Gibt es etwas Schlimmeres, als ein produktives Meeting zu verlassen, nur um festzustellen, dass sich niemand Notizen zu dem gemacht hat, was besprochen wurde?

Es spielt keine Rolle, wie gut Ihr Gedächtnis ist: Wenn Sie ein Meeting leiten und es versäumen, wichtige Notizen zu machen, haben Sie Ihrem Team einen Bärendienst erwiesen. Ein Mangel an Besprechungsprotokollen bedeutet, dass Ihrem Team gerade neue Brainstorming-Ideen, wertvolle Erkenntnisse und Aktionspunkte entgangen sind. Sie hätten das Meeting auch ganz ausfallen lassen können.

Es ist an der Zeit, sich nicht mehr mit ineffektiven Meetings zufrieden zu geben, die Ihr Unternehmen Geld kosten. Bei richtiger Anwendung können Besprechungsprotokolle dazu beitragen, Ihre Produktivität zu steigern, Arbeitsprozesse zu rationalisieren und messbare Ergebnisse für Ihr Team zu erzielen.

Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?

Ihr Besprechungsprotokoll ist die offizielle schriftliche Aufzeichnung dessen, was während einer Teambesprechung besprochen wurde. Sie fungieren als Quelle der Wahrheit, nachdem das Meeting begonnen hat. Besprechungsprotokolle sind notwendig, um der Besprechung einen Sinn zu geben und das Besprochene mit Personen zu teilen, die nicht dabei sein konnten. Sie sind auch entscheidend, um alle für die nächsten Schritte verantwortlich zu machen und alle auf die gleiche Seite zu bringen.

Ohne Besprechungsprotokolle sitzen Sie fest und spielen das lahmste Telefonspiel der Welt. Anstatt zu versuchen, mitzuteilen, ob x-Person oder y-Person den CEO erreichen sollte, können Sie einfach auf Ihre Notizen zurückgreifen und fortfahren. Besprechungsprotokolle sollen Ihnen das Leben bei der Arbeit erleichtern.

Wie man klare und effektive Besprechungsprotokolle führt

Der Schlüssel zum perfekten Meeting-Protokoll liegt in der Vorbereitung. Einfach mit einem Notizbuch in der Hand in ein Meeting zu gehen, reicht nicht aus. Vor, während und nach dem Meeting müssen viele Vorbereitungen getroffen werden, um sicherzustellen, dass Sie das Gesamtbild erfasst haben.

Was Sie in Ihr Meeting-Protokoll aufnehmen sollten

Abgesehen davon, was in der Besprechung gesagt wurde, was sollten Sie noch aufschreiben? Es reicht nicht zu sagen, wer da war und aufzuzeichnen, was gesagt wurde. Da Besprechungsprotokolle eine formelle Aufzeichnung von allem sind, was in der Besprechung passiert ist, müssen Sie mehr einbeziehen, als Sie vielleicht denken.

Es gibt mehrere Dinge, die Ihr Meeting-Protokoll beachten sollte, wie zum Beispiel:

• Um wie viel Uhr das Meeting begann
• Wer hat an der Sitzung teilgenommen?
• Alle offiziellen Anträge oder Abstimmungen, die stattgefunden haben
• Alles auf das nächste Treffen verschoben
• Alle erwähnten Aktionselemente und wem sie gehören
• Um wie viel Uhr das Treffen endete

Machen Sie nicht den Fehler, etwas nicht aufzuschreiben, weil Sie es für unwichtig halten. Ihre Voreingenommenheit bezüglich dessen, was wichtig ist, sollte das Besprechungsprotokoll nicht beeinflussen. Denken Sie daran, dass Besprechungsprotokolle eine Darstellung dessen sind, was besprochen wurde, unabhängig davon, ob Sie dem Gesagten zustimmen. Vermeiden Sie Adjektive und Adverbien und halten Sie sich einfach an die Tatsachen, was gesagt wurde und von wem.

Als Faustregel gilt, dass es immer am besten ist, zu viele Notizen zu machen und die Dinge dann nach dem Meeting zu bearbeiten. Es ist auch viel einfacher, Besprechungsprotokolle zu bearbeiten, als zu versuchen, sich daran zu erinnern, was passiert ist, nachdem die Besprechung vorbei ist.

Was tun vor dem Treffen

Bevor das Meeting beginnt, gibt es viel zu tun. In diesem Schritt ist alles erledigt, von der Zusammenstellung einer Meeting-Agenda bis zur Vorbereitung der Meeting-Einladungsliste. Dies sind die Dinge, die Sie sammeln sollten, bevor Sie und Ihr Team sich treffen. Wenn Sie mit den Erwartungen umgehen und Ihren Teamkollegen erlauben, sich im Voraus vorzubereiten, wird Ihr Meeting reibungsloser ablaufen.

Versenden Sie eine Meeting-Agenda

Ihre Meeting-Agenda ist das wichtigste Material vor dem Meeting. Ihre Meeting-Agenda beschreibt, was während des Meetings behandelt wird, alle zusätzlichen Informationen, die Ihr Team benötigt, sowie die Teilnehmer des Meetings. Eine Studie von ReadyTalk zeigte, dass 63 % der Meetings ohne Meeting-Agenda durchgeführt wurden

Das ist eine ziemlich hohe Zahl, zumal dieselbe Studie ergab, dass 47 % der Befragten angaben, dass sie Meetings als Zeitverschwendung Nummer eins im Büro betrachten. Das Problem sind nicht die Meetings, sondern die Art und Weise, wie Sie sie leiten.

Ihre Meeting-Agenda ist wichtig, weil sie alle auf die gleiche Seite bringt. Niemand wird unvorbereitet in Ihr Meeting gehen oder nicht wissen, was Sie erwartet. Das spart Zeit und stoppt den Kreislauf sinnloser, verschwendeter Meetings.

Was sollte in einer Meeting-Agenda enthalten sein?

• Namen der Besprechungsteilnehmer
• Belege
• Protokolle früherer Sitzungen
• Diskussionsthemen

Es ist immer in Ihrem besten Interesse, eine Vorlage für die Besprechungsagenda zu erstellen, die für alle von Ihnen festgelegten Besprechungen wiederholt verwendet werden kann. Dadurch entsteht ein Muster, mit dem sich Ihr Team vertraut machen kann. Sie erfahren, was sie von jedem Treffen erwarten können. Eine Vorlage für die Meeting-Agenda spart Ihnen auch Zeit beim Erstellen eines neuen Dokuments für jedes Meeting.

Sammeln Sie Ihre Werkzeuge

Wie Sie sich Notizen machen, ist genauso wichtig wie das, was Sie aufschreiben. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie dies tun können. Abhängig von Ihrer Geschwindigkeit und Ihrem technischen Verständnis ist eine digitale Option möglicherweise besser als Stift und Papier. Was auch immer Sie wählen, es ist am besten, zuerst Ihre Optionen zu erkunden.

1. Notizensoftware

Notizsoftware kombiniert das Beste aus digitalen und traditionellen Methoden. Sie können Ihren Laptop verwenden, um schnell Notizen zu machen, während alles automatisch gespeichert wird, während es geschrieben wird. Wenn Ihr Computer während eines Meetings abstürzt oder plötzlich herunterfährt, wird alles, was Sie bis zu diesem Zeitpunkt dokumentiert haben, über die Software gespeichert. Dies ist auch eine perfekte Lösung, wenn Sie planen, dass mehr als eine Person Notizen macht.

Der Nachteil von Notizsoftware besteht darin, dass Sie eine zuverlässige Internetverbindung benötigen, um alle Vorteile nutzen zu können. Viele dieser Lösungen werden in einem Cloud-basierten Speichersystem gesichert, was bedeutet, dass Sie sich stark auf Ihre Internetverbindung verlassen müssen.

2. Aufnahmesoftware

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie nichts von Ihrem Meeting verpassen, besteht darin, es einfach aufzuzeichnen. So erhalten Sie eine genaue Abschrift dessen, was wörtlich gesagt wurde. Einfacher geht es nicht, als eine Audioaufzeichnung Ihrer Meetings zu haben.

Es gibt ein paar Nachteile bei der Verwendung von Aufnahmesoftware. Am offensichtlichsten ist, dass es mehrere Staaten gibt, die die Zustimmung zweier Parteien erfordern, bevor Sie Telefonanrufe oder Gespräche aufzeichnen können. Wenn sich Ihr Unternehmen oder Remote-Mitarbeiter in einem der elf Bundesstaaten befinden, in denen die Zustimmung beider Parteien erforderlich ist, benötigen Sie eine gesetzliche Erlaubnis, um alle an einer Besprechung Beteiligten aufzuzeichnen, bevor Sie dies tun.

Das zweite Problem ist, dass jedes aufgezeichnete Meeting weiterhin transkribiert werden muss. Sofern Sie keine Transkriptionssoftware verwenden, die Audio für Sie transkribiert, kann dies eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Selbst wenn Sie es automatisch transkribieren können, sind die Chancen, dass Sie eine genaue Wort-für-Wort-Übersetzung erhalten, gering. Technik ist ausgereift, nicht unfehlbar.

3. Stift und Papier

Beim Umgang mit Stift und Papier kann kaum etwas schief gehen. Sie müssen sich nicht auf Technologie, das Internet oder die Cloud verlassen, um sicherzustellen, dass Notizen gemacht werden. Sofern Sie sich nicht mit einem tintenlosen Stift und ohne Backup wiederfinden, ist dies wahrscheinlich die zuverlässigste Option.

Viele Menschen entscheiden sich für die Verwendung von Kurzschrift, wenn sie ihre Besprechungsprotokolle führen. Diese Methode ist bei Gerichtsschreibern beliebt, kann aber auch bei Geschäftstreffen eingesetzt werden. Der Schlüssel zu den besten Notizen, ob Sie Kurzschrift verwenden oder nicht, ist ein System, das Sie wie Ihre Westentasche kennen.

Es gibt jedoch einige Nachteile bei der Verwendung von Stift und Papier. Das erste ist die Geschwindigkeit, mit der Sie Notizen machen können – es ist zwangsläufig viel langsamer als die Verwendung eines Laptops zum Abtippen von Dingen. Der andere große Nachteil ist, wenn Sie das Notizbuch verlieren, in dem Sie Ihr Meeting-Protokoll geführt haben, sind Sie ohne Paddel einen Bach hinauf. Eine physische Kopie der Besprechungsnotizen zu haben, ist ein zweischneidiges Schwert.

Das Meeting selbst ist der Ort, an dem der Großteil der Arbeit tatsächlich erledigt wird. Der Ablauf Ihrer Besprechungen hängt von Ihrer Organisation und Ihren Teampräferenzen ab. Gönnen Sie sich die Gnade, ein paar Meetings hinter sich zu bringen und in einen Rhythmus zu kommen. Scheuen Sie sich nicht, Vorschläge zu machen, wie die Dinge effektiver geführt werden können.

Stellen Sie sicher, dass alle anwesend sind

Egal, ob Sie die Einladungen zu RSVPs im Kalender verlassen oder sich an der Besprechung beteiligen, Sie müssen sich notieren, wer da ist. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, zu Beginn des Meetings eine Anwesenheitsliste herumzureichen.

Machen Sie sich mit allen vertraut

Sie müssen die Namen aller Personen kennen, wenn Sie Besprechungsprotokolle führen möchten. Dies mag einfach erscheinen, wenn Sie in einer kleinen Teambesprechung sind, aber größere Vorstandssitzungen oder Besprechungen mit externen Gästen können ein Problem darstellen. Seien Sie nicht verlegen, wenn Sie alle bitten müssen, sich vor Beginn des Meetings vorzustellen.

Noch ein Tipp? Erstellen Sie Namenskarten für alle Teilnehmer. So können Sie sehen, wer spricht, ohne den Gesprächsfluss zu unterbrechen.

Erstellen Sie einen Notizprozess

Der Prozess des Protokollierens von Besprechungen kann kniffliger sein, als es scheint. Machen Sie nicht den Fehler, alles wörtlich aufzuschreiben. Sie können nicht schneller schreiben, als die Leute reden, und Sie werden wahrscheinlich etwas Wichtiges verpassen, wenn Sie es versuchen. Schreiben Sie Ihre Notizen in breiten, leicht verständlichen Hauptgedanken.

Diese wenigen Sätze kommunizieren genau, was passiert ist, ohne sich in der genauen Konversation Wort für Wort zu verzetteln. Jeder, der sich diese Notizen ansieht, versteht, was besprochen wurde und was die Aktionspunkte sind.

Haben Sie Schwierigkeiten, die richtigen Worte für Ihr Meeting-Protokoll zu finden? Hier sind ein paar Schlagworte, auf die Sie zurückgreifen können:

Sie können diese Sprache gerne anpassen, um den internen Kommunikationsstil Ihrer Organisation besser widerzuspiegeln. Der Vorteil besteht darin, dass eine Reihe wiederholter Sätze dazu beitragen kann, Erwartungen an alle zu kommunizieren, die Ihr Besprechungsprotokoll lesen.

Nach dem Meeting ist es an der Zeit, Ihre Notizen aufzuräumen und an Ihr Team zu verteilen. Am besten direkt nach dem Meeting, wenn Sie noch alles frisch im Kopf haben. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und ermöglicht es Ihnen, sich bei Fragen an die Besprechungsteilnehmer zu wenden.

Fassen Sie das Sitzungsprotokoll zusammen

Das Aufräumen des Besprechungsprotokolls, das Sie erstellt haben, ist ein wichtiger Schritt. Wahrscheinlich haben Sie sich Notizen in Kurzschrift oder abgekürzten Namen gemacht, um Zeit zu sparen, was bedeutet, dass Sie die Dinge für andere Besprechungsteilnehmer klar buchstabieren müssen. Vielleicht möchten Sie auch Feedback von den Teilnehmern mit einer schnellen Besprechungsumfrage für allgemeines Feedback erhalten, nur um zu beurteilen, was andere von der Besprechung mitbekommen haben, die Sie möglicherweise verpasst haben.

Dinge, die Sie in die endgültige Version der Besprechungsnotizen aufnehmen sollten, sind:

• Name aller Besprechungsteilnehmer
• Datum und Uhrzeit des Treffens
• Zweck des Treffens
• Was wurde besprochen
• Vereinbarte die nächsten Schritte
• Notiz, wer das Meeting geleitet hat
• Notiz, wer das Sitzungsprotokoll geführt hat

Eine gute Faustregel für das Aufräumen von Notizen ist, sich zu fragen: Wenn jemand, der nicht bei dem Meeting war, diese Notizen lesen würde, würde er verstehen, was passiert?

Speichern und teilen Sie die Besprechungsprotokolle

Am besten speichern Sie Ihre Besprechungsprotokolle in der Cloud. Mit Cloud-Collaboration-Software wie DropBox oder Google Drive können Sie Dateien direkt auf die Plattform hochladen, um den Zugriff zu erleichtern. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass physische Kopien Ihrer Besprechungsprotokolle verloren gehen oder zerstört werden. Auch bei einem unternehmensweiten Rechnerausfall sind Ihre Dokumente sicher in der Cloud gespeichert.

Nachdem Sie Ihre Besprechungsprotokolle hochgeladen haben, können Sie Teamkollegen einladen, die Dateien über die Cloud-Softwarelösung anzuzeigen und darauf zuzugreifen. Das bedeutet, dass Sie niemand per E-Mail um eine Kopie des Sitzungsprotokolls bitten wird. Alles ist bequem an einem Ort untergebracht. Die Verwendung von Cloud-basierter Software ist der sicherste und einfachste Weg, Ihre Besprechungsprotokolle zu speichern und zu teilen.

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Wie protokolliere ich eine Vorstandssitzung?

Sitzungsprotokolle bekommen eine ganz neue Bedeutung, wenn es um Vorstandssitzungen geht. An Vorstandssitzungen nehmen häufig Personen von außerhalb Ihrer Organisation teil, die häufig über wichtige rechtliche und geschäftliche Angelegenheiten abstimmen. Der rechtliche Aspekt einer Vorstandssitzung bedeutet, dass sich Ihr Sitzungsprotokoll von einer einfachen Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde, in eine offizielle und rechtliche Aufzeichnung der Sitzung verwandelt.

Unternehmensvorstände sind gesetzlich verpflichtet, und es wird davon ausgegangen, dass Ihr Sitzungsprotokoll eine genaue Darstellung dessen ist, was besprochen wurde. Aus diesem Grund müssen Sie die Sprache in Ihrem Vorstandssitzungsprotokoll einfach und direkt halten. Wenn Sie das Sitzungsprotokoll für eine Vorstandssitzung aufzeichnen, sollten Sie Ihre Landesgesetze auf Anforderungen überprüfen, bevor Sie fortfahren.

Protokoll der Vorstandssitzung genehmigen

Eine zusätzliche Herausforderung bei Protokollen von Vorstandssitzungen besteht darin, dass sie genehmigt werden müssen, bevor sie als offizielle Protokolle einer Sitzung gelten können. In den meisten Fällen muss das Sitzungsprotokoll direkt an den Vorsitzenden des Vorstands gesendet und abgezeichnet werden, bevor es an den Rest des Vorstands verteilt werden kann.

Abhängig von Ihrer Vorstandsstruktur muss möglicherweise auch über das Sitzungsprotokoll Ihrer vorherigen Sitzung zu Beginn der nächsten Sitzung vom gesamten Vorstand zur Genehmigung abgestimmt werden. Sprechen Sie mit den Mitgliedern Ihres Vorstands darüber, welche Methode sie bevorzugen.

Warum ist das wichtig?

Wenn Ihr Unternehmen für eine IRS-Prüfung angezapft wird, besteht eine gute Chance, dass Ihr Protokoll der Vorstandssitzung Teil der Dokumentation ist, die Sie übergeben müssen. Wenn Ihr Unternehmen dem IRS keine detaillierten und klaren Besprechungsnotizen zur Verfügung stellen kann, könnten Sie in heißem Wasser landen.

Ein weiterer Grund, warum Ihr Vorstandssitzungsprotokoll erforderlich sein könnte, ist, wenn Ihr Unternehmen Teil eines Rechtsstreits ist, an dem Ihr Vorstand beteiligt ist. Sitzungsprotokolle Ihres Vorstands können vorgeladen und während Gerichtsverfahren verwendet werden. Auch hier könnte die Nichtbereitstellung dieser Protokolle Ihrem Unternehmen den Fall kosten.

Tipps zum effektiven Erstellen von Besprechungsnotizen

Wir haben die meisten dieser Tipps in früheren Abschnitten behandelt, aber lassen Sie uns einige schnelle und einfache Tipps durchgehen, mit denen Sie die bestmöglichen Besprechungsnotizen erstellen können.

• Verwenden Sie Namensschilder oder Einführungen, um Namen zu lernen
• Bitten Sie bei Bedarf um Klärung
• Überspringen Sie ganze Sätze, schreiben Sie in ganzen Gedanken
• Zeichnen Sie das Meeting auf und transkribieren Sie es später mit Erlaubnis
• Bringen Sie für alle Fälle Ersatz-Notizen-Tools mit
• Kommunizieren Sie Erwartungen mit Ihrem Team
• Versenden Sie Besprechungsnotizen am selben Tag der Besprechung

Denken Sie daran, dass dies zwar Richtlinien sind, die Sie befolgen sollten, es aber am besten ist, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, wie Besprechungen bevorzugt ablaufen sollen.

Häufige Fehler, die Sie beim Protokollieren vermeiden sollten

Es ist schwierig, beim Protokollieren eines Meetings einen Fehler zu machen, denn wenn das Meeting vorbei ist, ist es wirklich vorbei! Hier sind einige der häufigsten Fehler, die Menschen beim Protokollieren machen:

• Etwas nicht aufschreiben, weil du es für unwichtig hältst
• Nach dem Meeting zu lange warten, um die Meeting-Zusammenfassung zu versenden
• Unklare oder mehrdeutige Sprache
• Vergessen, Besprechungsteilnehmer, Startzeiten und Aktionselemente aufzuzeichnen
• Unsachgemäße Dokumentenspeicherung und -verteilung
• Keine Zustimmung einholen, bevor Meetings aufgezeichnet werden

Es gibt kein Zurück mehr, um die richtigen Änderungen vorzunehmen oder jemanden zu bitten, das Gesagte zu wiederholen. Deshalb müssen Sie wachsam sein, wenn Sie Ihre Besprechungsprotokolle führen.

Hast du das alles aufgeschrieben?

Das Verfolgen Ihrer Besprechungsprotokolle sollte kein nachträglicher Einfall sein. Es mag wie ein unbedeutender Teil Ihrer Arbeit erscheinen, aber Sie sparen sich viel Ärger, wenn Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen.

Aus diesem Grund haben wir diese praktische Vorlage für Besprechungsprotokolle für Sie erstellt. Verwenden Sie diese Meeting-Vorlage, um eine einheitliche Struktur für alle Ihre zukünftigen Meetings zu schaffen!