Există ceva mai rău decât să părăsești o întâlnire productivă doar pentru a descoperi că nimeni nu a luat notițe despre ceea ce s-a discutat?

Nu contează cât de bună ar fi memoria ta: dacă conduci o întâlnire și nu iei acele note cruciale, ai făcut un deserviciu echipei tale. Lipsa proceselor verbale de întâlnire înseamnă că echipa ta tocmai a pierdut idei noi de brainstorming, informații valoroase și elemente de acțiune. S-ar putea la fel de bine să fi sărit peste întâlnire.

Este timpul să încetați să vă mulțumiți cu întâlniri ineficiente care vă costă banii companiei. Dacă sunt utilizate corect, minutele întâlnirilor vă pot ajuta să vă creșteți productivitatea, să vă eficientizați procesele de lucru și să creați rezultate măsurabile pentru echipa dvs.

De ce sunt importante procesele verbale de întâlnire?

Procesul-verbal de întâlnire este înregistrarea oficială scrisă a ceea ce a fost discutat în timpul unei întâlniri de echipă. Ei acționează ca sursă a adevărului după ce a început întâlnirea. Procesele-verbale ale întâlnirii sunt necesare pentru a înțelege întâlnirea și pentru a împărtăși ceea ce s-a discutat cu oamenii care nu au reușit să ajungă. Ele sunt, de asemenea, esențiale pentru ca toată lumea să fie responsabilă de pașii următori și pentru a-i aduce pe toți pe aceeași pagină.

Fără minute de întâlnire, ești blocat să joci cel mai prost joc de telefon din lume. În loc să încercați să transmiteți dacă persoana x sau persoana y ar trebui să contacteze CEO-ul, puteți doar să vă referiți la notele dvs. și să continuați. Minutele de întâlnire sunt concepute pentru a vă ușura viața la locul de muncă.

Cum să iei minute clare și eficiente ale întâlnirilor

Cheia pentru întocmirea proceselor verbale perfecte de întâlnire este pregătirea. Pur și simplu intrarea într-o întâlnire cu un caiet în mână nu o va reduce. Există o mulțime de pregătiri care trebuie făcute înainte, în timpul și după întâlnire pentru a vă asigura că ați surprins imaginea completă.

Ce să includeți în procesul-verbal al întâlnirii

În afară de înregistrarea a ceea ce s-a spus în întâlnire, ce altceva ar trebui să scrieți? Nu este suficient să spui cine a fost acolo și să înregistrezi ce s-a spus. Deoarece procesele-verbale ale întâlnirii sunt o înregistrare oficială a tot ceea ce sa întâmplat în cadrul întâlnirii, va trebui să includeți mai mult decât ați putea crede.

Există câteva lucruri pe care trebuie să le rețină procesele-verbale de întâlnire, cum ar fi:

• La ce oră a început întâlnirea
• Cine a participat la întâlnire
• Orice moțiuni sau voturi oficiale care au avut loc
• Orice amânat la următoarea întâlnire
• Orice elemente de acțiune menționate și cine le deține
• La ce oră s-a încheiat întâlnirea

Nu face greșeala de a nu scrie ceva pentru că îl consideri neimportant. Prejudecățile dvs. cu privire la ceea ce este important nu ar trebui să afecteze procesul-verbal al întâlnirii. Amintiți-vă, procesele-verbale de întâlnire reprezintă o reprezentare a ceea ce s-a discutat, indiferent dacă sunteți de acord cu ceea ce s-a spus. Evitați adjectivele și adverbele și pur și simplu rămâneți la faptele despre ceea ce a fost spus și de către cine.

Ca regulă generală, este întotdeauna cel mai bine să aveți prea multe note și apoi să editați lucrurile în jos după întâlnire. De asemenea, este mult mai ușor să editați minutele întâlnirii decât să încercați să vă amintiți ce s-a întâmplat după încheierea întâlnirii.

Ce să faci înainte de întâlnire

Este mult de lucru care trebuie făcut înainte de a începe întâlnirea. Totul, de la strângerea agendei de întâlnire până la pregătirea listei de invitați la întâlnire, este finalizat la acest pas. Acestea sunt lucrurile pe care ar trebui să le adunați înainte de a vă întâlni cu echipa. Gestionarea așteptărilor și permiterea coechipierilor să se pregătească în prealabil va ajuta întâlnirea să se desfășoare mai bine.

Trimiteți o agendă a întâlnirii

Agenda întâlnirii dvs. este cea mai importantă bucată de material înainte de întâlnire. Agenda întâlnirii dvs. prezintă ceea ce va fi acoperit în timpul întâlnirii, orice informații suplimentare de care echipa dvs. are nevoie, precum și cine va participa la întâlnire. Un studiu de la ReadyTalk a arătat că 63% dintre întâlniri s-au desfășurat fără agendă

Acesta este un număr destul de mare, mai ales că același studiu a arătat că 47% dintre respondenți au spus că consideră întâlnirile ca cea mai mare pierdere de timp la birou. Problema nu este cu întâlnirile, ci cu modul în care le conduci.

Agenda întâlnirii dvs. este importantă, deoarece îi aduce pe toți pe aceeași pagină. Nimeni nu va intra în întâlnirea ta nepregătit sau neștiind la ce să se aștepte. Acest lucru economisește timp și oprește ciclul de întâlniri inutile și irosite.

Ce ar trebui inclus pe ordinea de zi a ședinței?

• Numele participanților la întâlnire
• Documente justificative
• Procesul verbal al ședinței anterioare
• Subiecte de discuție

Este întotdeauna în interesul dvs. să creați un șablon de agendă pentru întâlniri care să poată fi utilizat în mod recurent pentru orice întâlnire pe care le stabiliți. Acest lucru creează un model cu care echipa ta poate deveni familiară. Vor ajunge să știe la ce să se aștepte de la fiecare întâlnire. Un șablon de agendă a întâlnirii vă va economisi timp la crearea unui nou document pentru fiecare întâlnire.

Adună-ți uneltele

Modul în care iei notițe este la fel de important ca și ceea ce scrii. Există câteva moduri în care puteți face acest lucru. În funcție de viteza și nivelul de cunoaștere a tehnologiei, o opțiune digitală ar putea fi mai bună decât pixul și hârtia. Indiferent ce alegeți, cel mai bine este să vă explorați mai întâi opțiunile.

1. Software pentru luarea de note

Software-ul de luare a notelor combină cele mai bune metode digitale și tradiționale. Vă permite să utilizați laptopul pentru a lua rapid notițe în timp ce salvați automat totul așa cum este scris. Dacă computerul se blochează sau se oprește brusc la mijlocul întâlnirii, tot ce ați documentat până în acel moment este salvat prin intermediul software-ului. Aceasta este, de asemenea, o soluție perfectă dacă intenționați ca mai mult de o persoană să ia notițe.

Dezavantajul software-ului de luare a notițelor este că aveți nevoie de o conexiune la internet de încredere pentru a beneficia de toate beneficiile. Multe dintre aceste soluții sunt susținute de un sistem de salvare bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că vă bazați foarte mult pe conexiunea dvs. la internet.

2. Software de înregistrare

Cel mai simplu mod de a vă asigura că nu pierdeți nimic din întâlnirea dvs. este pur și simplu să o înregistrați. Aceasta vă oferă o transcriere exactă a ceea ce a fost spus literal. Nu devine mai simplu decât să ai o înregistrare audio a întâlnirilor tale.

Există câteva dezavantaje în utilizarea software-ului de înregistrare. Cel mai evident este că există mai multe state care necesită consimțământul a două părți înainte de a putea înregistra apeluri telefonice sau conversații. Dacă afacerea dvs. sau orice angajați la distanță se află într-una dintre cele unsprezece state care necesită acordul a două părți, veți avea nevoie de permisiunea legală pentru a înregistra pe toți cei implicați într-o întâlnire înainte de a face acest lucru.

A doua problemă este că fiecare întâlnire înregistrată va trebui să fie transcrisă. Cu excepția cazului în care utilizați un software de transcriere care transcrie audio pentru dvs., aceasta poate fi o sarcină consumatoare de timp. Chiar dacă îl puteți transcrie automat, șansele ca să obțineți o traducere corectă cuvânt cu cuvânt sunt mici. Tehnologia este sofisticată, nu infailibilă.

3. Pix și hârtie

Există foarte puține lucruri care pot merge prost atunci când folosiți pix și hârtie. Nu trebuie să vă bazați pe tehnologie, internet sau cloud pentru a vă asigura că sunt luate note. Dacă nu vă aflați cu un stilou fără cerneală și fără back-up, aceasta este probabil cea mai fiabilă opțiune.

Mulți oameni aleg să folosească scrierea pe scurt atunci când își fac procesele verbale de întâlnire. Această metodă este populară în rândul reporterilor, dar poate fi folosită și în întâlnirile de afaceri. Cheia pentru a lua cele mai bune note, indiferent dacă folosiți stenografie sau nu, este să aveți un sistem pe care îl cunoașteți ca dosul mâinii.

Cu toate acestea, există câteva dezavantaje atunci când utilizați pix și hârtie. Prima este viteza cu care puteți lua notițe – este inevitabil mult mai lent decât folosirea unui laptop pentru a scrie lucrurile. Celălalt dezavantaj mare este că dacă pierzi caietul în care ai luat procesul-verbal de întâlnire, ești sus pe un pârâu fără vâsle. A avea o copie fizică a notelor întâlnirii este o sabie cu două tăișuri.

Întâlnirea în sine este locul în care se realizează cea mai mare parte a muncii. Fluxul întâlnirilor dvs. va depinde de organizația dvs. și de preferințele echipei dvs. Oferă-ți harul de a obține câteva întâlniri sub centură și de a intra într-un ritm. Nu vă fie teamă să faceți sugestii despre cum să conduceți lucrurile mai eficient.

Verificați că toți sunt prezenți

Indiferent dacă ieși în afara calendarului, invită răspunsuri sau participi la întâlnire, va trebui să notezi cine este acolo. O modalitate ușoară de a face acest lucru este să transmiteți o foaie de prezență la începutul întâlnirii.

Familiarizați-vă cu toată lumea

Trebuie să știți numele tuturor dacă aveți de gând să luați procese verbale de întâlnire. Acest lucru ar putea părea simplu dacă sunteți într-o întâlnire de echipă mică, dar întâlnirile mai mari ale consiliului de administrație sau întâlnirile cu oaspeții din afara pot prezenta o problemă. Nu vă simțiți conștienți de sine dacă trebuie să le cereți tuturor să se prezinte înainte de începerea întâlnirii.

Un alt sfat? Creați cărți de vizită pentru toți participanții. Acest lucru vă permite să vedeți cine vorbește fără a întrerupe fluxul conversației.

Creați un proces de luare de note

Procesul de luare a proceselor verbale de întâlnire poate fi mai complicat decât pare. Nu face greșeala de a încerca să notezi totul literal. Nu poți scrie mai repede decât vorbește oamenii și probabil că vei pierde ceva important dacă încerci. Scrieți notele în idei principale ample, ușor de înțeles.

Aceste câteva propoziții comunică exact ceea ce s-a întâmplat fără a fi blocat în conversația exactă cuvânt cu cuvânt. Oricine se uită la aceste note înțelege ce s-a discutat și care sunt elementele de acțiune.

Te străduiești să găsești cuvintele potrivite pe care să le folosești în procesul-verbal al întâlnirii? Iată câteva fraze la care te poți întoarce:

Simțiți-vă liber să modificați acest limbaj pentru a reflecta mai bine stilul de comunicare internă al organizației dvs. Avantajul este că un set de fraze repetate poate ajuta la comunicarea așteptărilor tuturor celor care vă citesc procesele-verbale întâlnirii.

Odată ce întâlnirea s-a încheiat, este timpul să vă faceți ordine în notele și să le distribuiți echipei dvs. Cel mai bun moment pentru a face acest lucru este imediat după întâlnire, în timp ce totul este proaspăt în minte. Acest lucru scade șansa de greșeli și vă permite să contactați participanții la întâlnire dacă aveți întrebări.

Rezumați procesul-verbal al ședinței

Curățarea procesului-verbal de întâlnire pe care le-ați luat este un pas important. Probabil ați luat notițe în nume prescurtate sau prescurtate pentru a economisi timp, ceea ce înseamnă că va trebui să scrieți clar lucrurile pentru alți participanți la întâlnire. De asemenea, s-ar putea să doriți să obțineți feedback de la participanți cu un sondaj rapid la întâlnire pentru feedback general, doar pentru a evalua ce au primit alții de la întâlnire pe care este posibil să le fi ratat.

Lucrurile pe care ar trebui să le includeți în versiunea finală a notelor întâlnirii sunt:

• Numele tuturor participanților la întâlnire
• Data și ora întâlnirii
• Scopul întâlnirii
• Ce s-a discutat
• S-a convenit asupra următorilor pași
• Notă despre cine a condus întâlnirea
• Notă despre cine a luat procesele verbale de întâlnire

O regulă bună pentru a face ordine în notițe este să vă întrebați: dacă cineva care nu a fost la întâlnire ar citi aceste note, ar înțelege ce se întâmplă?

Stocați și distribuiți minutele întâlnirii

Cel mai bun mod de a stoca minutele întâlnirii este cu cloud. Software-ul de colaborare în cloud, cum ar fi DropBox sau Google Drive, vă permit să încărcați fișiere direct pe platformă pentru un acces ușor. Nu va trebui să vă faceți griji cu privire la pierderea sau distrugerea copiilor fizice ale minutelor întâlnirii. Chiar și în cazul unei defecțiuni a computerului la nivel de companie, documentele dumneavoastră sunt stocate în siguranță în cloud.

După ce ați încărcat minutele întâlnirii, puteți invita colegii de echipă să vadă și să acceseze fișierele prin soluția software cloud. Aceasta înseamnă că nimeni nu vă va trimite un e-mail pentru a cere o copie a procesului-verbal de întâlnire. Totul este situat convenabil într-o singură locație. Utilizarea software-ului bazat pe cloud este cea mai sigură și mai ușoară modalitate de a stoca și a partaja minutele întâlnirii.

Descoperiți cel mai bun software de colaborare pentru conținut cloud de pe piață și citiți recenzii de la utilizatori reali ca dvs.

Cum se întocmește procesele verbale pentru o ședință a consiliului de administrație

Procesele verbale ale ședințelor capătă un sens cu totul nou atunci când se ocupă de ședințele consiliului de administrație. Reuniunile consiliului includ adesea participanți din afara organizației dvs., acești oameni votând adesea chestiuni legale și de afaceri importante. Aspectul legal al unei ședințe de consiliu înseamnă că procesul-verbal al ședinței dumneavoastră se transformă dintr-o simplă înregistrare a ceea ce s-a discutat într-o înregistrare oficială și legală a ședinței.

Consiliile de administrație ale companiei au obligații legale, iar procesele-verbale ale ședinței tale sunt presupuse a fi o reprezentare exactă a celor discutate. Din acest motiv, va trebui să păstrați limbajul din procesele-verbale ședințelor consiliului de administrație simplu și direct. Dacă înregistrați procesul-verbal al ședinței pentru o ședință a consiliului de administrație, ar trebui să verificați cerințele în legislația statului dumneavoastră înainte de a continua.

Aprobarea procesului-verbal al ședinței consiliului de administrație

O provocare suplimentară a proceselor-verbale ale ședinței consiliului este că acestea trebuie aprobate înainte de a putea fi considerate ca înregistrarea oficială a unei ședințe. În cele mai multe cazuri, procesele-verbale ale ședinței vor trebui trimise direct președintelui consiliului și semnate înainte de a putea fi distribuite restului consiliului.

În funcție de structura consiliului dvs., este posibil ca procesul-verbal al ședinței anterioare să fie votat pentru aprobare de către întregul consiliu la începutul următoarei ședințe. Discutați cu membrii consiliului dumneavoastră despre metoda pe care o preferă.

De ce este acest lucru important?

Dacă compania dvs. este selectată pentru un audit IRS, există șanse mari ca procesele-verbale ședinței consiliului de administrație să facă parte din documentația pe care va trebui să o predați. Dacă compania dvs. nu poate furniza notițe detaliate și clare de întâlnire către IRS, vă poate duce în apă fierbinte.

Un alt motiv pentru care ar putea fi solicitat procesele-verbale ședinței consiliului dumneavoastră este dacă compania dumneavoastră face parte dintr-un litigiu care implică consiliul dumneavoastră de administrație. Procesele verbale ale ședințelor de la consiliul dumneavoastră pot fi citate și utilizate în timpul procedurilor judiciare. Din nou, faptul că nu puteți furniza aceste minute ar putea costa compania dumneavoastră.

Sfaturi pentru a lua note eficiente de întâlnire

Am acoperit majoritatea acestor sfaturi în secțiunile anterioare, dar haideți să trecem peste câteva sfaturi rapide și ușoare pe care le puteți folosi pentru a lua cele mai bune note de întâlnire posibile.

• Folosiți etichete de nume sau introduceri pentru a afla numele
• Cereți clarificări atunci când este necesar
• Sari peste propoziții complete, scrie cu gânduri complete
• Înregistrați întâlnirea și transcrieți mai târziu cu permisiunea
• Aduceți instrumente de rezervă pentru luarea de note, pentru orice eventualitate
• Comunicați așteptările cu echipa dvs
• Trimiteți notele întâlnirii în aceeași zi a întâlnirii

Amintiți-vă că, deși acestea sunt linii directoare pe care trebuie să le urmați, cel mai bine este să lucrați cu echipa dvs. la modul în care preferă să se desfășoare întâlnirile.

Greșeli frecvente de evitat când luați minute

Este dificil să faci o greșeală în timp ce iei procesele verbale de ședință, deoarece odată ce ședința s-a încheiat, s-a terminat cu adevărat! Iată câteva dintre greșelile comune pe care oamenii le fac atunci când își iau minute:

• Nu scrie ceva pentru că crezi că nu este important
• Așteptați prea mult după întâlnire pentru a trimite rezumatul întâlnirii
• Limbajul neclar sau ambiguu
• Am uitat să înregistrați participanții la întâlnire, orele de începere și elementele de acțiune
• Stocarea și distribuirea necorespunzătoare a documentelor
• Nu cere consimțământ înainte de înregistrarea întâlnirilor

Nu există posibilitatea de a face modificări corecte sau de a cere cuiva să repete ceea ce a spus. De aceea trebuie să fiți vigilenți atunci când vă luați procesele-verbale de întâlnire.

Ai notat toate astea?

Urmărirea proceselor-verbale de întâlnire nu ar trebui să fie o idee ulterioară. Poate părea o parte nesemnificativă a muncii tale, dar te vei scuti de multe probleme dacă o faci corect de prima dată.

De aceea, am creat acest șablon la îndemână pentru minute de întâlnire pentru utilizarea dvs. Utilizați acest șablon de întâlnire pentru a crea o structură uniformă pentru toate întâlnirile viitoare!