Cómo escribir un comunicado de prensa que llame la atención de la gente

Los antiguos griegos tenían al dios de los mensajeros, pero las empresas modernas tienen al rey de las comunicaciones: comunicados de prensa.

Todo el mundo tiene algo que decir en estos días y con la comunicación moderna cada vez más democratizada y al alcance de todos, difundir un mensaje nunca ha sido tan fácil.

Para las organizaciones, sin embargo, las comunicaciones pueden ser un asunto extremadamente delicado. Cubrir y distribuir noticias requiere una cuidadosa planificación y preparación de antemano. Saber qué temas o historias despertarían el interés del público objetivo también puede ayudar a las empresas a controlar la narrativa.

La cobertura de los medios y la prensa todavía controlan predominantemente las tendencias en la industria. Las empresas necesitan afinar el tiempo y la precisión, y estar constantemente al tanto de las tendencias en el panorama actual de los medios. Esto no solo les ayuda a crear historias impactantes, sino que también juega un papel importante en lograr que sus historias superen a los guardianes de los medios: los periodistas.

Tiempo   software de monitoreo de medios   le ayuda a realizar un seguimiento de las últimas noticias o temas de actualidad dentro de una industria, llega un momento en que una empresa tiene su propia historia de interés periodístico para compartir. Aquí es donde los comunicados de prensa se presentan como valiosas herramientas de comunicación.

Echemos un vistazo más de cerca a los comunicados de prensa, sus beneficios y consejos para escribir los suyos propios.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una noticia o un anuncio oficial por escrito que una empresa emite a los medios de comunicación, destinado a ser distribuido al público en general. Un comunicado de prensa también se conoce como comunicado de prensa, comunicado de prensa, comunicado electrónico ("Erelease") o comunicado de prensa.

Los comunicados de prensa son un componente integral de cualquier estrategia de relaciones públicas (PR) y comunicación con los medios. Se utilizan para difundir noticias, mensajes o anuncios que pintan una organización de manera favorable para sus clientes.

En la era de las redes sociales, los tuits y los podcasts, los comunicados de prensa siguen siendo válidos. Los comunicados de prensa pueden ser utilizados por cualquier empresa que desee llegar a su público objetivo de forma rápida y eficaz.

¿Cuándo enviar un comunicado de prensa?

¿Alguna vez escuchó el dicho "la basura de un hombre es el tesoro de otro hombre"? Lo contrario también es cierto.

Los comunicados de prensa deben utilizarse siempre que una empresa tenga algo emocionante o innovador que anunciar. Sin embargo, lo que puede ser considerado grande para usted puede no serlo necesariamente para los demás.

Un comunicado de prensa no necesita marcar todas estas casillas, pero un comunicado de prensa sólido generalmente contiene dos o más de estos factores.

Tipos de comunicados de prensa

Técnicamente, un comunicado de prensa puede ser sobre cualquier cosa que una empresa considere "de interés periodístico". Dicho esto, han surgido patrones con los escenarios más comunes donde los comunicados de prensa funcionan bien.

Anuncio de financiación

Algunos de los comunicados de prensa más populares son los que anuncian rondas de financiación.

Estos lanzamientos atraen instantáneamente la atención porque los clientes, socios, inversionistas e incluso competidores sienten curiosidad por saber qué organizaciones están montando la ola del éxito. También es un momento brillante para las empresas, ya que una ronda de financiación es un testimonio de su crecimiento y posición en la industria.

Al escribir un comunicado de prensa que anuncie la financiación, es importante cubrir para qué se utilizará esa inversión, quién ayudó a recaudar esta cantidad y qué le depara el futuro a la empresa. Este tipo de comunicados de prensa suelen estar escritos en un tono emocionado y optimista.

Eche un vistazo a cómo G2 anunció convertirse en un unicornio de inicio después de recaudar fondos de la Serie D en este ejemplo de comunicado de prensa de financiación.

Fuente: G2

Observe cómo este comunicado de prensa aborda las preguntas sobre por qué se recaudaron los fondos y cómo se utilizará este dinero en el futuro.

Comunicado de prensa del evento

Cuando organiza una fiesta de cumpleaños, envía invitaciones a todos los invitados, organiza los favores de la fiesta, establece un lugar y elige una fecha. Pero, ¿cómo te asegurarías de que todos asistan a la fiesta? Es probable que envíes recordatorios y hagas algunas llamadas telefónicas unos días antes de la fiesta.

Los eventos en el mundo de los negocios son como las fiestas de cumpleaños. La única diferencia es que los invitados no están tan dispuestos a asistir a todos los eventos para los que reciben una invitación.

La falta de recordatorios no es el problema aquí, con tantos correos electrónicos de recordatorio inundando nuestras bandejas de entrada antes de un evento. El problema es la falta de interés. La gente necesita estar convencida de que un evento vale la pena. Aparte de los diferentes niveles de interés, no todo el mundo tiene un horario ligero. Las personas necesitan planificar sus horarios con anticipación antes de poder comprometerse con una cita.

Los comunicados de prensa de eventos son una parte integral de un plan de marketing de eventos. Un comunicado de prensa de un evento promueve un evento de interés periodístico que una empresa organiza, asiste o patrocina. Esto ayuda a que el evento gane más tracción con las personas que lo leen en los canales que valoran.

Los comunicados de prensa del evento también deben contener toda la información necesaria, como el lugar, los invitados u oradores destacados, los aspectos más destacados, el precio y la fecha.

Si está tratando de lograr que asistan los miembros de los medios o una audiencia más amplia, entonces su tiempo es tan importante como el comunicado de prensa en sí. Desea asegurarse de avisar a las personas con suficiente anticipación para que puedan planificar en consecuencia.

Mira esto   ejemplo de comunicado de prensa de un evento   donde G2 anuncia su participación en la cumbre Oracle OpenWorld 2019. Este anuncio no solo menciona la presencia de G2 en la prestigiosa reunión, sino que también habla sobre las intenciones benéficas y los planes de G2 para aprovechar al máximo el evento.

Fuente: G2

Hablando de iniciativas benéficas, los siguientes tipos de comunicados de prensa se pueden utilizar para mostrar a los clientes que su empresa se preocupa por causas importantes.

Comunicado de prensa de la iniciativa solidaria

Las empresas son más conscientes de cómo pueden retribuir a la sociedad. Las iniciativas benéficas se han vuelto cada vez más comunes (y por una buena razón). Desafortunadamente, con tantas corporaciones que deciden ser más caritativas, la gran mayoría del público nunca se entera de todas las buenas obras que se están haciendo.

Un comunicado de prensa de una iniciativa benéfica es la oportunidad perfecta para mostrar a los clientes que le importa más que el resultado final. Sin mencionar que a los medios de comunicación les encanta presentar historias agradables que equilibren la avalancha de cobertura negativa.

Si bien esto puede parecer una excelente oportunidad para presumir de ti mismo, actúa con cautela. Los comunicados de prensa más efectivos resaltan los valores de la empresa y reúnen a otros en torno a una buena causa.

Mire cómo G2 Gives anunció sus planes para recaudar fondos en este   ejemplo de nota de prensa   para que OutRight Action International reconozca el Mes del Orgullo.

Fuente: G2

Anuncio de la contratación de un nuevo ejecutivo

Si bien cada miembro de una organización desempeña un papel vital para ayudar a la empresa a avanzar, algunos roles críticos actúan como la cara de un negocio. Los roles de liderazgo sénior son codiciados y muy venerados en la mayoría de las industrias. Por lo tanto, el anuncio para llenar estos roles también requiere algo de dinamismo.

Las empresas utilizan un comunicado de prensa de contratación nueva para anunciar cambios de liderazgo esenciales. Generalmente enfocado en ejecutivos de alto nivel, este tipo de comunicado de prensa resume sus logros profesionales y ofrece información biográfica. Una foto del nuevo empleado es una práctica estándar.

Este tipo de comunicados de prensa envían un mensaje fuerte y claro: esta es la persona en la que hemos confiado para ayudar a llevar a nuestra empresa al siguiente nivel.

Los comunicados de prensa de nuevas contrataciones muestran confianza en el equipo de liderazgo y declaran a la industria que la empresa ha contratado a las mejores personas para el trabajo. Si su empresa acaba de contratar a un ejecutivo conocido de un competidor importante, por ejemplo, eso es un impulso de credibilidad y una buena señal para los inversores. También puede adoptar un formato de comunicado de prensa similar siempre que haya ascendido a alguien desde dentro a un puesto ejecutivo clave.

Aquí hay un   ejemplo de anuncio de nueva contratacion   de DemandGenReport cuando Amanda Malko se unió a G2 como la nueva directora de marketing (CMO).

Fuente: DemandGenReport

Comunicado de prensa del premio

Todos los días, alguien en el mundo gana una competencia de la que probablemente no sepamos nada. Por ejemplo, si el equipo de fútbol de una escuela secundaria local gana los playoffs estatales, es posible que las personas fuera de ese estado ni siquiera se den cuenta.

De manera similar, con ceremonias de premios prestigiosas como los premios Grammy o los premios Tony, es posible que las personas no sepan quién ganó una categoría en particular si se perdieron la grabación. Los canales de transmisión que mencionan a todos los ganadores podrían entonces iluminar a aquellos que se perdieron la transmisión en vivo.

Los premios y elogios de la industria son estándar, pero a menos que su audiencia esté tan inmersa en el espacio como usted, es poco probable que alguna vez escuchen sobre ellos. Un comunicado de prensa del premio le da la oportunidad de celebrar su éxito públicamente. Los comunicados de prensa que detallan los logros de una empresa ayudan a validar las capacidades de esa organización y aportan más credibilidad.

Este tipo de comunicado de prensa tiene un propósito mayor que simplemente informar a la audiencia sobre las grandes ganancias. Estos anuncios pueden llamar la atención de clientes potenciales en cualquier etapa del embudo de ventas, inversores que buscan líderes emergentes dentro de la industria u otras empresas que buscan establecer asociaciones.

Distribuir un comunicado de prensa les da pistas y lo posiciona a usted como líder de la industria.

comunicado de prensa del producto

Incluso las megacorporaciones como Apple, con legiones de blogs, foros y podcasts de fans, continúan usando comunicados de prensa cada vez que se lanza un nuevo producto o una actualización.

¿Por qué? Porque estos comunicados de prensa ofrecen suficientes detalles para intrigar a los periodistas. La ráfaga resultante de cobertura mediática convierte el próximo lanzamiento en un espectáculo en el que todos quedamos atrapados, lo que le permite a Apple controlar la narrativa que lo rodea.

Con un comunicado de prensa de lanzamiento de producto, las organizaciones pueden revelar la información suficiente sobre su última solución para arañar la superficie y fascinar a la audiencia. Si bien es una buena idea incluir información pertinente, como las características del producto, el precio y otras especificaciones, trate de enfocarse en el ángulo del impacto en el consumidor y el valor que la audiencia obtendrá con este lanzamiento.

Las empresas que se enfocan en los beneficios de estas nuevas características o productos (en lugar de especificaciones técnicas secas) motivan a los medios a retomar su historia y seguirla. El tiempo es crítico. Y dado que no puede mantener ese alto interés para siempre, a menudo verá que estos comunicados de prensa aparecen poco antes del lanzamiento.

Al igual que los anuncios de lanzamiento de productos, las actualizaciones o expansiones de productos también son excelentes ocasiones para un comunicado de prensa. Con estas situaciones, intente explicar qué cambios se realizaron, la razón detrás de estos cambios y por qué esto beneficia a la audiencia.

La clave para cualquier lanzamiento de producto o comunicado de prensa de actualización es enfatizar lo que hay para los consumidores. Dado que ellos son los que leerán este comunicado de prensa, primero debe apelar a sus sentimientos.

Comunicado de prensa de cambio de marca

Un nuevo aspecto es una buena razón para un anuncio. Cualquier cambio que afecte la apariencia o el funcionamiento de la organización debe compartirse con la audiencia.

Independientemente de lo que provoque esto, ya sea que el cambio sea un nuevo logotipo o el nombre de la empresa, una fusión o adquisición, un cambio en la dirección del producto, las empresas deben explicar esta decisión de manera sucinta.

Un comunicado de prensa de cambio de marca complementa una estrategia de marca más amplia. Las organizaciones son conscientes de que sus clientes están acostumbrados a una identidad específica. Las empresas no quieren que su audiencia se confunda durante la transición.

Los comunicados de prensa de cambio de marca generalmente especifican qué cambiará exactamente (logotipo, audiencia atendida, etc.) e intentan entusiasmar a la audiencia con el cambio.

Comunicado de prensa de la asociación

Has estado negociando un nuevo acuerdo de asociación durante meses. Publicar un comunicado de prensa es la manera perfecta de anunciar la noticia una vez que finalmente sea oficial.

Cada negocio en una sociedad ha construido una relación con sus distintas audiencias. Un comunicado de prensa que atraiga a ambas comunidades pondrá a todos en la misma página. Además, un comunicado de prensa de la asociación ayuda a cada marca a aprovechar la audiencia de la otra para asegurar una mayor exposición.

Un comunicado de prensa de la asociación también brinda a las empresas la oportunidad de explicar por qué se tomó la decisión. Si bien puede ser una gran señal para los inversores, el propósito de estos comunicados de prensa va más allá de ser estrictamente financiero. Un comunicado de prensa de la asociación también entusiasma a los clientes con las nuevas funciones, servicios o experiencias a los que tendrán acceso.

Mira esto   ejemplo de comunicado de prensa de una asociación   que anuncia la asociación oficial entre G2 y Medallia.

Fuente: G2

Cómo escribir un comunicado de prensa para diferentes ocasiones

Cada tipo de comunicado de prensa o declaración de prensa difiere en contenido y en la forma en que se distribuye. Si bien la mayoría de los comunicados de prensa siguen un formato similar, es bueno conocer los factores que diferencian a uno de otro.

A continuación se presentan algunas formas de escribir un comunicado de prensa para diferentes tipos de eventos y actividades.

Cómo escribir un comunicado de prensa para un evento

Los eventos son sensibles al tiempo, por lo que sus comunicados de prensa deben reflejar eso. Esto no solo afecta el contenido sino también la distribución del comunicado de prensa. Los servicios de distribución de comunicados de prensa pueden ser útiles en estas ocasiones.

Tenga en cuenta los siguientes puntos al escribir un comunicado de prensa del evento:

• Brinda suficientes detalles sobre el evento: un buen anfitrión se asegura de que todos los invitados tengan la información correcta sobre la fiesta, y lo mismo ocurre con los comunicados de prensa del evento. Mencione detalles sobre el evento, incluido el lugar, los oradores, la cantidad de personas que asistirán y, lo que es más importante, la fecha. Trate de mantenerlo lo más conciso posible sin perder nada importante.
• Explique el "por qué": con tantas organizaciones organizando fiestas y reuniones de celebración, los eventos se han convertido en una moneda de diez centavos la docena. Asegúrese de enfatizar qué hace que este evento sea diferente de los demás y cómo podría beneficiar a los asistentes.
• Aproveche al máximo las imágenes: los eventos están repletos de oportunidades para tomar fotografías. Intente insertar fotos del evento de años anteriores o imágenes del logotipo y la marca del evento. Esto ayuda a los lectores a visualizar el evento o, al menos, a recordar su marca para que puedan asociarla con su empresa cada vez que encuentren contenido promocional en línea.
• Planifique la distribución de comunicados de prensa: el tiempo es esencial cuando se trata de comunicados de prensa de eventos. Lo ideal es que su comunicado de prensa se distribuya al menos una semana antes del día del evento. Se debe escribir un comunicado de prensa del evento con anticipación y distribuirlo varias semanas antes del evento o enviarlo de inmediato. En cualquier caso, debe mencionarse lo siguiente:
  • Publicación inmediata: si el evento se acerca rápidamente y necesita que el comunicado de prensa se publique de inmediato, incluya PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA (en mayúsculas) en el encabezado para que los medios de comunicación sepan que está listo para publicar la información de inmediato.
  • Embargo de prensa: si el evento es en una fecha posterior y su comunicado de prensa ya está preparado, espere para distribuir su comunicado de prensa más cerca de la fecha del evento. Para asegurarse de que los medios de comunicación envíen el comunicado de prensa en el momento adecuado, mencione "embargado hasta [fecha particular]" en la fecha de publicación en el encabezado o en la línea de asunto.

Cómo escribir un comunicado de prensa para un nuevo empleado

Las nuevas contrataciones de ejecutivos son un gran problema para una empresa. Veamos algunos de los puntos a tener en cuenta al escribir un comunicado de prensa para una nueva contratación:

• Muestre la cara del nuevo empleado: hay una cara detrás de cada rol en una organización. Adjuntar una imagen al comunicado de prensa permite a los lectores obtener una referencia visual del miembro más nuevo del equipo de liderazgo. Los comunicados de prensa con imágenes también funcionan mejor, ya que las personas se sienten atraídas por las imágenes sobre el texto continuo.
• Agregue citas de partes interesadas relevantes: si bien las citas son una adición bienvenida en cualquier comunicado de prensa, son especialmente vitales en los anuncios de nuevas contrataciones. Para las grandes corporaciones, los lectores quieren saber los pensamientos y sentimientos de los ejecutivos con respecto a la nueva contratación. Las citas de los líderes principales son oportunidades para mostrar buena voluntad y optimismo.
• Incluya los planes del nuevo empleado para el futuro: si bien siempre se agradecen las citas de las partes interesadas, esta es una excelente oportunidad para que el nuevo empleado elabore sus planes para el futuro de la empresa y cómo planea aprovechar al máximo este nuevo rol. Un par de líneas que destaquen su visión son un buen complemento en este tipo de comunicado de prensa.

Cómo escribir un comunicado de prensa para un nuevo producto

Los comunicados de prensa de productos deben equilibrar entre ser informativos e interesantes. Al igual que con otros tipos de comunicados de prensa, el contenido gira en torno a temas sobre los que el público estaría interesado en leer. Con el lanzamiento de un producto o la actualización de un producto, a menos que el producto sea algo que apasione mucho a la audiencia, puede que no sea tan atractivo de leer.

Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta al escribir un comunicado de prensa del producto:

• Mantener a los consumidores en el centro: se introducen nuevos productos o cambios en un producto existente para mejorar la experiencia del cliente. El comunicado de prensa debe transmitir el mismo tono, manteniendo el bienestar del cliente como la prioridad y la razón detrás de todos los cambios significativos.
• Absténgase de ser demasiado técnico: un comunicado de prensa no es el lugar para sacar manuscritos técnicos. Resaltar las capacidades del producto es excelente, pero es posible que el consumidor promedio no sepa o no le interese conocer las complejidades del producto. Si es posible, traduzca los cambios en beneficios cuantificables.
  
  Por ejemplo, en lugar de decir: "Una plataforma BPMN omnicanal que utiliza el servidor Camunda", el comunicado de prensa podría decir: "Una plataforma amigable para el equipo comercial que reduce el tiempo total necesario para crear viajes en un 70 %".
• Presenta a los clientes existentes: los clientes satisfechos son la mejor medida del éxito. Tener clientes destacados dando algunas citas sobre su experiencia con el nuevo producto es una excelente adición al comunicado de prensa.

Cómo escribir un comunicado de prensa para comunicaciones de crisis

Cada negocio ve su parte justa de altibajos, y las crisis de relaciones públicas son parte de ese paquete. Sin duda, las notas de prensa son una buena herramienta de comunicación de crisis. Durante y después de una crisis, publicar una declaración bien redactada en los medios de comunicación en el momento adecuado puede ayudar a las empresas a rehabilitar su imagen de marca.

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al crear un comunicado de prensa para cualquier crisis:

• No suene demasiado a la defensiva: a nadie le gusta que lo llamen. En caso de que su empresa se vea envuelta en un desastre de relaciones públicas, dé un paso atrás y piense cuál debería ser la respuesta correcta. Un comunicado de prensa mal redactado hace más daño que bien. Si la empresa no ha cometido un error y quiere limpiar el nombre de la empresa, intente que el comunicado de prensa suene neutral. Exponga su caso, aborde cualquier pregunta o acusación que haya surgido durante este período y termine con una nota optimista.
  
  Si la organización ha cometido un error, envíe el mensaje de que la empresa ha aprendido de sus errores. Mantenga un tono humilde y termine con una promesa de hacerlo mejor, incluidos los pasos que se están tomando para mejorar la situación.
• Mencione todos los hechos: esto es evidente, pero las organizaciones olvidan que es posible que el público no tenga todos los hechos disponibles. Los detalles sobre los eventos que ocurren tras bambalinas y lejos del ojo público deben mencionarse en el comunicado de prensa, si corresponde.
• Envíe una respuesta rápidamente: antes de que las personas comiencen a realizar pruebas de medios en línea, publique una declaración que despeje el aire y evite que se propaguen más suposiciones o rumores. Un comunicado de prensa oportuno puede cortar una crisis de raíz.

Beneficios de escribir un comunicado de prensa

Ya hemos establecido que los comunicados de prensa son una parte integral de cualquier estrategia de relaciones públicas. Sin embargo, los comunicados de prensa cuentan con más beneficios que van más allá de simplemente difundir un mensaje o información a las masas.

Echemos un vistazo más de cerca a cada beneficio.

1. Crea conciencia

Los comunicados de prensa son una excelente herramienta para generar rumores y conciencia. Dado que los comunicados de prensa son una instantánea de los momentos clave en la vida útil de una empresa, tiene sentido utilizarlos con fines de marketing.

Además, los comunicados de prensa tienen mucha más circulación cuando los medios de comunicación o los periodistas más destacados los recogen. Para las nuevas empresas que no tienen una fuerte presencia en el mercado, obtener un comunicado de prensa recogido por un medio de comunicación conocido es similar a tener una celebridad A-lister compartir su publicación en las redes sociales.

Incluso las empresas establecidas que han construido una presencia de manera constante necesitan apoyarse en los medios de comunicación para difundir sus noticias. Los periodistas pueden obtener comunicados de prensa directamente de la fuente (es decir, el sitio web o la redacción de la empresa) y crear una historia convincente a su alrededor.

Los medios de comunicación tienen cientos de miles (o incluso millones) de personas en sus audiencias. Incluso si solo una pequeña parte descubre su empresa a través de ellos, puede significar un aumento significativo en el reconocimiento de la marca, y con el reconocimiento de la marca viene la credibilidad. A los medios de comunicación les ha llevado décadas fomentar un sentido de confianza en sus audiencias. Cualquier organización asociada con ellos obtiene algunos de los beneficios.

2. Construye relaciones con los medios

A los periodistas a menudo se les llama “los guardianes de los medios”. Si bien las redes sociales han permitido que las personas propaguen sus propias historias, los periodistas y las editoriales aún controlan predominantemente la prensa. Esta es la razón por   relaciones con los medios   sigue siendo un pilar vital de cualquier estrategia de comunicación.

Los comunicados de prensa ayudan a fomentar las relaciones con los medios y crean un diálogo continuo con los periodistas que buscan la próxima historia para cubrir. En pocas palabras, los comunicados de prensa forjan una relación simbiótica entre periodistas y empresas. Una organización obtiene cobertura de noticias relacionadas con la empresa y un periodista obtiene otra historia en la que trabajar. Proporcionar a los periodistas nuevas historias puede impulsar una relación duradera con ellos y, a su vez, con los medios.

3. Aumenta la visibilidad de la empresa

Al igual que todas las formas de contenido escrito, los comunicados de prensa son excelentes para extraer el jugo de los enlaces y clasificar las palabras clave. Si un comunicado de prensa contiene una gran cantidad de palabras clave de actualidad y perennes, tiene buenas posibilidades de clasificarse en los primeros lugares de las páginas de resultados de los motores de búsqueda (SERP).

Supongamos que un medio de comunicación recoge un comunicado de prensa, ya sea como una publicación separada o se usa para dilucidar otro artículo más extenso. En ese caso, obtendrá vínculos de retroceso del sitio web de ese punto de venta. Esta no solo es una excelente manera de obtener nuevo tráfico de diferentes fuentes, sino que también empuja el comunicado de prensa más arriba en el ranking SERP. Los expertos en optimización de motores de búsqueda (SEO) y los especialistas en relaciones públicas se llevan un par de grandes ganancias para ellos y la empresa.

Más allá del ámbito del SEO, los comunicados de prensa también ayudan a aumentar la visibilidad de una empresa de otra manera. Cuando una publicación escribe una historia sobre su comunicado de prensa, su audiencia se convierte en su audiencia.

Es posible que ya tenga muchos clientes, pero la mayoría no encuentran su blog, videos de YouTube o podcasts. Aparecer en los medios que consumen activamente, ya sea Forbes o sus noticias locales de la mañana en la televisión, lo coloca en su radar y le permite conectarse con ellos directamente. Lo mismo ocurre con los inversores u otras empresas que puedan estar interesadas en una sociedad.

Aparecer en un medio de comunicación puede hacer que su comunicado de prensa, que de otro modo sería sensible al tiempo, sea un poco más perenne. Si un artículo escrito sobre el comunicado de prensa se enfoca en el panorama general, el impacto es más duradero de lo que hubiera sido con el comunicado solo.

4. Ayuda a gestionar la imagen de la empresa

“Espejo, espejo en la pared, ¿quién es la más hermosa de todas?”

Tener un espejo mágico, como se ve en el clásico de Disney Blancanieves y los siete enanitos, que te dice qué funciona y qué no, sin duda sería útil para las empresas. Lamentablemente, el mundo real no se rige por las leyes de Disney.

El monitoreo de medios puede ayudar a las organizaciones con la gestión de la reputación hasta cierto punto, pero la imagen pública de una organización puede cambiar casi de la noche a la mañana. Si bien es prácticamente imposible controlar cada minuto de cambio que afecta la forma en que el público percibe su marca (sin la ayuda de un espejo mágico, por supuesto), es posible administrar su imagen y combatir las olas de negatividad a mayor escala. .

Se supone que los comunicados de prensa son precisos en cuanto a los hechos y representan una visión fundamentada de los progresos de la organización. Cuando los medios de comunicación los recojan y los publiquen en sus canales, el público que consume su contenido considerará que se trata de un relato preciso de los acontecimientos.

Un comunicado de prensa bien redactado puede influir en la opinión pública y compensar cualquier noticia desfavorable que pueda afectar la marca de la empresa.

5. Método de bajo costo para difundir el mensaje de una empresa

Uno de los beneficios más significativos es que los comunicados de prensa son una forma rentable de distribuir información rápidamente. Esto es especialmente bueno para las pequeñas empresas que buscan sumergirse en el mundo de las relaciones públicas.

Su departamento o agencia de relaciones públicas puede preparar una declaración y distribuirla de manera eficiente a una red de miembros de los medios que buscan contenido nuevo. Los sitios y publicaciones más populares de la industria se actualizan con artículos hasta 50 veces al día.

Es completamente posible publicar un comunicado de prensa en un cable de noticias por la mañana, solo para que un periodista escriba y publique una historia al respecto esa tarde.

Desafíos de escribir un comunicado de prensa

Los comunicados de prensa pueden hacer mucho bien. Sin embargo, hay algunos desafíos que vienen con el territorio. Veamos algunos de los desafíos de escribir un comunicado de prensa.

Medir el impacto de un comunicado de prensa

Hay muchas cosas que se pueden rastrear y evaluar cuando se trata de comunicados de prensa, como la circulación, las impresiones y la clasificación SERP. Pero hay un problema evidente con un comunicado de prensa: medir su impacto en los lectores.

Claro, puede saber si un comunicado de prensa toca las notas correctas si habla con alguien que lo leyó y comparte sus pensamientos al respecto. Incluso los comentarios en línea pueden brindarle una indicación de cómo se sienten las personas con respecto al contenido que acaban de leer y comprender los sentimientos de la audiencia. Pero es prácticamente imposible discernir cómo se siente una persona acerca del comunicado de prensa en tiempo real.

Además, es difícil asociar cualquier ganancia lograda con un comunicado de prensa. Por ejemplo, alguien podría haber leído su comunicado de prensa unos meses antes de entrar en el ciclo de ventas. Es difícil concluir si el comunicado de prensa fue responsable de alguna forma de impulsar la perspectiva.

Lanzamiento de una declaración polarizadora

Las palabras tienen el poder tanto de construir como de destruir.

Lo ideal es que los comunicados de prensa hablen sobre los aspectos positivos de una empresa y es muy difícil equivocarse con eso. Sin embargo, los comunicados de prensa que se envían para gestionar una crisis de comunicaciones pueden ir en cualquier dirección.

Hay muchas oportunidades de fracaso en un comunicado de prensa destinado a manejar un asunto delicado. Si el público malinterpreta cualquiera de las palabras utilizadas en un comunicado de prensa, la empresa podría tener un incendio aún mayor en sus manos que cuando comenzó.

Esto se aplica a cualquier persona que esté en un rol público. La forma en que se presenta a sí mismo oa la organización puede afectar las opiniones del público sobre el negocio. Cualquier cosa que esté destinada a ser vista por el público debe ser examinada minuciosamente antes de que se publique.

Si bien el concepto de un comunicado de prensa no es nuevo, hay un cambio en la forma en que se elaboran hoy. Por lo general, un comunicado de prensa estándar contiene información sobre una acción o un evento relacionado con la empresa, algunas citas que consolidan la propuesta de la organización y elementos como enlaces, imágenes y un modelo de la empresa para agregar más contenido y valor.

Comprender los elementos básicos y el formato de los comunicados de prensa lo llevará lejos. Es más probable que los periodistas lo recompensen con cobertura mediática cuando el contenido que envía está estructurado para captar su atención.

Dicho esto, incluso los comunicados de prensa más estándar pueden destacarse si el escritor utiliza algunas de las mejores prácticas de la industria.

Echemos un vistazo más de cerca a las mejores prácticas a seguir al escribir un comunicado de prensa.

1. Definir y fijar los objetivos

Hay un comunicado de prensa para cada ocasión. Naturalmente, el objetivo de cada comunicado de prensa diferirá, por lo que es importante definir objetivos antes de escribir y publicar un comunicado de prensa.

Pregúntese: "¿Cuál es el objetivo final de todo este ejercicio?" Si el objetivo es generar credibilidad o aumentar la conciencia, el formato y el contenido del comunicado de prensa cambiarán en consecuencia.

Al escribir comunicados de prensa, considere lo que está tratando de lograr. Es importante identificar el objetivo desde el principio, ya que debe planificar una estrategia diferente para cada versión. Incluso los tipos de medios de comunicación y periodistas a los que se acerque para cada comunicado de prensa serán diferentes.

2. Escribe para los periodistas, no para ti

Su comunicado de prensa pasará por las manos del periodista antes de que vea la luz del día. Trate de escribir teniendo en cuenta sus pautas, estilos de escritura y objetivos.

Los medios ven muchos lanzamientos en un día, así que trate de hacer que su comunicado de prensa se destaque con mejor contenido, hechos y un ángulo de historia único. Trate de mantener toda la información accesible en el encabezado y el primer párrafo.

Si el título y el encabezado incluyen visiblemente detalles útiles, los periodistas estarán más inclinados a sacarlo a la luz y darle la cobertura de prensa que se merece.

3. Establish the target audience

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Trate de proporcionar una historia que no haya sido cubierta antes. Incluso si la historia no parece increíblemente notable, agregue valor a su contenido con la ayuda de datos o investigaciones que no hayan sido reportadas por ningún otro medio de comunicación.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.