Verimli bir toplantıdan, tartışılanlar hakkında kimsenin not almadığını görmekten daha kötü bir şey var mı?

Hafızanızın ne kadar iyi olduğu önemli değil: bir toplantıyı yönetiyorsanız ve bu önemli notları almayı kaçırıyorsanız, ekibinize bir kötülük yapmış olursunuz. Toplantı tutanaklarının olmaması, ekibinizin yeni beyin fırtınası fikirlerini, değerli içgörüleri ve eylem öğelerini henüz kaybettiği anlamına gelir. Toplantıyı tamamen atlamış da olabilirsiniz.

Şirketinizin parasına mal olan etkisiz toplantılarla yetinmeyi bırakmanın zamanı geldi. Toplantı tutanakları doğru kullanılırsa üretkenliğinizi artırmanıza, iş süreçlerinizi kolaylaştırmanıza ve ekibiniz için ölçülebilir sonuçlar yaratmanıza yardımcı olabilir.

Toplantı tutanakları neden önemlidir?

Toplantı tutanaklarınız, bir ekip toplantısında tartışılanların resmi yazılı kaydıdır. Toplantı başladıktan sonra gerçeğin kaynağı olarak hareket ederler. Toplantıyı anlamlandırmak ve konuşulanları gelemeyenlerle paylaşmak için toplantı tutanakları gereklidir. Ayrıca, herkesin sonraki adımlardan sorumlu tutulması ve herkesin aynı fikirde olması için çok önemlidir.

Toplantı tutanakları olmadan dünyanın en kötü telefon oyununu oynamak zorunda kalırsınız. CEO'ya x kişinin mi yoksa y kişinin mi ulaşacağını aktarmaya çalışmak yerine, notlarınıza başvurabilir ve devam edebilirsiniz. Toplantı tutanakları, işte hayatınızı kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.

Net ve etkili toplantı tutanakları nasıl alınır

Mükemmel toplantı tutanakları tutmanın anahtarı hazırlanmaktır. Elinde bir not defteriyle bir toplantıya girmek onu kesmeyecek. Resmin tamamını çekebildiğinizden emin olmak için toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılması gereken pek çok hazırlık vardır.

Toplantı tutanaklarınıza neleri dahil etmelisiniz?

Toplantıda söylenenleri kaydetmekten başka ne yazmalısınız? Kimin orada olduğunu söylemek ve söylenenleri kaydetmek yeterli değildir. Toplantı tutanakları toplantıda olan her şeyin resmi bir kaydı olduğundan, düşündüğünüzden daha fazlasını eklemeniz gerekir.

Toplantı tutanaklarınızın dikkat etmesi gereken birkaç nokta vardır, örneğin:

• toplantı ne zaman başladı
• toplantıya kimler katıldı
• Gerçekleşen herhangi bir resmi hareket veya oy
• Bir sonraki toplantıya ertelenen herhangi bir şey
• Bahsedilen tüm eylem öğeleri ve bunların sahibi
• toplantı ne zaman bitti

Bir şeyi önemsiz bulduğun için yazmama hatasına düşme. Neyin önemli olduğu konusundaki önyargınız toplantı tutanaklarını etkilememelidir. Unutmayın, toplantı tutanakları, söylenenlere katılıp katılmadığınıza bakılmaksızın, tartışılanların bir temsilidir. Sıfatlardan ve zarflardan kaçının ve sadece ne söylendiğine ve kim tarafından söylendiğine bağlı kalın.

Genel bir kural olarak, çok fazla not almak ve toplantıdan sonra bazı şeyleri düzenlemek her zaman en iyisidir. Ayrıca toplantı tutanaklarını düzenlemek, toplantı bittiğinde ne olduğunu hatırlamaya çalışmaktan çok daha kolaydır.

Toplantıdan önce yapılması gerekenler

Toplantı başlamadan önce yapılması gereken çok iş var. Toplantı gündeminin oluşturulmasından toplantı davet listesinin hazırlanmasına kadar her şey bu adımda tamamlanır. Bunlar, siz ve ekibiniz buluşmadan önce toplamanız gereken şeylerdir. Beklentileri yönetmek ve ekip arkadaşlarınızın önceden hazırlanmalarına izin vermek, toplantınızın daha sorunsuz yürümesine yardımcı olacaktır.

Bir toplantı gündemi gönderin

Toplantı gündeminiz, toplantı öncesi materyalin en önemli parçasıdır. Toplantı gündeminiz, toplantı sırasında nelerin kapsanacağını, ekibinizin ihtiyaç duyduğu ek bilgileri ve toplantıya kimlerin katılacağını belirtir. ReadyTalk tarafından yapılan bir araştırma, toplantıların %63'ünün toplantı gündemi olmadan yapıldığını gösterdi

Bu oldukça yüksek bir rakam, özellikle de aynı çalışma, katılımcıların %47'sinin toplantıları ofiste bir numaralı zaman kaybı olarak gördüklerini söylediğini gösterdiğinden beri. Sorun toplantılarda değil, onları nasıl yürüttüğünüzde.

Toplantı gündeminiz önemlidir çünkü herkesi aynı sayfada toplar. Hiç kimse toplantınıza hazırlıksız veya ne bekleyeceğini bilmeden girmeyecek. Bu zaman kazandırır ve anlamsız, boşa harcanan toplantılar döngüsünü durdurur.

Toplantı gündeminde neler yer almalıdır?

• Toplantıya katılanların isimleri
• Destekleyici dokümanlar
• Önceki toplantı tutanakları
• tartışma konuları

Belirlediğiniz herhangi bir toplantı için sürekli olarak kullanılabilecek bir toplantı gündemi şablonu oluşturmak her zaman sizin yararınızadır. Bu, ekibinizin aşina olabileceği bir model oluşturur. Her toplantıdan ne bekleyeceklerini öğrenecekler. Bir toplantı gündemi şablonu, her toplantı için yeni bir belge oluştururken size zaman kazandıracaktır.

Aletlerinizi toplayın

Nasıl not aldığınız, ne yazdığınız kadar önemlidir. Bunu yapmanın birkaç yolu var. Hızınıza ve teknoloji bilginizin düzeyine bağlı olarak, dijital bir seçenek kalem ve kağıttan daha iyi olabilir. Hangisini seçerseniz seçin, önce seçeneklerinizi keşfetmek en iyisidir.

1. Not alma yazılımı

Not alma yazılımı, hem dijital hem de geleneksel yöntemlerin en iyilerini birleştirir. Her şeyi yazıldığı gibi otomatik olarak kaydederken, hızlı bir şekilde not almak için dizüstü bilgisayarınızı kullanmanıza olanak tanır. Bilgisayarınız toplantının ortasında çökerse veya aniden kapanırsa, o ana kadar belgelediğiniz her şey yazılım aracılığıyla kaydedilir. Bu aynı zamanda birden fazla kişinin not almasını planlıyorsanız mükemmel bir çözümdür.

Not alma yazılımının dezavantajı, tüm avantajlardan yararlanmak için güvenilir bir internet bağlantısına ihtiyacınız olmasıdır. Bu çözümlerin çoğu, bulut tabanlı bir tasarruf sistemine yedeklenir; bu, büyük ölçüde internet bağlantınıza güvendiğiniz anlamına gelir.

2. Kayıt yazılımı

Toplantınızdan hiçbir şeyi kaçırmamanızı sağlamanın en kolay yolu, basitçe kaydetmektir. Bu size kelimesi kelimesine söylenenlerin tam bir dökümünü verir. Toplantılarınızın ses kaydına sahip olmaktan daha kolay olamaz.

Kayıt yazılımı kullanmanın birkaç dezavantajı vardır. En belirgin olanı, telefon görüşmelerini veya konuşmaları kaydetmeden önce iki tarafın rızasını gerektiren birkaç durumun olmasıdır. İşletmeniz veya uzaktan çalışan herhangi bir çalışan, iki tarafın rızasını gerektiren on bir eyaletten birinde bulunuyorsa, bunu yapmadan önce bir toplantıya katılan herkesi kaydetmek için yasal izne ihtiyacınız olacaktır.

İkinci sorun, kaydedilen her toplantının yine de yazıya dökülmesi gerekeceğidir. Sesi sizin için kopyalayan bir transkripsiyon yazılımı kullanmıyorsanız, bu zaman alıcı bir görev olabilir. Otomatik olarak yazıya dökebilseniz bile, kelimesi kelimesine doğru bir çeviri elde etme şansınız azdır. Teknoloji sofistikedir, yanılmaz değildir.

3. Kalem ve kağıt

Kalem ve kağıt kullanırken yanlış gidebilecek çok az şey vardır. Notların alındığından emin olmak için teknolojiye, internete veya buluta güvenmek zorunda değilsiniz. Kendinizi mürekkepsiz bir kalemle ve yedeği olmadan bulmadığınız sürece, bu muhtemelen en güvenilir seçenektir.

Birçok kişi toplantı tutanaklarını alırken stenografi yazmayı tercih eder. Bu yöntem mahkeme muhabirleri arasında popülerdir ancak iş toplantılarında da kullanılabilir. Steno kullansanız da kullanmasanız da en iyi notları almanın anahtarı, avucunuzun içi gibi bildiğiniz bir sisteme sahip olmaktır.

Bununla birlikte, kalem ve kağıt kullanmanın birkaç dezavantajı vardır. Birincisi, not alabileceğiniz hızdır – bir şeyleri yazmak için bir dizüstü bilgisayar kullanmaktan kaçınılmaz olarak çok daha yavaştır. Diğer büyük dezavantajı ise, toplantı tutanaklarınızı tuttuğunuz not defterini kaybederseniz, küreksiz bir dereye çıkarsınız. Toplantı notlarının fiziksel bir kopyasına sahip olmak iki ucu keskin bir kılıçtır.

Toplantının kendisi, işin büyük kısmının yapıldığı yerdir. Toplantılarınızın akışı, kuruluşunuza ve ekip tercihlerinize bağlı olacaktır. Kemerinizin altına birkaç toplantı yapmak ve bir ritme girmek için kendinize lütuf verin. İşleri daha etkili bir şekilde nasıl yürüteceğiniz konusunda önerilerde bulunmaktan korkmayın.

Herkesin katılımda olduğunu doğrulayın

İster takvim davetinden LCV yanıtlarını alıyor olun, ister toplantıda yer alıyor olun, orada kimlerin olduğunu not etmeniz gerekir. Bunu yapmanın kolay bir yolu, toplantının başında bir yoklama belgesini dağıtmaktır.

Kendinizi herkesle tanıştırın

Toplantı tutanakları alacaksanız herkesin adını bilmeniz gerekir. Küçük bir ekip toplantısındaysanız bu basit görünebilir, ancak daha büyük yönetim kurulu toplantıları veya dışarıdan konuklarla yapılan toplantılar sorun yaratabilir. Toplantı başlamadan önce herkesten kendilerini tanıtmalarını istemeniz gerekiyorsa, kendinizi bilinçli hissetmeyin.

Başka bir ipucu? Katılan herkes için isim kartları oluşturun. Bu, konuşma akışını kesmeden kimin konuştuğunu görmenizi sağlar.

Not alma süreci oluşturun

Toplantı tutanakları alma süreci göründüğünden daha zor olabilir. Her şeyi kelimesi kelimesine yazmaya çalışma hatasına düşmeyin. İnsanların konuştuğundan daha hızlı yazamazsınız ve denerseniz muhtemelen önemli bir şeyi kaçırırsınız. Notlarınızı geniş, anlaşılması kolay ana fikirlerle yazın.

Bu birkaç cümle, tam olarak kelimesi kelimesine konuşmada boğulmadan tam olarak ne olduğunu anlatır. Bu notlara bakan herkes neyin tartışıldığını ve eylem öğelerinin ne olduğunu anlar.

Toplantı tutanaklarınızda kullanmak için doğru kelimeleri bulmakta zorlanıyor musunuz? İşte geri dönebileceğiniz birkaç temel ifade:

Kuruluşunuzun iç iletişim tarzını daha iyi yansıtmak için bu dili değiştirmekten çekinmeyin. Avantajı, bir dizi tekrarlanan ifadeye sahip olmak, beklentilerinizi toplantı tutanaklarınızı okuyan herkese iletmeye yardımcı olabilir.

Toplantı bittiğinde, notlarınızı toplamanın ve ekibinize dağıtmanın zamanı geldi. Bunu yapmak için en iyi zaman, her şey zihninizde tazeyken toplantıdan hemen sonradır. Bu, hata olasılığını azaltır ve sorularınız varsa toplantı katılımcılarına ulaşmanızı sağlar.

Toplantı tutanaklarını özetleyin

Aldığınız toplantı tutanaklarını düzenlemek önemli bir adımdır. Zaman kazanmak için büyük olasılıkla stenografi veya kısaltılmış adlarla not aldınız, bu da diğer toplantı katılımcıları için bazı şeyleri net bir şekilde hecelemeniz gerekeceği anlamına gelir. Ayrıca, başkalarının sizin kaçırmış olabileceğinizi ölçmek için, genel geri bildirim için hızlı bir toplantı anketi ile katılımcılardan geri bildirim almak isteyebilirsiniz.

Toplantı notlarının son haline eklemeniz gerekenler şunlardır:

• Tüm toplantı katılımcılarının adı
• Toplantının tarihi ve saati
• Toplantının amacı
• ne konuşuldu
• Sonraki adımlar üzerinde anlaşmaya varıldı
• Toplantıyı kimin yönettiğine dair not
• Toplantı tutanaklarını kimin tuttuğunun notu

Notları toplamak için iyi bir kural, kendinize şunu sormaktır: toplantıda olmayan biri bu notları okursa, neler olduğunu anlar mı?

Toplantı dakikalarını saklayın ve paylaşın

Toplantı dakikalarınızı saklamanın en iyi yolu buluttur. DropBox veya Google Drive gibi bulut işbirliği yazılımı, erişim kolaylığı için dosyaları doğrudan platforma yüklemenize olanak tanır. Toplantı tutanaklarınızın fiziksel kopyalarının kaybolması veya yok edilmesi konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Şirket genelinde bir bilgisayar arızası durumunda bile belgeleriniz bulutta güvenle saklanır.

Toplantı tutanaklarınızı yükledikten sonra, ekip arkadaşlarınızı bulut yazılım çözümü aracılığıyla dosyaları görüntülemeye ve erişmeye davet edebilirsiniz. Bu, hiç kimsenin size e-posta gönderip toplantı tutanaklarının bir kopyasını istemeyeceği anlamına gelir. Her şey uygun bir şekilde tek bir yerde bulunur. Bulut tabanlı yazılım kullanmak, toplantı tutanaklarınızı saklamanın ve paylaşmanın en güvenli ve en kolay yoludur.

Piyasadaki en iyi bulut içeriği işbirliği yazılımını keşfedin ve sizin gibi gerçek kullanıcıların incelemelerini okuyun.

Bir yönetim kurulu toplantısı için dakikalar nasıl alınır

Toplantı tutanakları, yönetim kurulu toplantılarıyla uğraşırken yepyeni bir anlam kazanır. Kurul toplantılarına genellikle kuruluşunuzun dışından katılanlar dahildir ve bu kişiler genellikle önemli yasal ve ticari konularda oy kullanır. Bir yönetim kurulu toplantısının yasal yönü, toplantı tutanaklarınızın sadece konuşulanların bir kaydından, toplantının resmi ve yasal bir kaydına dönüşmesi anlamına gelir.

Şirket kurullarının yasal sorumlulukları vardır ve toplantı tutanaklarınızın tartışılanları doğru bir şekilde yansıttığı varsayılır. Bu nedenle, yönetim kurulu toplantı tutanaklarınızdaki dili basit ve doğrudan tutmanız gerekir. Bir yönetim kurulu toplantısı için toplantı tutanaklarını kaydediyorsanız, devam etmeden önce gereksinimler için eyalet yasalarınızı kontrol etmelisiniz.

Yönetim kurulu toplantı tutanaklarının onaylanması

Yönetim kurulu toplantı tutanaklarına ek bir zorluk, toplantının resmi kaydı olarak sayılmadan önce onaylanmaları gerektiğidir. Çoğu durumda, toplantı tutanaklarının doğrudan yönetim kurulu başkanına gönderilmesi ve yönetim kurulunun geri kalanına dağıtılmadan önce imzalanması gerekir.

Yönetim kurulu yapınıza bağlı olarak, önceki toplantınızın toplantı tutanaklarının bir sonraki toplantının başında tüm yönetim kurulu tarafından onaylanması için oylanması gerekebilir. Hangi yöntemi tercih ettikleri konusunda yönetim kurulu üyelerinizle konuşun.

Bu neden önemli?

Şirketiniz bir IRS denetimi için seçilirse, yönetim kurulu toplantı tutanaklarınızın teslim etmeniz gereken belgelerin bir parçası olma ihtimali yüksektir. Şirketiniz IRS'ye ayrıntılı ve net toplantı notları sağlayamıyorsa, sizi biraz sıcak suya sokabilir.

Yönetim kurulu toplantı tutanaklarınızın gerekli olmasının bir başka nedeni de, şirketinizin yönetim kurulunuzu ilgilendiren bir davanın parçası olup olmadığıdır. Kurulunuzdan alınan toplantı tutanakları mahkemeye çağrılabilir ve mahkeme işlemleri sırasında kullanılabilir. Yine, bu tutanakları sağlayamamak, şirketinize bu duruma mal olabilir.

Etkili toplantı notları almak için ipuçları

Bu ipuçlarının çoğunu önceki bölümlerde ele aldık, ancak mümkün olan en iyi toplantı notlarını almak için kullanabileceğiniz bazı hızlı ve kolay ipuçlarını gözden geçirelim.

• Adları öğrenmek için ad etiketlerini veya tanıtımları kullanın
• Gerektiğinde açıklama isteyin
• Tam cümleleri atlayın, eksiksiz düşünceler yazın
• Toplantıyı kaydedin ve daha sonra izin alarak yazıya aktarın
• Her ihtimale karşı yedek not alma araçlarını getirin
• Ekibinizle beklentilerinizi iletin
• Toplantı notlarını toplantının aynı gününde gönderin

Bunların uymanız gereken yönergeler olsa da, toplantıların nasıl yürütülmesini tercih ettikleri konusunda ekibinizle birlikte çalışmanın en iyisi olduğunu unutmayın.

Dakika alırken kaçınılması gereken yaygın hatalar

Toplantı tutanaklarını alırken hata yapmak zordur çünkü toplantı bir kez bittiğinde gerçekten de bitmiş demektir! İnsanların dakika alırken yaptığı yaygın hatalardan bazıları şunlardır:

• Bir şeyi önemsiz olduğunu düşündüğün için yazmamak
• Toplantı özetini göndermek için toplantıdan sonra çok uzun süre beklemek
• Belirsiz veya belirsiz dil
• Toplantı katılımcılarını, başlangıç ​​saatlerini ve eylem öğelerini kaydetmeyi unutmak
• Uygun olmayan belge depolama ve dağıtım
• Toplantıları kaydetmeden önce onay istememek

Geri dönüp doğru düzenlemeleri yapmak veya birinden söylediklerini tekrarlamasını istemek yok. Bu nedenle toplantı tutanaklarınızı alırken dikkatli olmalısınız.

Bunların hepsini sen mi yazdın?

Toplantı tutanaklarınızı takip etmek sonradan düşünülmemelidir. İşinizin önemsiz bir parçası gibi görünebilir, ancak ilk seferinde doğru yaparsanız, kendinizi büyük bir zahmetten kurtarırsınız.

Bu nedenle, kullanımınız için bu kullanışlı toplantı tutanağı şablonunu oluşturduk. Gelecekteki tüm toplantılarınız için tek tip bir yapı oluşturmak için bu toplantı şablonunu kullanın!