วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดึงดูดความสนใจของผู้คน

ชาวกรีกโบราณมีพระเจ้าแห่งผู้ส่งสาร แต่บริษัทในยุคปัจจุบันมีราชาแห่งการสื่อสาร - ข่าวประชาสัมพันธ์

ทุกวันนี้ทุกคนมีสิ่งที่จะพูดและด้วยการสื่อสารสมัยใหม่กลายเป็นประชาธิปไตยมากขึ้นและอยู่ในการเข้าถึงของทุกคน การเผยแพร่ข้อความไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน

อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์กร การสื่อสารอาจเป็นเรื่องละเอียดอ่อนอย่างยิ่ง การรายงานข่าวและการกระจายข่าวต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างรอบคอบล่วงหน้า การรู้ว่าหัวข้อหรือเรื่องราวใดจะกระตุ้นความสนใจของกลุ่มเป้าหมายสามารถช่วยให้ธุรกิจควบคุมการเล่าเรื่องได้

ความครอบคลุมของสื่อและสื่อยังคงควบคุมแนวโน้มในอุตสาหกรรมเป็นหลัก บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องกำหนดจังหวะและความแม่นยำ และคอยติดตามดูสิ่งที่กำลังเป็นที่นิยมในแนวสื่อปัจจุบันอยู่เสมอ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้พวกเขาสร้างเรื่องราวที่มีผลกระทบ แต่ยังมีบทบาทในการทำให้เรื่องราวของพวกเขาผ่านพ้นผู้เฝ้าประตูของสื่อ: นักข่าว

ในขณะที่   ซอฟต์แวร์ตรวจสอบสื่อ   ช่วยให้คุณติดตามข่าวสารล่าสุดหรือหัวข้อที่กำลังเป็นกระแสในอุตสาหกรรม ถึงเวลาที่บริษัทจะมีเรื่องราวที่น่าเป็นข่าวของตัวเองมาแบ่งปัน นี่คือที่ที่ข่าวประชาสัมพันธ์นำเสนอตัวเองว่าเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีค่า

มาดูข่าวประชาสัมพันธ์ ประโยชน์ และเคล็ดลับในการเขียนบทความของคุณเองกันดีกว่า

แถลงข่าวคืออะไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์คือข่าวหรือประกาศเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการที่บริษัทออกให้กับสื่อต่างๆ ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อเผยแพร่ต่อสาธารณชนทั่วไป ข่าวประชาสัมพันธ์เรียกอีกอย่างว่าข่าวประชาสัมพันธ์ แถลงการณ์ e-release ('Erelease') หรือข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นองค์ประกอบสำคัญของการประชาสัมพันธ์ (PR) และกลยุทธ์การสื่อสารผ่านสื่อ ใช้เพื่อเผยแพร่ข่าวสาร ข้อความ หรือประกาศใดๆ ที่วาดภาพองค์กรในแง่ดีต่อลูกค้า

ในยุคของโซเชียลมีเดีย ทวีต และพอดแคสต์ ข่าวประชาสัมพันธ์ยังคงเป็นของตัวเอง ข่าวประชาสัมพันธ์สามารถนำมาใช้โดยบริษัทที่ต้องการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

เมื่อไหร่จะส่งข่าวประชาสัมพันธ์?

เคยได้ยินคำพูดที่ว่า "ขยะของคนหนึ่งเป็นสมบัติของอีกคนหนึ่ง" หรือไม่? กลับยังถือเป็นจริง

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรใช้เมื่อใดก็ตามที่บริษัทมีสิ่งที่น่าตื่นเต้นหรือแปลกใหม่ที่จะประกาศ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่อาจถือว่าใหญ่สำหรับคุณอาจไม่จำเป็นต้องเหมือนกับคนอื่นๆ

ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายในช่องเหล่านี้ทั้งหมด แต่การแถลงข่าวอย่างเข้มข้นมักประกอบด้วยปัจจัยเหล่านี้สองอย่างขึ้นไป

ประเภทของข่าวประชาสัมพันธ์

ในทางเทคนิค ข่าวประชาสัมพันธ์สามารถเป็นอะไรก็ได้ที่บริษัทเห็นว่า "น่าแจ้งข่าว" ที่กล่าวว่ารูปแบบได้เกิดขึ้นกับสถานการณ์ทั่วไปส่วนใหญ่ที่ข่าวประชาสัมพันธ์ทำงานได้ดี

ประกาศทุน

ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดบางส่วนคือข่าวที่ประกาศรอบการระดมทุน

การเผยแพร่เหล่านี้ดึงดูดสายตาผู้คนในทันที เนื่องจากลูกค้า คู่ค้า นักลงทุน และแม้แต่คู่แข่งต่างก็สงสัยว่าองค์กรใดกำลังขับเคลื่อนกระแสแห่งความสำเร็จ เป็นช่วงเวลาที่สดใสสำหรับบริษัทต่างๆ เช่นกัน เนื่องจากการระดมทุนรอบหนึ่งเป็นเครื่องพิสูจน์การเติบโตและตำแหน่งของพวกเขาในอุตสาหกรรม

เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ประกาศการระดมทุน สิ่งสำคัญคือต้องครอบคลุมถึงสิ่งที่จะนำไปใช้เพื่อการลงทุน ใครช่วยเพิ่มจำนวนนี้ และอนาคตของบริษัทจะเป็นอย่างไร แถลงข่าวประเภทนี้มักจะเขียนด้วยน้ำเสียงที่ตื่นเต้นและมองโลกในแง่ดี

มาดูกันว่า G2 ประกาศเป็นสตาร์ทอัพยูนิคอร์นหลังระดมทุน Series D ได้อย่างไร ตัวอย่างการแถลงข่าวการระดมทุน

ที่มา: G2

สังเกตว่าข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับนี้ตอบคำถามว่าเหตุใดจึงระดมทุนและจะนำเงินจำนวนนี้ไปใช้ในอนาคตอย่างไร

งานแถลงข่าว

เมื่อคุณจัดงานเลี้ยงวันเกิด คุณจะส่งคำเชิญไปยังแขกทุกคน จัดเตรียมของชำร่วยงานเลี้ยง กำหนดสถานที่ และเลือกวันที่ แต่คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าทุกคนมาที่งานปาร์ตี้? คุณน่าจะส่งการเตือนความจำและโทรศัพท์ไปสักสองสามวันก่อนงานปาร์ตี้

เหตุการณ์ในโลกธุรกิจก็เหมือนงานวันเกิด ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือผู้ได้รับเชิญมีแนวโน้มที่จะไม่เข้าร่วมทุกงานที่พวกเขาได้รับเชิญ

การขาดการเตือนความจำไม่ใช่ปัญหาที่นี่ ด้วยอีเมลเตือนความจำจำนวนมากล้นกล่องขาเข้าของเราก่อนกิจกรรม ประเด็นคือขาดความสนใจ ผู้คนต้องมั่นใจว่าเหตุการณ์นั้นคุ้มค่า นอกเหนือจากระดับความสนใจที่แตกต่างกันแล้ว ไม่ใช่ทุกคนที่มีกำหนดการเบา ผู้คนจำเป็นต้องวางแผนกำหนดการล่วงหน้าก่อนที่พวกเขาจะสามารถออกเดทได้

ข่าวประชาสัมพันธ์กิจกรรมเป็นส่วนสำคัญของแผนการตลาดการจัดงาน ข่าวประชาสัมพันธ์งานกิจกรรมส่งเสริมงานแสดงข่าวที่บริษัทเป็นเจ้าภาพ เข้าร่วม หรือเป็นสปอนเซอร์ ซึ่งช่วยให้งานได้รับความสนใจมากขึ้นจากผู้ที่อ่านเกี่ยวกับเรื่องนี้ผ่านช่องทางที่พวกเขาให้ความสำคัญ

ข่าวประชาสัมพันธ์กิจกรรมควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด เช่น สถานที่ แขกรับเชิญหรือวิทยากร ไฮไลท์ ราคา และวันที่

หากคุณกำลังพยายามให้สมาชิกสื่อหรือผู้ฟังจำนวนมากขึ้นเข้าร่วม เวลาของคุณมีความสำคัญพอๆ กับข่าวประชาสัมพันธ์ คุณต้องการให้แน่ใจว่าได้แจ้งให้ผู้คนทราบเป็นจำนวนมากเพื่อให้พวกเขาสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม

ตรวจสอบสิ่งนี้   ตัวอย่างงานแถลงข่าว   ที่ G2 ประกาศเข้าร่วมการประชุมสุดยอด Oracle OpenWorld 2019 การประกาศนี้ไม่เพียงแต่กล่าวถึงการปรากฏตัวของ G2 ในงานชุมนุมอันทรงเกียรติเท่านั้น แต่ยังพูดถึงความตั้งใจการกุศลของ G2 และแผนการในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากงาน

ที่มา: G2

เมื่อพูดถึงโครงการการกุศล คุณสามารถใช้สื่อประชาสัมพันธ์ประเภทต่อไปนี้เพื่อแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าบริษัทของคุณใส่ใจในสาเหตุที่สำคัญ

ข่าวประชาสัมพันธ์โครงการการกุศล

ธุรกิจต่างตระหนักดีถึงวิธีการตอบแทนสังคม การริเริ่มเพื่อการกุศลกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นเรื่อยๆ (และด้วยเหตุผลที่ดี) น่าเสียดายที่องค์กรจำนวนมากตัดสินใจที่จะทำบุญมากขึ้น ประชาชนส่วนใหญ่ไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับการทำความดีทั้งหมด

ข่าวประชาสัมพันธ์โครงการการกุศลเป็นโอกาสที่ดีในการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณใส่ใจมากกว่าสิ่งที่สำคัญที่สุด ไม่ต้องพูดถึง ร้านข่าวชอบที่จะนำเสนอเรื่องราวความรู้สึกดีๆ ที่สร้างสมดุลให้กับการโจมตีจากการรายงานข่าวเชิงลบ

แม้ว่านี่อาจดูเหมือนเป็นโอกาสที่ดีที่จะอวดตัวเอง แต่จงเดินอย่างระมัดระวัง ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผลมากที่สุดเน้นย้ำถึงค่านิยมของบริษัทและสนับสนุนผู้อื่นด้วยเหตุที่ดี

มาดูกันว่า G2 Gives ประกาศแผนการระดมทุนในเรื่องนี้อย่างไร   ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์   เพื่อให้ OutRight Action International เฉลิมฉลองเดือนแห่งความภาคภูมิใจ

ที่มา: G2

ประกาศรับสมัครผู้บริหารใหม่

แม้ว่าสมาชิกทุกคนในองค์กรจะมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้บริษัทก้าวไปข้างหน้า บทบาทที่สำคัญบางอย่างทำหน้าที่เป็นหน้าตาของธุรกิจ บทบาทผู้นำระดับสูงเป็นที่ปรารถนาและเป็นที่เคารพนับถืออย่างสูงในทุกอุตสาหกรรม ดังนั้นการประกาศให้กรอกบทบาทเหล่านี้จึงจำเป็นต้องมี pizazz ด้วยเช่นกัน

บริษัทต่างๆ ใช้ข่าวประชาสัมพันธ์การจ้างงานฉบับใหม่เพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำที่สำคัญ โดยทั่วไปแล้วข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทนี้จะเน้นที่ผู้บริหารระดับสูง โดยสรุปความสำเร็จทางอาชีพและนำเสนอข้อมูลชีวประวัติ รูปถ่ายของพนักงานใหม่เป็นแนวปฏิบัติมาตรฐาน

แถลงการณ์ประเภทนี้จะส่งข้อความที่ชัดเจนและชัดเจน: นี่คือบุคคลที่เราไว้วางใจให้ช่วยนำพาบริษัทของเราไปสู่อีกระดับ

ข่าวประชาสัมพันธ์การจ้างงานใหม่แสดงให้เห็นถึงความมั่นใจในทีมผู้นำและประกาศต่ออุตสาหกรรมว่า บริษัท ได้ว่าจ้างคนที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณเพิ่งจ้างผู้บริหารที่มีชื่อเสียงจากคู่แข่งชั้นนำ นั่นเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือ และเป็นสัญญาณที่ดีสำหรับนักลงทุน คุณยังสามารถใช้รูปแบบข่าวประชาสัมพันธ์ที่คล้ายคลึงกันได้ทุกครั้งที่คุณเลื่อนตำแหน่งบุคคลจากภายในไปสู่ตำแหน่งผู้บริหารหลัก

นี่มัน   ตัวอย่างประกาศจ้างใหม่   จาก DemandGenReport เมื่อ Amanda Malko เข้าร่วม G2 ในตำแหน่ง Chief Marketing Officer (CMO) คนใหม่

ที่มา: DemandGenReport

แถลงข่าวรางวัล

ทุกๆ วัน จะมีบางคนในโลกที่ชนะการแข่งขันที่เราอาจไม่เคยได้ยินมาก่อน ตัวอย่างเช่น หากทีมฟุตบอลระดับมัธยมปลายในท้องถิ่นชนะการแข่งขันรอบตัดเชือกของรัฐ ผู้คนที่อยู่นอกรัฐนั้นอาจไม่รู้ด้วยซ้ำ

ในทำนองเดียวกัน กับพิธีมอบรางวัลอันทรงเกียรติเช่น Grammys หรือ Tony Awards ผู้คนอาจไม่รู้ว่าใครชนะในหมวดหมู่ใดประเภทหนึ่งหากพวกเขาพลาดการบันทึกเทป ช่องทางการออกอากาศที่กล่าวถึงผู้ชนะทั้งหมดสามารถให้ความกระจ่างแก่ผู้ที่พลาดการถ่ายทอดสดทางโทรทัศน์

รางวัลและเกียรติยศของอุตสาหกรรมเป็นมาตรฐาน แต่หากผู้ชมของคุณไม่จดจ่ออยู่กับพื้นที่อย่างคุณ ไม่น่าจะเป็นไปได้ที่พวกเขาจะเคยได้ยินเกี่ยวกับพวกเขา ข่าวประชาสัมพันธ์รางวัลเปิดโอกาสให้คุณเฉลิมฉลองความสำเร็จของคุณต่อสาธารณะ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีรายละเอียดความสำเร็จของบริษัทช่วยตรวจสอบความสามารถขององค์กรนั้นและนำมาซึ่งความน่าเชื่อถือมากขึ้น

ข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทนี้มีจุดประสงค์ที่ใหญ่กว่าเพียงแค่แจ้งผู้ชมเกี่ยวกับชัยชนะครั้งใหญ่ การประกาศเหล่านี้สามารถดึงดูดสายตาของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในทุกขั้นตอนของกระบวนการขาย นักลงทุนที่กำลังมองหาผู้นำหน้าใหม่ในอุตสาหกรรม หรือธุรกิจอื่นๆ ที่ต้องการสร้างพันธมิตร

การแจกแจงข่าวประชาสัมพันธ์จะช่วยให้พวกเขาได้รับตำแหน่งและตำแหน่งของคุณในฐานะผู้นำในอุตสาหกรรม

แถลงข่าวผลิตภัณฑ์

แม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Apple ที่มีแฟนบล็อก ฟอรัม และพอดคาสต์จำนวนมากก็ยังใช้ข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้งที่มีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรืออัปเกรด

ทำไม เนื่องจากข่าวประชาสัมพันธ์เหล่านี้ให้รายละเอียดเพียงพอที่จะดึงดูดใจนักข่าว การรายงานข่าวจากสื่อจำนวนมากทำให้การเปิดตัวที่กำลังจะเกิดขึ้นกลายเป็นปรากฏการณ์ที่เราทุกคนต้องจับตามอง ทำให้ Apple สามารถควบคุมการบรรยายที่อยู่รายรอบได้

ด้วยการแถลงข่าวเปิดตัวผลิตภัณฑ์ องค์กรสามารถเปิดเผยข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับโซลูชันล่าสุดของพวกเขาเพื่อเริ่มต้นและดึงดูดผู้ชม แม้ว่าจะเป็นความคิดที่ดีที่จะรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ ราคา และข้อกำหนดอื่นๆ พยายามเน้นที่มุมของผลกระทบของผู้บริโภคและมูลค่าที่ผู้ชมจะได้รับจากการเปิดตัวครั้งนี้

บริษัทที่ให้ความสำคัญกับประโยชน์ของคุณสมบัติหรือผลิตภัณฑ์ใหม่เหล่านี้ (แทนที่จะเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคแบบแห้ง) กระตุ้นให้สื่อหยิบเรื่องราวของตนขึ้นมาและดำเนินการด้วย เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และเนื่องจากคุณไม่สามารถรักษาความสนใจในระดับสูงไว้ได้ตลอดไป คุณจึงมักจะเห็นข่าวประชาสัมพันธ์เหล่านี้ปรากฏขึ้นก่อนการเปิดตัวไม่นาน

เช่นเดียวกับการประกาศเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การอัปเกรดหรือการขยายผลิตภัณฑ์ก็เป็นโอกาสที่ดีในการแถลงข่าวเช่นกัน ในสถานการณ์เหล่านี้ พยายามอธิบายว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไร เหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ และเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อผู้ชม

กุญแจสำคัญในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือข่าวประชาสัมพันธ์การอัพเกรดคือการเน้นสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับผู้บริโภค เนื่องจากพวกเขาเป็นผู้ที่จะอ่านแถลงการณ์นี้ จึงจำเป็นต้องดึงดูดความรู้สึกของพวกเขาก่อน

แถลงข่าวรีแบรนด์

รูปลักษณ์ใหม่เป็นเหตุผลที่ดีสำหรับการประกาศ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ส่งผลต่อรูปลักษณ์หรือหน้าที่ขององค์กรควรแชร์กับผู้ชม

ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นโลโก้ใหม่หรือชื่อบริษัท การควบรวมกิจการ การเปลี่ยนทิศทางผลิตภัณฑ์ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องอธิบายการตัดสินใจนี้อย่างกระชับ

ข่าวประชาสัมพันธ์การสร้างแบรนด์ใหม่เสริมกลยุทธ์การสร้างแบรนด์ที่กว้างขึ้น องค์กรต่างตระหนักดีว่าลูกค้าของตนคุ้นเคยกับข้อมูลเฉพาะตัว ธุรกิจไม่ต้องการให้ผู้ชมสับสนระหว่างการเปลี่ยนแปลง

โดยทั่วไปแล้วข่าวประชาสัมพันธ์การรีแบรนด์จะระบุสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลง (โลโก้ ผู้ชมที่ให้บริการ ฯลฯ) และพยายามกระตุ้นผู้ชมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

แถลงข่าวความร่วมมือ

คุณได้เจรจาข้อตกลงหุ้นส่วนใหม่มาหลายเดือนแล้ว การแถลงข่าวเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการประกาศข่าวเมื่อเป็นทางการในที่สุด

แต่ละธุรกิจในห้างหุ้นส่วนได้สร้างความสัมพันธ์กับผู้ชมที่แตกต่างกัน ข่าวประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจสำหรับทั้งสองชุมชนจะทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน นอกจากนี้ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่เป็นพันธมิตรช่วยให้แต่ละแบรนด์ใช้ประโยชน์จากผู้ชมของอีกฝ่ายเพื่อให้เป็นที่รู้จักมากขึ้น

การแถลงข่าวความร่วมมือยังเปิดโอกาสให้บริษัทต่างๆ ได้อธิบายว่าทำไมการตัดสินใจจึงเกิดขึ้น แม้ว่าอาจเป็นสัญญาณที่ดีสำหรับนักลงทุน แต่จุดประสงค์ของข่าวประชาสัมพันธ์เหล่านี้มีมากกว่าแค่เรื่องการเงินอย่างเคร่งครัด ข่าวประชาสัมพันธ์ของพันธมิตรยังทำให้ลูกค้ารู้สึกตื่นเต้นกับฟีเจอร์ บริการ หรือประสบการณ์ใหม่ๆ ที่พวกเขาจะเข้าถึงได้

ตรวจสอบสิ่งนี้   ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์พันธมิตร   ที่ประกาศความร่วมมืออย่างเป็นทางการระหว่าง G2 และ Medallia

ที่มา: G2

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ในโอกาสต่างๆ

ข่าวประชาสัมพันธ์หรือแถลงการณ์ทุกประเภทแตกต่างกันไปในเนื้อหาและวิธีการเผยแพร่ แม้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่จะมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกัน แต่ก็ควรทราบปัจจัยที่แยกความแตกต่างจากที่อื่น

ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรมและกิจกรรมประเภทต่างๆ ด้านล่าง

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรม

เหตุการณ์มีความอ่อนไหวต่อเวลา ดังนั้นข่าวประชาสัมพันธ์ของพวกเขาจึงต้องสะท้อนให้เห็นว่า สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลกระทบต่อเนื้อหา แต่ยังรวมถึงการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ด้วย บริการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์อาจมีประโยชน์ในช่วงเวลาเหล่านี้

โปรดคำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ขณะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์กิจกรรม:

• ให้รายละเอียดที่เพียงพอเกี่ยวกับงาน: โฮสต์ที่ดีต้องดูแลให้ผู้ได้รับเชิญทุกคนมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับงานเลี้ยง และงานแถลงข่าวก็เช่นเดียวกัน กล่าวถึงรายละเอียดเกี่ยวกับงาน รวมถึงสถานที่ ผู้บรรยาย จำนวนคนที่เข้าร่วม และที่สำคัญที่สุดคือวันที่ พยายามทำให้กระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยไม่พลาดสิ่งสำคัญ
• อธิบายอย่างละเอียดว่า “ทำไม”: ด้วยองค์กรจำนวนมากที่จัดงานเลี้ยงและงานเฉลิมฉลอง เหตุการณ์จึงกลายเป็นค่าเล็กน้อย อย่าลืมเน้นสิ่งที่ทำให้งานนี้แตกต่างจากงานอื่นและจะเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมประชุมอย่างไร
• ใช้ประโยชน์สูงสุดจากภาพ: กิจกรรมเต็มไปด้วยโอกาสในการถ่ายภาพ พยายามแทรกรูปภาพของงานจากปีก่อนๆ หรือรูปภาพของโลโก้และตราสินค้าของงาน ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพเหตุการณ์ หรืออย่างน้อยที่สุด จดจำการสร้างแบรนด์ของคุณ เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงกับบริษัทของคุณได้ทุกครั้งที่พบเนื้อหาส่งเสริมการขายทางออนไลน์
• วางแผนการแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์: เวลาเป็นสิ่งสำคัญเมื่อพูดถึงข่าวประชาสัมพันธ์กิจกรรม ตามหลักการแล้ว ควรเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันจัดงาน ควรเขียนข่าวประชาสัมพันธ์งานล่วงหน้าและแจกจ่ายก่อนงานกิจกรรมหลายสัปดาห์หรือส่งออกทันที ไม่ว่าในกรณีใดควรกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้:
  • การเผยแพร่ทันที: หากงานใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็ว และคุณต้องการให้มีการแถลงข่าวโดยทันที ให้ใส่ "สำหรับการเปิดตัวในทันที" (ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด) ในส่วนหัวเพื่อให้สื่อทราบว่าคุณพร้อมที่จะเผยแพร่ข้อมูลทันที
  • การห้ามส่งสินค้า: หากงานมีขึ้นภายหลังและแถลงการณ์ของคุณพร้อมแล้ว ให้รอเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณใกล้เวลาที่งานจะเกิดขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าสื่อต่างๆ ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ในเวลาที่เหมาะสม ให้ระบุว่า “ถูกคว่ำบาตรจนถึง [วันที่เฉพาะ]” ในบรรทัดวันที่เผยแพร่ในส่วนหัวหรือในบรรทัดเรื่อง

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับผู้จ้างใหม่

การจ้างงานผู้บริหารใหม่เป็นเรื่องใหญ่สำหรับบริษัท มาดูประเด็นที่ควรจำขณะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์พนักงานใหม่:

• แสดงหน้าพนักงานใหม่: มีใบหน้าอยู่เบื้องหลังทุกบทบาทในองค์กร การแนบรูปภาพเข้ากับข่าวประชาสัมพันธ์ช่วยให้ผู้อ่านได้รับข้อมูลอ้างอิงที่เป็นภาพของสมาชิกใหม่ล่าสุดของทีมผู้นำ ข่าวประชาสัมพันธ์พร้อมรูปภาพยังทำงานได้ดีกว่า เนื่องจากผู้คนสนใจรูปภาพมากกว่าข้อความที่ใช้วิ่ง
• เพิ่มคำพูดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง: แม้ว่าคำพูดจะเป็นส่วนเสริมที่น่ายินดีในการแถลงข่าว แต่ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งในการประกาศการจ้างงานใหม่ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ผู้อ่านต้องการทราบความคิดและความรู้สึกของผู้บริหารเกี่ยวกับการจ้างใหม่ คำพูดจากผู้บริหารระดับสูงเป็นโอกาสในการแสดงความปรารถนาดีและการมองโลกในแง่ดี
• รวมแผนการจ้างงานใหม่สำหรับอนาคต: แม้ว่าคำพูดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับการชื่นชมเสมอ แต่นี่เป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จ้างใหม่ที่จะอธิบายแผนงานของพวกเขาสำหรับอนาคตของบริษัทและวิธีที่พวกเขาวางแผนที่จะใช้ประโยชน์จากบทบาทใหม่นี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด สองสามบรรทัดที่เน้นวิสัยทัศน์ของพวกเขาเป็นส่วนเสริมที่ดีในการแถลงข่าวประเภทนี้

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่

ข่าวประชาสัมพันธ์ผลิตภัณฑ์ต้องสมดุลระหว่างการให้ข้อมูลและความน่าสนใจ เช่นเดียวกับข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทอื่นๆ เนื้อหาเกี่ยวกับหัวข้อที่สาธารณชนน่าจะสนใจในการอ่าน ด้วยการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือการอัปเกรดผลิตภัณฑ์ เว้นแต่ผลิตภัณฑ์จะเป็นสิ่งที่ผู้ชมหลงใหลอย่างมาก อาจไม่น่าสนใจในการอ่าน

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ผลิตภัณฑ์:

• ให้ความสำคัญกับผู้บริโภค: มีการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ข่าวประชาสัมพันธ์ควรสื่อถึงน้ำเสียงเดียวกัน โดยรักษาความเป็นอยู่ที่ดีของลูกค้าเป็นสำคัญ และเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญทั้งหมด
• ละเว้นจากการเป็นเทคนิคมากเกินไป: แถลงข่าวไม่ใช่สถานที่ที่จะดึงต้นฉบับทางเทคนิค การเน้นย้ำถึงความสามารถของผลิตภัณฑ์นั้นยอดเยี่ยม แต่ผู้บริโภคทั่วไปอาจไม่รู้หรือไม่สนใจที่จะรู้เกี่ยวกับความสลับซับซ้อนของผลิตภัณฑ์ หากเป็นไปได้ ให้แปลการเปลี่ยนแปลงเป็นผลประโยชน์เชิงปริมาณ
  
  ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "แพลตฟอร์ม BPMN แบบ Omnichannel ที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ Camunda" คำแถลงอาจกล่าวได้ว่า "แพลตฟอร์มที่เป็นมิตรกับทีมธุรกิจซึ่งช่วยลดเวลาทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างการเดินทางได้ 70%"
• นำเสนอ ลูกค้าที่มีอยู่: ลูกค้าที่ มีความสุขเป็นตัววัดความสำเร็จที่ดีที่สุด การมีลูกค้าที่โดดเด่นให้คำพูดเล็กน้อยเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขากับผลิตภัณฑ์ใหม่นี้เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมในการแถลงข่าว

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับการสื่อสารในภาวะวิกฤต

ทุกธุรกิจเห็นส่วนแบ่งที่ยุติธรรมของเสียงสูงและต่ำ และวิกฤตการณ์ด้านการประชาสัมพันธ์ก็เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจนั้น ไม่ต้องสงสัยเลยว่าข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือสื่อสารในภาวะวิกฤตที่ดี ในระหว่างและหลังเกิดวิกฤติ การประกาศถ้อยคำที่ดีไปยังร้านข่าวในเวลาที่เหมาะสมสามารถช่วยบริษัทต่างๆ ฟื้นฟูภาพลักษณ์ของแบรนด์ได้

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึงขณะสร้างข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับวิกฤตต่างๆ:

• อย่าฟังดูตั้งรับเกินไป ไม่มีใครชอบการถูกเรียกตัว ในกรณีที่บริษัทของคุณพัวพันกับภัยพิบัติด้านการประชาสัมพันธ์ ให้ถอยออกมาและคิดว่าคำตอบที่ถูกต้องควรเป็นอย่างไร การแถลงข่าวที่ไร้ถ้อยคำส่งผลเสียมากกว่าผลดี หากธุรกิจไม่ได้ทำผิดและต้องการล้างชื่อบริษัท พยายามทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์มีความเป็นกลาง ทำเรื่องของคุณ ตอบคำถามหรือข้อกล่าวหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานี้ และจบลงด้วยการมองในแง่ดี
  
  หากองค์กรทำผิด ให้ผลักดันข้อความที่บริษัทได้เรียนรู้จากความผิดพลาด รักษาน้ำเสียงให้อ่อนน้อมถ่อมตนและจบคำสัญญาว่าจะทำให้ดีขึ้น รวมถึงขั้นตอนที่กำลังดำเนินการเพื่อปรับปรุงสถานการณ์
• กล่าวถึงข้อเท็จจริงทั้งหมด: สิ่งนี้เป็นไปโดยไม่บอก แต่องค์กรต่างๆ ลืมไปว่าสาธารณชนอาจไม่มีข้อเท็จจริงทั้งหมดที่มีให้ รายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเบื้องหลังและห่างไกลจากสายตาของสาธารณชนควรกล่าวถึงในการแถลงข่าวหากมี
• ส่งคำตอบอย่างรวดเร็ว: ก่อนที่ผู้คนจะเริ่มทดลองใช้สื่อออนไลน์ ให้เผยแพร่คำชี้แจงที่กระจ่างแจ้งและป้องกันไม่ให้การสันนิษฐานหรือข่าวลือแพร่กระจายออกไป การแถลงข่าวที่มีเวลาเหมาะสมสามารถบีบวิกฤตในตาได้

ประโยชน์ของการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

เราได้กำหนดไว้แล้วว่าข่าวประชาสัมพันธ์เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์ใดๆ อย่างไรก็ตาม ข่าวประชาสัมพันธ์มีประโยชน์มากกว่าแค่การเผยแพร่ข้อความหรือข้อมูลไปยังมวลชน

มาดูประโยชน์แต่ละข้อกันดีกว่า

1. สร้างความตระหนัก

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสร้างกระแสและการรับรู้ เนื่องจากข่าวประชาสัมพันธ์เป็นภาพรวมของช่วงเวลาสำคัญในช่วงอายุของบริษัท จึงเหมาะสมที่จะนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด

นอกจากนี้ ข่าวประชาสัมพันธ์จะได้รับการเผยแพร่มากขึ้นเมื่อสื่อหรือนักข่าวที่โดดเด่นเข้ามารับข่าวดังกล่าว สำหรับสตาร์ทอัพที่ไม่มีสถานะที่แข็งแกร่งในตลาด การได้รับข่าวประชาสัมพันธ์จากสื่อที่เป็นที่รู้จักนั้นคล้ายกับการให้คนดังระดับ A-lister แชร์โพสต์ในโซเชียลมีเดียของคุณต่อ

แม้แต่องค์กรที่จัดตั้งขึ้นซึ่งสร้างการแสดงตนอย่างต่อเนื่องก็จำเป็นต้องพึ่งพาสื่อต่างๆ เพื่อผลักดันข่าวสารของตนออกไป นักข่าวสามารถรับข่าวประชาสัมพันธ์ได้โดยตรงจากแหล่งที่มา (เช่น เว็บไซต์หรือห้องข่าวของบริษัท) และสร้างเรื่องราวที่น่าสนใจเกี่ยวกับเรื่องนี้

สื่อต่างๆ มีผู้ชมหลายแสนคน (หรือหลายล้านคน) แม้ว่าจะมีเพียงส่วนเล็กๆ ที่ค้นพบบริษัทของคุณผ่านพวกเขา แต่ก็อาจหมายถึงการจดจำแบรนด์ที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก และด้วยการจดจำแบรนด์ก็นำมาซึ่งความน่าเชื่อถือ ต้องใช้เวลาหลายสิบปีกว่าที่สื่อต่างๆ จะส่งเสริมความรู้สึกไว้วางใจในตัวผู้ชม องค์กรใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาจะเก็บเกี่ยวผลประโยชน์บางส่วน

2. สร้างสื่อสัมพันธ์

นักข่าวมักถูกเรียกว่า "ผู้เฝ้าประตูของสื่อ" แม้ว่าสื่อสังคมออนไลน์จะอนุญาตให้ผู้คนเผยแพร่เรื่องราวของตนเองได้ แต่นักข่าวและสำนักพิมพ์ยังคงควบคุมสื่อเป็นหลัก นี่คือเหตุผล   สื่อมวลชนสัมพันธ์   ยังคงเป็นเสาหลักของกลยุทธ์การสื่อสาร

ข่าวประชาสัมพันธ์ช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์กับสื่อและสร้างบทสนทนาที่ดำเนินไปพร้อมกับนักข่าวที่กำลังมองหาเรื่องต่อไปที่จะกล่าวถึง โดยสรุป ข่าวประชาสัมพันธ์สร้างความสัมพันธ์ที่พึ่งพาอาศัยกันระหว่างนักข่าวและบริษัทต่างๆ องค์กรได้รับข่าวเกี่ยวกับบริษัท และนักข่าวได้รับอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องดำเนินการ การจัดหาเรื่องราวใหม่ๆ ให้กับนักข่าวสามารถเริ่มต้นความสัมพันธ์อันยาวนานกับพวกเขา และในทางกลับกัน สื่อ

3. เพิ่มการมองเห็นของบริษัท

เช่นเดียวกับเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรทุกรูปแบบ ข่าวประชาสัมพันธ์นั้นยอดเยี่ยมในการแยกลิงค์น้ำผลไม้และจัดอันดับสำหรับคำหลัก หากข่าวประชาสัมพันธ์มีคำหลักเฉพาะและสม่ำเสมอเป็นจำนวนมาก ก็มีโอกาสสูงที่จะติดอันดับในหน้าผลลัพธ์ของเครื่องมือค้นหา (SERP)

สมมติว่าสื่อหยิบข่าวออกมา ไม่ว่าจะเป็นโพสต์แยกต่างหากหรือใช้เพื่ออธิบายบทความอื่นที่กว้างขวางกว่านี้ ในกรณีนั้นมันจะได้รับลิงก์ย้อนกลับจากเว็บไซต์ของร้านนั้น วิธีนี้ไม่เพียงแต่เป็นวิธีที่ดีในการรับทราฟฟิกใหม่จากแหล่งต่างๆ แต่ยังช่วยผลักดันข่าวประชาสัมพันธ์ให้สูงขึ้นไปอีกในการจัดอันดับ SERP ผู้เชี่ยวชาญด้านการปรับแต่งเว็บไซต์ให้ติดอันดับบนเครื่องมือการค้นหา (SEO) และผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จะคว้าชัยชนะครั้งใหญ่มาให้กับตนเองและบริษัท

นอกเหนือจากขอบเขตของ SEO แล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์ยังช่วยเพิ่มการมองเห็นของบริษัทในอีกทางหนึ่ง เมื่อสิ่งพิมพ์เขียนเรื่องราวเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ผู้ชมจะกลายเป็นผู้ฟังของคุณ

คุณอาจมีลูกค้าจำนวนมากอยู่แล้ว แต่ส่วนใหญ่ไม่พบบล็อก วิดีโอ YouTube หรือพอดแคสต์ของคุณ การปรากฏตัวในสื่อที่พวกเขาบริโภคกันอย่างแข็งขัน ไม่ว่าจะเป็นนิตยสาร Forbes หรือข่าวเช้าท้องถิ่นทางทีวี ทำให้คุณอยู่ในเรดาร์และช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับพวกเขาได้โดยตรง เช่นเดียวกับนักลงทุนหรือธุรกิจอื่นๆ ที่อาจสนใจในการเป็นหุ้นส่วน

การปรากฏตัวในสื่อต่างๆ อาจทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีความสำคัญต่อเวลาของคุณดูไม่จืดชืดขึ้นอีกเล็กน้อย หากบทความที่เขียนเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์มุ่งเน้นไปที่ภาพรวม ผลกระทบจะยาวนานกว่าที่จะเกิดขึ้นกับการเปิดตัวเพียงอย่างเดียว

4.ช่วยบริหารภาพลักษณ์ของบริษัท

“กระจก กระจกติดผนัง ใครสวยที่สุดในนั้น”

การมีกระจกวิเศษดังที่เห็นในการ์ตูนดิสนีย์เรื่อง Snow White and the Seven Dwarfs สุดคลาสสิก ซึ่งจะบอกคุณว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดที่ไม่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจอย่างไม่ต้องสงสัย น่าเศร้าที่โลกแห่งความจริงไม่ได้อยู่ภายใต้กฎของดิสนีย์

การตรวจสอบสื่อสามารถช่วยองค์กรในการจัดการชื่อเสียงได้ในระดับหนึ่ง แต่ภาพลักษณ์สาธารณะขององค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงได้เกือบในชั่วข้ามคืน แม้ว่าจะแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะคอยดูการเปลี่ยนแปลงทุกนาทีที่ส่งผลต่อวิธีที่สาธารณชนรับรู้แบรนด์ของคุณ (แน่นอนว่าไม่มีกระจกวิเศษ) คุณก็จัดการภาพลักษณ์และต่อสู้กับคลื่นเชิงลบในระดับที่ใหญ่ขึ้นได้ .

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรจะมีความถูกต้องตามความเป็นจริงและแสดงให้เห็นมุมมองที่เป็นพื้นฐานเกี่ยวกับความต่อเนื่องขององค์กร เมื่อสื่อต่างๆ หยิบขึ้นมาและเรียกใช้ผ่านช่องต่างๆ ของพวกเขา สาธารณชนที่ใช้เนื้อหาของตนจะถือว่านี่เป็นเหตุการณ์ที่ถูกต้องแม่นยำ

แถลงการณ์ที่มีถ้อยคำที่ดีสามารถมีอิทธิพลต่อความคิดเห็นของสาธารณชนและชดเชยข่าวร้ายที่อาจส่งผลกระทบต่อแบรนด์ของธุรกิจ

5. วิธีกระจายข่าวสารของบริษัทต้นทุนต่ำ

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่ประหยัดต้นทุนในการเผยแพร่ข้อมูลอย่างรวดเร็ว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการก้าวเข้าสู่โลกแห่งการประชาสัมพันธ์

แผนกประชาสัมพันธ์หรือหน่วยงานของคุณสามารถจัดเตรียมคำแถลงหนึ่งฉบับและเผยแพร่ไปยังเครือข่ายของสมาชิกสื่อที่กำลังมองหาเนื้อหาใหม่ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไซต์และสิ่งพิมพ์ในอุตสาหกรรมที่ได้รับความนิยมส่วนใหญ่มีการอัปเดตบทความบ่อยถึง 50 ครั้งต่อวัน

เป็นไปได้ทั้งหมดที่จะโพสต์ข่าวประชาสัมพันธ์ในสายข่าวในตอนเช้า เพียงเพื่อให้นักข่าวเขียนและเผยแพร่เรื่องราวเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบ่ายวันนั้น

ความท้าทายในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์สามารถทำอะไรได้มากมาย อย่างไรก็ตาม มีความท้าทายบางอย่างที่มาพร้อมกับอาณาเขต มาดูความท้าทายบางประการในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์กัน

การวัดผลกระทบของการแถลงข่าว

มีหลายสิ่งที่สามารถติดตามและประเมินได้เมื่อพูดถึงข่าวประชาสัมพันธ์ เช่น การหมุนเวียน การแสดงผล และการจัดอันดับ SERP แต่มีปัญหาที่ชัดเจนประการหนึ่งเกี่ยวกับการแถลงข่าวคือ การวัดผลกระทบต่อผู้อ่าน

แน่นอน คุณสามารถบอกได้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์ตรงประเด็นหรือไม่ ถ้าคุณพูดคุยกับคนที่อ่านข่าวนั้น และพวกเขาแบ่งปันความคิดของพวกเขาในเรื่องนี้ แม้แต่ความคิดเห็นออนไลน์ก็สามารถบ่งบอกได้ว่าผู้คนรู้สึกอย่างไรกับเนื้อหาที่พวกเขาเพิ่งอ่านและเข้าใจความรู้สึกของผู้ชม แต่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะแยกแยะว่าบุคคลหนึ่งรู้สึกอย่างไรกับข่าวประชาสัมพันธ์แบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ เป็นการยากที่จะเชื่อมโยงผลกำไรที่ได้มากับการแถลงข่าว ตัวอย่างเช่น อาจมีบางคนอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสองสามเดือนก่อนจะเข้าสู่วงจรการขาย การแถลงข่าวมีหน้าที่รับผิดชอบในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งหรือรูปแบบใดในการผลักดันผู้มุ่งหวังไปข้างหน้านั้นเป็นการยากที่จะสรุป

ออกแถลงการณ์โพลาไรซ์

คำพูดมีพลังในการสร้างและทำลาย

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรพูดถึงข้อดีของบริษัท และเป็นเรื่องยากมากที่จะผิดพลาด อย่างไรก็ตาม ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ส่งออกไปเพื่อจัดการกับวิกฤตด้านการสื่อสารสามารถไปได้ทั้งสองทาง

มีโอกาสมากมายสำหรับความล้มเหลวในการแถลงข่าวเพื่อจัดการกับเรื่องที่ละเอียดอ่อน หากสาธารณชนเข้าใจผิดเกี่ยวกับคำใด ๆ ที่ใช้ในการแถลงข่าว ธุรกิจอาจมีไฟไหม้ในมือมากกว่าที่เริ่มต้นด้วย

สิ่งนี้ใช้ได้กับทุกคนที่มีบทบาทต่อหน้าสาธารณะ วิธีที่คุณนำเสนอตัวเองหรือองค์กรอาจส่งผลต่อความคิดเห็นของสาธารณชนเกี่ยวกับธุรกิจ สิ่งใดก็ตามที่ตั้งใจให้สาธารณชนเห็นต้องได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนที่จะเผยแพร่

แม้ว่าแนวคิดในการแถลงข่าวจะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ในปัจจุบันมีการประดิษฐ์ขึ้นด้วยวิธีต่างๆ โดยทั่วไปแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์มาตรฐานจะมีข้อมูลเกี่ยวกับการกระทำหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท คำพูดสองสามคำที่ประสานข้อเสนอขององค์กร และองค์ประกอบต่างๆ เช่น ลิงก์ รูปภาพ และต้นแบบของบริษัทเพื่อเพิ่มเนื้อหาและคุณค่าให้กับเนื้อหา

การทำความเข้าใจองค์ประกอบพื้นฐานและรูปแบบของข่าวประชาสัมพันธ์จะนำคุณไปไกล นักข่าวมักจะให้รางวัลคุณด้วยการรายงานข่าวจากสื่อ เมื่อเนื้อหาที่คุณส่งมีโครงสร้างที่ดึงดูดความสนใจของพวกเขา

ที่กล่าวว่าแม้แต่ข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีมาตรฐานมากที่สุดก็สามารถโดดเด่นได้หากผู้เขียนใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามขณะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์อย่างละเอียดถี่ถ้วน

1. กำหนดและกำหนดวัตถุประสงค์

มีการแถลงข่าวสำหรับทุกโอกาส โดยธรรมชาติแล้ว วัตถุประสงค์ของการแถลงข่าวแต่ละครั้งจะแตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรกำหนดเป้าหมายก่อนที่จะเขียนและแถลงข่าว

ถามตัวเองว่า “เป้าหมายสุดท้ายของการฝึกทั้งหมดนี้คืออะไร” หากเป้าหมายคือการสร้างความน่าเชื่อถือหรือเพิ่มการรับรู้ รูปแบบและเนื้อหาของข่าวประชาสัมพันธ์จะเปลี่ยนไปตามนั้น

เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ให้พิจารณาสิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ การระบุเป้าหมายตั้งแต่เริ่มแรกเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากคุณต้องวางแผนกลยุทธ์ที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละรุ่น แม้แต่สื่อประเภทต่างๆ และนักข่าวที่คุณติดต่อในการแถลงข่าวแต่ละครั้งก็ยังแตกต่างกัน

2. เขียนเพื่อนักข่าว ไม่ใช่ตัวคุณเอง

ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะไปถึงมือนักข่าวก่อนที่จะเห็นแสงแห่งวัน พยายามเขียนแนวทาง รูปแบบการเขียน และวัตถุประสงค์ของตนโดยคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติ

สื่อมองเห็นการเสนอขายจำนวนมากในหนึ่งวัน ดังนั้นพยายามทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณโดดเด่นด้วยเนื้อหา ข้อเท็จจริง และมุมเรื่องราวที่ไม่เหมือนใคร พยายามให้ข้อมูลทั้งหมดที่สามารถเข้าถึงได้ในหัวข้อและย่อหน้าแรก

หากชื่อเรื่องและหัวหน้างานมีรายละเอียดที่เป็นประโยชน์อย่างชัดเจน นักข่าวก็มีแนวโน้มที่จะผลักดันและให้การรายงานข่าวที่สมควรได้รับ

3. สร้างกลุ่มเป้าหมาย

ธุรกิจของคุณมีกลุ่มเป้าหมายเฉพาะ ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นไปตามปรัชญาเดียวกัน

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. พยายามนำเสนอเรื่องราวที่ไม่เคยถูกกล่าวถึงมาก่อน แม้ว่าเรื่องราวจะดูไม่โดดเด่นอย่างเหลือเชื่อ แต่ให้เพิ่มคุณค่าให้กับเนื้อหาของคุณด้วยความช่วยเหลือจากข้อมูลหรือการวิจัยที่สื่ออื่นๆ ไม่ได้รายงาน
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.