi ani de formulare fiscale IRS 990 pentru o aprobare prealabilă care se va potrivi nevoilor de cheltuieli ale organizației dvs.

Pe lângă partea de gestionare a cardurilor, multe programe de carduri corporative vin cu beneficii suplimentare, cum ar fi protecția împotriva fraudei și programele de reduceri. De exemplu, multe mărci de călătorie și divertisment includ reduceri prin simpla utilizare a unui Mastercard, fără alte coduri sau muncă.

Caracteristici precum protecția împotriva fraudei, accesul la schimb valutar și altele pot reduce riscurile și cheltuielile organizaționale în alte moduri. Cu o răspundere de fraudă de zero dolari, informațiile dvs. nonprofit vor fi protejate împotriva furtului sau a utilizării pentru cheltuieli neautorizate.

4. Câștigați recompense pentru cheltuielile dvs. corporative

Cheltuiți mai puțin și vizionați bani nu este singura modalitate de a vă reduce povara generală a cheltuielilor administrative. Prin implementarea unui instrument de plăți, cum ar fi un card de recompense pentru afaceri mici sau corporative pentru organizația dvs. nonprofit, puteți obține o reducere a cheltuielilor prin programul de recompense în sine.

Acesta este, de obicei, unul dintre cele mai ușoare lucruri pentru care toți membrii echipei să fie entuziasmați, deoarece nu trebuie să reduceți cheltuielile pentru a economisi. Programele de recompense oferă beneficii pe măsură ce cheltuiți, oferindu-vă puțin înapoi pentru tot ceea ce aveți nevoie pentru a cumpăra pentru ca organizația dvs. nonprofit să funcționeze.

Cu multe organizații nonprofit care cheltuiesc peste 100.000 USD în cheltuieli interne generale, un card cash back de 1% reprezintă o economii de 1.000 USD care ajung direct la rezultatul final al organizației dvs. Cardul Charity Charge oferă o rată fixă ​​de numerar de 1% la toate achizițiile sub forma unui credit extras.

După cum spune Kate Williams, director executiv al 1% pentru The Planet: „Când am aflat că ne putem transfera cheltuielile de afaceri către un card de credit Charity Charge, a fost o idee deloc. Ne place că folosirea cardului integrează restituirea în fiecare achiziție pe care o facem.”

Gestionați-vă cheltuielile fără durere de cap

Beneficiile pozitive ale managementului eficient al donatorilor sunt ceva despre care multe organizații nonprofit sunt deja conștiente. Cu toate acestea, atunci când le combinați cu un ochi ascuțit și pentru gestionarea cheltuielilor organizaționale, puteți crește sfera impactului dvs. Indiferent dacă începeți cu unul dintre aceste sfaturi sau lucrați pentru a le implementa pe toate cele patru, puteți vedea îmbunătățiri în bugetul dvs. prin reducerea cheltuielilor administrative cu ușurință și fără a afecta negativ programarea dvs.

Stephen Garten este fondatorul și CEO-ul Charity Charge. A fost un vorbitor special pentru United Way, South by Southwest și Dreamforce. În 2015, IBM l-a selectat drept unul dintre cei mai buni 5 antreprenori sociali din lume și l-a prezentat în reality show-ul lor web, A New Way to Startup. În 2008, Stephen a obținut o diplomă în economie de la Universitatea Washington din St. Louis. După absolvire, a vizitat Austin în 2009 și a iubit atât de mult orașul încât s-a întors definitiv câteva luni mai târziu. Stephen a lucrat pentru Austin Technology Incubator de la Universitatea Texas din Austin înainte de a începe Charity Charge.