Nos últimos cinco anos, conversei pessoalmente com centenas de diretores executivos (CEOs), diretores executivos e diretores financeiros (CFOs) de organizações sem fins lucrativos. Embora a geração de doações seja um tópico sempre presente em nossas conversas, acho que as principais organizações sem fins lucrativos também estão focadas em gerenciar suas despesas organizacionais.
Especificamente, eles estão procurando reduzir os custos internos sem afetar a programação. As organizações sem fins lucrativos tendem a compartilhar uma meta coletiva de aumentar os gastos com programação e serviços. No entanto, para maximizar esses dólares impactantes, é fundamental que eles gerenciem e reduzam despesas gerais, administrativas e outros custos internos. Use estas 4 dicas abaixo para ajudar a garantir que sua organização maximize seu impacto sendo um administrador diligente dos fundos de seus doadores.
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1. Acompanhe tudo o que você está gastando
Mesmo com apenas alguns funcionários, é fácil os detalhes de onde seu dinheiro vai se perder em um mar de recibos, reembolsos e faturas de cartão de crédito. Embora muitas empresas tenham adotado ferramentas mais modernas de gerenciamento de despesas e pagamentos, muitas organizações sem fins lucrativos estão fazendo as coisas da maneira antiga. Eles usam caixa para compras, despesas de pagamento por cheque corporativo e têm despesas de funcionários apresentadas em papel.
Com ferramentas modernas de gerenciamento de despesas, pode ser mais fácil saber onde o dinheiro está sendo gasto. A maioria das ferramentas modernas inclui análises integradas para detalhar e encontrar gastos. Algumas ferramentas incluem até mesmo a digitalização de recibos, para que você possa descobrir exatamente o que foi comprado em vez de apenas o valor total gasto em um comerciante.
Existem muitos programas de despesas no mercado direcionados a empresas que funcionam igualmente bem para organizações sem fins lucrativos. Ferramentas autônomas, como Expensify, ExpensePoint ou Divvy, trazem um aplicativo de despesas moderno e compatível com dispositivos móveis para seus funcionários, enquanto ainda se integram a softwares de contas de back-end, como o QuickBooks.
Depois de selecionar uma dessas ferramentas, você pode solicitar que seus funcionários as usem para receber o reembolso. Com um pouco de tempo individual antecipado, você pode monitorar os gastos de toda a equipe e entender onde as despesas organizacionais podem ser reduzidas ou simplificadas.
Por exemplo, você pode descobrir que certas categorias, como despesas de escritório, são maiores do que o esperado. Ao identificar valores discrepantes, você pode realizar esforços direcionados para reduzir essas despesas organizacionais por meio de várias técnicas, como regras específicas de orçamento, novos limites de gastos ou negociação com fornecedores.
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2. Use uma plataforma de compras em grupo
A menos que você seja uma das maiores organizações sem fins lucrativos do país, você pode descobrir que não tem o poder de negociar melhores condições para despesas comuns, como material de escritório, viagens ou mesmo seguro. Existem vários programas nacionais existentes, como o Purchasing Point e o Nonprofit Purchasing Group, que sua organização pode participar para obter descontos em centenas de fornecedores diferentes.
Os usuários do cartão de crédito Charity Charge, um programa Mastercard para “pequenas empresas” projetado especificamente para organizações sem fins lucrativos e emitido por um banco Commerce com sede em St. Louis, obtêm uma associação Purchasing Point incluída em seu cartão.
Embora você possa ter que fazer algumas alterações (por exemplo, uma agência de aluguel de carros diferente) para obter os descontos, isso pode fazer uma grande diferença, pois os descontos variam de 5 a 40%. Mesmo um simples movimento como ingressar na Costco ou no Sam's Club pode fazer a diferença. Esses clubes de armazém não apenas fornecem produtos de varejo regulares, mas também descontos em serviços de negócios que uma organização sem fins lucrativos pode usar.
3. Implementar um Programa de Cartão Corporativo
Para algumas organizações sem fins lucrativos, pedir aos funcionários que paguem pelos itens e sejam reembolsados representa um fardo para os funcionários. Para outros, o banco local exige que o presidente, diretor executivo ou CEO assine uma garantia de crédito pessoal para obter um cartão de crédito.
Dependendo do tamanho da sua organização sem fins lucrativos, você poderá obter um cartão corporativo com recursos como vários cartões para funcionários, limites de gastos e nenhuma garantia pessoal. Além disso, Charity Charge fornece um programa Mastercard sem fins lucrativos que requer apenas dois anos de formulários de imposto IRS 990 para uma pré-aprovação que atenderá às necessidades de gastos da sua organização.
Além do lado do gerenciamento de cartões, muitos programas de cartões corporativos vêm com benefícios adicionais, como proteção contra fraudes e programas de desconto. Por exemplo, muitas marcas de viagens e entretenimento incluem descontos simplesmente usando um Mastercard, sem outros códigos ou trabalho necessário.
Recursos como proteção contra fraudes, acesso a câmbio e outros podem reduzir riscos e despesas organizacionais de outras maneiras. Com responsabilidade de fraude de zero dólar, as informações da sua organização sem fins lucrativos serão protegidas contra roubo ou uso para gastos não autorizados.
4. Ganhe recompensas em seus gastos corporativos
Gastar menos e assistir centavos não é a única maneira de reduzir sua carga geral de despesas administrativas. Ao implementar uma ferramenta de pagamentos, como um cartão de recompensas para pequenas empresas ou corporativos para sua organização sem fins lucrativos, você pode obter uma redução de despesas por meio do próprio programa de recompensas.
Isso geralmente é uma das coisas mais fáceis para deixar todos na equipe empolgados, pois você não precisa cortar seus gastos para economizar. Os programas de recompensas oferecem benefícios à medida que você gasta, dando a você um pouco de tudo o que você precisa comprar para que sua organização sem fins lucrativos funcione.
Com muitas organizações sem fins lucrativos gastando mais de US$ 100.000 em despesas gerais internas, um cartão de reembolso de 1% é uma economia de US$ 1.000 que vai diretamente para os resultados da sua organização. O cartão Charity Charge oferece uma taxa fixa de 1% em dinheiro em todas as compras na forma de crédito no extrato.
Como diz Kate Williams, Diretora Executiva de 1% do The Planet: “Quando descobrimos que poderíamos transferir nossas despesas de negócios para um cartão de crédito Charity Charge, foi um acéfalo. Gostamos que o uso do cartão integre a retribuição em todas as compras que fazemos.”
Gerencie seus gastos sem dor de cabeça
Os benefícios positivos da gestão eficaz de doadores são algo que muitas organizações sem fins lucrativos já conhecem. No entanto, quando você os combina com um olhar aguçado para gerenciar despesas organizacionais também, pode aumentar o alcance do seu impacto. Quer você comece com uma dessas dicas ou trabalhe para implementar todas as quatro, você pode ver melhorias em seu orçamento por meio de despesas administrativas reduzidas com facilidade e sem afetar negativamente sua programação.
Stephen Garten é o fundador e CEO da Charity Charge. Ele foi palestrante de destaque da United Way, South by Southwest e Dreamforce. Em 2015, a IBM o selecionou como um dos 5 maiores empreendedores sociais do mundo e o apresentou em seu reality show baseado na web, A New Way to Startup. Em 2008, Stephen se formou em economia pela Washington University em St. Louis. Após sua formatura, ele visitou Austin em 2009 e amou tanto a cidade que voltou para sempre vários meses depois. Stephen trabalhou para a Austin Technology Incubator na Universidade do Texas em Austin antes de iniciar o Charity Charge.
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