Cum să scrieți un comunicat de presă care să atragă atenția oamenilor

Grecii antici îl aveau pe Zeul Mesagerilor, dar companiile moderne au Regele Comunicațiilor - comunicate de presă.

Toată lumea are ceva de spus în zilele noastre, iar comunicarea modernă devine din ce în ce mai democratizată și la îndemâna tuturor, răspândirea unui mesaj nu a fost niciodată mai ușoară.

Pentru organizații, însă, comunicarea poate fi o chestiune extrem de delicată. Acoperirea și distribuirea știrilor necesită o planificare și o pregătire atentă în prealabil. A ști ce subiecte sau povești ar stârni interesul publicului țintă poate ajuta, de asemenea, companiile să controleze narațiunea.

Media și presa controlează în continuare tendințele din industrie. Companiile trebuie să stabilească sincronizarea și precizia și să țină constant o filă a ceea ce este în tendințe în peisajul media actual. Acest lucru nu numai că îi ajută să creeze povești de impact, dar joacă, de asemenea, un rol în a-și depăși povestirile de paznicii presei: jurnaliștii.

In timp ce   software de monitorizare media   vă ajută să urmăriți cele mai recente știri sau subiecte în tendințe dintr-o industrie, vine un moment în care o companie are propria poveste demnă de știri de împărtășit. Aici comunicatele de presă se prezintă ca instrumente de comunicare valoroase.

Să aruncăm o privire mai atentă la comunicatele de presă, la beneficiile acestora și la sfaturi pentru a le scrie pe ale tale.

Ce este un comunicat de presă?

Un comunicat de presă este o știre sau un anunț oficial scris pe care o companie emite instituțiilor media, menit să fie distribuit publicului larg. Un comunicat de presă este cunoscut și ca comunicat de presă, declarație de presă, comunicat electronic („Erelease”) sau comunicat de presă.

Comunicatele de presă sunt o componentă integrantă a oricărei strategii de relații publice (PR) și de comunicare media. Sunt folosite pentru a răspândi orice știri, mesaje sau anunțuri care prezintă o organizație într-o lumină favorabilă clienților săi.

În epoca rețelelor sociale, a tweet-urilor și a podcas-urilor, comunicatele de presă încă se mențin. Comunicatele de presă pot fi utilizate de orice companie care dorește să-și atingă publicul țintă rapid și eficient.

Când să trimiteți un comunicat de presă?

Ai auzit vreodată zicala „gunoiul unui om este comoara altuia”? Este valabil și inversul.

Comunicatele de presă ar trebui folosite ori de câte ori o companie are de anunțat ceva interesant sau inovator. Cu toate acestea, ceea ce poate fi considerat mare pentru tine s-ar putea să nu fie neapărat același pentru alții.

Un comunicat de presă nu trebuie să bifeze toate aceste casete, dar un comunicat de presă puternic conține de obicei doi sau mai mulți dintre acești factori.

Tipuri de comunicate de presă

Din punct de vedere tehnic, un comunicat de presă poate fi despre orice o companie consideră „demn de știre”. Acestea fiind spuse, au apărut modele cu cele mai comune scenarii în care comunicatele de presă funcționează bine.

Anunț de finanțare

Unele dintre cele mai populare comunicate de presă sunt cele care anunță runde de finanțare.

Aceste lansări atrag instantaneu privirile, deoarece clienții, partenerii, investitorii și chiar concurenții sunt în mod natural curioși despre organizațiile care se află pe valul succesului. Este un moment strălucitor și pentru companii, deoarece o rundă de finanțare este o dovadă a creșterii și poziției lor în industrie.

Când scrieți un comunicat de presă care anunță finanțare, este important să acoperiți pentru ce va fi utilizată investiția, cine a ajutat la strângerea acestei sume și ce rezervă viitorul companiei. Astfel de declarații de presă sunt de obicei scrise pe un ton entuziasmat și optimist.

Aruncă o privire la modul în care G2 a anunțat că va deveni un unicorn startup după ce a strâns fonduri din seria D în acest sens exemplu de comunicat de presă de finanțare.

Sursa: G2

Observați cum acest comunicat de presă abordează întrebările legate de motivul pentru care au fost strânse fondurile și cum vor fi utilizați acești bani în viitor.

Comunicat de presă eveniment

Când organizați o petrecere de naștere, trimiteți invitații tuturor invitaților, aranjați favoruri de petrecere, stabiliți un loc și alegeți o dată. Dar cum te-ai asigura că toată lumea vine la petrecere? Probabil că veți trimite mementouri și veți da niște apeluri telefonice cu câteva zile înainte de petrecere.

Evenimentele din lumea afacerilor sunt ca niște zile de naștere. Singura diferență este că invitații nu sunt la fel de înclinați să participe la fiecare eveniment pentru care primesc o invitație.

Lipsa mementourilor nu este problema aici, cu atât de multe e-mailuri de memento care ne inundă căsuțele de e-mail înainte de un eveniment. Problema este lipsa de interes. Oamenii trebuie să fie convinși că un eveniment merită. În afară de diferitele niveluri de interes, programul tuturor nu este ușor. Oamenii trebuie să-și planifice programul cu mult înainte înainte de a se putea angaja la o întâlnire.

Comunicatele de presă pentru evenimente sunt o parte integrantă a unui plan de marketing pentru evenimente. Un comunicat de presă pentru eveniment promovează un eveniment demn de știri pe care o companie îl găzduiește, participă sau sponsorizează. Acest lucru ajută evenimentul să câștige mai multă acțiune, oamenii citind despre el pe canalele pe care le apreciază.

Comunicatele de presă ale evenimentului ar trebui să conțină, de asemenea, toate informațiile necesare, cum ar fi locul de desfășurare, invitații sau vorbitori prezentați, momentele importante, prețurile și data.

Dacă încercați să atrageți membrii mass-media sau un public mai larg să participe, atunci momentul dvs. este la fel de important ca și comunicatul de presă în sine. Vrei să te asiguri că le dai oamenilor o mulțime de preaviz, astfel încât să poată planifica în consecință.

Verifica asta   exemplu de comunicat de presă pentru eveniment   unde G2 anunță participarea la summitul Oracle OpenWorld 2019. Acest anunț nu numai că menționează prezența G2 la prestigioasa întâlnire, dar vorbește și despre intențiile și planurile caritabile ale G2 de a profita la maximum de eveniment.

Sursa: G2

Vorbind despre inițiative caritabile, următoarele tipuri de comunicate de presă pot fi folosite pentru a le arăta clienților că companiei dumneavoastră îi pasă de cauze importante.

Comunicat de presă inițiativă caritabilă

Afacerile sunt mai conștiente de modul în care pot da înapoi societății. Inițiativele caritabile au devenit din ce în ce mai obișnuite (și din motive întemeiate). Din păcate, cu atât de multe corporații care decid să fie mai caritabile, marea majoritate a publicului nu aude niciodată despre toate faptele bune care se fac.

Un comunicat de presă cu inițiative caritabile este oportunitatea perfectă de a le arăta clienților că vă pasă mai mult decât rezultatul final. Ca să nu mai vorbim de faptul că instituțiile de știri adoră să prezinte povești care se simt bine care echilibrează asaltul acoperirii negative.

Deși aceasta poate părea o oportunitate excelentă de a te lăuda cu tine, mergi cu prudență. Cele mai eficiente comunicate de presă evidențiază valorile companiei și îi aduc pe alții în jurul unei cauze bune.

Uitați-vă la modul în care G2 Gives și-a anunțat planurile de a strânge fonduri în acest sens   exemplu de comunicat de presă   pentru ca OutRight Action International să recunoască Luna Mândriei.

Sursa: G2

Se anunță o nouă angajare a unui director executiv

În timp ce fiecare membru al unei organizații joacă un rol vital în a ajuta compania să avanseze, unele roluri critice acționează ca chipul unei afaceri. Rolurile de conducere senior sunt râvnite și foarte venerate în majoritatea industriilor. Prin urmare, anunțul pentru ocuparea acestor roluri necesită și ceva pizazz.

Companiile folosesc un comunicat de presă pentru angajări noi pentru a anunța schimbări esențiale de conducere. Axat de obicei pe directori de nivel înalt, acest tip de comunicat de presă rezumă realizările lor profesionale și oferă informații biografice. O fotografie a noului angajat este o practică standard.

Aceste tipuri de declarații de presă transmit un mesaj tare și clar: Acesta este în cine am avut încredere pentru a ne ajuta să ducem compania la următorul nivel.

Comunicatele de presă ale angajaților noi arată încredere în echipa de conducere și declară industriei că compania a angajat cei mai buni oameni pentru acest loc de muncă. Dacă compania dvs. tocmai a angajat un director binecunoscut de la un concurent de top, de exemplu, acesta este un spor de credibilitate – și un semn bun pentru investitori. De asemenea, puteți adopta un format similar de comunicat de presă ori de câte ori ați promovat pe cineva din interior într-o poziție executivă cheie.

Iată un   exemplu de anunț de angajare nouă   de la DemandGenReport când Amanda Malko s-a alăturat G2 în calitate de nou Chief Marketing Officer (CMO).

Sursa: DemandGenReport

Comunicat de presă de atribuire

În fiecare zi, cineva din lume câștigă o competiție despre care probabil nu auzim. De exemplu, dacă o echipă locală de fotbal de liceu câștigă playoff-ul de stat, oamenii din afara acelui stat ar putea să nu fie conștienți de acest lucru.

În mod similar, cu ceremonii de premiere prestigioase precum Grammy sau Tony Awards, oamenii ar putea să nu știe cine a câștigat o anumită categorie dacă au ratat înregistrarea. Canalele de difuzare care menționează toți câștigătorii i-ar putea apoi lumina pe cei care au ratat transmisiunea în direct.

Premiile și distincțiile din industrie sunt standard, dar dacă publicul tău nu este la fel de adânc cufundat în spațiu ca și tine, este puțin probabil să audă vreodată despre ele. Un comunicat de presă de premiu vă oferă șansa de a vă celebra succesul în mod public. Comunicatele de presă care detaliază realizările unei companii ajută la validarea capacităților organizației respective și aduc mai multă credibilitate.

Acest tip de comunicat de presă are un scop mai mare decât doar informarea publicului despre câștigurile mari. Aceste anunțuri pot atrage atenția clienților potențiali în orice etapă a pâlniei de vânzări, a investitorilor care caută lideri emergenti în industrie sau a altor afaceri care doresc să construiască parteneriate.

Distribuirea unui comunicat de presă îi indică și vă poziționează ca lider în industrie.

Comunicat de presă produs

Chiar și megacorporațiile precum Apple cu legiuni de bloguri pentru fani, forumuri și podcasturi continuă să folosească comunicate de presă ori de câte ori este lansat un nou produs sau un upgrade.

De ce? Pentru că aceste comunicate de presă oferă doar suficiente detalii pentru a intriga jurnaliştii. Fluxul de acoperire media care rezultă transformă viitoarea lansare într-un spectacol în care suntem prinși cu toții, permițând Apple să controleze narațiunea care o înconjoară.

Cu un comunicat de presă de lansare a produsului, organizațiile pot dezvălui suficiente informații despre cea mai recentă soluție pentru a zgâria suprafața și a fascina publicul. Deși este o idee bună să includeți informații pertinente, cum ar fi caracteristicile produsului, prețurile și alte specificații, încercați să vă concentrați pe unghiul de impact asupra consumatorilor și pe valoarea pe care publicul o va câștiga în urma acestei lansări.

Companiile care se concentrează pe beneficiile acestor noi caracteristici sau produse (în loc de specificații tehnice uscate) motivează mass-media să-și ia povestea și să alerge cu ea. Timpul este critic. Și din moment ce nu puteți susține un interes atât de mare pentru totdeauna, veți vedea adesea aceste comunicate de presă să apară cu puțin timp înainte de lansare.

Similar cu anunțurile de lansare a produselor, actualizările sau extinderile de produse sunt, de asemenea, ocazii excelente pentru un comunicat de presă. Cu aceste situații, încercați să explicați ce modificări au fost făcute, motivul din spatele acestor schimbări și de ce acest lucru aduce beneficii publicului.

Cheia oricărui comunicat de presă de lansare a produsului sau de actualizare este de a sublinia ceea ce este în el pentru consumatori. Deoarece ei sunt cei care vor citi această declarație de presă, trebuie să apeleze mai întâi la sentimentele lor.

Comunicat de presă de rebranding

Un nou aspect este un motiv bun pentru un anunț. Orice schimbare care afectează modul în care arată sau funcționează organizația ar trebui să fie împărtășită publicului.

Indiferent ce determină acest lucru – indiferent dacă schimbarea este un nou logo sau nume de companie, fuziune sau achiziție, schimbare în direcția produsului – companiile trebuie să explice această decizie succint.

Un comunicat de presă de rebranding completează o strategie mai largă de branding. Organizațiile sunt conștiente de faptul că clienții lor sunt obișnuiți cu o anumită identitate. Companiile nu doresc ca publicul lor să fie confuz în timpul tranziției.

Comunicatele de presă de rebranding specifică de obicei ce se va schimba exact (logo, audiență servită etc.) și încearcă să entuziasmeze publicul cu privire la schimbare.

Comunicat de presă de parteneriat

De luni de zile ai negociat un nou acord de parteneriat. Lansarea unui comunicat de presă este modalitatea perfectă de a anunța știrile odată ce este în sfârșit oficială.

Fiecare companie dintr-un parteneriat a construit o relație cu publicul său distinct. Un comunicat de presă care atrage ambele comunități îi va aduce pe toți pe aceeași pagină. În plus, un comunicat de presă de parteneriat ajută fiecare marcă să beneficieze de publicul celuilalt pentru a-și asigura o expunere mai mare.

Un comunicat de presă de parteneriat oferă, de asemenea, companiilor șansa de a explica de ce a fost luată decizia. Deși poate fi un semn grozav pentru investitori, scopul acestor comunicate de presă merge dincolo de a fi strict financiar. Un comunicat de presă de parteneriat îi încântă, de asemenea, clienții cu privire la noile funcții, servicii sau experiență la care vor avea acces.

Verifica asta   exemplu de comunicat de presă de parteneriat   care anunță parteneriatul oficial dintre G2 și Medallia.

Sursa: G2

Cum să scrii un comunicat de presă pentru diferite ocazii

Fiecare tip de comunicat de presă sau declarație de presă diferă în ceea ce privește conținutul și modul în care este distribuit. În timp ce majoritatea comunicatelor de presă urmează un format similar, este bine să fii conștient de factorii care diferențiază unul de celălalt.

Mai jos sunt câteva modalități de a scrie un comunicat de presă pentru diferite tipuri de evenimente și activități.

Cum se scrie un comunicat de presă pentru un eveniment

Evenimentele sunt sensibile la timp, așa că comunicatele lor de presă trebuie să reflecte acest lucru. Acest lucru afectează nu numai conținutul, ci și distribuția comunicatului de presă. Serviciile de distribuție a comunicatelor de presă pot fi utile în aceste ocazii.

Țineți cont de următoarele puncte atunci când scrieți un comunicat de presă pentru eveniment:

• Oferă suficiente detalii despre eveniment: o gazdă bună se asigură că toți invitații au informații corecte despre petrecere și același lucru este valabil și pentru comunicatele de presă ale evenimentului. Menționați detalii despre eveniment, inclusiv locul, vorbitorii, numărul de participanți și, cel mai important, data. Încercați să o păstrați cât mai concis posibil, fără a pierde nimic important.
• Detaliați „de ce”: cu atât de multe organizații care organizează evenimente și adunări festive, evenimentele au devenit un ban pe duzină. Asigurați-vă că subliniați ce anume face acest eveniment diferit de celelalte și cum ar putea beneficia participanții.
• Profitați la maximum de imagini: evenimentele sunt pline de oportunități foto. Încercați să inserați fotografii ale evenimentului din anii anteriori sau imagini cu logo-ul și branding-ul evenimentului. Acest lucru îi ajută pe cititori să vizualizeze evenimentul sau, cel puțin, să-și amintească branding-ul, astfel încât să îl poată asocia cu compania dvs. ori de câte ori întâlnesc conținut promoțional online.
• Planificați distribuirea comunicatului de presă: timpul este esențial atunci când vine vorba de comunicatele de presă ale evenimentelor. În mod ideal, comunicatul dvs. de presă ar trebui să fie distribuit cu cel puțin o săptămână înainte de ziua evenimentului. Un comunicat de presă al evenimentului trebuie scris în prealabil și distribuit cu câteva săptămâni înainte de eveniment sau trimis imediat. În ambele cazuri, trebuie menționate următoarele:
  • Lansare imediată: dacă evenimentul se apropie cu repeziciune și aveți nevoie ca comunicatul de presă să fie transmis imediat, includeți PENTRU PUBLICAȚIE IMMEDIATĂ (toate cu majuscule) în antet pentru a informa instituțiile media că sunteți gata să faceți publice informațiile imediat.
  • Embargo de presă: dacă evenimentul are loc la o dată ulterioară și declarația dvs. de presă este deja pregătită, așteptați să distribuiți comunicatul de presă mai aproape de momentul în care are loc evenimentul. Pentru a vă asigura că instituțiile de presă trimit comunicatul de presă la momentul potrivit, menționați „embargoed până la [data anume]” pe data lansării în antet sau în linia de subiect.

Cum se scrie un comunicat de presă pentru un nou angajat

Noile angajări de directori sunt o mare problemă pentru o companie. Să ne uităm la câteva dintre punctele de care trebuie să țineți cont atunci când scrieți un comunicat de presă pentru un nou angajat:

• Afișați fața noului angajat: există o față în spatele fiecărui rol într-o organizație. Atașarea unei imagini la comunicatul de presă permite cititorilor să obțină o referință vizuală a celui mai nou membru al echipei de conducere. Comunicatele de presă cu imagini au, de asemenea, rezultate mai bune, deoarece oamenii sunt atrași de imagini peste text.
• Adăugați citate de la părțile interesate relevante: deși ofertele sunt o completare binevenită în orice comunicat de presă, ele sunt deosebit de vitale în anunțurile de angajare noi. Pentru corporațiile mari, cititorii doresc să cunoască gândurile și sentimentele directorilor cu privire la noul angajat. Citatele de la conducerea superioară sunt oportunități de a prezenta bunăvoință și optimism.
• Includeți planurile de viitor ale noului angajat: deși citatele părților interesate sunt întotdeauna apreciate, aceasta este o oportunitate excelentă pentru noul angajat de a-și elabora planurile pentru viitorul companiei și modul în care intenționează să profite la maximum de acest nou rol. Câteva rânduri care le evidențiază viziunea este un bun supliment în acest tip de comunicat de presă.

Cum se scrie un comunicat de presă pentru un produs nou

Comunicatele de presă ale produselor trebuie să echilibreze între a fi informative și interesante. Ca și în cazul altor tipuri de comunicate de presă, conținutul se referă la subiecte despre care publicul ar fi interesat să citească. Cu o lansare de produs sau o actualizare a produsului, cu excepția cazului în care produsul a fost ceva care publicul a fost foarte pasionat, s-ar putea să nu fie la fel de atrăgător de citit.

Iată câteva sfaturi de care trebuie să țineți cont atunci când scrieți un comunicat de presă de produs:

• Mențineți consumatorii în centrul atenției: sunt introduse produse noi sau modificări la un produs existent pentru a îmbunătăți experiența clienților. Comunicatul de presă ar trebui să transmită același ton, păstrând bunăstarea clientului ca prioritate și motivul din spatele tuturor schimbărilor semnificative.
• Abțineți-vă de la a fi prea tehnic: un comunicat de presă nu este locul pentru a scoate manuscrise tehnice. Evidențierea capabilităților produsului este grozavă, dar consumatorul obișnuit s-ar putea să nu știe sau să nu-i pese să știe despre complexitățile produsului. Dacă este posibil, traduceți modificările în beneficii cuantificabile.
  
  De exemplu, în loc să spună „O platformă BPMN omnicanal care utilizează serverul Camunda”, declarația de presă ar putea spune „O platformă prietenoasă cu echipele de afaceri care reduce timpul total necesar pentru a crea călătorii cu 70%.
• Prezentați clienții existenți: clienții fericiți sunt cea mai bună măsură a succesului. Faptul ca clienții proeminenți să ofere câteva citate despre experiența lor cu noul produs este o completare excelentă la comunicatul de presă.

Cum se scrie un comunicat de presă pentru comunicări de criză

Fiecare afacere își vede cota echitabilă de maxime și minime, iar crizele de relații publice fac parte din acest pachet. Fără îndoială, comunicatele de presă sunt un bun instrument de comunicare de criză. În timpul și după o criză, eliberarea unei declarații bine formulate către instituțiile de știri la momentul potrivit poate ajuta companiile să își reabilitați imaginea de marcă.

Iată câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când creați un comunicat de presă pentru orice criză:

• Nu suna prea defensiv: nimănui nu-i place să fie chemat. În cazul în care compania ta este implicată într-un dezastru de PR, fă un pas înapoi și gândește-te care ar trebui să fie răspunsul corect. O declarație de presă prost formulată face mai mult rău decât bine. Dacă afacerea nu a făcut o greșeală și dorește să șterge numele companiei, încercați să faceți ca comunicatul de presă să sune neutru. Faceți-vă cazul, adresați-vă întrebărilor sau acuzațiilor care au apărut în această perioadă și încheiați într-o notă optimistă.
  
  Dacă organizația a făcut o greșeală, transmiteți mesajul că compania a învățat din greșelile sale. Păstrați tonul umil și terminați cu o promisiune de a face mai bine, inclusiv pașii care sunt luați pentru a îmbunătăți situația.
• Menționați toate faptele: este de la sine înțeles, dar organizațiile uită că publicul poate să nu aibă la dispoziție toate datele. Detaliile despre evenimentele care au loc în culise și departe de ochii publicului ar trebui menționate în comunicatul de presă, dacă este cazul.
• Trimiteți rapid un răspuns: înainte ca oamenii să înceapă să desfășoare teste media online, lansați o declarație care eliberează aerul și împiedică răspândirea altor presupuneri sau zvonuri. Un comunicat de presă la timp poate strica o criză din răsputeri.

Beneficiile redactării unui comunicat de presă

Am stabilit deja că comunicatele de presă sunt parte integrantă a oricărei strategii de relații publice. Cu toate acestea, comunicatele de presă se laudă cu mai multe beneficii care depășesc simpla răspândire a unui mesaj sau a unei informații către mase.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra fiecărui beneficiu.

1. Creează conștientizare

Comunicatele de presă sunt un instrument excelent pentru a genera interes și conștientizare. Deoarece comunicatele de presă sunt un instantaneu al momentelor cheie din durata de viață a unei companii, este logic să le folosiți în scopuri de marketing.

În plus, comunicatele de presă primesc mult mai multă circulație atunci când instituțiile media sau jurnaliștii mai proeminente le preiau. Pentru startup-urile care nu au o prezență puternică pe piață, obținerea unui comunicat de presă preluat de un mijloc de presă cunoscut este asemănător ca o celebritate A-lister să-ți redistribuie postarea pe rețelele sociale.

Chiar și întreprinderile consacrate care și-au dezvoltat constant o prezență trebuie să se sprijine pe instituțiile media pentru a-și transmite știrile. Jurnaliştii pot prelua comunicatele de presă direct de la sursă (adică site-ul web al companiei sau redacţia) şi pot crea o poveste convingătoare în jurul lor.

Media au sute de mii (sau chiar milioane) de oameni în audiența lor. Chiar dacă doar o mică parte îți descoperă compania prin intermediul lor, poate însemna o creștere semnificativă a recunoașterii mărcii – iar odată cu recunoașterea mărcii vine și credibilitatea. Au fost necesare zeci de ani pentru ca instituțiile media să promoveze un sentiment de încredere în publicul lor. Orice organizație asociată acestora culege unele dintre beneficii.

2. Construiește relații cu mass-media

Jurnaliştii sunt adesea numiţi „paznicii presei”. În timp ce rețelele sociale le-au permis oamenilor să-și propage propriile povești, jurnaliștii și editurile încă controlează predominant presa. De-aceea   relatii media   este încă un pilon vital al oricărei strategii de comunicare.

Comunicatele de presă ajută la stimularea relațiilor cu mass-media și la crearea unui dialog continuu cu jurnaliștii care caută următoarea poveste de acoperit. Pe scurt, comunicatele de presă creează o relație simbiotică între jurnaliști și companii. O organizație este acoperită de știri legate de companie, iar un jurnalist primește o altă poveste la care să lucreze. Oferirea jurnaliștilor cu povestiri noi poate declanșa o relație de lungă durată cu ei și, la rândul său, cu mass-media.

3. Creste vizibilitatea companiei

La fel ca toate formele de conținut scris, comunicatele de presă sunt grozave la extragerea sucului de link-uri și la clasarea cuvintelor cheie. Dacă un comunicat de presă conține cantități mari de cuvinte cheie de actualitate și veșnic verzi, are șanse mari să se claseze în fruntea paginilor cu rezultate ale motoarelor de căutare (SERP).

Să presupunem că un comunicat de presă este preluat de un mijloc de presă, fie ca postare separată, fie folosit pentru a elucida un alt articol mai amplu. În acest caz, va primi backlink-uri de pe site-ul site-ului respectiv. Nu numai că este o modalitate excelentă de a obține trafic nou din diferite surse, dar și împinge comunicatul de presă mai sus în clasamentul SERP. Experții în optimizarea motoarelor de căutare (SEO) și specialiștii în PR au câștiguri uriașe pentru ei și companie.

Dincolo de domeniul SEO, comunicatele de presă ajută și la creșterea vizibilității unei companii într-un alt mod. Când o publicație scrie o poveste despre comunicatul tău de presă, publicul său devine publicul tău.

Este posibil să aveți deja mulți clienți, dar majoritatea nu vă găsesc blogul, videoclipurile YouTube sau podcasturile. Apariția în mass-media pe care o consumă în mod activ – fie că este vorba de Forbes sau de știrile lor locale de dimineață la televizor – te pune pe radarul lor și îți permite să te conectezi direct cu ei. Același lucru este valabil și pentru investitorii sau alte afaceri care ar putea fi interesate de un parteneriat.

Apariția într-un mijloc de presă poate face ca comunicatul de presă, altfel sensibil la timp, să fie un pic mai veșnic verde. Dacă un articol scris despre comunicatul de presă se concentrează pe imaginea de ansamblu, impactul este mai durabil decât ar fi fost doar cu lansarea.

4. Ajută la gestionarea imaginii companiei

„Oglindă, oglindă pe perete, cine este cea mai frumoasă dintre toți?”

A avea o oglindă magică, așa cum se vede în clasicul Disney Albă ca Zăpada și cei șapte pitici, care vă spune ce funcționează și ce nu, ar fi, fără îndoială, de ajutor pentru afaceri. Din păcate, lumea reală nu se bazează pe legile Disney.

Monitorizarea media poate ajuta organizațiile cu gestionarea reputației într-o măsură, dar imaginea publică a unei organizații se poate schimba aproape peste noapte. Deși este practic imposibil să țin cont de fiecare schimbare pe minut care afectează modul în care publicul vă percepe marca (fără ajutorul unei oglinzi magice, desigur), este posibil să vă gestionați imaginea și să combateți valurile de negativitate la scară mai mare. .

Comunicatele de presă ar trebui să fie exacte din punct de vedere real și să prezinte o viziune fundamentată asupra activităților organizației. Când casele media le preiau și le difuzează pe canalele lor, publicul care consumă conținutul lor va considera aceasta o relatare exactă a evenimentelor.

O declarație de presă bine formulată poate influența opinia publică și poate compensa orice știre nefavorabilă care ar putea afecta marca afacerii.

5. Metodă low-cost de răspândire a mesajului unei companii

Unul dintre cele mai semnificative beneficii este că comunicatele de presă reprezintă o modalitate eficientă din punct de vedere al costurilor de a distribui rapid informații. Acest lucru este deosebit de grozav pentru întreprinderile mici care doresc să-și bage degetele de la picioare în lumea PR.

Departamentul sau agenția dvs. de PR poate pregăti o declarație și o poate distribui eficient unei rețele de membri media care caută conținut proaspăt. Cele mai populare site-uri și publicații din industrie sunt actualizate cu articole chiar de 50 de ori pe zi.

Este absolut posibil să postezi un comunicat de presă pe un fir de știri dimineața, doar ca un jurnalist să scrie și să publice o poveste despre el în acea după-amiază.

Provocările redactării unui comunicat de presă

Comunicatele de presă pot face mult bine. Există, totuși, câteva provocări care vin odată cu teritoriul. Să ne uităm la câteva dintre provocările redactării unui comunicat de presă.

Măsurarea impactului unui comunicat de presă

Există multe lucruri care pot fi urmărite și evaluate atunci când vine vorba de comunicate de presă, cum ar fi circulația, impresiile și clasarea SERP. Dar există o problemă flagrantă cu un comunicat de presă: măsurarea impactului acestuia asupra cititorilor.

Sigur, vă puteți da seama dacă un comunicat de presă atinge notele potrivite dacă vorbiți cu cineva care l-a citit și își împărtășește gândurile despre el. Chiar și comentariile online vă pot oferi o indicație despre cum se simt oamenii despre conținutul pe care tocmai l-au citit și să înțeleagă sentimentele audienței. Dar este practic imposibil să discernești ce simte o persoană despre comunicatul de presă în timp real.

În plus, este greu să asociezi câștigurile obținute cu un comunicat de presă. De exemplu, cineva ar fi putut citi comunicatul dvs. de presă cu câteva luni înainte de a intra în ciclul de vânzări. Este dificil de concluzionat dacă comunicatul de presă a fost responsabil într-o anumită formă sau formă de împingerea prospectului.

Eliberarea unei afirmații polarizante

Cuvintele au puterea de a construi și de a distruge.

Comunicatele de presă vorbesc în mod ideal despre aspectele pozitive ale unei companii și este foarte greu să greșești cu asta. Cu toate acestea, comunicatele de presă care sunt trimise pentru a gestiona o criză de comunicații pot merge în orice direcție.

Există multe oportunități de eșec într-un comunicat de presă menit să se ocupe de o chestiune sensibilă. Dacă publicul interpretează greșit oricare dintre cuvintele folosite într-un comunicat de presă, afacerea ar putea avea un foc și mai mare pe mâini decât cu care a început.

Acest lucru este valabil pentru oricine are un rol public. Modul în care vă prezentați sau vă prezentați organizația poate afecta opiniile publicului despre afacere. Orice lucru care este menit să fie văzut de public trebuie să fie verificat temeinic înainte de a fi publicat.

Deși conceptul unui comunicat de presă nu este nou, există o schimbare în modul în care sunt concepute astăzi. În mod obișnuit, un comunicat de presă standard conține informații despre o acțiune sau un eveniment legat de companie, câteva citate care cimentează propunerea organizației și elemente precum link-uri, imagini și un plan general al companiei pentru a adăuga mai multă carne și valoare conținutului.

Înțelegerea elementelor de bază și a formatului comunicatelor de presă vă va duce departe. Jurnaliştii sunt mai predispuşi să vă răsplătească cu acoperire media atunci când conţinutul pe care îl trimiteţi este structurat pentru a le atrage atenţia.

Acestea fiind spuse, chiar și cele mai standarde comunicate de presă pot ieși în evidență dacă scriitorul utilizează unele dintre cele mai bune practici din industrie.

Să aruncăm o privire mai atentă la cele mai bune practici de urmat atunci când scriem un comunicat de presă.

1. Definiți și stabiliți obiectivele

Există un comunicat de presă pentru fiecare ocazie. Desigur, obiectivul fiecărui comunicat de presă va diferi, așa că este important să definiți obiectivele înainte de a scrie și a lansa o declarație de presă.

Întrebați-vă: „Care este scopul final al întregului exercițiu?” Dacă scopul este de a construi credibilitatea sau de a crește gradul de conștientizare, formatul și conținutul comunicatului de presă se vor schimba în consecință.

Când scrieți comunicate de presă, luați în considerare ceea ce încercați să obțineți. Identificarea obiectivului de la început este importantă, deoarece trebuie să planificați o strategie diferită pentru fiecare lansare. Chiar și tipurile de instituții de presă și de jurnaliști pe care îi abordați pentru fiecare comunicat de presă vor diferi.

2. Scrieți pentru jurnaliști, nu pentru dvs

Comunicatul dumneavoastră de presă va trece prin mâinile jurnalistului înainte ca acesta să vadă vreodată lumina zilei. Încercați să scrieți ținând cont de liniile directoare, stilurile de scriere și obiectivele lor.

Mediapersonii văd multe propuneri într-o zi, așa că încercați să faceți ca comunicatul dvs. de presă să iasă în evidență prin conținut, fapte și un unghi unic al poveștii. Încercați să păstrați toate informațiile accesibile din titlu și primul paragraf.

Dacă titlul și lead-ul includ în mod vizibil detalii utile, jurnaliștii sunt mai înclinați să-l împingă și să îi ofere acoperirea de presă pe care o merită.

3. Establish the target audience

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Încercați să oferiți o poveste care nu a fost tratată înainte. Chiar dacă povestea nu pare incredibil de remarcabilă, adăugați valoare conținutului dvs. cu ajutorul unor date sau cercetări care nu au fost raportate de niciun alt mijloc media.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.