Come scrivere un comunicato stampa che attiri l'attenzione della gente

Gli antichi greci avevano il dio dei messaggeri, ma le aziende moderne hanno il re delle comunicazioni - comunicati stampa.

Tutti hanno qualcosa da dire in questi giorni e con la comunicazione moderna sempre più democratizzata e alla portata di tutti, diffondere un messaggio non è mai stato così facile.

Per le organizzazioni, tuttavia, le comunicazioni possono essere una questione estremamente delicata. Coprire e distribuire notizie richiede un'attenta pianificazione e preparazione in anticipo. Sapere quali argomenti o storie susciterebbero l'interesse del pubblico di destinazione può anche aiutare le aziende a controllare la narrativa.

La copertura mediatica e la stampa controllano ancora prevalentemente le tendenze del settore. Le aziende devono individuare tempismo e precisione e tenere costantemente sotto controllo ciò che è di tendenza nell'attuale panorama dei media. Questo non solo li aiuta a creare storie di grande impatto, ma svolge anche un ruolo nel portare le loro storie oltre i guardiani dei media: i giornalisti.

Mentre   software di monitoraggio dei media   ti aiuta a tenere traccia delle ultime notizie o degli argomenti di tendenza all'interno di un settore, arriva il momento in cui un'azienda ha la sua storia degna di nota da condividere. È qui che i comunicati stampa si presentano come preziosi strumenti di comunicazione.

Diamo un'occhiata più da vicino ai comunicati stampa, ai loro vantaggi e ai suggerimenti per scrivere i tuoi.

Che cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è una notizia o un annuncio scritto ufficiale che un'azienda pubblica ai media, destinato a essere distribuito al pubblico in generale. Un comunicato stampa è anche noto come comunicato stampa, comunicato stampa, e-release ("Erelease") o comunicato stampa.

I comunicati stampa sono una componente integrante di qualsiasi strategia di pubbliche relazioni (PR) e di comunicazione con i media. Sono utilizzati per diffondere notizie, messaggi o annunci che dipingono un'organizzazione in una luce favorevole per i suoi clienti.

Nell'era dei social media, dei tweet e dei podcast, i comunicati stampa reggono ancora. I comunicati stampa possono essere utilizzati da qualsiasi azienda che desideri raggiungere il proprio pubblico di destinazione in modo rapido ed efficace.

Quando inviare un comunicato stampa?

Hai mai sentito il detto "la spazzatura di un uomo è il tesoro di un altro uomo"? Vale anche il contrario.

I comunicati stampa dovrebbero essere utilizzati ogni volta che un'azienda ha qualcosa di eccitante o rivoluzionario da annunciare. Tuttavia, ciò che può essere considerato grande per te potrebbe non essere necessariamente lo stesso per gli altri.

Un comunicato stampa non ha bisogno di selezionare tutte queste caselle, ma un comunicato stampa forte di solito contiene due o più di questi fattori.

Tipi di comunicati stampa

Tecnicamente, un comunicato stampa può riguardare tutto ciò che un'azienda considera "degno di nota". Detto questo, sono emersi modelli con gli scenari più comuni in cui i comunicati stampa funzionano bene.

Annuncio di finanziamento

Alcuni dei comunicati stampa più popolari sono quelli che annunciano round di finanziamento.

Queste versioni attirano immediatamente l'attenzione perché clienti, partner, investitori e persino concorrenti sono naturalmente curiosi di sapere quali organizzazioni stanno cavalcando l'onda del successo. È un momento brillante anche per le aziende poiché un round di finanziamenti è una testimonianza della loro crescita e posizione nel settore.

Quando si scrive un comunicato stampa che annuncia il finanziamento, è importante coprire a cosa verrà utilizzato quell'investimento, chi ha contribuito ad aumentare questo importo e cosa riserva il futuro per l'azienda. Questi tipi di comunicati stampa sono generalmente scritti in un tono eccitato e ottimista.

Dai un'occhiata a come G2 ha annunciato di diventare un unicorno di avvio dopo aver raccolto finanziamenti di serie D in questo esempio di comunicato stampa di finanziamento.

Fonte: G2

Nota come questo comunicato stampa affronta le domande sul motivo per cui è stato raccolto il finanziamento e su come questo denaro verrà utilizzato in futuro.

Comunicato stampa dell'evento

Quando organizzi una festa di compleanno, invii inviti a tutti gli ospiti, organizzi bomboniere, stabilisci un luogo e scegli una data. Ma come garantiresti che tutti vengano alla festa? Probabilmente invierai promemoria e faresti alcune telefonate alcuni giorni prima della festa.

Gli eventi nel mondo degli affari sono come feste di compleanno. L'unica differenza è che gli invitati non sono così inclini a partecipare a tutti gli eventi per i quali ricevono un invito.

La mancanza di promemoria non è il problema qui, con così tante email di promemoria che invadono le nostre caselle di posta prima di un evento. Il problema è la mancanza di interesse. Le persone devono essere convinte che un evento vale la pena. A parte i diversi livelli di interesse, non tutti i programmi sono leggeri. Le persone devono pianificare i propri programmi in anticipo prima di potersi impegnare per un appuntamento.

I comunicati stampa dell'evento sono parte integrante di un piano di marketing dell'evento. Un comunicato stampa di un evento promuove un evento degno di nota che un'azienda sta ospitando, partecipando o sponsorizzando. Questo aiuta l'evento a guadagnare più trazione con le persone che ne leggono sui canali che apprezzano.

I comunicati stampa dell'evento dovrebbero anche contenere tutte le informazioni necessarie come la sede, gli ospiti o gli oratori in primo piano, i momenti salienti, i prezzi e la data.

Se stai cercando di convincere i membri dei media o un pubblico più ampio a partecipare, il tuo tempismo è importante tanto quanto il comunicato stampa stesso. Devi assicurarti di dare un sacco di preavviso alle persone in modo che possano pianificare di conseguenza.

Controlla questo   esempio di comunicato stampa di un evento   dove G2 annuncia la partecipazione al vertice Oracle OpenWorld 2019. Questo annuncio non solo menziona la presenza di G2 al prestigioso raduno, ma parla anche delle intenzioni e dei piani di beneficenza di G2 per ottenere il massimo dall'evento.

Fonte: G2

Parlando di iniziative di beneficenza, i seguenti tipi di comunicati stampa possono essere utilizzati per mostrare ai clienti che la tua azienda ha a cuore le cause importanti.

Comunicato stampa iniziativa benefica

Le aziende sono più consapevoli di come possono restituire alla società. Le iniziative di beneficenza sono diventate sempre più comuni (e per una buona ragione). Sfortunatamente, con così tante aziende che decidono di essere più caritatevoli, la stragrande maggioranza del pubblico non viene mai a conoscenza di tutte le buone azioni compiute.

Un comunicato stampa di un'iniziativa di beneficenza è l'occasione perfetta per mostrare ai clienti che tieni a te più dei profitti. Per non parlare del fatto che le testate giornalistiche amano presentare storie di benessere che bilanciano l'assalto della copertura negativa.

Anche se questa può sembrare un'ottima opportunità per vantarti di te stesso, procedi con cautela. I comunicati stampa più efficaci mettono in evidenza i valori dell'azienda e radunano gli altri attorno a una buona causa.

Dai un'occhiata a come G2 Gives ha annunciato i suoi piani per raccogliere fondi in questo   esempio di comunicato stampa   per OutRight Action International per riconoscere il Pride Month.

Fonte: G2

Annuncio di una nuova assunzione di dirigenti

Sebbene ogni membro di un'organizzazione svolga un ruolo fondamentale nell'aiutare l'azienda ad andare avanti, alcuni ruoli critici fungono da volto di un'azienda. I ruoli dirigenziali senior sono ambiti e molto venerati nella maggior parte dei settori. Pertanto, l'annuncio per ricoprire questi ruoli richiede anche un po' di brio.

Le aziende utilizzano un nuovo comunicato stampa di assunzione per annunciare cambiamenti essenziali alla leadership. Tipicamente focalizzato su dirigenti di alto livello, questo tipo di comunicato stampa riassume i loro risultati professionali e offre informazioni biografiche. Una foto del nuovo assunto è prassi normale.

Questo tipo di dichiarazioni alla stampa inviano un messaggio forte e chiaro: questo è quello di cui ci siamo fidati per aiutare a portare la nostra azienda al livello successivo.

I comunicati stampa delle nuove assunzioni mostrano fiducia nel team dirigenziale e dichiarano all'industria che l'azienda ha assunto le persone migliori per il lavoro. Se la tua azienda ha appena assunto un noto dirigente da un concorrente di primo piano, ad esempio, è un aumento di credibilità e un buon segno per gli investitori. Puoi anche adottare un formato di comunicato stampa simile ogni volta che hai promosso qualcuno dall'interno a una posizione esecutiva chiave.

Ecco un   esempio di annuncio di nuova assunzione   da DemandGenReport quando Amanda Malko è entrata a far parte di G2 come nuovo Chief Marketing Officer (CMO).

Fonte: DemandGenReport

Comunicato stampa del premio

Ogni giorno, qualcuno nel mondo vince una competizione di cui probabilmente non sentiamo parlare. Ad esempio, se una squadra di football di una scuola superiore locale vince i playoff statali, le persone al di fuori di quello stato potrebbero non esserne nemmeno a conoscenza.

Allo stesso modo, con prestigiose cerimonie di premiazione come i Grammy o i Tony Awards, le persone potrebbero non sapere chi ha vinto una particolare categoria se si sono perse la registrazione. I canali di trasmissione che menzionano tutti i vincitori potrebbero quindi illuminare coloro che si sono persi la trasmissione televisiva in diretta.

I premi e i riconoscimenti del settore sono standard, ma a meno che il tuo pubblico non sia profondamente immerso nello spazio come te, è improbabile che ne sentano mai parlare. Un comunicato stampa del premio ti dà la possibilità di celebrare pubblicamente il tuo successo. I comunicati stampa che descrivono in dettaglio i risultati di un'azienda aiutano a convalidare le capacità dell'organizzazione e conferiscono maggiore credibilità.

Questo tipo di comunicato stampa ha uno scopo più grande del semplice informare il pubblico sulle grandi vincite. Questi annunci possono attirare l'attenzione di potenziali clienti in qualsiasi fase del funnel di vendita, investitori che cercano leader emergenti nel settore o altre aziende che cercano di costruire partnership.

La distribuzione di un comunicato stampa li indica e ti posiziona come leader del settore.

Comunicato stampa del prodotto

Anche le mega-corporazioni come Apple con schiere di blog, forum e podcast di fan continuano a utilizzare i comunicati stampa ogni volta che viene lanciato un nuovo prodotto o un aggiornamento.

Come mai? Perché questi comunicati stampa offrono dettagli sufficienti per incuriosire i giornalisti. La conseguente ondata di copertura mediatica trasforma il lancio imminente in uno spettacolo in cui tutti siamo coinvolti, consentendo ad Apple di controllare la narrativa che lo circonda.

Con un comunicato stampa di lancio del prodotto, le organizzazioni possono rivelare informazioni sufficienti sulla loro ultima soluzione per graffiare la superficie e affascinare il pubblico. Sebbene sia una buona idea includere informazioni pertinenti come le caratteristiche del prodotto, i prezzi e altre specifiche, cerca di concentrarti sull'angolo di impatto del consumatore e sul valore che il pubblico guadagnerà da questo lancio.

Le aziende che si concentrano sui vantaggi di queste nuove funzionalità o prodotti (invece di specifiche tecniche asciutte) motivano i media a raccogliere la loro storia e a seguirla. Il tempismo è fondamentale. E poiché non puoi sostenere per sempre quell'alto interesse, vedrai spesso questi comunicati stampa apparire poco prima del lancio.

Analogamente agli annunci di lancio del prodotto, anche gli aggiornamenti o le espansioni del prodotto sono ottime occasioni per un comunicato stampa. In queste situazioni, prova a spiegare quali modifiche sono state apportate, il motivo alla base di questi cambiamenti e perché ciò avvantaggia il pubblico.

La chiave per il lancio di un prodotto o un comunicato stampa di aggiornamento è enfatizzare ciò che c'è in esso per i consumatori. Dal momento che sono quelli che leggeranno questo comunicato stampa, deve prima fare appello ai loro sentimenti.

Comunicato stampa sul rebranding

Un nuovo look è un buon motivo per un annuncio. Qualsiasi modifica che influisca sull'aspetto o sulle funzioni dell'organizzazione deve essere condivisa con il pubblico.

Qualunque cosa lo richieda, che si tratti di un nuovo logo o nome dell'azienda, fusione o acquisizione, cambiamento nella direzione del prodotto, le aziende devono spiegare questa decisione in modo succinto.

Un comunicato stampa di rebranding integra una strategia di branding più ampia. Le organizzazioni sono consapevoli che i loro clienti sono abituati a un'identità specifica. Le aziende non vogliono che il loro pubblico si confonda durante la transizione.

I comunicati stampa di rebranding in genere specificano cosa cambierà esattamente (logo, pubblico servito, ecc.) e tentano di eccitare il pubblico in merito al cambiamento.

Comunicato stampa di partenariato

Sono mesi che stai negoziando un nuovo accordo di partnership. Il rilascio di un comunicato stampa è il modo perfetto per annunciare la notizia una volta che sarà finalmente ufficiale.

Ogni azienda in una partnership ha costruito una relazione con il suo pubblico distinto. Un comunicato stampa che fa appello a entrambe le comunità porterà tutti sulla stessa pagina. Inoltre, un comunicato stampa della partnership aiuta ogni marchio a sfruttare il pubblico dell'altro per garantire una maggiore visibilità.

Un comunicato stampa della partnership offre inoltre alle aziende la possibilità di spiegare perché è stata presa la decisione. Sebbene possa essere un ottimo segno per gli investitori, lo scopo di questi comunicati stampa va oltre l'essere strettamente finanziario. Un comunicato stampa della partnership entusiasma anche i clienti per le nuove funzionalità, servizi o esperienza a cui avranno accesso.

Controlla questo   esempio di comunicato stampa di partenariato   che annuncia la partnership ufficiale tra G2 e Medallia.

Fonte: G2

Come scrivere un comunicato stampa per diverse occasioni

Ogni tipo di comunicato stampa o comunicato stampa differisce nel contenuto e nel modo in cui viene distribuito. Sebbene la maggior parte dei comunicati stampa segua un formato simile, è bene essere consapevoli dei fattori che differenziano l'uno dall'altro.

Di seguito sono riportati alcuni modi per scrivere un comunicato stampa per diversi tipi di eventi e attività.

Come scrivere un comunicato stampa per un evento

Gli eventi sono sensibili al fattore tempo, quindi i loro comunicati stampa devono rifletterlo. Ciò non riguarda solo il contenuto, ma anche la distribuzione del comunicato stampa. I servizi di distribuzione di comunicati stampa possono tornare utili in queste occasioni.

Tieni a mente i seguenti punti mentre scrivi un comunicato stampa di un evento:

• Fornisci dettagli sufficienti sull'evento: un buon host garantisce che tutti gli invitati abbiano le informazioni corrette sulla festa e lo stesso vale per i comunicati stampa dell'evento. Menziona i dettagli sull'evento, inclusi il luogo, i relatori, il numero di persone presenti e, soprattutto, la data. Cerca di mantenerlo il più conciso possibile senza perdere nulla di importante.
• Elabora il "perché": con così tante organizzazioni che organizzano feste e raduni celebrativi, gli eventi sono diventati una dozzina di dieci centesimi. Assicurati di sottolineare cosa rende questo evento diverso dagli altri e in che modo potrebbe avvantaggiare i partecipanti.
• Ottieni il massimo dalla grafica: gli eventi sono pieni zeppi di opportunità fotografiche. Prova a inserire foto dell'evento degli anni precedenti o immagini del logo e del marchio dell'evento. Questo aiuta i lettori a visualizzare l'evento o, per lo meno, a ricordare il tuo marchio in modo che possano associarlo alla tua azienda ogni volta che si imbattono in contenuti promozionali online.
• Pianifica la distribuzione dei comunicati stampa: il tempo è essenziale quando si tratta di comunicati stampa di eventi. Idealmente, il tuo comunicato stampa dovrebbe essere distribuito almeno una settimana prima del giorno dell'evento. Un comunicato stampa dell'evento dovrebbe essere scritto in anticipo e distribuito diverse settimane prima dell'evento o inviato immediatamente. In entrambi i casi vanno citati:
  • Rilascio immediato: se l'evento si avvicina rapidamente e hai bisogno che il comunicato stampa venga inviato immediatamente, includi FOR IMMEDIATE RELEASE (tutto in maiuscolo) nell'intestazione per far sapere ai media che sei pronto a pubblicizzare le informazioni immediatamente.
  • Embargo stampa: se l'evento è in una data successiva e il tuo comunicato stampa è già pronto, attendi di distribuire il tuo comunicato stampa più vicino a quando si svolgerà l'evento. Per garantire che i media inviino il comunicato stampa al momento giusto, menzionare "sottoposto a embargo fino a [data particolare]" nella riga della data di rilascio nell'intestazione o nella riga dell'oggetto.

Come scrivere un comunicato stampa per una nuova assunzione

Le nuove assunzioni di dirigenti sono un grosso problema per un'azienda. Diamo un'occhiata ad alcuni dei punti da tenere a mente mentre scriviamo un comunicato stampa per una nuova assunzione:

• Mostra il volto del nuovo assunto: c'è un volto dietro ogni ruolo in un'organizzazione. Allegare un'immagine al comunicato stampa consente ai lettori di ottenere un riferimento visivo del nuovo membro del gruppo dirigente. Anche i comunicati stampa con immagini hanno prestazioni migliori poiché le persone sono attratte dalle immagini sul testo in esecuzione.
• Aggiungi citazioni dalle parti interessate pertinenti: sebbene le citazioni siano un'aggiunta gradita in qualsiasi comunicato stampa, sono particolarmente vitali negli annunci di nuove assunzioni. Per le grandi aziende, i lettori vogliono conoscere i pensieri e i sentimenti dei dirigenti riguardo alla nuova assunzione. Le citazioni della dirigenza senior sono opportunità per mostrare buona volontà e ottimismo.
• Includere i piani del nuovo assunto per il futuro: sebbene le citazioni delle parti interessate siano sempre apprezzate, questa è un'eccellente opportunità per il nuovo assunto di elaborare i propri piani per il futuro dell'azienda e come intendono sfruttare al meglio questo nuovo ruolo. Un paio di righe che evidenziano la loro visione sono un buon componente aggiuntivo in questo tipo di comunicato stampa.

Come scrivere un comunicato stampa per un nuovo prodotto

I comunicati stampa dei prodotti devono bilanciare tra essere informativi e interessanti. Come con altri tipi di comunicati stampa, il contenuto riguarda argomenti di cui il pubblico sarebbe interessato a leggere. Con il lancio di un prodotto o l'aggiornamento del prodotto, a meno che il prodotto non fosse qualcosa di cui il pubblico fosse molto appassionato, potrebbe non essere così attraente da leggere.

Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si scrive un comunicato stampa di un prodotto:

• Mantieni i consumatori al centro dell'attenzione: vengono introdotti nuovi prodotti o modifiche a un prodotto esistente per migliorare l'esperienza del cliente. Il comunicato stampa dovrebbe trasmettere lo stesso tono, mantenendo il benessere del cliente come priorità e motivo di ogni cambiamento significativo.
• Astenersi dall'essere troppo tecnico: un comunicato stampa non è il luogo per tirare fuori manoscritti tecnici. Evidenziare le capacità del prodotto è fantastico, ma il consumatore medio potrebbe non conoscere o non preoccuparsi di conoscere le complessità del prodotto. Se possibile, traduci le modifiche in benefici quantificabili.
  
  Ad esempio, invece di dire "Una piattaforma BPMN omnicanale che utilizza il server Camunda", il comunicato stampa potrebbe dire: "Una piattaforma adatta ai team aziendali che riduce del 70% il tempo totale necessario per creare viaggi".
• Presenta i clienti esistenti: i clienti felici sono la migliore misura del successo. Avere clienti importanti che forniscono alcune citazioni sulla loro esperienza con il nuovo prodotto è un'aggiunta eccellente al comunicato stampa.

Come scrivere un comunicato stampa per le comunicazioni di crisi

Ogni azienda vede la sua giusta quota di alti e bassi e le crisi delle pubbliche relazioni fanno parte di quel pacchetto. Indubbiamente, i comunicati stampa sono un buon strumento di comunicazione in caso di crisi. Durante e dopo una crisi, rilasciare una dichiarazione ben formulata alle testate giornalistiche al momento giusto può aiutare le aziende a riabilitare la propria immagine del marchio.

Ecco alcune cose da tenere a mente durante la creazione di un comunicato stampa per qualsiasi crisi:

• Non suonare troppo sulla difensiva: a nessuno piace essere chiamato fuori. Nel caso in cui la tua azienda sia coinvolta in un disastro di pubbliche relazioni, fai un passo indietro e pensa a quale dovrebbe essere la risposta corretta. Un comunicato stampa mal formulato fa più male che bene. Se l'azienda non ha commesso un errore e vuole cancellare il nome dell'azienda, cerca di rendere neutrale il comunicato stampa. Presenta la tua causa, rispondi a eventuali domande o accuse emerse durante questo periodo e concludi con una nota ottimistica.
  
  Se l'organizzazione ha commesso un errore, invia il messaggio che l'azienda ha imparato dai propri errori. Mantieni il tono umile e concludi con la promessa di fare meglio, compresi i passi che vengono presi per migliorare la situazione.
• Menziona tutti i fatti: questo è ovvio, ma le organizzazioni dimenticano che il pubblico potrebbe non avere tutti i fatti a loro disposizione. I dettagli sugli eventi che si verificano dietro le quinte e lontano dagli occhi del pubblico dovrebbero essere menzionati nel comunicato stampa, se applicabile.
• Invia rapidamente una risposta: prima che le persone inizino a eseguire prove sui media online, rilascia una dichiarazione che chiarisca l'aria e prevenga la diffusione di altre supposizioni o voci. Un comunicato stampa tempestivo può stroncare una crisi sul nascere.

I vantaggi di scrivere un comunicato stampa

Abbiamo già stabilito che i comunicati stampa sono parte integrante di qualsiasi strategia di pubbliche relazioni. Tuttavia, i comunicati stampa vantano più vantaggi che vanno oltre la semplice diffusione di un messaggio o di un'informazione alle masse.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun vantaggio.

1. Crea consapevolezza

I comunicati stampa sono uno strumento eccellente per generare buzz e consapevolezza. Poiché i comunicati stampa sono un'istantanea dei momenti chiave della vita di un'azienda, ha senso utilizzarli per scopi di marketing.

Inoltre, i comunicati stampa ottengono molta più diffusione quando i media o i giornalisti più importanti li raccolgono. Per le startup che non hanno una forte presenza nel mercato, ricevere un comunicato stampa raccolto da un noto media è come avere una celebrità di A-lister che ricondivide il tuo post sui social media.

Anche le aziende affermate che hanno costantemente costruito una presenza devono appoggiarsi ai media per diffondere le loro notizie. I giornalisti possono raccogliere i comunicati stampa direttamente dalla fonte (ad esempio il sito web dell'azienda o la redazione) e creare una storia avvincente attorno ad essi.

I media hanno centinaia di migliaia (o addirittura milioni) di persone nel loro pubblico. Anche se solo una piccola parte scopre la tua azienda attraverso di loro, può significare un aumento significativo del riconoscimento del marchio e con il riconoscimento del marchio arriva la credibilità. Ci sono voluti decenni prima che i media favorissero un senso di fiducia nel loro pubblico. Qualsiasi organizzazione ad essi associata raccoglie alcuni dei vantaggi.

2. Costruisce relazioni con i media

I giornalisti sono spesso chiamati "i guardiani dei media". Mentre i social media hanno permesso alle persone di diffondere le proprie storie, i giornalisti e le case editrici controllano ancora prevalentemente la stampa. Ecco perché   relazioni con i media   è ancora un pilastro fondamentale di qualsiasi strategia di comunicazione.

I comunicati stampa aiutano a promuovere le relazioni con i media e creano un dialogo continuo con i giornalisti che cercano la prossima storia da raccontare. In poche parole, i comunicati stampa creano un rapporto simbiotico tra giornalisti e aziende. Un'organizzazione ottiene la copertura di notizie relative all'azienda e un giornalista ha un'altra storia su cui lavorare. Fornire ai giornalisti nuove storie può dare il via a una relazione duratura con loro e, a loro volta, con i media.

3. Aumenta la visibilità dell'azienda

Come tutte le forme di contenuto scritto, i comunicati stampa sono ottimi per estrarre link juice e classificare le parole chiave. Se un comunicato stampa contiene un'ampia quantità di parole chiave di attualità e sempreverdi, ha buone possibilità di posizionarsi in alto nelle pagine dei risultati dei motori di ricerca (SERP).

Supponiamo che un comunicato stampa venga raccolto da un media, sia come post separato o utilizzato per chiarire un altro articolo più ampio. In tal caso, riceverà backlink dal sito Web di quel punto vendita. Non solo questo è un ottimo modo per ottenere nuovo traffico da diverse fonti, ma spinge anche il comunicato stampa più in alto nelle classifiche SERP. Gli esperti di ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) e gli specialisti di PR portano via un paio di enormi vittorie per se stessi e per l'azienda.

Al di là del regno della SEO, i comunicati stampa aiutano anche ad aumentare la visibilità di un'azienda in un altro modo. Quando una pubblicazione scrive una storia sul tuo comunicato stampa, il suo pubblico diventa il tuo pubblico.

Potresti già avere molti clienti, ma la maggior parte non trova il tuo blog, i video di YouTube o i podcast. Apparire nei media che consumano attivamente, che si tratti di Forbes o dei notiziari locali del mattino in TV, ti mette sul loro radar e ti consente di connetterti direttamente con loro. Lo stesso vale per gli investitori o altre aziende che potrebbero essere interessate a una partnership.

Apparire in un media può rendere il tuo comunicato stampa altrimenti sensibile al tempo un po 'più evergreen. Se un articolo scritto sul comunicato stampa si concentra sul quadro più ampio, l'impatto è più duraturo di quanto sarebbe stato con il solo rilascio.

4. Aiuta a gestire l'immagine aziendale

"Specchio, specchio sul muro, chi è il più bello di tutti?"

Avere uno specchio magico, come si vede nel classico Disney Biancaneve e i sette nani, che ti dice cosa funziona e cosa no, sarebbe senza dubbio utile per le aziende. Purtroppo, il mondo reale non funziona secondo le leggi della Disney.

Il monitoraggio dei media può aiutare le organizzazioni nella gestione della reputazione in una certa misura, ma l'immagine pubblica di un'organizzazione può cambiare quasi dall'oggi al domani. Mentre è praticamente impossibile tenere sotto controllo ogni minuto cambiamento che colpisce il modo in cui il pubblico percepisce il tuo marchio (senza l'aiuto di uno specchio magico, ovviamente), è possibile gestire la tua immagine e combattere ondate di negatività su scala più ampia .

I comunicati stampa dovrebbero essere effettivamente accurati e rappresentare una visione radicata delle attività dell'organizzazione. Quando i media li raccolgono e li trasmettono attraverso i loro canali, il pubblico che consuma i loro contenuti considererà questo un resoconto accurato degli eventi.

Un comunicato stampa ben formulato può influenzare l'opinione pubblica e compensare eventuali notizie sfavorevoli che potrebbero influenzare il marchio dell'azienda.

5. Metodo a basso costo per diffondere il messaggio di un'azienda

Uno dei vantaggi più significativi è che i comunicati stampa sono un modo conveniente per distribuire rapidamente le informazioni. Questo è particolarmente utile per le piccole imprese che cercano di immergersi nel mondo delle pubbliche relazioni.

Il tuo dipartimento o agenzia PR può preparare una dichiarazione e distribuirla in modo efficiente a una rete di membri dei media alla ricerca di nuovi contenuti. I siti e le pubblicazioni del settore più popolari vengono aggiornati con articoli fino a 50 volte al giorno.

È del tutto possibile pubblicare un comunicato stampa su un telegiornale al mattino, solo per avere un giornalista che scrive e pubblica una storia a riguardo quel pomeriggio.

Sfide di scrivere un comunicato stampa

I comunicati stampa possono fare molto bene. Ci sono, tuttavia, alcune sfide che arrivano con il territorio. Diamo un'occhiata ad alcune delle sfide della scrittura di un comunicato stampa.

Misurare l'impatto di un comunicato stampa

Ci sono molte cose che possono essere tracciate e valutate quando si tratta di comunicati stampa come la circolazione, le impressioni e la classifica SERP. Ma c'è un problema lampante in un comunicato stampa: misurare il suo impatto sui lettori.

Certo, puoi dire se un comunicato stampa colpisce le note giuste se parli con qualcuno che lo ha letto e condivide i suoi pensieri su di esso. Anche i commenti online possono darti un'indicazione di come le persone si sentono riguardo al contenuto che hanno appena letto e capiscono i sentimenti del pubblico. Ma è praticamente impossibile discernere come si sente una persona riguardo al comunicato stampa in tempo reale.

Inoltre, è difficile associare eventuali guadagni ottenuti a un comunicato stampa. Ad esempio, qualcuno potrebbe aver letto il tuo comunicato stampa alcuni mesi prima di entrare nel ciclo di vendita. È difficile concludere se il comunicato stampa sia stato in qualche modo responsabile di spingere in avanti il ​​potenziale cliente.

Rilasciando una dichiarazione polarizzante

Le parole hanno il potere di costruire oltre che di distruggere.

I comunicati stampa parlano idealmente degli aspetti positivi di un'azienda ed è molto difficile sbagliare. Tuttavia, i comunicati stampa che vengono inviati per gestire una crisi delle comunicazioni possono andare in entrambi i modi.

Ci sono molte opportunità di fallimento in un comunicato stampa destinato a gestire una questione delicata. Se il pubblico fraintende una qualsiasi delle parole usate in un comunicato stampa, l'azienda potrebbe avere un fuoco ancora più grande tra le mani di quello con cui è iniziato.

Questo vale per chiunque ricopra un ruolo di fronte al pubblico. Il modo in cui ti presenti o l'organizzazione può influenzare le opinioni del pubblico sull'attività. Tutto ciò che deve essere visto dal pubblico deve essere accuratamente controllato prima di essere pubblicato.

Sebbene il concetto di comunicato stampa non sia nuovo, c'è un cambiamento nel modo in cui sono realizzati oggi. In genere, un comunicato stampa standard contiene informazioni su un'azione o un evento correlato all'azienda, alcune citazioni che consolidano la proposta dell'organizzazione ed elementi come collegamenti, immagini e un boilerplate aziendale per aggiungere più carne e valore al contenuto.

Comprendere gli elementi di base e il formato dei comunicati stampa ti porterà lontano. I giornalisti sono più propensi a premiarti con la copertura mediatica quando il contenuto che invii è strutturato per attirare la loro attenzione.

Detto questo, anche il più standard dei comunicati stampa può risaltare se lo scrittore utilizza alcune delle migliori pratiche del settore.

Diamo un'occhiata più da vicino alle migliori pratiche da seguire durante la stesura di un comunicato stampa.

1. Definire e fissare gli obiettivi

C'è un comunicato stampa per ogni occasione. Naturalmente, l'obiettivo di ogni comunicato stampa sarà diverso, quindi è importante definire gli obiettivi prima di scrivere e rilasciare un comunicato stampa.

Chiediti: "Qual è l'obiettivo finale di questo intero esercizio?" Se l'obiettivo è creare credibilità o aumentare la consapevolezza, il formato e il contenuto del comunicato stampa cambieranno di conseguenza.

Quando scrivi comunicati stampa, considera ciò che stai cercando di ottenere. Identificare l'obiettivo all'inizio è importante poiché è necessario pianificare una strategia diversa per ogni versione. Anche i tipi di media e giornalisti a cui ti rivolgi per ogni comunicato stampa saranno diversi.

2. Scrivi per i giornalisti, non per te stesso

Il tuo comunicato stampa passerà nelle mani del giornalista prima ancora che veda la luce. Prova a scrivere tenendo a mente le loro linee guida, stili di scrittura e obiettivi.

Gli addetti ai media vedono molte presentazioni in un giorno, quindi cerca di far risaltare il tuo comunicato stampa con contenuti, fatti e un'angolazione della storia unici. Cerca di mantenere tutte le informazioni accessibili nell'intestazione e nel primo paragrafo.

Se il titolo e la guida includono visibilmente dettagli utili, i giornalisti sono più inclini a spingerlo fuori e dargli la copertura stampa che merita.

3. Establish the target audience

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Cerca di fornire una storia che non è stata trattata prima. Anche se la storia non sembra incredibilmente notevole, aggiungi valore ai tuoi contenuti con l'aiuto di dati o ricerche che non sono state riportate da nessun altro media.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.