有什麼比離開一個富有成效的會議卻發現沒有人記錄討論的內容更糟糕的事情嗎？

你的記憶力有多好並不重要：如果你在主持會議時錯過了做那些重要的筆記，你對你的團隊造成了傷害。 缺少會議記錄意味著您的團隊剛剛失去了新的頭腦風暴想法、有價值的見解和行動項目。 你還不如完全跳過會議。

是時候停止滿足於浪費公司資金的低效會議了。 如果使用得當，會議紀要有助於提高您的工作效率、簡化工作流程並為您的團隊創造可衡量的成果。

為什麼會議記錄很重要？

您的會議記錄是團隊會議期間討論內容的正式書面記錄。 在會議開始後，他們充當了真相的來源。 會議紀要對於理解會議的意義並與無法參加會議的人分享所討論的內容是必要的。 它們對於讓每個人都對後續步驟負責並使每個人都在同一頁面上也至關重要。

沒有會議記錄，你就被困在玩世界上最蹩腳的電話遊戲。 與其試圖傳達 x 人或 y 人是否應該聯繫 CEO，您只需參考您的筆記並繼續前進。 會議紀要旨在讓您的工作生活更輕鬆。

如何制定清晰有效的會議紀要

做好會議紀要的關鍵是做好準備。 僅僅拿著筆記本走進會議並不會減少它。 在會前、會中和會後都需要做大量的準備工作，以確保您掌握了全貌。

會議記錄中應包含的內容

除了記錄會議中所說的話，你還應該寫什麼？ 光說誰在場並記錄說了什麼是不夠的。 因為會議記錄是會議中發生的所有事情的正式記錄，所以您需要包含的內容比您想像的要多。

您的會議記錄應注意以下幾點，例如：

• 會議幾點開始
• 誰參加了會議
• 發生的任何正式動議或投票
• 推遲到下一次會議的任何事情
• 提及的任何行動項目及其所有者
• 會議幾點結束

不要因為你認為它不重要而犯了不寫下來的錯誤。 您對重要事項的偏見不應影響會議記錄。 請記住，會議記錄代表了所討論的內容，無論您是否同意所說的內容。 避免使用形容詞和副詞，只堅持所說的內容和說話人的事實。

根據經驗，最好有太多筆記，然後在會議結束後編輯內容。 編輯會議記錄也比試圖記住會議結束後發生的事情要容易得多。

開會前要做什麼

在會議開始之前有很多工作需要完成。 從收集會議議程到準備會議邀請列表的一切都在這一步完成。 這些是你和你的團隊見面之前應該收集的東西。 管理期望並讓您的隊友提前做好準備將有助於您的會議更順利地進行。

發送會議議程

您的會議議程是最重要的會前材料。 您的會議議程概述了會議期間將涵蓋的內容、您的團隊需要的任何其他信息以及將參加會議的人員。 ReadyTalk 的一項研究表明，63% 的會議是在沒有會議議程的情況下進行的

這是一個相當高的數字，特別是因為同一項研究表明，47% 的受訪者表示他們認為在辦公室開會是最浪費時間的事情。 問題不在於會議，而在於你如何進行會議。

您的會議議程很重要，因為它讓每個人都在同一頁面上。 沒有人會毫無準備或不知道會發生什麼而走進您的會議。 這可以節省時間並停止無意義、浪費的會議循環。

會議議程應包括哪些內容？

• 參會人員姓名
• 支持文件
• 以前的會議記錄
• 討論主題

創建一個可重複用於您設置的任何會議的會議議程模板始終符合您的最佳利益。 這創建了您的團隊可以熟悉的模式。 他們會知道每次會議會發生什麼。 會議議程模板還將節省您為每次會議創建新文檔的時間。

收集你的工具

記筆記的方式與寫下的內容同樣重要。 有幾種方法可以做到這一點。 根據您的速度和精通技術的水平，數字選項可能比筆和紙更好。 無論您選擇什麼，最好先探索您的選擇。

1. 筆記軟件

筆記軟件結合了數字和傳統方法的優點。 它允許您使用筆記本電腦快速記筆記，同時自動保存所寫的所有內容。 如果您的計算機在會議中崩潰或突然關閉，您在此之前記錄的所有內容都會通過軟件保存。 如果您計劃讓多個人做筆記，這也是一個完美的解決方案。

筆記軟件的缺點是您需要可靠的互聯網連接才能獲得全部好處。 其中許多解決方案都備份到基於雲的保存系統，這意味著您嚴重依賴互聯網連接。

2.錄音軟件

確保您不會錯過任何會議內容的最簡單方法是簡單地記錄下來。 這為您提供了逐字記錄的準確記錄。 沒有比錄製會議錄音更直接的了。

使用錄音軟件有一些缺點。 最明顯的是，有幾個州需要兩方同意才能錄製電話或對話。 如果您的企業或任何遠程員工位於需要兩方同意的 11 個州之一，則在這樣做之前，您需要獲得法律許可才能記錄參與會議的每個人。

第二個問題是每次錄製的會議仍然需要轉錄。 除非您使用為您轉錄音頻的轉錄軟件，否則這可能是一項耗時的任務。 即使您可以自動轉錄，獲得準確逐字翻譯的機會也很小。 技術成熟，並非萬無一失。

3.筆和紙

使用筆和紙時幾乎不會出錯。 您不必依賴技術、互聯網或云來確保記筆記。 除非您發現自己使用的是無墨水筆且沒有備用筆，否則這可能是最可靠的選擇。

許多人在記錄會議記錄時選擇使用速記。 這種方法在法庭記者中很受歡迎，但也可以用於商務會議。 不管你是否使用速記，做最好的筆記的關鍵是擁有一個你熟悉的系統。

然而，使用筆和紙時有一些缺點。 首先是你記筆記的速度——它不可避免地比使用筆記本電腦打字要慢得多。 另一個很大的缺點是，如果您丟失了記錄會議記錄的筆記本，那麼您將在沒有槳的情況下陷入困境。 擁有一份會議記錄的實體副本是一把雙刃劍。

會議本身就是實際完成大部分工作的地方。 您的會議流程將取決於您的組織和團隊偏好。 給自己一個優雅的機會，讓自己輕鬆地參加幾次會議並進入節奏。 不要害怕就如何更有效地運作提出建議。

確認每個人都出席

無論您是離開日曆邀請 RSVP 還是參加會議，您都需要記下誰在場。 一個簡單的方法是在會議開始時傳遞出勤表。

讓大家熟悉自己

如果你要做會議記錄，你需要知道每個人的名字。 如果您參加小型團隊會議，這可能看起來很簡單，但大型董事會會議或與外部客人的會議可能會出現問題。 如果您需要在會議開始前要求每個人自我介紹，請不要自覺。

另一個提示？ 為參加的每個人製作名片。 這使您可以在不中斷對話流程的情況下查看誰在講話。

創建一個記筆記過程

記錄會議記錄的過程可能比看起來要復雜。 不要犯試圖逐字寫下所有內容的錯誤。 你不能寫得比人們說話的速度快，如果你嘗試，你可能會錯過一些重要的東西。 用寬泛、易於理解的主要思想寫下你的筆記。

這幾句話準確地傳達了發生的事情，而不會陷入逐字逐句的確切對話中。 任何查看這些筆記的人都了解討論的內容以及行動項目是什麼。

努力在會議紀要中找到合適的詞？ 以下是一些您可以參考的常用短語：

隨意調整這種語言，以更好地反映您組織的內部溝通風格。 好處是擁有一組重複的短語可以幫助向閱讀會議記錄的每個人傳達期望。

會議結束後，是時候整理您的筆記並將其分發給您的團隊了。 做這件事的最佳時間是在會議結束後，一切都在你腦海中浮現。 這減少了出錯的機會，並允許您在有問題時與會議參與者聯繫。

總結會議紀要

整理你的會議記錄是重要的一步。 您可能會以速記或縮寫名稱記筆記以節省時間，這意味著您需要為其他與會者清楚地拼出事情。 您可能還希望通過快速會議調查獲得與會者的反饋以獲取一般反饋，以衡量其他人從會議中獲得的您可能錯過的內容。

您應該在會議記錄的最終版本中包含以下內容：

• 所有與會者的姓名
• 會議日期和時間
• 會議目的
• 討論了什麼
• 同意後續步驟
• 記錄誰主持了會議
• 記錄誰做了會議記錄

整理筆記的一個好的經驗法則是問問自己：如果沒有參加會議的人閱讀了這些筆記，他們會明白髮生了什麼嗎？

存儲和共享會議記錄

存儲會議記錄的最佳方式是使用雲。 DropBox 或 Google Drive 等雲協作軟件允許您將文件直接上傳到平台，以便於訪問。 您不必擔心會議記錄的物理副本丟失或損壞。 即使在公司範圍內的計算機出現故障的情況下，您的文檔也會安全地存儲在雲中。

上傳會議紀要後，您可以邀請團隊成員通過雲軟件解決方案查看和訪問文件。 這意味著沒有人會通過電子郵件向您索要會議記錄的副本。 一切都方便地位於一個位置。 使用基於雲的軟件是存儲和共享會議記錄的最安全、最簡單的方法。

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如何為董事會會議做記錄

在處理董事會會議時，會議記錄具有全新的含義。 董事會會議通常包括來自組織外部的與會者，這些人經常對重要的法律和商業事務進行投票。 董事會會議的法律方面意味著您的會議記錄從簡單的討論內容轉變為會議的正式和法律記錄。

公司董事會負有法律責任，您的會議記錄被認為是所討論內容的準確代表。 因此，您需要保持董事會會議記錄中的語言簡單直接。 如果您正在為董事會會議記錄會議紀要，您應該在繼續之前檢查您所在州的法律要求。

批准董事會會議記錄

董事會會議記錄的另一個挑戰是，它們必須獲得批准才能被視為會議的正式記錄。 在大多數情況下，會議紀要需要直接發送給董事會主席並簽字，然後才能分發給董事會的其他成員。

根據您的董事會結構，您上一次會議的會議記錄可能還需要在下一次會議開始時由整個董事會投票批准。 與您的董事會成員討論他們喜歡哪種方法。

為什麼這很重要？

如果您的公司被選中進行 IRS 審計，那麼您的董事會會議記錄很可能會成為您需要提交的文件的一部分。 如果您的公司無法向 IRS 提供詳細而清晰的會議記錄，它可能會讓您陷入困境。

可能需要您的董事會會議記錄的另一個原因是您的公司是否參與涉及您的董事會的訴訟。 可以在法庭訴訟期間傳喚和使用董事會的會議記錄。 同樣，無法提供這些會議記錄可能會使您的公司為此付出代價。

記錄有效會議記錄的技巧

我們已經在前面的部分中介紹了這些技巧中的大部分，但讓我們來看看一些可以用來做最好的會議記錄的快速簡單的技巧。

• 使用名稱標籤或介紹來學習名稱
• 必要時要求澄清
• 跳過完整的句子，寫完整的想法
• 錄製會議並稍後在獲得許可的情況下轉錄
• 帶上備用筆記工具，以防萬一
• 與您的團隊溝通期望
• 在會議當天發送會議記錄

請記住，雖然這些是您要遵循的指導方針，但最好與您的團隊合作，了解他們希望如何開展會議。

花幾分鐘時要避免的常見錯誤

在做會議記錄時犯錯是很棘手的，因為一旦會議結束，就真的結束了！ 以下是人們在做幾分鐘時常犯的一些錯誤：

• 不寫下來，因為你認為它不重要
• 會議結束後等待太長時間發送會議摘要
• 語言不明確或模棱兩可
• 忘記記錄與會者、開始時間和行動項目
• 文件存儲和分發不當
• 錄製會議前不徵得同意

沒有回頭路並進行正確的編輯或要求某人重複他們所說的話。 這就是為什麼您在做會議記錄時需要保持警惕的原因。

你把這些都寫下來了嗎？

跟踪您的會議記錄不應該是事後的想法。 這似乎是你工作中微不足道的一部分，但如果你第一次就做對了，你會為自己省去很多麻煩。

這就是為什麼我們創建了這個方便的會議記錄模板供您使用。 使用此會議模板為您未來的所有會議創建統一的結構！