على مدار السنوات الخمس الماضية ، تحدثت شخصيًا مع مئات من الرؤساء التنفيذيين غير الربحيين والمديرين التنفيذيين والمديرين الماليين. بينما يعد توجيه التبرعات موضوعًا دائمًا لمحادثاتنا ، أجد أن المنظمات غير الربحية الكبرى تركز أيضًا على إدارة نفقاتها التنظيمية.
على وجه التحديد ، فهم يبحثون عن تقليل التكاليف الداخلية دون التأثير على البرمجة. تميل المنظمات غير الربحية إلى مشاركة هدف جماعي يتمثل في زيادة الإنفاق على البرمجة والخدمات. ومع ذلك ، من أجل زيادة هذه الدولارات ذات التأثير إلى الحد الأقصى ، فمن المهم أن يديروا ويقللوا من التكاليف العامة والإدارية والتكاليف الداخلية الأخرى. استخدم هذه النصائح الأربعة أدناه للمساعدة في ضمان أن مؤسستك تعظم تأثيرك من خلال كونك وكيلًا دؤوبًا لأموال المتبرعين.
تنزيل مجاني: ورقة عمل تحليل SWOT للمؤسسات غير الربحية
1. تتبع كل ما تنفقه
مع وجود عدد قليل من الموظفين ، من السهل أن تضيع تفاصيل أين تذهب أموالك في بحر من الإيصالات والتعويضات وفواتير بطاقات الائتمان. في حين أن العديد من الشركات قد تبنت أدوات أكثر حداثة لإدارة النفقات والدفع ، فإن العديد من المنظمات غير الربحية تفعل الأشياء بالطريقة القديمة. يستخدمون المصروفات النثرية للمشتريات ، ونفقات الدفع عن طريق شيك الشركة ، ولديهم نفقات من الموظفين مقدمة على الورق.
باستخدام أدوات إدارة النفقات الحديثة ، قد يكون من الأسهل معرفة أين يتم إنفاق الأموال. تشتمل معظم الأدوات الحديثة على تحليلات مضمنة للتنقل والبحث عن الإنفاق. تتضمن بعض الأدوات أيضًا مسح الإيصالات ، بحيث يمكنك معرفة بالضبط ما تم شراؤه بدلاً من المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه لدى التاجر فقط.
هناك العديد من برامج النفقات في السوق التي تستهدف الشركات التي تعمل بشكل جيد على قدم المساواة مع المنظمات غير الربحية. توفر الأدوات المستقلة مثل Expensify أو ExpensePoint أو Divvy تطبيق نفقات حديثًا مناسبًا للجوّال لموظفيك ، مع استمرار التكامل مع برامج الحساب الخلفية ، مثل QuickBooks.
بعد اختيار إحدى هذه الأدوات ، يمكنك أن تطلب من موظفيك استخدامها من أجل الحصول على تعويض. مع القليل من الوقت الفردي مقدمًا ، يمكنك بالتالي مراقبة الإنفاق عبر الفريق بأكمله وفهم أين يمكن تقليل النفقات التنظيمية أو تبسيطها.
على سبيل المثال ، قد تجد فئات معينة ، مثل نفقات المكتب ، أعلى من المتوقع. أثناء تحديد القيم المتطرفة ، يمكنك بذل جهود مستهدفة لتقليل تلك النفقات التنظيمية من خلال تقنيات مختلفة ، مثل قواعد الميزانية المحددة أو حدود الإنفاق الجديدة أو التفاوض مع البائعين.
تنزيل مجاني: دليل القائد لتحفيز الموظفين
2. استخدم منصة شراء جماعية
ما لم تكن واحدة من أكبر المنظمات غير الربحية في البلاد ، فقد تجد أنه ليس لديك القدرة على التفاوض بشأن شروط أفضل للصفقة بشأن النفقات المشتركة مثل اللوازم المكتبية أو السفر أو حتى التأمين. هناك العديد من البرامج الوطنية الحالية ، مثل نقطة الشراء ومجموعة الشراء غير الربحية ، والتي يمكن لمؤسستك الانضمام إليها للحصول على خصومات على مئات البائعين المختلفين.
يحصل مستخدمو بطاقة Charity Charge الائتمانية ، وهو برنامج Mastercard "للأعمال الصغيرة" المصمم خصيصًا للمنظمات غير الربحية والصادر عن بنك التجارة في سانت لويس ، على عضوية نقطة الشراء المضمنة في بطاقتهم.
بينما قد تضطر إلى إجراء بعض التغييرات (على سبيل المثال ، وكالة تأجير سيارات مختلفة) للحصول على الخصومات ، يمكن أن يحدث هذا فرقًا كبيرًا حيث تتراوح الخصومات من 5 إلى 40٪. حتى خطوة بسيطة مثل الانضمام إلى Costco أو Sam's Club يمكن أن تحدث فرقًا. لا توفر نوادي المستودعات هذه بضائع تجزئة منتظمة فحسب ، بل توفر خصومات على خدمات الأعمال التي يمكن للمؤسسة غير الربحية استخدامها.
3. تنفيذ برنامج بطاقة الشركات
بالنسبة لبعض المنظمات غير الربحية ، فإن مطالبة الموظفين بالدفع مقابل العناصر والحصول على تعويض يمثل عبئًا على الموظفين. بالنسبة للآخرين ، يطلب بنكهم المحلي أن يوقع الرئيس أو المدير التنفيذي أو الرئيس التنفيذي على ضمان ائتمان شخصي للحصول على بطاقة ائتمان.
اعتمادًا على حجم مؤسستك غير الربحية ، قد تتمكن من الحصول على بطاقة شركة بها ميزات مثل بطاقات متعددة للموظفين وحدود الإنفاق وعدم وجود ضمان شخصي. علاوة على ذلك ، توفر Charity Charge برنامج Mastercard غير الربحي الذي يتطلب عامين فقط من نماذج ضرائب IRS 990 للحصول على موافقة مسبقة تتناسب مع احتياجات الإنفاق لمؤسستك.
بالإضافة إلى جانب إدارة البطاقة ، تأتي العديد من برامج بطاقات الشركات بمزايا إضافية ، مثل برامج الحماية من الاحتيال والخصم. على سبيل المثال ، تشتمل العديد من العلامات التجارية الخاصة بالسفر والترفيه على خصومات بمجرد استخدام بطاقة Mastercard ، دون الحاجة إلى رموز أو عمل آخر.
يمكن لميزات مثل الحماية من الاحتيال والوصول إلى العملات الأجنبية وغيرها أن تقلل المخاطر والنفقات التنظيمية بطرق أخرى. مع وجود مسؤولية احتيال بقيمة صفر دولار ، ستتم حماية معلومات مؤسستك غير الربحية من السرقة أو استخدامها في إنفاق غير مصرح به.
4. اكسب مكافآت على إنفاق شركتك
إنفاق أقل ومشاهدة البنسات ليست الطريقة الوحيدة لتقليل عبء النفقات الإدارية الإجمالية. من خلال تطبيق أداة مدفوعات ، مثل بطاقة المكافآت للشركات الصغيرة أو الشركات لمنظمتك غير الربحية ، يمكنك الحصول على تخفيض في النفقات من خلال برنامج المكافآت نفسه.
عادةً ما يكون هذا أحد أسهل الأشياء التي تجعل كل فرد في الفريق متحمسًا بشأنه ، حيث لا يتعين عليك تقليص إنفاقك من أجل التوفير. توفر برامج المكافآت مزايا عند إنفاقك ، مما يمنحك القليل من العودة إلى كل ما تحتاجه لشرائه حتى تعمل مؤسستك غير الربحية.
نظرًا لأن العديد من المنظمات غير الربحية تنفق ما يزيد عن 100000 دولار في النفقات الداخلية العامة ، فإن بطاقة استرداد نقدي بنسبة 1٪ هي عبارة عن مدخرات بقيمة 1000 دولار تذهب مباشرة إلى صافي أرباح مؤسستك. تقدم بطاقة Charity Charge سعرًا نقديًا ثابتًا بنسبة 1 ٪ على جميع المشتريات في شكل بيان ائتمان.
كما تقول كيت ويليامز ، المديرة التنفيذية لـ 1٪ في The Planet ، "عندما علمنا أنه يمكننا تحويل نفقات أعمالنا إلى بطاقة ائتمان Charity Charge ، لم يكن الأمر كذلك. نحن نحب أن استخدام البطاقة يدمج رد الجميل في كل عملية شراء نقوم بها ".
إدارة نفقاتك دون صداع
الفوائد الإيجابية للإدارة الفعالة للمانحين هي أمر تدركه العديد من المنظمات غير الربحية بالفعل. ومع ذلك ، عندما تقوم بدمجها مع نظرة ثاقبة لإدارة النفقات التنظيمية أيضًا ، يمكنك زيادة نطاق تأثيرك. سواء بدأت بإحدى هذه النصائح أو عملت على تنفيذ الأربعة كلها ، يمكنك رؤية التحسينات في ميزانيتك من خلال خفض النفقات الإدارية بسهولة ودون التأثير سلبًا على البرمجة.
ستيفن جارتن هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Charity Charge. لقد كان متحدثًا مميزًا لـ United Way ، South by Southwest ، و Dreamforce. في عام 2015 ، اختارته شركة IBM كواحد من أفضل 5 رواد أعمال اجتماعيين في العالم وضمته في برنامج الواقع على شبكة الإنترنت ، طريقة جديدة لبدء التشغيل. في عام 2008 ، حصل ستيفن على شهادة في الاقتصاد من جامعة واشنطن في سانت لويس. بعد تخرجه ، زار أوستن في عام 2009 وأحب المدينة كثيرًا لدرجة أنه عاد إلى الأبد بعد عدة أشهر. عمل ستيفن في أوستن تكنولوجي حاضنة في جامعة تكساس في أوستن قبل أن يبدأ Charity Charge.
حدد الأداء المستقبلي لمنظمتك غير الربحية