ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันได้พูดคุยกับประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO) ที่ไม่แสวงหากำไรหลายร้อยคนเป็นการส่วนตัว ผู้บริหารระดับสูง และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) ในขณะที่ผลักดันการบริจาคเป็นหัวข้อสนทนาที่มีอยู่ตลอดมา ฉันพบว่าองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรชั้นนำต่างให้ความสำคัญกับการจัดการค่าใช้จ่ายขององค์กรด้วยเช่นกัน
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พวกเขากำลังมองหาการลดต้นทุนภายในโดยไม่กระทบต่อการเขียนโปรแกรม องค์กรไม่แสวงหากำไรมักจะมีเป้าหมายร่วมกันเพื่อขับเคลื่อนการใช้จ่ายในการเขียนโปรแกรมและบริการ อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะเพิ่มเงินดอลลาร์ที่สร้างผลกระทบได้มากที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องจัดการและลดต้นทุนค่าโสหุ้ย การบริหาร และค่าใช้จ่ายภายในอื่นๆ ใช้เคล็ดลับ 4 ข้อด้านล่างนี้เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณจะสร้างผลกระทบสูงสุดด้วยการเป็นผู้ดูแลกองทุนของผู้บริจาคอย่างขยันขันแข็ง
ดาวน์โหลดฟรี: แผ่นงานการวิเคราะห์ SWOT ที่ไม่แสวงหากำไร
1. ติดตามทุกสิ่งที่คุณกำลังใช้จ่าย
ด้วยพนักงานเพียงไม่กี่คน เป็นเรื่องง่ายสำหรับรายละเอียดว่าเงินของคุณหายไปไหนในใบเสร็จรับเงิน การชำระเงินคืน และใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิต ในขณะที่ธุรกิจจำนวนมากได้นำการจัดการค่าใช้จ่ายและเครื่องมือการชำระเงินที่ทันสมัยกว่ามาใช้ แต่องค์กรไม่แสวงหากำไรหลายแห่งก็กำลังทำสิ่งเดิมๆ ใช้เงินสดย่อยซื้อของ จ่ายด้วยเช็คของ บริษัท และมีค่าใช้จ่ายจากพนักงานที่ส่งมาเป็นกระดาษ
ด้วยเครื่องมือการจัดการค่าใช้จ่ายที่ทันสมัย คุณจะทราบได้ง่ายขึ้นว่าเงินไปอยู่ที่ใด เครื่องมือที่ทันสมัยส่วนใหญ่มีการวิเคราะห์ในตัวเพื่อเจาะลึกและค้นหาการใช้จ่าย เครื่องมือบางอย่างอาจรวมถึงการสแกนใบเสร็จด้วย ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาสิ่งที่ซื้อได้อย่างแม่นยำ แทนที่จะใช้เพียงจำนวนเงินทั้งหมดที่ผู้ค้าใช้ไป
มีโปรแกรมค่าใช้จ่ายมากมายในตลาดที่กำหนดเป้าหมายไปที่ธุรกิจที่ทำงานได้ดีพอๆ กันสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร เครื่องมือแบบสแตนด์อโลน เช่น Expensify, ExpensePoint หรือ Divvy นำแอปค่าใช้จ่ายที่ทันสมัยและเป็นมิตรกับอุปกรณ์เคลื่อนที่มาสู่พนักงานของคุณ ในขณะที่ยังคงผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชีส่วนหลัง เช่น QuickBooks
หลังจากเลือกเครื่องมือเหล่านี้แล้ว คุณสามารถขอให้พนักงานใช้งานเพื่อรับเงินคืนได้ ด้วยเวลาล่วงหน้าเพียงเล็กน้อย คุณจึงสามารถตรวจสอบการใช้จ่ายของทั้งทีมและทำความเข้าใจว่าสามารถลดหรือลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้ที่ไหน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าบางหมวดหมู่ เช่น ค่าใช้จ่ายในสำนักงาน สูงกว่าที่คาดไว้ เมื่อคุณระบุค่าผิดปกติ คุณสามารถดำเนินการตามเป้าหมายเพื่อลดค่าใช้จ่ายขององค์กรผ่านเทคนิคต่างๆ เช่น กฎการจัดทำงบประมาณเฉพาะ ขีดจำกัดการใช้จ่ายใหม่ หรือการเจรจาต่อรองกับผู้ขาย
ดาวน์โหลดฟรี: คู่มือผู้นำในการสร้างแรงจูงใจให้พนักงาน
2. ใช้แพลตฟอร์มการจัดซื้อแบบกลุ่ม
เว้นแต่คุณจะเป็นหนึ่งในองค์กรไม่แสวงหากำไรที่ใหญ่ที่สุดของประเทศ คุณอาจพบว่าคุณไม่มีอำนาจในการเจรจาข้อตกลงที่ดีกว่าในเรื่องค่าใช้จ่ายทั่วไป เช่น เครื่องใช้สำนักงาน การเดินทาง หรือแม้แต่การประกันภัย มีโครงการระดับชาติหลายโครงการที่มีอยู่ เช่น Purchasing Point และ Nonprofit Purchasing Group ที่องค์กรของคุณสามารถเข้าร่วมเพื่อรับส่วนลดจากผู้ขายหลายร้อยราย
ผู้ใช้บัตรเครดิต Charity Charge ซึ่งเป็นโปรแกรมมาสเตอร์การ์ด "ธุรกิจขนาดเล็ก" ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรและออกโดยธนาคารพาณิชย์ในเซนต์หลุยส์ จะได้รับคะแนนสมาชิก Purchasing Point ที่มาพร้อมกับบัตร
แม้ว่าคุณอาจต้องทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย (เช่น บริษัทรถเช่าอื่น) เพื่อรับส่วนลด แต่สิ่งนี้สามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก เนื่องจากส่วนลดมีตั้งแต่ 5 ถึง 40% แม้แต่การเคลื่อนไหวง่ายๆ เช่น การเข้าร่วม Costco หรือ Sam's Club ก็สามารถสร้างความแตกต่างได้ ชมรมคลังสินค้าเหล่านี้ไม่เพียงแต่จัดหาสินค้าขายปลีกตามปกติเท่านั้น แต่ยังให้ส่วนลดสำหรับบริการทางธุรกิจที่องค์กรไม่แสวงหากำไรสามารถใช้ได้
3. ใช้โปรแกรมบัตรองค์กร
สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรบางแห่ง การขอให้พนักงานชำระค่าสินค้าและรับเงินคืนถือเป็นภาระของพนักงาน สำหรับธนาคารอื่นๆ ธนาคารในพื้นที่กำหนดให้ประธาน กรรมการบริหาร หรือ CEO ลงนามในหนังสือค้ำประกันสินเชื่อส่วนบุคคลเพื่อรับบัตรเครดิต
คุณอาจได้รับบัตรองค์กรที่มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น บัตรหลายใบสำหรับพนักงาน วงเงินใช้จ่าย และไม่มีการรับประกันส่วนบุคคล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ นอกจากนี้ Charity Charge ยังมีโปรแกรมมาสเตอร์การ์ดที่ไม่แสวงหากำไรซึ่งต้องใช้แบบฟอร์มภาษี IRS 990 เพียงสองปีสำหรับการอนุมัติล่วงหน้าซึ่งจะตรงกับความต้องการในการใช้จ่ายขององค์กรของคุณ
นอกเหนือจากการจัดการบัตรแล้ว โปรแกรมบัตรองค์กรจำนวนมากยังมาพร้อมสิทธิประโยชน์เพิ่มเติม เช่น โปรแกรมป้องกันการฉ้อโกงและโปรแกรมส่วนลด ตัวอย่างเช่น แบรนด์การเดินทางและความบันเทิงจำนวนมากได้รวมส่วนลดโดยใช้บัตรมาสเตอร์การ์ด ไม่ต้องใช้รหัสหรืองานอื่นใด
คุณสมบัติต่างๆ เช่น การป้องกันการฉ้อโกง การเข้าถึงการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ และอื่นๆ สามารถลดความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายขององค์กรได้ด้วยวิธีอื่นๆ ด้วยความรับผิดในการฉ้อโกงที่เป็นศูนย์ ข้อมูลขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณจะได้รับการปกป้องจากการถูกขโมยหรือนำไปใช้สำหรับการใช้จ่ายโดยไม่ได้รับอนุญาต
4. รับรางวัลจากการใช้จ่ายในองค์กรของคุณ
การใช้จ่ายน้อยลงและดูเพนนีไม่ใช่วิธีเดียวที่จะลดภาระค่าใช้จ่ายในการบริหารโดยรวมของคุณ การใช้เครื่องมือการชำระเงิน เช่น การให้รางวัลแก่ธุรกิจขนาดเล็กหรือบัตรองค์กรสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ คุณจะได้รับการลดค่าใช้จ่ายผ่านโปรแกรมรางวัล
นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้ทุกคนในทีมตื่นเต้นเพราะคุณไม่จำเป็นต้องลดการใช้จ่ายเพื่อประหยัดเงิน โปรแกรม Rewards มอบสิทธิประโยชน์ในขณะที่คุณใช้จ่าย ช่วยให้คุณได้รับทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องซื้อเพื่อให้องค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณดำเนินการ
องค์กรไม่แสวงผลกำไรจำนวนมากใช้จ่ายเกิน 100,000 ดอลลาร์ในค่าใช้จ่ายภายในทั่วไป บัตรคืนเงิน 1% เป็นเงินออม 1,000 ดอลลาร์ที่ส่งตรงไปยังผลกำไรขององค์กรของคุณ บัตร Charity Charge มีอัตราเงินสดคงที่ 1% สำหรับการซื้อทั้งหมดในรูปแบบของเครดิตในใบแจ้งยอด
ดังที่ Kate Williams กรรมการบริหาร 1% ของ The Planet กล่าวว่า "เมื่อเราได้เรียนรู้ว่าเราสามารถเปลี่ยนค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของเราเป็นบัตรเครดิต Charity Charge ได้ เราก็ไม่ต้องคิดมาก เราชอบที่การใช้บัตรนี้รวมการตอบแทนทุกการซื้อที่เราทำ”
จัดการการใช้จ่ายของคุณโดยไม่ปวดหัว
ประโยชน์เชิงบวกของการจัดการผู้บริจาคที่มีประสิทธิภาพคือสิ่งที่องค์กรไม่แสวงหากำไรจำนวนมากตระหนักดีอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณรวมเข้ากับการจัดการค่าใช้จ่ายขององค์กรด้วยสายตาที่เฉียบแหลม คุณสามารถเพิ่มขอบเขตของผลกระทบได้ ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วยหนึ่งในเคล็ดลับเหล่านี้หรือทำงานเพื่อนำทั้งสี่ไปใช้ คุณจะเห็นการปรับปรุงในการจัดทำงบประมาณผ่านค่าใช้จ่ายในการบริหารที่ลดลงได้อย่างง่ายดายและไม่ส่งผลกระทบด้านลบต่อการเขียนโปรแกรมของคุณ
Stephen Garten เป็นผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Charity Charge เขาเป็นวิทยากรให้กับ United Way, South by Southwest และ Dreamforce ในปี 2015 IBM ได้เลือกเขาให้เป็นหนึ่งใน 5 ผู้ประกอบการทางสังคมชั้นนำของโลก และนำเสนอเขาในรายการเรียลลิตี้โชว์ทางเว็บ A New Way to Startup ในปี 2008 สตีเฟนได้รับปริญญาเศรษฐศาสตร์จากมหาวิทยาลัยวอชิงตันในเซนต์หลุยส์ หลังจากสำเร็จการศึกษา เขาได้ไปเยือนออสตินในปี 2552 และรักเมืองนี้มากจนเขากลับมาดีในอีกหลายเดือนต่อมา Stephen ทำงานให้กับ Austin Technology Incubator ที่ The University of Texas at Austin ก่อนเริ่ม Charity Charge
ระบุประสิทธิภาพในอนาคตขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ