有效管理组织费用的 4 个技巧

在过去五年中，我亲自与数百名非营利组织首席执行官 (CEO)、执行董事和首席财务官 (CFO) 进行了交谈。 虽然推动捐款是我们谈话中一直存在的话题，但我发现顶级非营利组织也专注于管理他们的组织开支。

具体来说，他们正在考虑在不影响编程的情况下降低内部成本。 非营利组织倾向于共享一个共同目标，以推动在节目和服务方面的支出。 然而，为了最大限度地利用这些有影响力的资金，管理和减少管理费用、管理和其他内部成本是关键。 使用以下这 4 个技巧，以帮助确保您的组织通过成为捐助者资金的勤奋管家来最大限度地发挥您的影响。

1. 追踪你花费的一切

即使只有少数员工，您的资金去向的详细信息也很容易在收据、报销和信用卡账单的海洋中丢失。 虽然许多企业采用了更现代的费用管理和支付工具，但许多非营利组织正在以旧方式做事。 他们使用零用现金购买，通过公司支票支付费用，并以书面形式提交员工的费用。

借助现代费用管理工具，可以更轻松地了解钱花在了哪里。 大多数现代工具都包含用于深入分析和查找支出的内置分析。 一些工具甚至包括收据扫描，因此您可以准确了解购买的商品，而不仅仅是在商家处花费的总金额。

市场上有许多针对非营利组织同样运作良好的企业的费用计划。 Expensify、ExpensePoint 或 Divvy 等独立工具为您的员工带来了现代、适合移动设备的费用应用程序，同时仍与 QuickBooks 等后端帐户软件集成。

选择其中一种工具后，您可以要求您的员工使用它们以获得报销。 只需提前一点个人时间，您就可以监控整个团队的支出，并了解可以减少或简化组织支出的地方。

例如，您可能会发现某些类别（如办公费用）高于预期。 当您识别异常值时，您可以通过各种技术（例如特定的预算规则、新的支出限制或供应商谈判）进行有针对性的努力来减少这些组织开支。

2.使用团购平台

除非您是美国最大的非营利组织之一，否则您可能会发现您无权就办公用品、旅行甚至保险等常见费用协商更好的交易条款。 有几个现有的国家计划，例如 Purchasing Point 和 Nonprofit Purchasing Group，您的组织可以加入这些计划以获得数百个不同供应商的折扣。

Charity Charge 信用卡是专为非营利组织设计并由圣路易斯商业银行发行的“小型企业”万事达卡计划的用户，他们的卡中包含一个 Purchasing Point 会员资格。

虽然您可能需要进行一些更改（例如，不同的汽车租赁公司）才能获得折扣，但这可能会产生很大的不同，因为折扣范围从 5% 到 40% 不等。 即使是像加入 Costco 或山姆会员店这样的简单举动也能产生影响。 这些仓库俱乐部不仅提供常规零售商品，还提供非营利组织可以使用的商业服务折扣。

3. 实施企业卡计划

对于一些非营利组织来说，要求员工支付物品并获得报销对员工来说是一种负担。 对于其他人，他们当地的银行要求总裁、执行董事或首席执行官签署个人信用担保才能获得信用卡。

根据您的非营利组织的规模，您可能可以获得具有多种功能的公司卡，例如员工多张卡、支出限制和无个人保证。 此外，Charity Charge 提供了一项非营利性万事达卡计划，只需两年的 IRS 990 税表即可获得符合您组织支出需求的预先批准。

除了卡管理方面，许多公司卡计划还具有额外的好处，例如欺诈保护和折扣计划。 例如，许多旅游和娱乐品牌只需使用万事达卡即可享受折扣，无需其他代码或工作。

欺诈保护、外汇访问等功能可以通过其他方式降低风险和组织开支。 凭借零美元欺诈责任，您的非营利组织的信息将得到保护，不会被盗或用于未经授权的支出。

4. 赚取企业支出奖励

少花点钱并不是减少整体管理费用负担的唯一方法。 通过为您的非营利组织实施支付工具，例如奖励小型企业或公司卡，您可以通过奖励计划本身减少费用。

这通常是让团队中的每个人都兴奋的最简单的事情之一，因为您不必为了节省开支而削减开支。 奖励计划在您消费时提供福利，让您在为非营利组织运营所需购买的所有物品上获得一点回报。

由于许多非营利组织的一般内部开支超过 100,000 美元，因此 1% 的现金返还卡可以节省 1,000 美元，直接用于您组织的底线。 Charity Charge 卡以声明信用的形式为所有购买提供 1% 的固定现金利率。

正如 The Planet 1% 的执行董事 Kate Williams 所说：“当我们得知可以将业务费用转移到 Charity Charge 信用卡上时，这很容易。 我们喜欢使用该卡将回馈整合到我们所做的每一次购买中。”

轻松管理您的支出

许多非营利组织已经意识到有效的捐助者管理的积极好处。 但是，当您将它们与管理组织费用的敏锐眼光结合起来时，您可以扩大影响范围。 无论您是从这些技巧之一开始还是努力实施所有四个技巧，您都可以轻松地通过减少管理费用来改善预算，而不会对您的编程产生负面影响。

Stephen Garten 是 Charity Charge 的创始人兼首席执行官。 他是 United Way、South by Southwest 和 Dreamforce 的特邀发言人。 2015 年，IBM 将他选为全球 5 大社会企业家之一，并在他们的网络真人秀节目《创业新方式》中对他进行了专题介绍。 2008 年，斯蒂芬在圣路易斯华盛顿大学获得经济学学位。 毕业后，他于 2009 年访问了奥斯汀，并非常热爱这座城市，以至于几个月后他又回来了。 在开始慈善充电之前，斯蒂芬曾在德克萨斯大学奥斯汀分校的奥斯汀技术孵化器工作。