Como escrever um comunicado de imprensa que chame a atenção das pessoas

Os gregos antigos tinham o Deus dos Mensageiros, mas as empresas modernas têm o Rei das Comunicações - comunicados de imprensa.

Todo mundo tem algo a dizer hoje em dia e com a comunicação moderna se tornando cada vez mais democratizada e ao alcance de todos, espalhar uma mensagem nunca foi tão fácil.

Para as organizações, no entanto, a comunicação pode ser um assunto extremamente delicado. Cobrir e distribuir notícias requer planejamento cuidadoso e preparação prévia. Saber quais tópicos ou histórias despertariam o interesse do público-alvo também pode ajudar as empresas a controlar a narrativa.

A cobertura da mídia e a imprensa ainda controlam predominantemente as tendências do setor. As empresas precisam acertar o tempo e a precisão e manter constantemente um guia do que está em alta no cenário atual da mídia. Isso não apenas os ajuda a criar histórias impactantes, mas também desempenha um papel em fazer com que suas histórias passem pelos guardiões da mídia: os jornalistas.

Enquanto   software de monitoramento de mídia   ajuda você a acompanhar as últimas notícias ou tópicos de tendências em um setor, chega um momento em que uma empresa tem sua própria história interessante para compartilhar. É aqui que os comunicados de imprensa se apresentam como ferramentas de comunicação valiosas.

Vamos dar uma olhada nos comunicados de imprensa, seus benefícios e dicas sobre como escrever o seu próprio.

O que é um comunicado de imprensa?

Um comunicado de imprensa é uma notícia ou um anúncio oficial por escrito que uma empresa emite para os meios de comunicação, destinado a ser distribuído ao público em geral. Um comunicado à imprensa também é conhecido como comunicado à imprensa, comunicado à imprensa, e-release ('Erelease') ou comunicado à mídia.

Os comunicados de imprensa são um componente integral de qualquer estratégia de relações públicas (RP) e comunicação com a mídia. Eles são usados ​​para divulgar qualquer notícia, mensagem ou anúncio que mostre uma organização favorável a seus clientes.

Na era das mídias sociais, tweets e podcasts, os comunicados de imprensa ainda valem a pena. Os comunicados de imprensa podem ser utilizados por qualquer empresa que pretenda atingir o seu público-alvo de forma rápida e eficaz.

Quando enviar um comunicado de imprensa?

Já ouviu o ditado “o lixo de um homem é o tesouro de outro”? O inverso também vale.

Os comunicados à imprensa devem ser utilizados sempre que uma empresa tiver algo interessante ou inovador para anunciar. No entanto, o que pode ser considerado grande para você pode não ser necessariamente o mesmo para os outros.

Um comunicado de imprensa não precisa marcar todas essas caixas, mas um comunicado de imprensa forte geralmente contém dois ou mais desses fatores.

Tipos de comunicados de imprensa

Tecnicamente, um comunicado de imprensa pode ser sobre qualquer coisa que uma empresa considere “digna de notícia”. Dito isto, surgiram padrões com os cenários mais comuns em que os comunicados de imprensa funcionam bem.

Anúncio de financiamento

Alguns dos comunicados de imprensa mais populares são aqueles que anunciam rodadas de financiamento.

Esses lançamentos atraem instantaneamente os olhos porque clientes, parceiros, investidores e até concorrentes ficam naturalmente curiosos sobre quais organizações estão aproveitando a onda de sucesso. É um momento brilhante também para as empresas, já que uma rodada de financiamento é uma prova de seu crescimento e posição no setor.

Ao escrever um comunicado de imprensa que anuncia o financiamento, é importante cobrir para que esse investimento será usado, quem ajudou a aumentar esse valor e o que o futuro reserva para a empresa. Esses tipos de declarações à imprensa geralmente são escritas em um tom animado e otimista.

Dê uma olhada em como o G2 anunciou se tornar um unicórnio de startup depois de levantar o financiamento da Série D neste exemplo de comunicado de imprensa de financiamento.

Fonte: G2

Observe como este comunicado de imprensa aborda questões sobre por que o financiamento foi levantado e como esse dinheiro será utilizado no futuro.

Comunicado de imprensa do evento

Quando você faz uma festa de aniversário, você envia convites para todos os convidados, organiza lembrancinhas, define um local e escolhe uma data. Mas como você garantiria que todos fossem à festa? Você provavelmente enviaria lembretes e faria algumas ligações alguns dias antes da festa.

Eventos no mundo dos negócios são como festas de aniversário. A única diferença é que os convidados não estão tão inclinados a participar de todos os eventos para os quais recebem um convite.

A falta de lembretes não é o problema aqui, com tantos e-mails de lembrete inundando nossas caixas de entrada antes de um evento. O problema é a falta de interesse. As pessoas precisam estar convencidas de que um evento vale a pena. Além dos níveis de interesse variados, nem todos os horários são leves. As pessoas precisam planejar suas agendas com bastante antecedência antes de se comprometerem com uma data.

Comunicados de imprensa de eventos são parte integrante de um plano de marketing de eventos. Um comunicado de imprensa do evento promove um evento interessante que uma empresa está hospedando, participando ou patrocinando. Isso ajuda o evento a ganhar mais força com as pessoas lendo sobre ele nos canais que valorizam.

Os comunicados de imprensa do evento também devem conter todas as informações necessárias, como o local, os convidados ou palestrantes em destaque, os destaques, o preço e a data.

Se você está tentando fazer com que os membros da mídia ou um público mais amplo compareçam, seu momento é tão importante quanto o próprio comunicado à imprensa. Você quer certificar-se de dar às pessoas bastante antecedência para que possam planejar adequadamente.

Veja isso   exemplo de um comunicado de imprensa do evento   onde a G2 anuncia a participação na cúpula Oracle OpenWorld 2019. Este anúncio não apenas menciona a presença do G2 no prestigiado encontro, mas também fala sobre as intenções e planos de caridade do G2 para aproveitar ao máximo o evento.

Fonte: G2

Falando em iniciativas beneficentes, os seguintes tipos de comunicados à imprensa podem ser usados ​​para mostrar aos clientes que sua empresa se preocupa com causas importantes.

Comunicado de imprensa da iniciativa beneficente

As empresas estão mais conscientes de como podem retribuir à sociedade. As iniciativas de caridade tornaram-se cada vez mais comuns (e por boas razões). Infelizmente, com tantas corporações decidindo ser mais caridosas, a grande maioria do público nunca ouve falar de todas as boas ações que estão sendo feitas.

Um comunicado de imprensa de iniciativa beneficente é a oportunidade perfeita para mostrar aos clientes que você se preocupa mais do que o resultado final. Para não mencionar, os meios de comunicação adoram apresentar histórias de bem-estar que equilibram o ataque de cobertura negativa.

Embora isso possa parecer uma excelente oportunidade para se gabar, vá com cautela. Os comunicados de imprensa mais eficazes destacam os valores da empresa e reúnem outras pessoas em torno de uma boa causa.

Veja como a G2 Gives anunciou seus planos para arrecadar fundos neste   exemplo de comunicado de imprensa   para a OutRight Action International reconhecer o Mês do Orgulho.

Fonte: G2

Anunciando uma nova contratação de executivo

Embora cada membro de uma organização desempenhe um papel vital para ajudar a empresa a avançar, algumas funções críticas atuam como a face de um negócio. Os cargos de liderança sênior são cobiçados e altamente reverenciados na maioria dos setores. Portanto, o anúncio para preencher essas funções também exige algum entusiasmo.

As empresas usam um novo comunicado de imprensa de contratação para anunciar mudanças essenciais de liderança. Normalmente focado em executivos de alto nível, esse tipo de comunicado de imprensa resume suas realizações profissionais e oferece informações biográficas. Uma foto do novo contratado é uma prática padrão.

Esses tipos de declarações à imprensa enviam uma mensagem alta e clara: é em quem confiamos para ajudar a levar nossa empresa ao próximo nível.

Os comunicados de imprensa de novos contratados demonstram confiança na equipe de liderança e declaram ao setor que a empresa contratou as melhores pessoas para o trabalho. Se sua empresa acabou de contratar um executivo conhecido de um grande concorrente, por exemplo, isso é um aumento de credibilidade – e um bom sinal para os investidores. Você também pode adotar um formato semelhante de comunicado à imprensa sempre que promover alguém de dentro para um cargo executivo importante.

Aqui está um   exemplo de anúncio de nova contratação   da DemandGenReport quando Amanda Malko ingressou na G2 como a nova Chief Marketing Officer (CMO).

Fonte: DemandGenReport

Comunicado de imprensa do prêmio

Todos os dias, alguém no mundo ganha uma competição da qual provavelmente não ouvimos falar. Por exemplo, se um time de futebol do ensino médio local vencer os playoffs estaduais, as pessoas de fora desse estado podem nem estar cientes disso.

Da mesma forma, com cerimônias de premiação de prestígio como o Grammy ou o Tony Awards, as pessoas podem não saber quem ganhou uma determinada categoria se perderem a gravação. Os canais de transmissão que mencionam todos os vencedores poderiam esclarecer aqueles que perderam a transmissão ao vivo.

Prêmios e elogios do setor são padrão, mas, a menos que seu público esteja tão profundamente imerso no espaço quanto você, é improvável que eles ouçam falar deles. Um comunicado de imprensa do prêmio lhe dá a chance de comemorar seu sucesso publicamente. Os comunicados de imprensa que detalham as realizações de uma empresa ajudam a validar as capacidades dessa organização e trazem mais credibilidade.

Esse tipo de comunicado de imprensa serve a um propósito maior do que apenas informar o público sobre grandes vitórias. Esses anúncios podem chamar a atenção de clientes em potencial em qualquer estágio do funil de vendas, investidores que procuram líderes emergentes no setor ou outras empresas que desejam construir parcerias.

A distribuição de um comunicado à imprensa os orienta e posiciona você como líder do setor.

Comunicado de imprensa do produto

Mesmo megacorporações como a Apple, com legiões de blogs de fãs, fóruns e podcasts, continuam a usar comunicados à imprensa sempre que um novo produto ou atualização é lançado.

Por quê? Porque esses comunicados à imprensa oferecem detalhes suficientes para intrigar os jornalistas. A enxurrada resultante de cobertura da mídia transforma o próximo lançamento em um espetáculo em que todos nós nos envolvemos, permitindo que a Apple controle a narrativa em torno dele.

Com um comunicado de imprensa de lançamento de produto, as organizações podem revelar informações suficientes sobre sua solução mais recente para arranhar a superfície e fascinar o público. Embora seja uma boa ideia incluir informações pertinentes, como os recursos do produto, preços e outras especificações, tente se concentrar no ângulo de impacto do consumidor e no valor que o público obterá com este lançamento.

As empresas que se concentram nos benefícios desses novos recursos ou produtos (em vez de especificações técnicas secas) motivam a mídia a pegar sua história e seguir em frente. O tempo é crítico. E como você não pode sustentar esse alto interesse para sempre, muitas vezes você verá esses comunicados de imprensa aparecerem pouco antes de um lançamento.

Semelhante aos anúncios de lançamento de produtos, atualizações ou expansões de produtos também são ótimas ocasiões para um comunicado à imprensa. Com essas situações, tente explicar quais mudanças foram feitas, a razão por trás dessas mudanças e por que isso beneficia o público.

A chave para qualquer lançamento de produto ou atualização de imprensa é enfatizar o que está nele para os consumidores. Uma vez que são eles que vão ler este comunicado de imprensa, é preciso apelar primeiro aos seus sentimentos.

Comunicado de imprensa de rebranding

Um novo visual é um bom motivo para um anúncio. Qualquer mudança que afete a aparência ou as funções da organização deve ser compartilhada com o público.

Seja qual for o motivo disso – seja a mudança um novo logotipo ou nome da empresa, fusão ou aquisição, mudança na direção do produto – as empresas precisam explicar essa decisão de forma sucinta.

Um comunicado de imprensa de rebranding complementa uma estratégia de branding mais ampla. As organizações estão cientes de que seus clientes estão acostumados a uma identidade específica. As empresas não querem que seu público fique confuso durante a transição.

Os comunicados de imprensa de rebranding normalmente especificam o que exatamente mudará (logotipo, público atendido etc.) e tentam excitar o público sobre a mudança.

Comunicado de imprensa da parceria

Você está negociando um novo acordo de parceria há meses. Liberar um comunicado à imprensa é a maneira perfeita de anunciar a notícia quando finalmente for oficial.

Cada negócio em parceria construiu um relacionamento com seus públicos distintos. Um comunicado de imprensa que atraia ambas as comunidades colocará todos na mesma página. Além disso, um comunicado de imprensa de parceria ajuda cada marca a alavancar o público da outra para garantir mais exposição.

Um comunicado de imprensa da parceria também dá às empresas a chance de explicar por que a decisão foi tomada. Embora possa ser um ótimo sinal para os investidores, o objetivo desses comunicados de imprensa vai além de ser estritamente financeiro. Um comunicado de imprensa de parceria também deixa os clientes empolgados com os novos recursos, serviços ou experiências aos quais terão acesso.

Veja isso   exemplo de um comunicado de imprensa de parceria   que anuncia a parceria oficial entre G2 e Medallia.

Fonte: G2

Como escrever um comunicado de imprensa para diferentes ocasiões

Cada tipo de comunicado à imprensa ou comunicado à imprensa difere em conteúdo e na forma como é distribuído. Embora a maioria dos comunicados de imprensa siga um formato semelhante, é bom estar ciente dos fatores que diferenciam um do outro.

Abaixo estão algumas maneiras de escrever um comunicado de imprensa para diferentes tipos de eventos e atividades.

Como escrever um comunicado de imprensa para um evento

Os eventos são sensíveis ao tempo, então seus comunicados de imprensa devem refletir isso. Isso afeta não apenas o conteúdo, mas também a distribuição do comunicado de imprensa. Os serviços de distribuição de press releases podem ser úteis nessas ocasiões.

Lembre-se dos seguintes pontos ao escrever um comunicado de imprensa do evento:

• Dê detalhes suficientes sobre o evento: Um bom anfitrião garante que todos os convidados tenham as informações corretas sobre a festa, e o mesmo vale para os comunicados de imprensa do evento. Mencione detalhes sobre o evento, incluindo o local, os palestrantes, o número de pessoas presentes e, o mais importante, a data. Tente mantê-lo o mais conciso possível, sem perder nada importante.
• Elabore o “porquê”: Com tantas organizações realizando festas e encontros comemorativos, os eventos se tornaram uma dúzia. Certifique-se de enfatizar o que torna este evento diferente dos outros e como ele pode beneficiar os participantes.
• Aproveite ao máximo os recursos visuais: os eventos estão repletos de oportunidades para fotos. Tente inserir fotos do evento de anos anteriores ou fotos do logotipo e branding do evento. Isso ajuda os leitores a visualizar o evento ou, no mínimo, a lembrar da sua marca para que possam associá-la à sua empresa sempre que encontrarem conteúdo promocional online.
• Planeje a distribuição de press releases: O tempo é essencial quando se trata de press releases de eventos. Idealmente, seu comunicado de imprensa deve ser distribuído pelo menos uma semana antes do dia do evento. Um comunicado de imprensa do evento deve ser escrito com antecedência e distribuído várias semanas antes do evento ou enviado imediatamente. Em ambos os casos, deve-se mencionar o seguinte:
  • Divulgação imediata: Se o evento estiver se aproximando rapidamente e você precisar que o comunicado à imprensa seja enviado imediatamente, inclua PARA DIVULGAÇÃO IMEDIATA (tudo em maiúsculas) no cabeçalho para que os meios de comunicação saibam que você está pronto para divulgar as informações imediatamente.
  • Embargo à imprensa: Se o evento for em uma data posterior e seu comunicado à imprensa já estiver preparado, aguarde para distribuí-lo mais próximo da data do evento. Para garantir que os meios de comunicação enviem o comunicado à imprensa no momento certo, mencione “embargado até [data específica]” na linha da data de lançamento no cabeçalho ou na linha de assunto.

Como escrever um comunicado de imprensa para um novo contratado

Novas contratações de executivos são um grande negócio para uma empresa. Vejamos alguns dos pontos a serem lembrados ao escrever um comunicado de imprensa para um novo contratado:

• Mostre o rosto do novo contratado: há um rosto por trás de cada função em uma organização. Anexar uma imagem ao comunicado de imprensa permite que os leitores obtenham uma referência visual do mais novo membro da equipe de liderança. Os comunicados de imprensa com imagens também têm um desempenho melhor, pois as pessoas são atraídas por imagens em vez de texto corrido.
• Adicione citações de partes interessadas relevantes: Embora as citações sejam uma adição bem-vinda em qualquer comunicado à imprensa, elas são especialmente vitais em anúncios de novas contratações. Para grandes corporações, os leitores querem conhecer os pensamentos e sentimentos dos executivos em relação ao novo contratado. Citações da liderança sênior são oportunidades para mostrar boa vontade e otimismo.
• Inclua os planos do novo contratado para o futuro: embora as cotações das partes interessadas sejam sempre apreciadas, esta é uma excelente oportunidade para o novo contratado elaborar seus planos para o futuro da empresa e como planeja tirar o máximo proveito dessa nova função. Algumas linhas destacando sua visão são um bom complemento neste tipo de comunicado de imprensa.

Como escrever um comunicado de imprensa para um novo produto

Os comunicados de imprensa do produto devem equilibrar entre ser informativo e interessante. Assim como em outros tipos de comunicados à imprensa, o conteúdo gira em torno de tópicos sobre os quais o público estaria interessado em ler. Com o lançamento de um produto ou atualização de produto, a menos que o produto seja algo pelo qual o público seja muito apaixonado, pode não ser tão atraente para ler.

Aqui estão algumas dicas para ter em mente ao escrever um comunicado de imprensa do produto:

• Mantenha os consumidores no foco: Novos produtos ou alterações em um produto existente são introduzidos para melhorar a experiência do cliente. O press release deve ter o mesmo tom, mantendo o bem-estar do cliente como prioridade e motivo de todas as mudanças significativas.
• Evite ser muito técnico: um comunicado de imprensa não é o lugar para sacar manuscritos técnicos. Destacar as capacidades do produto é ótimo, mas o consumidor médio pode não conhecer ou se importar em conhecer as complexidades do produto. Se possível, traduza as mudanças em benefícios quantificáveis.
  
  Por exemplo, em vez de dizer: “Uma plataforma BPMN omnichannel que utiliza o servidor Camunda”, o comunicado à imprensa poderia dizer: “Uma plataforma amigável para equipes de negócios que reduz o tempo total necessário para criar jornadas em 70%”.
• Destaque os clientes existentes: clientes satisfeitos são a melhor medida de sucesso. Ter clientes proeminentes dando algumas citações sobre sua experiência com o novo produto é uma excelente adição ao comunicado de imprensa.

Como escrever um comunicado de imprensa para comunicações de crise

Todo negócio vê seu quinhão de altos e baixos, e as crises de relações públicas fazem parte desse pacote. Sem dúvida, os comunicados de imprensa são uma boa ferramenta de comunicação de crise. Durante e após uma crise, divulgar uma declaração bem redigida aos meios de comunicação no momento certo pode ajudar as empresas a reabilitar sua imagem de marca.

Aqui estão algumas coisas a serem lembradas ao criar um comunicado de imprensa para qualquer crise:

• Não soe muito defensivo: ninguém gosta de ser chamado. Caso sua empresa esteja envolvida em um desastre de relações públicas, dê um passo para trás e pense qual deve ser a resposta correta. Uma declaração de imprensa mal redigida faz mais mal do que bem. Se a empresa não cometeu um erro e deseja limpar o nome da empresa, tente fazer o comunicado de imprensa parecer neutro. Faça o seu caso, responda a quaisquer perguntas ou acusações que surgiram durante esse período e termine com uma nota otimista.
  
  Se a organização cometeu um erro, transmita a mensagem de que a empresa aprendeu com seus erros. Mantenha o tom humilde e termine com a promessa de fazer melhor, incluindo as medidas que estão sendo tomadas para melhorar a situação.
• Mencione todos os fatos: Não é preciso dizer, mas as organizações esquecem que o público pode não ter todos os fatos disponíveis. Detalhes sobre eventos que ocorrem nos bastidores e longe dos olhos do público devem ser mencionados no comunicado à imprensa, se aplicável.
• Envie uma resposta rapidamente: antes que as pessoas comecem a realizar testes de mídia on-line, divulgue uma declaração que limpe o ar e evite que mais suposições ou rumores se espalhem. Um comunicado de imprensa oportuna pode cortar uma crise pela raiz.

Benefícios de escrever um comunicado de imprensa

Já estabelecemos que os comunicados à imprensa são parte integrante de qualquer estratégia de relações públicas. No entanto, os comunicados de imprensa apresentam mais benefícios que vão além de simplesmente espalhar uma mensagem ou informação para as massas.

Vamos dar uma olhada em cada benefício.

1. Cria consciência

Os comunicados de imprensa são uma excelente ferramenta para gerar buzz e conscientização. Como os comunicados de imprensa são um instantâneo dos principais momentos da vida de uma empresa, faz sentido usá-los para fins de marketing.

Além disso, os comunicados de imprensa obtêm muito mais circulação quando os meios de comunicação ou jornalistas mais proeminentes os pegam. Para startups que não têm uma presença forte no mercado, receber um comunicado de imprensa de um meio de comunicação conhecido é semelhante a ter uma celebridade de primeira linha compartilhando sua postagem de mídia social.

Mesmo as empresas estabelecidas que construíram uma presença constante precisam se apoiar nos meios de comunicação para divulgar suas notícias. Os jornalistas podem pegar os comunicados de imprensa diretamente da fonte (ou seja, o site da empresa ou a redação) e criar uma história convincente em torno deles.

Os meios de comunicação têm centenas de milhares (ou mesmo milhões) de pessoas em suas audiências. Mesmo que apenas uma pequena parte descubra sua empresa por meio deles, isso pode significar um aumento significativo no reconhecimento da marca – e com o reconhecimento da marca vem a credibilidade. Levou décadas para os meios de comunicação promoverem um senso de confiança em seu público. Qualquer organização associada a eles colhe alguns dos benefícios.

2. Constrói relações com a mídia

Os jornalistas são frequentemente chamados de “guardiões da mídia”. Embora a mídia social tenha permitido que as pessoas propagassem suas próprias histórias, jornalistas e editoras ainda controlam predominantemente a imprensa. Isso é por que   relações com a mídia   ainda é um pilar vital de qualquer estratégia de comunicação.

Os comunicados de imprensa ajudam a promover as relações com a mídia e criam um diálogo contínuo com os jornalistas que procuram a próxima história para cobrir. Em poucas palavras, os comunicados de imprensa criam uma relação simbiótica entre jornalistas e empresas. Uma organização obtém cobertura de notícias relacionadas à empresa e um jornalista obtém outra história para trabalhar. Fornecer aos jornalistas novas histórias pode dar início a um relacionamento duradouro com eles e, por sua vez, com a mídia.

3. Aumenta a visibilidade da empresa

Como todas as formas de conteúdo escrito, os press releases são ótimos para extrair link juice e classificar palavras-chave. Se um comunicado à imprensa contiver grandes quantidades de palavras-chave tópicas e perenes, ele terá uma boa chance de classificação alta nas páginas de resultados dos mecanismos de pesquisa (SERP).

Suponha que um comunicado de imprensa seja escolhido por um meio de comunicação, seja como um post separado ou usado para elucidar outro artigo mais extenso. Nesse caso, ele receberá backlinks do site desse canal. Essa não é apenas uma ótima maneira de obter novo tráfego de diferentes fontes, mas também empurra o comunicado de imprensa mais para cima nos rankings SERP. Especialistas em otimização de mecanismos de pesquisa (SEO) e especialistas em relações públicas conquistam algumas grandes vitórias para si e para a empresa.

Além do domínio do SEO, os comunicados de imprensa também ajudam a aumentar a visibilidade de uma empresa de outra maneira. Quando uma publicação escreve uma história sobre seu press release, seu público se torna seu público.

Você já pode ter muitos clientes, mas a maioria não está encontrando seu blog, vídeos do YouTube ou podcasts. Aparecer na mídia que eles consomem ativamente – seja na Forbes ou no noticiário matinal local na TV – coloca você no radar deles e permite que você se conecte diretamente com eles. O mesmo vale para investidores ou outras empresas que possam estar interessadas em uma parceria.

Aparecer em um meio de comunicação pode tornar seu comunicado de imprensa sensível ao tempo um pouco mais perene. Se um artigo escrito sobre o comunicado de imprensa se concentrar no quadro geral, o impacto será mais duradouro do que seria com o comunicado sozinho.

4. Ajuda a gerenciar a imagem da empresa

“Espelho, espelho na parede, quem é a mais bela de todas?”

Ter um espelho mágico, como visto no clássico da Disney Branca de Neve e os Sete Anões, que diga o que está funcionando e o que não está, sem dúvida, seria útil para as empresas. Infelizmente, o mundo real não funciona de acordo com as leis da Disney.

O monitoramento de mídia pode ajudar as organizações no gerenciamento de reputação até certo ponto, mas a imagem pública de uma organização pode mudar quase da noite para o dia. Embora seja praticamente impossível acompanhar cada minuto de mudança que afeta a forma como o público percebe sua marca (sem a ajuda de um espelho mágico, é claro), é possível gerenciar sua imagem e combater ondas de negatividade em maior escala .

Os comunicados de imprensa devem ser factualmente precisos e retratar uma visão fundamentada das atividades da organização. Quando as empresas de mídia os pegam e os veiculam em seus canais, o público que consome seu conteúdo considerará isso um relato preciso dos eventos.

Uma declaração de imprensa bem redigida pode influenciar a opinião pública e compensar qualquer notícia desfavorável que possa afetar a marca do negócio.

5. Método de baixo custo para divulgar a mensagem de uma empresa

Um dos benefícios mais significativos é que os comunicados à imprensa são uma maneira econômica de distribuir informações rapidamente. Isso é especialmente ótimo para pequenas empresas que desejam mergulhar no mundo das relações públicas.

Seu departamento ou agência de relações públicas pode preparar uma declaração e distribuí-la de forma eficiente para uma rede de membros da mídia em busca de novos conteúdos. Os sites e publicações mais populares do setor são atualizados com artigos até 50 vezes por dia.

É perfeitamente possível postar um comunicado à imprensa em um noticiário pela manhã, apenas para que um jornalista escreva e publique uma história sobre isso naquela tarde.

Desafios de escrever um comunicado de imprensa

Os comunicados de imprensa podem fazer muito bem. Existem, no entanto, alguns desafios que acompanham o território. Vejamos alguns dos desafios de escrever um comunicado de imprensa.

Medindo o impacto de um comunicado de imprensa

Há muitas coisas que podem ser rastreadas e avaliadas quando se trata de comunicados de imprensa, como circulação, impressões e classificação SERP. Mas há um problema gritante com um comunicado de imprensa: medir seu impacto sobre os leitores.

Claro, você pode dizer se um comunicado de imprensa atinge as notas certas se você conversar com alguém que o leu e eles compartilharem seus pensamentos sobre ele. Mesmo os comentários online podem dar uma indicação de como as pessoas se sentem em relação ao conteúdo que acabaram de ler e entendem os sentimentos do público. Mas é praticamente impossível discernir como uma pessoa se sente em relação ao comunicado de imprensa em tempo real.

Além disso, é difícil associar qualquer ganho obtido com um comunicado de imprensa. Por exemplo, alguém pode ter lido seu comunicado de imprensa alguns meses antes de entrar no ciclo de vendas. É difícil concluir se o comunicado à imprensa foi responsável, de alguma forma, por impulsionar o cliente em potencial.

Liberando uma declaração de polarização

As palavras têm o poder de construir e destruir.

Os comunicados de imprensa idealmente falam sobre os aspectos positivos de uma empresa e é muito difícil dar errado com isso. No entanto, os comunicados de imprensa enviados para gerenciar uma crise de comunicação podem ir para qualquer um dos lados.

Há muitas oportunidades de fracasso em um comunicado de imprensa destinado a tratar de um assunto delicado. Se o público interpretar mal qualquer uma das palavras usadas em um comunicado à imprensa, o negócio pode ter um incêndio ainda maior em suas mãos do que começou.

Isso vale para qualquer pessoa que esteja em uma função pública. A forma como você se apresenta ou a organização pode afetar as opiniões do público sobre o negócio. Qualquer coisa destinada a ser vista pelo público deve ser minuciosamente examinada antes de ser publicada.

Embora o conceito de comunicado à imprensa não seja novo, há uma mudança na forma como eles são elaborados hoje. Normalmente, um comunicado de imprensa padrão contém informações sobre uma ação ou evento relacionado à empresa, algumas citações que consolidam a proposta da organização e elementos como links, imagens e um clichê da empresa para agregar mais conteúdo e valor ao conteúdo.

Compreender os elementos básicos e o formato dos comunicados de imprensa o levará longe. Os jornalistas são mais propensos a recompensá-lo com cobertura da mídia quando o conteúdo que você envia é estruturado para atrair a atenção deles.

Dito isso, mesmo o mais padrão dos comunicados de imprensa pode se destacar se o redator utilizar algumas práticas recomendadas do setor.

Vamos dar uma olhada nas melhores práticas a serem seguidas ao escrever um comunicado de imprensa.

1. Defina e defina os objetivos

Há um comunicado de imprensa para cada ocasião. Naturalmente, o objetivo de cada comunicado à imprensa será diferente, por isso é importante definir metas antes de escrever e divulgar um comunicado à imprensa.

Pergunte a si mesmo: “Qual é o objetivo final de todo este exercício?” Se o objetivo é construir credibilidade ou aumentar a conscientização, o formato e o conteúdo do comunicado à imprensa mudarão de acordo.

Ao escrever comunicados de imprensa, considere o que você está tentando alcançar. Identificar o objetivo desde o início é importante, pois você precisa planejar uma estratégia diferente para cada versão. Até mesmo os tipos de meios de comunicação e jornalistas que você aborda para cada comunicado à imprensa serão diferentes.

2. Escreva para jornalistas, não para você mesmo

Seu press release passará pelas mãos do jornalista antes mesmo de ver a luz do dia. Tente escrever mantendo suas diretrizes, estilos de escrita e objetivos em mente.

Os profissionais da mídia veem muitos lançamentos em um dia, então tente fazer com que seu comunicado de imprensa se destaque com melhor conteúdo, fatos e um ângulo de história único. Tente manter todas as informações acessíveis no título e no primeiro parágrafo.

Se o título e o lead incluirem visivelmente detalhes úteis, os jornalistas estarão mais inclinados a empurrá-los e dar-lhes a cobertura da imprensa que merecem.

3. Establish the target audience

Your business has a specific target audience. Press releases follow the same philosophy.

Pitching to the wrong person wastes everyone's time and gets you nowhere. Similarly, press releases should be pitched to the right journalists and crafted for the right audience.

For example, if your target audience is children between the ages of 5-10, writing a news release in the tone of a child might not be the best way forward. Kids don't read press releases, but their parents do. It's important to craft the message in a way that appeals to the parents, even though they aren't the target audience. The content must align with the correct reader base.

Likewise, the bulk of your audience might be consuming content from specific channels. It makes no sense to approach every journalist if your target audience follows the news from particular news outlets or journalists.

4. Be accurate; don't create fairytales

Like most things that are published online, press releases live on forever on the World Wide Web. It's vital to ensure that any press release being crafted and sent out by a company is, first and foremost, factually accurate and second, isn't an exaggeration.

In an effort to create a compelling narrative, make sure not to stray too far away from the actual picture.

5. Keep a regular cadence

A regular cadence of meaningful news can help a company stand out and build mindshare with journalists over time. The goal of any content marketing strategy is to publish content regularly.

While every occasion may not be reason enough to release a press statement, keeping journalists in the loop for whenever something interesting happens goes a long way in the PR game.

6. Keep journalism's “5 Ws” in mind

The key to any good press release is to check if it follows journalism's “five Ws” (who, what, when, where, why). The idea is to raise awareness among the general public. That means covering the “five Ws” of journalism is extremely important.

7. Try to be newsworthy

It can be hard to always sound interesting. Here are a few tips to keep in mind to ensure that journalists stay interested in covering your company:

• Master the art of newsjacking: We all know that one person who interjects themself into any story. That person is the human equivalent of newsjacking. Newsjacking is a common content marketing strategy and is a clever technique of gaining momentum for a news release.
  
  If there is a piece of news that's currently trending or a post that goes viral on social media, companies can inject their brand if they see an opportunity to tie their story into the larger discussion. This is a great tactic to utilize especially when you're struggling to come up with something newsworthy.
• Give an exclusive scoop: Reporters adore getting their hands on something exclusive. Tente fornecer uma história que não tenha sido abordada antes. Mesmo que a história não pareça incrivelmente notável, agregue valor ao seu conteúdo com a ajuda de dados ou pesquisas que não foram relatadas por nenhum outro meio de comunicação.
• Draw out emotions: People love reading about things that give them a warm fuzzy feeling. A story without emotions is just text. Adding an emotional angle to your story can elevate the content. Emotional stories perform more effectively than other stories and gain a higher number of impressions. Getting people involved emotionally in the business is bound to increase interest in the brand and generate buzz.

8. Create a headline that reels you in

The press release headline is the first thing everyone will see, so it needs to be flawless. Since headlines can't be too long, they need to convey the message and the impact of the story in as few words as possible.

Here are three key principles of creating a solid headline for any news release:

1. Use action verbs
2. Be straightforward and to-the-point
3. Be detailed and informative

Headline analyzers can help you gauge if a particular title option seems good enough or not.

9. Include media contact details

You need to include your media contact information for reporters to get in touch with you. Include the email ID and phone number of relevant people within the organization that are involved in media communications like the Head of PR, Marketing, or the C-Suite, to give them a point of contact when they want to reach out to the business.

10. Have a crisp press release

Determine what you need to say, and then use the fewest amount of words possible to say it. Press releases are no-nonsense. The body copy should be just long enough to answer who, what, when, where, and why - and leave room for a little intrigue.

Ideally, anything over two full pages is overkill and will not be completely read by the audience. If you can fit everything on a single page, even better. Keep in mind your primary audience — an overwhelmed journalist, wading through dozens of press releases to find their story. On average, they spend less than a minute reading each one.

The sweet spot for the length of a press release is around 300-to-500 words. Think three or four short paragraphs, a few quotes, and maybe an image. Formatting your press release with bullet points helps divide the content neatly. Tie everything together with an attractive title, and you're golden.

11. Watch your tone

The tone of your press release should mirror the tone you would find in a news article. Stick to straightforward, objective language and focus on the facts.

Even though the goal is to promote your company, you don't want to be overly promotional. Avoid excessive punctuation or bold claims that you can't back up. Using cliches like “best in class” or phrases like “industry leader” should be left out of any press release. They don't contribute to the press statement and are the equivalent of

Always write your press releases in the third person and avoid words like “me”, “we”, and “us”.

12. Include relevant information

A great press release is a balancing act. It should contain enough information to give your readers a general idea of what's going on, but not so much that they feel like they know the entire story.

A press release typically covers an exciting event so, of course, you want to talk about it as much as possible. That said, try to exercise some restraint. Cover your five Ws, then leave it to the media to share your story.

Remember that you only need enough to give reporters the basics and get them intrigued. They can always follow up with you for more information. Reporters are writers - by leaving room for them to explore the story, you're empowering them to add their voice and style to the final product.

13. Make SEO your best friend

SEO makes certain pieces of content more likely to appear at the top of the results for major search engines. Because so many people are searching online and most modern press releases live on the internet, this is something to keep in mind.

By determining terms or keywords often searched in Google, you can tweak your press releases to make them more likely to be found. This is potentially a great source of exposure – and it's free.

14. Steer clear of industry jargon

Journalists more than likely won't be in your industry. It's easy to throw around terms and acronyms that outsiders wouldn't understand, but that doesn't mean you should.

We can't assume that the media outlets that might cover you understand industry jargon as well as you do – or even at all.

Stick to simple, straightforward language. There is no reason to use “formed a synergistic relationship with XYZ Company to cultivate a superior user experience” when you can say “partnered with XYZ Company to better serve their customers.”

15. Don't make it all about you

Press releases that get widely distributed all have one thing in common: They provide their reader value.

Put yourself in the position of a media outlet. Are you likely to write a story on a press release that's nothing more than self-promotion?

With practice, you'll start to weave even seemingly promotional concepts (like award wins and new hires) into a broader context. By fitting it into the bigger picture, a journalist is more likely to see how it would fit into their story.

First and foremost, consider the needs of the media outlets. The easier it is for them, the more likely your press release will be the subject of a news story.

16. Use visual content

A picture says a thousand words. Images will work to your advantage when targeting media professionals with limited time and attention spans.

Visual elements, like photos, logos, infographics, capture attention and make it easier to digest information. Including them can make the difference between obscurity and widespread distribution.

Press releases for pressing matters

Press releases are more than just an elaborate outreach program. They spread a company's message, highlight its accomplishments and achievements, and are an excellent marketing tool. Marketers who dabble in content should know how to present the business well while also making the organization's activities sound impressive to others.

Press releases form a core component of the media outreach strategy that businesses implement. Like all things in the marketing world, the performance of press releases can and should be tracked.

Now that you know how to write a press release, it's time to learn about making a comprehensive PR plan that works.