如何撰寫引起人們注意的新聞稿

古希臘人有信使之神，但現代公司有通訊之王——新聞稿。

如今，每個人都有話要說，隨著現代通信變得越來越民主化並且每個人都觸手可及，傳播信息從未如此簡單。

然而，對於組織而言，溝通可能是一件極其微妙的事情。 報導和傳播新聞需要事先進行仔細的計劃和準備。 了解哪些主題或故事會激起目標受眾的興趣也可以幫助企業控制敘述。

媒體報導和媒體仍然主要控制行業趨勢。 公司需要把握時機和精確度，並不斷關注當前媒體領域的趨勢。 這不僅有助於他們創造有影響力的故事，而且還有助於讓他們的故事通過媒體的守門人：記者。

儘管  媒體監控軟件  幫助您跟踪行業內的最新新聞或熱門話題，有時公司會分享自己的具有新聞價值的故事。 這就是新聞稿將自己展示為有價值的溝通工具的地方。

讓我們仔細看看新聞稿、它們的好處以及編寫自己的技巧。

什麼是新聞稿？

新聞稿是公司向媒體發布的一條新聞或官方書面公告，旨在分發給公眾。 新聞稿也稱為新聞稿、新聞聲明、電子新聞稿（“Erelease”）或媒體新聞稿。

新聞稿是任何公共關係 (PR) 和媒體傳播策略不可或缺的組成部分。 它們用於傳播任何新聞、消息或公告，以使組織對其客戶有利。

在社交媒體、推文和播客的時代，新聞稿仍然有自己的特色。 任何希望快速有效地接觸目標受眾的公司都可以使用新聞稿。

何時發送新聞稿？

聽說過“一個人的垃圾是另一個人的寶藏”這句話嗎？ 反過來也成立。

每當公司有令人興奮或突破性的事情要宣佈時，都應使用新聞稿。 然而，對你來說可能認為大的東西在別人看來不一定是一樣的。

新聞稿不需要勾選所有這些框，但強有力的新聞稿通常包含兩個或多個這些因素。

新聞稿的類型

從技術上講，新聞稿可以是公司認為“有新聞價值”的任何內容。 也就是說，在新聞稿運作良好的最常見情況下，模式已經出現。

資金公告

一些最受歡迎的新聞稿是宣布融資輪次的新聞稿。

這些發布立即吸引了眼球，因為客戶、合作夥伴、投資者甚至競爭對手都自然而然地對哪些組織正在乘風破浪感到好奇。 這對公司來說也是一個閃亮的時刻，因為一輪融資證明了他們在行業中的成長和地位。

在撰寫宣布融資的新聞稿時，重要的是要說明這筆投資將用於什麼用途，誰幫助籌集了這筆資金，以及公司的未來。 這類新聞聲明通常以激動和樂觀的語氣寫成。

看看 G2 在本次融資 D 輪融資後如何宣布成為創業獨角獸 資助新聞稿示例。

資料來源： G2

請注意本新聞稿如何解決有關籌集資金的原因以及未來如何使用這筆資金的問題。

活動新聞稿

當你舉辦生日派對時，你會向所有客人發送邀請，安排派對禮物，設置場地並選擇日期。 但是你如何確保每個人都來參加聚會呢？ 您可能會在聚會前幾天發出提醒並打一些電話。

商業世界中的事件就像生日派對。 唯一的區別是受邀者並不傾向於參加他們收到邀請的每一個活動。

缺少提醒不是這裡的問題，在活動開始之前，我們的收件箱中充斥著如此多的提醒電子郵件。 問題是缺乏興趣。 人們需要確信一個事件是值得的。 除了不同的興趣水平，並不是每個人的日程安排都很輕鬆。 人們需要提前計劃好他們的日程安排，然後才能承諾約會。

活動新聞稿是活動營銷計劃的一個組成部分。 活動新聞稿宣傳公司正在舉辦、參加或贊助的具有新聞價值的活動。 這有助於該活動在人們在他們重視的渠道上閱讀它時獲得更大的吸引力。

活動新聞稿還應包含所有必要的信息，例如場地、特邀嘉賓或演講者、亮點、定價和日期。

如果您想吸引媒體成員或更廣泛的觀眾參加，那麼您的時機與新聞稿本身一樣重要。 您要確保給予人們足夠的注意，以便他們可以做出相應的計劃。

看看這個  活動新聞稿示例  G2 宣布參加甲骨文全球大會 2019 峰會。 該公告不僅提到了 G2 出席這一著名的聚會，而且還談到了 G2 的慈善意圖和充分利用該活動的計劃。

資料來源： G2

說到慈善計劃，以下類型的新聞稿可用於向客戶表明貴公司關心重要事業。

慈善倡議新聞稿

企業更懂得如何回饋社會。 慈善活動變得越來越普遍（並且有充分的理由）。 不幸的是，由於有如此多的公司決定更加慈善，絕大多數公眾從未聽說過所有的善行。

慈善倡議新聞稿是向客戶展示您關心的不僅僅是底線的絕佳機會。 更不用說，新聞媒體喜歡報導讓人感覺良好的故事，以平衡負面報導的衝擊。

雖然這似乎是吹噓自己的絕佳機會，但請謹慎行事。 最有效的新聞稿突出了公司的價值觀，並圍繞一個好的事業團結其他人。

看看 G2 Gives 如何宣布其在此籌集資金的計劃  新聞稿示例  讓 OutRight Action International 承認驕傲月。

資料來源： G2

宣布新的高管聘用

雖然組織的每個成員都在幫助公司向前發展方面發揮著至關重要的作用，但一些關鍵角色卻是企業的面孔。 在大多數行業中，高級領導角色都令人垂涎和高度推崇。 因此，填補這些角色的公告也需要一些活力。

公司使用新員工新聞稿來宣布重要的領導層變動。 這種類型的新聞稿通常側重於高級管理人員，總結了他們的專業成就並提供了傳記信息。 新員工的照片是標準做法。

這些類型的新聞聲明發出了一個響亮而明確的信息：這是我們信任的人，可以幫助我們的公司更上一層樓。

新員工新聞稿顯示了對領導團隊的信心，並向業界宣佈公司已經為這項工作聘請了最優秀的人才。 例如，如果您的公司剛剛從頂級競爭對手那裡聘請了一位知名高管，那麼這將提高公信力——對投資者來說也是一個好兆頭。 每當您從內部提拔某人擔任關鍵行政職位時，您也可以採用類似的新聞稿格式。

這是一個  新員工公告示例  當 Amanda Malko 加入 G2 擔任新的首席營銷官 (CMO) 時，來自 DemandGenReport。

資料來源： DemandGenReport

頒獎新聞稿

每天，世界上都有人贏得一場我們可能沒有聽說過的比賽。 例如，如果當地的高中橄欖球隊贏得了州季后賽，該州以外的人甚至可能都不知道。

同樣，在格萊美獎或託尼獎等享有盛譽的頒獎典禮上，如果錯過錄製，人們可能不知道誰贏得了特定類別。 提及所有獲獎者的廣播頻道可以啟發那些錯過直播的人。

行業獎項和榮譽是標準，但除非您的聽眾像您一樣深深地沉浸在這個空間中，否則他們不太可能聽說過它們。 獲獎新聞稿讓您有機會公開慶祝您的成功。 詳細說明公司成就的新聞稿有助於驗證該組織的能力並提高可信度。

這種新聞稿的目的不僅僅是讓觀眾了解大勝。 這些公告可以吸引銷售漏斗任何階段的潛在客戶、尋找行業內新興領導者的投資者或尋求建立合作夥伴關係的其他企業的注意。

分發新聞稿可以為他們提供線索，並將您定位為行業領導者。

產品新聞稿

即使是像 Apple 這樣擁有大量粉絲博客、論壇和播客的大型公司，每當推出新產品或升級時，也會繼續使用新聞稿。

為什麼？ 因為這些新聞稿提供了足夠的細節來吸引記者。 由此產生的一連串媒體報導將即將推出的發布會變成了我們都被捲入其中的奇觀，讓蘋果能夠控制圍繞它的敘述。

通過產品發布新聞稿，組織可以透露有關其最新解決方案的足夠信息，以吸引觀眾並吸引觀眾。 雖然包含產品功能、定價和其他規格等相關信息是個好主意，但請嘗試關註消費者影響的角度以及受眾將從此次發布中獲得的價值。

專注於這些新功能或產品的好處（而不是枯燥的技術規範）的公司會激勵媒體報導他們的故事並與之合作。 時機很關鍵。 而且由於您無法永遠保持如此高的興趣，因此您經常會看到這些新聞稿在發布前不久出現。

與產品發佈公告類似，產品升級或擴展也是發布新聞的好時機。 在這些情況下，嘗試解釋進行了哪些更改，這些更改背後的原因，以及為什麼這會使觀眾受益。

任何產品發布或升級新聞稿的關鍵是向消費者強調其中的內容。 由於他們將閱讀這份新聞聲明，因此首先需要吸引他們的情緒。

品牌重塑新聞稿

新面貌是發佈公告的一個很好的理由。 任何影響組織外觀或功能的更改都應與受眾共享。

無論是什麼促使這一點——無論是新的標誌或公司名稱、合併還是收購、產品方向的轉變——公司都需要簡潔地解釋這一決定。

更名新聞稿補充了更廣泛的品牌戰略。 組織意識到他們的客戶習慣於特定的身份。 企業不希望他們的受眾在過渡期間感到困惑。

品牌重塑新聞稿通常會具體說明將發生哪些變化（徽標、服務的受眾等），並試圖讓受眾對這種變化感到興奮。

夥伴關係新聞稿

幾個月來，你一直在談判一項新的合作協議。 一旦新聞最終正式發布，發布新聞稿是宣布新聞的完美方式。

合作夥伴關係中的每個企業都與其不同的受眾建立了關係。 吸引兩個社區的新聞稿將使每個人都在同一頁面上。 此外，合作新聞稿有助於每個品牌利用對方的受眾來獲得更多曝光。

合作夥伴關係新聞稿還讓這些公司有機會解釋做出該決定的原因。 雖然這對投資者來說可能是一個好兆頭，但這些新聞稿的目的不僅僅是純粹的財務。 合作夥伴新聞稿還讓客戶對他們將獲得的新功能、服務或體驗感到興奮。

看看這個  合作新聞稿示例  這宣布了 G2 和 Medallia 之間的正式合作夥伴關係。

資料來源： G2

如何為不同的場合撰寫新聞稿

每種類型的新聞稿或新聞聲明在內容和分發方式上都不同。 雖然大多數新聞稿都遵循類似的格式，但最好了解將兩者區分開來的因素。

以下是為不同類型的事件和活動撰寫新聞稿的幾種方法。

如何為活動撰寫新聞稿

事件具有時間敏感性，因此他們的新聞稿必須反映這一點。 這不僅會影響新聞稿的內容，還會影響新聞稿的分發。 在這些場合，新聞稿分發服務可以派上用場。

在撰寫活動新聞稿時，請牢記以下幾點：

• 提供有關活動的足夠詳細信息：一個好的主持人可以確保所有受邀者都有關於派對的正確信息，活動新聞稿也是如此。 提及有關活動的詳細信息，包括地點、演講者、參加人數，最重要的是日期。 盡量保持簡潔，不要遺漏任何重要內容。
• 詳細說明“為什麼”：由於有如此多的組織舉辦慶祝活動和聚會，活動已經變得一毛錢。 一定要強調是什麼讓這個活動與其他活動不同，以及它如何使與會者受益。
• 充分利用視覺效果：活動充滿了拍照機會。 嘗試插入前幾年的活動照片或活動徽標和品牌的圖片。 這可以幫助讀者形象化事件，或者至少記住您的品牌，以便他們在遇到在線促銷內容時可以將其與您的公司聯繫起來。
• 計劃新聞稿分發：對於活動新聞稿，時間至關重要。 理想情況下，您的新聞稿應至少在活動開始前一周發布。 活動新聞稿應事先編寫並在活動前幾週分發或立即發送。 無論哪種情況，都應提及以下內容：
  • 立即發布：如果活動臨近，您需要立即推送新聞稿，請在標題中包含 FOR IMMEDIATE RELEASE（全部大寫），讓媒體知道您已準備好立即發布信息。
  • 新聞禁運：如果活動在較晚的日期舉行，並且您的新聞聲明已經準備好，請等待在活動發生時發布您的新聞稿。 為確保媒體在正確的時間發送新聞稿，請在標題或主題行的發布日期行中提及“禁運至 [特定日期]”。

如何為新員工撰寫新聞稿

新的高管招聘對公司來說是一件大事。 讓我們看一下在為新員工撰寫新聞稿時要記住的一些要點：

• 展示新員工的面孔：組織中的每個角色背後都有一張面孔。 將圖片附加到新聞稿中，讀者可以直觀地了解領導團隊的最新成員。 帶有圖片的新聞稿也表現得更好，因為人們更喜歡圖片而不是文字。
• 添加相關利益相關者的報價：雖然報價在任何新聞稿中都是受歡迎的補充，但它們在新員工公告中尤其重要。 對於大公司，讀者想了解高管對新員工的想法和看法。 高層領導的話是展示善意和樂觀的機會。
• 包括新員工的未來計劃：雖然總是感謝利益相關者的報價，但這是新員工詳細闡述他們對公司未來的計劃以及他們計劃如何充分利用這一新角色的絕佳機會。 在這種類型的新聞稿中，幾行突出他們的願景是一個很好的補充。

如何為新產品撰寫新聞稿

產品新聞稿必須在信息豐富和有趣之間取得平衡。 與其他類型的新聞稿一樣，內容圍繞公眾有興趣閱讀的主題。 隨著產品發布或產品升級，除非該產品是觀眾非常熱衷的東西，否則它可能沒有那麼吸引人閱讀。

在撰寫產品新聞稿時，請牢記以下幾點提示：

• 以消費者為中心：引入新產品或對現有產品進行更改以改善客戶體驗。 新聞稿應傳達相同的語氣，將客戶的福祉作為優先事項和所有重大變化背後的原因。
• 避免過於技術性：新聞稿不是發布技術手稿的地方。 突出產品的功能很棒，但普通消費者可能不知道或不關心了解產品的複雜性。 如果可能，將這些變化轉化為可量化的收益。
  
  例如，與其說“一個使用 Camunda 服務器的全渠道 BPMN 平台”，不如說是“一個對業務團隊友好的平台，可以將創建旅程所需的總時間減少 70%”。
• 推薦現有客戶：滿意的客戶是衡量成功的最佳標準。 讓知名客戶就他們對新產品的體驗提供一些報價是對新聞稿的極好補充。

如何為危機溝通撰寫新聞稿

每家企業都會看到其公平份額的高點和低點，公關危機是其中的一部分。 毫無疑問，新聞稿是一個很好的危機溝通工具。 在危機期間和之後，在適當的時間向新聞媒體發布措辭恰當的聲明可以幫助企業恢復其品牌形象。

在為任何危機創建新聞稿時，請牢記以下幾點：

• 不要聽起來太防禦：沒有人喜歡被叫出來。 如果您的公司捲入公關災難，請退後一步，想想正確的反應應該是什麼。 措辭不佳的新聞聲明弊大於利。 如果企業沒有犯錯並且想要清除公司名稱，請嘗試使新聞稿聽起來中立。 提出你的理由，解決在此期間出現的任何問題或指責，並以樂觀的態度結束。
  
  如果組織犯了錯誤，請推送公司從錯誤中吸取教訓的信息。 保持謙虛的語氣，並承諾做得更好，包括為改善情況而採取的措施。
• 提及所有事實：這是不言而喻的，但組織忘記了公眾可能無法掌握所有事實。 如果適用，應在新聞稿中提及幕後和遠離公眾視線的事件的詳細信息。
• 迅速提交回复：在人們開始在線進行媒體試驗之前，發布一份聲明，以淨化空氣並防止任何更多的假設或謠言傳播。 適時發布的新聞稿可以將危機扼殺在萌芽狀態。

撰寫新聞稿的好處

我們已經確定，新聞稿是任何公共關係戰略不可或缺的一部分。 然而，新聞稿擁有更多的好處，而不僅僅是向大眾傳播信息或信息。

讓我們仔細看看每個好處。

1. 創造意識

新聞稿是產生嗡嗡聲和意識的絕佳工具。 由於新聞稿是公司生命週期中關鍵時刻的快照，因此將它們用於營銷目的是有意義的。

此外，當更多知名媒體機構或記者接受新聞稿時，新聞稿會得到更多的傳播。 對於在市場上沒有強大影響力的初創公司來說，獲得知名媒體機構的新聞稿類似於讓 A-lister 名人轉發您的社交媒體帖子。

即使是已經穩步建立影響力的老牌企業也需要依靠媒體來傳播他們的新聞。 記者可以直接從源頭（即公司的網站或新聞編輯室）獲取新聞稿，並圍繞它創建引人入勝的故事。

媒體機構擁有數十萬（甚至數百萬人）的受眾。 即使只有一小部分通過他們發現了您的公司，這也可能意味著品牌認知度的顯著提升——品牌認知度帶來了可信度。 媒體花了幾十年的時間來培養對觀眾的信任感。 任何與他們相關的組織都會獲得一些好處。

2. 建立媒體關係

記者通常被稱為“媒體的守門人”。 雖然社交媒體允許人們傳播自己的故事，但記者和出版社仍然主要控制媒體。 這就是為什麼  媒體關係  仍然是任何傳播策略的重要支柱。

新聞稿有助於促進媒體關係，並與尋找下一個報導的記者進行持續對話。 簡而言之，新聞稿在記者和公司之間建立了一種共生關係。 一個組織得到與公司相關的新聞的報導，而記者得到另一個報導。 為記者提供新的故事可以與他們建立長期的關係，進而與媒體建立長期的關係。

3. 提高公司知名度

像所有形式的書面內容一樣，新聞稿非常適合提取鏈接汁和關鍵字排名。 如果新聞稿包含大量的主題和常青關鍵字，它很有可能在搜索引擎結果頁面 (SERP) 上排名靠前。

假設新聞發布被媒體機構拾取，作為單獨的帖子或用於闡明另一篇更廣泛的文章。 在這種情況下，它將從該出口的網站獲得反向鏈接。 這不僅是從不同來源獲得新流量的好方法，而且還推動新聞稿在 SERP 排名中進一步上升。 搜索引擎優化 (SEO) 專家和公關專家為他們自己和公司贏得了一些巨大的勝利。

除了 SEO 之外，新聞稿還有助於以另一種方式提高公司的知名度。 當出版物撰寫有關您的新聞稿的故事時，其受眾將成為您的受眾。

您可能已經有很多客戶，但大多數都沒有找到您的博客、YouTube 視頻或播客。 出現在他們積極消費的媒體中——無論是《福布斯》還是他們在電視上的當地早間新聞——都會讓你受到他們的關注，並讓你直接與他們聯繫。 對於可能對合作夥伴關係感興趣的投資者或其他企業也是如此。

出現在媒體上可以使您原本對時間敏感的新聞稿更加常青。 如果一篇關於新聞稿的文章著眼於更大的圖景，其影響將比單獨發佈時更持久。

4. 幫助管理公司形象

“鏡子，牆上的鏡子，誰是最漂亮的？”

正如迪士尼經典電影《白雪公主和七個小矮人》中所見，擁有一面神奇的鏡子，它可以告訴您哪些有效，哪些無效，這無疑會對企業有所幫助。 可悲的是，現實世界並不遵循迪士尼的法律。

媒體監控可以在一定程度上幫助組織進行聲譽管理，但組織的公眾形象幾乎可以在一夜之間發生變化。 雖然幾乎不可能密切關注影響公眾感知您品牌方式的每一分鐘變化（當然，沒有魔鏡的幫助），但可以在更大範圍內管理您的形象並打擊負面浪潮.

新聞稿應該是事實準確的，並描繪了該組織正在進行的紮實的觀點。 當媒體機構挑選並在他們的渠道上運行它們時，消費其內容的公眾會認為這是對事件的準確描述。

措辭得當的新聞聲明可以影響公眾輿論並抵消任何可能影響企業品牌的不利消息。

5. 傳播公司信息的低成本方法

最顯著的好處之一是新聞稿是一種快速分發信息的經濟有效的方式。 這對於希望涉足公關領域的小型企業來說尤其有用。

您的公關部門或機構可以準備一份聲明，並有效地將其分發給尋找新鮮內容的媒體成員網絡。 大多數流行的行業網站和出版物每天更新文章多達 50 次。

早上在新聞專線上發布新聞稿是完全有可能的，只是讓記者在當天下午撰寫並發表關於它的故事。

撰寫新聞稿的挑戰

新聞稿可以做很多好事。 然而，該地區也面臨一些挑戰。 讓我們來看看撰寫新聞稿的一些挑戰。

衡量新聞稿的影響

當涉及到新聞稿時，可以跟踪和評估許多事情，例如發行量、印象和 SERP 排名。 但新聞稿有一個明顯的問題：衡量其對讀者的影響。

當然，如果您與閱讀新聞稿的人交談並分享他們的想法，您就可以判斷新聞稿是否符合正確的要求。 甚至在線評論也可以讓您了解人們對他們剛剛閱讀的內容的感受並了解觀眾的情緒。 但實際上不可能實時辨別一個人對新聞稿的感受。

此外，很難將所取得的任何成果與新聞稿聯繫起來。 例如，某人可能在進入銷售週期前幾個月閱讀了您的新聞稿。 很難確定新聞稿是否以某種形式或形式推動了前景的發展。

發表兩極分化聲明

文字具有建立和破壞的力量。

新聞稿理想地談論關於公司的積極因素，而且很難出錯。 但是，為管理溝通危機而發出的新聞稿可以採用任何一種方式。

旨在處理敏感問題的新聞稿有很多失敗的機會。 如果公眾誤解了新聞稿中使用的任何詞語，那麼這家企業可能會面臨比開始時更大的火災。

這適用於任何面向公眾的角色。 您如何展示自己或組織會影響公眾對企業的看法。 任何打算被公眾看到的東西都必須在發布之前經過徹底審查。

雖然新聞稿的概念並不新鮮，但如今它們的製作方式已經發生了變化。 通常，標準新聞稿包含與公司相關的行動或事件的信息、鞏固組織主張的一些引述，以及鏈接、圖像和公司樣板等元素，以增加內容的內容和價值。

了解新聞稿的基本要素和格式將使您走得更遠。 當您提交的內容旨在吸引他們的注意力時，記者更有可能通過媒體報導來獎勵您。

也就是說，如果作者利用一些行業最佳實踐，即使是最標準的新聞稿也能脫穎而出。

讓我們仔細看看在撰寫新聞稿時要遵循的最佳實踐。

1. 定義和設定目標

每個場合都有新聞稿。 當然，每個新聞稿的目標都會有所不同，因此在撰寫和發布新聞稿之前定義目標很重要。

問問自己，“整個練習的最終目標是什麼？” 如果目的是建立信譽或提高知名度，則新聞稿的格式和內容將相應改變。

在撰寫新聞稿時，請考慮您要實現的目標。 一開始就確定目標很重要，因為您需要為每個版本製定不同的策略。 甚至您為每篇新聞稿接觸的媒體機構和記者類型也會有所不同。

2. 為記者寫作，而不是你自己

你的新聞稿將在它出現之前通過記者的手。 試著在寫作時牢記他們的指導方針、寫作風格和目標。

媒體人一天會看到很多宣傳，所以盡量讓您的新聞稿以更好的內容、事實和獨特的故事角度脫穎而出。 盡量讓標題和第一段中的所有信息都可以訪問。

如果標題和線索明顯包含有用的細節，記者更傾向於將其推出並給予其應有的新聞報導。

3. 建立目標受眾

您的企業有特定的目標受眾。 Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. 嘗試提供一個以前沒有報導過的故事。 即使故事看起來並不令人難以置信，也可以藉助任何其他媒體渠道未報導的數據或研究來為您的內容增加價值。
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

一張圖說一千個字。 Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.