Selama lima tahun terakhir, saya secara pribadi telah berbicara dengan ratusan chief executive officer (CEO), direktur eksekutif, dan chief financial officer (CFO) nirlaba. Meskipun mendorong donasi adalah topik yang selalu ada dalam percakapan kami, saya menemukan bahwa organisasi nirlaba teratas juga berfokus pada pengelolaan pengeluaran organisasi mereka.
Secara khusus, mereka mencari cara untuk mengurangi biaya internal tanpa memengaruhi pemrograman. Lembaga nonprofit cenderung berbagi tujuan kolektif untuk mendorong pengeluaran untuk pemrograman dan layanan. Namun, untuk memaksimalkan dolar yang berdampak itu, penting bagi mereka untuk mengelola dan mengurangi biaya overhead, administrasi, dan biaya internal lainnya. Gunakan 4 tips di bawah ini untuk membantu memastikan bahwa organisasi Anda memaksimalkan dampak Anda dengan menjadi pengelola dana donor yang rajin.
Unduh Gratis: Lembar Kerja Analisis SWOT Nirlaba
1. Lacak Semua yang Anda Belanjakan
Dengan hanya beberapa karyawan, mudah untuk rincian ke mana uang Anda hilang di lautan tanda terima, penggantian, dan tagihan kartu kredit. Sementara banyak bisnis telah mengadopsi manajemen pengeluaran dan alat pembayaran yang lebih modern, banyak organisasi nirlaba melakukan hal-hal dengan cara lama. Mereka menggunakan kas kecil untuk pembelian, pengeluaran pembayaran dengan cek perusahaan, dan memiliki pengeluaran dari karyawan yang diserahkan di atas kertas.
Dengan alat manajemen pengeluaran modern, akan lebih mudah untuk mengetahui di mana uang dibelanjakan. Sebagian besar alat modern menyertakan analitik bawaan untuk menelusuri dan menemukan pengeluaran. Beberapa alat bahkan menyertakan pemindaian tanda terima, sehingga Anda dapat mengetahui dengan tepat apa yang dibeli, bukan hanya jumlah total yang dihabiskan di pedagang.
Ada banyak program pengeluaran di pasar yang ditargetkan untuk bisnis yang bekerja sama baiknya untuk organisasi nirlaba. Alat mandiri seperti Expensify, ExpensePoint, atau Divvy menghadirkan aplikasi pengeluaran modern yang ramah seluler bagi karyawan Anda, sambil tetap berintegrasi dengan perangkat lunak akun backend, seperti QuickBooks.
Setelah memilih salah satu alat ini, Anda dapat meminta karyawan Anda untuk menggunakannya untuk mendapatkan penggantian. Dengan sedikit waktu individu di muka, Anda dapat memantau pengeluaran di seluruh tim dan memahami di mana pengeluaran organisasi dapat dikurangi atau disederhanakan.
Misalnya, Anda mungkin menemukan kategori tertentu, seperti biaya kantor, lebih tinggi dari yang diharapkan. Saat Anda mengidentifikasi outlier, Anda dapat melakukan upaya yang ditargetkan untuk mengurangi pengeluaran organisasi tersebut melalui berbagai teknik, seperti aturan penganggaran khusus, batas pengeluaran baru, atau negosiasi vendor.
Unduh Gratis: Panduan Pemimpin untuk Memotivasi Karyawan
2. Gunakan Platform Pembelian Grup
Kecuali jika Anda adalah salah satu organisasi nirlaba terbesar di negara ini, Anda mungkin mendapati bahwa Anda tidak memiliki kekuatan untuk menegosiasikan persyaratan kesepakatan yang lebih baik untuk pengeluaran umum seperti perlengkapan kantor, perjalanan, atau bahkan asuransi. Ada beberapa program nasional yang ada di luar sana, seperti Purchasing Point dan Grup Pembelian Nirlaba, yang dapat diikuti oleh organisasi Anda untuk mendapatkan diskon di ratusan vendor berbeda.
Pengguna kartu kredit Charity Charge, program Mastercard "usaha kecil" yang dirancang khusus untuk organisasi nirlaba dan dikeluarkan oleh bank Perdagangan yang berbasis di St. Louis, mendapatkan keanggotaan Poin Pembelian yang disertakan dengan kartu mereka.
Meskipun Anda mungkin harus melakukan beberapa perubahan (misalnya agen penyewaan mobil yang berbeda) untuk mendapatkan diskon, hal ini dapat membuat perbedaan besar karena diskon berkisar antara 5 hingga 40%. Bahkan langkah sederhana seperti bergabung dengan Costco atau Sam's Club dapat membuat perbedaan. Klub gudang ini tidak hanya menyediakan barang eceran biasa, tetapi juga diskon untuk layanan bisnis yang dapat digunakan oleh lembaga nirlaba.
3. Melaksanakan Program Corporate Card
Untuk beberapa organisasi nirlaba, meminta karyawan untuk membayar barang dan mendapatkan penggantian merupakan beban bagi karyawan. Bagi yang lain, bank lokal mereka mengharuskan presiden, direktur eksekutif, atau CEO menandatangani jaminan kredit pribadi untuk mendapatkan kartu kredit.
Bergantung pada ukuran organisasi nirlaba Anda, Anda mungkin bisa mendapatkan kartu perusahaan dengan fitur seperti beberapa kartu untuk karyawan, batas pengeluaran, dan tanpa jaminan pribadi. Selanjutnya, Charity Charge menyediakan program Mastercard nirlaba yang hanya membutuhkan dua tahun formulir pajak IRS 990 untuk pra-persetujuan yang akan sesuai dengan kebutuhan pengeluaran organisasi Anda.
Selain sisi manajemen kartu, banyak program kartu korporat datang dengan manfaat tambahan, seperti perlindungan penipuan dan program diskon. Misalnya, banyak merek perjalanan dan hiburan memasukkan diskon hanya dengan menggunakan Mastercard, tanpa kode atau pekerjaan lain yang diperlukan.
Fitur seperti perlindungan penipuan, akses valuta asing, dan lainnya dapat mengurangi risiko dan biaya organisasi dengan cara lain. Dengan kewajiban penipuan nol dolar, informasi nirlaba Anda akan dilindungi agar tidak dicuri atau digunakan untuk pengeluaran yang tidak sah.
4. Dapatkan Hadiah dari Pengeluaran Perusahaan Anda
Menghabiskan lebih sedikit dan menonton uang bukan satu-satunya cara untuk mengurangi beban biaya administrasi Anda secara keseluruhan. Dengan menerapkan alat pembayaran, seperti hadiah usaha kecil atau kartu perusahaan untuk organisasi nirlaba Anda, Anda bisa mendapatkan pengurangan biaya melalui program hadiah itu sendiri.
Ini biasanya salah satu hal termudah untuk membuat semua orang di tim bersemangat, karena Anda tidak perlu mengurangi pengeluaran Anda untuk menabung. Program hadiah memberikan manfaat saat Anda membelanjakan, memberi Anda sedikit kembali semua yang Anda butuhkan untuk membeli agar organisasi nirlaba Anda dapat beroperasi.
Dengan banyak organisasi nirlaba yang menghabiskan lebih dari $100.000 untuk pengeluaran internal umum, kartu cash back 1% adalah penghematan $1.000 yang langsung masuk ke laba organisasi Anda. Kartu Charity Charge menawarkan tarif tunai 1% tetap untuk semua pembelian dalam bentuk kredit pernyataan.
Seperti yang dikatakan Kate Williams, Direktur Eksekutif 1% untuk The Planet, “Ketika kami mengetahui bahwa kami dapat mengalihkan pengeluaran bisnis kami ke kartu kredit Charity Charge, itu tidak perlu dipikirkan lagi. Kami suka menggunakan kartu yang terintegrasi dengan memberi kembali ke setiap pembelian yang kami lakukan.”
Kelola Pengeluaran Anda Tanpa Sakit Kepala
Manfaat positif dari manajemen donor yang efektif adalah sesuatu yang sudah disadari oleh banyak organisasi nirlaba. Namun, ketika Anda menggabungkannya dengan mata yang tajam untuk mengelola pengeluaran organisasi juga, Anda dapat meningkatkan cakupan dampak Anda. Baik Anda memulai dengan salah satu kiat ini atau berupaya menerapkan keempatnya, Anda dapat melihat peningkatan dalam penganggaran Anda melalui pengurangan biaya administrasi dengan mudah dan tanpa berdampak negatif pada program Anda.
Stephen Garten adalah pendiri dan CEO Charity Charge. Dia telah menjadi pembicara utama untuk United Way, South by Southwest, dan Dreamforce. Pada tahun 2015, IBM memilihnya sebagai salah satu dari 5 wirausahawan sosial teratas di dunia dan menampilkannya dalam reality show berbasis web mereka, A New Way to Startup. Pada tahun 2008, Stephen memperoleh gelar ekonomi dari Washington University di St. Louis. Setelah lulus, dia mengunjungi Austin pada tahun 2009 dan sangat mencintai kota itu sehingga dia kembali lagi beberapa bulan kemudian. Stephen bekerja untuk Austin Technology Incubator di The University of Texas di Austin sebelum memulai Charity Charge.
Identifikasi kinerja lembaga nonprofit Anda di masa mendatang