İnsanların Dikkatini Çeken Bir Basın Bülteni Nasıl Yazılır?

Eski Yunanlılar Haberciler Tanrısı'na sahipti, ancak günümüz şirketlerinde İletişim Kralı - basın bültenleri var.

Bugünlerde herkesin söyleyecek bir şeyleri var ve modern iletişimin giderek daha demokratik hale gelmesi ve herkesin ulaşabileceği bir yerde olmasıyla birlikte bir mesajı yaymak hiç bu kadar kolay olmamıştı.

Ancak kuruluşlar için iletişim son derece hassas bir konu olabilir. Haberleri yayınlamak ve dağıtmak, önceden dikkatli bir planlama ve hazırlık gerektirir. Hangi konuların veya hikayelerin hedef kitlenin ilgisini çekeceğini bilmek, işletmelerin anlatıyı kontrol etmesine de yardımcı olabilir.

Medya kapsamı ve basın hala endüstrideki eğilimleri ağırlıklı olarak kontrol ediyor. Şirketler, zamanlama ve kesinliği yakalamalı ve mevcut medya ortamında trend olan şeyleri sürekli olarak takip etmelidir. Bu, yalnızca etkili hikayeler yaratmalarına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda hikayelerinin medyanın bekçilerini, yani gazetecileri aşmasında da rol oynar.

Süre   medya izleme yazılımı   bir sektördeki en son haberleri veya trend olan konuları izlemenize yardımcı olur, bir şirketin paylaşacak kendi haber değeri taşıyan hikayesinin olduğu bir zaman gelir. Basın bültenlerinin kendilerini değerli iletişim araçları olarak sunduğu yer burasıdır.

Basın bültenlerine, yararlarına ve kendi yazınızı yazmaya ilişkin ipuçlarına daha yakından bakalım.

Basın bülteni nedir?

Basın bülteni, bir şirketin medya kuruluşlarına yayınladığı ve genel halka dağıtılması amaçlanan bir haber veya resmi yazılı duyurudur. Basın bülteni aynı zamanda haber bülteni, basın bildirisi, e-yayın ('E-yayın') veya medya bülteni olarak da bilinir.

Basın bültenleri, herhangi bir halkla ilişkiler (PR) ve medya iletişim stratejisinin ayrılmaz bir bileşenidir. Bir kuruluşu müşterilerinin lehine çeviren herhangi bir haber, mesaj veya duyuruyu yaymak için kullanılırlar.

Sosyal medya, tweet'ler ve podcast'ler çağında, basın bültenleri hala kendilerine ait. Basın bültenlerinden, hedef kitlesine hızlı ve etkin bir şekilde ulaşmak isteyen her şirket yararlanabilir.

Basın bülteni ne zaman gönderilir?

“Bir adamın çöpü başka bir adamın hazinesidir” sözünü hiç duydunuz mu? Tersi de geçerlidir.

Bir şirketin duyurmak için heyecan verici veya çığır açan bir şeyi olduğunda basın bültenleri kullanılmalıdır. Ancak, sizin için büyük olarak kabul edilen şey, başkaları için mutlaka aynı olmayabilir.

Bir basın bülteninin tüm bu kutuları işaretlemesi gerekmez, ancak güçlü bir basın bülteni genellikle bu faktörlerden iki veya daha fazlasını içerir.

Basın bülteni türleri

Teknik olarak, bir basın bülteni, bir şirketin "haber değeri" olarak gördüğü herhangi bir şey hakkında olabilir. Bununla birlikte, basın bültenlerinin iyi çalıştığı en yaygın senaryolarla kalıplar ortaya çıktı.

Finansman duyurusu

En popüler basın bültenlerinden bazıları, finansman turlarını duyuranlardır.

Müşteriler, ortaklar, yatırımcılar ve hatta rakipler doğal olarak hangi kuruluşların başarı dalgasını sürdüğünü merak ettikleri için bu sürümler anında dikkatleri üzerine çekiyor. Bu, şirketler için de parlak bir an çünkü bir tur finansman, sektördeki büyümelerinin ve konumlarının bir kanıtı.

Finansmanı duyuran bir basın açıklaması yazarken, bu yatırımın ne için kullanılacağını, bu miktarın artırılmasına kimin yardımcı olduğunu ve şirket için geleceğin neler getireceğini kapsamak önemlidir. Bu tür basın açıklamaları genellikle heyecanlı ve iyimser bir tonda yazılır.

G2'nin bu konuda D Serisi finansmanı artırdıktan sonra nasıl bir başlangıç ​​tek boynuzlu atı olduğunu duyurduğuna bir bakın. fon basın açıklaması örneği.

Kaynak: G2

Bu basın bülteninin, fonun neden toplandığı ve bu paranın gelecekte nasıl kullanılacağına ilişkin soruları nasıl ele aldığına dikkat edin.

Etkinlik basın açıklaması

Bir doğum günü partisi düzenlediğinizde, tüm konuklara davetiye gönderirsiniz, parti iyilikleri düzenlersiniz, bir mekan belirlersiniz ve bir tarih seçersiniz. Ama herkesin partiye gelmesini nasıl sağlarsınız? Partiden birkaç gün önce muhtemelen hatırlatıcılar gönderir ve bazı telefon görüşmeleri yaparsınız.

İş dünyasındaki etkinlikler doğum günü partileri gibidir. Tek fark, davetlilerin davet aldıkları her etkinliğe katılma eğiliminde olmamasıdır.

Bir etkinlikten önce gelen kutularımızı dolduran çok sayıda hatırlatma e-postası ile burada sorun hatırlatıcı eksikliği değil. Sorun ilgi eksikliği. İnsanların bir etkinliğin değerli olduğuna ikna olmaları gerekir. Değişen ilgi düzeylerinin dışında, herkesin programı hafif değildir. İnsanların bir randevuya karar vermeden önce programlarını çok önceden planlamaları gerekir.

Etkinlik basın bültenleri, bir etkinlik pazarlama planının ayrılmaz bir parçasıdır. Bir etkinlik basın bülteni, bir şirketin ev sahipliği yaptığı, katıldığı veya sponsor olduğu haber değeri taşıyan bir etkinliği tanıtır. Bu, insanların değer verdikleri kanallarda olay hakkında okumasıyla etkinliğin daha fazla ilgi görmesine yardımcı olur.

Etkinlik basın bültenleri ayrıca mekan, öne çıkan konuklar veya konuşmacılar, öne çıkanlar, fiyatlandırma ve tarih gibi gerekli tüm bilgileri içermelidir.

Medya mensuplarını veya daha geniş bir kitleyi katılmaya çalışıyorsanız, zamanlamanız basın bülteninin kendisi kadar önemlidir. İnsanlara bol bol haber verdiğinizden emin olmak istersiniz, böylece buna göre plan yapabilirler.

Bunu kontrol et   bir etkinlik basın bülteni örneği   G2'nin Oracle OpenWorld 2019 zirvesine katılımını duyurduğu yer. Bu duyuru sadece G2'nin prestijli toplantıdaki varlığından bahsetmekle kalmıyor, aynı zamanda G2'nin hayırsever niyetlerinden ve etkinlikten en iyi şekilde yararlanma planlarından bahsediyor.

Kaynak: G2

Hayırsever girişimlerden bahsetmişken, müşterilere şirketinizin önemli nedenlere önem verdiğini göstermek için aşağıdaki türde basın bültenleri kullanılabilir.

Hayırsever girişim basın açıklaması

İşletmeler topluma nasıl geri verebilecekleri konusunda daha bilinçli. Hayırsever girişimler giderek daha yaygın hale geldi (ve iyi bir nedenle). Ne yazık ki, bu kadar çok şirketin daha hayırsever olmaya karar vermesiyle birlikte, halkın büyük bir çoğunluğu yapılan tüm iyi işleri asla duymaz.

Hayırsever bir girişim basın açıklaması, müşterilere sonuçtan daha fazlasını önemsediğinizi göstermek için mükemmel bir fırsattır. Haber kaynakları, olumsuz haberlerin saldırısını dengeleyen iyi hissettiren hikayeler yayınlamayı çok seviyor.

Bu, kendinizle övünmek için harika bir fırsat gibi görünse de, dikkatli olun. En etkili basın bültenleri şirketin değerlerini vurgular ve başkalarını iyi bir amaç etrafında toplar.

G2 Gives'in bu alanda fon toplama planlarını nasıl duyurduğuna bir göz atın.   basın açıklaması örneği   OutRight Action International'ın Onur Ayını tanıması için.

Kaynak: G2

Yeni bir yönetici işe alımını duyurmak

Bir organizasyonun her üyesi şirketin ilerlemesine yardımcı olmada hayati bir rol oynarken, bazı kritik roller bir işletmenin yüzü olarak hareket eder. Kıdemli liderlik rolleri, çoğu endüstride gıpta ile bakılır ve büyük saygı görür. Bu nedenle, bu rolleri doldurma duyurusu da biraz pizazz gerektirir.

Şirketler, önemli liderlik değişikliklerini duyurmak için yeni bir işe alım basın bülteni kullanıyor. Tipik olarak üst düzey yöneticilere odaklanan bu tür basın bültenleri, profesyonel başarılarını özetler ve biyografik bilgiler sunar. Yeni işe alınan kişinin bir fotoğrafı standart uygulamadır.

Bu tür basın açıklamaları yüksek ve net bir mesaj verir: Şirketimizi bir sonraki seviyeye taşımak için güvendiğimiz kişi budur.

Yeni işe alım basın bültenleri, liderlik ekibine olan güveni gösterir ve sektöre, şirketin iş için en iyi insanları işe aldığını bildirir. Örneğin, şirketiniz en iyi rakiplerden birinden tanınmış bir yöneticiyi işe aldıysa, bu bir güvenilirlik artışıdır ve yatırımcılar için iyi bir işarettir. Birini içeriden kilit yönetici pozisyonuna terfi ettirdiğinizde de benzer bir basın bülteni formatı benimseyebilirsiniz.

İşte bir   yeni işe alım ilanı örneği   Amanda Malko G2'ye yeni Pazarlama Direktörü (CMO) olarak katıldığında DemandGenReport'tan.

Kaynak: DemandGenReport

Ödül basın açıklaması

Her gün dünyada birileri, muhtemelen adını duymadığımız bir yarışmayı kazanıyor. Örneğin, yerel bir lise futbol takımı eyalet play-off'larını kazanırsa, o eyalet dışındaki insanlar bunun farkında bile olmayabilir.

Benzer şekilde, Grammy veya Tony Ödülleri gibi prestijli ödül törenlerinde, insanlar kaseti kaçırdıklarında belirli bir kategoriyi kimin kazandığını bilemeyebilirler. Tüm kazananlardan bahseden yayın kanalları, canlı yayını kaçıranları aydınlatabilir.

Endüstri ödülleri ve övgüler standarttır, ancak izleyicileriniz sizin kadar uzaya derinden dalmadığı sürece, onları duymaları pek olası değildir. Bir ödül basın açıklaması size başarınızı herkesin önünde kutlama şansı verir. Bir şirketin başarılarını ayrıntılandıran basın bültenleri, o kuruluşun yeteneklerini doğrulamaya ve daha fazla güvenilirlik getirmeye yardımcı olur.

Bu tür basın bültenleri, izleyicileri büyük kazançlar hakkında bilgilendirmekten daha büyük bir amaca hizmet eder. Bu duyurular, satış hunisinin herhangi bir aşamasında potansiyel müşterilerin, sektör içinde yükselen liderler arayan yatırımcıların veya ortaklıklar kurmak isteyen diğer işletmelerin dikkatini çekebilir.

Bir basın bülteni dağıtmak onlara ipuçları verir ve sizi bir endüstri lideri olarak konumlandırır.

Ürün basın bülteni

Apple gibi hayran blogları, forumları ve podcast'leri olan mega şirketler bile yeni bir ürün veya yükseltme başlatıldığında basın bültenlerini kullanmaya devam ediyor.

Neden? Niye? Çünkü bu basın bültenleri, gazetecilerin ilgisini çekmeye yetecek kadar ayrıntı sunuyor. Ortaya çıkan medya kapsamı telaşı, yaklaşan lansmanı hepimizin yakalandığı bir gösteriye dönüştürüyor ve Apple'ın onu çevreleyen anlatıyı kontrol etmesine izin veriyor.

Bir ürün lansmanı basın bülteni ile kuruluşlar, yüzeyi çizmeye ve izleyicileri büyülemeye yetecek kadar en son çözümleri hakkında bilgi verebilirler. Ürün özellikleri, fiyatlandırma ve diğer teknik özellikler gibi ilgili bilgileri eklemek iyi bir fikir olsa da, tüketici etkisinin açısına ve izleyicinin bu lansmandan elde edeceği değere odaklanmaya çalışın.

Bu yeni özelliklerin veya ürünlerin (kuru teknik özellikler yerine) faydalarına odaklanan şirketler, medyayı hikayelerini alıp onunla birlikte koşmaya motive ediyor. Zamanlama kritiktir. Ve bu yüksek ilgiyi sonsuza kadar sürdüremeyeceğiniz için, genellikle bu basın bültenlerinin bir lansmandan kısa bir süre önce ortaya çıktığını göreceksiniz.

Ürün lansman duyurularına benzer şekilde, ürün yükseltmeleri veya genişletmeleri de bir basın bülteni için harika fırsatlardır. Bu durumlarla, hangi değişikliklerin yapıldığını, bu değişikliklerin arkasındaki nedeni ve bunun izleyiciye neden fayda sağladığını açıklamaya çalışın.

Herhangi bir ürün lansmanının veya yükseltme basın bülteninin anahtarı, tüketiciler için içinde ne olduğunu vurgulamaktır. Bu basın açıklamasını okuyacak olanlar onlar olduğundan, önce onların duygularına hitap etmesi gerekiyor.

Yeniden markalama basın bülteni

Yeni bir görünüm, duyuru için iyi bir nedendir. Kuruluşun nasıl göründüğünü veya nasıl çalıştığını etkileyen herhangi bir değişiklik, izleyicilerle paylaşılmalıdır.

Değişiklik ister yeni bir logo veya şirket adı olsun, ister birleşme veya satın alma olsun, ister ürün yönünde bir değişiklik olsun, bunu neye yol açarsa göstersin, şirketlerin bu kararı kısa ve öz bir şekilde açıklamaları gerekir.

Yeniden markalama basın bülteni, daha geniş bir marka stratejisini tamamlar. Kuruluşlar, müşterilerinin belirli bir kimliğe alıştığının farkındadır. İşletmeler, geçiş sırasında kitlelerinin kafasının karışmasını istemiyor.

Yeniden markalama basın bültenleri tipik olarak tam olarak neyin değişeceğini (logo, hizmet verilen kitle, vb.) belirtir ve izleyiciyi değişiklik hakkında heyecanlandırmaya çalışır.

Ortaklık basın açıklaması

Aylardır yeni bir ortaklık anlaşması için pazarlık yapıyorsunuz. Bir basın bülteni yayınlamak, nihayet resmi hale geldiğinde haberleri duyurmanın mükemmel bir yoludur.

Bir ortaklık içindeki her işletme, farklı hedef kitleleriyle bir ilişki kurmuştur. Her iki topluluğa da hitap eden bir basın bülteni, herkesi aynı noktada buluşturacaktır. Ek olarak, bir ortaklık basın açıklaması, her markanın diğerinin hedef kitlesini daha fazla görünürlük sağlamak için kullanmasına yardımcı olur.

Bir ortaklık basın açıklaması ayrıca şirketlere kararın neden alındığını açıklama şansı verir. Yatırımcılar için harika bir işaret olsa da, bu basın bültenlerinin amacı kesinlikle finansal olmanın ötesine geçiyor. Bir ortaklık basın bülteni ayrıca müşterileri yeni özellikler, hizmetler veya erişecekleri deneyimler konusunda heyecanlandırır.

Bunu kontrol et   ortaklık basın bülteni örneği   G2 ve Medallia arasındaki resmi ortaklığı duyuruyor.

Kaynak: G2

Farklı durumlar için bir basın bülteni nasıl yazılır

Her tür haber bülteni veya basın açıklaması, içerik ve dağıtılma şekli bakımından farklılık gösterir. Çoğu basın bülteni benzer bir format izlese de, birini diğerinden ayıran faktörlerin farkında olmak iyidir.

Aşağıda, farklı türdeki etkinlikler ve faaliyetler için bir basın bülteni yazmanın birkaç yolu bulunmaktadır.

Bir etkinlik için basın bülteni nasıl yazılır

Etkinlikler zamana duyarlıdır, bu nedenle basın bültenleri bunu yansıtmalıdır. Bu sadece içeriği değil, aynı zamanda basın bülteninin dağıtımını da etkiler. Basın bülteni dağıtım hizmetleri bu durumlarda kullanışlı olabilir.

Bir etkinlik basın bülteni yazarken aşağıdaki noktaları aklınızda bulundurun:

• Etkinlik hakkında yeterli ayrıntı verin: İyi bir ev sahibi, tüm davetlilerin parti hakkında doğru bilgilere sahip olmasını sağlar ve aynı şey etkinlik basın bültenleri için de geçerlidir. Mekan, konuşmacılar, katılan kişi sayısı ve en önemlisi tarih dahil olmak üzere etkinlikle ilgili ayrıntılardan bahsedin. Önemli bir şeyi kaçırmadan mümkün olduğunca kısa tutmaya çalışın.
• “Neden”i detaylandırın: Kutlamalar ve toplantılar düzenleyen bu kadar çok organizasyonla, olaylar bir düzine kuruş haline geldi. Bu etkinliği diğerlerinden farklı kılan şeyin ne olduğunu ve katılımcılara nasıl fayda sağlayabileceğini vurguladığınızdan emin olun.
• Görsellerden en iyi şekilde yararlanın: Etkinlikler, fotoğraf fırsatlarıyla dolu. Etkinliğin önceki yıllara ait fotoğraflarını veya etkinliğin logosu ve markasının resimlerini eklemeye çalışın. Bu, okuyucuların etkinliği görselleştirmelerine veya en azından markanızı hatırlamalarına yardımcı olur, böylece çevrimiçi tanıtım içeriğiyle karşılaştıklarında şirketinizle ilişkilendirebilirler.
• Basın bülteni dağıtımını planlayın: Etkinlik basın bültenleri söz konusu olduğunda zaman çok önemlidir. İdeal olarak, basın bülteninizin etkinlik gününden en az bir hafta önce dağıtılması gerekir. Bir etkinlik basın bülteni önceden yazılmalı ve etkinlikten birkaç hafta önce dağıtılmalı veya hemen gönderilmelidir. Her iki durumda da şunlar belirtilmelidir:
  • Derhal yayın: Etkinlik hızla yaklaşıyorsa ve basın bülteninin hemen yayınlanması gerekiyorsa, medya kuruluşlarının bilgileri hemen yayınlamaya hazır olduğunuzu bilmelerini sağlamak için başlığa DERHAL YAYINLANMA İÇİN (tümü büyük harflerle) ekleyin.
  • Basın ambargosu: Etkinlik ileri bir tarihteyse ve basın açıklamanız zaten hazırlanmışsa, basın bülteninizi etkinliğin yapılacağı zamana yakın bir tarihte dağıtmak için bekleyin. Medya kuruluşlarının basın bültenini doğru zamanda göndermelerini sağlamak için, yayın tarih satırında başlıkta veya konu satırında “[belirli bir tarihe] kadar ambargo uygulandı” ifadesini belirtin.

Yeni bir işe alım için basın bülteni nasıl yazılır

Yeni yönetici işe alımları bir şirket için çok önemlidir. Yeni bir işe alım için basın bülteni yazarken akılda tutulması gereken bazı noktalara bakalım:

• Yeni işe alınan kişinin yüzünü gösterin: Bir organizasyondaki her rolün arkasında bir yüz vardır. Basın bültenine bir resim eklemek, okuyucuların liderlik ekibinin en yeni üyesi hakkında görsel bir referans almalarını sağlar. Görüntülü basın bültenleri de daha iyi performans gösterir, çünkü insanlar resimlere akan metinler üzerinden çekilir.
• İlgili paydaşlardan alıntılar ekleyin: Fiyat teklifleri herhangi bir basın bülteninde memnuniyetle karşılanırken, özellikle yeni işe alım duyurularında hayati önem taşır. Büyük şirketler için okuyucular, yöneticilerin yeni işe alımla ilgili düşüncelerini ve duygularını bilmek ister. Üst düzey liderlikten alıntılar, iyi niyet ve iyimserlik sergilemek için fırsatlardır.
• Yeni işe alınan kişinin geleceğe yönelik planlarını dahil edin: Paydaşlardan gelen teklifler her zaman takdir edilse de, bu, yeni işe alınan kişinin şirketin geleceğine ilişkin planlarını ve bu yeni rolden en iyi şekilde nasıl yararlanmayı planladıklarını detaylandırması için mükemmel bir fırsattır. Vizyonlarını vurgulayan birkaç satır, bu tür bir basın bülteninde iyi bir eklentidir.

Yeni bir ürün için basın bülteni nasıl yazılır

Ürün basın bültenleri, bilgilendirici ve ilginç olma arasında denge kurmalıdır. Diğer basın bülteni türlerinde olduğu gibi, içerik, halkın okumak isteyeceği konular etrafındadır. Bir ürün lansmanı veya ürün yükseltmesi söz konusu olduğunda, ürün hedef kitlenin son derece tutkulu olduğu bir şey değilse, okumak o kadar çekici olmayabilir.

Bir ürün basın bülteni yazarken akılda tutulması gereken birkaç ipucu:

• Tüketicileri odakta tutun: Müşteri deneyimini iyileştirmek için yeni ürünler veya mevcut bir üründe yapılan değişiklikler tanıtılır. Basın bülteni aynı tonu iletmeli, müşterinin refahını tüm önemli değişikliklerin önceliği ve nedeni olarak tutmalıdır.
• Çok teknik olmaktan kaçının: Bir basın bülteni, teknik yazıları ortaya çıkarmanın yeri değildir. Ürünün yeteneklerini vurgulamak harikadır, ancak ortalama bir tüketici ürünün inceliklerini bilmeyebilir veya bilmek istemeyebilir. Mümkünse, değişiklikleri ölçülebilir faydalara dönüştürün.
  
  Örneğin, basın açıklaması, "Camunda sunucusunu kullanan çok kanallı bir BPMN platformu" demek yerine, "Seyahat oluşturmak için gereken toplam süreyi %70 oranında azaltan, iş ekibi dostu bir platform" diyebilir.
• Mevcut müşterileri öne çıkarın: Mutlu müşteriler, başarının en iyi ölçüsüdür. Önde gelen müşterilerin yeni ürünle ilgili deneyimleri hakkında birkaç alıntı yapması, basın bültenine mükemmel bir ektir.

Kriz iletişimi için basın bülteni nasıl yazılır

Her işletme, iniş ve çıkışların adil payını görür ve halkla ilişkiler krizleri bu paketin bir parçasıdır. Kuşkusuz basın bültenleri iyi bir kriz iletişim aracıdır. Bir kriz sırasında ve sonrasında, doğru zamanda haber kuruluşlarına iyi ifade edilmiş bir açıklama yapmak, şirketlerin marka imajlarını iyileştirmelerine yardımcı olabilir.

Herhangi bir kriz için basın bülteni oluştururken akılda tutulması gereken birkaç şey:

• Kulağa çok savunmacı gelmeyin: Kimse seslenilmekten hoşlanmaz. Şirketinizin bir PR felaketine bulaşması durumunda, bir adım geri atın ve doğru yanıtın ne olması gerektiğini düşünün. Kötü ifade edilmiş bir basın açıklaması yarardan çok zarar verir. İşletme bir hata yapmadıysa ve şirket adını silmek istiyorsa, basın bültenini tarafsız hale getirmeye çalışın. Davanızı açın, bu dönemde ortaya çıkan tüm soruları veya suçlamaları ele alın ve iyimser bir notla bitirin.
  
  Kuruluş bir hata yaptıysa, şirketin hatalarından öğrendiği mesajını iletin. Tonu alçakgönüllü tutun ve durumu iyileştirmek için atılan adımlar da dahil olmak üzere daha iyisini yapma sözü verin.
• Tüm gerçeklerden bahsedin: Bunu söylemeye gerek yok, ancak kuruluşlar, halkın tüm gerçeklere sahip olmayabileceğini unutuyor. Kamuoyundan uzak ve perde arkasında meydana gelen olaylarla ilgili ayrıntılar, varsa basın bülteninde belirtilmelidir.
• Hızla yanıt verin: İnsanlar çevrimiçi medya denemeleri yapmaya başlamadan önce, havayı temizleyen ve daha fazla varsayım veya söylentinin yayılmasını önleyen bir bildiri yayınlayın. İyi zamanlanmış bir basın açıklaması, daha yeni başlayan bir krizi kısabilir.

Basın bülteni yazmanın faydaları

Basın bültenlerinin herhangi bir halkla ilişkiler stratejisinin ayrılmaz bir parçası olduğunu zaten belirledik. Bununla birlikte, basın bültenleri, bir mesajı veya bir bilgiyi kitlelere yaymanın ötesine geçen daha fazla faydaya sahiptir.

Her bir faydaya daha yakından bakalım.

1. Farkındalık yaratır

Basın bültenleri, vızıltı ve farkındalık yaratmak için mükemmel bir araçtır. Basın bültenleri bir şirketin ömründeki önemli anların anlık görüntüsü olduğundan, bunları pazarlama amacıyla kullanmak mantıklıdır.

Ek olarak, basın bültenleri, daha önde gelen medya kuruluşları veya gazeteciler onları aldığında çok daha fazla tiraj elde eder. Piyasada güçlü bir varlığı olmayan yeni başlayanlar için, bilinen bir medya kuruluşu tarafından alınan bir basın bültenini almak, birinci sınıf bir ünlünün sosyal medya yayınınızı yeniden paylaşmasına benzer.

İstikrarlı bir şekilde varlığını sürdüren köklü işletmelerin bile haberlerini yaymak için medya kuruluşlarına dayanması gerekiyor. Gazeteciler doğrudan kaynaktan (yani şirketin web sitesi veya haber odası) basın bültenlerini alabilir ve bunun etrafında etkileyici bir hikaye oluşturabilir.

Medya kuruluşlarının izleyicilerinde yüzbinlerce (hatta milyonlarca) insan vardır. Sadece küçük bir kısım şirketinizi onlar aracılığıyla keşfedse bile, bu marka bilinirliğinde önemli bir artış anlamına gelebilir ve marka bilinirliği ile birlikte güvenilirlik gelir. Medya kuruluşlarının izleyicilerinde bir güven duygusu geliştirmesi onlarca yıl aldı. Onlarla ilişkili herhangi bir kuruluş, bazı avantajlardan yararlanır.

2. Medya ilişkileri kurar

Gazetecilere genellikle “medyanın bekçileri” denir. Sosyal medya, insanların kendi hikayelerini yaymalarına izin verirken, gazeteciler ve yayınevleri hala ağırlıklı olarak basını kontrol ediyor. Bu nedenle   medya ilişkileri   hala herhangi bir iletişim stratejisinin hayati bir direğidir.

Basın bültenleri, medya ilişkilerini geliştirmeye ve ele alınacak bir sonraki hikayeyi arayan gazetecilerle sürekli bir diyalog oluşturmaya yardımcı olur. Özetle, basın bültenleri gazeteciler ve şirketler arasında simbiyotik bir ilişki kurar. Bir kuruluş, şirketle ilgili haberlere yer verir ve bir gazeteci üzerinde çalışmak için başka bir hikaye alır. Gazetecilere yeni hikayeler sağlamak, onlarla ve dolayısıyla medyayla uzun süreli bir ilişki başlatabilir.

3. Şirket görünürlüğünü artırır

Tüm yazılı içerik türleri gibi, basın bültenleri de bağlantı suyunu çıkarmada ve anahtar kelimeler için sıralamada harikadır. Bir haber bülteni bol miktarda güncel ve her zaman geçerli olan anahtar kelimeler içeriyorsa, arama motoru sonuç sayfalarında (SERP) üst sıralarda yer alma şansı yüksektir.

Bir basın bülteninin bir medya kuruluşu tarafından ayrı bir gönderi olarak alındığını veya daha kapsamlı başka bir makaleyi açıklamak için kullanıldığını varsayalım. Bu durumda, o outletin web sitesinden geri bağlantılar alacaktır. Bu, yalnızca farklı kaynaklardan yeni trafik elde etmenin harika bir yolu olmakla kalmaz, aynı zamanda basın bültenini SERP sıralamasında daha da yukarı iter. Arama motoru optimizasyonu (SEO) uzmanları ve PR uzmanları, kendileri ve şirket için birkaç büyük kazanımı götürüyor.

SEO alanının ötesinde, basın bültenleri bir şirketin görünürlüğünü başka bir şekilde artırmaya da yardımcı olur. Bir yayın, basın bülteniniz hakkında bir hikaye yazdığında, hedef kitlesi sizin hedef kitleniz olur.

Halihazırda çok sayıda müşteriniz olabilir, ancak çoğu blogunuzu, YouTube videolarınızı veya podcast'lerinizi bulamıyor. Aktif olarak tükettikleri medyada görünmek - ister Forbes ister televizyondaki yerel sabah haberleri - sizi onların radarına sokar ve onlarla doğrudan bağlantı kurmanıza olanak tanır. Aynı şey, bir ortaklıkla ilgilenebilecek yatırımcılar veya diğer işletmeler için de geçerlidir.

Bir medya kuruluşunda görünmek, aksi takdirde zamana duyarlı basın bülteninizi biraz daha yeşil hale getirebilir. Basın bülteni hakkında yazılan bir makale büyük resme odaklanıyorsa, etki, yalnızca bültenle olacağından daha uzun sürer.

4. Şirket imajını yönetmeye yardımcı olur

“Ayna, duvardaki ayna, içlerinde en güzeli kim?”

Disney klasiği Pamuk Prenses ve Yedi Cüceler'de görüldüğü gibi, size neyin işe yarayıp neyin yaramadığını söyleyen sihirli bir aynaya sahip olmak, şüphesiz işletmeler için yararlı olacaktır. Ne yazık ki, gerçek dünya Disney yasalarına göre çalışmıyor.

Medya izleme, kuruluşlara itibar yönetimi konusunda bir dereceye kadar yardımcı olabilir, ancak bir kuruluşun kamu imajı neredeyse bir gecede değişebilir. Halkın markanızı algılama şeklini etkileyen her dakika değişikliği takip etmek neredeyse imkansız olsa da (elbette sihirli bir aynanın yardımı olmadan), imajınızı yönetmek ve olumsuzluk dalgalarıyla daha büyük ölçekte mücadele etmek mümkündür. .

Basın bültenlerinin olgusal olarak doğru olması ve kuruluşun devam eden faaliyetlerine ilişkin temelli bir görüşü yansıtması gerekir. Medya evleri onları alıp kanallarında yayınladığında, içeriklerini tüketen halk bunu olayların doğru bir açıklaması olarak görecektir.

İyi ifade edilmiş bir basın açıklaması kamuoyunu etkileyebilir ve işletmenin markasını etkileyebilecek olumsuz haberleri dengeleyebilir.

5. Bir şirketin mesajını yaymanın düşük maliyetli yöntemi

En önemli faydalarından biri, basın bültenlerinin bilgiyi hızlı bir şekilde dağıtmanın uygun maliyetli bir yolu olmasıdır. Bu, özellikle ayak parmaklarını PR dünyasına daldırmak isteyen küçük işletmeler için harika.

Halkla ilişkiler departmanınız veya ajansınız bir bildiri hazırlayabilir ve bunu yeni içerik arayan bir medya üyeleri ağına verimli bir şekilde dağıtabilir. En popüler endüstri siteleri ve yayınları, makalelerle günde 50 defaya kadar güncellenmektedir.

Sabahları bir haber kanalına bir basın bülteni yayınlamak, ancak o öğleden sonra bir gazetecinin bununla ilgili bir haber yazıp yayınlamasını sağlamak tamamen mümkün.

Basın bülteni yazmanın zorlukları

Basın bültenleri çok şey yapabilir. Bununla birlikte, bölge ile birlikte gelen birkaç zorluk var. Basın bülteni yazmanın bazı zorluklarına bakalım.

Bir basın bülteninin etkisini ölçmek

Dolaşım, gösterimler ve SERP sıralaması gibi basın bültenleri söz konusu olduğunda izlenebilecek ve değerlendirilebilecek birçok şey var. Ancak bir basın bülteninin göze çarpan bir sorunu var: okuyucular üzerindeki etkisini ölçmek.

Elbette, bir basın bülteninin doğru notları alıp almadığını, onu okuyan ve onun hakkındaki düşüncelerini paylaşan biriyle konuşursanız anlayabilirsiniz. Çevrimiçi yorumlar bile, insanların az önce okudukları içerik hakkında nasıl hissettiklerine ve izleyicilerin duygularını anladıklarına dair bir gösterge verebilir. Ancak bir kişinin basın açıklaması hakkında gerçek zamanlı olarak nasıl hissettiğini anlamak neredeyse imkansız.

Ayrıca, elde edilen kazanımları bir basın açıklamasıyla ilişkilendirmek zordur. Örneğin, birisi basın bülteninizi satış döngüsüne girmeden birkaç ay önce okuyabilirdi. Basın bülteninin bir şekilde veya bir şekilde beklentiyi ileriye taşımaktan sorumlu olup olmadığı sonucuna varmak zor.

Polarize edici bir açıklama yayınlamak

Kelimelerin hem inşa etme hem de yok etme gücü vardır.

Basın bültenleri ideal olarak bir şirket hakkındaki olumlu şeylerden bahseder ve bunda yanlış gitmek çok zordur. Ancak, bir iletişim krizini yönetmek için gönderilen basın bültenleri her iki yöne de gidebilir.

Hassas bir konuyu ele almayı amaçlayan bir basın bülteninde başarısızlık için birçok fırsat vardır. Kamuoyu bir basın açıklamasında kullanılan herhangi bir kelimeyi yanlış anlarsa, iş başladığından daha büyük bir ateşe sahip olabilir.

Bu, halka açık bir rolde olan herkes için geçerlidir. Kendinizi veya kuruluşu nasıl sunduğunuz, halkın işletme hakkındaki görüşlerini etkileyebilir. Halk tarafından görülmesi amaçlanan her şey, yayınlanmadan önce iyice incelenmelidir.

Basın bülteni kavramı yeni olmasa da, bugün hazırlanma şekillerinde bir değişiklik var. Tipik olarak, standart bir basın bülteni, şirketle ilgili bir eylem veya olay hakkında bilgi, kuruluşun teklifini güçlendiren birkaç alıntı ve içeriğe daha fazla et ve değer katmak için bağlantılar, resimler ve bir şirket ortak levhası gibi öğeler içerir.

Basın bültenlerinin temel unsurlarını ve biçimini anlamak sizi çok ileriye götürecektir. Gönderdiğiniz içerik onların dikkatini çekecek şekilde yapılandırıldığında, gazetecilerin sizi medyada yer alarak ödüllendirme olasılığı daha yüksektir.

Bununla birlikte, yazar endüstrinin en iyi uygulamalarını kullanırsa, en standart basın bültenleri bile öne çıkabilir.

Basın bülteni yazarken izlenecek en iyi uygulamalara daha yakından bakalım.

1. Hedefleri tanımlayın ve belirleyin

Her durum için bir basın açıklaması var. Doğal olarak, her basın bülteninin amacı farklı olacaktır, bu nedenle bir basın açıklaması yazıp yayınlamadan önce hedeflerin belirlenmesi önemlidir.

Kendinize sorun, "Bütün bu alıştırmanın nihai hedefi nedir?" Amaç, güvenilirlik oluşturmak veya farkındalığı artırmaksa, basın bülteninin formatı ve içeriği buna göre değişecektir.

Basın bültenleri yazarken, neyi başarmaya çalıştığınızı düşünün. Her sürüm için farklı bir strateji planlamanız gerektiğinden, hedefi başlangıçta belirlemek önemlidir. Her basın bülteni için yaklaştığınız medya kuruluşları ve gazeteciler bile farklı olacaktır.

2. Kendiniz için değil, gazeteciler için yazın

Basın bülteniniz daha gün yüzü görmeden gazetecinin elinden geçecek. Yönergelerini, yazma stillerini ve hedeflerini göz önünde bulundurarak yazmaya çalışın.

Medya çalışanları bir günde pek çok adım görüyor, bu nedenle basın bülteninizi daha iyi içerik, gerçekler ve benzersiz bir hikaye açısıyla öne çıkarmaya çalışın. Başlıktaki ve ilk paragraftaki tüm bilgileri erişilebilir tutmaya çalışın.

Başlık ve ipucu gözle görülür bir şekilde faydalı ayrıntılar içeriyorsa, gazeteciler onu dışarı atmaya ve hak ettiği basın kapsamını vermeye daha yatkındır.

3. Hedef kitleyi oluşturun

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Daha önce ele alınmamış bir hikaye sunmaya çalışın. Hikaye inanılmaz derecede dikkat çekici görünmese bile, başka hiçbir medya kuruluşu tarafından rapor edilmemiş veriler veya araştırmalar yardımıyla içeriğinize değer katın.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.