Cara Menulis Siaran Pers yang Menarik Perhatian Orang

Orang Yunani kuno memiliki Dewa Utusan, tetapi perusahaan modern memiliki Raja Komunikasi - siaran pers.

Setiap orang memiliki sesuatu untuk dikatakan akhir-akhir ini dan dengan komunikasi modern yang semakin demokratis dan dalam jangkauan semua orang, menyebarkan pesan tidak pernah semudah ini.

Untuk organisasi, bagaimanapun, komunikasi bisa menjadi masalah yang sangat rumit. Meliput dan mendistribusikan berita membutuhkan perencanaan dan persiapan yang matang sebelumnya. Mengetahui topik atau cerita apa yang akan menarik minat audiens target juga dapat membantu bisnis mengontrol narasi.

Liputan media dan pers masih mendominasi tren di industri ini. Perusahaan perlu mengatur waktu dan ketepatan, dan terus-menerus mengawasi apa yang sedang tren di lanskap media saat ini. Hal ini tidak hanya membantu mereka menciptakan cerita yang berdampak tetapi juga berperan dalam menyampaikan cerita mereka melewati penjaga gerbang media: jurnalis.

Ketika   perangkat lunak pemantauan media   membantu Anda melacak berita terbaru atau topik yang sedang tren dalam suatu industri, ada saatnya ketika sebuah perusahaan memiliki kisah sendiri yang layak diberitakan untuk dibagikan. Di sinilah siaran pers menampilkan diri mereka sebagai alat komunikasi yang berharga.

Mari kita lihat lebih dekat siaran pers, manfaatnya, dan tips menulis sendiri.

Apa itu siaran pers?

Siaran pers adalah berita atau pengumuman tertulis resmi yang dikeluarkan perusahaan kepada media, yang dimaksudkan untuk didistribusikan kepada masyarakat umum. Siaran pers juga dikenal sebagai rilis berita, pernyataan pers, rilis elektronik ('Erelease'), atau rilis media.

Siaran pers merupakan komponen integral dari setiap hubungan masyarakat (PR) dan strategi komunikasi media. Mereka digunakan untuk menyebarkan berita, pesan, atau pengumuman apa pun yang menggambarkan organisasi dalam cahaya yang menguntungkan bagi pelanggannya.

Di era media sosial, tweet, dan podcast, siaran pers masih bertahan. Siaran pers dapat digunakan oleh perusahaan mana pun yang ingin menjangkau audiens targetnya dengan cepat dan efektif.

Kapan mengirim siaran pers?

Pernah mendengar pepatah "sampah satu orang adalah harta orang lain"? Kebalikannya juga berlaku.

Siaran pers harus digunakan setiap kali perusahaan memiliki sesuatu yang menarik atau terobosan untuk diumumkan. Namun, apa yang mungkin dianggap besar bagi Anda belum tentu sama bagi orang lain.

Siaran pers tidak perlu mencentang semua kotak ini, tetapi siaran pers yang kuat biasanya berisi dua atau lebih faktor ini.

Jenis siaran pers

Secara teknis, siaran pers bisa tentang apa saja yang dianggap "layak diberitakan" oleh perusahaan. Yang mengatakan, pola telah muncul dengan skenario paling umum di mana siaran pers bekerja dengan baik.

Pengumuman pendanaan

Beberapa siaran pers yang paling populer adalah yang mengumumkan putaran pendanaan.

Rilis ini langsung menarik perhatian karena pelanggan, mitra, investor, dan bahkan pesaing secara alami ingin tahu tentang organisasi mana yang mengendarai gelombang kesuksesan. Ini juga merupakan momen yang cemerlang bagi perusahaan karena putaran pendanaan merupakan bukti pertumbuhan dan posisi mereka di industri.

Saat menulis siaran pers yang mengumumkan pendanaan, penting untuk membahas untuk apa investasi itu akan digunakan, siapa yang membantu meningkatkan jumlah ini, dan apa yang akan terjadi di masa depan bagi perusahaan. Pernyataan pers semacam ini biasanya ditulis dengan nada bersemangat dan optimis.

Lihatlah bagaimana G2 mengumumkan menjadi startup unicorn setelah mengumpulkan pendanaan Seri D di sini contoh siaran pers pendanaan.

Sumber: G2

Perhatikan bagaimana siaran pers ini menjawab pertanyaan seputar mengapa dana dikumpulkan dan bagaimana uang ini akan digunakan di masa depan.

Siaran pers acara

Saat Anda mengadakan pesta ulang tahun, Anda mengirim undangan ke semua tamu, mengatur bantuan pesta, menetapkan tempat, dan memilih tanggal. Tapi bagaimana Anda memastikan bahwa semua orang datang ke pesta? Anda mungkin akan mengirimkan pengingat dan melakukan beberapa panggilan telepon beberapa hari sebelum pesta.

Peristiwa dalam dunia bisnis ibarat pesta ulang tahun. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa undangan tidak cenderung menghadiri setiap acara yang mereka undang.

Kurangnya pengingat bukanlah masalah di sini, dengan begitu banyak email pengingat membanjiri kotak masuk kami sebelum acara. Masalahnya adalah kurangnya minat. Orang perlu diyakinkan bahwa suatu peristiwa itu berharga. Terlepas dari tingkat minat yang bervariasi, tidak semua orang memiliki jadwal yang ringan. Orang perlu merencanakan jadwal mereka jauh sebelumnya sebelum mereka dapat berkomitmen untuk berkencan.

Siaran pers acara merupakan bagian integral dari rencana pemasaran acara. Siaran pers acara mempromosikan acara yang layak diberitakan yang diselenggarakan, dihadiri, atau disponsori oleh perusahaan. Ini membantu acara mendapatkan lebih banyak daya tarik dengan orang-orang yang membacanya di saluran yang mereka hargai.

Siaran pers acara juga harus berisi semua informasi yang diperlukan seperti tempat, tamu atau pembicara unggulan, sorotan, harga, dan tanggal.

Jika Anda mencoba untuk mendapatkan anggota media atau khalayak yang lebih luas untuk hadir, maka waktu Anda sama pentingnya dengan siaran pers itu sendiri. Anda ingin memastikan untuk memberi orang banyak pemberitahuan sehingga mereka dapat merencanakannya dengan tepat.

Lihat ini   contoh siaran pers acara   di mana G2 mengumumkan partisipasi dalam pertemuan puncak Oracle OpenWorld 2019. Pengumuman ini tidak hanya menyebutkan kehadiran G2 di pertemuan bergengsi tersebut, tetapi juga berbicara tentang niat dan rencana amal G2 untuk memanfaatkan acara tersebut secara maksimal.

Sumber: G2

Berbicara tentang inisiatif amal, jenis siaran pers berikut dapat digunakan untuk menunjukkan kepada pelanggan bahwa perusahaan Anda peduli dengan tujuan penting.

Siaran pers inisiatif amal

Bisnis lebih sadar tentang bagaimana mereka dapat memberikan kembali kepada masyarakat. Inisiatif amal telah menjadi semakin umum (dan untuk alasan yang baik). Sayangnya, dengan begitu banyak perusahaan memutuskan untuk menjadi lebih dermawan, sebagian besar masyarakat tidak pernah mendengar tentang semua perbuatan baik yang dilakukan.

Siaran pers inisiatif amal adalah kesempatan sempurna untuk menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda lebih peduli daripada keuntungan. Belum lagi, outlet berita suka menampilkan cerita yang menyenangkan yang mengimbangi serangan liputan negatif.

Meskipun ini mungkin tampak seperti kesempatan bagus untuk menyombongkan diri, melangkahlah dengan hati-hati. Siaran pers yang paling efektif menyoroti nilai-nilai perusahaan dan menggalang orang lain di sekitar tujuan yang baik.

Lihatlah bagaimana G2 Gives mengumumkan rencananya untuk mengumpulkan dana dalam hal ini   contoh siaran pers   untuk OutRight Action International untuk mengakui Bulan Kebanggaan.

Sumber: G2

Mengumumkan perekrutan eksekutif baru

Sementara setiap anggota organisasi memainkan peran penting dalam membantu perusahaan bergerak maju, beberapa peran penting bertindak sebagai wajah bisnis. Peran kepemimpinan senior didambakan dan sangat dihormati di sebagian besar industri. Oleh karena itu, pengumuman untuk mengisi peran ini juga membutuhkan beberapa pizazz.

Perusahaan menggunakan siaran pers karyawan baru untuk mengumumkan perubahan kepemimpinan yang penting. Biasanya berfokus pada eksekutif tingkat tinggi, jenis siaran pers ini merangkum pencapaian profesional mereka dan menawarkan informasi biografis. Foto karyawan baru adalah praktik standar.

Pernyataan pers semacam ini mengirimkan pesan yang keras dan jelas: Inilah yang kami percayai untuk membantu membawa perusahaan kami ke tingkat berikutnya.

Siaran pers perekrutan baru menunjukkan kepercayaan pada tim kepemimpinan dan menyatakan kepada industri bahwa perusahaan telah mempekerjakan orang-orang terbaik untuk pekerjaan itu. Jika perusahaan Anda baru saja merekrut seorang eksekutif terkenal dari pesaing utama, misalnya, itu merupakan dorongan kredibilitas – dan pertanda baik bagi investor. Anda juga dapat mengadopsi format siaran pers yang serupa setiap kali Anda mempromosikan seseorang dari dalam ke posisi eksekutif kunci.

Berikut ini   contoh pengumuman perekrutan baru   dari DemandGenReport saat Amanda Malko bergabung dengan G2 sebagai Chief Marketing Officer (CMO) yang baru.

Sumber: DemandGenReport

Siaran pers penghargaan

Setiap hari, seseorang di dunia memenangkan kompetisi yang mungkin tidak kita dengar. Misalnya, jika tim sepak bola sekolah menengah atas setempat memenangkan babak playoff negara bagian, orang-orang di luar negara bagian itu mungkin tidak menyadarinya.

Demikian pula, dengan upacara penghargaan bergengsi seperti Grammy atau Tony Awards, orang mungkin tidak tahu siapa yang memenangkan kategori tertentu jika mereka melewatkan rekamannya. Saluran penyiaran yang menyebutkan semua pemenang kemudian dapat mencerahkan mereka yang melewatkan siaran langsung.

Penghargaan dan penghargaan industri adalah standar, tetapi kecuali audiens Anda benar-benar tenggelam dalam ruang seperti Anda, kecil kemungkinan mereka akan pernah mendengarnya. Siaran pers penghargaan memberi Anda kesempatan untuk merayakan kesuksesan Anda secara publik. Siaran pers yang merinci pencapaian perusahaan membantu memvalidasi kemampuan organisasi itu dan menghasilkan lebih banyak kredibilitas.

Siaran pers semacam ini memiliki tujuan yang lebih besar daripada sekadar memberi tahu audiens tentang kemenangan besar. Pengumuman ini dapat menarik perhatian calon pelanggan di setiap tahap saluran penjualan, investor yang mencari pemimpin baru dalam industri, atau bisnis lain yang ingin membangun kemitraan.

Mendistribusikan siaran pers memberi mereka petunjuk dan memposisikan Anda sebagai pemimpin industri.

Siaran pers produk

Bahkan perusahaan besar seperti Apple dengan banyak blog penggemar, forum, dan podcast terus menggunakan siaran pers setiap kali produk baru atau peningkatan diluncurkan.

Mengapa? Karena siaran pers ini menawarkan detail yang cukup untuk membuat penasaran para jurnalis. Kesibukan liputan media yang dihasilkan mengubah peluncuran yang akan datang menjadi tontonan yang membuat kita semua terjebak, memungkinkan Apple untuk mengontrol narasi di sekitarnya.

Dengan siaran pers peluncuran produk, organisasi dapat mengungkapkan informasi yang cukup tentang solusi terbaru mereka untuk menggores permukaan dan memukau penonton. Meskipun sebaiknya menyertakan informasi terkait seperti fitur produk, harga, dan spesifikasi lainnya, cobalah untuk fokus pada sudut pengaruh konsumen dan nilai yang akan diperoleh audiens dari peluncuran ini.

Perusahaan yang berfokus pada manfaat fitur atau produk baru ini (bukan spesifikasi teknis yang kering) memotivasi media untuk mengambil cerita mereka dan menjalankannya. Waktu sangat penting. Dan karena Anda tidak dapat mempertahankan minat yang tinggi itu selamanya, Anda akan sering melihat siaran pers ini muncul sesaat sebelum peluncuran.

Mirip dengan pengumuman peluncuran produk, peningkatan atau perluasan produk juga merupakan kesempatan yang bagus untuk siaran pers. Dengan situasi ini, coba jelaskan perubahan apa yang dibuat, alasan di balik perubahan ini, dan mengapa ini menguntungkan audiens.

Kunci untuk peluncuran produk atau siaran pers upgrade adalah untuk menekankan apa untungnya bagi konsumen. Karena merekalah yang akan membaca pernyataan pers ini, itu perlu menarik sentimen mereka terlebih dahulu.

Siaran pers rebranding

Tampilan baru adalah alasan bagus untuk sebuah pengumuman. Setiap perubahan yang memengaruhi tampilan atau fungsi organisasi harus dibagikan kepada audiens.

Apa pun yang mendorong ini – apakah perubahan itu logo baru atau nama perusahaan, merger atau akuisisi, pergeseran arah produk – perusahaan perlu menjelaskan keputusan ini secara ringkas.

Siaran pers rebranding melengkapi strategi branding yang lebih luas. Organisasi sadar bahwa pelanggan mereka terbiasa dengan identitas tertentu. Bisnis tidak ingin audiens mereka bingung selama transisi.

Siaran pers rebranding biasanya menentukan apa yang sebenarnya akan berubah (logo, audiens yang dilayani, dll.) dan berusaha untuk menggairahkan audiens tentang perubahan tersebut.

Siaran pers kemitraan

Anda telah menegosiasikan kesepakatan kemitraan baru selama berbulan-bulan. Merilis siaran pers adalah cara sempurna untuk mengumumkan berita setelah akhirnya resmi.

Setiap bisnis dalam kemitraan telah membangun hubungan dengan audiens yang berbeda. Siaran pers yang menarik bagi kedua komunitas akan membuat semua orang berada di halaman yang sama. Selain itu, siaran pers kemitraan membantu setiap merek memanfaatkan audiens yang lain untuk mengamankan lebih banyak eksposur.

Siaran pers kemitraan juga memberi perusahaan kesempatan untuk menjelaskan mengapa keputusan itu dibuat. Meskipun ini bisa menjadi pertanda bagus bagi investor, tujuan siaran pers ini lebih dari sekadar finansial. Siaran pers kemitraan juga membuat pelanggan bersemangat tentang fitur, layanan, atau pengalaman baru yang akan mereka akses.

Lihat ini   contoh siaran pers kemitraan   yang mengumumkan kemitraan resmi antara G2 dan Medallia.

Sumber: G2

Bagaimana menulis siaran pers untuk berbagai kesempatan

Setiap jenis rilis berita atau pernyataan pers berbeda dalam konten dan cara distribusinya. Meskipun sebagian besar siaran pers mengikuti format yang sama, ada baiknya untuk mengetahui faktor-faktor yang membedakan satu dari yang lain.

Berikut adalah beberapa cara untuk menulis siaran pers untuk berbagai jenis acara dan kegiatan.

Cara menulis siaran pers untuk suatu acara

Acara sensitif terhadap waktu, jadi siaran pers mereka harus mencerminkan hal itu. Ini tidak hanya mempengaruhi konten tetapi juga distribusi siaran pers. Layanan distribusi siaran pers dapat berguna selama kesempatan ini.

Ingatlah poin-poin berikut saat menulis siaran pers acara:

• Berikan detail yang cukup tentang acara tersebut: Tuan rumah yang baik memastikan bahwa semua undangan memiliki informasi yang benar tentang pesta, dan hal yang sama berlaku untuk siaran pers acara. Sebutkan detail tentang acara tersebut, termasuk tempat, pembicara, jumlah orang yang hadir, dan yang paling penting, tanggalnya. Cobalah untuk membuatnya sesingkat mungkin tanpa melewatkan sesuatu yang penting.
• Menguraikan "mengapa": Dengan begitu banyak organisasi mengadakan pesta dan pertemuan perayaan, acara telah menjadi selusin sepeser pun. Pastikan untuk menekankan apa yang membuat acara ini berbeda dari yang lain dan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi para peserta.
• Maksimalkan visual: Acara penuh dengan peluang foto. Coba sisipkan foto acara dari tahun-tahun sebelumnya atau gambar logo dan branding acara. Ini membantu pembaca memvisualisasikan acara atau, paling tidak, mengingat merek Anda sehingga mereka dapat mengaitkannya dengan perusahaan Anda kapan pun mereka menemukan konten promosi online.
• Rencanakan distribusi siaran pers: Waktu sangat penting dalam hal siaran pers acara. Idealnya, siaran pers Anda harus didistribusikan setidaknya seminggu sebelum hari acara. Siaran pers acara harus ditulis sebelumnya dan didistribusikan beberapa minggu sebelum acara atau dikirim segera. Dalam kedua kasus, berikut ini harus disebutkan:
  • Rilis segera: Jika acara semakin dekat dan Anda memerlukan siaran pers untuk segera diumumkan, sertakan FOR IMMEDIATE RELEASE (semua dalam huruf kapital) di header untuk memberi tahu media bahwa Anda siap untuk mempublikasikan informasi segera.
  • Embargo pers: Jika acara di kemudian hari dan pernyataan pers Anda sudah siap, tunggu untuk mendistribusikan siaran pers Anda lebih dekat dengan saat acara berlangsung. Untuk memastikan bahwa media mengirimkan siaran pers pada waktu yang tepat, sebutkan “embargo hingga [tanggal tertentu]” pada garis tanggal rilis di header atau di baris subjek.

Cara menulis siaran pers untuk karyawan baru

Perekrutan eksekutif baru adalah masalah besar bagi sebuah perusahaan. Mari kita lihat beberapa poin yang perlu diingat saat menulis siaran pers untuk karyawan baru:

• Tunjukkan wajah karyawan baru: Ada wajah di balik setiap peran dalam sebuah organisasi. Melampirkan gambar ke siaran pers memungkinkan pembaca untuk mendapatkan referensi visual dari anggota terbaru dari tim kepemimpinan. Siaran pers dengan gambar juga berkinerja lebih baik karena orang-orang tertarik pada gambar daripada teks yang sedang berjalan.
• Tambahkan kutipan dari pemangku kepentingan yang relevan: Meskipun kutipan merupakan tambahan yang disambut baik dalam siaran pers apa pun, kutipan itu sangat penting dalam pengumuman perekrutan baru. Untuk perusahaan besar, pembaca ingin mengetahui pemikiran dan sentimen para eksekutif mengenai karyawan baru. Kutipan dari kepemimpinan senior adalah kesempatan untuk menunjukkan niat baik dan optimisme.
• Sertakan rencana karyawan baru untuk masa depan: Meskipun kutipan dari pemangku kepentingan selalu dihargai, ini adalah kesempatan yang sangat baik bagi karyawan baru untuk menguraikan rencana mereka untuk masa depan perusahaan dan bagaimana mereka berencana untuk memanfaatkan peran baru ini secara maksimal. Beberapa baris yang menyoroti visi mereka adalah tambahan yang bagus dalam jenis siaran pers ini.

Cara menulis siaran pers untuk produk baru

Siaran pers produk harus seimbang antara informatif dan menarik. Seperti jenis siaran pers lainnya, kontennya seputar topik yang menarik minat publik untuk membacanya. Dengan peluncuran produk atau peningkatan produk, kecuali jika produk tersebut adalah sesuatu yang sangat disukai audiens, produk tersebut mungkin tidak menarik untuk dibaca.

Berikut adalah beberapa tip yang perlu diingat saat menulis siaran pers produk:

• Pertahankan konsumen pada fokus: Produk baru atau perubahan pada produk yang sudah ada diperkenalkan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Siaran pers harus menyampaikan nada yang sama, menjaga kesejahteraan pelanggan sebagai prioritas dan alasan di balik semua perubahan signifikan.
• Jangan terlalu teknis: Siaran pers bukanlah tempat untuk mengeluarkan naskah teknis. Menyoroti kemampuan produk itu hebat, tetapi rata-rata konsumen mungkin tidak tahu atau peduli untuk mengetahui seluk-beluk produk. Jika memungkinkan, terjemahkan perubahan menjadi manfaat yang dapat diukur.
  
  Misalnya, alih-alih mengatakan, “Platform BPMN omnichannel yang menggunakan server Camunda,” pernyataan pers dapat mengatakan, “Platform ramah tim bisnis yang mengurangi total waktu yang dibutuhkan untuk membuat perjalanan hingga 70%.”
• Menampilkan pelanggan yang sudah ada: Pelanggan yang puas adalah ukuran terbaik dari kesuksesan. Memiliki pelanggan terkemuka memberikan beberapa kutipan tentang pengalaman mereka dengan produk baru adalah tambahan yang bagus untuk siaran pers.

Bagaimana menulis siaran pers untuk komunikasi krisis

Setiap bisnis melihat bagian yang adil dari pasang surut, dan krisis PR adalah bagian dari paket itu. Tidak diragukan lagi, siaran pers adalah alat komunikasi krisis yang baik. Selama dan setelah krisis, merilis pernyataan dengan kata-kata yang baik ke outlet berita pada waktu yang tepat dapat membantu perusahaan merehabilitasi citra merek mereka.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat membuat siaran pers untuk setiap krisis:

• Jangan terdengar terlalu defensif: Tidak ada yang suka dipanggil. Jika perusahaan Anda terlibat dalam bencana PR, mundur selangkah dan pikirkan apa tanggapan yang benar. Pernyataan pers dengan kata-kata yang buruk lebih banyak merugikan daripada kebaikan. Jika bisnis tidak melakukan kesalahan dan ingin membersihkan nama perusahaan, cobalah membuat siaran pers terdengar netral. Sampaikan kasus Anda, jawab pertanyaan atau tuduhan apa pun yang muncul selama periode ini, dan akhiri dengan nada optimis.
  
  Jika organisasi telah melakukan kesalahan, tekan pesan bahwa perusahaan telah belajar dari kesalahannya. Pertahankan nada rendah hati dan akhiri dengan janji untuk melakukan yang lebih baik, termasuk langkah-langkah yang diambil untuk memperbaiki situasi.
• Sebutkan semua fakta: Ini tidak perlu dikatakan lagi, tetapi organisasi lupa bahwa publik mungkin tidak memiliki semua fakta yang tersedia untuk mereka. Rincian tentang peristiwa yang terjadi di balik layar dan jauh dari mata publik harus disebutkan dalam siaran pers jika berlaku.
• Kirim tanggapan dengan cepat: Sebelum orang mulai menjalankan uji coba media online, keluarkan pernyataan yang menjernihkan suasana dan mencegah asumsi atau rumor menyebar. Siaran pers yang tepat waktu dapat menghentikan krisis sejak awal.

Manfaat menulis siaran pers

Kami telah menetapkan bahwa siaran pers merupakan bagian integral dari setiap strategi hubungan masyarakat. Namun, siaran pers membanggakan lebih banyak manfaat yang lebih dari sekadar menyebarkan pesan atau informasi kepada massa.

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing manfaatnya.

1. Menciptakan kesadaran

Siaran pers adalah alat yang sangat baik untuk menghasilkan buzz dan kesadaran. Karena siaran pers adalah potret momen-momen penting dalam masa hidup perusahaan, masuk akal untuk menggunakannya untuk tujuan pemasaran.

Selain itu, siaran pers mendapatkan lebih banyak sirkulasi ketika outlet media atau jurnalis yang lebih terkemuka mengambilnya. Untuk startup yang tidak memiliki kehadiran yang kuat di pasar, mendapatkan siaran pers yang diambil oleh outlet media terkenal sama dengan meminta selebriti papan atas membagikan ulang postingan media sosial Anda.

Bahkan perusahaan mapan yang terus membangun kehadirannya perlu bersandar pada outlet media untuk mendorong berita mereka. Wartawan dapat mengambil siaran pers langsung dari sumbernya (yaitu situs web perusahaan atau ruang redaksi) dan membuat cerita yang menarik di sekitarnya.

Outlet media memiliki ratusan ribu (atau bahkan jutaan) orang di audiens mereka. Bahkan jika hanya sebagian kecil yang menemukan perusahaan Anda melalui mereka, itu dapat berarti peningkatan yang signifikan dalam pengenalan merek – dan dengan pengenalan merek muncul kredibilitas. Butuh beberapa dekade bagi media untuk menumbuhkan rasa percaya pada audiens mereka. Setiap organisasi yang terkait dengan mereka menuai beberapa manfaat.

2. Membangun hubungan media

Jurnalis sering disebut sebagai “penjaga gerbang media”. Sementara media sosial telah memungkinkan orang untuk menyebarkan cerita mereka sendiri, jurnalis dan penerbit masih mendominasi pers. Ini sebabnya   hubungan media   masih merupakan pilar penting dari setiap strategi komunikasi.

Siaran pers membantu membina hubungan media dan menciptakan dialog yang berjalan dengan jurnalis yang mencari berita berikutnya untuk diliput. Singkatnya, siaran pers menjalin hubungan simbiosis antara jurnalis dan perusahaan. Sebuah organisasi mendapat liputan tentang berita terkait perusahaan dan seorang jurnalis mendapat cerita lain untuk dikerjakan. Menyediakan jurnalis dengan cerita baru dapat memulai hubungan jangka panjang dengan mereka dan, pada gilirannya, dengan media.

3. Meningkatkan visibilitas perusahaan

Seperti semua bentuk konten tertulis, siaran pers sangat bagus dalam mengekstrak jus tautan dan memberi peringkat untuk kata kunci. Jika rilis berita berisi banyak kata kunci topikal dan hijau, ia memiliki peluang bagus untuk mendapatkan peringkat tinggi di halaman hasil mesin pencari (SERP).

Misalkan siaran pers diambil oleh outlet media, baik sebagai posting terpisah atau digunakan untuk menjelaskan artikel lain yang lebih luas. Dalam hal ini, ia akan mendapatkan backlink dari situs web outlet itu. Tidak hanya ini cara yang bagus untuk mendapatkan lalu lintas baru dari sumber yang berbeda, tetapi juga mendorong siaran pers lebih jauh di peringkat SERP. Pakar optimisasi mesin pencari (SEO) dan spesialis PR mengambil beberapa kemenangan besar untuk diri mereka sendiri dan perusahaan.

Di luar bidang SEO, siaran pers juga membantu meningkatkan visibilitas perusahaan dengan cara lain. Ketika sebuah publikasi menulis cerita tentang siaran pers Anda, audiensnya menjadi audiens Anda.

Anda mungkin sudah memiliki banyak pelanggan, tetapi kebanyakan tidak menemukan blog, video YouTube, atau podcast Anda. Tampil di media yang mereka konsumsi secara aktif – apakah itu Forbes atau berita pagi lokal mereka di TV – menempatkan Anda dalam radar mereka dan memungkinkan Anda untuk terhubung dengan mereka secara langsung. Hal yang sama berlaku untuk investor atau bisnis lain yang mungkin tertarik untuk bermitra.

Tampil di outlet media dapat membuat siaran pers Anda yang sensitif terhadap waktu sedikit lebih hijau. Jika sebuah artikel yang ditulis tentang siaran pers berfokus pada gambaran yang lebih besar, dampaknya akan bertahan lebih lama daripada dengan rilis itu sendiri.

4. Membantu mengelola citra perusahaan

"Cermin, cermin di dinding, siapa yang paling cantik di antara mereka semua?"

Memiliki cermin ajaib, seperti yang terlihat dalam film klasik Disney Snow White and the Seven Dwarfs, yang memberi tahu Anda apa yang berhasil dan apa yang tidak, tidak diragukan lagi akan sangat membantu bisnis. Sayangnya, dunia nyata tidak berjalan berdasarkan hukum Disney.

Pemantauan media dapat membantu organisasi dengan manajemen reputasi sampai batas tertentu, tetapi citra publik organisasi dapat berubah hampir dalam semalam. Meskipun hampir tidak mungkin untuk mengawasi setiap perubahan menit yang memengaruhi cara publik memandang merek Anda (tanpa bantuan cermin ajaib, tentu saja), adalah mungkin untuk mengelola citra Anda dan memerangi gelombang negatif dalam skala yang lebih besar. .

Siaran pers seharusnya akurat secara faktual dan menggambarkan pandangan yang membumi tentang kelangsungan organisasi. Ketika rumah media mengambilnya dan menjalankannya di saluran mereka, publik yang mengonsumsi konten mereka akan menganggap ini sebagai akun peristiwa yang akurat.

Pernyataan pers dengan kata-kata yang baik dapat mempengaruhi opini publik dan mengimbangi berita buruk apa pun yang dapat memengaruhi merek bisnis.

5. Metode murah untuk menyebarkan pesan perusahaan

Salah satu manfaat yang paling signifikan adalah bahwa siaran pers adalah cara yang hemat biaya untuk mendistribusikan informasi dengan cepat. Ini sangat bagus untuk bisnis kecil yang ingin terjun ke dunia PR.

Departemen atau agensi PR Anda dapat menyiapkan satu pernyataan dan mendistribusikannya secara efisien ke jaringan anggota media yang mencari konten segar. Situs dan publikasi industri paling populer diperbarui dengan artikel sesering 50 kali sehari.

Sangat mungkin untuk memposting siaran pers di newswire di pagi hari, hanya untuk meminta jurnalis menulis dan menerbitkan cerita tentangnya sore itu.

Tantangan menulis siaran pers

Siaran pers dapat melakukan banyak hal baik. Namun, ada beberapa tantangan yang datang dengan wilayah tersebut. Mari kita lihat beberapa tantangan menulis siaran pers.

Mengukur dampak siaran pers

Ada banyak hal yang dapat dilacak dan dinilai dalam siaran pers seperti sirkulasi, tayangan, dan peringkat SERP. Tapi ada satu masalah mencolok dengan siaran pers: mengukur dampaknya terhadap pembaca.

Tentu, Anda dapat mengetahui apakah siaran pers mencapai catatan yang tepat jika Anda berbicara dengan seseorang yang membacanya dan mereka membagikan pemikiran mereka tentangnya. Bahkan komentar online dapat memberi Anda indikasi tentang bagaimana perasaan orang tentang konten yang baru saja mereka baca dan memahami sentimen audiens. Tapi praktis tidak mungkin untuk membedakan bagaimana perasaan seseorang tentang siaran pers secara real time.

Selain itu, sulit untuk mengasosiasikan setiap keuntungan yang dicapai dengan siaran pers. Misalnya, seseorang bisa saja membaca siaran pers Anda beberapa bulan sebelum mereka memasuki siklus penjualan. Apakah siaran pers bertanggung jawab dalam beberapa bentuk atau bentuk untuk mendorong prospek ke depan sulit untuk disimpulkan.

Melepaskan pernyataan polarisasi

Kata-kata memiliki kekuatan untuk membangun sekaligus menghancurkan.

Siaran pers idealnya berbicara tentang hal-hal positif tentang sebuah perusahaan dan sangat sulit untuk salah dengan itu. Namun, siaran pers yang dikirim untuk mengelola krisis komunikasi dapat berjalan baik.

Ada banyak peluang kegagalan dalam siaran pers yang dimaksudkan untuk menangani masalah sensitif. Jika publik salah mengartikan salah satu kata yang digunakan dalam siaran pers, bisnis mungkin memiliki api yang lebih besar daripada yang dimulainya.

Ini berlaku untuk siapa saja yang memiliki peran yang menghadap publik. Cara Anda menampilkan diri atau organisasi dapat memengaruhi opini publik tentang bisnis tersebut. Apa pun yang dimaksudkan untuk dilihat oleh publik harus diperiksa secara menyeluruh sebelum dipublikasikan.

Meskipun konsep siaran pers bukanlah hal baru, ada perubahan dalam cara pembuatannya hari ini. Biasanya, siaran pers standar berisi informasi tentang tindakan atau peristiwa yang terkait dengan perusahaan, beberapa kutipan yang memperkuat proposisi organisasi, dan elemen seperti tautan, gambar, dan pelat perusahaan untuk menambahkan lebih banyak daging dan nilai pada konten.

Memahami elemen dasar dan format siaran pers akan membawa Anda jauh. Wartawan lebih cenderung memberi Anda liputan media ketika konten yang Anda kirimkan disusun untuk menarik perhatian mereka.

Yang mengatakan, bahkan siaran pers yang paling standar pun dapat menonjol jika penulis menggunakan beberapa praktik terbaik industri.

Mari kita lihat lebih dekat praktik terbaik yang harus diikuti saat menulis siaran pers.

1. Tentukan dan tetapkan tujuan

Ada siaran pers untuk setiap kesempatan. Tentu saja, tujuan dari setiap siaran pers akan berbeda, jadi penting untuk menentukan tujuan sebelum menulis dan merilis pernyataan pers.

Tanyakan pada diri sendiri, “Apa tujuan akhir dari seluruh latihan ini?” Jika tujuannya adalah untuk membangun kredibilitas atau meningkatkan kesadaran, format dan isi siaran pers akan berubah.

Saat menulis siaran pers, pertimbangkan apa yang ingin Anda capai. Mengidentifikasi tujuan di awal adalah penting karena Anda perlu merencanakan strategi yang berbeda untuk setiap rilis. Bahkan jenis media dan jurnalis yang Anda dekati untuk setiap siaran pers akan berbeda.

2. Menulis untuk jurnalis, bukan untuk diri sendiri

Siaran pers Anda akan melewati tangan jurnalis sebelum ia melihat cahaya hari. Cobalah untuk menulis dengan mengingat pedoman, gaya penulisan, dan tujuan mereka.

Mediapersons melihat banyak promosi dalam sehari, jadi cobalah untuk membuat siaran pers Anda menonjol dengan konten, fakta, dan sudut cerita yang lebih baik. Usahakan agar semua informasi dapat diakses di judul dan paragraf pertama.

Jika judul dan lead secara jelas menyertakan detail yang berguna, jurnalis lebih cenderung untuk mendorongnya keluar dan memberikan liputan pers yang layak.

3. Tetapkan target audiens

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Cobalah untuk memberikan cerita yang belum pernah dibahas sebelumnya. Bahkan jika ceritanya tidak tampak luar biasa, tambahkan nilai pada konten Anda dengan bantuan data atau penelitian yang belum dilaporkan oleh media lain.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.