Y a-t-il quelque chose de pire que de quitter une réunion productive pour découvrir que personne n'a pris de notes sur ce qui a été discuté ?

Peu importe la qualité de votre mémoire : si vous dirigez une réunion et que vous manquez de prendre ces notes cruciales, vous avez rendu un mauvais service à votre équipe. Un manque de minutes de réunion signifie que votre équipe vient de perdre de nouvelles idées de brainstorming, des informations précieuses et des éléments d'action. Vous auriez tout aussi bien pu sauter la réunion entièrement.

Il est temps d'arrêter de vous contenter de réunions inefficaces qui coûtent de l'argent à votre entreprise. S'ils sont utilisés correctement, les procès-verbaux de réunion peuvent vous aider à augmenter votre productivité, à rationaliser les processus de travail et à créer des résultats mesurables pour votre équipe.

Pourquoi les procès-verbaux de réunion sont-ils importants ?

Votre procès-verbal de réunion est le compte rendu écrit officiel de ce qui a été discuté lors d'une réunion d'équipe. Ils agissent comme source de vérité après le début de la réunion. Les procès-verbaux de réunion sont nécessaires pour donner un sens à la réunion et partager ce qui a été discuté avec les personnes qui n'ont pas pu venir. Ils sont également cruciaux pour tenir tout le monde responsable des prochaines étapes et mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

Sans compte rendu de réunion, vous êtes coincé à jouer au jeu téléphonique le plus minable du monde. Au lieu d'essayer de dire si x personne ou y personne était censée contacter le PDG, vous pouvez simplement vous référer à vos notes et passer à autre chose. Les comptes rendus de réunion sont conçus pour vous faciliter la vie au travail.

Comment rédiger des comptes rendus de réunion clairs et efficaces

La clé pour rédiger un procès-verbal de réunion parfait est en cours de préparation. Le simple fait d'entrer dans une réunion avec un carnet à la main ne suffira pas. Il y a beaucoup de préparation qui doit être faite avant, pendant et après la réunion pour s'assurer que vous avez capturé l'image complète.

Ce qu'il faut inclure dans votre procès-verbal de réunion

À part enregistrer ce qui a été dit lors de la réunion, que devriez-vous écrire d'autre ? Il ne suffit pas de dire qui était là et d'enregistrer ce qui a été dit. Étant donné que les procès-verbaux de réunion sont un enregistrement formel de tout ce qui s'est passé lors de la réunion, vous devrez en inclure plus que vous ne le pensez.

Il y a plusieurs choses que votre procès-verbal de réunion doit noter, telles que :

• À quelle heure la réunion a commencé
• Qui a assisté à la réunion
• Toutes les motions ou votes officiels qui ont eu lieu
• Tout reporté à la prochaine réunion
• Tous les éléments d'action mentionnés et à qui ils appartiennent
• À quelle heure la réunion s'est terminée

Ne commettez pas l'erreur de ne pas écrire quelque chose parce que vous le jugez sans importance. Votre préjugé sur ce qui est important ne devrait pas affecter le procès-verbal de la réunion. N'oubliez pas que les procès-verbaux de réunion sont une représentation de ce qui a été discuté, que vous soyez d'accord ou non avec ce qui a été dit. Évitez les adjectifs et les adverbes et tenez-vous simplement aux faits de ce qui a été dit et par qui.

En règle générale, il est toujours préférable d'avoir trop de notes, puis de les modifier après la réunion. Il est également beaucoup plus facile de modifier le compte rendu d'une réunion que d'essayer de se souvenir de ce qui s'est passé une fois la réunion terminée.

Que faire avant la réunion

Il y a beaucoup de travail à faire avant le début de la réunion. Tout, de la collecte d'un ordre du jour à la préparation de la liste des invités à la réunion, est terminé à cette étape. Ce sont les choses que vous devez rassembler avant que vous et votre équipe ne vous rencontriez. Gérer les attentes et permettre à vos coéquipiers de se préparer à l'avance aidera votre réunion à se dérouler plus facilement.

Envoyer un ordre du jour de réunion

L'ordre du jour de votre réunion est l'élément le plus important du matériel de pré-réunion. L'ordre du jour de votre réunion décrit ce qui sera couvert pendant la réunion, toute information supplémentaire dont votre équipe a besoin, ainsi que les personnes qui assisteront à la réunion. Une étude de ReadyTalk a montré que 63% des réunions se déroulaient sans ordre du jour

C'est un chiffre assez élevé, d'autant plus que cette même étude a montré que 47 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles considéraient les réunions comme la première perte de temps au bureau. Le problème n'est pas avec les réunions, c'est avec la façon dont vous les dirigez.

L'ordre du jour de votre réunion est important car il met tout le monde sur la même longueur d'onde. Personne n'entrera dans votre réunion sans préparation ou sans savoir à quoi s'attendre. Cela permet de gagner du temps et d'arrêter le cycle des réunions inutiles et gâchées.

Que doit contenir l'ordre du jour d'une réunion ?

• Noms des participants à la réunion
• Documents justificatifs
• Procès-verbal de la réunion précédente
• Sujets de discussion

Il est toujours dans votre intérêt de créer un modèle d'ordre du jour de réunion qui peut être utilisé de manière récurrente pour toutes les réunions que vous définissez. Cela crée un modèle avec lequel votre équipe peut se familiariser. Ils sauront à quoi s'attendre de chaque réunion. Un modèle d'ordre du jour de réunion vous fera également gagner du temps lors de la création d'un nouveau document pour chaque réunion.

Rassemblez vos outils

La façon dont vous prenez des notes est tout aussi importante que ce que vous écrivez. Il existe plusieurs façons de procéder. En fonction de votre vitesse et de votre niveau de maîtrise de la technologie, une option numérique peut être préférable à un stylo et du papier. Quoi que vous choisissiez, il est préférable d'explorer d'abord vos options.

1. Logiciel de prise de notes

Les logiciels de prise de notes combinent le meilleur des méthodes numériques et traditionnelles. Il vous permet d'utiliser votre ordinateur portable pour prendre rapidement des notes tout en enregistrant automatiquement tout ce qui est écrit. Si votre ordinateur tombe en panne ou s'éteint soudainement au milieu d'une réunion, tout ce que vous avez documenté jusqu'à ce point est enregistré via le logiciel. C'est également une solution parfaite si vous prévoyez d'avoir plus d'une personne prenant des notes.

L'inconvénient des logiciels de prise de notes est que vous avez besoin d'une connexion Internet fiable pour en tirer pleinement parti. Beaucoup de ces solutions sont sauvegardées sur un système de sauvegarde basé sur le cloud, ce qui signifie que vous dépendez fortement de votre connexion Internet.

2. Logiciel d'enregistrement

Le moyen le plus simple de vous assurer de ne rien manquer de votre réunion est de simplement l'enregistrer. Cela vous donne une transcription exacte de ce qui a été dit textuellement. Il n'y a rien de plus simple que d'avoir un enregistrement audio de vos réunions.

Il y a quelques inconvénients à utiliser un logiciel d'enregistrement. La plus évidente est que plusieurs États exigent le consentement des deux parties avant de pouvoir enregistrer des appels téléphoniques ou des conversations. Si votre entreprise ou des employés distants sont situés dans l'un des onze États exigeant un consentement bipartite, vous aurez besoin d'une autorisation légale pour enregistrer toutes les personnes impliquées dans une réunion avant de le faire.

Le deuxième problème est que chaque réunion enregistrée devra toujours être transcrite. À moins que vous n'utilisiez un logiciel de transcription qui transcrit l'audio pour vous, cette tâche peut prendre beaucoup de temps. Même si vous pouvez le transcrire automatiquement, les chances d'obtenir une traduction exacte mot à mot sont minces. La technologie est sophistiquée, pas infaillible.

3. Stylo et papier

Il y a très peu de choses qui peuvent mal tourner lorsque vous utilisez un stylo et du papier. Vous n'avez pas besoin de vous fier à la technologie, à Internet ou au cloud pour vous assurer que les notes sont prises. À moins que vous ne vous retrouviez avec un stylo sans encre et sans sauvegarde, c'est probablement l'option la plus fiable.

De nombreuses personnes choisissent d'utiliser l'écriture abrégée lors de la rédaction de leurs procès-verbaux de réunion. Cette méthode est populaire auprès des sténographes judiciaires, mais elle peut également être utilisée lors de réunions d'affaires. La clé pour prendre les meilleures notes, que vous utilisiez la sténographie ou non, est d'avoir un système que vous connaissez sur le bout des doigts.

Il y a cependant quelques inconvénients à utiliser un stylo et du papier. Le premier étant la vitesse à laquelle vous pouvez prendre des notes - c'est inévitablement beaucoup plus lent que d'utiliser un ordinateur portable pour taper des choses. L'autre gros inconvénient est que si vous perdez le cahier dans lequel vous avez pris vos minutes de réunion, vous êtes dans un ruisseau sans pagaie. Avoir une copie physique des notes de réunion est une arme à double tranchant.

La réunion elle-même est l'endroit où l'essentiel du travail est réellement effectué. Le déroulement de vos réunions dépendra de votre organisation et des préférences de votre équipe. Donnez-vous la grâce d'avoir quelques réunions à votre actif et d'entrer dans un rythme. N'ayez pas peur de faire des suggestions sur la façon de gérer les choses plus efficacement.

Vérifiez que tout le monde est présent

Que vous sortiez du calendrier pour inviter les RSVP ou que vous participiez à la réunion, vous devrez noter qui est là. Un moyen simple de le faire est de faire circuler une feuille de présence au début de la réunion.

Familiarisez-vous avec tout le monde

Vous devez connaître le nom de chacun si vous comptez rédiger un procès-verbal de réunion. Cela peut sembler simple si vous participez à une petite réunion d'équipe, mais des réunions de conseil d'administration plus importantes ou des réunions avec des invités extérieurs peuvent poser problème. Ne vous sentez pas gêné si vous devez demander à chacun de se présenter avant le début de la réunion.

Un autre conseil ? Créez des cartes de visite pour toutes les personnes présentes. Cela vous permet de voir qui parle sans interrompre le flux de la conversation.

Créer un processus de prise de notes

Le processus de rédaction des procès-verbaux de réunion peut être plus délicat qu'il n'y paraît. Ne commettez pas l'erreur d'essayer de tout écrire textuellement. Vous ne pouvez pas écrire plus vite que les gens ne parlent et vous manquerez probablement quelque chose d'important si vous essayez. Rédigez vos notes en idées principales larges et faciles à comprendre.

Ces quelques phrases communiquent exactement ce qui s'est passé sans s'enliser dans la conversation exacte mot à mot. Quiconque regarde ces notes comprend ce qui a été discuté et quels sont les éléments d'action.

Vous avez du mal à trouver les bons mots à utiliser dans vos comptes rendus de réunion ? Voici quelques phrases incontournables sur lesquelles vous pouvez vous appuyer :

N'hésitez pas à modifier ce langage pour mieux refléter le style de communication interne de votre organisation. L'avantage est qu'un ensemble de phrases répétées peut aider à communiquer les attentes à tous ceux qui lisent le compte rendu de votre réunion.

Une fois la réunion terminée, il est temps de ranger vos notes et de les distribuer à votre équipe. Le meilleur moment pour le faire est directement après la réunion pendant que tout est frais dans votre esprit. Cela réduit les risques d'erreurs et vous permet de contacter les participants à la réunion si vous avez des questions.

Résumer le procès-verbal de la réunion

Ranger le procès-verbal de la réunion que vous avez pris est une étape importante. Vous avez probablement pris des notes en sténographie ou en noms abrégés pour gagner du temps, ce qui signifie que vous devrez clairement épeler les choses pour les autres participants à la réunion. Vous voudrez peut-être également obtenir les commentaires des participants avec un sondage rapide sur la réunion pour obtenir des commentaires généraux, juste pour évaluer ce que les autres ont obtenu de la réunion que vous avez peut-être manqué.

Les éléments que vous devez inclure dans la version finale des notes de réunion sont :

• Nom de tous les participants à la réunion
• Date et heure de la réunion
• Objet de la rencontre
• Ce qui a été discuté
• Accord sur les prochaines étapes
• Note de qui a dirigé la réunion
• Note de qui a rédigé le procès-verbal de la réunion

Une bonne règle de base pour ranger les notes est de vous demander : si quelqu'un qui n'était pas à la réunion lisait ces notes, comprendrait-il ce qui se passe ?

Stockez et partagez les minutes de la réunion

La meilleure façon de stocker vos minutes de réunion est d'utiliser le cloud. Les logiciels de collaboration cloud tels que DropBox ou Google Drive vous permettent de télécharger des fichiers directement sur la plateforme pour en faciliter l'accès. Vous n'aurez plus à vous soucier de la perte ou de la destruction des copies physiques de vos procès-verbaux de réunion. Même en cas de panne informatique à l'échelle de l'entreprise, vos documents sont stockés en toute sécurité dans le cloud.

Une fois que vous avez téléchargé vos procès-verbaux de réunion, vous pouvez inviter des coéquipiers à consulter et à accéder aux fichiers via la solution logicielle cloud. Cela signifie que personne ne vous enverra un e-mail pour vous demander une copie du procès-verbal de la réunion. Tout est idéalement situé dans un seul endroit. L'utilisation d'un logiciel basé sur le cloud est le moyen le plus sûr et le plus simple de stocker et de partager vos minutes de réunion.

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Comment rédiger un procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration

Les procès-verbaux de réunion prennent un tout nouveau sens lorsqu'il s'agit de réunions de conseil d'administration. Les réunions du conseil d'administration incluent souvent des participants extérieurs à votre organisation, ces personnes votant souvent sur des questions juridiques et commerciales importantes. L'aspect juridique d'une réunion du conseil d'administration signifie que vos procès-verbaux de réunion se transforment d'un simple enregistrement de ce qui a été discuté en un enregistrement officiel et légal de la réunion.

Les conseils d'administration de l'entreprise ont des responsabilités légales et vos procès-verbaux de réunion sont supposés être une représentation exacte de ce qui a été discuté. Pour cette raison, vous devrez garder un langage simple et direct dans vos procès-verbaux de réunion du conseil d'administration. Si vous enregistrez le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration, vous devez vérifier les lois de votre état pour connaître les exigences avant de continuer.

Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration

Un défi supplémentaire des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration est qu'ils doivent être approuvés avant de pouvoir être comptés comme compte rendu officiel d'une réunion. Dans la plupart des cas, le procès-verbal de la réunion devra être envoyé directement au président du conseil et signé avant de pouvoir être distribué au reste du conseil.

Selon la structure de votre conseil d'administration, le procès-verbal de votre réunion précédente peut également devoir être voté pour approbation par l'ensemble du conseil d'administration au début de la réunion suivante. Discutez avec les membres de votre conseil de la méthode qu'ils préfèrent.

Pourquoi est-ce important?

Si votre entreprise est sollicitée pour un audit IRS, il y a de fortes chances que le procès-verbal de votre réunion du conseil d'administration fasse partie de la documentation que vous devrez remettre. Si votre entreprise n'est pas en mesure de fournir des notes de réunion détaillées et claires à l'IRS, cela pourrait vous mettre dans l'eau chaude.

Une autre raison pour laquelle votre procès-verbal de réunion du conseil d'administration pourrait être requis est si votre entreprise est partie à un litige impliquant votre conseil d'administration. Les procès-verbaux de réunion de votre conseil peuvent être cités à comparaître et utilisés lors de procédures judiciaires. Encore une fois, ne pas être en mesure de fournir ces procès-verbaux pourrait coûter cher à votre entreprise.

Conseils pour prendre des notes de réunion efficaces

Nous avons couvert la plupart de ces conseils dans les sections précédentes, mais passons en revue quelques conseils simples et rapides que vous pouvez utiliser pour prendre les meilleures notes de réunion possibles.

• Utilisez des étiquettes de nom ou des introductions pour apprendre les noms
• Demander des éclaircissements si nécessaire
• Sauter des phrases complètes, écrire des pensées complètes
• Enregistrez la réunion et transcrivez plus tard avec la permission
• Apportez des outils de prise de notes de secours, juste au cas où
• Communiquer les attentes à votre équipe
• Envoyer des notes de réunion le jour même de la réunion

N'oubliez pas que, bien qu'il s'agisse de directives à suivre, il est préférable de travailler avec votre équipe sur la manière dont elle préfère que les réunions se déroulent.

Erreurs courantes à éviter lors de la prise de minutes

Se tromper dans le compte rendu d'une réunion est délicat car une fois la réunion terminée, c'est vraiment fini ! Voici quelques-unes des erreurs courantes que les gens commettent lorsqu'ils prennent des minutes :

• Ne pas écrire quelque chose parce que vous pensez que ce n'est pas important
• Attendre trop longtemps après la réunion pour envoyer le résumé de la réunion
• Langage peu clair ou ambigu
• Oublier d'enregistrer les participants à la réunion, les heures de début et les éléments d'action
• Stockage et distribution inappropriés des documents
• Ne pas demander le consentement avant d'enregistrer les réunions

Il n'y a pas de retour en arrière et de faire les bonnes modifications ou de demander à quelqu'un de répéter ce qu'il a dit. C'est pourquoi vous devez être vigilant lors de la rédaction de votre compte rendu de réunion.

Avez-vous écrit tout cela?

Garder une trace de vos minutes de réunion ne devrait pas être une réflexion après coup. Cela peut sembler être une partie insignifiante de votre travail, mais vous vous épargnerez beaucoup d'ennuis si vous le faites correctement du premier coup.

C'est pourquoi nous avons créé ce modèle de compte-rendu de réunion pratique pour votre usage. Utilisez ce modèle de réunion pour créer une structure uniforme pour toutes vos futures réunions !