Как написать пресс-релиз, который привлечет внимание людей

У древних греков был Бог Посланников, а у современных компаний есть Король Связи - пресс-релизы.

В наши дни у каждого есть что сказать, а современные средства связи становятся все более демократичными и доступными для всех, поэтому распространение информации никогда не было таким простым.

Однако для организаций коммуникации могут быть чрезвычайно деликатным вопросом. Освещение и распространение новостей требует тщательного планирования и предварительной подготовки. Знание того, какие темы или истории вызовут интерес у целевой аудитории, также может помочь компаниям контролировать повествование.

Освещение в СМИ и пресса по-прежнему преимущественно контролируют тенденции в отрасли. Компаниям необходимо следить за временем и точностью, а также постоянно следить за тенденциями в текущем медиаландшафте. Это не только помогает им создавать впечатляющие истории, но также играет роль в том, что их истории проходят мимо привратников СМИ: журналистов.

Пока   программное обеспечение для мониторинга СМИ   помогает вам отслеживать последние новости или актуальные темы в отрасли, наступает время, когда у компании есть собственная заслуживающая внимания история, которой можно поделиться. Именно здесь пресс-релизы представляют собой ценные средства коммуникации.

Давайте подробнее рассмотрим пресс-релизы, их преимущества и советы по написанию собственных.

Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз — это новость или официальное письменное объявление, которое компания выпускает для средств массовой информации, предназначенное для распространения среди широкой публики. Пресс-релиз также известен как пресс-релиз, заявление для прессы, электронный релиз («Erelease») или пресс-релиз.

Пресс-релизы являются неотъемлемым компонентом любой стратегии связей с общественностью (PR) и средств массовой информации. Они используются для распространения любых новостей, сообщений или объявлений, которые представляют организацию в выгодном свете для ее клиентов.

В эпоху социальных сетей, твитов и подкастов пресс-релизы по-прежнему актуальны. Пресс-релизы могут быть использованы любой компанией, стремящейся быстро и эффективно охватить свою целевую аудиторию.

Когда отправлять пресс-релиз?

Вы когда-нибудь слышали поговорку «мусор для одного человека — сокровище для другого»? Верно и обратное.

Пресс-релизы следует использовать всякий раз, когда компания хочет объявить что-то захватывающее или новаторское. Однако то, что может считаться большим для вас, может не обязательно быть таким же для других.

В пресс-релизе не нужно ставить все эти флажки, но сильный пресс-релиз обычно содержит два или более из этих факторов.

Виды пресс-релизов.

Технически пресс-релиз может быть о чем угодно, что компания считает «заслуживающим освещения в печати». Тем не менее, появились шаблоны с наиболее распространенными сценариями, в которых пресс-релизы работают хорошо.

Объявление о финансировании

Одними из самых популярных пресс-релизов являются объявления о раундах финансирования.

Эти выпуски мгновенно привлекают внимание, потому что клиенты, партнеры, инвесторы и даже конкуренты, естественно, интересуются, какие организации находятся на волне успеха. Это блестящий момент и для компаний, поскольку раунд финансирования является свидетельством их роста и положения в отрасли.

При написании пресс-релиза, в котором объявляется о финансировании, важно указать, на что будут использованы эти инвестиции, кто помог собрать эту сумму и какое будущее ждет компанию. Такого рода заявления для прессы обычно пишутся взволнованным и оптимистичным тоном.

Взгляните на то, как G2 объявила о том, что стала стартапом-единорогом после привлечения финансирования Серии D в этом Пример пресс-релиза о финансировании.

Источник: Г2

Обратите внимание, как в этом пресс-релизе рассматриваются вопросы о том, почему было привлечено финансирование и как эти деньги будут использованы в будущем.

Пресс-релиз мероприятия

Когда вы устраиваете вечеринку по случаю дня рождения, вы рассылаете приглашения всем гостям, организуете вечеринку, назначаете место и выбираете дату. Но как сделать так, чтобы все пришли на вечеринку? Скорее всего, вы разошлете напоминания и сделаете несколько телефонных звонков за несколько дней до вечеринки.

События в деловом мире подобны вечеринкам по случаю дня рождения. Единственная разница в том, что приглашенные не так склонны посещать каждое мероприятие, на которое они получают приглашение.

Отсутствие напоминаний здесь не проблема, поскольку перед событием в наши почтовые ящики завалено множество писем с напоминанием. Проблема в отсутствии интереса. Людей нужно убедить, что мероприятие стоит того. Помимо различных уровней интереса, не у всех график легкий. Людям нужно планировать свое расписание заранее, прежде чем они смогут договориться о свидании.

Пресс-релизы мероприятий являются неотъемлемой частью маркетингового плана мероприятий. Пресс-релиз о событии рекламирует заслуживающее внимания событие, которое компания организует, посещает или спонсирует. Это помогает мероприятию привлечь больше внимания людей, которые читают о нем на каналах, которые они ценят.

Пресс-релизы мероприятия также должны содержать всю необходимую информацию, такую ​​как место проведения, приглашенные гости или спикеры, основные моменты, цены и дату.

Если вы пытаетесь привлечь представителей СМИ или более широкую аудиторию, то ваше время так же важно, как и сам пресс-релиз. Вы хотите, чтобы люди были предупреждены, чтобы они могли планировать соответствующим образом.

Проверьте это   пример пресс-релиза мероприятия   где G2 объявляет об участии в саммите Oracle OpenWorld 2019. В этом объявлении не только упоминается присутствие G2 на престижном собрании, но также говорится о благотворительных намерениях G2 и планах извлечь максимальную пользу из этого мероприятия.

Источник: Г2

Говоря о благотворительных инициативах, можно использовать следующие типы пресс-релизов, чтобы показать клиентам, что ваша компания заботится о важных делах.

Пресс-релиз благотворительной инициативы

Предприятия более осведомлены о том, как они могут отплатить обществу. Благотворительные инициативы становятся все более распространенным явлением (и не зря). К сожалению, из-за того, что так много корпораций решают заняться благотворительностью, подавляющее большинство населения никогда не слышит обо всех совершаемых добрых делах.

Пресс-релиз благотворительной инициативы — это прекрасная возможность показать клиентам, что вы заботитесь о них больше, чем о чистой прибыли. Не говоря уже о том, что новостные агентства любят публиковать приятные истории, которые уравновешивают натиск негативного освещения.

Хотя это может показаться отличной возможностью похвастаться собой, действуйте осторожно. Наиболее эффективные пресс-релизы подчеркивают ценности компании и сплачивают других вокруг хорошего дела.

Взгляните на то, как G2 Gives объявила о своих планах по сбору средств в этом   пример пресс-релиза   чтобы OutRight Action International признала Месяц гордости.

Источник: Г2

Объявление о найме нового руководителя

В то время как каждый член организации играет жизненно важную роль, помогая компании двигаться вперед, некоторые критические роли выступают в роли лица бизнеса. Старшие руководящие должности востребованы и высоко ценятся в большинстве отраслей. Поэтому объявление о замещении этих ролей тоже требует пафоса.

Компании используют новый пресс-релиз по найму, чтобы объявить о существенных изменениях в руководстве. Обычно ориентированный на руководителей высокого уровня, этот тип пресс-релиза обобщает их профессиональные достижения и предлагает биографическую информацию. Фото нового сотрудника — стандартная практика.

Такого рода заявления для прессы посылают громкий и четкий сигнал: это те, кому мы доверили помочь вывести нашу компанию на новый уровень.

Новые пресс-релизы о найме показывают уверенность в руководстве и заявляют отрасли, что компания наняла лучших людей для этой работы. Например, если ваша компания только что наняла известного руководителя у ведущего конкурента, это повышает доверие к вам и является хорошим знаком для инвесторов. Вы также можете использовать аналогичный формат пресс-релиза всякий раз, когда вы продвигаете кого-то из своих сотрудников на ключевую руководящую должность.

Вот   пример нового объявления о приеме на работу   из DemandGenReport, когда Аманда Малко присоединилась к G2 в качестве нового директора по маркетингу (CMO).

Источник: DemandGenReport

Пресс-релиз премии

Каждый день кто-то в мире выигрывает соревнование, о котором мы, вероятно, не слышали. Например, если местная школьная футбольная команда выигрывает плей-офф штата, люди за пределами этого штата могут даже не знать об этом.

Точно так же на престижных церемониях награждения, таких как «Грэмми» или «Тони», люди могут не знать, кто выиграл в определенной категории, если пропустят запись. Вещательные каналы, в которых упоминаются все победители, могли бы просветить тех, кто пропустил прямую трансляцию.

Отраслевые награды и похвалы являются стандартными, но если ваша аудитория так же глубоко не погружена в космос, как и вы, маловероятно, что они когда-либо услышат о них. Пресс-релиз о награждении дает вам возможность публично отпраздновать свой успех. Пресс-релизы, подробно описывающие достижения компании, помогают подтвердить возможности этой организации и вызывают больше доверия.

Этот вид пресс-релиза служит более важной цели, чем просто информирование аудитории о крупных выигрышах. Эти объявления могут привлечь внимание потенциальных клиентов на любом этапе воронки продаж, инвесторов, ищущих новых лидеров в отрасли, или других компаний, желающих наладить партнерские отношения.

Распространение пресс-релиза дает им понять и позиционирует вас как лидера отрасли.

Пресс-релиз продукта

Даже такие мегакорпорации, как Apple, с легионами фан-блогов, форумов и подкастов, продолжают использовать пресс-релизы всякий раз, когда выпускается новый продукт или обновление.

Почему? Потому что в этих пресс-релизах достаточно подробностей, чтобы заинтриговать журналистов. В результате шквал освещения в СМИ превращает предстоящий запуск в зрелище, в которое мы все вовлечены, что позволяет Apple контролировать повествование, окружающее его.

С помощью пресс-релиза о запуске продукта организации могут раскрыть достаточно информации о своем последнем решении, чтобы коснуться поверхности и очаровать аудиторию. Хотя это хорошая идея, чтобы включить соответствующую информацию, такую ​​как характеристики продукта, цены и другие характеристики, постарайтесь сосредоточиться на угле воздействия на потребителя и ценности, которую аудитория получит от этого запуска.

Компании, которые сосредотачиваются на преимуществах этих новых функций или продуктов (а не на сухих технических характеристиках), мотивируют СМИ подхватить их историю и следовать ей. Время имеет решающее значение. И поскольку вы не можете поддерживать такой высокий интерес вечно, вы часто будете видеть, что эти пресс-релизы появляются незадолго до запуска.

Подобно объявлениям о выпуске продукта, обновления или расширения продукта также являются отличным поводом для пресс-релиза. В этих ситуациях попытайтесь объяснить, какие изменения были внесены, причину этих изменений и почему это приносит пользу аудитории.

Ключевым моментом любого пресс-релиза о выпуске или обновлении продукта является акцентирование внимания на том, что в нем есть для потребителей. Поскольку именно они будут читать это заявление для прессы, оно должно в первую очередь апеллировать к их чувствам.

Пресс-релиз о ребрендинге

Новый облик – хороший повод для анонса. Любое изменение, влияющее на внешний вид или функционирование организации, должно быть доведено до сведения аудитории.

Что бы ни побудило к этому — будь то изменение нового логотипа или названия компании, слияние или поглощение, изменение направления продукта — компании должны кратко объяснить это решение.

Пресс-релиз о ребрендинге дополняет более широкую стратегию брендинга. Организации осознают, что их клиенты привыкли к определенной идентичности. Компании не хотят, чтобы их аудитория запуталась во время перехода.

В пресс-релизах о ребрендинге обычно указывается, что именно изменится (логотип, обслуживаемая аудитория и т. д.), и делается попытка заинтересовать аудиторию изменениями.

Пресс-релиз партнерства

Вы месяцами вели переговоры о новом партнерском соглашении. Выпуск пресс-релиза — идеальный способ объявить о новостях, как только они станут официальными.

Каждый бизнес в партнерстве построил отношения со своей отдельной аудиторией. Пресс-релиз, который понравится обоим сообществам, привлечет всех к одной и той же странице. Кроме того, партнерский пресс-релиз помогает каждому бренду использовать аудиторию другого для обеспечения большей известности.

Пресс-релиз партнерства также дает компаниям возможность объяснить, почему было принято такое решение. Хотя это может быть отличным знаком для инвесторов, цель этих пресс-релизов выходит за рамки чисто финансовой. Пресс-релиз о партнерстве также привлекает внимание клиентов к новым функциям, услугам или возможностям, к которым они получат доступ.

Проверьте это   пример пресс-релиза о партнерстве   который объявляет об официальном партнерстве между G2 и Medallia.

Источник: Г2

Как написать пресс-релиз для разных случаев

Каждый тип пресс-релиза или заявления для прессы отличается по содержанию и способу распространения. Хотя большинство пресс-релизов имеют схожий формат, полезно знать о факторах, которые отличают один от другого.

Ниже приведены несколько способов написать пресс-релиз для различных типов событий и мероприятий.

Как написать пресс-релиз для мероприятия

События зависят от времени, поэтому их пресс-релизы должны это отражать. Это влияет не только на содержание, но и на распространение пресс-релиза. Услуги по распространению пресс-релизов могут пригодиться в таких случаях.

При написании пресс-релиза о мероприятии помните о следующих моментах:

• Дайте достаточно подробностей о мероприятии: хороший ведущий гарантирует, что все приглашенные имеют правильную информацию о вечеринке, и то же самое касается пресс-релизов мероприятия. Упомяните подробности о мероприятии, в том числе о месте проведения, спикерах, количестве людей и, самое главное, о дате. Постарайтесь сделать его максимально кратким, не упустив ничего важного.
• Уточните «почему»: с таким количеством организаций, устраивающих праздничные вечеринки и собрания, событий стало пруд пруди. Обязательно подчеркните, что отличает это мероприятие от других и какую пользу оно может принести участникам.
• Максимально используйте визуальные эффекты: на мероприятиях полно возможностей для фотосъемки. Попробуйте вставить фотографии мероприятия прошлых лет или изображения логотипа и фирменного стиля мероприятия. Это помогает читателям визуализировать событие или, по крайней мере, запомнить ваш брендинг, чтобы они могли ассоциировать его с вашей компанией всякий раз, когда они сталкиваются с рекламным контентом в Интернете.
• Планируйте рассылку пресс-релизов: время имеет решающее значение, когда речь идет о пресс-релизах о мероприятиях. В идеале ваш пресс-релиз должен быть распространен как минимум за неделю до дня мероприятия. Пресс-релиз о мероприятии должен быть написан заранее и распространен за несколько недель до мероприятия или разослан сразу. В любом случае следует упомянуть следующее:
  • Немедленный выпуск: если событие быстро приближается и вам нужно, чтобы пресс-релиз был выпущен немедленно, включите в заголовок слово ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОГО ВЫПУСКА (все заглавными буквами), чтобы СМИ знали, что вы готовы опубликовать информацию немедленно.
  • Эмбарго для прессы: если мероприятие запланировано на более поздний срок, а ваше заявление для прессы уже подготовлено, отложите распространение вашего пресс-релиза ближе к началу мероприятия. Чтобы средства массовой информации отправили пресс-релиз в нужное время, укажите «эмбарго до [конкретной даты]» в строке даты выпуска в заголовке или в строке темы.

Как написать пресс-релиз для нового сотрудника

Прием на работу новых руководителей – это большое дело для компании. Давайте рассмотрим некоторые моменты, которые следует учитывать при написании пресс-релиза для нового сотрудника:

• Покажите лицо нового сотрудника: за каждой ролью в организации стоит лицо. Прикрепление изображения к пресс-релизу позволяет читателям получить визуальное представление о новом члене руководящей команды. Пресс-релизы с изображениями также работают лучше, поскольку людей привлекают изображения, а не текст.
• Добавляйте цитаты соответствующих заинтересованных сторон. Хотя цитаты и приветствуются в любом пресс-релизе, они особенно важны в объявлениях о новых наймах. Что касается крупных корпораций, читатели хотят знать мысли и чувства руководителей относительно нового сотрудника. Цитаты высшего руководства — это возможность продемонстрировать добрую волю и оптимизм.
• Включите планы нового сотрудника на будущее: хотя цитаты заинтересованных сторон всегда приветствуются, это отличная возможность для нового сотрудника подробно рассказать о своих планах на будущее компании и о том, как они планируют максимально использовать эту новую роль. Пара строк, подчеркивающих их видение, является хорошим дополнением к этому типу пресс-релиза.

Как написать пресс-релиз для нового продукта

Пресс-релизы о продуктах должны балансировать между информативностью и интересностью. Как и в других типах пресс-релизов, содержание посвящено темам, о которых общественности было бы интересно прочитать. При запуске продукта или обновлении продукта, если только продукт не был чем-то очень увлеченным аудиторией, он может быть не таким привлекательным для чтения.

Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании пресс-релиза о продукте:

• Держите потребителей в центре внимания: новые продукты или изменения в существующем продукте вводятся для улучшения качества обслуживания клиентов. Пресс-релиз должен передавать тот же тон, сохраняя благополучие клиента в качестве приоритета и причины всех существенных изменений.
• Не переусердствуйте с техническими подробностями: пресс-релиз — не место для выкладывания технических рукописей. Подчеркивание возможностей продукта — это здорово, но средний потребитель может не знать или не интересоваться тонкостями продукта. Если возможно, преобразуйте изменения в количественные выгоды.
  
  Например, вместо того, чтобы говорить: «Многоканальная платформа BPMN, использующая сервер Camunda», в заявлении для прессы можно было бы сказать: «Платформа, удобная для бизнес-команд, которая сокращает общее время, необходимое для создания поездок, на 70%».
• Расскажите о существующих клиентах. Счастливые клиенты — лучший показатель успеха. Несколько выдающихся клиентов, рассказавших о своем опыте работы с новым продуктом, станут отличным дополнением к пресс-релизу.

Как написать пресс-релиз для кризисных коммуникаций

Каждый бизнес сталкивается со своей справедливой долей взлетов и падений, и PR-кризисы являются частью этого пакета. Несомненно, пресс-релизы являются хорошим инструментом кризисной коммуникации. Во время кризиса и после него своевременная публикация хорошо сформулированного заявления для новостных агентств может помочь компаниям восстановить имидж своего бренда.

Вот несколько вещей, о которых следует помнить при создании пресс-релиза для любого кризиса:

• Не ведите себя слишком оборонительно: никто не любит, когда его окликают. Если ваша компания попала в PR-катастрофу, сделайте шаг назад и подумайте, какой должна быть правильная реакция. Плохо сформулированное заявление для прессы приносит больше вреда, чем пользы. Если бизнес не допустил ошибки и хочет очистить имя компании, постарайтесь, чтобы пресс-релиз звучал нейтрально. Изложите свою позицию, ответьте на любые вопросы или обвинения, возникшие в этот период, и закончите на оптимистичной ноте.
  
  Если организация допустила ошибку, сообщите, что компания извлекла уроки из своих ошибок. Держите тон скромным и завершите обещанием добиться большего, включая шаги, которые предпринимаются для улучшения ситуации.
• Упомяните все факты: это само собой разумеется, но организации забывают, что общественность может не иметь всех доступных им фактов. Подробная информация о событиях, происходящих за кулисами и вне поля зрения общественности, должна быть упомянута в пресс-релизе, если это применимо.
• Отправьте ответ быстро: до того, как люди начнут запускать онлайн-тесты для СМИ, опубликуйте заявление, которое прояснит ситуацию и предотвратит распространение каких-либо предположений или слухов. Своевременный пресс-релиз может пресечь кризис в зародыше.

Преимущества написания пресс-релиза

Мы уже установили, что пресс-релизы являются неотъемлемой частью любой стратегии по связям с общественностью. Тем не менее, пресс-релизы имеют больше преимуществ, чем просто распространение сообщения или информации в массы.

Рассмотрим подробнее каждое преимущество.

1. Создает осведомленность

Пресс-релизы — отличный инструмент для создания шума и повышения осведомленности. Поскольку пресс-релизы — это моментальный снимок ключевых моментов жизни компании, имеет смысл использовать их в маркетинговых целях.

Кроме того, пресс-релизы получают гораздо больший тираж, когда их подхватывают более известные СМИ или журналисты. Для стартапов, которые не имеют сильного присутствия на рынке, получение пресс-релиза, опубликованного известным СМИ, сродни тому, чтобы известная знаменитость поделилась вашим постом в социальной сети.

Даже устоявшиеся предприятия, которые неуклонно укрепляют свое присутствие, должны полагаться на средства массовой информации, чтобы продвигать свои новости. Журналисты могут брать пресс-релизы прямо из источника (т. е. с веб-сайта компании или отдела новостей) и создавать на их основе интересную историю.

СМИ имеют сотни тысяч (или даже миллионы) людей в своей аудитории. Даже если лишь небольшая часть узнает о вашей компании через них, это может означать значительный скачок в узнаваемости бренда, а с узнаваемостью бренда приходит доверие. Средствам массовой информации потребовались десятилетия, чтобы воспитать в своей аудитории чувство доверия. Любая организация, связанная с ними, получает некоторые преимущества.

2. Выстраивает отношения со СМИ

Журналистов часто называют «привратниками СМИ». В то время как социальные сети позволяют людям распространять свои собственные истории, журналисты и издательства по-прежнему преимущественно контролируют прессу. Вот почему   связи со СМИ   по-прежнему является жизненно важной опорой любой коммуникационной стратегии.

Пресс-релизы помогают укрепить отношения со СМИ и создать непрерывный диалог с журналистами, которые ищут следующую тему для освещения. Короче говоря, пресс-релизы создают симбиотические отношения между журналистами и компаниями. Организация получает освещение в новостях, связанных с компанией, а журналист получает еще одну историю для работы. Предоставление журналистам новых материалов может дать толчок длительным отношениям с ними и, в свою очередь, со СМИ.

3. Повышает узнаваемость компании

Как и все формы письменного контента, пресс-релизы отлично подходят для извлечения ссылочного веса и ранжирования по ключевым словам. Если выпуск новостей содержит достаточное количество актуальных и вечнозеленых ключевых слов, у него есть хорошие шансы занять высокие позиции на страницах результатов поисковой системы (SERP).

Предположим, что пресс-релиз публикуется в СМИ либо как отдельный пост, либо используется для разъяснения другой, более обширной статьи. В этом случае он получит обратные ссылки с веб-сайта этой торговой точки. Это не только отличный способ получить новый трафик из разных источников, но и продвинуть пресс-релиз выше в рейтинге поисковой выдачи. Специалисты по поисковой оптимизации (SEO) и специалисты по связям с общественностью увозят себе и компании пару огромных побед.

Помимо SEO, пресс-релизы также помогают повысить узнаваемость компании еще одним способом. Когда издание пишет статью о вашем пресс-релизе, его аудитория становится вашей аудиторией.

У вас уже может быть много клиентов, но большинство из них не находит ваш блог, видео на YouTube или подкасты. Появление в средствах массовой информации, которые они активно потребляют, будь то Forbes или местные утренние новости по телевидению, ставит вас на их радар и позволяет вам общаться с ними напрямую. То же самое касается инвесторов или других предприятий, которые могут быть заинтересованы в партнерстве.

Появление в СМИ может сделать ваш срочный пресс-релиз немного более актуальным. Если статья, написанная о пресс-релизе, фокусируется на более широкой картине, воздействие будет более продолжительным, чем если бы это был один только релиз.

4. Помогает управлять имиджем компании

«Зеркало, зеркало на стене, кто из них всех прекрасней?»

Наличие волшебного зеркала, как в классическом мультфильме Диснея « Белоснежка и семь гномов», которое говорит вам, что работает, а что нет, несомненно, было бы полезно для бизнеса. К сожалению, реальный мир не подчиняется законам Диснея.

Мониторинг СМИ может в некоторой степени помочь организациям в управлении репутацией, но публичный имидж организации может измениться практически за одну ночь. Хотя практически невозможно следить за каждым минутным изменением, влияющим на то, как публика воспринимает ваш бренд (конечно, без помощи волшебного зеркала), можно управлять своим имиджем и бороться с волнами негатива в более широком масштабе. .

Пресс-релизы должны быть точными с точки зрения фактов и отражать обоснованное мнение о деятельности организации. Когда средства массовой информации подхватывают их и запускают по своим каналам, публика, которая потребляет их контент, будет считать это точным отчетом о событиях.

Хорошо сформулированное заявление для прессы может повлиять на общественное мнение и компенсировать любые неблагоприятные новости, которые могут повлиять на бренд компании.

5. Недорогой способ распространения информации о компании.

Одним из наиболее значительных преимуществ является то, что пресс-релизы являются экономичным способом быстрого распространения информации. Это особенно полезно для малого бизнеса, который хочет окунуться в мир PR.

Ваш отдел по связям с общественностью или агентство могут подготовить одно заявление и эффективно распространить его среди представителей СМИ, ищущих свежий контент. Большинство популярных отраслевых сайтов и изданий обновляются статьями до 50 раз в день.

Вполне возможно опубликовать пресс-релиз в ленте новостей утром, а журналист напишет и опубликует об этом материал днем.

Проблемы написания пресс-релиза

Пресс-релизы могут принести много пользы. Однако есть несколько проблем, связанных с территорией. Давайте посмотрим на некоторые из проблем написания пресс-релиза.

Измерение воздействия пресс-релиза

Есть много вещей, которые можно отслеживать и оценивать, когда речь идет о пресс-релизах, таких как тираж, показы и рейтинг в поисковой выдаче. Но есть одна вопиющая проблема с пресс-релизом: измерение его воздействия на читателей.

Конечно, вы можете сказать, попадает ли пресс-релиз в нужное место, если вы поговорите с кем-то, кто его прочитал, и они поделятся своими мыслями о нем. Даже комментарии в Интернете могут дать вам представление о том, как люди относятся к контенту, который они только что прочитали, и понимают чувства аудитории. Но разглядеть, как человек относится к пресс-релизу, в режиме реального времени практически невозможно.

Кроме того, трудно связать достигнутые успехи с пресс-релизом. Например, кто-то мог прочитать ваш пресс-релиз за несколько месяцев до начала цикла продаж. Трудно сделать вывод, был ли пресс-релиз в той или иной форме ответственным за продвижение перспективы вперед.

Выпуск поляризующего заявления

Слова имеют силу как созидать, так и разрушать.

Пресс-релизы в идеале рассказывают о положительных сторонах компании, и в этом очень сложно ошибиться. Тем не менее, пресс-релизы, рассылаемые для преодоления коммуникационного кризиса, могут иметь любой смысл.

Есть много возможностей для неудачи в пресс-релизе, предназначенном для решения деликатного вопроса. Если общественность неправильно истолковает какое-либо из слов, использованных в пресс-релизе, у бизнеса может быть еще больший пожар, чем тот, с которого он начинался.

Это касается любого, кто выступает перед публикой. То, как вы представляете себя или организацию, может повлиять на общественное мнение о вашем бизнесе. Все, что предназначено для всеобщего обозрения, должно быть тщательно проверено, прежде чем оно будет опубликовано.

Хотя концепция пресс-релиза не нова, сегодня произошли изменения в том, как они создаются. Как правило, стандартный пресс-релиз содержит информацию о действии или событии, связанном с компанией, несколько цитат, которые закрепляют предложение организации, а также такие элементы, как ссылки, изображения и шаблон компании, чтобы добавить больше содержания и ценности.

Понимание основных элементов и формата пресс-релизов поможет вам далеко продвинуться. Журналисты с большей вероятностью вознаградят вас освещением в СМИ, если контент, который вы отправляете, структурирован так, чтобы привлечь их внимание.

Тем не менее, даже самый стандартный пресс-релиз может выделиться, если автор использует передовой опыт в отрасли.

Давайте подробнее рассмотрим лучшие практики, которым следует следовать при написании пресс-релиза.

1. Определите и поставьте цели

На все случаи жизни есть пресс-релиз. Естественно, цель каждого пресс-релиза будет разной, поэтому важно определить цели, прежде чем писать и публиковать заявление для прессы.

Спросите себя: «Какова конечная цель всего этого упражнения?» Если цель состоит в том, чтобы завоевать доверие или повысить осведомленность, формат и содержание пресс-релиза будут соответствующим образом изменены.

При написании пресс-релизов подумайте, чего вы пытаетесь достичь. Определение цели в самом начале важно, так как вам нужно планировать разные стратегии для каждого выпуска. Даже виды СМИ и журналистов, к которым вы обращаетесь для каждого пресс-релиза, будут разными.

2. Пишите для журналистов, а не для себя

Ваш пресс-релиз пройдет через руки журналиста еще до того, как увидит свет. Старайтесь писать, не забывая об их рекомендациях, стиле письма и целях.

Медиаперсоны видят много предложений за день, поэтому постарайтесь, чтобы ваш пресс-релиз выделялся лучшим содержанием, фактами и уникальным сюжетом. Старайтесь, чтобы вся информация была доступна в заголовке и первом абзаце.

Если заголовок и лид явно содержат полезные детали, журналисты более склонны выдвигать их и освещать в прессе, которого они заслуживают.

3. Establish the target audience

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Попробуйте рассказать историю, которая ранее не освещалась. Даже если история не кажется невероятно примечательной, добавьте ценности своему контенту с помощью данных или исследований, о которых не сообщалось ни в одном другом СМИ.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.