كيفية كتابة بيان صحفي يجذب انتباه الناس

كان لدى الإغريق القدماء إله الرسل ، لكن الشركات الحديثة تمتلك ملك الاتصالات - البيانات الصحفية.

كل شخص لديه ما يقوله هذه الأيام ، ومع تزايد الديمقراطية في التواصل الحديث وباتت في متناول الجميع ، لم يكن نشر الرسالة أسهل من أي وقت مضى.

بالنسبة للمؤسسات ، يمكن أن تكون الاتصالات مسألة حساسة للغاية. تتطلب تغطية الأخبار وتوزيعها تخطيطًا دقيقًا وإعدادًا مسبقًا. إن معرفة الموضوعات أو القصص التي قد تثير اهتمام الجمهور المستهدف يمكن أن تساعد الشركات أيضًا في التحكم في السرد.

لا تزال التغطية الإعلامية والصحافة تسيطر على الاتجاهات السائدة في الصناعة. تحتاج الشركات إلى تحديد التوقيت والدقة ، والاحتفاظ باستمرار بعلامة تبويب للاتجاهات السائدة في المشهد الإعلامي الحالي. لا يساعدهم ذلك في إنشاء قصص مؤثرة فحسب ، بل يلعب أيضًا دورًا في تمرير قصصهم عبر حراس بوابات وسائل الإعلام: الصحفيون.

في حين   برنامج مراقبة الوسائط   يساعدك على تتبع آخر الأخبار أو الموضوعات الشائعة داخل الصناعة ، حيث يأتي وقت يكون لدى الشركة قصة إخبارية خاصة بها للمشاركة. هذا هو المكان الذي تقدم فيه البيانات الصحفية نفسها كأدوات اتصال قيمة.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على البيانات الصحفية وفوائدها ونصائح حول كتابتك الخاصة.

ما هو البيان الصحفي؟

البيان الصحفي هو عبارة عن خبر أو إعلان رسمي مكتوب عن شركة تصدرها إلى وسائل الإعلام ، وتهدف إلى توزيعها على عامة الناس. يُعرف البيان الصحفي أيضًا باسم بيان صحفي أو بيان صحفي أو بيان إلكتروني ("Erelease") أو بيان إعلامي.

تعد البيانات الصحفية جزءًا لا يتجزأ من أي استراتيجية علاقات عامة (PR) واتصالات إعلامية. يتم استخدامها لنشر أي أخبار أو رسائل أو إعلانات ترسم مؤسسة في ضوء مناسب لعملائها.

في عصر وسائل التواصل الاجتماعي والتغريدات والبودكاست ، لا تزال البيانات الصحفية قائمة بذاتها. يمكن استخدام البيانات الصحفية من قبل أي شركة تتطلع إلى الوصول إلى جمهورها المستهدف بسرعة وفعالية.

متى ترسل بيانا صحفيا؟

هل سمعت من قبل مقولة "قمامة رجل ما هي كنز رجل آخر"؟ والعكس صحيح أيضا.

يجب استخدام البيانات الصحفية عندما يكون لدى الشركة شيء مثير أو مبتكر للإعلان عنه. ومع ذلك ، فإن ما يمكن اعتباره كبيرًا بالنسبة لك قد لا يكون بالضرورة هو نفسه للآخرين.

لا يحتاج البيان الصحفي إلى تحديد كل هذه المربعات ، ولكن عادةً ما يحتوي البيان الصحفي القوي على عاملين أو أكثر من هذه العوامل.

أنواع البيانات الصحفية

من الناحية الفنية ، يمكن أن يكون البيان الصحفي حول أي شيء تعتبره الشركة "جديرًا بالنشر". ومع ذلك ، فقد ظهرت أنماط مع السيناريوهات الأكثر شيوعًا حيث تعمل البيانات الصحفية بشكل جيد.

إعلان عن التمويل

بعض البيانات الصحفية الأكثر شعبية هي تلك التي تعلن عن جولات التمويل.

تجذب هذه الإصدارات على الفور مقل العيون لأن العملاء والشركاء والمستثمرين وحتى المنافسين لديهم فضول بطبيعة الحال بشأن المنظمات التي تقود موجة النجاح. إنها لحظة مشرقة للشركات أيضًا لأن جولة التمويل هي شهادة على نموها ومكانتها في الصناعة.

عند كتابة بيان صحفي يعلن عن التمويل ، من المهم تغطية الغرض الذي سيتم استخدام هذا الاستثمار من أجله ، ومن ساعد في جمع هذا المبلغ ، وما يخبئه المستقبل للشركة. عادة ما يتم كتابة هذه الأنواع من البيانات الصحفية بنبرة حماسية ومتفائلة.

ألقِ نظرة على الكيفية التي أعلنت بها G2 أن تصبح شركة يونيكورن ناشئة بعد زيادة تمويل السلسلة D في هذا الشأن تمويل مثال البيان الصحفي.

المصدر: G2

لاحظ كيف يتناول هذا البيان الصحفي الأسئلة حول سبب جمع التمويل وكيف سيتم استخدام هذه الأموال في المستقبل.

بيان صحفي الحدث

عندما تقيم حفلة عيد ميلاد ، فأنت ترسل دعوات إلى جميع الضيوف وترتب هدايا للحفلة وتحدد مكانًا وتختار موعدًا. ولكن كيف تضمن أن يأتي الجميع إلى الحفلة؟ من المحتمل أن ترسل تذكيرات وتجري بعض المكالمات الهاتفية قبل أيام قليلة من الحفلة.

الأحداث في عالم الأعمال تشبه حفلات أعياد الميلاد. الاختلاف الوحيد هو أن المدعوين لا يميلون لحضور كل حدث يتلقون دعوة لحضوره.

عدم وجود رسائل تذكير ليس هو المشكلة هنا ، فالعديد من رسائل التذكير تغمر صناديق البريد الوارد لدينا قبل الحدث. القضية هي عدم الاهتمام. يحتاج الناس إلى الاقتناع بأن الحدث يستحق العناء. بصرف النظر عن مستويات الاهتمام المتفاوتة ، ليس الجدول الزمني للجميع خفيفًا. يحتاج الناس إلى تخطيط جداولهم في وقت مبكر قبل أن يتمكنوا من الالتزام بموعد.

تعد البيانات الصحفية الخاصة بالحدث جزءًا لا يتجزأ من خطة تسويق الحدث. يروّج البيان الصحفي للحدث لحدث ذي أهمية إخبارية تستضيفه الشركة أو تحضره أو ترعاه. يساعد هذا الحدث على اكتساب المزيد من الجذب مع قراءة الأشخاص عنه على القنوات التي يقدرونها.

يجب أن تحتوي البيانات الصحفية للحدث أيضًا على جميع المعلومات الضرورية مثل المكان والضيوف أو المتحدثين المميزين والأحداث البارزة والأسعار والتاريخ.

إذا كنت تحاول الحصول على أعضاء من وسائل الإعلام أو جمهور أوسع للحضور ، فإن توقيتك لا يقل أهمية عن البيان الصحفي نفسه. تريد التأكد من إعطاء الناس الكثير من الإشعارات حتى يتمكنوا من التخطيط وفقًا لذلك.

ألق نظرة على هذا   مثال على بيان صحفي حدث   حيث تعلن G2 عن مشاركتها في قمة Oracle OpenWorld 2019. لا يشير هذا الإعلان فقط إلى وجود G2 في التجمع المرموق ، ولكنه يتحدث أيضًا عن النوايا الخيرية G2 وخططها لتحقيق أقصى استفادة من الحدث.

المصدر: G2

عند الحديث عن المبادرات الخيرية ، يمكن استخدام الأنواع التالية من البيانات الصحفية لإظهار العملاء أن شركتك تهتم بالأسباب المهمة.

بيان صحفي للمبادرة الخيرية

تدرك الشركات أكثر كيف يمكنها رد الجميل للمجتمع. أصبحت المبادرات الخيرية شائعة بشكل متزايد (ولسبب وجيه). لسوء الحظ ، مع العديد من الشركات التي قررت أن تكون أكثر صدقة ، فإن الغالبية العظمى من الجمهور لم تسمع أبدًا عن كل الأعمال الصالحة التي يتم القيام بها.

يعد البيان الصحفي للمبادرة الخيرية فرصة مثالية لإظهار العملاء أنك تهتم أكثر من المحصلة النهائية. ناهيك عن أن المنافذ الإخبارية تحب أن تعرض قصصًا تبعث على الشعور بالسعادة وتوازن هجمة التغطية السلبية.

بينما قد تبدو هذه فرصة ممتازة للتباهي بنفسك ، احذر. تبرز البيانات الصحفية الأكثر فاعلية قيم الشركة وتجمع الآخرين حول قضية جيدة.

ألق نظرة على كيفية إعلان G2 Gives عن خططها لجمع الأموال في هذا الشأن   مثال على بيان صحفي   من أجل OutRight Action International تكريمًا لشهر الكبرياء.

المصدر: G2

الإعلان عن تعيين تنفيذي جديد

بينما يلعب كل عضو في المؤسسة دورًا حيويًا في مساعدة الشركة على المضي قدمًا ، فإن بعض الأدوار المهمة تعمل كوجه للأعمال. الأدوار القيادية العليا مرغوبة ومُحترمة للغاية في معظم الصناعات. لذلك ، فإن الإعلان عن ملء هذه الأدوار يتطلب أيضًا بعض الإثارة.

تستخدم الشركات بيانًا صحفيًا جديدًا للتعيين للإعلان عن تغييرات أساسية في القيادة. يركز هذا النوع من البيانات الصحفية عادةً على المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى ، وهو يلخص إنجازاتهم المهنية ويقدم معلومات عن السيرة الذاتية. صورة الموظف الجديد هي ممارسة معتادة.

ترسل هذه الأنواع من البيانات الصحفية رسالة واضحة وبصوت عالٍ: هذا هو من وثقنا في المساعدة في الارتقاء بشركتنا إلى المستوى التالي.

تُظهر البيانات الصحفية الخاصة بالتوظيف الجديد الثقة في فريق القيادة وتعلن للصناعة أن الشركة قد وظفت أفضل الأشخاص للوظيفة. إذا عينت شركتك للتو مديرًا تنفيذيًا معروفًا من أحد المنافسين الكبار ، على سبيل المثال ، فهذا يعزز المصداقية - وعلامة جيدة للمستثمرين. يمكنك أيضًا اعتماد تنسيق بيان صحفي مشابه كلما قمت بترقية شخص ما من الداخل إلى منصب تنفيذي رئيسي.

هنا هو   مثال على إعلان تأجير جديد   من DemandGenReport عندما انضمت أماندا مالكو إلى G2 كرئيسة تسويق جديدة (CMO).

المصدر: DemandGenReport

بيان صحفي للجائزة

كل يوم ، يفوز شخص ما في العالم في مسابقة ربما لا نسمع عنها. على سبيل المثال ، إذا فاز فريق كرة قدم في مدرسة ثانوية محلية في التصفيات ، فقد لا يكون الأشخاص خارج تلك الولاية على دراية بذلك.

وبالمثل ، مع احتفالات توزيع الجوائز المرموقة مثل Grammys أو Tony Awards ، قد لا يعرف الناس من فاز بفئة معينة إذا فاتهم التسجيل. يمكن لقنوات البث التي تذكر جميع الفائزين أن تنير أولئك الذين فاتهم البث المباشر.

تعتبر الجوائز والأوسمة الصناعية قياسية ، ولكن ما لم يكن جمهورك منغمسًا بعمق في الفضاء مثلك ، فمن غير المرجح أن يسمعوا عنها على الإطلاق. يمنحك بيان صحفي للجائزة فرصة للاحتفال بنجاحك علنًا. تساعد البيانات الصحفية التي توضح بالتفصيل إنجازات الشركة في التحقق من صحة قدرات تلك المنظمة وتحقيق المزيد من المصداقية.

يخدم هذا النوع من البيانات الصحفية غرضًا أكبر من مجرد إعلام الجمهور بالمكاسب الكبيرة. يمكن أن تلفت هذه الإعلانات انتباه العملاء المحتملين في أي مرحلة من مراحل قمع المبيعات ، أو المستثمرين الذين يبحثون عن قادة ناشئين في الصناعة ، أو الشركات الأخرى التي تتطلع إلى بناء شراكات.

يؤدي توزيع بيان صحفي إلى وضعك في مكانك كرائد في الصناعة.

بيان صحفي المنتج

حتى الشركات الضخمة مثل Apple التي تمتلك عددًا كبيرًا من المدونات والمنتديات والبودكاست المعجبين تواصل استخدام البيانات الصحفية كلما تم إطلاق منتج جديد أو ترقية.

لماذا ا؟ لأن هذه البيانات الصحفية تقدم تفاصيل كافية لإغراء الصحفيين. أدت موجة التغطية الإعلامية الناتجة إلى تحويل الإطلاق القادم إلى مشهد نعلق فيه جميعًا ، مما يسمح لشركة Apple بالتحكم في السرد المحيط به.

من خلال البيان الصحفي لإطلاق المنتج ، يمكن للمؤسسات أن تكشف عن معلومات كافية فقط حول أحدث حلولها لخدش السطح وإبهار الجمهور. في حين أنه من الجيد تضمين المعلومات ذات الصلة مثل ميزات المنتج والتسعير والمواصفات الأخرى ، حاول التركيز على زاوية تأثير المستهلك والقيمة التي سيكسبها الجمهور من هذا الإطلاق.

الشركات التي تركز على فوائد هذه الميزات أو المنتجات الجديدة (بدلاً من المواصفات الفنية الجافة) تحفز وسائل الإعلام على التقاط قصتها والتعامل معها. التوقيت أمر بالغ الأهمية. وبما أنه لا يمكنك الحفاظ على هذا الاهتمام الكبير إلى الأبد ، فغالبًا ما ترى هذه البيانات الصحفية تظهر قبل وقت قصير من إطلاقها.

على غرار إعلانات إطلاق المنتج ، تعد ترقيات المنتج أو التوسعات مناسبات رائعة لبيان صحفي. في هذه المواقف ، حاول شرح التغييرات التي تم إجراؤها ، والسبب وراء هذه التغييرات ، ولماذا يفيد ذلك الجمهور.

إن مفتاح إطلاق أي منتج أو ترقية بيان صحفي هو التأكيد على محتوياته للمستهلكين. نظرًا لأنهم هم الذين سيقرؤون هذا البيان الصحفي ، فيجب أن يستأنفوا مشاعرهم أولاً.

إعادة تسمية البيان الصحفي

المظهر الجديد هو سبب وجيه للإعلان. يجب مشاركة أي تغيير يؤثر على شكل المنظمة أو وظائفها مع الجمهور.

مهما كان ما يدفع إلى ذلك - سواء كان التغيير شعارًا جديدًا أو اسم شركة ، أو اندماجًا أو استحواذًا ، أو تحولًا في اتجاه المنتج - تحتاج الشركات إلى شرح هذا القرار بإيجاز.

يكمل البيان الصحفي المعاد تسمية العلامة التجارية استراتيجية أوسع للعلامة التجارية. تدرك المنظمات أن عملائها معتادون على هوية محددة. لا تريد الشركات أن يشعر جمهورها بالارتباك أثناء الانتقال.

عادةً ما يحدد تغيير العلامة التجارية للبيانات الصحفية ما الذي سيتغير بالضبط (الشعار ، الجمهور الذي يتم تقديمه ، وما إلى ذلك) ومحاولة إثارة الجمهور بشأن التغيير.

بيان صحفي للشراكة

لقد كنت تتفاوض على صفقة شراكة جديدة منذ شهور. يعد إصدار بيان صحفي الطريقة المثلى للإعلان عن الخبر بمجرد أن يصبح رسميًا في النهاية.

لقد بنى كل عمل في شراكة علاقة مع جماهيره المتميزة. إن البيان الصحفي الذي يناشد كلا المجتمعين سيجذب الجميع إلى نفس الصفحة. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد البيان الصحفي للشراكة كل علامة تجارية على الاستفادة من جمهور الطرف الآخر لتأمين المزيد من الظهور.

كما يمنح البيان الصحفي للشراكة الشركات فرصة لشرح سبب اتخاذ القرار. في حين أنه يمكن أن يكون علامة رائعة للمستثمرين ، فإن الغرض من هذه البيانات الصحفية يتجاوز كونها مالية بحتة. كما أن البيان الصحفي للشراكة يجعل العملاء متحمسين بشأن الميزات أو الخدمات أو التجربة الجديدة التي سيحصلون عليها.

ألق نظرة على هذا   مثال على بيان صحفي للشراكة   التي تعلن عن الشراكة الرسمية بين G2 و Medallia.

المصدر: G2

كيفية كتابة بيان صحفي لمناسبات مختلفة

يختلف كل نوع من البيانات الإخبارية أو البيانات الصحفية في المحتوى وطريقة توزيعها. بينما تتبع معظم البيانات الصحفية تنسيقًا مشابهًا ، من الجيد أن تكون على دراية بالعوامل التي تميز أحدهما عن الآخر.

فيما يلي بعض الطرق لكتابة بيان صحفي لأنواع مختلفة من الأحداث والأنشطة.

كيفية كتابة بيان صحفي لحدث

الأحداث حساسة للوقت ، لذا يجب أن تعكس بياناتهم الصحفية ذلك. هذا لا يؤثر فقط على المحتوى ولكن أيضًا على توزيع البيان الصحفي. يمكن أن تكون خدمات توزيع البيانات الصحفية مفيدة خلال هذه المناسبات.

ضع في اعتبارك النقاط التالية أثناء كتابة بيان صحفي عن الحدث:

• قدم تفاصيل كافية حول الحدث: يضمن المضيف الجيد أن جميع المدعوين لديهم المعلومات الصحيحة عن الحفلة ، وينطبق الشيء نفسه على البيانات الصحفية الخاصة بالحدث. اذكر تفاصيل حول الحدث ، بما في ذلك المكان والمتحدثين وعدد الأشخاص الذين حضروا والأهم من ذلك التاريخ. حاول أن تجعلها موجزة قدر الإمكان دون أن تفقد أي شيء مهم.
• توضيح "السبب": مع قيام العديد من المنظمات بإلقاء الحفلات والتجمعات الاحتفالية ، أصبحت الأحداث عشرة سنتات. تأكد من التأكيد على ما يجعل هذا الحدث مختلفًا عن الآخرين وكيف يمكن أن يفيد الحاضرين.
• حقق أقصى استفادة من العناصر المرئية: الأحداث مليئة بفرص التقاط الصور. حاول إدراج صور الحدث من السنوات السابقة أو صور شعار الحدث وعلامته التجارية. يساعد هذا القراء على تصور الحدث أو ، على الأقل ، تذكر علامتك التجارية حتى يتمكنوا من ربطها بشركتك كلما صادفوا محتوى ترويجيًا عبر الإنترنت.
• التخطيط لتوزيع البيانات الصحفية: يعتبر الوقت جوهريًا عندما يتعلق الأمر بالبيانات الصحفية عن الحدث. من الناحية المثالية ، يجب توزيع بيانك الصحفي قبل أسبوع على الأقل من يوم الحدث. يجب كتابة البيان الصحفي للحدث مسبقًا وتوزيعه قبل عدة أسابيع من الحدث أو إرساله على الفور. في كلتا الحالتين ، يجب ذكر ما يلي:
  • الإصدار الفوري: إذا كان الحدث يقترب بسرعة وتحتاج إلى دفع البيان الصحفي على الفور ، فقم بتضمين الإصدار الفوري (الكل بأحرف كبيرة) في العنوان لإعلام وسائل الإعلام أنك مستعد لنشر المعلومات على الفور.
  • حظر الصحافة: إذا كان الحدث في تاريخ لاحق وكان بيانك الصحفي جاهزًا بالفعل ، فانتظر لتوزيع بيانك الصحفي في وقت أقرب إلى وقت حدوث الحدث. للتأكد من أن وسائل الإعلام ترسل البيان الصحفي في الوقت المناسب ، اذكر "محظور حتى [تاريخ معين]" في خط تاريخ الإصدار في العنوان أو في سطر الموضوع.

كيف تكتب بيان صحفي لتوظيف جديد

التعيينات التنفيذية الجديدة هي صفقة كبيرة للشركة. دعنا نلقي نظرة على بعض النقاط التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء كتابة بيان صحفي لتعيين جديد:

• أظهر وجه الموظف الجديد: هناك وجه وراء كل دور في المؤسسة. يتيح إرفاق صورة بالبيان الصحفي للقراء الحصول على مرجع مرئي لأحدث عضو في فريق القيادة. تعمل النشرات الصحفية التي تحتوي على الصور أيضًا بشكل أفضل نظرًا لأن الأشخاص ينجذبون إلى الصور بدلاً من النص الجاري.
• إضافة اقتباسات من أصحاب المصلحة المعنيين: في حين أن عروض الأسعار هي إضافة مرحب بها في أي بيان صحفي ، إلا أنها حيوية بشكل خاص في إعلانات التوظيف الجديدة. بالنسبة للشركات الكبيرة ، يريد القراء معرفة أفكار ومشاعر المديرين التنفيذيين فيما يتعلق بالتوظيف الجديد. الاقتباسات من القيادة العليا هي فرص لإظهار حسن النية والتفاؤل.
• قم بتضمين خطط التوظيف الجديد للمستقبل: في حين يتم دائمًا تقدير عروض الأسعار من أصحاب المصلحة ، فهذه فرصة ممتازة للموظف الجديد للتوسع في خططه لمستقبل الشركة وكيف يخطط لتحقيق أقصى استفادة من هذا الدور الجديد. يعد وجود سطرين يبرزان رؤيتهم إضافة جيدة في هذا النوع من البيانات الصحفية.

كيفية كتابة بيان صحفي لمنتج جديد

يجب أن توازن البيانات الصحفية للمنتج بين كونها مفيدة ومثيرة للاهتمام. كما هو الحال مع الأنواع الأخرى من البيانات الصحفية ، يدور المحتوى حول موضوعات يهتم الجمهور بقراءتها. مع إطلاق منتج أو ترقية المنتج ، ما لم يكن المنتج شيئًا كان الجمهور متحمسًا له للغاية ، فقد لا يكون جذابًا للقراءة.

فيما يلي بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة بيان صحفي للمنتج:

• إبقاء المستهلكين في بؤرة التركيز: يتم إدخال منتجات جديدة أو تغييرات على منتج حالي لتحسين تجربة العملاء. يجب أن ينقل البيان الصحفي نفس النبرة ، مع الحفاظ على رفاهية العميل كأولوية والسبب وراء كل التغييرات المهمة.
• الامتناع عن أن تكون تقنيًا للغاية: البيان الصحفي ليس المكان المناسب لإخراج المخطوطات الفنية. يُعد إبراز إمكانات المنتج أمرًا رائعًا ، ولكن قد لا يعرف المستهلك العادي أو يهتم بمعرفة تعقيدات المنتج. إذا أمكن ، قم بترجمة التغييرات إلى فوائد قابلة للقياس الكمي.
  
  على سبيل المثال ، بدلاً من قول "نظام أساسي BPMN متعدد القنوات يستخدم خادم Camunda" ، يمكن أن يقول البيان الصحفي ، "نظام أساسي صديق لفريق العمل يقلل من إجمالي الوقت اللازم لإنشاء الرحلات بنسبة 70٪".
• تمييز العملاء الحاليين: العملاء السعداء هم أفضل مقياس للنجاح. يعد وجود عملاء بارزين يقدمون بعض الاقتباسات حول تجربتهم مع المنتج الجديد إضافة ممتازة إلى البيان الصحفي.

كيف تكتب بيانا صحفيا لاتصالات الأزمات

ترى كل شركة نصيبها العادل من الارتفاعات والانخفاضات ، وأزمات العلاقات العامة هي جزء من تلك الحزمة. لا شك أن البيانات الصحفية هي أداة اتصال جيدة في الأزمات. أثناء الأزمة وبعدها ، يمكن أن يساعد إصدار بيان جيد الصياغة إلى منافذ الأخبار في الوقت المناسب الشركات في إعادة تأهيل صورة علامتها التجارية.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء إنشاء بيان صحفي لأي أزمة:

• لا تبدو دفاعيًا أكثر من اللازم: لا أحد يحب الاستدعاء. في حالة تورط شركتك في كارثة في العلاقات العامة ، خذ خطوة للوراء وفكر في الاستجابة الصحيحة. البيان الصحفي السيئ يضر أكثر مما ينفع. إذا لم يرتكب العمل أي خطأ ويريد مسح اسم الشركة ، فحاول جعل البيان الصحفي يبدو محايدًا. قم بإعداد قضيتك ، وتناول أي أسئلة أو اتهامات ظهرت خلال هذه الفترة ، وانتهى بملاحظة متفائلة.
  
  إذا كانت المنظمة قد ارتكبت خطأ ، فقم بإرسال رسالة مفادها أن الشركة قد تعلمت من أخطائها. حافظ على تواضع اللهجة وانتهى بوعدك بأن تعمل بشكل أفضل ، بما في ذلك الخطوات التي يتم اتخاذها لتحسين الموقف.
• اذكر كل الحقائق: هذا بديهي ، لكن المنظمات تنسى أن الجمهور قد لا تتوفر لديهم كل الحقائق. يجب ذكر تفاصيل الأحداث التي تحدث خلف الكواليس وبعيدًا عن أعين الجمهور في البيان الصحفي إن أمكن.
• أرسل ردًا سريعًا: قبل أن يبدأ الأشخاص في إجراء تجارب إعلامية عبر الإنترنت ، أصدر بيانًا يريح الأجواء ويمنع انتشار أي افتراضات أو شائعات أخرى. يمكن لبيان صحفي جيد التوقيت أن يقضي على أزمة في مهدها.

فوائد كتابة بيان صحفي

لقد أثبتنا بالفعل أن البيانات الصحفية جزء لا يتجزأ من أي استراتيجية علاقات عامة. ومع ذلك ، تتباهى البيانات الصحفية بالمزيد من الفوائد التي تتجاوز مجرد نشر رسالة أو جزء من المعلومات إلى الجماهير.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل فائدة.

1. يخلق الوعي

النشرات الصحفية هي أداة ممتازة لتوليد ضجة ووعي. نظرًا لأن البيانات الصحفية هي لمحة سريعة عن اللحظات الرئيسية في عمر الشركة ، فمن المنطقي استخدامها لأغراض التسويق.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تداول البيانات الصحفية بشكل أكبر عندما تلتقطها وسائل الإعلام أو الصحفيين البارزين. بالنسبة إلى الشركات الناشئة التي ليس لها حضور قوي في السوق ، فإن الحصول على بيان صحفي يتم الحصول عليه من قبل منفذ إعلامي معروف يشبه إعادة مشاركة أحد المشاهير لمنشورك على وسائل التواصل الاجتماعي.

حتى الشركات الراسخة التي اكتسبت حضورًا ثابتًا تحتاج إلى الاعتماد على وسائل الإعلام لنشر أخبارها. يمكن للصحفيين التقاط البيانات الصحفية مباشرة من المصدر (أي موقع الشركة أو غرفة الأخبار) وإنشاء قصة مقنعة حولها.

المنافذ الإعلامية لديها مئات الآلاف (أو حتى الملايين) من الناس في جمهورها. حتى لو اكتشف جزء صغير فقط شركتك من خلالها ، فقد يعني ذلك حدوث قفزة كبيرة في التعرف على العلامة التجارية - ومع التعرف على العلامة التجارية تأتي المصداقية. لقد استغرقت وسائل الإعلام عقودًا من الزمن لتعزيز الشعور بالثقة في جمهورها. أي منظمة مرتبطة بهم تجني بعض الفوائد.

2. يبني العلاقات الإعلامية

كثيرا ما يطلق على الصحفيين اسم "حراس وسائل الإعلام". بينما سمحت وسائل التواصل الاجتماعي للناس بنشر قصصهم الخاصة ، لا يزال الصحفيون ودور النشر يسيطرون على الصحافة في الغالب. هذا هو السبب   العلاقات الاعلامية   لا يزال ركيزة حيوية في أي استراتيجية اتصالات.

تساعد البيانات الصحفية في تعزيز العلاقات الإعلامية وخلق حوار مستمر مع الصحفيين الباحثين عن القصة التالية المراد تغطيتها. باختصار ، تشكل البيانات الصحفية علاقة تكافلية بين الصحفيين والشركات. تحصل المنظمة على تغطية للأخبار المتعلقة بالشركة ويحصل الصحفي على قصة أخرى للعمل عليها. يمكن أن يؤدي تزويد الصحفيين بقصص جديدة إلى بدء علاقة طويلة الأمد معهم ، وبالتالي مع وسائل الإعلام.

3. يزيد من وضوح الشركة

مثل جميع أشكال المحتوى المكتوب ، تعد البيانات الصحفية رائعة في استخراج عصير الارتباط وترتيب الكلمات الرئيسية. إذا كان البيان الإخباري يحتوي على كميات كبيرة من الكلمات الرئيسية الموضعية ودائمة الخضرة ، فلديه فرصة جيدة في الترتيب الأعلى في صفحات نتائج محرك البحث (SERP).

لنفترض أن أحد المنافذ الإعلامية قد التقط بيانًا صحفيًا ، إما كمنشور منفصل أو يستخدم لتوضيح مقالة أخرى أكثر شمولاً. في هذه الحالة ، سيحصل على روابط خلفية من موقع هذا المنفذ. لا تعد هذه طريقة رائعة لكسب حركة مرور جديدة من مصادر مختلفة فحسب ، بل إنها تدفع أيضًا بالبيان الصحفي إلى مستوى أعلى في تصنيفات SERP. يحصد خبراء تحسين محركات البحث (SEO) ومتخصصو العلاقات العامة مكاسب ضخمة لأنفسهم وللشركة.

خارج نطاق تحسين محركات البحث ، تساعد البيانات الصحفية أيضًا في تعزيز رؤية الشركة بطريقة أخرى. عندما يكتب منشور قصة عن بيانك الصحفي ، يصبح جمهوره هو جمهورك.

قد يكون لديك بالفعل العديد من العملاء ، لكن معظمهم لا يجدون مدونتك أو مقاطع فيديو YouTube أو البودكاست. الظهور في وسائل الإعلام التي يستهلكونها بنشاط - سواء كانت Forbes أو أخبارهم الصباحية المحلية على التلفزيون - يضعك على رادارهم ويسمح لك بالاتصال بهم مباشرة. الأمر نفسه ينطبق على المستثمرين أو الشركات الأخرى التي قد تكون مهتمة بالشراكة.

يمكن أن يؤدي الظهور في منفذ وسائط إلى جعل بيانك الصحفي الحساس للوقت أكثر خضرة. إذا ركز مقال مكتوب عن البيان الصحفي على الصورة الأكبر ، فإن التأثير يدوم لفترة أطول مما كان سيحدث مع الإصدار وحده.

4. يساعد على إدارة صورة الشركة

"مرآة ، مرآة على الحائط ، من هو أجملهم جميعًا؟"

إن امتلاك مرآة سحرية ، كما هو موضح في فيلم ديزني الكلاسيكي سنو وايت والأقزام السبعة ، يخبرك بما ينجح وما لا ينجح ، سيكون بلا شك مفيدًا للشركات. للأسف ، العالم الحقيقي لا يسير وفقًا لقوانين ديزني.

يمكن أن تساعد مراقبة وسائل الإعلام المؤسسات في إدارة السمعة إلى حد ما ، لكن الصورة العامة للمؤسسة يمكن أن تتغير بين عشية وضحاها تقريبًا. في حين أنه من المستحيل عمليًا الاحتفاظ بعلامة تبويب لكل تغيير دقيق يؤثر على الطريقة التي ينظر بها الجمهور إلى علامتك التجارية (بدون مساعدة مرآة سحرية بالطبع) ، فمن الممكن إدارة صورتك ومكافحة موجات السلبية على نطاق أوسع .

من المفترض أن تكون البيانات الصحفية دقيقة من الناحية الواقعية وأن تصور وجهة نظر راسخة لأعمال المنظمة. عندما تلتقطها دور الإعلام وتقوم بتشغيلها عبر قنواتها ، فإن الجمهور الذي يستهلك محتواها سيعتبر هذا حسابًا دقيقًا للأحداث.

يمكن أن يؤثر البيان الصحفي حسن الصياغة على الرأي العام ويعوض أي أخبار غير مواتية قد تؤثر على العلامة التجارية للشركة.

5. طريقة منخفضة التكلفة لنشر رسالة الشركة

واحدة من أهم الفوائد هي أن البيانات الصحفية هي وسيلة فعالة من حيث التكلفة لتوزيع المعلومات بسرعة. هذا رائع بشكل خاص للشركات الصغيرة التي تبحث عن غمس أصابع قدمها في عالم العلاقات العامة.

يمكن لقسم العلاقات العامة أو وكالتك إعداد بيان واحد وتوزيعه بكفاءة على شبكة من أعضاء وسائل الإعلام الذين يبحثون عن محتوى جديد. يتم تحديث مواقع ومنشورات الصناعة الأكثر شيوعًا بمقالات في كثير من الأحيان تصل إلى 50 مرة في اليوم.

من الممكن تمامًا نشر بيان صحفي على إحدى وسائل الإعلام في الصباح ، فقط لجعل الصحفي يكتب وينشر قصة عنه بعد ظهر ذلك اليوم.

تحديات كتابة بيان صحفي

يمكن للبيانات الصحفية أن تفعل الكثير من الخير. ومع ذلك ، هناك بعض التحديات التي تأتي مع الإقليم. لنلقِ نظرة على بعض تحديات كتابة بيان صحفي.

قياس تأثير البيان الصحفي

هناك العديد من الأشياء التي يمكن تتبعها وتقييمها عندما يتعلق الأمر بالبيانات الصحفية مثل التداول والانطباعات وتصنيف SERP. لكن هناك قضية واحدة واضحة في البيان الصحفي: قياس تأثيرها على القراء.

بالتأكيد ، يمكنك معرفة ما إذا كان البيان الصحفي يصيب الملاحظات الصحيحة إذا تحدثت إلى شخص قرأها وشاركوا أفكارهم بشأنها. حتى التعليقات على الإنترنت يمكن أن تعطيك مؤشرًا عن شعور الناس حيال المحتوى الذي قرأوه للتو وفهموا مشاعر الجمهور. لكن من المستحيل عمليًا تمييز شعور الشخص تجاه البيان الصحفي في الوقت الفعلي.

علاوة على ذلك ، من الصعب ربط أي مكاسب محققة ببيان صحفي. على سبيل المثال ، قد يكون شخص ما قد قرأ بيانك الصحفي قبل بضعة أشهر من دخوله دورة المبيعات. من الصعب استنتاج ما إذا كان البيان الصحفي مسؤولاً بشكل أو بآخر عن دفع الاحتمالات إلى الأمام.

الافراج عن بيان الاستقطاب

للكلمات القدرة على البناء وكذلك التدمير.

تتحدث البيانات الصحفية بشكل مثالي عن الإيجابيات حول الشركة ومن الصعب جدًا الخطأ في ذلك. ومع ذلك ، يمكن للبيانات الصحفية التي يتم إرسالها لإدارة أزمة الاتصالات أن تذهب في أي من الاتجاهين.

هناك العديد من الفرص للفشل في بيان صحفي يهدف إلى التعامل مع مسألة حساسة. إذا أساء الجمهور فهم أي من الكلمات المستخدمة في بيان صحفي ، فقد يكون لدى الشركة حريق أكبر مما بدأ به.

هذا ينطبق على أي شخص في دور مواجهة الجمهور. يمكن أن تؤثر الطريقة التي تقدم بها نفسك أو المنظمة على آراء الجمهور حول العمل. أي شيء من المفترض أن يراه الجمهور يجب فحصه بدقة قبل نشره.

في حين أن مفهوم البيان الصحفي ليس جديدًا ، إلا أن هناك تغييرًا في كيفية صياغته اليوم. عادةً ما يحتوي البيان الصحفي القياسي على معلومات حول إجراء أو حدث متعلق بالشركة ، وبعض الاقتباسات التي تعزز اقتراح المنظمة ، وعناصر مثل الروابط والصور ونموذج الشركة لإضافة المزيد من المحتوى والقيمة إلى المحتوى.

سيأخذك فهم العناصر الأساسية وشكل البيانات الصحفية بعيدًا. من المرجح أن يكافئك الصحفيون بتغطية إعلامية عندما يكون المحتوى الذي تقدمه منظمًا لجذب انتباههم.

ومع ذلك ، يمكن أن تبرز حتى أكثر البيانات الصحفية القياسية إذا استخدم الكاتب بعض أفضل الممارسات الصناعية.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على أفضل الممارسات التي يجب اتباعها أثناء كتابة بيان صحفي.

1. تحديد ووضع الأهداف

هناك بيان صحفي في كل مناسبة. بطبيعة الحال ، سيختلف الهدف من كل بيان صحفي ، لذلك من المهم تحديد الأهداف قبل كتابة بيان صحفي وإصداره.

اسأل نفسك ، "ما هو الهدف النهائي من هذا التمرين بأكمله؟" إذا كان الهدف هو بناء المصداقية أو زيادة الوعي ، فسوف يتغير شكل ومحتوى البيان الصحفي وفقًا لذلك.

عند كتابة البيانات الصحفية ، ضع في اعتبارك ما تحاول تحقيقه. يعد تحديد الهدف في البداية أمرًا مهمًا لأنك تحتاج إلى التخطيط لاستراتيجية مختلفة لكل إصدار. حتى أنواع وسائل الإعلام والصحفيين الذين تتعامل معهم لكل بيان صحفي ستختلف.

2. اكتب للصحفيين ، وليس لنفسك

سوف يمر بيانك الصحفي بين يدي الصحفي قبل أن يرى ضوء النهار. حاول أن تكتب مع مراعاة إرشاداتهم وأنماط كتابتهم وأهدافهم.

يرى Mediapersons العديد من العروض التقديمية في يوم واحد ، لذا حاول أن تجعل بيانك الصحفي يبرز بمحتوى وحقائق أفضل وزاوية قصة فريدة. حاول أن تجعل كل المعلومات متاحة في العنوان والفقرة الأولى.

إذا كان العنوان والرئيسية تتضمن تفاصيل مفيدة بشكل واضح ، يميل الصحفيون أكثر إلى دفعها للخارج ومنحها التغطية الصحفية التي تستحقها.

3. إنشاء الجمهور المستهدف

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. حاول تقديم قصة لم تتم تغطيتها من قبل. حتى إذا كانت القصة لا تبدو رائعة بشكل لا يصدق ، أضف قيمة إلى المحتوى الخاص بك بمساعدة البيانات أو الأبحاث التي لم يتم الإبلاغ عنها من قبل أي منفذ إعلامي آخر.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.