So schreiben Sie eine Pressemitteilung, die die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich zieht

Die alten Griechen hatten den Gott der Boten, aber moderne Unternehmen haben den König der Kommunikation - Pressemitteilungen.

Heutzutage hat jeder etwas zu sagen, und da die moderne Kommunikation zunehmend demokratisiert wird und für alle erreichbar ist, war es noch nie so einfach, eine Botschaft zu verbreiten.

Für Organisationen kann Kommunikation jedoch eine äußerst heikle Angelegenheit sein. Die Berichterstattung und Verbreitung von Nachrichten erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung im Vorfeld. Zu wissen, welche Themen oder Geschichten das Interesse der Zielgruppe wecken würden, kann Unternehmen auch dabei helfen, die Erzählung zu kontrollieren.

Medienberichterstattung und Presse bestimmen nach wie vor überwiegend die Trends in der Branche. Unternehmen müssen auf Timing und Präzision achten und ständig die Trends in der aktuellen Medienlandschaft im Auge behalten. Dies hilft ihnen nicht nur dabei, wirkungsvolle Geschichten zu schreiben, sondern spielt auch eine Rolle dabei, ihre Geschichten an den Pförtnern der Medien vorbeizubringen: Journalisten.

Während   Medienüberwachungssoftware   Ihnen hilft, die neuesten Nachrichten oder Trendthemen innerhalb einer Branche zu verfolgen, kommt eine Zeit, in der ein Unternehmen seine eigene berichtenswerte Geschichte zu teilen hat. Hier bieten sich Pressemitteilungen als wertvolle Kommunikationsmittel an.

Werfen wir einen genaueren Blick auf Pressemitteilungen, ihre Vorteile und Tipps zum Schreiben Ihrer eigenen.

Was ist eine Pressemitteilung?

Eine Pressemitteilung ist eine Nachricht oder eine offizielle schriftliche Ankündigung, die ein Unternehmen an Medien herausgibt und die zur Verbreitung an die breite Öffentlichkeit bestimmt ist. Eine Pressemitteilung wird auch als Pressemitteilung, Pressemitteilung, E-Release („Erelease“) oder Medienmitteilung bezeichnet.

Pressemitteilungen sind ein integraler Bestandteil jeder PR- und Medienkommunikationsstrategie. Sie werden verwendet, um Nachrichten, Nachrichten oder Ankündigungen zu verbreiten, die ein Unternehmen in einem günstigen Licht für seine Kunden erscheinen lassen.

Im Zeitalter von Social Media, Tweets und Podcasts haben Pressemitteilungen immer noch ihren Platz. Pressemitteilungen können von jedem Unternehmen genutzt werden, das seine Zielgruppe schnell und effektiv erreichen möchte.

Wann eine Pressemitteilung versenden?

Schon mal den Spruch gehört „des einen Müll ist des anderen Schatz“? Auch das Umgekehrte gilt.

Pressemitteilungen sollten verwendet werden, wenn ein Unternehmen etwas Aufregendes oder Bahnbrechendes zu verkünden hat. Was für Sie jedoch als groß angesehen wird, muss für andere nicht unbedingt dasselbe sein.

Eine Pressemitteilung muss nicht alle diese Kästchen ankreuzen, aber eine starke Pressemitteilung enthält normalerweise zwei oder mehr dieser Faktoren.

Arten von Pressemitteilungen

Technisch gesehen kann es in einer Pressemitteilung um alles gehen, was ein Unternehmen für „nachrichtenwürdig“ hält. Allerdings haben sich bei den häufigsten Szenarien, in denen Pressemitteilungen gut funktionieren, Muster herauskristallisiert.

Fördermitteilung

Einige der beliebtesten Pressemitteilungen sind solche, die Finanzierungsrunden ankündigen.

Diese Veröffentlichungen ziehen sofort die Aufmerksamkeit auf sich, weil Kunden, Partner, Investoren und sogar Konkurrenten natürlich neugierig sind, welche Organisationen auf der Erfolgswelle reiten. Es ist auch ein glänzender Moment für Unternehmen, da eine Finanzierungsrunde ein Beweis für ihr Wachstum und ihre Position in der Branche ist.

Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben, die die Finanzierung ankündigt, ist es wichtig zu beschreiben, wofür diese Investition verwendet wird, wer geholfen hat, diesen Betrag aufzubringen, und was die Zukunft für das Unternehmen bereithält. Diese Art von Presseerklärungen sind normalerweise in einem aufgeregten und optimistischen Ton verfasst.

Sehen Sie sich an, wie G2 ankündigte, ein Startup-Unicorn zu werden, nachdem es die Finanzierung der Serie D in diesem Zusammenhang beschafft hatte Beispiel für eine Pressemitteilung zur Finanzierung.

Quelle: G2

Beachten Sie, wie diese Pressemitteilung Fragen dazu beantwortet, warum die Finanzierung aufgebracht wurde und wie dieses Geld in Zukunft verwendet wird.

Pressemitteilung der Veranstaltung

Wenn Sie eine Geburtstagsparty schmeißen, senden Sie Einladungen an alle Gäste, arrangieren Gastgeschenke, legen einen Veranstaltungsort fest und wählen ein Datum aus. Aber wie würden Sie sicherstellen, dass alle zur Party kommen? Sie würden wahrscheinlich ein paar Tage vor der Party Erinnerungen versenden und ein paar Telefonanrufe tätigen.

Events in der Geschäftswelt sind wie Geburtstagsfeiern. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Eingeladene nicht so gerne an jeder Veranstaltung teilnehmen, zu der sie eine Einladung erhalten.

Der Mangel an Erinnerungen ist hier nicht das Problem, da so viele Erinnerungs-E-Mails unsere Posteingänge vor einem Ereignis überfluten. Das Problem ist mangelndes Interesse. Menschen müssen davon überzeugt werden, dass sich ein Event lohnt. Abgesehen von unterschiedlichen Interessensniveaus ist nicht jedermanns Zeitplan leicht. Die Leute müssen ihre Zeitpläne weit im Voraus planen, bevor sie sich auf ein Date festlegen können.

Event-Pressemitteilungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Event-Marketingplans. Eine Pressemitteilung zu einer Veranstaltung wirbt für eine Veranstaltung mit Nachrichtenwert, die ein Unternehmen ausrichtet, an der es teilnimmt oder die es sponsert. Dies trägt dazu bei, dass die Veranstaltung mehr Anklang findet, wenn die Leute auf Kanälen, die sie schätzen, darüber lesen.

Event-Pressemitteilungen sollten auch alle notwendigen Informationen wie den Veranstaltungsort, die vorgestellten Gäste oder Redner, die Highlights, die Preise und das Datum enthalten.

Wenn Sie versuchen, Medienvertreter oder ein breiteres Publikum zur Teilnahme zu bewegen, dann ist Ihr Timing genauso wichtig wie die Pressemitteilung selbst. Sie sollten sicherstellen, dass die Leute rechtzeitig im Voraus informiert werden, damit sie entsprechend planen können.

Schau dir das an   Beispiel einer Event-Pressemitteilung   wo G2 die Teilnahme am Oracle OpenWorld 2019 Summit ankündigt. Diese Ankündigung erwähnt nicht nur die Anwesenheit von G2 bei dem prestigeträchtigen Treffen, sondern spricht auch über die wohltätigen Absichten und Pläne von G2, das Beste aus der Veranstaltung herauszuholen.

Quelle: G2

Apropos Wohltätigkeitsinitiativen: Die folgenden Arten von Pressemitteilungen können verwendet werden, um Kunden zu zeigen, dass Ihrem Unternehmen wichtige Anliegen am Herzen liegen.

Pressemitteilung der gemeinnützigen Initiative

Unternehmen sind sich bewusster, wie sie der Gesellschaft etwas zurückgeben können. Wohltätigkeitsinitiativen werden immer häufiger (und das aus gutem Grund). Da so viele Unternehmen sich entscheiden, wohltätiger zu werden, erfährt eine große Mehrheit der Öffentlichkeit leider nie von all den guten Taten, die getan werden.

Eine Pressemitteilung einer gemeinnützigen Initiative ist die perfekte Gelegenheit, Kunden zu zeigen, dass Ihnen mehr als das Endergebnis am Herzen liegt. Ganz zu schweigen davon, dass Nachrichtenagenturen gerne Wohlfühlgeschichten veröffentlichen, die den Ansturm negativer Berichterstattung ausgleichen.

Obwohl dies wie eine ausgezeichnete Gelegenheit erscheinen mag, um mit sich selbst anzugeben, sollten Sie vorsichtig vorgehen. Die effektivsten Pressemitteilungen heben die Werte des Unternehmens hervor und mobilisieren andere für eine gute Sache.

Sehen Sie sich an, wie G2 Gives seine Pläne zur Mittelbeschaffung angekündigt hat   Beispiel einer Pressemitteilung   für OutRight Action International zur Anerkennung des Pride Month.

Quelle: G2

Ankündigung einer neuen Führungskraft

Während jedes Mitglied einer Organisation eine wichtige Rolle dabei spielt, das Unternehmen voranzubringen, fungieren einige kritische Rollen als das Gesicht eines Unternehmens. Führungspositionen sind in den meisten Branchen begehrt und werden hoch geschätzt. Daher erfordert die Ankündigung zur Besetzung dieser Rollen auch einiges an Schwung.

Unternehmen nutzen eine Pressemitteilung zu Neueinstellungen, um wesentliche Führungswechsel anzukündigen. In der Regel auf hochrangige Führungskräfte ausgerichtet, fasst diese Art von Pressemitteilung ihre beruflichen Leistungen zusammen und bietet biografische Informationen. Ein Foto des neuen Mitarbeiters ist Standard.

Diese Art von Presseerklärungen senden eine laute und klare Botschaft aus: Diesem haben wir vertraut, um unser Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.

Pressemitteilungen zu Neueinstellungen zeigen Vertrauen in das Führungsteam und erklären der Branche, dass das Unternehmen die besten Leute für den Job eingestellt hat. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel gerade eine bekannte Führungskraft von einem Top-Konkurrenten eingestellt hat, ist das ein Glaubwürdigkeitsschub – und ein gutes Zeichen für Investoren. Sie können auch ein ähnliches Format für Pressemitteilungen verwenden, wenn Sie jemanden von innen in eine wichtige Führungsposition befördert haben.

Hier ist ein   Beispiel einer Neueinstellungsanzeige   von DemandGenReport, als Amanda Malko als neue Chief Marketing Officer (CMO) zu G2 kam.

Quelle: DemandGenReport

Pressemitteilung zum Preis

Jeden Tag gewinnt jemand auf der Welt einen Wettbewerb, von dem wir wahrscheinlich nichts wissen. Wenn beispielsweise eine lokale Highschool-Fußballmannschaft die staatlichen Playoffs gewinnt, wissen die Menschen außerhalb dieses Staates möglicherweise nicht einmal davon.

Ebenso wissen die Leute bei prestigeträchtigen Preisverleihungen wie den Grammys oder den Tony Awards möglicherweise nicht, wer eine bestimmte Kategorie gewonnen hat, wenn sie die Aufnahme verpasst haben. Sendekanäle, die alle Gewinner erwähnen, könnten dann diejenigen aufklären, die die Live-Sendung verpasst haben.

Industriepreise und Auszeichnungen sind Standard, aber wenn Ihr Publikum nicht so tief in den Raum eingetaucht ist wie Sie, ist es unwahrscheinlich, dass es jemals davon erfährt. Eine Award-Pressemitteilung gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Erfolg öffentlich zu feiern. Pressemitteilungen, die die Errungenschaften eines Unternehmens detailliert beschreiben, helfen dabei, die Fähigkeiten dieser Organisation zu validieren und mehr Glaubwürdigkeit zu schaffen.

Diese Art von Pressemitteilung dient einem größeren Zweck, als das Publikum nur über große Gewinne zu informieren. Diese Ankündigungen können potenzielle Kunden in jeder Phase des Verkaufstrichters, Investoren, die nach aufstrebenden Führungskräften in der Branche suchen, oder andere Unternehmen, die Partnerschaften aufbauen möchten, auf sich aufmerksam machen.

Das Verteilen einer Pressemitteilung weist sie darauf hin und positioniert Sie als Branchenführer.

Pressemitteilung zum Produkt

Sogar Megakonzerne wie Apple mit unzähligen Fanblogs, Foren und Podcasts verwenden weiterhin Pressemitteilungen, wenn ein neues Produkt oder ein Upgrade auf den Markt kommt.

Wieso den? Weil diese Pressemitteilungen gerade genug Details bieten, um Journalisten zu faszinieren. Die daraus resultierende Flut von Medienberichten verwandelt die bevorstehende Markteinführung in ein Spektakel, in das wir alle verwickelt sind, und ermöglicht es Apple, die damit verbundene Erzählung zu kontrollieren.

Mit einer Pressemitteilung zur Produkteinführung können Unternehmen gerade genug Informationen über ihre neueste Lösung preisgeben, um an der Oberfläche zu kratzen und das Publikum zu faszinieren. Obwohl es eine gute Idee ist, relevante Informationen wie Produktmerkmale, Preise und andere Spezifikationen einzubeziehen, versuchen Sie, sich auf die Auswirkungen auf den Verbraucher und den Wert zu konzentrieren, den das Publikum von dieser Einführung erhält.

Unternehmen, die sich auf die Vorteile dieser neuen Funktionen oder Produkte konzentrieren (anstelle trockener technischer Spezifikationen), motivieren die Medien, ihre Geschichte aufzugreifen und mitzumachen. Das Timing ist entscheidend. Und da Sie dieses hohe Interesse nicht ewig aufrechterhalten können, sehen Sie diese Pressemitteilungen häufig kurz vor einer Markteinführung.

Ähnlich wie Produkteinführungsankündigungen sind auch Produkt-Upgrades oder -Erweiterungen gute Anlässe für eine Pressemitteilung. Versuchen Sie in diesen Situationen zu erklären, welche Änderungen vorgenommen wurden, den Grund für diese Änderungen und warum dies dem Publikum zugute kommt.

Der Schlüssel zu jeder Pressemitteilung zur Produkteinführung oder -aktualisierung besteht darin, hervorzuheben, was für die Verbraucher drin ist. Da sie diese Pressemitteilung lesen werden, muss sie zuerst an ihre Gefühle appellieren.

Pressemitteilung zur Umbenennung

Ein neuer Look ist ein guter Grund für eine Ankündigung. Jede Änderung, die sich auf das Aussehen oder die Funktionsweise der Organisation auswirkt, sollte mit dem Publikum geteilt werden.

Was auch immer dazu führt – ob es sich bei der Änderung um ein neues Logo oder einen neuen Firmennamen, eine Fusion oder Übernahme, eine Änderung der Produktausrichtung handelt – Unternehmen müssen diese Entscheidung prägnant erklären.

Eine umbenannte Pressemitteilung ergänzt eine umfassendere Markenstrategie. Organisationen sind sich bewusst, dass ihre Kunden an eine bestimmte Identität gewöhnt sind. Unternehmen möchten nicht, dass ihre Zielgruppe während des Übergangs verwirrt wird.

Rebranding-Pressemitteilungen geben normalerweise an, was sich genau ändern wird (Logo, bediente Zielgruppe usw.) und versuchen, die Zielgruppe für die Änderung zu begeistern.

Pressemitteilung der Partnerschaft

Sie verhandeln seit Monaten über einen neuen Partnerschaftsvertrag. Die Veröffentlichung einer Pressemitteilung ist der perfekte Weg, um die Neuigkeiten bekannt zu geben, sobald sie endlich offiziell sind.

Jedes Unternehmen in einer Partnerschaft hat eine Beziehung zu seinen unterschiedlichen Zielgruppen aufgebaut. Eine Pressemitteilung, die beide Gemeinschaften anspricht, bringt alle auf dieselbe Seite. Darüber hinaus hilft eine Pressemitteilung der Partnerschaft jeder Marke, das Publikum der anderen zu nutzen, um sich mehr Aufmerksamkeit zu sichern.

Eine Pressemitteilung der Partnerschaft gibt den Unternehmen auch die Möglichkeit, zu erklären, warum die Entscheidung getroffen wurde. Dies kann zwar ein großartiges Zeichen für Investoren sein, aber der Zweck dieser Pressemitteilungen geht über den rein finanziellen hinaus. Eine Pressemitteilung zur Partnerschaft begeistert Kunden auch für die neuen Funktionen, Dienste oder Erfahrungen, auf die sie Zugriff erhalten.

Schau dir das an   Beispiel einer Partnerschafts-Pressemitteilung   das die offizielle Partnerschaft zwischen G2 und Medallia ankündigt.

Quelle: G2

So schreiben Sie eine Pressemitteilung für verschiedene Anlässe

Jede Art von Pressemitteilung oder Pressemitteilung unterscheidet sich in Inhalt und Art der Verbreitung. Während die meisten Pressemitteilungen einem ähnlichen Format folgen, ist es gut, sich der Faktoren bewusst zu sein, die sie voneinander unterscheiden.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, eine Pressemitteilung für verschiedene Arten von Veranstaltungen und Aktivitäten zu schreiben.

So schreiben Sie eine Pressemitteilung für eine Veranstaltung

Ereignisse sind zeitkritisch, daher müssen ihre Pressemitteilungen dies widerspiegeln. Dies betrifft nicht nur den Inhalt, sondern auch die Verbreitung der Pressemitteilung. Pressemitteilungsverteilungsdienste können sich bei diesen Gelegenheiten als nützlich erweisen.

Beachten Sie beim Verfassen einer Pressemitteilung für eine Veranstaltung die folgenden Punkte:

• Geben Sie ausreichend Details über die Veranstaltung an: Ein guter Gastgeber stellt sicher, dass alle Eingeladenen die richtigen Informationen über die Party haben, und dasselbe gilt für die Pressemitteilungen der Veranstaltung. Erwähnen Sie Details zur Veranstaltung, einschließlich des Veranstaltungsortes, der Redner, der Anzahl der Teilnehmer und vor allem des Datums. Versuchen Sie, es so kurz wie möglich zu halten, ohne etwas Wichtiges zu verpassen.
• Gehen Sie auf das „Warum“ ein: Bei so vielen Organisationen, die festliche Partys und Versammlungen veranstalten, sind Veranstaltungen wie Sand am Meer geworden. Stellen Sie sicher, dass Sie betonen, was diese Veranstaltung von den anderen unterscheidet und wie die Teilnehmer davon profitieren könnten.
• Machen Sie das Beste aus visuellen Elementen: Events sind randvoll mit Fotomöglichkeiten. Versuchen Sie, Fotos der Veranstaltung aus den Vorjahren oder Bilder des Logos und Brandings der Veranstaltung einzufügen. Dies hilft den Lesern, sich die Veranstaltung vorzustellen oder sich zumindest an Ihr Branding zu erinnern, damit sie es mit Ihrem Unternehmen in Verbindung bringen können, wenn sie online auf Werbeinhalte stoßen.
• Pressemitteilungsverteilung planen: Bei Event-Pressemitteilungen drängt die Zeit. Idealerweise sollte Ihre Pressemitteilung mindestens eine Woche vor dem Veranstaltungstag verteilt werden. Eine Pressemitteilung zur Veranstaltung sollte vorab verfasst und einige Wochen vor der Veranstaltung verteilt oder sofort versendet werden. In jedem Fall ist Folgendes zu erwähnen:
  • Sofortige Veröffentlichung: Wenn die Veranstaltung schnell näher rückt und Sie die Pressemitteilung sofort veröffentlichen möchten, fügen Sie ZUR SOFORTIGEN VERÖFFENTLICHUNG (alles in Großbuchstaben) in die Kopfzeile ein, um die Medien wissen zu lassen, dass Sie bereit sind, die Informationen sofort zu veröffentlichen.
  • Pressesperre: Wenn die Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt stattfindet und Ihre Pressemitteilung bereits vorbereitet ist, warten Sie mit der Verteilung Ihrer Pressemitteilung näher an der Veranstaltung. Um sicherzustellen, dass die Medien die Pressemitteilung zum richtigen Zeitpunkt versenden, erwähnen Sie „Gesperrt bis [bestimmtes Datum]“ in der Kopfzeile oder in der Betreffzeile des Veröffentlichungsdatums.

So schreiben Sie eine Pressemitteilung für einen neuen Mitarbeiter

Neue Führungskräfte sind für ein Unternehmen eine große Sache. Sehen wir uns einige der Punkte an, die Sie beim Schreiben einer Pressemitteilung für einen neuen Mitarbeiter beachten sollten:

• Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter das Gesicht: Hinter jeder Rolle in einem Unternehmen steckt ein Gesicht. Das Anhängen eines Bildes an die Pressemitteilung ermöglicht es den Lesern, eine visuelle Referenz des neuesten Mitglieds des Führungsteams zu erhalten. Pressemitteilungen mit Bildern schneiden auch besser ab, da die Menschen eher von Bildern als von Fließtext angezogen werden.
• Fügen Sie Zitate relevanter Stakeholder hinzu: Während Zitate in jeder Pressemitteilung eine willkommene Ergänzung sind, sind sie besonders wichtig bei Ankündigungen von Neueinstellungen. Bei großen Unternehmen möchten die Leser die Gedanken und Gefühle der Führungskräfte in Bezug auf die Neueinstellung wissen. Zitate von Führungskräften sind Gelegenheiten, guten Willen und Optimismus zu demonstrieren.
• Beziehen Sie die Zukunftspläne des neuen Mitarbeiters mit ein: Zitate von Stakeholdern sind zwar immer willkommen, aber dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit für den neuen Mitarbeiter, seine Pläne für die Zukunft des Unternehmens zu erläutern und zu erläutern, wie er das Beste aus dieser neuen Rolle machen möchte. Ein paar Zeilen, die ihre Vision hervorheben, sind eine gute Ergänzung in dieser Art von Pressemitteilung.

Wie schreibe ich eine Pressemitteilung für ein neues Produkt?

Produkt-Pressemitteilungen müssen informativ und interessant sein. Wie bei anderen Arten von Pressemitteilungen dreht sich der Inhalt um Themen, über die die Öffentlichkeit gerne lesen würde. Bei einer Produkteinführung oder einem Produkt-Upgrade ist es möglicherweise nicht so ansprechend zu lesen, es sei denn, das Produkt war etwas, für das das Publikum sehr leidenschaftlich war.

Hier sind ein paar Tipps, die Sie beim Schreiben einer Produkt-Pressemitteilung beachten sollten:

• Behalten Sie die Verbraucher im Fokus: Neue Produkte oder Änderungen an einem bestehenden Produkt werden eingeführt, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Die Pressemitteilung sollte den gleichen Ton vermitteln und das Wohl des Kunden als Priorität und Grund für alle wesentlichen Änderungen beibehalten.
• Seien Sie nicht zu technisch: Eine Pressemitteilung ist nicht der richtige Ort, um technische Manuskripte hervorzukramen. Es ist großartig, die Fähigkeiten des Produkts hervorzuheben, aber der durchschnittliche Verbraucher kennt die Feinheiten des Produkts möglicherweise nicht oder interessiert sich nicht dafür. Wenn möglich, übersetzen Sie die Änderungen in quantifizierbare Vorteile.
  
  Anstatt beispielsweise zu sagen: „Eine Omnichannel-BPMN-Plattform, die den Camunda-Server nutzt“, könnte die Pressemitteilung lauten: „Eine Business-Team-freundliche Plattform, die die Gesamtzeit für die Erstellung von Journeys um 70 % reduziert.“
• Bestandskunden hervorheben: Zufriedene Kunden sind der beste Maßstab für Erfolg. Ein paar Zitate prominenter Kunden über ihre Erfahrungen mit dem neuen Produkt ergänzen die Pressemitteilung hervorragend.

So schreiben Sie eine Pressemitteilung für die Krisenkommunikation

Jedes Unternehmen erlebt seinen gerechten Anteil an Höhen und Tiefen, und PR-Krisen gehören dazu. Pressemitteilungen sind zweifellos ein gutes Instrument der Krisenkommunikation. Während und nach einer Krise kann die Veröffentlichung einer gut formulierten Erklärung an die Nachrichtenagenturen zum richtigen Zeitpunkt Unternehmen dabei helfen, ihr Markenimage zu rehabilitieren.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie beim Erstellen einer Pressemitteilung für jede Krise beachten sollten:

• Klingen Sie nicht zu defensiv: Niemand mag es, gerufen zu werden. Falls Ihr Unternehmen in eine PR-Katastrophe verwickelt ist, treten Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, was die richtige Reaktion sein sollte. Eine schlecht formulierte Presseerklärung schadet mehr als sie nützt. Wenn das Unternehmen keinen Fehler gemacht hat und den Firmennamen löschen möchte, versuchen Sie, die Pressemitteilung neutral klingen zu lassen. Bringen Sie Ihre Argumente vor, sprechen Sie alle Fragen oder Anschuldigungen an, die in dieser Zeit aufgetaucht sind, und schließen Sie mit einer optimistischen Note.
  
  Wenn die Organisation einen Fehler gemacht hat, verbreiten Sie die Botschaft, dass das Unternehmen aus seinen Fehlern gelernt hat. Halten Sie den Ton demütig und enden Sie mit dem Versprechen, es besser zu machen, einschließlich der Schritte, die unternommen werden, um die Situation zu verbessern.
• Nennen Sie alle Fakten: Das versteht sich von selbst, aber Organisationen vergessen, dass der Öffentlichkeit möglicherweise nicht alle Fakten zur Verfügung stehen. Details zu Ereignissen, die sich hinter den Kulissen und abseits der Öffentlichkeit ereignen, sollten gegebenenfalls in der Pressemitteilung erwähnt werden.
• Reichen Sie schnell eine Antwort ein: Bevor Leute anfangen, Medienprozesse online durchzuführen, veröffentlichen Sie eine Erklärung, die die Luft reinigt und verhindert, dass sich weitere Annahmen oder Gerüchte verbreiten. Eine rechtzeitige Pressemitteilung kann eine Krise im Keim ersticken.

Vorteile des Schreibens einer Pressemitteilung

Wir haben bereits festgestellt, dass Pressemitteilungen ein wesentlicher Bestandteil jeder PR-Strategie sind. Pressemitteilungen bieten jedoch weitere Vorteile, die über die einfache Verbreitung einer Nachricht oder Information an die Massen hinausgehen.

Sehen wir uns die einzelnen Vorteile genauer an.

1. Bewusstsein schaffen

Pressemitteilungen sind ein hervorragendes Instrument, um Begeisterung und Aufmerksamkeit zu erzeugen. Da Pressemitteilungen eine Momentaufnahme wichtiger Momente im Leben eines Unternehmens sind, ist es sinnvoll, sie für Marketingzwecke zu verwenden.

Darüber hinaus erhalten Pressemitteilungen eine viel größere Auflage, wenn prominentere Medien oder Journalisten sie aufgreifen. Für Startups, die keine starke Präsenz auf dem Markt haben, ist die Veröffentlichung einer Pressemitteilung durch ein bekanntes Medienunternehmen vergleichbar damit, dass ein prominenter Star Ihren Social-Media-Beitrag erneut teilt.

Selbst etablierte Unternehmen, die stetig eine Präsenz aufgebaut haben, müssen sich auf die Medien verlassen, um ihre Nachrichten zu verbreiten. Journalisten können Pressemitteilungen direkt von der Quelle (dh der Website oder dem Newsroom des Unternehmens) abrufen und eine überzeugende Geschichte darum herum erstellen.

Medien haben Hunderttausende (oder sogar Millionen) von Menschen in ihrem Publikum. Selbst wenn nur ein winziger Teil Ihr Unternehmen durch sie entdeckt, kann dies einen erheblichen Anstieg der Markenbekanntheit bedeuten – und mit der Markenbekanntheit geht auch die Glaubwürdigkeit einher. Es hat Jahrzehnte gedauert, bis die Medien ein Gefühl des Vertrauens bei ihrem Publikum aufgebaut haben. Jede Organisation, die mit ihnen verbunden ist, profitiert von einigen Vorteilen.

2. Baut Medienbeziehungen auf

Journalisten werden oft als „die Torwächter der Medien“ bezeichnet. Während soziale Medien es den Menschen ermöglicht haben, ihre eigenen Geschichten zu verbreiten, kontrollieren Journalisten und Verlage immer noch überwiegend die Presse. Deshalb   Medienbeziehungen   ist nach wie vor eine wichtige Säule jeder Kommunikationsstrategie.

Pressemitteilungen helfen, die Beziehungen zu den Medien zu fördern und einen laufenden Dialog mit Journalisten zu schaffen, die nach der nächsten Geschichte suchen, über die sie berichten können. Kurz gesagt, Pressemitteilungen bilden eine symbiotische Beziehung zwischen Journalisten und Unternehmen. Eine Organisation erhält Berichterstattung über unternehmensbezogene Nachrichten und ein Journalist erhält eine andere Geschichte, an der er arbeiten kann. Journalisten mit neuen Geschichten zu versorgen, kann eine langfristige Beziehung zu ihnen und damit zu den Medien ankurbeln.

3. Erhöht die Sichtbarkeit des Unternehmens

Wie alle Formen von geschriebenen Inhalten eignen sich Pressemitteilungen hervorragend zum Extrahieren von Linkjuice und zum Ranking für Keywords. Wenn eine Pressemitteilung reichlich aktuelle und immergrüne Keywords enthält, hat sie gute Chancen, auf den Ergebnisseiten von Suchmaschinen (SERP) weit oben zu ranken.

Angenommen, eine Pressemitteilung wird von einem Medienunternehmen aufgegriffen, entweder als separater Beitrag oder zur Erläuterung eines anderen, umfangreicheren Artikels. In diesem Fall erhält es Backlinks von der Website dieser Verkaufsstelle. Dies ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, neuen Traffic aus verschiedenen Quellen zu gewinnen, sondern bringt die Pressemitteilung auch weiter nach oben in den SERP-Rankings. Experten für Suchmaschinenoptimierung (SEO) und PR-Spezialisten nehmen ein paar große Gewinne für sich und das Unternehmen mit.

Über den Bereich SEO hinaus tragen Pressemitteilungen auch auf andere Weise dazu bei, die Sichtbarkeit eines Unternehmens zu steigern. Wenn eine Publikation eine Geschichte über Ihre Pressemitteilung schreibt, wird ihr Publikum zu Ihrem Publikum.

Möglicherweise haben Sie bereits viele Kunden, aber die meisten finden Ihren Blog, Ihre YouTube-Videos oder Ihre Podcasts nicht. Wenn Sie in den Medien erscheinen, die sie aktiv nutzen – sei es Forbes oder ihre lokalen Morgennachrichten im Fernsehen –, werden Sie auf ihr Radar gesetzt und können direkt mit ihnen in Kontakt treten. Gleiches gilt für Investoren oder andere Unternehmen, die an einer Partnerschaft interessiert sein könnten.

Das Erscheinen in einem Medienunternehmen kann Ihre ansonsten zeitkritische Pressemitteilung etwas immergrüner machen. Wenn ein Artikel, der über die Pressemitteilung geschrieben wurde, den Blick auf das große Ganze richtet, hält die Wirkung länger an, als es mit der Pressemitteilung allein der Fall gewesen wäre.

4. Hilft bei der Verwaltung des Firmenimages

„Spieglein, Spieglein an der Wand, wer ist die Schönste im ganzen Land?“

Ein magischer Spiegel, wie er im Disney-Klassiker Schneewittchen und die sieben Zwerge zu sehen ist, der Ihnen sagt, was funktioniert und was nicht, wäre zweifellos hilfreich für Unternehmen. Leider funktioniert die reale Welt nicht nach den Gesetzen von Disney.

Medienbeobachtung kann Organisationen bis zu einem gewissen Grad beim Reputationsmanagement helfen, aber das öffentliche Image einer Organisation kann sich fast über Nacht ändern. Während es praktisch unmöglich ist, jede winzige Änderung im Auge zu behalten, die sich auf die Art und Weise auswirkt, wie die Öffentlichkeit Ihre Marke wahrnimmt (natürlich ohne die Hilfe eines magischen Spiegels), ist es möglich, Ihr Image zu verwalten und negative Wellen in größerem Maßstab zu bekämpfen .

Pressemitteilungen sollen sachlich korrekt sein und eine fundierte Sicht auf die Vorgänge der Organisation vermitteln. Wenn Medienhäuser sie aufgreifen und über ihre Kanäle laufen lassen, wird die Öffentlichkeit, die ihre Inhalte konsumiert, dies als eine genaue Darstellung der Ereignisse betrachten.

Eine gut formulierte Presseerklärung kann die öffentliche Meinung beeinflussen und ungünstige Nachrichten ausgleichen, die sich auf die Marke des Unternehmens auswirken können.

5. Kostengünstige Methode zur Verbreitung der Botschaft eines Unternehmens

Einer der wichtigsten Vorteile besteht darin, dass Pressemitteilungen eine kostengünstige Möglichkeit sind, Informationen schnell zu verbreiten. Dies ist besonders gut für kleine Unternehmen, die ihre Zehen in die PR-Welt eintauchen möchten.

Ihre PR-Abteilung oder -Agentur kann eine Erklärung erstellen und diese effizient an ein Netzwerk von Medienmitgliedern verteilen, die nach neuen Inhalten suchen. Die beliebtesten Branchenseiten und -publikationen werden bis zu 50 Mal am Tag mit Artikeln aktualisiert.

Es ist durchaus möglich, morgens eine Pressemitteilung in einer Nachrichtenagentur zu veröffentlichen, nur um am Nachmittag einen Journalisten darüber schreiben und veröffentlichen zu lassen.

Herausforderungen beim Schreiben einer Pressemitteilung

Pressemitteilungen können viel Gutes bewirken. Es gibt jedoch einige Herausforderungen, die mit dem Gebiet einhergehen. Schauen wir uns einige der Herausforderungen beim Schreiben einer Pressemitteilung an.

Messung der Wirkung einer Pressemitteilung

Es gibt viele Dinge, die bei Pressemitteilungen wie Auflage, Impressions und SERP-Ranking verfolgt und bewertet werden können. Aber es gibt ein eklatantes Problem bei einer Pressemitteilung: die Messung ihrer Wirkung auf die Leser.

Sicher, Sie können feststellen, ob eine Pressemitteilung den richtigen Ton trifft, wenn Sie mit jemandem sprechen, der sie gelesen hat und sie ihre Meinung dazu teilt. Sogar Online-Kommentare können Ihnen einen Hinweis darauf geben, wie die Leute über den Inhalt denken, den sie gerade gelesen haben, und die Gefühle des Publikums verstehen. Aber es ist praktisch unmöglich, in Echtzeit zu erkennen, wie eine Person über die Pressemitteilung denkt.

Darüber hinaus ist es schwierig, erzielte Gewinne mit einer Pressemitteilung in Verbindung zu bringen. Zum Beispiel könnte jemand Ihre Pressemitteilung ein paar Monate vor dem Eintritt in den Verkaufszyklus gelesen haben. Ob die Pressemitteilung in irgendeiner Form dafür verantwortlich war, die Aussicht voranzutreiben, ist schwer zu schlussfolgern.

Veröffentlichung eines polarisierenden Statements

Worte haben die Macht, sowohl aufzubauen als auch zu zerstören.

Pressemitteilungen sprechen idealerweise über die positiven Aspekte eines Unternehmens und es ist sehr schwer, damit etwas falsch zu machen. Pressemitteilungen, die zur Bewältigung einer Kommunikationskrise verschickt werden, können jedoch in beide Richtungen gehen.

Es gibt viele Gelegenheiten zum Scheitern in einer Pressemitteilung, die dazu bestimmt ist, ein heikles Thema zu behandeln. Wenn die Öffentlichkeit eines der in einer Pressemitteilung verwendeten Wörter missversteht, könnte das Unternehmen ein noch größeres Feuer in den Händen halten als zu Beginn.

Dies gilt für alle, die in einer öffentlichkeitswirksamen Rolle sind. Wie Sie sich selbst oder die Organisation präsentieren, kann die Meinung der Öffentlichkeit über das Unternehmen beeinflussen. Alles, was von der Öffentlichkeit gesehen werden soll, muss gründlich geprüft werden, bevor es veröffentlicht wird.

Obwohl das Konzept einer Pressemitteilung nicht neu ist, gibt es eine Änderung in der Art und Weise, wie sie heute erstellt werden. Typischerweise enthält eine Standard-Pressemitteilung Informationen über eine Aktion oder ein Ereignis im Zusammenhang mit dem Unternehmen, ein paar Zitate, die das Angebot der Organisation untermauern, und Elemente wie Links, Bilder und eine Firmenvorlage, um dem Inhalt mehr Substanz und Wert zu verleihen.

Das Verständnis der grundlegenden Elemente und des Formats von Pressemitteilungen wird Sie weit bringen. Journalisten belohnen Sie eher mit Berichterstattung in den Medien, wenn die von Ihnen eingereichten Inhalte so strukturiert sind, dass sie ihre Aufmerksamkeit erregen.

Allerdings können selbst die anspruchsvollsten Pressemitteilungen auffallen, wenn der Autor einige branchenweit bewährte Verfahren anwendet.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Best Practices werfen, die Sie beim Schreiben einer Pressemitteilung befolgen sollten.

1. Ziele definieren und festlegen

Für jeden Anlass gibt es eine Pressemitteilung. Natürlich ist das Ziel jeder Pressemitteilung unterschiedlich, daher ist es wichtig, Ziele zu definieren, bevor Sie eine Pressemitteilung schreiben und veröffentlichen.

Fragen Sie sich: „Was ist das Endziel dieser ganzen Übung?“ Wenn das Ziel darin besteht, Glaubwürdigkeit aufzubauen oder die Bekanntheit zu steigern, ändern sich das Format und der Inhalt der Pressemitteilung entsprechend.

Überlegen Sie beim Schreiben von Pressemitteilungen, was Sie erreichen möchten. Es ist wichtig, das Ziel von Anfang an festzulegen, da Sie für jede Version eine andere Strategie planen müssen. Sogar die Arten von Medien und Journalisten, an die Sie sich für jede Pressemitteilung wenden, werden unterschiedlich sein.

2. Schreiben Sie für Journalisten, nicht für sich selbst

Ihre Pressemitteilung geht durch die Hände der Journalisten, bevor sie das Licht der Welt erblickt. Versuchen Sie, beim Schreiben ihre Richtlinien, Schreibstile und Ziele im Hinterkopf zu behalten.

Medienvertreter sehen viele Pitches an einem Tag, also versuchen Sie, Ihre Pressemitteilung mit besseren Inhalten, Fakten und einem einzigartigen Blickwinkel der Geschichte hervorzuheben. Versuchen Sie, alle Informationen in der Überschrift und im ersten Absatz zugänglich zu halten.

Wenn der Titel und der Lead sichtbar nützliche Details enthalten, neigen Journalisten eher dazu, ihn zu veröffentlichen und ihm die Presseberichterstattung zu geben, die er verdient.

3. Legen Sie die Zielgruppe fest

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Versuchen Sie, eine Geschichte zu liefern, die zuvor noch nicht behandelt wurde. Auch wenn die Geschichte nicht unglaublich bemerkenswert erscheint, werten Sie Ihre Inhalte mit Hilfe von Daten oder Recherchen auf, über die noch kein anderes Medienunternehmen berichtet hat.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.