Jak napisać informację prasową, która przyciągnie uwagę ludzi?

Starożytni Grecy mieli Boga Posłańców, ale współczesne firmy mają Króla Komunikacji – komunikaty prasowe.

W dzisiejszych czasach każdy ma coś do powiedzenia, a współczesna komunikacja staje się coraz bardziej demokratyzowana i jest w zasięgu każdego, dlatego rozpowszechnianie przesłania nigdy nie było łatwiejsze.

Jednak dla organizacji komunikacja może być niezwykle delikatną sprawą. Relacjonowanie i rozpowszechnianie wiadomości wymaga wcześniejszego starannego planowania i przygotowania. Wiedza o tym, jakie tematy lub historie wzbudziłyby zainteresowanie odbiorców docelowych, może również pomóc firmom kontrolować narrację.

Media i prasa nadal w przeważającej mierze kontrolują trendy w branży. Firmy muszą pilnować wyczucia czasu i precyzji oraz stale śledzić trendy w obecnym krajobrazie medialnym. Pomaga to nie tylko w tworzeniu wpływowych historii, ale także odgrywa rolę w przekazywaniu ich historii przez strażników mediów: dziennikarzy.

Podczas gdy   oprogramowanie do monitorowania mediów   pomaga śledzić najnowsze wiadomości lub popularne tematy w branży, nadchodzi czas, kiedy firma ma własną, wartą opublikowania historię, którą można udostępnić. W tym miejscu komunikaty prasowe prezentują się jako cenne narzędzia komunikacji.

Przyjrzyjmy się bliżej komunikatom prasowym, ich zaletom i wskazówkom dotyczącym pisania własnych.

Czym jest informacja prasowa?

Komunikat prasowy to wiadomość lub oficjalne pisemne ogłoszenie, które firma wysyła do mediów, przeznaczone do rozpowszechniania wśród ogółu społeczeństwa. Komunikat prasowy jest również nazywany komunikatem prasowym, oświadczeniem prasowym, komunikatem elektronicznym („Erelease”) lub komunikatem medialnym.

Informacje prasowe są integralnym elementem każdej strategii public relations (PR) i komunikacji medialnej. Służą do rozpowszechniania wszelkich wiadomości, wiadomości lub ogłoszeń, które przedstawiają organizację w korzystnym świetle dla jej klientów.

W dobie mediów społecznościowych, tweetów i podcastów komunikaty prasowe wciąż mają swoje własne. Informacje prasowe mogą być wykorzystywane przez każdą firmę, która chce szybko i skutecznie dotrzeć do swoich odbiorców docelowych.

Kiedy wysłać informację prasową?

Słyszałeś kiedyś powiedzenie „śmieci jednego człowieka to skarb drugiego”? Odwrotna sytuacja również jest prawdziwa.

Informacje prasowe powinny być wykorzystywane, gdy firma ma do ogłoszenia coś ekscytującego lub przełomowego. Jednak to, co może być dla ciebie uważane za duże, niekoniecznie musi być takie samo dla innych.

Komunikat prasowy nie musi zaznaczać wszystkich tych pól, ale mocny komunikat prasowy zwykle zawiera dwa lub więcej z tych czynników.

Rodzaje komunikatów prasowych

Technicznie rzecz biorąc, komunikat prasowy może dotyczyć wszystkiego, co firma uważa za „warte opublikowania”. To powiedziawszy, pojawiły się wzorce w najczęstszych scenariuszach, w których komunikaty prasowe działają dobrze.

Ogłoszenie o finansowaniu

Niektóre z najpopularniejszych komunikatów prasowych to te, które ogłaszają rundy finansowania.

Te wydania natychmiast przyciągają wzrok, ponieważ klienci, partnerzy, inwestorzy, a nawet konkurenci są naturalnie ciekawi, które organizacje płyną na fali sukcesu. To wspaniały moment również dla firm, ponieważ runda finansowania jest świadectwem ich rozwoju i pozycji w branży.

Pisząc komunikat prasowy ogłaszający finansowanie, ważne jest, aby opisać, na co ta inwestycja zostanie wykorzystana, kto pomógł zebrać tę kwotę i co przyniesie firmie przyszłość. Tego rodzaju wypowiedzi prasowe są zwykle pisane w tonie podekscytowanym i optymistycznym.

Zobacz, jak G2 ogłosiło, że zostanie startowym jednorożcem po zebraniu w tym celu finansowania z serii D przykład komunikatu prasowego dotyczącego finansowania.

Źródło: G2

Zwróć uwagę, w jaki sposób ten komunikat prasowy odpowiada na pytania dotyczące tego, dlaczego podniesiono fundusze i jak te pieniądze zostaną wykorzystane w przyszłości.

Komunikat prasowy wydarzenia

Kiedy urządzasz przyjęcie urodzinowe, wysyłasz zaproszenia do wszystkich gości, organizujesz upominki na przyjęcie, ustalasz miejsce i wybierasz datę. Ale w jaki sposób zapewnisz, że wszyscy przyjdą na imprezę? Prawdopodobnie wyślesz przypomnienia i wykonasz kilka telefonów na kilka dni przed imprezą.

Wydarzenia w świecie biznesu są jak przyjęcia urodzinowe. Jedyna różnica polega na tym, że zaproszeni nie są tak skłonni do udziału w każdym wydarzeniu, na które otrzymają zaproszenie.

Brak przypomnień nie jest tutaj problemem, ponieważ tak wiele e-maili przypominających zalewa nasze skrzynki odbiorcze przed wydarzeniem. Problemem jest brak zainteresowania. Ludzie muszą być przekonani, że impreza jest warta zachodu. Pomijając różne poziomy zainteresowania, nie każdy ma lekki harmonogram. Ludzie muszą planować swoje harmonogramy z dużym wyprzedzeniem, zanim zdecydują się na randkę.

Informacje prasowe dotyczące wydarzeń są integralną częścią planu marketingowego wydarzenia. Komunikat prasowy dotyczący wydarzenia promuje warte opublikowania wydarzenie, które firma organizuje, uczestniczy lub sponsoruje. Dzięki temu wydarzenie zyskuje większą popularność, ponieważ ludzie czytają o nim na kanałach, które cenią.

Komunikaty prasowe dotyczące wydarzeń powinny również zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak miejsce, prezentowani goście lub prelegenci, najważniejsze wydarzenia, ceny i datę.

Jeśli starasz się zachęcić członków mediów lub szerszą publiczność do udziału, Twój czas jest tak samo ważny jak sam komunikat prasowy. Chcesz mieć pewność, że ludzie zostaną odpowiednio poinformowani, aby mogli odpowiednio zaplanować.

Sprawdź to   przykład komunikatu prasowego o wydarzeniu   gdzie G2 ogłasza udział w szczycie Oracle OpenWorld 2019. To ogłoszenie nie tylko wspomina o obecności G2 na prestiżowym spotkaniu, ale także mówi o charytatywnych intencjach G2 i planach jak najlepszego wykorzystania tego wydarzenia.

Źródło: G2

Mówiąc o inicjatywach charytatywnych, poniższe rodzaje informacji prasowych można wykorzystać, aby pokazać klientom, że Twojej firmie zależy na ważnych sprawach.

Komunikat prasowy inicjatywy charytatywnej

Firmy są bardziej świadome tego, jak mogą zwrócić społeczeństwo. Inicjatywy charytatywne stają się coraz bardziej powszechne (i nie bez powodu). Niestety, przy tak wielu korporacjach decydujących się na bardziej charytatywne, ogromna większość społeczeństwa nigdy nie słyszy o wszystkich dobrych uczynkach.

Komunikat prasowy inicjatywy charytatywnej to doskonała okazja, aby pokazać klientom, że zależy Ci na czymś więcej niż tylko na wyniku finansowym. Nie wspominając o tym, że serwisy informacyjne uwielbiają prezentować pozytywne historie, które równoważą atak negatywnych relacji.

Chociaż może się to wydawać doskonałą okazją do chwalenia się sobą, stąpaj ostrożnie. Najskuteczniejsze komunikaty prasowe podkreślają wartości firmy i gromadzą innych wokół słusznej sprawy.

Zobacz, jak G2 Gives ogłosiło plany pozyskania środków w tym zakresie   przykład komunikatu prasowego   aby OutRight Action International uznała Miesiąc Dumy.

Źródło: G2

Ogłaszamy nową kadrę kierowniczą

Chociaż każdy członek organizacji odgrywa kluczową rolę w pomaganiu firmie w rozwoju, niektóre kluczowe role pełnią funkcję twarzy firmy. Stanowiska kierownicze wyższego szczebla są pożądane i wysoce szanowane w większości branż. Dlatego ogłoszenie o obsadzeniu tych ról również wymaga odrobiny pizazzu.

Firmy wykorzystują nowy komunikat prasowy dotyczący zatrudniania, aby ogłosić istotne zmiany w kierownictwie. Ten rodzaj informacji prasowej, zwykle skoncentrowany na kadrze kierowniczej wysokiego szczebla, podsumowuje ich osiągnięcia zawodowe i zawiera informacje biograficzne. Zdjęcie nowego pracownika to standardowa praktyka.

Tego rodzaju oświadczenia prasowe wysyłają głośny i jasny komunikat: zaufaliśmy tej osobie, która pomoże nam przenieść naszą firmę na wyższy poziom.

Komunikaty prasowe nowozatrudnionych pokazują zaufanie do zespołu kierowniczego i deklarują w branży, że firma zatrudniła najlepszych ludzi do pracy. Jeśli Twoja firma właśnie zatrudniła znanego dyrektora od czołowego konkurenta, na przykład, zwiększa to wiarygodność – i dobry znak dla inwestorów. Możesz również przyjąć podobny format informacji prasowej za każdym razem, gdy awansujesz kogoś od wewnątrz na kluczowe stanowisko kierownicze.

Oto   przykład nowego ogłoszenia o zatrudnieniu   z DemandGenReport, kiedy Amanda Malko dołączyła do G2 jako nowy dyrektor ds. marketingu (CMO).

Źródło: DemandGenReport

Komunikat prasowy dotyczący nagrody

Każdego dnia ktoś na świecie wygrywa konkurs, o którym prawdopodobnie nie słyszymy. Na przykład, jeśli lokalna licealna drużyna piłkarska wygra stanowe play-offy, osoby spoza tego stanu mogą nawet nie być tego świadome.

Podobnie w przypadku prestiżowych ceremonii wręczenia nagród, takich jak Grammy lub Tony Awards, ludzie mogą nie wiedzieć, kto wygrał określoną kategorię, jeśli przegapili nagranie. Kanały nadawcze, które wymieniają wszystkich zwycięzców, mogą następnie oświecić tych, którzy przegapili transmisję na żywo.

Nagrody i wyróżnienia branżowe są standardem, ale jeśli publiczność nie jest tak głęboko zanurzona w przestrzeni, jak Ty, jest mało prawdopodobne, że kiedykolwiek o nich usłyszą. Komunikat prasowy dotyczący nagrody daje szansę na publiczne świętowanie swojego sukcesu. Informacje prasowe, które szczegółowo opisują osiągnięcia firmy, pomagają zweryfikować możliwości tej organizacji i zwiększyć wiarygodność.

Ten rodzaj informacji prasowej służy większemu celowi niż tylko informowanie odbiorców o wielkich wygranych. Ogłoszenia te mogą przyciągnąć uwagę potencjalnych klientów na każdym etapie lejka sprzedaży, inwestorów poszukujących wschodzących liderów w branży lub innych firm, które chcą budować partnerstwa.

Rozpowszechnianie informacji prasowej daje im wskazówki i pozycjonuje Cię jako lidera w branży.

Komunikat prasowy produktu

Nawet mega-korporacje, takie jak Apple, z legionami blogów fanów, forów i podcastów, nadal korzystają z komunikatów prasowych za każdym razem, gdy wprowadzany jest nowy produkt lub aktualizacja.

Czemu? Ponieważ te informacje prasowe zawierają wystarczająco dużo szczegółów, aby zaintrygować dziennikarzy. Wynikające z tego zamieszanie w mediach zamienia nadchodzącą premierę w spektakl, w który wszyscy wpadamy, pozwalając Apple kontrolować otaczającą ją narrację.

Dzięki komunikacie prasowemu na temat premiery produktu organizacje mogą ujawnić tylko tyle informacji o swoim najnowszym rozwiązaniu, aby zarysować powierzchnię i zafascynować publiczność. Chociaż dobrym pomysłem jest zamieszczenie istotnych informacji, takich jak cechy produktu, ceny i inne specyfikacje, spróbuj skupić się na kącie wpływu na konsumenta i wartości, jaką widzowie uzyskają dzięki tej premierze.

Firmy, które skupiają się na korzyściach płynących z tych nowych funkcji lub produktów (zamiast suchych specyfikacji technicznych), motywują media do podchwytywania ich historii i biegania z nimi. Czas ma kluczowe znaczenie. A ponieważ nie możesz utrzymać tak dużego zainteresowania w nieskończoność, często zobaczysz te komunikaty prasowe na krótko przed premierą.

Podobnie jak w przypadku zapowiedzi wprowadzenia produktów na rynek, aktualizacje lub rozszerzenia produktów są również doskonałą okazją do publikacji informacji prasowych. W takich sytuacjach spróbuj wyjaśnić, jakie zmiany zostały wprowadzone, powód tych zmian i dlaczego jest to korzystne dla odbiorców.

Kluczem do każdej informacji prasowej o wprowadzeniu produktu na rynek lub aktualizacji jest podkreślenie tego, co jest w nim dla konsumentów. Ponieważ to oni będą czytać to oświadczenie prasowe, najpierw musi ono odwoływać się do ich uczuć.

Komunikat prasowy dotyczący rebrandingu

Nowy wygląd to dobry powód do ogłoszenia. Wszelkie zmiany, które wpływają na wygląd lub funkcje organizacji, powinny być udostępniane odbiorcom.

Cokolwiek do tego skłania – niezależnie od tego, czy zmiana dotyczy nowego logo lub nazwy firmy, fuzji lub przejęcia, zmiany kierunku produktu – firmy muszą zwięźle wyjaśnić tę decyzję.

Komunikat prasowy dotyczący rebrandingu stanowi uzupełnienie szerszej strategii brandingowej. Organizacje są świadome, że ich klienci są przyzwyczajeni do określonej tożsamości. Firmy nie chcą, aby ich odbiorcy byli zdezorientowani podczas przejścia.

Komunikaty prasowe dotyczące rebrandingu zazwyczaj określają, co dokładnie się zmieni (logo, obsługiwana publiczność itp.) i próbują zainteresować odbiorców zmianą.

Komunikat prasowy partnerstwa

Od miesięcy negocjujesz nową umowę partnerską. Wydanie komunikatu prasowego to doskonały sposób na ogłoszenie wiadomości, gdy w końcu stanie się ona oficjalna.

Każda firma w partnerstwie zbudowała relacje z różnymi odbiorcami. Komunikat prasowy, który przemawia do obu społeczności, sprawi, że wszyscy znajdą się na tej samej stronie. Ponadto komunikat prasowy dotyczący partnerstwa pomaga każdej marce wykorzystać odbiorców drugiej, aby zapewnić sobie większą ekspozycję.

Komunikat prasowy partnerstwa daje również firmom możliwość wyjaśnienia, dlaczego podjęto decyzję. Chociaż może to być świetny znak dla inwestorów, celem tych komunikatów prasowych nie jest stricte finansowy. Komunikat prasowy dotyczący partnerstwa wzbudza również zainteresowanie klientów nowymi funkcjami, usługami lub doświadczeniami, do których uzyskają dostęp.

Sprawdź to   przykład komunikatu prasowego partnerstwa   który ogłasza oficjalne partnerstwo między G2 i Medallia.

Źródło: G2

Jak napisać informację prasową na różne okazje

Każdy rodzaj informacji prasowej lub oświadczenia prasowego różni się treścią i sposobem ich dystrybucji. Podczas gdy większość komunikatów prasowych ma podobny format, dobrze jest być świadomym czynników, które je od siebie odróżniają.

Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na napisanie informacji prasowych dotyczących różnego rodzaju wydarzeń i działań.

Jak napisać informację prasową dotyczącą wydarzenia

Wydarzenia są czasochłonne, więc ich komunikaty prasowe muszą to odzwierciedlać. Wpływa to nie tylko na treść, ale także na dystrybucję informacji prasowej. W takich sytuacjach mogą się przydać usługi dystrybucji komunikatów prasowych.

Podczas pisania komunikatu prasowego o wydarzeniu pamiętaj o następujących kwestiach:

• Podaj wystarczające informacje o wydarzeniu: Dobry gospodarz zapewnia, że ​​wszyscy zaproszeni mają prawidłowe informacje o imprezie i to samo dotyczy komunikatów prasowych dotyczących wydarzenia. Podaj szczegóły wydarzenia, w tym miejsce, prelegentów, liczbę osób uczestniczących i, co najważniejsze, datę. Staraj się, aby był jak najbardziej zwięzły, nie tracąc niczego ważnego.
• Wyjaśnij „dlaczego”: przy tak wielu organizacjach organizujących uroczyste imprezy i spotkania, wydarzenia stały się bezcenne. Pamiętaj, aby podkreślić, co odróżnia to wydarzenie od innych i jakie może przynieść korzyści uczestnikom.
• Wykorzystaj w pełni efekty wizualne: Wydarzenia są pełne możliwości robienia zdjęć. Postaraj się wstawić zdjęcia wydarzenia z poprzednich lat lub zdjęcia logo i brandingu wydarzenia. Pomaga to czytelnikom zwizualizować wydarzenie lub przynajmniej zapamiętać Twoją markę, aby mogli skojarzyć ją z Twoją firmą za każdym razem, gdy natkną się na treści promocyjne w Internecie.
• Zaplanuj dystrybucję informacji prasowych: czas jest najważniejszy, jeśli chodzi o informacje prasowe dotyczące wydarzeń. Najlepiej byłoby, gdyby Twój komunikat prasowy został rozesłany co najmniej tydzień przed dniem wydarzenia. Komunikat prasowy wydarzenia powinien być napisany wcześniej i rozesłany na kilka tygodni przed wydarzeniem lub natychmiast rozesłany. W obu przypadkach należy wymienić:
  • Natychmiastowa informacja: Jeśli wydarzenie zbliża się wielkimi krokami i potrzebujesz natychmiastowej informacji prasowej, umieść w nagłówku informację DO NATYCHMIASTOWEGO PUBLIKACJI (wszystko wielkimi literami), aby poinformować media, że ​​jesteś gotowy do natychmiastowego opublikowania informacji.
  • Embargo prasowe: Jeśli wydarzenie jest w późniejszym terminie, a Twoje oświadczenie prasowe jest już przygotowane, poczekaj z rozesłaniem informacji prasowej bliżej terminu wydarzenia. Aby zapewnić, że media wyślą komunikat prasowy we właściwym czasie, na linii daty publikacji w nagłówku lub w temacie należy wpisać „embargo do [konkretna data]”.

Jak napisać informację prasową dla nowego pracownika

Zatrudnienie nowych dyrektorów to dla firmy wielka sprawa. Przyjrzyjmy się niektórym punktom, o których należy pamiętać podczas pisania komunikatu prasowego dla nowego pracownika:

• Pokaż twarz nowego pracownika: za każdą rolą w organizacji kryje się twarz. Dołączenie obrazu do informacji prasowej umożliwia czytelnikom uzyskanie wizualnego odniesienia do najnowszego członka zespołu kierowniczego. Komunikaty prasowe z obrazami również działają lepiej, ponieważ ludzi przyciągają obrazy nad ciągłym tekstem.
• Dodaj cytaty od odpowiednich interesariuszy: chociaż cytaty są mile widzianym dodatkiem w każdym komunikacie prasowym, są one szczególnie ważne w ogłoszeniach o nowych pracownikach. W przypadku dużych korporacji czytelnicy chcą poznać przemyślenia i odczucia kadry kierowniczej dotyczące nowego pracownika. Cytaty kierownictwa wyższego szczebla są okazją do wykazania dobrej woli i optymizmu.
• Uwzględnij plany nowego pracownika na przyszłość: chociaż cytaty od interesariuszy są zawsze mile widziane, jest to doskonała okazja dla nowego pracownika, aby omówić swoje plany na przyszłość firmy i jak najlepiej wykorzystać tę nową rolę. Kilka linijek podkreślających ich wizję to dobry dodatek do tego typu informacji prasowej.

Jak napisać informację prasową dla nowego produktu

Komunikaty prasowe dotyczące produktów muszą balansować między informacją a zainteresowaniem. Podobnie jak w przypadku innych rodzajów informacji prasowych, treść dotyczy tematów, o których opinia publiczna byłaby zainteresowana. W przypadku wprowadzenia produktu na rynek lub aktualizacji produktu, chyba że produkt był czymś, czym publiczność była bardzo zafascynowana, może nie być tak atrakcyjna do przeczytania.

Oto kilka wskazówek, o których należy pamiętać podczas pisania informacji prasowej dotyczącej produktu:

• Utrzymuj konsumentów w centrum uwagi: Wprowadzane są nowe produkty lub zmiany w istniejącym produkcie, aby poprawić wrażenia klientów. Komunikat prasowy powinien przekazywać ten sam ton, zachowując dobro klienta jako priorytet i powód wszystkich istotnych zmian.
• Powstrzymaj się od bycia zbyt technicznym: komunikat prasowy nie jest miejscem na pisanie technicznych rękopisów. Podkreślenie możliwości produktu jest świetne, ale przeciętny konsument może nie wiedzieć lub nie dbać o wiedzę o zawiłościach produktu. Jeśli to możliwe, przełóż zmiany na wymierne korzyści.
  
  Na przykład, zamiast mówić „Womnikanałowa platforma BPMN, która wykorzystuje serwer Camunda”, oświadczenie prasowe może brzmieć: „Platforma przyjazna zespołowi biznesowemu, która skraca całkowity czas potrzebny na tworzenie podróży o 70%”.
• Wyróżnij obecnych klientów: Zadowoleni klienci są najlepszą miarą sukcesu. Posiadanie kilku wypowiedzi znanych klientów na temat ich doświadczeń z nowym produktem jest doskonałym uzupełnieniem informacji prasowej.

Jak napisać informację prasową do komunikacji kryzysowej

Każda firma widzi sprawiedliwy udział wzlotów i upadków, a kryzysy PR są częścią tego pakietu. Niewątpliwie komunikaty prasowe są dobrym narzędziem komunikacji kryzysowej. W czasie kryzysu i po nim opublikowanie dobrze sformułowanego oświadczenia w serwisach informacyjnych we właściwym czasie może pomóc firmom w odbudowie wizerunku marki.

Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas tworzenia komunikatu prasowego na wypadek kryzysu:

• Nie mów zbyt defensywnie: nikt nie lubi być wywoływany. W przypadku, gdy Twoja firma jest uwikłana w katastrofę PR, cofnij się o krok i zastanów się, jaka powinna być prawidłowa reakcja. Źle sformułowane oświadczenie prasowe wyrządza więcej szkody niż pożytku. Jeśli firma nie popełniła błędu i chce wyczyścić nazwę firmy, postaraj się, aby komunikat prasowy brzmiał neutralnie. Przedstaw swoją sprawę, odpowiedz na wszelkie pytania lub oskarżenia, które pojawiły się w tym okresie, i zakończ z optymizmem.
  
  Jeśli organizacja popełniła błąd, przekaż wiadomość, że firma nauczyła się na swoich błędach. Zachowaj skromny ton i skończ z obietnicą poprawy, w tym kroków, które są podejmowane w celu poprawy sytuacji.
• Wymień wszystkie fakty: to oczywiste, ale organizacje zapominają, że opinia publiczna może nie mieć dostępu do wszystkich faktów. Szczegóły dotyczące wydarzeń, które mają miejsce za kulisami iz dala od opinii publicznej, powinny być podane w komunikacie prasowym, jeśli dotyczy.
• Szybko prześlij odpowiedź: zanim ludzie zaczną przeprowadzać próby medialne online, wydaj oświadczenie, które oczyszcza powietrze i zapobiega rozprzestrzenianiu się kolejnych przypuszczeń lub plotek. Komunikat prasowy w odpowiednim czasie może zdusić kryzys w zarodku.

Korzyści z napisania komunikatu prasowego

Ustaliliśmy już, że informacje prasowe są integralną częścią każdej strategii public relations. Jednak komunikaty prasowe oferują więcej korzyści, które wykraczają poza zwykłe rozpowszechnianie wiadomości lub informacji wśród mas.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej korzyści.

1. Tworzy świadomość

Informacje prasowe są doskonałym narzędziem do generowania szumu i świadomości. Ponieważ komunikaty prasowe są migawką kluczowych momentów w życiu firmy, warto wykorzystać je do celów marketingowych.

Ponadto komunikaty prasowe zyskują znacznie większy nakład, gdy odbierają je bardziej znane media lub dziennikarze. W przypadku startupów, które nie mają silnej obecności na rynku, otrzymanie komunikatu prasowego odebranego przez znane media jest podobne do tego, że celebryta z listy A-list udostępnia swój post w mediach społecznościowych.

Nawet przedsiębiorstwa o ugruntowanej pozycji, które stale budują swoją obecność, muszą opierać się na mediach, aby rozpowszechniać swoje wiadomości. Dziennikarze mogą czerpać informacje prasowe prosto ze źródła (np. ze strony internetowej firmy lub z newsroomu) i tworzyć wokół nich fascynującą historię.

Media mają setki tysięcy (a nawet miliony) ludzi wśród swoich odbiorców. Nawet jeśli tylko niewielka część odkryje Twoją firmę za ich pośrednictwem, może to oznaczać znaczny wzrost rozpoznawalności marki – a wraz z rozpoznawaniem marki rośnie wiarygodność. Media zajęły dziesiątki lat, aby wzmocnić poczucie zaufania wśród swoich odbiorców. Każda powiązana z nimi organizacja czerpie niektóre z korzyści.

2. Buduje relacje z mediami

Dziennikarzy często nazywa się „strażnikami mediów”. Podczas gdy media społecznościowe pozwalają ludziom propagować własne historie, dziennikarze i wydawnictwa nadal głównie kontrolują prasę. Dlatego   relacje z mediami   jest nadal istotnym filarem każdej strategii komunikacyjnej.

Komunikaty prasowe pomagają rozwijać relacje z mediami i nawiązywać ciągły dialog z dziennikarzami poszukującymi kolejnej historii do omówienia. Krótko mówiąc, komunikaty prasowe budują symbiotyczną relację między dziennikarzami a firmami. Organizacja otrzymuje relacje w wiadomościach związanych z firmą, a dziennikarz dostaje kolejną historię, nad którą może pracować. Dostarczenie dziennikarzom nowych historii może zapoczątkować długotrwałą relację z nimi iz kolei z mediami.

3. Zwiększa widoczność firmy

Podobnie jak wszystkie formy treści pisanych, komunikaty prasowe świetnie nadają się do wydobywania soku z linków i rankingu słów kluczowych. Jeśli komunikat prasowy zawiera wiele aktualnych i wiecznie popularnych słów kluczowych, ma duże szanse na wysoką pozycję na stronach wyników wyszukiwania (SERP).

Załóżmy, że informacja prasowa zostaje odebrana przez media jako osobny post lub wykorzystana do wyjaśnienia innego, bardziej obszernego artykułu. W takim przypadku otrzyma linki zwrotne ze strony internetowej tego punktu sprzedaży. Jest to nie tylko świetny sposób na pozyskiwanie nowego ruchu z różnych źródeł, ale także przesuwa komunikat prasowy wyżej w rankingach SERP. Eksperci ds. optymalizacji pod kątem wyszukiwarek (SEO) i PR-owcy odbierają sobie i firmie kilka ogromnych wygranych.

Poza sferą SEO, komunikaty prasowe pomagają również zwiększyć widoczność firmy w inny sposób. Kiedy publikacja pisze historię o twoim komunikacie prasowym, jego odbiorcy stają się twoimi odbiorcami.

Być może masz już wielu klientów, ale większość z nich nie znajduje Twojego bloga, filmów z YouTube ani podcastów. Pojawianie się w mediach, które aktywnie konsumują – czy to Forbes, czy lokalne poranne wiadomości w telewizji – stawia Cię na ich radarze i pozwala na bezpośrednie połączenie z nimi. To samo dotyczy inwestorów lub innych firm, które mogą być zainteresowane partnerstwem.

Pojawienie się w mediach może sprawić, że Twoja wrażliwa na czas informacja prasowa będzie nieco bardziej wiecznie zielona. Jeśli artykuł napisany o komunikacie prasowym skupia się na szerszym obrazie, wpływ jest trwalszy niż w przypadku samego komunikatu.

4. Pomaga zarządzać wizerunkiem firmy

„Lustro, lustro na ścianie, kto jest najpiękniejszy z nich wszystkich?”

Posiadanie magicznego lustra, jak widać w klasycznym filmie Disneya o Królewnie Śnieżce i siedmiu krasnoludkach, które mówi, co działa, a co nie, bez wątpienia byłoby pomocne dla firm. Niestety, prawdziwy świat nie działa na prawach Disneya.

Monitorowanie mediów może w pewnym stopniu pomóc organizacjom w zarządzaniu reputacją, ale publiczny wizerunek organizacji może zmienić się niemal z dnia na dzień. Chociaż praktycznie niemożliwe jest śledzenie każdej minuty zmiany, która wpływa na sposób, w jaki opinia publiczna postrzega Twoją markę (oczywiście bez pomocy magicznego lustra), możliwe jest zarządzanie swoim wizerunkiem i zwalczanie fal negatywności na większą skalę .

Komunikaty prasowe mają być zgodne z faktami i przedstawiać ugruntowany pogląd na działalność organizacji. Kiedy domy mediowe odbierają je i wyświetlają na swoich kanałach, opinia publiczna, która konsumuje ich treści, uzna to za dokładny opis wydarzeń.

Dobrze sformułowany komunikat prasowy może wpłynąć na opinię publiczną i zrównoważyć wszelkie niekorzystne wiadomości, które mogą mieć wpływ na markę firmy.

5. Tania metoda rozpowszechniania przekazu firmy

Jedną z najważniejszych korzyści jest to, że informacje prasowe są opłacalnym sposobem na szybkie rozpowszechnianie informacji. Jest to szczególnie przydatne dla małych firm, które chcą zanurzyć palce w świecie PR.

Twój dział PR lub agencja może przygotować jedno oświadczenie i sprawnie rozesłać je do sieci członków mediów poszukujących świeżych treści. Najpopularniejsze witryny branżowe i publikacje są aktualizowane artykułami nawet 50 razy dziennie.

Całkowicie możliwe jest opublikowanie komunikatu prasowego w wiadomościach rano, tylko po to, aby dziennikarz napisał i opublikował artykuł na ten temat tego popołudnia.

Wyzwania związane z pisaniem komunikatu prasowego

Informacje prasowe mogą zdziałać wiele dobrego. Istnieje jednak kilka wyzwań związanych z terytorium. Przyjrzyjmy się niektórym wyzwaniom związanym z pisaniem informacji prasowej.

Mierzenie wpływu komunikatu prasowego

Istnieje wiele rzeczy, które można śledzić i oceniać, jeśli chodzi o informacje prasowe, takie jak nakład, wyświetlenia i ranking SERP. Ale jest jeden rażący problem z komunikatem prasowym: mierzenie jego wpływu na czytelników.

Jasne, możesz stwierdzić, czy komunikat prasowy trafia we właściwe notatki, jeśli porozmawiasz z kimś, kto go przeczytał i podzieli się swoimi przemyśleniami na ten temat. Nawet komentarze online mogą dać wskazówkę, co ludzie myślą o treści, którą właśnie przeczytali, i zrozumieć odczucia odbiorców. Ale praktycznie niemożliwe jest odróżnienie w czasie rzeczywistym, jak dana osoba myśli o komunikacie prasowym.

Co więcej, trudno powiązać jakiekolwiek osiągnięte korzyści z komunikatem prasowym. Na przykład ktoś mógł przeczytać Twoją informację prasową na kilka miesięcy przed wejściem w cykl sprzedaży. Trudno stwierdzić, czy komunikat prasowy był odpowiedzialny w jakiejś formie lub formie za popchnięcie prospektu do przodu.

Wydanie polaryzującego oświadczenia

Słowa mają moc budowania i niszczenia.

Informacje prasowe idealnie mówią o pozytywach firmy i bardzo trudno się z tym pomylić. Jednak komunikaty prasowe wysyłane w celu zarządzania kryzysem komunikacyjnym mogą pójść w obie strony.

Istnieje wiele możliwości niepowodzenia w komunikacie prasowym dotyczącym delikatnej sprawy. Jeśli opinia publiczna błędnie zrozumie którekolwiek ze słów użytych w komunikacie prasowym, firma może mieć jeszcze większy ogień w swoich rękach niż na początku.

Dotyczy to każdego, kto występuje publicznie. To, jak prezentujesz się lub organizację, może wpłynąć na opinię publiczną na temat biznesu. Wszystko, co ma być widoczne dla publiczności, musi zostać dokładnie sprawdzone przed opublikowaniem.

Chociaż koncepcja informacji prasowych nie jest nowa, obecnie nastąpiła zmiana w sposobie ich tworzenia. Zazwyczaj standardowa informacja prasowa zawiera informacje o akcji lub wydarzeniu związanym z firmą, kilka cytatów, które utrwalają propozycję organizacji oraz elementy, takie jak linki, obrazy i szablon firmy, aby dodać więcej mięsa i wartości do treści.

Zrozumienie podstawowych elementów i formatu informacji prasowych zaprowadzi Cię daleko. Dziennikarze są bardziej skłonni do nagradzania Cię relacjami w mediach, gdy przesyłane przez Ciebie treści są tak skonstruowane, aby przyciągnąć ich uwagę.

To powiedziawszy, nawet najbardziej standardowe komunikaty prasowe mogą się wyróżniać, jeśli autor korzysta z najlepszych praktyk branżowych.

Przyjrzyjmy się bliżej sprawdzonym praktykom podczas pisania komunikatu prasowego.

1. Zdefiniuj i wyznacz cele

Na każdą okazję jest informacja prasowa. Oczywiście cel każdego komunikatu prasowego będzie inny, dlatego ważne jest, aby zdefiniować cele przed napisaniem i opublikowaniem komunikatu prasowego.

Zadaj sobie pytanie: „Jaki jest końcowy cel tego całego ćwiczenia?” Jeśli celem jest budowanie wiarygodności lub zwiększanie świadomości, format i treść komunikatu prasowego odpowiednio się zmienią.

Pisząc informacje prasowe, zastanów się, co chcesz osiągnąć. Określenie celu na samym początku jest ważne, ponieważ musisz zaplanować inną strategię dla każdego wydania. Nawet rodzaje mediów i dziennikarzy, do których zwracasz się z każdą informacją prasową, będą się różnić.

2. Pisz dla dziennikarzy, nie dla siebie

Twoja informacja prasowa przejdzie przez ręce dziennikarza, zanim ujrzy światło dzienne. Staraj się pisać, pamiętając o ich wytycznych, stylach pisania i celach.

Osoby medialne widzą wiele ofert w ciągu dnia, więc postaraj się, aby Twoja informacja prasowa wyróżniała się lepszą treścią, faktami i unikalnym kątem narracji. Staraj się, aby wszystkie informacje w nagłówku i pierwszym akapicie były dostępne.

Jeśli tytuł i nagłówek widocznie zawierają przydatne szczegóły, dziennikarze są bardziej skłonni do wypychania tego i nadawania temu prasie w sposób, na jaki zasługuje.

3. Ustal grupę docelową

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Postaraj się przedstawić historię, która nie była wcześniej omawiana. Nawet jeśli historia nie wydaje się niewiarygodnie niezwykła, dodaj wartość do swoich treści za pomocą danych lub badań, które nie zostały zgłoszone przez żadne inne media.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.