¿Hay algo peor que salir de una reunión productiva y encontrar que nadie tomó notas sobre lo que se discutió?

No importa qué tan buena sea su memoria: si está dirigiendo una reunión y no puede tomar esas notas cruciales, le ha hecho un flaco favor a su equipo. La falta de actas de reuniones significa que su equipo acaba de perder nuevas ideas de lluvia de ideas, información valiosa y elementos de acción. También podrías haberte saltado la reunión por completo.

Es hora de dejar de conformarse con reuniones ineficaces que le cuestan dinero a su empresa. Si se utilizan correctamente, las actas de las reuniones pueden ayudar a aumentar su productividad, agilizar los procesos de trabajo y crear resultados medibles para su equipo.

¿Por qué son importantes las actas de las reuniones?

Las actas de su reunión son el registro oficial escrito de lo que se discutió durante una reunión de equipo. Actúan como la fuente de la verdad una vez iniciada la reunión. Las actas de las reuniones son necesarias para dar sentido a la reunión y compartir lo que se discutió con las personas que no pudieron asistir. También son cruciales para que todos sean responsables de los próximos pasos y para que todos estén en sintonía.

Sin las actas de las reuniones, está atrapado en el juego de teléfono más aburrido del mundo. En lugar de tratar de transmitir si se suponía que la persona x o la persona y se comunicaría con el director ejecutivo, puede simplemente consultar sus notas y seguir adelante. Las actas de las reuniones están diseñadas para facilitarle la vida en el trabajo.

Cómo tomar actas de reuniones claras y efectivas

La clave para tomar actas de reuniones perfectas es estar preparado. Simplemente entrar a una reunión con un cuaderno en la mano no es suficiente. Hay mucha preparación que debe hacerse antes, durante y después de la reunión para asegurarse de haber capturado la imagen completa.

Qué incluir en las actas de una reunión

Además de registrar lo que se dijo en la reunión, ¿qué más debería escribir? No es suficiente decir quién estaba allí y registrar lo que se dijo. Debido a que las actas de las reuniones son un registro formal de todo lo que sucedió en la reunión, deberá incluir más de lo que piensa.

Hay varias cosas que las actas de las reuniones deben tener en cuenta, como:

• a que hora empezo la reunion
• Quién asistió a la reunión
• Cualquier moción o voto oficial que haya ocurrido
• Cualquier cosa aplazada para la próxima reunión.
• Cualquier elemento de acción mencionado y quién es su propietario
• a que hora termino la reunion

No cometas el error de no escribir algo porque lo consideras sin importancia. Su sesgo sobre lo que es importante no debería afectar las actas de la reunión. Recuerde, las actas de las reuniones son una representación de lo que se discutió, independientemente de si está de acuerdo con lo que se dijo. Evite los adjetivos y adverbios y simplemente apéguese a los hechos de lo que se dijo y por quién.

Como regla general, siempre es mejor tener demasiadas notas y luego editarlas después de la reunión. También es mucho más fácil editar las actas de las reuniones que tratar de recordar lo que sucedió una vez finalizada la reunión.

Qué hacer antes de la reunión

Hay mucho trabajo por hacer antes de que comience la reunión. En este paso se completa todo, desde recopilar la agenda de una reunión hasta preparar la lista de invitados a la reunión. Estas son las cosas que debe recopilar antes de que usted y su equipo se reúnan. Manejar las expectativas y permitir que sus compañeros de equipo se preparen de antemano ayudará a que su reunión se desarrolle sin problemas.

Enviar una agenda de reunión

La agenda de su reunión es la pieza más importante del material previo a la reunión. La agenda de su reunión describe lo que se cubrirá durante la reunión, cualquier información adicional que su equipo necesite, así como quién asistirá a la reunión. Un estudio de ReadyTalk mostró que el 63% de las reuniones se llevaron a cabo sin una agenda de reuniones

Ese es un número bastante alto, especialmente porque ese mismo estudio mostró que el 47% de los encuestados dijeron que consideraban las reuniones como la pérdida de tiempo número uno en la oficina. El problema no está en las reuniones, sino en cómo las diriges.

La agenda de su reunión es importante porque pone a todos en la misma página. Nadie entrará a su reunión sin estar preparado o sin saber qué esperar. Esto ahorra tiempo y detiene el ciclo de reuniones inútiles y desperdiciadas.

¿Qué se debe incluir en la agenda de una reunión?

• Nombres de los asistentes a la reunión
• Documentos de respaldo
• Actas de reuniones anteriores
• Temas de discusión

Siempre le conviene crear una plantilla de agenda de reuniones que se pueda usar de forma recurrente para cualquier reunión que establezca. Esto crea un patrón con el que su equipo puede familiarizarse. Llegarán a saber qué esperar de cada reunión. Una plantilla de agenda de reunión también le ahorrará tiempo en la creación de un nuevo documento para cada reunión.

Reúne tus herramientas

La forma en que toma notas es tan importante como lo que escribe. Hay un par de maneras en que puedes hacer esto. Dependiendo de su velocidad y nivel de conocimientos tecnológicos, una opción digital puede ser mejor que lápiz y papel. Independientemente de lo que elija, lo mejor es explorar sus opciones primero.

1. Software para tomar notas

El software para tomar notas combina lo mejor de los métodos tradicionales y digitales. Le permite usar su computadora portátil para tomar notas rápidamente mientras guarda automáticamente todo lo que está escrito. Si su computadora falla o se apaga repentinamente a mitad de la reunión, todo lo que ha documentado hasta ese momento se guarda a través del software. Esta también es una solución perfecta si planea tener más de una persona tomando notas.

El inconveniente del software para tomar notas es que necesita una conexión a Internet confiable para obtener todos los beneficios. Muchas de estas soluciones están respaldadas en un sistema de almacenamiento basado en la nube, lo que significa que depende en gran medida de su conexión a Internet.

2. Software de grabación

La forma más fácil de asegurarse de no perderse nada de su reunión es simplemente grabarla. Esto le da una transcripción exacta de lo que se dijo palabra por palabra. No hay nada más sencillo que tener una grabación de audio de sus reuniones.

Hay algunos inconvenientes en el uso de software de grabación. La más obvia es que hay varios estados que requieren el consentimiento de ambas partes antes de poder grabar llamadas telefónicas o conversaciones. Si su empresa o cualquier empleado remoto se encuentra en uno de los once estados que requieren el consentimiento de dos partes, necesitará permiso legal para grabar a todos los involucrados en una reunión antes de hacerlo.

El segundo problema es que aún será necesario transcribir todas las reuniones grabadas. A menos que esté utilizando un software de transcripción que transcriba audio por usted, esta puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Incluso si puede transcribirlo automáticamente, las posibilidades de que obtenga una traducción precisa palabra por palabra son escasas. La tecnología es sofisticada, no infalible.

3. Pluma y papel

Es muy poco lo que puede salir mal cuando se usa lápiz y papel. No tiene que depender de la tecnología, Internet o la nube para asegurarse de que se toman notas. A menos que se encuentre con un bolígrafo sin tinta y sin respaldo, esta es probablemente la opción más confiable.

Muchas personas optan por usar la escritura abreviada cuando toman las actas de sus reuniones. Este método es popular entre los taquígrafos judiciales, pero también se puede utilizar en reuniones de negocios. La clave para tomar las mejores notas, ya sea que use taquigrafía o no, es tener un sistema que conozca como la palma de su mano.

Sin embargo, existen algunos inconvenientes al usar lápiz y papel. El primero es la velocidad a la que puede tomar notas; inevitablemente, es mucho más lento que usar una computadora portátil para escribir cosas. El otro gran inconveniente es que si pierde el cuaderno en el que tomó las actas de la reunión, está en un arroyo sin un remo. Tener una copia física de las notas de las reuniones es un arma de doble filo.

La reunión en sí es donde se realiza la mayor parte del trabajo. El flujo de sus reuniones dependerá de su organización y de las preferencias de su equipo. Date la gracia de tener algunas reuniones en tu haber y entrar en ritmo. No tenga miedo de hacer sugerencias sobre cómo manejar las cosas de manera más efectiva.

Verificar que todos estén presentes

Ya sea que salga del calendario, invite a RSVP o participe en la reunión, deberá tomar nota de quién está allí. Una manera fácil de hacer esto es pasar una hoja de asistencia al comienzo de la reunión.

Familiarízate con todos

Necesita saber el nombre de todos si va a tomar actas de reuniones. Esto puede parecer sencillo si se encuentra en una reunión de un equipo pequeño, pero las reuniones de directorio más grandes o las reuniones con invitados externos pueden presentar un problema. No se sienta cohibido si necesita pedirles a todos que se presenten antes de que comience la reunión.

¿Otro consejo? Cree tarjetas de presentación para todos los asistentes. Esto le permite ver quién está hablando sin interrumpir el flujo de la conversación.

Crea un proceso para tomar notas

El proceso de tomar actas de reuniones puede ser más complicado de lo que parece. No cometa el error de tratar de escribir todo palabra por palabra. No puedes escribir más rápido de lo que la gente habla y probablemente te perderás algo importante si lo intentas. Escriba sus notas con ideas principales amplias y fáciles de entender.

Estas pocas oraciones comunican exactamente lo que sucedió sin atascarse en la conversación exacta palabra por palabra. Cualquiera que mire estas notas entiende lo que se discutió y cuáles son los elementos de acción.

¿Tiene dificultades para encontrar las palabras correctas para usar en las actas de su reunión? Aquí hay algunas frases a las que puede recurrir:

Siéntase libre de modificar este lenguaje para reflejar mejor el estilo de comunicación interna de su organización. El beneficio es que tener un conjunto de frases repetidas puede ayudar a comunicar las expectativas a todos los que lean las actas de la reunión.

Una vez que finaliza la reunión, es hora de ordenar sus notas y distribuirlas a su equipo. El mejor momento para hacer esto es inmediatamente después de la reunión, mientras todo está fresco en su mente. Esto disminuye la posibilidad de errores y le permite comunicarse con los participantes de la reunión si tiene preguntas.

Resumir las actas de la reunión.

Poner en orden las actas de la reunión que tomó es un paso importante. Es probable que haya tomado notas en forma abreviada o abreviada para ahorrar tiempo, lo que significa que deberá explicar claramente las cosas a los demás asistentes a la reunión. También es posible que desee obtener comentarios de los asistentes con una encuesta rápida de la reunión para obtener comentarios generales, solo para evaluar lo que otros obtuvieron de la reunión que usted podría haberse perdido.

Las cosas que debe incluir en la versión final de las notas de la reunión son:

• Nombre de todos los asistentes a la reunión
• Fecha y hora de la reunión
• Propósito de la reunión
• lo que se discutió
• Acuerdo sobre los próximos pasos
• Nota de quién dirigió la reunión
• Nota de quién tomó el acta de la reunión

Una buena regla general para poner en orden las notas es preguntarse: si alguien que no estuvo en la reunión leyera estas notas, ¿entendería lo que está pasando?

Almacene y comparta las actas de las reuniones

La mejor manera de almacenar las actas de sus reuniones es con la nube. El software de colaboración en la nube como DropBox o Google Drive le permite cargar archivos directamente a la plataforma para facilitar el acceso. No tendrá que preocuparse de que las copias físicas de las actas de sus reuniones se pierdan o se destruyan. Incluso en el caso de una falla informática en toda la empresa, sus documentos se almacenan de forma segura en la nube.

Una vez que haya cargado las actas de la reunión, puede invitar a sus compañeros de equipo a ver y acceder a los archivos a través de la solución de software en la nube. Esto significa que nadie le enviará un correo electrónico pidiéndole una copia de las actas de la reunión. Todo está convenientemente ubicado en un solo lugar. El uso de software basado en la nube es la forma más segura y sencilla de almacenar y compartir las actas de sus reuniones.

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Cómo tomar actas para una reunión de la junta

Las actas de las reuniones adquieren un significado completamente nuevo cuando se trata de reuniones de la junta. Las reuniones de la junta a menudo incluyen asistentes de fuera de su organización, y estas personas a menudo votan sobre asuntos legales y comerciales importantes. El aspecto legal de una reunión de la junta significa que las actas de su reunión se transforman de un simple registro de lo que se discutió a un registro oficial y legal de la reunión.

Los consejos de administración de la empresa tienen responsabilidades legales, y se supone que las actas de sus reuniones son una representación precisa de lo que se discutió. Por esta razón, deberá mantener el lenguaje en las actas de las reuniones de la junta de manera simple y directa. Si está grabando las actas de una reunión de la junta, debe consultar las leyes de su estado para conocer los requisitos antes de continuar.

Aprobar las actas de las reuniones de la junta

Un desafío adicional de las actas de las reuniones de la junta es que deben aprobarse antes de que puedan contarse como el registro oficial de una reunión. En la mayoría de los casos, las actas de las reuniones deberán enviarse directamente al presidente de la junta y firmarse antes de que puedan distribuirse al resto de la junta.

Dependiendo de la estructura de su directorio, es posible que el acta de la reunión anterior también deba someterse a votación para su aprobación por parte de todo el directorio al comienzo de la próxima reunión. Habla con los miembros de tu junta sobre qué método prefieren.

¿Porque es esto importante?

Si su empresa es seleccionada para una auditoría del IRS, es muy probable que las actas de la reunión de la junta sean parte de la documentación que deberá entregar. Si su empresa no puede proporcionar notas de reunión detalladas y claras al IRS, podría llevarlo a problemas.

Otra razón por la que se pueden requerir las actas de la reunión de la junta es si su empresa es parte de un litigio que involucra a su junta directiva. Las actas de las reuniones de su junta se pueden citar y utilizar durante los procedimientos judiciales. Una vez más, no poder proporcionar estos minutos podría costarle el caso a su empresa.

Consejos para tomar notas de reuniones efectivas

Cubrimos la mayoría de estos consejos en secciones anteriores, pero repasemos algunos consejos rápidos y fáciles que puede usar para tomar las mejores notas posibles de la reunión.

• Use etiquetas de nombre o presentaciones para aprender nombres
• Pedir aclaraciones cuando sea necesario
• Omita oraciones completas, escriba pensamientos completos
• Grabar la reunión y transcribir más tarde con permiso
• Lleve herramientas de respaldo para tomar notas, por si acaso
• Comunique las expectativas con su equipo
• Enviar notas de la reunión el mismo día de la reunión

Recuerde que si bien estas son pautas que debe seguir, es mejor trabajar con su equipo sobre cómo prefieren que se lleven a cabo las reuniones.

Errores comunes que se deben evitar al tomar minutos

Cometer un error al tomar las actas de una reunión es complicado porque una vez que la reunión termina, ¡realmente se termina! Estos son algunos de los errores comunes que cometen las personas al tomar actas:

• No escribir algo porque crees que no es importante
• Esperar demasiado después de la reunión para enviar el resumen de la reunión
• Lenguaje poco claro o ambiguo
• Olvidarse de registrar los asistentes a la reunión, las horas de inicio y los elementos de acción
• Almacenamiento y distribución inadecuados de documentos
• No pedir consentimiento antes de grabar reuniones

No hay vuelta atrás y hacer las ediciones correctas o pedirle a alguien que repita lo que dijo. Es por eso que debe estar atento al tomar las actas de sus reuniones.

¿Escribiste todo eso?

Hacer un seguimiento de las actas de las reuniones no debería ser una idea de último momento. Puede parecer una parte insignificante de su trabajo, pero se ahorrará muchos problemas si lo hace bien la primera vez.

Es por eso que hemos creado esta práctica plantilla de actas de reuniones para su uso. ¡Use esta plantilla de reunión para crear una estructura uniforme para todas sus futuras reuniones!